http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/13/3423/SNBU1978_016.pdf 5a4b248c88babe94f522e04ac22cb436 PDF Text Text aspectos econômicos da informação CIENTÍFICA E TECNOLÓGICA ALDO ALBUQUERQUE BARRETO (Pesquisador da Divisão de Estudos e Projetos ao Departamento de Apoio Técnico do IBICT) RESUMO A utilização de metologia econômica para a análise de custos em sistemas de informação é apresentada como o instrumento mais eficaz para a tomada de decisões. Normalmente, custos em sistemas de informação são compi•ados por processos contábeis tradicionais, que possuem pouco valor informativo para o nível de decisões estratégicas. O custo unitário, ou custo médio, tendo como base unicamente o volume de serviços prestados pelo sistema, parece ser uma visão simplificada do problema de custos em sistemas de informação. O comportamento dos custos em sistemas de informação sofre efeitos de outras variáveis e não somente do volume de produção. Essas variáveis constituem as condições operacionais do sistema, específicas para cada tipo de sistema de informação documentária. O conhecimento dessas condições operacionais e a identificação dos custos marginais associados fornecerão melhores indicadores no processo decisõrio, redução de custos e política de preços. I A necessidade de uma Base Teórica para Análise A Ciência da Informação vem sofrendo por longo tempo um exagerado otimismo experimental. Acredita-se que os Piocessos experimentais de medição de seus fenômenos podem ser sempre elaborados independentes da construção de uma base teórica apropriada. Entretanto, ao se utilizar Uma aproximação metodológica pertencente a uma outra disciplina, como no caso da economia, os cientistas da inform.ação precisam em primeiro lugar estar de acordo com as associações a serem feitas entre a base teórica escolhida e os problemas da informação. Essa associação de conceitos — 117 — �düveria preceder sempre os processos experimentais e o testo de hipótese. O teste de hipóteses é feito em uma linguagem e o pensamento do pesquisador opera em uma outra linguagem. A procura por uma base teórica para a análise econômica de sistemas de informação documentária foi induzido, principalmente, pelo fato de que os estudos de custos em sistemas de informação estão orientados basicamente para o enfoque financeiro ou contábil e não o econômico. O custo contábil detalha a alocação de fundos entre os sub-sistemas do sistema total e é essencial para a confecção, apresentação e acompanhamento do orçamento anual do sistema; não tem maior valor, entretanto, como informação para o processo decisório, ponto de primordial importância na administração desses sistemas. O custo médio (ou unitário), calculado a partir do processamento contábil, é apresentado na bibliografia existente sobre o assunto, como urna medida para previsão e planejamento. Nessa mesma literatura a avaliação econômica é baseada no custo contábil, o que pensamos ser um grave erro de interpretação de conceitos. 2. A Análise dos Custos e a Análise Econômica A análise do comportamento dos custos em sistemas de informação é praticamente recente e aparece como subproduto de análises de custo-eficácia, análise custo-benefícic. ou tentativas de fixação de uma política de preços para serviços de informação. Numerosos estudos sobre custo médio são encontrados na literatura sobre o assunto. Praticamente nenhum estudo se encontra fundamentado em uma base econômica específica e adaptada para sistemas de informação. O conceito de custo econômico, como custo realizado (sunk cost), custo de oportunidade, custo marginal ou incrementai não foi adotado como metodologia para o estudo do comportamento dos custos em sistemas da informação. Vale aqui definir os tipos de custos mencionados anteriormente . — 118 — �o custo médio é definido como o custo por unidade de serviço, i.e., representa o custo total do período dividido pelo número de unidades de serviço durante aquele período. O custo realizado (sunk cost) representa qualquer custo já efetivado no momento da decisão. Não tem o administrador do sistema qualquer controle sobre esse custo (a curto prazo) pois já foi efetuado, sem qualquer importância portanto, no processo decisório. O custo oportunidade representa o custo de uma oportunidade "perdida" pela aplicação düs recursos em uma outra opção. O custo marginal representa o acréscimo ao custo total causado pela produção de n\ais uma unidade do produto ou serviço. O comportamento do custo médio, a curto prazo, é útil ao administrador de diversas maneiras: a) para estabelecer padrões de custo com finalidade de controle; b) para estabelecer programas de redução nos custos; c) para dar indicações na estimativa de custos futuros. Entretanto, para o processo decisório, o importante será o conhecimento do comportamento do custo marginal. Cirande parte das decisões gerenciais será feita levando em (•onsideração o custo adicional, ocasionado por qualquer n^cdificação (quantitativa ou qualitativa) na estrutura de serviços do sistema e a receita adicional prevista. No caso de serviços que não sejam cobrados, o balanço do custo adicional com o benefício adicional ou o "benefício marginal" constituiria o fator de decisão. Para o administrador 1'acional esta atitude seria aplicável a qualquer tipo de decisão: introdução de um novo serviço, modificação no Piocesso de transformação (modificação no processo de íinálise dos documentos) ou uma nova política em relação 9-os usuários do sistema. Esta é a razão do crescente inte'"esse do administrador de sistemas de informação no estudo custos incrementais para a análise dos custos operac:ionais do sistema. Ao mesmo tempo, torna-se cada vez niais reconhecida a baixa relevância que os custos de profíução de serviços de informação, compilados pelos métodos tradicionais de contabilidade, têm no processo decisório. A contabilidade tradicional assume que os custos uma vez I'eduzidos à unidade monetária têm comportamento homo— 119 — �gêneo e igual importância. A contabilidade ortodoxa pouco informa a respeito das condições operacionais em que está operando o sistema. Aliado ao conceito de custos unitários ícusto médio) a contabilidade ortodoxa fornece pouca, e muitas vezes incorreta, informação sobre o comportamento dos custos do sistema. Custos médios, deduzidos de sistemas de informação operando em diferentes condições operacionais, não podem ser generalizados para predições do futuro ou serem indicadores da eficiência do sistema. Sistemas de informação utilizando diferentes fatores de produção ou mesmo uma diferente combinação desses fatores, devem ser analisados isoladamente dentro de sua ambiência específica, levando sempre em consideração que o comportamento dos custos é afetado por diversas variáveis (que formam as condições de operação), das quais o volume de serviços é apenas uma. Fatores de Produção; Ao realizar-se uma análise de produção para estudar o comportamento dos custos deve-se selecionar certos fatores cujo efeito na produção e nos custos pretenda-se estudar mais de perto. Muitos processos de produção necessitam, a fim de alcançarem seus objetivos, a utilização de grandes instalações, o que define de maneira precisa a "capacidade" do sistema. Essa capacidade não pode ser alterada exceto incorrendo-se em grandes custos e após considerável período de trabalho construcional. Em tais casos é de interesse econômico verificar como a quantidade do produto, sua qualidade e seu custo variam, se os fatores que detemáinam a capacidade de permanecerem constantes, enquanto outros fatores possam variar. Os primeiros são chamados fatores fixos e os segundos variáveis. A combinação desses fatores na estrutura de produção formam as condições operacionais do sistema. Em um processo de produção industrial a utilização de grandes máquinas, a localização física e a facilidade de transportes definem de maneira clara a capacidade técnica da unidade produtiva. Esse conceito de capacidade ainda — 120 — �wão foi definido para sistemas de informação. Acreditamos que a capacidade irá variar de acordo com o sistema espe cífico e Os serviços oferecidos. Para a biblioteca, a capacidade deve incluir a localização física, equipamentos e o tamanho da coleção. Para pesquisas retrospectivas o volume dos dados (em número de itens) e as possibilidades do equipamento podem definir a capacidade do sistema. Para disseminação seletiva, o número de itens adicionados em cada período (taxa de entrada) e as possibilidades do equipamento definiriam a capacidade. Se a linha de raciocínio acima for aceita, poderíamos presumir que sistemas de informação estão operando em estado de sub-capacidade ou tendo sempre capacidade ociosa. Em sistemas como a Biblioteca e a Pesquisa Retrospectiva, essa ociosidade aumenta anualmente para atender a requisitos de qualidade ligados aos objetivos do sistema. O conceito de capacidade, constitui, portanto, uma importante linha de investigação, pois podemos modificar o conceito de economia de escla em sistema de informação. Em uma simplificação exagerada, teríamos basicamente três fatores que executam o processo de transformação em sistema de informação; 1. 2. 3. Esforço inicial — custos iniciais de instalação. Esforço de entrada — incluindo atividades de seleção, análise e armazenamento. Esforço de saída — incluindo atividades de estratégia de busca, manutenção de perfis, processamento manual ou mecanizado, distribuição, etc. Em termos de capacidade e custo, esses fatores seriam classificados como: 1. Esforço inicial 2. Esforço de Entrada 3. Esforço de saída custo fixo, inescapável depois de efetuado, determina a capacidade . custo fixo, e inescapável após efetuado, determina a capacidade. custo variável em unidades do serviço até atingir a capacidade do sistema. — 121 — �3 CONCLUSÃO Condições operacionais — variáveis relacionadas ao custo de produção do serviço. Utilizando-se dados reais de estudos de custo em sistemas de informação realizados por Vickers (1) e Peeters (2), procurou-se determinar as variáveis que influenciam o comportamento do custo nesses sistemas. Ambos os estudos utilizam o conceito de custo unitário ou custo médio onde o" volume de serviços seria a única variável a explicar o comportamento do custo de produção do serviço. Esses estudos indicam, ainda, a existência de uma relação inversa entre o custo e o volume de produção. O custo total decresce com o aumento no volume de produção do serviço. A análise dos dados indicados permitiu as seguintes conclusões: a) Para pesquisa retrospectiva está parcialmente errada a relação inversa entre custos e volume de produção de serviços. A menos que os custos fixos do esforço de entrada dos dados no sistema (inescapável depois de incorrido, e, portanto, sem valor para o processo decisório a curto prazo) sejam considerados não existe indicação de que a relação inversa se apresenta. Existem, contudo, indicações de que o custo variável e, provavelmente, o custo marginal é função crescente (aumento do custo com aumento no volume de serviço) de condições operacionais tais como; Esforço de entrada Tamanho do banco de dados (número de itens) Esforço empregado na pesquisa b) Para serviços de disseminação seletiva existem também evidências de que o volume de serviço (número de pesquisas efetuadas, número de perfis por pesquisa, número de itens recuperados) não é a única variável explicando o comportamento do custo de produção do serviço. As variáveis relacionadas abai' xo foram identificados como influenciando o comportamento do custo de produção de serviços de disseminação seletiva em sistemas mecanizados: — 122 — �1) número de pesquisas por ano 2) número de execuções ("run") por ano 3) número de registros por ano 4) número de termos de pesquisa por perfil 5) número de itens recuperados por execução 6) número de registros por execução 7) tamanlio do arquivo por pesquisa 8) número de perfis por pesquisa 9) custo do processamento mecanizado pov execução 10) manutenção de perfis do usuário 11) número de termos de pesquisa por execução O conhecimento dessas variáveis e sua atuação no comportamento do custo permitirão a construção de um modelo e<"onômico para o administrador utilizar, e de forma mais racional, tomar decisões e formular políticas para o seu sistema de informações. Í^ITAÇÕES BmLlOGlíAFlCAS 1 PIOWERDEW, A.D.J. and WHITEHEAD. Cost-Effetiveness and Cost Benefit. Analysis in iniormation Science. Report to OSTI (Project SI/97 03). London, School of Economics and Political Science, 1974, 2 PEETERS, E. Coots du traitment automatique del information documentaire. Bruxelles, Association Beige do Documentation, Mai. 1974. 3 VICKERS, P. The Cost of RIeclianized Information Systems. Paris, Directorate for Scientific Affrairs, Organization for Economic Co-operation and Development, 1974. — 123 — �DEBATES ANTONIO MIRANDA: Uma das coisas que têm desmerecido o trabalho bibliotecário no Brasil é, justamente, a falta de indicadores econômicos sobre o custo dos serviços que eles organizam. Os serviços de informação são caros e nós não sabemos determinar o custo e o retorne do capital. Informação per capita. Os investimentos de capital são altos e é muito difícil justificar para nossos administradores o custo dos serviços dos quais não se tem retorno quantificável, como é o caso da informação. NEUZA DIAS MACEDO (Professora de Biblioteconomia da USP): Como e onde introduzir no currículo de graduação de bibliotecário unidades sobre custo de informação? ALDO DE ALBIQUERQUE BARRETO: Acho que deveria ser introduzida como uma cadeira que temos aqui no IBICT: Administração de sistemas de Informação, porque custo é uma forma de avaliação, custo é planejamento e, planejamento é uma das funções administrativas. — 124 — � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 01 - Ano: 1978 (UFF - Niterói/RJ) Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Niterói (Rio de Janeiro) Description An account of the resource Tema: A biblioteca como suporte do ensino e da pesquisa no desenvolvimento nacional. Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available MIC/UFF Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1978 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Aspectos econômicos da informação científica e tecnológica. (Painel sobre Informação Científica) Creator An entity primarily responsible for making the resource Barreto, Aldo Albuquerque Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Niterói (Rio de Janeiro) Publisher An entity responsible for making the resource available MIC/UFF Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1978 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Apresenta o uso de metodologia econômica, como instrumento eficaz para tomada de decisão e análise de custos de um sistema de informação. O custo unitário, ou custo médio, tendo como base unicamente o volume de serviços prestados pelo sistema, parece ser uma visão simplificada do problema de custos em sistema de informação. Outras variáveis devem ser consideradas e constituem as condições operacionais do sistema de informaçção documentária.. O conhecimento dessas condiçoes operacionais e a identificação dos custos marginais associados fornecerão melhores indicadores no processo decisório, redução de custos e política de preços. Language A language of the resource pt snbu1978