http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/25/3509/SNBU1981_062.pdf 405f226d3146c14457bd70e4dad7bf3b PDF Text Text CDU 025.1 CDD 025.12 COLETA DE DADOS E ESTATÍSTICAS EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS* Maria Carmen Romcy de Carvalho CAPES Glória Isabel Sattamini Ferreira IRGA RESUMO Analisadas 265 bibliotecas de estabelecimentos de ensino superior, verificou-se que uma esmagadora maioria coleta dados relativos ao acervo, serviços e usuários. A finalidade principal da coleta é a elaboração de relatórios. Há pouca preocupação na utilização deste tipo de informação em estudos que revelem o atual entrosamento entre a coleção existente, os serviços executados e a clientela demandante Sugere-se, ao final, aplicações das estatísticas compiladas como prova de que os dados coletados são importantes subsídios para a avaliação e o planejamento de serviços bibliotecários. 1. INTRODUÇÃO As estatísticas coletadas nas bibliotecas representam importantes instrumentos para exercitar uma boa administração. Pois, ainda que reflitam apenas a quantidade e não a qualidade dos elementos quantificados, as estatísticas permitem descrever fatos de forma resumida e objetiva sobre recursos disponíveis, serviços existentes e, sobre operação e clientela da biblioteca. Os dados estatísticos coletados podem fornecer informações úteis para o estabelecimento de padrões de serviços, para controle e avaliação dos serviços existentes e no planejamento de novas atividades. As estatísticas são indicadores que auxiliam os bibliotecários a decidir em muitas situações ao administrarem as bibliotecas, como por exemplo no estabelecimento da política de seleção para aquisição, na seleção para descarte e na alocação de espaço físico de pessoal e de recursos financeiros. * Documento básico apresentado ao grupo de trabalho Estatísticas e Padrões Bibliotecários. �Este estudo objetiva identificar os dados estatísticos que estão sendo coletados pelas bibliotecas universitárias, procurando-se verificar as tendências de uso do registro dos mesmos. Com bases nos resultados deste diagnóstico serão apresentadas sugestões para uma melhor utilização dos dados estatísticos nas bibliotecas universitá ias. 2. AN ÁLISE DOS DADOS C OL E TA DOS Foram enviados 573 questionários às bibliotecas universitárias cadastradas na APB da CAPES. Obteve-se um retorno de 265 bibliotecas, sendo que deste tot al, 262 bibliotecas compilam estatísticas. A forma de coleta predominante é a diária. Formulários padronizados são adotados em 135 bibliotecas e não o são em 59 bibliotecas. 91 bibliotecas responderam que utilizam formulários uniformes para as bibliotecas da universidade. Para este fato pode-se deduzir que existe uma pequena preocupação em adequar a coleta de dados estatísticos aos objetivos da biblioteca, uma vez que apenas 34% das bibliotecas respondentes procura determinar os elementos a serem quantificados. Referente a aplicação dos dados estatísticos coletados, verificou-se que 244 bibliotecas os utilizam para elaboração de relatórios 154 bibliotecas para planejamento de serviços e apenas 72 bibliotecas para o estabelecimento de padrões de serviços (93%, 58% e 27% respectivamente). Dados estatísticos relativos à aquisição referem-se predominantemente ao assunto do material, seguidos do registro do total de obras adquiridas. Pode-se supor em vista destes resultados, que os dados estatísticos sobre aquisição coletados por assunto são aproveitados para estudos de manutenção do equilíbrio das diversas áreas de assunto representadas no acervo. 0 registro dos dados estatísticos da coleção de livros e folhetos é feito na maioria das bibliotecas pelo número de volumes (148 bibliotecas ou 56,4%) seguido do registro pelo assunto da obra (143 bibliotecas ou 54,1%) e pelo t í t u l o (133 bibliotecas ou 50,7%). A tendência observada no registro de dados estatísticos coletados sobre a coleção de periódicos é a compilação por número total de tí tul os (153). Grande parte das bibliotecas também se preocupam em registrar estes dados relativos aos periódicos segundo a forma de aquisição: (compra, doação e permuta) (118). Os dados estatísticos relativos a materiais especiais são registrados, em 72 bibliotecas, sem o detalhamento por ti po de material e em 93 com este detalhamento. �Pode-se observar que nâo há variação significativa no número de bibliotecas que coletam dados estatísticos sobre duplicatas, doações e permutas. Dados estatísticos sobre o registro das baixas efetuadas, referem-se, em geral, ao material descartado por extravio (128 bibliotecas ou 48,8%). Pelos resultados deste item, pode-se constatar que cerca da metade das bibliotecas pesquisadas não coletam estes dados, como conseqüência, talvez, de não efetuarem as baixas no acervo ou não fazerem o controle das mesmas e em última hipótese não realizarem inventários anuais. A maioria das bibliotecas registram de forma detalhada os dados estatísticos relativos ao processamento técnico (média 144 bibliotecas). Grande parte das bibliotecas tende a registrar os dados estatísticos sobre usuários por número de atendidos e registrados. Salienta-se, ainda, que há uma maior incidência no registro de usuários em bases anuais. Dados estatísticos relativos aos empréstimos domiciliares são coletados, na maioria das bibliotecas, por total de empréstimos (226) e por assunto (123). Todavia, os dados estatísticos coletados para empréstimos entre bibliotecas não seguem a mesma tendência observada no registro dos dados dos empréstimos domiciliares e somente se referem ao registro globalizado do total fornecido (131) e recebido (97). Com relação à coleta de dados estatísticos sobre o serviço de referência evidenciou-se que em geral as bibliotecas registram somente o total das solicitações atendidas e apenas 20 bibliotecas se preocupam em registrar as solicitações não atendidas. Na coleta de dados estatísticos sobre as consultas, observa-se uma tendência semelhante à coleta de dados estatísticos sobre empréstimos domiciliares, uma vez que a maioria das bibliotecas registram o total das consultas e o total das consultas por assunto. Sendo que a maior parte das bibliotecas ,não compila nestes dados de consultas, aquelas efetuadas por telefone e correspondência. 3. CONCLUSÕES A falta de objetivos definidos leva a maioria das bibliotecas universitárias a compilarem dados estatísticos sem nenhuma preocupação em utilizá-los posteriormente. Os resultados obtidos neste estudo demonstram a pouco aplicação dos dados estatísticos coletados, para o planejamento e estabelecimento de padrões. Como conseqüência desta situação observa-se que a coleta de dados estatísticos sobre coleções, serviços e usuários é feita com pouco detalhamento, restringindo-se na maioria das bibliotecas, quase que a fornecer dados globais. �Apesar da coleta ser detalhada para o registro do processamento técnico (catalogação, classificação, preparo para empréstimo, desdobramento de fichas) talvez por controle de produtividade estes dados não são aproveitados para o estabelecimento de padrões nesta área. Constata-se que o número médio de bibliotecas que detalham estas operações corresponde ao dobr o do número de bibliotecas que utilizam dados estatísticos para a formulação de padrões (144 para 72). Não existe uma preocupação em selecionar os dados estatísticos a serem coletados, partindo da definição de saídas estatísticas desejadas para mensurar os objetivos. A coleta é feita de forma mecânica, mais por tradição do que para atender as necessidades específicas de cada biblioteca. Torna-se necessário uma reavaliação das estatísticas coletadas com base em uma análise dos objetivos da biblioteca com referência aos recursos, operações, serviços e clientela. 4. SUGESTÕES 4.1 Referentes ao registro dos dados estatísticos coletados: a) A compilação de dados estatísticos relativos ao registro da coleção de livros e folhetos, incluindo o controle por idade (ano de publicação) poderá fornecer informação à seleção para descarte do material existente no acervo da biblioteca. b) Os dados estatísticos relativos aos periódicos existentes na coleção da biblioteca deverão incluir o registro de tít ulos de periódicos por áreas de assunto e por idioma. Estes dados poderão ser utilizados para decidir sobre a política de seleção e aquisição. c) A coleta de dados estatísticos sobre empréstimos e consultas, deverá incluir o registro de dados por assunto e por tip o de material. Estas informações serão úteis para decidir sobre a política de seleção e aquisição, alocação de pessoal e de recursos financeiros. 4.2 Referentes a aplicação de dados estatísticos em associações, razões e médias. a) N? total de empréstimos de um determinado assunto x 100, dividido pelo N° total de empréstimos. - (Percentual obt ido determinará área prioritárias de assuntos de interesse da Biblioteca. �b) N? de consultas por t í t u l o de periódicos x 100, dividido pelo N° total de consultas de periódicos — Indicará o percentual de utilização dos mesmos, informação que será de muita utilidade no moment o de efetuar as renovações de assinaturas. c) N? de artigos solicitados p/ t í tu lo de periódico x 100, dividido pelo N? total de artigos solicitados pela comutação — Indicará a porcentagem da freqüência de solicitação do t í t u l o de periódico na comutação. Informação útil para a seleção e aquisição de novos tít ulos de periódicos. d) N° total de aquisições por assunto x 100, dividido pelo N? total do acervo — Percenual de crescimento do acervo por assunto. e) N° total de aquisições por tipo de material x 100, dividido pelo N° total do acervo por t ipo de material — Percentual de crescimento por ti p o de material. f) N° de consultas p/assunto, não respondidas x 100, dividido pelo Nº total das consultas realizadas — Indica o percentual de questões não respondidas por assunto, dando informação sobre as áreas de assunto do acervo que estão deficientes face às necessidades dos usuários. g) N° de t ítulos de periódicos de um determinado assunto x 100, dividido pelo N° total de títulos de coleção — Fornecerá o percentual de títulos de periódicos por áreas de assunto que comparado com as exigências dos usuários, servirá de informação útil para a seleção de material h) Total de produção média de fichas por mês, dividido pelo N° de pessoal envolvido �— Padrão de produção mensal por funcionários, podendo-se a partir deste dado, calcular-se h/h (horas/homem) necessário para a produção de fichas Medida importante ao se planejar uma atividade que exija a produção de fichas ou então para se estudar a alocação de pessoal. O padrão de produção é ainda uma importante medida para o cálculo de custos da atividade. Desta mesma forma poderá ser calculada a produção h/h para os diversos serviços e operações da biblioteca, como por ex. empréstimo, preparação do livro para empréstimo etc. i) N° de documentos para processar dividido pelo Padrão de produção por h/h (horas/homem) — Informará o tempo necessário para processar estes documentos. j) N? total das consultas dividido peio N? de pessoal no atendimento — Média de consultas por funcionário relacionada ao padrão de produção h/h (horas/homem) fornecerá um indicador para avaliação da produção executada e para alocação racional de pessoal. �TIPOS DE DADOS NECESSÁRIOS PARA TOMADA DE DECISÃO DECISÃO ADMINISTRATIVA EM FUNÇÃO DE: COLETA ESTATÍSTICA EXIGIDA 1. Seleção e aquisição a) Controle das consultas e empréstimos por assunto, por tipo de material, por idioma. b) Controle das solicitações de referências por assunto) não atendidas. 2. Seleção para descarte Controle de coleção de livros e folhetos por idade (ano de publicação) 3. Alocação de espaço físico Controle da taxa de crescimento do acervo (material adquirido anualmente) 4. Alocação de pessoal Controle dos serviços e operações, tendo em vista as exigências de HxH de produção para determinar o n° de pessoal necessário. �BIBLIOGRAFIA AMERICAN LIBRARY ASSOCIATION. Library statistical: a handbook of concepts, definition and terminology. Chicago, 1966. ANDERS, Mary Edna. Statistical information as a datas for cooperative planning Library Trends, 24(2): 22944, Oct. 1975. BEELER, M. G. Fancher et alii. Measuring the quality of library service: a hadbook. Metuchen, Scaracrow, 1974. CHILDERS, Thomas. Managing the quality of reference information service. Library Quarterly, 42 (2): 212-7, April 1972. .Statistics that describe libraries and library service. Advances in Librarianshp, 5:107-22, 1975. FERREIRA, G. I. S.; SOUZA, M. C. V.; OLIVEIRA, Z. C. P. de Estatística de biblioteca. In: JORNADA SUL-RIO-GRANDENSE DE BIBLIOTECONOMA E DOCUMENTAÇÃO, 6, Proto Alegre, 22-25 julho de 1980. Anais. Porto Alegre, ARB, 1980. p. 241-9. . Problemas de coleta e utilização de dados estatísticos em bibliotecas. Boletim ABDF, 3(4): 32-5, out. /dez. 1980. GRIFFEN, Agnes M. & HALL, John H. P. Social indicators and library change. Library Journal, 97 (17) : 3120-3, Oct. 1972. KRIKELAS, James. Library statisctics and the measurement of library services. ALA Bulletin, 60 (5): 494-9, May 1966. �C A R A C T E R I Z A Ç Ã O DA B IBLIOTECA 1. É feita a coleta de dados para fins estatísticos na biblioteca? 1.1 1.2 Sim Nâo 262 3 — Pedimos devolver o questionário mesmo que não tenha nada a declarar 2. Esta coleta é feita: Diariamente 234 2.1 2.2 Periodicamente 36 2.3 2.4 Especificar: Por amostragem 2 Outro. Especifique: 3. A coleta de dados é feita em formulários padronizados? 3.1 3.2 Sim Não 135 54 — Pedimos anexar exemplos 4. Este f orm ulário é o mesmo para as outras bibliotecas da universidade? 4.1 Sim 91 4.2 Não 81 4.3 Não sabe 37 5. Os dados são coletados para: 5.1 Planejamento de serviços (controle, avaliação, alocação de recursos orçamentários) 154 5.2 5.3 5.4 Estabelecimento de padrões de serviço 72 Elaboração de relatórios 244 Registros das atividades desenvolvidas pela biblioteca, sem nenhuma aplicação posterior 36 5.5 Outro. Especifique: 6. Os dados referentes à aquisição são relativos ao: 6.1 Número total 153 112 6.2 6.3 T ip o de material Assunto 198 6.4 Setor da Biblioteca 6.5 Outro. Especifique: 23 �. Os dados estatísticos referentes a coleção de livros e folhetos são compilados por: 7.1 Títulos 133 148 7.2 Volumes 7.3 Assunto 143 7.4 Idioma 67 7.5 Idade do Material (ano de publicação) 6 7.6 Outro. Especifique: 8. Os dados estatísticos referentes a coleção de periódicos são compilados por: 8.1 N? total de títulos 207 89 8.2 Títulos correntes 8.3 Forma de aquisição (compra, doação, permuta) 118 8.4 Idioma 49 8.5 Assunto (classificação) 37 8.6 Volume encadernado 26 8.7 Outro. Especifique: 1 9. Os dados relativos a materiais especiais são compilados por: 9.1 Número total 72 Exemplifique que tipos: 9.2 Tipo de material 93 10. Os dados referentes ao intercâmbio registram: 101 10.1 Duplicatas 10.2 Doação 143 10.3 Permutas 111 10.4 Outro. Especifique: 2 11. Os dados relativos as baixas dos materiais do acervo referem-se ao: 11.1 Total de descartes 76 11.2 Descartes por desatualização 33 11.3 Descartes por dano físico 58 11.4 Extravio 128 12. Os dados referentes ao processamento técnico são relativos ao: 12.1 Total de volumes catalogados 162 159 12.2 Total de títulos catalogados 12.3 Total de materiais preparados para empréstimo 134 12.4 Total de fichas desdobradas 125 12.5 Outro. Especifique: 1 �13. É feita a compilação de dados sobre material encadernado? 13.1 Sim 100 13.2 Não 131 14. Os dados relativos aos usuários são compilados por: 14.1 Leitores registrados 184 14.2 Leitores atendidos 187 35 14.3 Leitores potenciais 14.4 Tipo de leitor (aluno de graduação, pós-graduação, docente, administrativo) 93 14.5 Departamento/faculdade 39 15. O registro dos usuários é feito em bases: 15.1 Semestrais 60 116 15.2 Anuais 15.3 Por períodos indeterminados 54 15.4 Outro. Especifique: 16. Os dados relativos a freqüência são coletados com base em: 16.1 Roleta 30 16.2 Estimativa 50 16.3 Turnos de atendimento 85 16.4 Junto com a consulta 119 16.5 Outro. Especifique: 119 17. Os dados relativos a empréstimos domiciliares são registrados por: 226 17.1 Total de empréstimos 17.2 Tipo de leitor 48 78 17.3 Tipo de material 17.4 Assunto 123 18. Os dados relativos a empréstimo-entre-bibliotecas são coletados por: 131 18.1 Total fornecido 97 18.2 Total recebido 18.3 Total de bibliotecas atendidas 53 16 18.4 Tipo de material 18.5 Assunto 17 18.6 Tipo de entidade atendida (Universidade, empresa pública ou privada, indústrias, etc.) 10 �Os dados relativos ao serviço de referência são compilados por: 157 19.1 Solicitações atendidas 20 19.2 Solicitações não atendidas 4 19.3 Resumos elaborados 19.4 Disseminação seletiva da informação (serviços de alerta, sumários, etc). 34 56 19.5 Normalização de documentos 87 19.6 Bibliografias compiladas 19.7 Treinamento de usuários 64 19.8 Outro. Especifique: 20. Os dados relativos a consultas são compilados por: 206 20.1 Total de consultas 20.2 Consulta e empréstimo conjuntamente 68 41 20.3 Tipo de leitor 83 20.4 Tipo de material 126 20.5 Assunto 22 20.6 Seção da biblioteca 20.7 Material deixado sobre as mesas ou outro local pré-determinado 96 20.8 Outro. Especifique: 21. São registrados os dados de consulta por: 21.1 Telefone Sim 50 Não 166 21.2 Correspondência Sim 05 Não 147 22. Os dados relativos à reprografia são referentes ao: (excluir comutação) 22.1 Número de páginas 76 22.2 Número de solicitações 56 22.3 Outro. Especifique: 1 23. Os dados referentes ao serviço de comutação registram: (deixe em branco se não existir o serviço) 23.1 Cópias recebidas 74 23.2 Cópias fornecidas 84 23.3 Outro. Especifique: 24. Observações: � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 02 - Ano: 1981 (Brasília/DF) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Avaliação do desempenho da biblioteca universitária no Brasil. Publisher An entity responsible for making the resource available CAPES Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1981 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Brasília (Distrito Federal) Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Coletas de dados e estatísticas em bibliotecas universitárias. (Grupos de Trabalhos - Documentos básicos e relatórios) Creator An entity primarily responsible for making the resource Carvalho,Maria Carmen Romcy de Ferreira, Glória Isabel Sattamini Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Brasília (Distrito Federal) Publisher An entity responsible for making the resource available CAPES Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1981 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Análise de 265 bibliotecas de estabelecimentos de ensino superior verificou que uma esmagadora maioria coleta dados relativos ao acervo, serviços e usuários. A finalidade principal da coleta é a elaboração de relatórios. Há pouca preocupação na utilização deste tipo de informação em estudos que revelem o atual entrosamento entre a coleção existente, os serviços executados e a clientela demandante. Sugere-se, ao final, aplicações das estatísiticas compiladas como prova de que os dados coletados são importantes subsídios para a avaliação e o planejamento de serviços bibliotecários. Language A language of the resource pt snbu1981