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CDU 002.6:001.815
ESQUEMA DE FUNCIONAMENTO DE UM SERVIÇO DE ANÁLISE
INDEXAÇÃO
E
PHILIPPE JEAN DAMIAN
Técnico de Desenvolvimento Científico
Instituto Brasileiro de Informação em
Ciência e Tecnologia
RESUMO
Considera-se o funcionamento de um serviço de análise e de indexação
baseado nas diferentes tarefas documentárias que ocorrem durante a
elaboração do produto final, que é obtido com a ajuda do computador. As
tarefas documentárias são definidas na ordem de ocorrência. É possível, assim
seguir o caminho dos documentos dentro do serviço. O serviço é colocado
como interface entre a criação da informação e o usuário, definem-se as
diferentes coordenações indispensáveis ao bom funcionamento de serviço. A
necessidade de compatibilização
compatibilizaçâo com as normas e recomendações
internacionais é destacada.
1 - INTRODUÇÃO
Um serviço de análise e indexação tem como finalidade, no quadro da organização
geral da informação científica e tecnológica, o registro da produção intelectual, a fim de
tornar possível a recuperação posterior dessas informações. Para tal a informação é
condensada antes de ser gravada nas fitas magnéticas. Será possível, então, graças a essas
fitas publicar bibliografias especializadas e responder às questões dos usuários.
As tarefas documentárias necessárias a esta finalidade serão definidas e suas
interrelações permitirão organizar o funcionamento de um serviço de análise e indexação.
Pode-se considerar que o campo de aplicação é pluridisciplinar ou é limitado a uma área
homogênea, como a medicina, a matemática ou a agricultura...
Um esquema de funcionamento será definido assim como as coordenações a realizar
antes de dar uma lista dos diferentes trabalhos a planejar em vista da implantação.
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�2 - DEFINIÇÃO DAS TAREFAS
As diferentes tarefas documentárias
dcx:umentárias devem ser definidas a fim de obter-se uma
publicação de boa qualidade (conteúdo e rapidez) e permitir outros processamentos para
recuperação de informações (SDl
(SDI e busca retrospectiva).
Em primeiro lugar, considera-se a política de aquisição dos documentos como tarefa
prévia à seleção. De fato, a aquisição não é, propriamente, uma tarefa documentária para
a publicação de uma bibliografia ou para a criação de uma base de dados. Mas há uma
ligação estreita entre aquisição e seleção, porque o serviço deverá examinar o documento
primário.
2.1 — Aquisição e Seleção
Procura-se obter a cobertura mais completa da literatura na área escolhida para a
atuação do serviço. Para isso, devem ser analisados vários tipos de documentos primários
(periódicos, publicações seriadas, conferências, teses, etc. ..) e de documentos
secundários. Trata-se então, de definir as condições de aquisição de todos esses
documentos, e, em particular, de criar e organizar uma comissão de seleção que deverá
definir um núcleo de periódicos a serem analisados. Por outro lado, o preenchimento das
folhas-de-entrada poderá ser descentralizado em centros especializados externos ao
serviço; por conseguinte, os critérios de seleção deverão ser estritos e o problema das
duplicações e, sobretudo, dos artigos rejeitados por aqueles centros deverá ser examinado.
Precisa-se ter em vista a aquisição, pela biblioteca de apoio ao serviço, de todos os
periódicos possíveis e, sobretudo, dos documentos não periódicos.
2.2 — Referenciação, Condensação e Indexação
Na parte de referenciação deve-se obter uma folha-de-entrada que tenha a maior
compatibilidade possível com os métodos de trabalho dos centros especializados externos
ao serviço, encarregados da análise e da indexação, de uma parte da literatura ou ao
contrário, com os métodos de trabalho do serviço. Percebe-se, assim, o problema de
relacionamento entre diversos serviços de análise e de indexação.
Atualmente, existem documentos, sejam recomendações ou normas, editados por
organizações internacionais; ISO, ISBD, UNIMARC, ISDS, "Reference Manual". O
0 papel
de cada documento deve ser examinado:
ISO: a ISO é a organização responsável pela normalização (o grupo TC 46 trata da
documentação).
ISBD: a IFLA editou diferentes documentos (ISBD (G), ISBD (S), ISBD (M), ISBD
(NBM), etc.
etc...)
..) que tratam da descrição bibliográfica.
UNIMARC: o documento original (Marc International Format) apresenta um
UNIMARC;
formato que permite a leitura automática dos dados bibliográficos gravados em fita
magnética.
ISDS: o documento, "Principes de TISDS",
I'lSDS", define os dados necessários para o
arquivamento de todos os títulos de publicações seriadas.
"Reference Manual": o ICSU/AB editou este documento como referência para os
serviços de análise e de indexação.
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�A fim de obter um produto que permita a mais adequada recuperação posterior, é
necessário prever a existência de resumos e de descritores que vão ser acrescentados à
descrição bibliográfica de cada documento. Assim, tem-se o seguinte conjunto:
— Uma descrição bibliográfica que permite localizar exatamente o documento. Os
elementos desta catalogação podem ser utilizados para todos os tipos de buscas
particulares (títulos, autores, línguas, teses, patentes, congressos, etc..
etc...).
.).
— Um resumo que informa o conteúdo do documento e que complementa o seu
título.
— Um conjunto de descritores ou palavras-chave associados a cada documento de tal
modo que representarão o assunto ou os assuntos contidos em cada documento.
Existe a possibilidade de seguir várias políticas de linguagem documentária, como
por exemplo: uso de thesaurus, de vocabulário controlado ou de vocabulário livre.
2.3 — Armazenamento e Revisão
O conjunto dessas duas tarefas documentárias permitirá obter um arquivo
0
comportando o mínimo de erros possíveis. Para se chegar a isso mais facilmente, sugerese que a revisão seja semi-automatizada.
Estas duas tarefas dependerão estreitamente, do ponto de vista da organização, das
definições que as precedem e dos objetivos últimos dos serviços. Convêm lembrar que a
fita magnética criada, vai servir a vários tipos de produtos documentários (bibliografias,
perfis, buscas retrospectivas). Deve-se obter, resumidamente, o armazenamento dos dados
o mais adequado possível.
3 - PROJETO DE FUNCIONAMENTO
Apresenta-se, a seguir, um possível esquema de funcionamento do serviço, que
determinará o lugar de cada tarefa documentária com relação ao todo. Algumas poderão
ser agregadas. A divisão do serviço em três subsistemas vai permitir examinar
seqüencialmente, as tarefas e suas interrelações, tendo em vista um organograma global.
Observe-se a seguir como devem circular os documentos dentro do serviço e o lugar
deste num quadro
quadro.mais
mais geral. De início indica-se sucintamente um esquema (1), o
encadeamento, e a definição de três subsistemas.
No esquema (1) as setas duplas representam a circulação das informações contidas
no documento dentro do serviço que vai condensá-los em B, depois arquivá-los em C, a
fim de poder reencontrá-las.
As setas simples indicam as trocas de informação indispensáveis entre os
responsáveis de cada tarefa documentária.
(A) Considere-se o subsistema A, que deverá controlar as entradas do serviço graças
à colaboração eventual com organismos externos (o documento obtido, podendo ser
original ou já analisado).
(B) Este subsistema representa a parte que será denominada "Redação". Ele
comporta três tarefas, sendo que a seleção está ligada à indexação. Mais adiante será
determinado o sentido desta seleção.
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�(C) 0 subsistema (C) será denominado "Secretaria de Redação". Ele está
estreitamente ligado ao Serviço de Processamento. Além da tarefa de revisão (correções
dos erros), deverá planejar a elaboração e a edição dos produtos impressos.
3.1 — Subsistema A
Este subsistema tem como finalidade coletar e centralizar as informações de acordo
com os critérios de seleção. Deverá realizar diferentes tarefas:
a) Receber os documentos e indicar as áreas do assunto de cada documento
(preorientação).
b) Receber as folhas-de-entrada de documentos já analisados.
c) Organizar a coleta dos documentos.
d) Estabelecer listas atualizadas dos documentos já analisados.
e) Estudar os acordos com os organismos externos. De fato, o subsistema poderá
recusar um documento, de acordo com os critérios da comissão de seleção, que
será definida mais adiante.
O Subsistema (A) representa a interface do serviço com o exterior, e, suas relações
de ligação se definem no esquema (2).
No interior do serviço, este é o subsistema que será responsável pela circulação dos
documentos e das folhas-de-entrada, cabendo-lhe a devolução dos documentos às
bibliotecas depois do processo de análise e de indexação.
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�3.2 — Subsistema B
Este subsistema já é mais complexo, visto que contém as tarefas docun
.rias
rias que
vão permitir a condensação da informação original, de acordo com uma norm ação que
deverá ser definida. Esta parte do serviço poderá se denominar "Redação e realizará
somente duas tarefas documentárias, já que a seleção será definida em dois níveis. Neste
subsistema, a seleção é uma orientação do documento para uma determinada área: o
subsistema A preorienta-o, e, os funcionários encarregados da indexação vão controlar
esta operação de acordo com as diretrizes da comissão de seleção.
O esquema (3) apresenta a separação necessária entre as partes de "referenciação" e
"condensação-indexação", precisando os dois níveis de trabalho a ser realizado. A
coordenação geral é assegurada pelo responsável do serviço.
Seria possível agregar as tarefas "referenciação" e "condensação-indexação". No
entanto, essa agregação seria prejudicial à qualidade da indexação, uma vez que o
indexador se preocuparia também com normas de referenciação.
Mais detalhadamente examina-se o funcionamento deste subsistema, definindo as
finalidades e determinando as alternativas quanto à escolha do pessoal.
a) Seleção-orientação — a "seleção-orientação" é um controle feito pelo responsável
pela "condensação-indexação" da "preorientação". Com efeito, é possível
prever-se vários tipos de folhas-de-entrada segundo áreas abordadas. A equipe de
indexadores pode dar sua opinião à comissão de seleção. Pode-se definir, agora,
esta comissão. Ela deverá selecionar as revistas analisadas pelo serviço e
representar o papel de conselho científico para a elaboração de esquemas de
classificação e de vocabulários. O responsável pelo serviço ficará em contato com
a comissão que será composta por pesquisadores, professores, ou especialistas das
áreas analisadas.
b) Referenciação — Esta tarefa documentária comporta dois níveis bem distintos;
— Elaborar a folha-de-entrada de acordo com normas estabelecidas.
— Preencher a folha-de-entrada de acordo com essas normas.
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�ESQUEMA 3
A elaboração da folha-de-entrada deve ser feita por uma equipe mista (Serviço de
análise e indexação
artálise
irtdexação e Serviço de Processamento de apoio). Trata-se de examinar a
compatibilidade da folha-de-entrada com as diretrizes internacionais existentes, e tornar
essa folha-de-entrada de preenchimento fácil.
O preenchimento das folhas-de-entrada pode ser feito por estagiários e revisto pelos
bibliotecários encarregados da parte de referenciação. Em particular, os bibliotecários
preencherão as folhas-de-entrada relativas a documentos problemáticos quanto à
transcrição de títulos e de referências em geral.
c) Condensação-Indexação — Existem possíveis alternativas que são dependentes da
filosofia da indexação. Visto que é imprescindível definir o vocabulário
documentário, as alternativas são dadas pela qualificação do pessoal:
— Bibliotecário-documentalista
— Especialista na área tratada
— Equipe mista.
Trata-se de definir a qualificação de cada um e de repartir os seguintes diferentes
trabalhos:
— Resumir um texto.
— Indexar
I ndexar um texto com descritores.
— Orientar o documento de acordo com um esquema de classificação.
— Elaborar os esquemas de classificação.
— Elaborar os vocabulários documentários.
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�3.3 — Subsistema C
Este subsistema está estreítamente
estreitamente ligado ao serviço de processamento. É necessário
definir muito bem as tarefas que lhe foram atribuídas. Sua finalidade é:
a) Armazenamento
— Recepção das folhas-de-entrada preparadas, vindas do subsistema B ou do
subsistema A.
— Correção preliminar de erros (visual).
— Envio das folhas-de-entrada à perfuração, que depende do serviço de
processamento.
b) Revisão — o serviço de processamento devolve uma edição da listagem para
revisão e se os erros foram detectados automaticamente será estabelecida uma
listagem destes erros.
c) Armazenamento
— Devolução das provas para impressão e outros tratamentos.
O funcionamento deste subsistema está ligado, quanto à sua organização:
— à escolha de programas de processamento.
— ao tipo de equipamento para registro de dados.
— ao tipo de impressão (fotocomposição ou não).
Tem-se, então, acima, uma indicação do encadeamento das tarefas desse subsistema,
que poderá ter várias organizações.
Não se deve esquecer, sobretudo, de liberar ao máximo os indexadores das tarefas
de revisão, pois eles terão de realizar o trabalho de elaboração do vocabulário.
O problema será obter um trabalho permanente e este subsistema C, que será
denominado "Secretaria de Redação", deverá planejar o processo de impressão pois
definirá a periodicidade da publicação.
Nos anexos (I) e (II) são apresentados um esquema com a definição das tarefas e um
outro dando a circulação dos documentos dentro do serviço.
4 - COORDENAÇÕES
Elas são de três tipos:
— Internas ao serviço.
— Internas ao órgão responsável pelo serviço.
— Relações entre o serviço e os organismos externos.
4.1 — Coordenações internas ao serviço
a) Coordenação da circulação dos documentos:
Esta coordenação será responsabilidade da "aquisição" que deverá elaborar uma
ficha que permita o controle do documento:
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�— Época do início da circulação.
— Origem do documento.
documento.— Finalidade.
Em resumo, é necessário saber quando um documento entra, de onde ele vem, e
para onde deverá ir.
b) Coordenação da seleção-orientação:
O responsável pela tarefa de "condensação-indexação" deverá controlar a
"execução" dos critérios de seleção e a preorientação.
c) Coordenação da produção das folhas-de-entrada:
O responsável pela "Secretaria de redação" deverá planejar a seqüência da produção
das folhas-de-entrada, considerando a periodicidade da edição: esta coordenação será feita
de acordo com o responsável pelo serviço.
4.2 — Coordenações internas ao órgão
õrgão responsável:
a) Coordenação da elaboração dos vocabulários
O responsável pela "condensação-indexação" deverá controlar a elaboração dos
vocabulários e dos esquemas de classificação de acordo com a linguagem documentária
escolhida. O vocabulário poderá ter como base de trabalho os vocabulários encontrados
nas bases de dados existentes e definirá a filosofia da indexação.
b) Coordenação da elaboração da folha-de-entrada
O responsável pelo serviço deverá coordenar esta elaboração de acordo com:
— as bibliotecas
— o serviço de processamento
— a finalidade de obtenção de uma folha-de-entrada compatível com o que existe
nas bases de dados conhecidos.
Será necessário estabelecer contato com os organismos que farão a análise e a
indexação, pois eles deverão utilizar as mesmas folhas-de-entrada.
c) Coordenação da revisão:
Quanto à "Secretaria de redação", entende-se que esta deverá efetuar o
planejamento da produção das folhas-de-entrada (coleta das análises internas e
eventualmente externas) e a revisão das listagens após o primeiro processamento.
4.3 — Relação com os organismos externos:
a) Coordenação da seleção
O responsável pelo serviço deverá coordenar as relações existentes entre a comissão
de seleção, a "aquisição" e os organismos externos, a fim de evitar as duplicações. O
responsável pela indexação poderá dar uma opinião à comissão de seleção que
representará o papel de conselho científico em matéria de esquema de classificação e
vocabulário.
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�b) Coordenação da aquisição
O problema é a obtenção dos documentos primários. O
0 responsável pela aquisição
deverá estudar como obter estes documentos:
— Biblioteca de apoio.
— Empréstimos de outras bibliotecas.
— Outros.
A "aquisição" controlará a chegada das folhas-de-entrada analisadas por outros
organismos, seguindo as modalidades previstas pelos acordos entre os organismos e o
órgão responsável pelo serviço.
c) Coordenação da publicação
Esta coordenação será feita pelo responsável do serviço que estabelece uma relação
entre:
— Secretaria de Redação.
— Serviço de Processamento.
— Serviço de terceiros.
A circulação das informações pode tomar a seguinte forma:
ESQUEMA 4
5 - RELAÇÃO DOS DIFERENTES TRABALHOS A SEREM PLANEJADOS
a) Definição da área e sua divisão
—
—
—
—
Esquema de classificação
Lista de periódicos
Localização dos documentos
Estudo dos possíveis convênios e dos já firmados.
b) Designação de uma comissão de seleção que dará sua opinião sobre o plano
científico.
— Forma desta comissão
— Relações com o órgão responsável
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�c) Estudo da aquisição
— Documentos localizados na biblioteca de apoio.
— Documentos provenientes de outras bibliotecas.
— Documentos analisados fora do serviço.
— Estudo do fichário de entrada e de saída.
— Estudo e proposição de convênios.
d) Redação da folha-de-entrada
— Normas em matéria de referenciação e formato
— Projeto da folha-de-entrada
— Impressão da folha-de-entrada
e) Estudo dos circuitos internos
— Seleção, Análise, Indexação
— Armazenamento dos dados bibliográficos
f)
—
—
—
—
—
Critérios de orientação. Condensação e indexação
Vocabulário documentário
Relações entre as subáreas
Critérios de indexação
Critérios de condensação
Descentralização deste trabalho, organismos externos, serviços prestados.
g) Forma dos produtos
— Boletim de referenciação
— índice
— Outros produtos
— Gráfica e número de exemplares a imprimir
h) O suporte do processamento
— Manual definindo as características dos produtos a serem obtidos
— Análise funcional do programa
— Análise orgânica e programação
— Equipamentos utilizados
i) O material e os locais
— Fichários, arquivos, e, armários
— Biblioteca interna (dicionários, thesaurus, normalização).
— Definição dos locais
j) Colocação do pessoal
— Definição das qualificações
— Estudo das estruturas
— Levantamento e seleção dos recursos humanos
— Recrutamento
— Aperfeiçoamento do pessoal
I) Controle do sistema
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�ABSTRACT
We consider the organisation of an abstracting and indexing service
Service established by
the different documentary functions occurring during the elaboration of Computer
computer
products. The documentary functions are defined in the order of their occurence. Thus,
Products.
we follow the document inside the service.
Service. The Service
service is placed as the interface between
the creation of information and its user. We define the different coordinations necessary
to the good organisation of the Service.
service. The necessity of compatibility with international
standards and recommendations is pointed out.
REFERÊNCIAS
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Ia gamme de ses services
Services d'information en Physique eten
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FIAB. Grupo de Trabalho conjunto sobre Descrição Bibliográfica Internacional
Normalizada para periódicos — iSDS (S) Description bibliographique internationale
normalisee des publications en serie (International Standard Bibliographic
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systèmes de documentation Textes réunis par Raymond Guilloux. Paris, Gauthier —
Villars, 1975, p. 217-37 (Documentation et information).
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�RÉSEAUX et systèmes de documentation. Textes réunis par Raymond Guilioux.
Guilloux. Paris,
Gauthier — Villars, 1075. 340p. (Documentation et information).
UNESCO — Science and technology policies information exchange system (SPINES)
feasibility study. Prepared by a group of consultants H. Coblans, J. Ducrot, E.
Houtart, L. Rolling. Paris, 1974.115p.
UNISIST/ICSU — AB. Working Group on Bibliographic Descriptions — Reference manual
for machine — readable bibliographic descriptions. Comp,
Comp. by M. D. Martin. Paris,
UNESCO, 1974. 71
UNESCO.
7Ip.
p.
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"REDAÇÃO"
ANEXO I - DEFINIÇÃO DAS TAREFAS
"SECRETARIA DE REDAÇÃO"
REDAÇÃO
�ANEXO II - CIRCULAÇÃO DOS DOCUMENTOS
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Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
CBBD - Edição: 09 - Ano: 1977 (Porto Alegre/RS)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia
Documentação
Ciência da Informação
Description
An account of the resource
Inclui também os anais da V Jornada Sul-Rio-Grandense de
Biblioteconomia e Documentação
Publisher
An entity responsible for making the resource available
FEBAB
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
1977
Language
A language of the resource
Português
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Porto Alegre/RS
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
Esquema de funcionamento de um serviço de análise e indexação
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
Damian, Philippe Jean
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Porto Alegre (Rio Grande do Sul)
Publisher
An entity responsible for making the resource available
FEBAB
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
1977
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Subject
The topic of the resource
Serviço de Referência
Indexação (biblioteconomia)
Description
An account of the resource
Considera-se o funcionamento de um serviço de análise e de indexação baseado nas diferentes tarefas documentárias que ocorrem durante a elaboração do produto final, que é obtido com a ajuda do computador. As tarefas documentárias são definidas na ordem de ocorrência. É possível, assim seguir o caminho dos documentos dentro do serviço. O serviço é colocado como interface entre a criação da informação e o usuário, definem-se as diferentes coordenações indispensáveis ao bom funcionamento de serviço. A necessidade de compatibilização com as normas e recomendações internacionais é destacada.
Language
A language of the resource
pt