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Gestão de documentos eletrônicos na UECE: a participação da
Biblioteca Central Prof. Antônio Martins Filho
Doris Day Eliano França (UECE) - dorisdaye@hotmail.com
Francisco Leandro Castro Lopes (UECE) - leandro.castro@uece.br
Ana Neri Barreto de Amorim (UECE) - barreto.amorim@uece.br
Iolanda Lustosa Bezerra de Menezes (BPGMP) - iolandalustosa@hotmail.com
Niedja Maria de Andrade Carneiro (PMC) - nmacb12@hotmail.com
Resumo:
O crescente número de documentos eletrônicos tem ameaçado a capacidade humana de
gerenciar toda essa massa documental. A pretensão deste estudo é expor a existência de um
sistema de ECM (Enterprise Content Management) para documentos, mostrando suas
vantagens e orientando em cada etapa da implantação. Relata-se a existência do VIPROC no
gerenciamento de processos na Universidade Estadual do Ceará – UECE. Trata-se de uma
pesquisa descritiva realizada em levantamento bibliográfico nas fontes de informação
tradicionais e meios eletrônicos, sem a participação de sujeitos, apresentando referencial
teórico e experiência profissional através de revisão bibliográfica.
Palavras-chave: Universidade pública. Biblioteca Universitária.
Workflow. VIPROC.
Gestão de documentos.
Área temática: Temática I: Tecnologias de informação e comunicação – um passo a frente
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)
�XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documento e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de
julho de 2013
Gestão de documentos eletrônicos na UECE: a participação da Biblioteca
Central Prof. Antônio Martins Filho
Resumo:
O crescente número de documentos eletrônicos tem ameaçado a capacidade
humana de gerenciar toda essa massa documental. A pretensão deste estudo é
expor a existência de um sistema de ECM (Enterprise Content Management) para
documentos, mostrando suas vantagens e orientando em cada etapa da
implantação. Relata-se a existência do VIPROC no gerenciamento de processos na
Universidade Estadual do Ceará – UECE. Trata-se de uma pesquisa descritiva
realizada em levantamento bibliográfico nas fontes de informação tradicionais e
meios eletrônicos, sem a participação de sujeitos, apresentando referencial teórico e
experiência profissional através de revisão bibliográfica.
Palavras-chave: Universidade pública. Biblioteca Universitária.
Gestão de
documentos. Workflow. VIPROC.
Área Temática: Tecnologias de informação e comunicação – um passo a frente.
1 INTRODUÇÃO
A informação está em todos os lugares, podendo soar como uma repetição
óbvia, mas ganha conotações dramáticas em tempos de internet e de concorrência
ferrenha por mercados, sejam eles no Brasil, nos Estados Unidos ou em um país
distante da Ásia. E conhecer todos os processos para uma tomada de decisão de
negócios é prioridade máxima. Assim, não basta guardar as informações, além de
reter toda e qualquer informação, é necessário gerenciar, armazenar e universalizála entre os colaboradores de uma organização.
O Enterprise Content Management (ECM) é uma tecnologia complexa e
envolve investimentos, algumas vezes altos, mas a sua grande vantagem em
relação a muitas outras tecnologias é que requer um estudo antes da sua
implantação. A proposta de um sistema como esse é organizar informações e, para
isso, consultores e fornecedores têm a cultura de estudar a situação do cliente.
Para que um sistema de ECM funcione bem precisa estar adequado ao tipo
de informação que flui na empresa, é preciso ter o foco de interesse, e estar
alinhado aos processos. Além disso, a implantação de um sistema de ECM só terá
resultados positivos se existir também uma padronização dos processos, mudança
de cultura na empresa e o treinamento dos usuários.
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Um sistema de ECM pode ser uma excelente ferramenta a ser usada também
como estratégia para o marketing da Unidade de Informação, pois através deste
serão disponibilizados seus produtos, e os usuários frequentarão mais a página da
Unidade, na busca da informação.
Assim, o objetivo deste trabalho é mostrar a importância e a existência de um
sistema de ECM, apontando as facilidades proporcionadas e os subsídios para sua
implantação. Como exemplo disso, o VIPROC (Sistema de Virtualização de
Processos), para documentos organizacionais, que vem sendo utilizado em todos os
setores da Universidade Estadual do Ceará (UECE), como na Biblioteca Central
Prof. Antônio Martins filho (BC – UECE).
2 JUSTIFICANDO A IMPLANTAÇÃO DE ECM
ECM é uma tecnologia usada para captar, gerenciar, armazenar, preservar e
disponibilizar conteúdo de documentos relativos aos processos organizacionais de
uma empresa.
Segundo afirma John Mancini, presidente da Association for Information and
Image Management (AIIM Internacional), existem diferentes termos para ECM como
Document Imaging, Document Management. As diferenças são frutos de como os
fornecedores pensam, em confronto com o que os usuários pensam.
Na última pesquisa divulgada pela AIIM em março de 2008, mostrou que
aproximadamente 40% dos entrevistados indicaram que é muito importante justificar
os investimentos com a implementação de tecnologia ECM em suas organizações.
Ocorre que nesta mesma pesquisa, 29% dos entrevistados indicaram que o maior
obstáculo na implantação é justificar o seu investimento.
No Brasil, esse desafio está sendo considerado ainda maior. Segundo
pesquisa do Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação
(CENADEM), abril de 2007, 55% dos participantes indicou que a justificativa de
investimento é o principal obstáculo na implantação dessa tecnologia em suas
organizações.
Um dos principais fatores, que geram um árduo trabalho para superação
deste obstáculo, vem a ser a identificação clara dos objetivos que irão direcionar a
implantação do projeto. É imprescindível que se conheça muito bem os processos
envolvidos, além de se ter métricas, que possam comprovar com dados as
necessidades e, conseqüentemente, poder fazer um comparativo com a situação
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atual e a futura com a implantação do sistema. Será impossível estimar um ganho e,
posteriormente, comprová-lo se a dimensão desse problema é desconhecida.
Para definir uma estratégia adequada e, por conseqüência, a obtenção dos
benefícios, é necessário conhecer quais os motivos que levaram à implantação do
projeto, quais problemas serão resolvidos com a implantação dessa tecnologia, qual
escopo o projeto deve atender e quais prazos nesse escopo deverão ser atendidos.
Algumas maneiras de justificar um investimento de ECM é demonstrar os
principais benefícios, como:
1. Ganhos de produtividades provenientes da redução no tempo de acesso à
documentação;
2. Disponibilidade do documento em tempo real para os usuários;
3. Possibilidade
de
vários
usuários
consultarem
o
mesmo
documento
simultaneamente;
4. Garantia de trabalhar com o documento na revisão mais atual;
5. Automação do fluxo de trabalho para projetos de engenharia com os controles
adequados;
6. Controle de acesso dos usuários às informações, de acordo com o grau de
sigilo;
7. Preservação do acervo que em formato eletrônico não sofre deterioração;
8. Segurança, inclusive com manutenção de back-up fora das instalações;
9. Redução na área física ocupada com a guarda do acervo;
10. Redução gradativa de quantidade de cópias reprográficas;
11. Melhor gerência de toda a documentação com a eliminação de documentos
perdidos, mal arquivados e/ou danificados;
12. Maior confiabilidade do conteúdo das informações contidas nos documentos;
13. Garantia da integridade dos documentos;
14. Facilidade no cadastramento e recuperação dos documentos por diversas
formas, como: código, título, assunto, tag, palavras-chaves e outros;
15. Menor custo para administrar os documentos;
16. Melhor atendimento aos clientes pela disponibilidade imediata da informação.
É fundamental procurar entender os seguintes questionamentos, como
conviver com essa realidade? Como gerenciar esses documentos num só sistema?
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Mas é preciso, antes de tudo, converter os documentos que estão na mídia papel
para a mídia eletrônica.
3 INFRA-ESTRUTURA
3.1 Sistemas operacionais e bancos de dados
Para a implantação de um sistema de ECM será necessária uma infraestrutura robusta e confiável, pois vai tratar de informações cruciais ao
funcionamento da empresa. Porém, nem todo custo será atribuído ao sistema de
ECM, pois a estrutura para implantação poderá ser a mesma que a empresa já
utiliza para outros serviços, podendo ratear os custos equivalentes para cada
serviço.
a)Servidores – O sistema operacional da máquina que será rodado o
programa de ECM é via de regra Microsoft. A quantidade e o tipo de
servidores dependerão da arquitetura adotada e do nível de exigência do
sistema.
b)Rede – Os sistemas operacionais de rede baseados em tecnologia
Microsoft predominam, mas normalmente permitem trafegar dados em
Novel, Unix e outros equivalentes.
c) Bancos de dados – Normalmente os programas de ECM podem utilizar
bancos de dados corporativos da empresa, como Oracle e SQL Server.
Porém, alguns possuem bancos de dados proprietários que podem
funcionar muito bem e serem mais baratos.
d)Computadores – Para um bom desempenho no uso dos sistemas de ECM,
os fabricantes recomendam que os computadores sejam no mínimo
Pentiun III ou superior, com 500 MHz e 128 MB de RAM.
3.2 Vídeos
O tamanho indicado para monitores que permitam uma melhor visualização
de documentos empresarial é de 19 polegadas o qual deverá estar configurado com
as resoluções maiores que 1600x1200, pois se utilizarmos a configuração, por
exemplo de 800x600, tanto faz se o monitor seja de 14, 15 ou 19 polegadas. A
configuração de 1600x1200 permitirá ver uma maior quantidade de informação na
tela.
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4 WORKFLOW – FLUXO DE TRABALHO
Workflow são “ferramentas que têm por finalidade automatizar processos,
racionalizando-os e, conseqüentemente, aumentando sua produtividade por meio de
dois componentes implícitos: organização e tecnologia” (CRUZ, 2000).
A norma ISO 9000 para Gestão da Qualidade tem como pressuposto básico a
necessidade de a empresa organizar-se por meio do conhecimento e da
documentação dos processos produtivos para que cada atividade seja realizada
sempre da mesma forma, segundo as especificações que foram testadas e
documentadas no manual da qualidade.
Processo é o “conjunto de atividades que tem por finalidade transformar,
montar, manipular e processar insumos para produzir bens e serviços que serão
disponibilizados para clientes” (CRUZ, 2000).
Ao se pensar na implantação de um sistema de Workflow em uma empresa é
necessário antes de tudo ter em mente que a utilização de qualquer tecnologia
requer da empresa especial atenção sobre certos pontos, inclusive quanto ao
conjunto de atividades abrangidas por elas para que sejam tratadas de seus males
antes que tais tecnologias sejam implantadas.
O primeiro ponto é que antes de qualquer medida de melhoria sobre o
processo que se quer automatizar, é necessário criar um plano para preparar as
pessoas que terão que passar a trabalhar sob essa nova filosofia de trabalho. É
preciso criar um plano de cultura que mostre aos funcionários que o fluxo de trabalho
automatizado é algo que veio para ajudar a todos a aumentar a produtividade e,
conseqüentemente, os resultados positivos, possibilitando também que todas as
ações que dispensam esforços e gastam recursos produtivos à toa contribuindo
negativamente para o desgaste da empresa frente aos consumidores, sejam
drasticamente modificados ou eliminados. É essa a idéia que tem que ser passada
como objetivo principal da implantação de um software de Workflow.
Muitos, mesmo assim, pensarão no Workflow como algo que foi implantado
para vigiá-los permanentemente. Todo cuidado deve ser tomado para que ninguém
pense que por meio dessa tecnologia, os superiores hierárquicos ficam sabendo de
forma imediata quem está fazendo o quê, como, quando, quais os atrasos previstos
e uma série de outras informações, que um procedimento manual não consegue
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fornecer, como por exemplo, engavetar documentos que estão aguardando uma
aprovação, atrasando todo um processo.
Na verdade um fluxo de trabalho sob um software de Workflow pode
realmente dar todas estas informações, mas é imprescindível deixar claro que tais
informações ajudarão no aumento da eficiência e da qualidade do processo e que
isso será melhor para todos.
4.1 Ciclo para implantação de Workflow.
O ciclo para implantação de um sistema de workflow tem 5 (cinco) etapas,
conforme a seguir:
1ª Etapa – Análise do fluxo de trabalho (workflow) atual. Para projetar um
novo modelo de informação é preciso partir de alguma realidade. Isto pode ser feito
analisando-se o modelo atual a fim de conseguir os elementos necessários para
projetar o novo fluxo de trabalho. Pode se dizer que são necessários três grandes
momentos nessa análise: início (como o processo é executado hoje), meio (quais
as melhorias que precisam ser implantadas) e fim (modelo conceitual do novo
processo).
2ª Etapa – Projetar o modelo de informação do fluxo de trabalho que se quer
automatizar. Para realização desta etapa é necessário que o processo ou
subprocessos tenham passado por algum tipo de reorganização. Para projetar o
modelo de informação, a maioria dos softwares de Workflow necessita de definição
dos elementos descritos a seguir:
Saber qual o objetivo a ser atingido com a implantação do software de
Workflow na instituição, pois isso é o que deve servir de guia para o projeto de
implantação do novo software. No Workflow, o objetivo principal é a gestão do fluxo
de trabalho por meio de seus documentos a fim de torná-lo mais ágil, seguro,
eficiente e eficaz.
Papéis do Workflow, assim que depois de definidos os objetivos do
procedimento, deve-se definir quem participará do ambiente Workflow, isto é, quem
são as pessoas que executarão as tarefas necessárias para que cada etapa do
procedimento seja cumprida.
Rota do procedimento é o caminho que os documentos, formulários,
instruções e a informação devem percorrer para que o procedimento tenha vida.
Existem vários tipos de rota, que são: seqüencial, paralela, condicional e dinâmica.
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Em geral elas podem ser divididas em dois grandes grupos: simples e compostos.
As rotas simples são aquelas com poucas etapas para serem executadas. As
compostas têm várias etapas e podem ser de vários tipos ao mesmo tempo. Existem
controles de rotas que podem ser implementadas desde o mais simples como enviar
um documento até alguns bem mais complexos como controlar um ponto de decisão
em que o próximo passo no Workflow depende do que ficou decidido nele. Outro tipo
de controle importante é o das filas de entrada e saída de documentos que trafegam
no fluxo de trabalho.
3ª Etapa – Programar o modelo de informação, definir e detalhar elementos.
Nesta etapa deve se ter a definição do procedimento, o qual deverá ser
constituído em dois níveis: Estrutura Organizacional e Desenho do Processo.
4ª Etapa – Implantar o Workflow, para isso recomenda-se fazer um piloto do
projeto, isso garante o controle e conseqüente domínio do conhecimento necessário
à implantação de um software desse tipo. Fica muito fácil entender a filosofia de um
fluxograma de trabalho automatizado começando-se um projeto de Workflow dessa
forma do que querendo fazer com que todas as etapas sejam programadas ao
mesmo tempo.
Somente depois de se adquirir experiência com a filosofia Workflow e com o
software que se estiver usando deve-se tentar automatizar um procedimento de
forma mais arrojada entretanto, é preciso também mudar a cultura organizacional
para garantir o sucesso de uma tecnologia desse porte. Nesta etapa também deve
estar contemplado o treinamento dos analistas responsáveis pela implantação do
software, isto garantirá a segurança do usuário final na forma de um suporte que ele
já conhece e também o usuário deverá passar por um treinamento. Esse
treinamento deve prepará-lo não somente para o uso da ferramenta, como deverá
prepará-lo para que não tenha “medo” do novo e sim tê-lo como aliado para obter
sucesso na implantação.
5ª Etapa - Atualizar o modelo de informação implantado é bastante
importante, revisar o sistema periodicamente com a finalidade de se fazer melhorias
contínuas, pois um sistema nasce com várias deficiências e algumas delas vão-se
acentuando com o passar do tempo se não for tomada nenhuma medida que
possam solucioná-las. Por isso, a etapa de revisão deve ser encarada com muita
seriedade, porque por meio dela podemos descobrir quais as funcionalidades que
não estão comportando-se conforme o previsto, o que está aquém do que se
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esperava e como as pessoas envolvidas em sua utilização estão comportando-se,
podendo surgir uma série de outros pontos que podem ser analisados.
Portanto, sendo essas etapas essenciais para o desenvolvimento do trabalho
realizado e no desenrolar dos acontecimentos no processo de implantação do
sistema citado.
5 O USO DO VIPROC
A ETICE (Empresa de Tecnologia da Informação no Ceará) adquiriu um
aplicativo com o propósito de substituir o bastante utilizado SPU (Sistema de
Protocolo Único). Esse novo sistema foi estruturado em plataforma Web, estando o
mesmo ligado diretamente a SEPLAG (Secretaria do Planejamento e Gestão do
Estado do Ceará). Considerando assim, que a fase de implantação e a substituição
do SPU nos órgãos públicos do Governo do Estado do Ceará, que estavam
previstas a acontecer gradativamente.
Para tanto foi solicitado pela Administração Superior da UECE a indicação de
2 (dois) servidores/ funcionários para participarem do treinamento do Sistema
VIPROC, que se realizou na instituição no ano de 2012. Na BC - UECE foram
designados a Secretária e um Bibliotecário, os quais foram capacitados para lidar,
manusear e tramitar documentos no sistema.
A exigência foi que os servidores treinados atuariam como multiplicadores nas
respectivas unidades de lotação, sendo recomendável que os mesmos possuíssem
os seguintes conhecimentos/habilidades:
1. Conhecimento na sistemática de tramitação de processos;
2. Facilidade em operação de sistemas de informática;
3. Facilidade de aprendizado;
4. Habilidade em transmitir conhecimento.
Já que também para Biblioteca universitária, atualmente inserida no mundo
virtualizado com sua gama de documentos administrativos que paira numa realidade
onde “As informações podem originalmente estar armazenadas em mídias
analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida” (KOCH, 1997, p.23).
Tornando as tramitações e circulações de documentos de teor processual,
como aqueles direcionados as licitações de serviços e compras, assim mais ágeis
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entre os setores da UECE, como a Biblioteca que quase diariamente emite ofícios
contendo dados, informações importantes e pedidos de compras.
6 CONSIDERACÕES FINAIS
O mundo dos negócios tem assistido a um processo de crescimento do
volume de informações, cuja velocidade assusta os que dependem delas como
subsídios para exercício de suas funções nas empresas.
O gerenciamento de documentos tem como objeto maior facilitar o acesso à
informação, minimizando o stress de se lidar com volumes consideráveis de
documentos em papel. A passagem para o meio eletrônico foi um passo natural, as
pessoas aprendendo a gerenciar os documentos e informações eletronicamente,
facilitando assim, a sua rotina de trabalho com consideráveis ganhos de
produtividade. Essa realidade é possível devido à agilidade no acesso às
informações, assim interagindo de forma ativa, no fluxo de trabalho.
No entanto, para a implantação de um projeto de ECM eficaz, e
verdadeiramente produtivo, deve-se começar a partir de um estudo criterioso das
reais necessidades da empresa, dos usuários e das perspectivas e necessidades
apresentadas pelos usuários.
A informação como matéria-prima quando inserida no meio eletrônico,
prescinde de hardware que permita rodar softwares e os aplicativos, mas precisa de
um desenho adequado que permita a definição de um processo que viabilize e
justifique o investimento realizado na implantação de um sistema de ECM.
Toda mudança gera alguns transtornos, abstrai de fases de adaptação, porém
pode ser tranquila quando se leva em conta particularidades de cada projeto, assim
evitando
desagradáveis
surpresas,
tais
como:
objetivos
não
atendidos,
incompatibilidade com a plataforma existente, falta de precisão no núcleo do projeto,
descontinuidade de um produto, etc.
A tecnologia da informação é mais vista como detentora de papel central do
negócio. Os objetivos são atendidos, às necessidades do consumidor melhora no
serviço prestado e dinamismo nos processos comerciais com finalidades
relacionadas aos negócios e não somente à tecnologia da informação.
Cada vez mais as organizações como a UECE serão conduzidas através de
decisões tomadas baseadas em informações. Estas informações serão geradas e
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armazenadas de forma que quando forem necessárias, estejam disponíveis para
rápido acesso.
REFERÊNCIAS
AIIM INTERNATIONAL. Home page da AIIM INTERNATIONAL. Disponível em:
<http://www.aiim.org/>. Acesso em: 01 nov. 2012.
ABNT- Associação Brasileira de Normas Técnicas. NBR ISO 9000/2000 - Sistema
de Gestão da Qualidade: Fundamentos e Vocabulário. Rio de Janeiro: ABNT, 2004.
CENADEM. Home page do Centro Nacional de Desenvolvimento do
Gerenciamento da Informação. São Paulo. Disponível em
<http://www.cenaden.com.br>. Acesso em: 01 nov. 2012.
CRUZ, Tadeu. WORKFLOW: a tecnologia que vai revolucionar processos. São
Paulo, Atlas, 2000.
ECM. Home page sobre ECM em português. Disponível em:
<http://www.ecm.net.br/>. Acesso em: 01 nov. 2012.
KOCH, Walter W. Gerenciamento eletrônico de documentos: conceitos,
tecnologias e considerações gerais. São Paulo: CENADEM, 1997. 147 p.
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Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
CBBD - Edição: 25 - Ano: 2013 (Florianópolis/SC)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia, Documentação, Ciência da Informação
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
7-10 de Julho de 2013
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Florianópolis/SC
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
Gestão de documentos eletrônicos na UECE: a participação da Biblioteca Central Prof. Antônio Martins Filho
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
Doris Day Eliano França
Francisco Leandro Castro Lopes
Ana Neri Barreto de Amorim
Iolanda Lustosa Bezerra de Menezes
Niedja Maria de Andrade Carneiro
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Florianópolis (Santa Catarina)
Publisher
An entity responsible for making the resource available
FEBAB
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2013
Description
An account of the resource
O crescente número de documentos eletrônicos tem ameaçado a capacidade humana de gerenciar toda essa massa documental. A pretensão deste estudo é expor a existência de um sistema de ECM (Enterprise Content Management) para documentos, mostrando suas vantagens e orientando em cada etapa da implantação. Relata-se a existência do VIPROC no gerenciamento de processos na Universidade Estadual do Ceará – UECE. Trata-se de uma pesquisa descritiva realizada em levantamento bibliográfico nas fontes de informação tradicionais e meios eletrônicos, sem a participação de sujeitos, apresentando referencial teórico e experiência profissional através de revisão bibliográfica.
Language
A language of the resource
pt
cbbd2013