http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/8/2469/1581-1594-1-PB.pdf 03680c6de03849e1d3a168947fa9cca1 PDF Text Text Elaboração de termo de referência para assinaturas de bases de dados em Bibliotecas Universitárias: sugestão de parâmetros Marianna Zattar Barra Ribeiro (UNIRIO) - mariannazattar@gmail.com Resumo: O trabalho propõe uma abordagem complementar aos parâmetros de aquisição utilizados em bibliotecas universitárias públicas federais. Apresenta a aquisição na Administração Pública. Utiliza como abordagem um relato de experiência do trabalho na formação e no desenvolvimento de coleções. Observa especificamente a questão das assinaturas de bases de dados. Apresenta a análise de parte da literatura corrente em Biblioteconomia com o objetivo de identificar autores que abordassem essa temática e texto que oferecessem suporte teórico para a sugestão de tópicos. Indica a necessidade de estudos sobre o assunto. Palavras-chave: Bases de dados. Serviços de informação. Bibliotecas universitárias. Área temática: Temática III: Bibliotecas, serviços de informação & sustentabilidade Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 Elaboração de termo de referência para assinaturas de bases de dados em Bibliotecas Universitárias: sugestão de parâmetros Resumo O trabalho propõe uma abordagem complementar aos parâmetros de aquisição utilizados em bibliotecas universitárias públicas federais. Apresenta a aquisição na Administração Pública. Utiliza como abordagem um relato de experiência do trabalho na formação e no desenvolvimento de coleções. Observa especificamente a questão das assinaturas de bases de dados. Apresenta a análise de parte da literatura corrente em Biblioteconomia com o objetivo de identificar autores que abordassem essa temática e texto que oferecessem suporte teórico para a sugestão de tópicos. Indica a necessidade de estudos sobre o assunto. Palavras-chave: Bases de dados. Serviços de informação. Bibliotecas universitárias. Área temática: Bibliotecas, serviços de informação & sustentabilidade. 1 INTRODUÇÃO É notável a modificação da chamada natureza do objeto nas áreas de formação e desenvolvimento de coleções em bibliotecas universitárias. Isto porque os chamados objetos dos processos de aquisição dos elementos que compõe os acervos universitários são cada vez mais denominados serviços (contratação, assinatura etc.), em contraposição ao que anteriormente possuía maior incidência, ou seja, a compra de produtos. Por exemplo, é crescente o número de universidades públicas que fazem a contratação de fornecedor para aquisição de livros impressos, a contratação de empresa que oferece serviço de encadernação, a assinatura de bases de dados etc. ao invés de comprar o livro ou comprar materiais para encadernar. 1 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 Essa mudança coloca em xeque a necessidade de uma maior padronização das atividades envolvidas nestes processos. Isto porque seleção em qualquer biblioteca é um de item de transparência em primeiro plano, além de ser imbuída dos princípios constitucionais que regem as atividades da Administração Pública: legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficácia. Dessa forma, a elaboração deste trabalho parte das necessidades constatadas na aquisição de bases de dados em bibliotecas universitárias1, especificamente na descrição dos critérios utilizados para a elaboração dos termos de referência. Espera-se com isso uma maior discussão em torno dos parâmetros utilizados na composição/elaboração dos termos de referência do sistema de Bibliotecas da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO). 2 MATERIAIS E MÉTODOS Os procedimentos utilizados para a elaboração deste trabalho estão em consonância com o método de pesquisa chamado “pesquisa exploratória” com dados de natureza qualitativa. Para Gil (2002) o objetivo desse tipo de pesquisa é proporcionar maior familiaridade com o problema, para torná-lo mais explícito ou construir hipóteses. 3 AQUISIÇÃO NAS BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS FEDERAIS Atualmente a aquisição de bases de dados, nos moldes da Administração Pública, é feita na modalide de assinatura, isto é, contratação de serviços. O que faz do bibliotecário (responsável pela aquisição da unidade de informação), um gestor de contratos. No âmbito da Administração Pública Federal, têm-se como direcionadora a lei 8.666 de 1993 (que regulamenta o artigo 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras 1 Já que é cada vez mais evidente o número de bases de dados que possuem o mesmo foco/área do conhecimento/público. 2 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 providências). Esta lei indica em seu artigo terceiro que a licitação destina-se a observância, dentre outras, da seleção da proposta mais vantajosa2 para a administração. Na leitura desta lei nota-se a importância de um termo de referência que por um lado não fira os princípios constitucionais, e por outro não deixe de apresentar as reais necessidades do órgão solicitante. A atividade relacionada à gestão de contratos de serviços é feito sob a perspectiva dos interesses do órgão público e deve ser pautada nas informações contidas nos termos de referência (e, por conseguinte nos editais). O que torna necessária uma visão baseada nos princípios da Administração Pública desde a seleção dos serviços de informação, passando pela elaboração do termo de referência para a formação do processo até a fase em que se atesta o recebimento dos itens constantes na nota fiscal (o que significa a comprovação da conferência dos produtos fornecidos com a requisição efetuada e encaminhados pelo recebedor). 3.1 BASES DE DADOS Segundo Cunha e Cavalcanti (2008, p. 43), pode-se definir bases de dados como: 2. INF conjunto de arquivos e programas de computador coordenados e estruturados que constituem um depósito de informações que podem ser acessados por diversos utilizadores. A base de dados contém: a) os arquivos ou depósitos de informação; b) os programas de tratamento que são colocados à disposição do usuário com o intuito de lhe assegurar serviços básicos de acesso, interrogação, apresentação dos resultados e, em alguns casos, tratamento da informação contida na base de dados. 2 Proposta mais vantajosa não significando a proposta com menor custo direto, e sim a proposta que traga maior eficiência na prestação dos serviços prestados pela Administração Pública. 3 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 Para Cendón (2005), as bases de dados são parte dos sistemas de informação (SRIs) e podem ser categorizados como referenciais ou de fonte. Segundo a autora as “bases referenciais” são bases de dados que incluem referências ou informações secundárias. Subdividem-se em Bibliográficas ou Diretórios. Já as bases de dados de fontes incluem a informação completa ou os dados primários. Subdividem-se em: bases de texto completo, bases de dicionários, bases numéricas e bases de Imagens/Dados Gráficos. De acordo com Rowley (2002) as bases de dados podem ser vistas sob a perspectiva do tipo: “base de dados de referências e de fontes”. As bases de dados de referência encaminham o usuário à outra fonte de informação. Enquanto que as bases de dados de fonte disponibilizam os dados originais e integrais. Ainda segundo a autora deve-se considerar os formatos de registro, uma vez que eles visam facilitar o intercâmbio de registros entre diferentes sistemas (ROWLEY, 2002). 3.2 A ELABORAÇÃO DE TERMOS DE REFERÊNCIA PARA ASSINATURAS DE BASES DE DADOS A literatura em Biblioteconomia e Ciência da Informação apresenta inúmeras sugestões quanto à qualidade da informação. Contudo, considerando a crescente necessidade das bibliotecas universitárias em todo mundo no que tange a aquisição de materiais informacionais em formato eletrônico, torna-se de suma importância a o estabelecimento de parâmetros para a elaboração de termos de referência e para a gestão de contratos de serviços das bases de dados tanto com relação à forma quanto ao conteúdo. 3.3 SUGESTÃO DE PARÂMETROS PARA A ELABORAÇÃO DE TERMOS DE REFERÊNCIA PARA ASSINATURAS DE BASES DE DADOS Utilizando a prática do profissional bibliotecário em torno da formação e do desenvolvimento de coleções da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro, 4 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 buscou-se a criação de uma estrutura para a avaliação das bases de dados solicitadas por usuários e/ou apresentadas por fornecedores. Os critérios foram levantados na literatura corrente da Biblioteconomia, onde foram empreendidas buscas para identificar os principais parâmetros propostos e selecionados àqueles que melhor respondiam às necessidades da Divisão de Desenvolvimento de Acervo (DDA) da Biblioteca Central de nossa universidade3. Segundo Lancaster (2004), uma base de dados bibliográficos deve ser avaliada pela sua utilidade ao responder as necessidades de informação, de acordo com quatro critérios principais: a) cobertura; b) recuperação; c) previsibilidade; d) atualidade; No item cobertura deve ser ponderada a completude da base, ou seja, o quão completo é o conteúdo da base de dados em relação a um assunto. (MESQUITA, 2005). Na recuperação deve-se observar se os itens estão passíveis de recuperação através de uma estratégia de busca não muito complexa. (MESQUITA, 2005). Para Araújo Junior (2007, p. 65) “A recuperação da informação se dá pela comparação do que se solicitou com o que está armazenado, bem como com o conjunto de procedimentos que este processo envolve (Belkin & Croft 1987)”. Enquanto que a previsibilidade verifica se um documento é reconhecido como relevante a partir das informações contidas na base de dados. (MESQUITA, 2005). Já a atualidade é medida na velocidade com que novas publicações são incluídas na base. (MESQUITA, 2005). 3 Cabe aqui ressaltar que critérios relacionados à usabilidade e/ou à arquitetura da informação não foram apresentados, pois são considerados que tais elementos podem ser observados como critérios de restrição no processo de elaboração dos chamados termos de referências. O que poderia direcionar determinada empresa ou marca. 5 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 Além desses critérios, foram observados outros itens que podem influenciar no uso e no acesso à informação, tais como: a) dispositivo (tecnologias); b) suporte técnico; c) treinamento; Com relação à avaliação do dispositivo (tecnologia), deve ter ciência das possibilidades de acesso/leitura/disponibilidade dos documentos que compõe a base de dados em suportes que possam ser lidos/consultados na integra seja em computador, seja em tablet seja com celular. O critério suporte técnico deve apresentar se há apoio e atendimento nas dúvidas e manutenção das Tecnologias de Informação e Comunicação (TICs) Já o treinamento deve ser observado sob a perspectiva da formação de bibliotecários multiplicadores e/ou demonstração aos usuários das diferentes possibilidades que a base oferece. Segundo Sayão (2000) alguns aspectos impelem os usuários à compra de bases de dados: a) necessidade/desejo; b) percepção do benefício; c) preço; d) risco. Quanto aos aspectos “necessidade/desejo” e “percepção do benefício”, neste caso, podem ser relacionados aos critérios de seleção do conteúdo. Além disto, sabendo que o preço não deve entrar na elaboração do termo de referência e sim na pesquisa de preço (orçamento) para a elaboração do edital (e/ou do contrato), temse a relação entre valor e benefício em outras etapas da aquisição. Já o risco, que está diretamente relacionada à incerteza da efetividade, é um ponto que deve ser 6 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 considerado no conhecimento das necessidades da comunidade, isto é, dos usuários externos e, principalmente, internos. Além desses critérios, outras questões deverão ser consideradas na seleção das bases de dados. A primeira é com relação à disponibilidade da informação (e o acesso) em diferentes navegadores web. A segunda questão é quanto a acessibilidade, isto porque, a informação ainda que em formato digital, assume várias formas de apresentação. O que pode ampliar o alcance do número de usuários atendidos. De forma geral, apresenta-se aqui uma base para a sugestão de parâmetros que devem constar na elaboração de termos de referência na aquisição de bases de dados: a) cobertura; b) recuperação; c) previsibilidade; d) atualidade; e) dispositivo (tecnologias); g) suporte técnico; h) treinamento; i) necessidade/desejo; j) percepção do benefício; k) preço; l) risco; m) disponibilidade da informação; n) acessibilidade. 4 CONSIDERAÇÕES PARCIAIS Ressalta-se que este trabalho não se encerra nesta publicação, ele tem como propósito o estímulo à discussão e padronização de parâmetros básicos para aquisição de bases de dados em bibliotecas universitárias públicas federais. De tal 7 �XXV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – Florianópolis, SC, Brasil, 07 a 10 de julho de 2013 forma que a proposta aqui é evidenciar a necessidade de parâmetros na elaboração dos termos de referência feitos nas dependências da Biblioteca da UNIRIO (órgão requisitante) para aquisição de bases de dados e, com isso, ter subsídios suficientes para promover a abertura do procedimento licitatório. Destaca-se a não contemplação da apresentação dos critérios utilizados para a seleção dos materiais informacionais contidos nas bases de dados. Eles não foram tratados de forma particular, pois não condiziam com a finalidade desta publicação. Contudo, para fins de encaminhamento, indica-se o texto de Weitzel (2000) para os trabalhos que tenham como finalidade a avaliação de materiais informacionais em formato eletrônico/digital. Espera-se que essa publicação estimule o aumento quantitativo e qualitativo das discussões até hoje elaboradas em torno deste tema. Por exemplo, com estudos biblioteconômicos que possuam embasamento a partir do arcabouço legislativo. REFERÊNCIAS ARAÚJO JUNIOR, Rogério Henrique de. Precisão no processo de busca e recuperação da informação. Brasília, DF: Thesaurus, 2007. BRASIL. Lei 8.666 de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Diário Oficial [da] União, Brasília, DF, 22 jun. 1993. CUNHA, Murilo Bastos da; CAVALCANTI, Cordélia Robalinho de Oliveira. Dicionário de Biblioteconomia e Arquivologia. Brasília, DF: Briquet de Lemos, 2008. CENDÓN, Beatriz Valadares de. Sistemas e redes de informação. In: OLIVEIRA, Marlene (Coord.). Ciência da informação e Biblioteconomia: novos conteúdos e espaços de atuação. Belo Horizonte: UFMG, 2005. p. 61-96. 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Title A name given to the resource CBBD - Edição: 25 - Ano: 2013 (Florianópolis/SC) Subject The topic of the resource Biblioteconomia, Documentação, Ciência da Informação Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 7-10 de Julho de 2013 Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Florianópolis/SC Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Elaboração de termo de referência para assinaturas de bases de dados em Bibliotecas Universitárias: sugestão de parâmetros Creator An entity primarily responsible for making the resource Marianna Zattar Barra Ribeiro Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Florianópolis (Santa Catarina) Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2013 Subject The topic of the resource Temática III: Bibliotecas, serviços de informação & sustentabilidade - Relato de Experiência Description An account of the resource O trabalho propõe uma abordagem complementar aos parâmetros de aquisição utilizados em bibliotecas universitárias públicas federais. Apresenta a aquisição na Administração Pública. Utiliza como abordagem um relato de experiência do trabalho na formação e no desenvolvimento de coleções. Observa especificamente a questão das assinaturas de bases de dados. Apresenta a análise de parte da literatura corrente em Biblioteconomia com o objetivo de identificar autores que abordassem essa temática e texto que oferecessem suporte teórico para a sugestão de tópicos. Indica a necessidade de estudos sobre o assunto. Language A language of the resource pt cbbd2013