http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/18/1078/cbbd1977_doc14.pdf 2f9ef25d7fb07d2e105d21a4ee9f1759 PDF Text Text CDU 930.25 ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS LARISSA MARIE BORUSCHENKO Bibliotecária do Centro de Assistência Gerencial à Pequena e Média Empresa do Paraná — CEAG-PR. RESUMO Considerando o armazenamento de informações num sistema integrado nas empresas, propõe treinamentos de organização e administração de arquivos, realizados por bibliotecários. Analisa métodos de arquivamento, tipos de arquivos e sublinha a necessidade de valorizar a função do arquivista. 1. OBJETIVOS Considerando a rapidez da evolução tecnológica em todos os campos da atividade humana, observa-se a necessidade dos sistemas de informação serem integrados no desenvolvimento nacional. Para atingir este objetivo é da maior importância que nas atividades empresariais e governamentais exista a organização racional do registro das informações. O trabalho das empresas envolve uma participação em negócios e atividades e uma prática de ações, todos apoiados por algum escrito, precisando ser anotados em documentos que servirão de base para futuras consultas. Portanto, os documentos recebem os registros das atividades desempenhadas e são necessários para a amplificação e avaliação das transações correntes de cada dia. Os documentos são a memória da empresa; empresa: dão informações, comprovam fatos, enfim, historiam atividades. Para evitar a repetição desnecessária de experiências, diminuir a duplicação de trabalho, avaliar os resultados obtidos, é necessário que os documentos se\am sejam arquivados num sistema racional, que melhor se adapte ao empreendimento. Segundo Heloísa de Almeida Prado, arquivfstica arquivística é a técnica de se organizarem os arquivos, isto é, de se classificarem, guardarem, conservarem e localizarem os documentos, quando desejados, e arquivo é toda coleção de documentos conservados, visando a utilidade que poderão oferecer futuramente. 168 cm Digitalizado 4 gentilmente por: 11 12 13 14 �Um bom arquivo deve preencher as seguintes funções: 1 — manter ordenados os documentos referentes à vida administrativa da empresa; 2 —fornecer — fornecer rápida e seguramente os elementos necessários às informações solicitadas; sol icitadas; 3 — garantir a perfeita conservação dos documentos recolhidos, através de armários, pastas A-Z, estantes e fichários; 4 — ser elemento vivo, dinâmico de informações e serviço de toda a instituição; Para alcançar estes objetivos é necessário dispor de uma adequada estrutura empresarial, que permite: 1 — ter pessoal competente para o trabalho adequado; 2 — organizar o arquivo em locais apropriados. 2 - PESSOAL DE ARQUIVO Convém lembrar que o pessoal encarregado dos arquivos deve estar constituído por elementos capazes, conhecedores do funcionamento dos arquivos e dos sistemas de classificação, reunindo os seguintes requisitos: capazes tecnicamente, ordenados, com bons critérios, com boa memória e boa percepção visual. É preciso levar em conta que um arquivo, qualquer que seja seu tipo, é a "memória" da empresa, e para exercer tão importante função, não se pode colocar uma pessoa incompetente ou inadequada. O arquivista deve estar no nível de qualidade, competência e adequação apresentado 0 pela empresa sem causar entraves no desenvolvimento técnico e administrativo. Z1 — Valorização da Função 2.1 A função do arquivista precisa ser devidamente valorizada dentro da empresa, considerando a importância de um arquivo organizado e dinâmico, como sistema de informações. A valorização da função pode acontecer através de remuneração adequada, e exigências básicas de formação profissional, 1.° e 2.° ciclos, e participação em treinamentos e cursos de especialização. O arquivista que tenha consciência da importância e qualidade de seu trabalho, 0 melhor desempenhará suas funções, em benefício tanto da empresa, como seu próprio, em termos de realização pessoal e profissional. Como mercado de trabalho o arquivista terá as possibilidades de conhecer e manusear arquivos históricos, por exemplo, desde que atinja a formação universitária exigida no caso. 2.2 — Atribuições do Arquivista 2.2.1 — codificar e classificar documentos. 2.2.2 — arquivar documentos e processos. 169 cm Digitalizado 4 gentilmente gentil mente por: 11 12 13 14 �2.2.3 — dar busca à documentação. Z2.4 — conservar documentos e processos. 2.2.5 — transferir documentos para o arquivo competente. 2.2.6 — manter o arquivo organizado e atualizado. 2.1.1 22.7 — prestar informações sobre documentos arquivados. 2.2.8 — controlar a saída dos documentos do arquivo. 2.2.9 — executar outras tarefas correlatas. i 3 - TIPOS DE ARQUIVOS Considerados quanto à entidade mantenedora, os arquivos podem ser públicos ou particulares. Os arquivos públicos são os pertencentes às entidades governamentais, e se subdividem em históricos e administrativos e específicos. Os arquivos históricos conservam documentação que servirá para pesquisas nesse campo; os administrativos contém material de utilidade para as diversas repartições a que servem; e os específicos guardam material especial, por exemplo, fichas de identidade dos institutos de identificação. Os arquivos particulares pertencem a entidades particulares ou a indivíduos. Podem ser técnicos quando colhem informações técnicas para o desempenho de trabalho; privados quando conservam documentos pessoais ou secretos de entidade ou pessoa; e comerciais, abrangendo documentação referente às operações e atividades de uma empresa. Considerados quanto à extensão, os arquivos são gerais quando abrangem tópicos ou documentação geral; e especiais, de documentação especial. Pelo tempo ou freqüência frequência de consulta, subdividimos os arquivos em ativos e inativos, conforme sejam de consulta frequente freqüente ou ocasional. 4 - PLANO DE ARQUIVOS 4.1. — Etapas básicas para arquivamento 4.1.1 — selecionar o que merece arquivamento. 4.1.2 — classificar ou ordenar pelo método adotado. 4.1.3 — codificar, isto é, marcar em cada documento o código que recebem. 4.1.4 — agrupar o material de acordo com os códigos marcados. Na seleção de documentos, devem existir sempre as preocupações básicas de não deixar de arquivar o que é importante; não entulhar o arquivo com papéis inúteis e de observar a validade do documento, isto é, o tempo que o mesmo permanecerá arquivado. 4.2 — Características 4.2.1 — facilitar tanto quanto possível os trabalhos que se seguem à seleção e classificação. 4.2.2 — permitir realizar o trabalho de arquivo com a máxima simplicidade e rapidez. 170 2 3 Digitalizado 4 gentilmente por: 12 13 14 �4.2.3 — determinar os critérios de classificação, evitando, tanto quanto possível, dúvidas e interpretações subjetivas. 4.2.4 — indicar quais são as classes em que deve ser dividido o material. 4.2.5 — ter em conta as exigências futuras do arquivo e um grau adequado de flexibilidade. 5 - MÉTODOS DE AROUlVAMENTO AROUl VAMENTO Em arquivamento há dois sistemas básicos: direto e indireto. Sistemas são conjuntos de elementos que agem entre si, com um objetivo definido. Métodos são os modos de proceder para atingir esse objetivo. O 0 sistema direto de arquivamento permite a consulta direta do arquivo, sem necessidade de índice. Os métodos de base alfabética geralmente são diretos, vai-se diretamente ao nome do indivíduo, da firma, do assunto. O sistema indireto precisa de um índice para possibilitar a consulta. Os métodos de base codificada são indiretos: precisamos consultar o índice para verificar qual o código do assunto, para depois localizá-lo no arquivo. Os métodos numéricos são indiretos. Flexível, o método escolhido deve ser para se expandir, acompanhando o crescimento do arquivo; simples, para ser facilmente compreendido. A escolha do método depende sempre do material a ser arquivado. Os métodos de base numérica são de linguagem universal, fáceis e rápidos no arquivamento, mas, por outro lado, dependem de índice para sua utilização. 5.1— 5.1 — Métodos Alfabéticos Nos métodos de base alfabética a consulta é direta, não precisamos de índice, mas há possibilidade de errar na ordenação alfabética. São métodos alfabéticos o nominal, geográfico, dicionário e o enciclopédico. Para uma adequada classificação alfabética por nomes, convém não esquecer as regras conhecidas em Biblioteconomia: entrada pelo sobrenome, consideradas as exceções existentes, eliminação de artigos e preposições, eliminação de títulos acadêmicos e profissionais, palavras com hífen, nomes com partículas, Mc., Mac., O', nomes que se referem a graus de parentesco, nomes de mulheres casadas, razões sociais, repartições públicas, federais e estaduais. O método alfabético geográfico é usado para classificar e codificar os documentos de acordo com a divisão geográfica, em países, estados, municípios, cidades, bairros. É útil quando há necessidade de classificar registros ou documentos por zonas geográficas, como no caso de empresas de utilidade pública que prestam serviços à áreas extensas. O método alfabético dicionário é natural e direto, considerando também as letras K, W e Y, pois podem figurar em documentos, nomes iniciados pelos mesmos. No método enciclopédico faz-se uma lista dos assuntos principais com as divisões e subdivisões de cada um. Por exemplo: 171 cm Digitalizado 4 gentilmente por: 11 12 13 14 �MÚSICA Música vocal vcx:al corais cantatas — Música instrumental sonatas suítes Além dos métodos alfabéticos citados pode também ser usado o alfabéi.. ^ variadex em que atribuímos cores e grupos de letras, e o mnemônico, mnemõnico, que vem a ser a classificação ideológica, preconizada por Taylor-Thompson. Determina a codificação de assuntos por meio de letras em lugar de números combinando as 23 letras do alfabeto, não usando I, 0 eQ. Cada assunto é designado por uma letra, se possível correspondendo à inicial da palavra que o nomeia. Exemplo: Arte, A; Distribuição, D. Se ajuda a memória, por um lado, por outro, não pode ser universal, pois as idéias têm designações diferentes nas várias línguas. 5.2 — Métodos Numéricos No método numérico de arquivamento, atribui-se um número a cada indivíduo, firma ou assunto. No arquivo, as pastas e guias têm números como notação. Nesse método é necessário um índice, que se faz em fichário auxiliar. As vantagens consistem na expansão ilimitada, sigilosidade e fácil ordenação das referências e remissivas não o sobrecarregam pois são feitas à parte. 0 O inconveniente está na dificuldade de localização, já que a ordem de classificação de documentos não é lógica, mas seqüencial. Portanto, é preciso auxiliar-se por um índice. Para arquivar, após marcados, os documentos são classificados em ordem alfabética e comparados com o fichário alfabético para procurar o número que corresponde às pessoas, entidades ou assuntos. Após encontrado, o número é escrito no canto superior direito do documento. Método Decimal A classificação decimal foi criada por Melvil Dewey e publicada em 1876. Consiste em dividir o conhecimento em nove classes principais e uma geral, as quais atribui os algarismos de zero a nove, sempre escritos em centenas, detalhadamente conhecida e usada em bibliotecas. Método Duplex Como o decimal, este método é utilizado com o estabelecimento de um código correlates, partindo numérico para os diversos títulos e subtítulos de assuntos principais e correlatos, do geral para o detalhado. Não existe limite de classes, sendo os assuntos numerados indefinidamente, com subdivisões separadas por traços. 172 Digitalizado gentilmente por: �Método Cronológico 0 método de classificação para arquivamento por ordem cronológica baseia-se nas divisões naturais de tempo; os dados constituem os elementos pelos quais se classificam os documentos. Ao adotar a classificação cronológica, o material é progressivamente ordenado com base na data de emissão, fabricação, aquisição, prazo, recepção. Na separação dos números que correspondem às datas a classe primária é constituída pelo ano, a secundária pelo mês e a terciária pelo dia. Ex.; 13 de junho de 1976 - 1976.06.13 Ex.: A classificação por ordem cronológica é particularmente útil quando é preciso classificar documentos de caráter financeiro. Método Uniterm O Método Uniterm também chamado de indexação coordenada, criado por Mortimer Taube, para o arquivo técnico das forças armadas americanas é mais um método de fichamento que de arquivamento, extremamente útil para informações técnicas, comerciais, e científicas. No emprego do Uniterm, os documentos são numerados à medida que chegam. O número de cada documento é escrito numa ficha encabeçada pelo termo que representa o assunto de que ele trata. A ficha Uniterm é dividida em dez colunas, tendo no alto de cada uma um algarismo de zero a nove. O número do documento é escrito na ficha Uniterm sempre com o último algarismo correspondente ao que está no alto da coluna. Método Alfabético Numérico O Método Alfabético Numérico, também chamado de numeralfa ou alfa-numérico, consiste em usar divisões alfabéticas fechadas e numeradas, combinando letras e números. 6-CODIFICAÇÃO Segundo a terminologia corrente, codificação :éé o vocábulo que designa o uso de símbolos e código é o sistema de símbolos empregados. Mais exatamente, a codificação pode definir-se como a designação de números, letras, datas ou outros símbolos, de acordo com um plano sistemático, a fim de distinguir as categorias a que cada item pertence. Antes de se proceder a escolha definitiva do tipo de código a adotar éê preciso levar em conta as características dos meios mecânicos através dos quais se efetua a elaboração de dados codificados. A codificação pode efetuar-se utilizando números, letras ou mesmo uma combinação das duas séries de símbolos, constituindo os códigos numéricos, alfabéticos e alfanuméricos. 173 cm Digitalizado 4 gentilmente por: 11 12 12 13 13 14 14 �7 - MICROFILMES 7-MICROFILMES As empresas têm diante de si duas opções para as modalidades de conservação de documentos: conservá-los no estado em que se encontram, sem proceder a nenhuma transformação, a fim de lhes reduzir o volume; conservá-los em dimensões, volume e peso reduzidos, através de microfilmes, transcrição em fitas magnéticas, destruindo os originais. No caso de se escolher a solução "microfilme" é conveniente; conveniente: — assinalar sinoticamente os documentos ou extratos a reproduzir. — atribuir disposições precisas a todos os organismos que deverão mandar executar operações de microfilmagem, a fim de regulamentar o fluxo de documentos. A microfilmagem é a aplicação da fotografia à documentação, de forma automatizada. Os poderes públicos usam a microfilmagem, bem como escolas, universidades e hospitais, para a documentação administrativa, científica e cultural. O uso de microfilmes apresenta como vantagens principais a redução de espaço, 0 segurança. < Nem todos os documentos devem ser microfilmados. Muitas empresas se orientam pelas seguintes sugestões: microfilmar quando se faz necessário entregar a outras pessoas os originais; se os documentos vão ser conservados por um período inferior a 7 anos, é mais barato conservá-los em arquivos; caso contrário, convém microfilmá-los; se os documentos têm valor permanente, ou se necessitam de proteção especial, devem ser microfilmados. Os filmes devem ser armazenados em lugar seguro, distante do lugar onde se conservam os originais. Existem dois tipos básicos de microfilmadoras: as rotativas e planetárias. As rotativas aplicadas à documentação comum e as planetárias à documentação de grande porte. Os métodos principais de armazenagem de informações em microfilme, são o método padrão, método duplex e método duo. No método padrão o documento ocupa quase toda a largura do filme e os documentos são registrados um após o outro. ^ No método duplex os documentos são registrados frente e verso simultaneamente e a frente fica ao lado do verso. No método duo, a microfilmagem é feita dos documentos que possuem informações apenas na frente, duplicando a capacidade do filme. Microfilmar documentos é atividade regulada pela Lei n.° n.*^ 5433 de 08.05.68 e regulamentada pelo Decreto n.° n.*^ 64.398, de 24.04.69. 8 - CONCLUSÃO r Através de experiência de trabalho em Biblioteca Técnica Empresarial e Curso de Treinamento sobre Arquivística para outras entidades, observamos a necessidade da orientação adequada que deve existir na organização de arquivos empresariais. Sentimos a lacuna existente nesse sentido, em contacto com diretores de empresas, bibliotecários e arquivistas. 174 Digitalizado gentilmente por: 11 12 13 14 �Ck>nsiderando que um sistema integrado de informações depende essencialmente de Considerando bom armazenamento dos mesmos, há necessidade de treinamento no setor de arquivos. Propomos que nas empresas que possuam bibliotecas, este treinamento seja realizado pelo profissional competente, no caso, o bibliotecário. Os treinamentos podem ser internos e externos, através de cursos compactos e aplicações práticas em estágios nos arquivos gerais das empresas, em dois nfveis: níveis: chefes, diretores de departamentos e secretárias, arquivistas. Nos treinamentos para organização e administração de arquivos, propõe-se: identificar os documentos de uma empresa pelo seu conteúdo, para posterior classificação e arquivamento; caracterizar os sistemas de classificação alfabética, numérica, ideológica, cronológica, geográfica, indicar as vantagens e desvantagens de cada um dos sistemas de classificações; adaptar técnicas arquivfsticas arquivísticas de empresa, aprimorando seus sistemas de trabalho. ABSTRACT Focuses on Information information storage in firms as an integrated system, System, advancing a proposal for training in archival organization and administrationperformed administration performed by librarians. Methods and types of archives are analysed, with emphasis on the need for greater appreciation of the archivist's archivist’s function. BIBLIOGRAFIA AMORIM, Maria José Theresa de. Arquivística. Arquivistica. Curitiba, COREL, 1974. 44p. ASOCIACIÓN ESPANOLA DE DIRECTORES DE ESCUELAS DE MANDOS INTERMEDIOS. 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Title A name given to the resource CBBD - Edição: 09 - Ano: 1977 (Porto Alegre/RS) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Description An account of the resource Inclui também os anais da V Jornada Sul-Rio-Grandense de Biblioteconomia e Documentação Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1977 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Porto Alegre/RS Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Organização e administração de arquivos Creator An entity primarily responsible for making the resource Boruschenko, Larissa Marie Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Porto Alegre (Rio Grande do Sul) Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1977 Type The nature or genre of the resource Evento Subject The topic of the resource Administração de Arquivos Description An account of the resource Considerando o armazenamento de informações num sistema integrado nas empresas, propõe treinamentos de organização e administração de arquivos, realizados por bibliotecários. Analisa métodos de arquivamento, tipos de arquivos e sublinha a necessidade de valorizar a função do arquivista. Language A language of the resource pt