http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/18/1080/cbbd1977_doc16.pdf 543bea48e55a6fef5ea3d1dc50c83f3e PDF Text Text CDU 025.6:007.5 EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS - SUA AUTOMAÇAO NA SUDENE ) SILVIA AUGUSTA MARQUES Bibliotecária — CRB-4/06 Chefe Div. Documentação da SUDENE GERUZAWACEMBERG GERUZA WACEMBERG SARDA • Téc. Administração — CRTA-4/896 Ass. Téc. Div. Processamento de Dados da SUDENE RESUMO Serviço de Empréstimo de Documentos, mediante processamento eletrônico de dados. Sistema autônomo, funciona com base no cadastro de pessoal da SUDENE, para identificação de leitores. Disciplina o empréstimo e os movimentos dele dependentes: devoluções, renovações, reservas e cobranças. Três tipos de boletins asseguram o "imput" (empréstimos, leitores especiais e documentos implantados), gerando três arquivos: empréstimos, leitores e documentos. Saídas, com periodicidade pré-determinada, informam sobre devolução e circulação de documentos, leitores usuários do sistema, cobranças e relatórios de atividades. Inovação apresentada: criação do cadastro de documentos no momento de inclusão de um documento no sistema, isto é, quando solicitado por empréstimo. I 1 - INTRODUÇÃO Esforços permanentes de atualização reclamam os desafios que a complexidade tecnológica de nossos dias apresenta. A automação do Serviço de Empréstimo de Documentos na Superintendência do Desenvolvimento do Nordeste — SUDENE — resultou de imposições técnicas e práticas, sendo o computador, hoje, uma exigência em todas as atividades, desde as rotinas administrativas, repetitivas, até as mais sofisticadas pesquisas científicas. A presente experiência, ao introduzir o processamento eletrônico de dados em serviço biblioteconômico de moldes convencionais, teve por objetivo racionalizar procedimentos responsáveis por deficiências em seu desempenho. Para tanto, equacionou métodos documentais e computacionais, necessidades técnicas e administrativas, e disponibilidades de recursos humanos e materiais, adequando-os a modalidades operacionais de maior rendimento e eficácia. 190 cm Digitalizado 4 gentilmente por: 11 12 13 14 �2 - SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS (SED) - ASPECTOS BIBLIOTECONÕMICOS O Sistema de Empréstimo de Documentos da SUDENE (SED) — sua concepção, elaboração e implantação — estruturou-se fiel às normas da Biblioteconomia e da Informática, num processo mais de integração do que de mera transposição de uma linguagem convencional para outra automática. Especial atenção se dedicou a seu funcionamento e manutenção, reduzindo-se, ao mínimo, as tarefas de registro das entradas, para garantir maiores facilidades no preenchimento dos Boletins de Implantação, o que significa, em última análise, o próprio atendimento ao leitor no balcão de empréstimo. Nesses boletins, a fim de se evitar duplicidade de trabalho, transcrevem-se, apenas, as informações essenciais ao controle de um serviço de empréstimo, desprezando-se aquelas só eventualmente necessárias, a classificação, por exemplo. O número de matrícula dos Servidores da SUDENE e CONESG (Companhia Nordestina de Serviços Gerais) e o número de registro constituem-se elementos básicos de identificação dos leitores e documentos, respectivamente. Eliminaram-se os seguintes fichários: fichários; — — — — Registro do leitor; Fichário do leitor; Cartões do livro; Fichário de devoluções e papeletas de reservas. Em razão dessa eliminação, o preparo do documento para empréstimo (bolso, fichas do livro e do leitor e papeleta de devolução) ficou reduzido à papeleta de devolução, colada na última página do documento. Dessa papeleta constam os seguintes dados: autor, título, n.° de registro e classe (3 dígitos indicadores do assunto, item de interesse para os relatórios mensal e anual). Ao se proceder ao empréstimo, nela se transcreve, além da data de devolução, para orientação do leitor, o código do empréstimo que individualiza a operação e permite, acoplado ao n.° do leitor e ao registro do documento, a emissão das várias listagens que fornecerão as informações, antes prestadas pelos fichários já mencionados. 3 - DESCRIÇÃD DESCRIÇÃO DD DO SISTEMA 3.1 — Configuração necessária à execução do sistema a) Memória: capacidade de memória no mínimo de 64 K bytes. b) Periferia: 1 1 1 1 1 unidade de fita, de 800/1600 BPI e 9 trilhas; unidade de disco 2314; impressora; console; leitora de cartões. c) Equipamento utilizado: Computador IBM/360/F30. d) Linguagem usada: COBOL ANS. 191 cm 2 3 Digitalizado 4 gentilmente por: 11 12 13 14 �3.2 — Fluxo Geral O Crítica Consist. Atual iz. ► DSED01 ... 03 Programas de Emissão LSED01 3.3 — Entradas: Boletins para Implantação a) BEP — Boletim para Empréstimo, Devolução e Renovação (ver 5.1) — Tipos de cartão: 1 — para empréstimo, renovação e devolução; 2 — para reservas. — Tipos de movimentos: código da operação efetuada para atualização (inclusão, alteração ou exclusão) do cadastro de empréstimos: DSED01 (ver 5.6). — Empréstimo: número seqüencial dos empréstimos durante o ano, repetido ao verificar-se os demais movimentos — renovação, devolução ou reserva — a ele relacionados. — Classe: indicação dos assuntos através de tabela especial: 001 - SUDENE 002 — Desenvolvimento Econômico 003 — Planejamento Global... etc. — Documento — Especificação: dados relacionados com o registro dos documentos. Quando se trata de periódico, volume e número são indicados no campo: exemplar. 192 Digitalizado gentilmente por: 11 12 12 13 13 14 14 �— Leitor: o número do leitor, tipos 1 e 2, é o de sua matrícula constante do sistema de pessoal; o de tipo 3 é formado pela tabela de lotação desse mesmo sistema, e o de tipo 4 é dado seqüencialmente através do BIL — Boletim para Implantação de Leitores Especiais (ver 5.2). OBS.: Documento — Especificação e Leitor são os elementos de amarração para emissão das várias listagens. — Data: registra cronologicamente os empréstimos e sobre ela se calcula a devolução. Prazo: 15 dias. — Página: numeração seqüencial por dia. Permite se ter conhecimento dos BEPs a arquivar (ver 5.9) — Listagem LSED07), em função da devolução ou não, dos documentos emprestados. — Assinatura do leitor: a aposição da assinatura do leitor é imprescindível ao funcionamento do sistema, para firmar sua responsabilidade perante a Divisão de Documentação. Daí a necessidade de arquivar, após a perfuração, os BEPs que contêm assinatura de leitores em atraso. OBS.: Para empréstimos e reservas, preenchem-se os cinco campos do boletim; para renovação e devolução, os três primeiros. — O BEP dá origem ao cartão CSED01 (ver 5.4). b) BIL — Boletim para Implantação de Leitores Especiais (ver 5.2). Utilizado, apenas, para inclusão dos leitores especiais: bibliotecas, órgãos públicos e privados e pessoas não cadastradas no sistema de pessoal da SUDENE. — Tipo de movimento: código da operação efetuada para atualização do Arquivo de Leitores: DSED02 (ver 5.6). — Leitor — código: ordem seqüencial de inscrição (1.° pedido de empréstimo). — O BI L dá origem aos cartões CSED02 e CSED03 (ver 5.4). c) BID — Boletim para Implantação de Documentos (ver 5.3). — Tipos de movimento:còá\qo da operação efetuada para atualização do Arquivo de Documentos: DSED03 (ver 5.6). — Ciasse Classe e Documento — Especificação: dados idênticos aos do BEP. — Autor e título: transcrição de informações da ficha catalográfica. — O BID dá origem aos cartões CSD04, CSED05e CSED05 e CSED06 CSED^6 (ver 5.5). 3.4 — Processamento a) Sistema em “BATCH". "BATCH". b) Arquivos de cadastro: DSED01, DSED02, DSED03 (ver 5.6). — Acesso: Seqüencial e direto. — Atualização: Diária para o BEP, BIL e BID; mensal para os leitores tipos 1, 2 e 3, uma vez que o SED funciona acoplado ao Sistema de Pessoal da SUDENE. 193 cm Digitalizado 4 gentilmente por: 11 12 12 13 13 14 14 �— Organização: Organização; Seqüencial Sequencial indexada, a fim de facilitar a atualização, feita a partir de um programa único que inclui crítica e consistência dos cartões. Havendo ocorrências nessa crítica, apenas os movimentos a elas relacionados não são atualizados, enviando-se à Divisão de Documentação a listagem de crítica para os devidos acertos, o que não impedirá a emissão das listagens diárias (ver 5.7). c) "SPOOL": gravada ao ser impressa a carta de cobrança — LSED05 (ver 5.8). A listagem emitida — LSEDjáe LSED06 (ver 5.9) informa à Divisão de Documentação os leitores em atraso e já notificados. Vantagem: LSED05 e "SPOOL" geradas por um só programa. d) Manuais: Elaborados manuais de codificação (Div. de Documentação), perfuração e operação (Div. de Processamento de Dados). 3.5 — Saídas a) LSED01 — Devolução de Documentos (ver 5.7). Conteúdo: Documentos a serem devolvidos naquele dia, com exceção enviados, para depósito, aos órgãos da SUDENE (leitor tipo 3). dos b) LSED02 — Documentos em circulação (ver 5.7). Conteúdo: Documentos emprestados aos leitores tipos 1, 2 e 4. Acumulativa. OBS.: Os pedidos de reserva são indicados ao lado do respectivo documento, registrando-se, também, o número do leitor interessado. c) LSED^3 LSED03 — Leitores usuários do SED (ver 5.7). Conteúdo: Leitores em cujo poder se encontram documentos, e enumeração destes documentos. Acumulativa. d) LSED04 — Documentos em depósito nos órgãos da SUDENE (ver 5.8). Conteúdo: Documentos em depósito por órgão, segundo a hierarquia administrativa. Acumulativa. OBS.: Apesar de sua periodicidade mensal, é emitida eventual mente, sempre que haja movimentação, isto é, novos depósitos. Neste último caso não é acumulativa. e) LSED05 — Carta de cobrança (ver 5.8). Conteúdo; Em formulário pré-impresso, leitores que não devolveram os Conteúdo: documentos no prazo estipulado. Repetida até a devolução do documento. f) LSED06 — Leitores em atraso (ver 5.9). Conteúdo: Relação dos leitores que retêm documentos fora do prazo, e para os quais foi enviada carta de cobrança. Repetida até a devolução do documento. 194 Digitalizado 4 gentilmente por: �g) LSED07 — BEPpara BEP para arquivo (ver 5.9). Conteúdo: Ordem cronológica dos BEPs em que figuram leitores faltosos. Objetivo: arquivar esses BEPs até a devolução do documento emprestado. Acumulativa. Acu mui ativa. h) LSED08 — Cadastro de leitores (ver 5.9). Conteúdo: Todos os leitores cadastrados no SED. Acumulativa. i) LSED09 — Relatório mensal (ver 5.10). Conteúdo: Informações para os relatórios mensais da Divisão de Documentação. ]) LSBD^^ j) LSED1 jí — Relatório anual anua! (5.10). Conteúdo: Informações para o relatório anual da Divisão de Documentação. Acumula dados da LSED09. DBS.: Poder-se-ia emitir listagem de documentos implantados no SED, a partir do BID, o que, intencionalmente, não se fez, por se julgar desnecessário a um controle de empréstimos. Limitou-se a armazenar no Arquivo competente o número de documentos implantados, informação destinada a figurar no relatório anual, LSED10 (ver 5.10). 4 - CONCLUSÕES a) O Sistema de Empréstimo de Documentos implantado na SUDENE, na transposição do processo convencional para o automático, racionaliza serviços técnicos e administrativos em seus matizes operacionais: número reduzido de formulários, poucos registros para cada uma das operações e custos compensados pelos resultados satisfatórios obtidos. b) A metodologia adotada constitui-se modelo para aplicação em outros centros de documentação ou em serviços similares. c) A criação do cadastro de documentos no momento de inclusão de um documento no sistema, isto é, quando solicitado por empréstimo, sobre ser uma inovação no processamento eletrônico de dados, abre à automação campo promissor na estruturação e levantamento dos "Thesauri". ABSTRACT Loan Service of documents making use of the electronic Processing processing of data. An autonomous system operating basically with the SUDENE employees files to identify readers. It regulates loan and associated activities: recovery, renewal, reservation, and requests. Three kinds of entrances forms make up the input (loans, special readers, and implanted documents) responsible for three files: loans, readers, and documents. Output with a preestablished periodicity keeps track of recovery and circulation of documents, patrons, requests and reports. The innovation lies in the creation of a documents file at time of inclusion of any document in the system, i.e. upon request as loan. 195 cm Digitalizado 4 gentilmente por: 11 12 12 13 13 14 14 �BIBLIOGRAFIA CONSULTADA BORGES, Maria Alice G. & BONIFÁCIO, Nelma C. Planejamento e desenvolvimento de um subsistema de informação documentária para o MINTER. Brasília, 1975. 11p. "Trabalho apresentado ao 8.° Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação, Brasília, 20 a 25 de julho de 1975". BRASIL. Ministério do Interior. Secretaria Geral. Coordenação de Documentação e Biblioteca. Manuai Manual de processos técnicos. Brasília, 1974. 55p. LODDO, Maria Eliza N. & LEMOS, Maria Lucia Vilar de. A automação da biblioteca do Senado Federai. Fedéral. Brasília, 1975. 43p. "Trabalho apresentado ao 8.° Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação, Brasília, 20 a 25 de julho de 1975". NEVES, Ângela M.Q.; BORGES, Maria Alice G.; BONIFÁCIO, Nelma C. Subsistema de referência documentária: uma experiência em automação no Ministério do interior. Brasília, 1974. 12p. REVISTA DE INFORMÁTICA JURÍDICA. Brasília, PRODASEN, 1974. SZWARCFITER, Jaime Luiz. Uma sistematização do processamento de dados; dados;aplicação aplicação em automação de bibliotecas. Rio de Janeiro, COPPE, 1971. 206p. 5 - ANEXOS 5.1 — BEP — Boletim para Empréstimo, Devolução e Reserva. 5.2 — BI L — Boletim para Implantação de Leitores Especiais. 5.3 — BID — Boletim para Implantação de Documentos. &4 - "Layout" de cartões: CSEDjál, 5.4 CSED01, CSED02, CSED03. 5.5 - "Layout" de cartões: CSED04, CSED05, CSED^. CSED06. 5.6 — Formato dos registros: DSED01, DSED02, DSED03. LSED01, LSED02, LSED03. 5.7 - Listagens: LSEDj^l, 5.8 — Listagens: LSED04, LSED05. 5.9 - Listagens: LSED06, LSED07, LSED08. 5.10— Listagens: LSED09, LSED10. 196 Digitalizado gentilmente por: 12 13 14 �5.1^ *- BEP BEP -- BOLETEil BOLETCa PAIliV ÜEVOLUÇAO È PAUA EI.IPRÊSTE.IO, EI.lPRÊSTE.lO.iJEVOLuÇAO E RESERVA KESERVA ( O ?l " SfD- SISTEMA DE EMPRÉSTIMOS DE DOCUMENTOS OEP~DOL.ETIM PARA EMPRÉSTIMOS, RENOVAÇÂD, DEVOLUÇÃO E RESERVA íF tf)o Os »- ütoJ •ujlO' ir o.c C.2 Í1 í!J E=] tz tl 1 I o C. UJ u to o “; **^ Kií° >d rr'F-'53 I j =£ ^ 2Obi UI>O tIfJ““» UJ (Ççç O c OQQQQ0Q0QB3 QQQQBQ000S Oofi0.. Uw z=LJUJ r- OÄ O íè Ec-eu V-fi i|n l|íZ] iio IQ láH] □□□□□□ □□□□□□□□□ cz] o □ □" □ □ □□□□□□□□□ □ CE CE CE CE Q CE~ QEElQCEDEESEHlEjQ3 CE] [E] CE] [H] CE B [E- 197 cm 1 i Digitalizado gentilmente por: I Sc a n ^^System 11 12 13 �5.2 - BIL - BOLETIM BOl^TIM PARA IMPLANTAÇAO.DE IMPLABTAÇAO DE UaTORES LEITORES ESPECIAIS A V '' i£ H H r; • UJCO(r 0._ <-J QS— UJOcn —a_1 •-tO »'.t o ! n^5i u I. ,1 ' >O ' .iá® j2 i 3 j ^ r ;S-Ijlsi^198 Digitalizado gentilmente por: I Sc a nH s t eem st II 11 �Er—. II—g:-—- [^- 7^-- 199 cm Digitalizado gentilmente por: �5. ■* - "LAY-OUT" DE CABTOESj CSED^l, I I 200 cm 2 3 Digitalizado 4 gentilmente por: Sc a n st em Cereulaninito Cre reads nKnta 11 12 13 14 �5.6 - "LAY-OUT" DE CARTÕES; CARTÕES: CSED^, CSED^S, CSED^6 CSED06 TjTiTíürrcr "v-.’ f—;—-■ i—r i r N /I ^ |i !! / di ; il=l i|i! ii1 1 ;o! 0 iSi CARTÃO O << H c: < ò Oo K • [ci ! 'O; DE ji.i Ho ■ I: ■S !°l I . !Í| ■i£i I -Jf i Irl I -:-j I ”õó| r'çj _ 51 —i 1 . oO l< formato O h“ O Lu III :3 a (íri M ; “c1 I Z; ' b\ I s I -'iS i ''x.U>»A I cDo o ■ o'o r:, 1*1 oO 1-o ; oU ' ^ o 0U1SIÔ3W S'JDENE-CIN i2 o !XJ I gí CL1K’3KIAC>\ 0^11 Odll OWibfOOdiX — T- aT0ttj.r' o:l --I aTOONoi j r: 3ISSVIO s s V n 0 ' "~p CJ M3>MiA0tN Odil. OdU; ■ CJM3^lA0tN i:.ori«'.'0 Odii; Odii! "; oriüV'O Q D í/; L__, IV-^ F-r I. i • If-IF .IJ^t-.TAOW OdlJ. Ocíll [^;c^/uv?o odii;'" cdiij '^^^jcnzHz ZtOZ A ! '"3 i;! Dt'x—o< Dw<—o< t\ Ouz»^<oci 201 cm 1 i Digitalizado gentílmente por: gentilmente OemcIanKnto * »“I Esta página foi fotografada e, por circunstâncias do original, apresenta partes ilegfveis. ilegCveis. I ...' I �Digitalizado gentilmente por: gentílmente Sc a n stem st em Cereulaninito Cre reads nKnta 11 12 13 14 Esta página foi fotografada e, por circunstâncias do original, apresenta partes ilegiVeis. �SUDENE-CIN ! cm DE ESPACEJAMENTO | Esta página foi fotografada e, por circunstâncias do original, apresenta partes ilegíveis. GABARITO 5. 7 - USTAGKNS: LSED0X, LSEDJI2, LSED^S 203 Digitalizado gentilmente por: Sc a n stem Cvercacla mento 11 12 13 14 �cm 1 i Digitalizado gentilmente por: iroeonta 'oeonta narte« nartec ilpnl^upic ilPni'wAi« �SUDENE-CIN GABARITO DE ESPACEJAMENTO Esta página foi fotografada e, por circunstâncias do original, apresenta partes ile^iVeis. ilegíveis. S. O0 • li&TAOEífSi 8. U&TAQSÍ4SI íSBO^t LS£D^, LOjSO^, tJASOft, LStSO^. 205 cm 2 3 Digitalizado gentílmente por: 4 gentilmente ^Sccn Sc a n stem Cereulaniniti» (*«rcacla mento " ' 11 12 13 14 �Esta página foi fotografada e, por circunstâncias do original, apresenta partes ilegiVeis. ilegíveis. 8.10 * UBTAQENS: LSED^S. LSZan^. cm Digitalizado gentilmente por: Sea n ^Sy stem (*«reacUraenf<> 11 12 13 14 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource CBBD - Edição: 09 - Ano: 1977 (Porto Alegre/RS) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Description An account of the resource Inclui também os anais da V Jornada Sul-Rio-Grandense de Biblioteconomia e Documentação Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1977 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Porto Alegre/RS Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Empréstimo de documentos: sua automação na SUDENE Creator An entity primarily responsible for making the resource Marques, Silva Augusta Sarda, Geruza Wacemberg Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Porto Alegre (Rio Grande do Sul) Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1977 Type The nature or genre of the resource Evento Subject The topic of the resource Empréstimo de Materiais (automação) Processamento de Dados Description An account of the resource Serviço de Empréstimo de Documentos, mediante processamento eletrônico de dados. Sistema autônomo, funciona com base no cadastro de pessoal da SUDENE, para identificação de leitores. Disciplina o empréstimo e os movimentos dele dependentes: devoluções, renovações, reservas e cobranças. Três tipos de boletins asseguram o "input" (empréstimos, leitores especiais e documentos implantados), gerando três arquivos: empréstimos, leitores e documentos. Saídas, com periodicidade pré-determinada, informam sobre devolução e circulação de documentos, leitores usuários do sistema, cobranças e relatórios de atividades. Inovação apresentada: criação do cadastro de documentos no momento de inclusão de um documento no sistema, isto é, quando solicitado por empréstimo. Language A language of the resource pt