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o COMITÊ TÉCNICO DE AUTOMAÇÃO DO SIBI/UFRJ
(Comunicação)
Maria de Fátima Pereira Raposo
Bibliotecária - SIBI/UFRJ
Apresenta-se um breve histórico do Sistema de Bibliotecas e Informação SIB), da UFRJ, e as suas primeiras iniciativas. Identificando-se, entre outras, necessidades urgentes de serviços nas Bibliotecas da Universidade, criaram-se comitês técnicos, cujo primeiro foi o Comitê Técnico de Automação. Descreve-se a
metodologia de trabalho adotada, onde participam todos os profissionais envolvidos ou que tenham inter- ses nos assuntos estudados.
1 O SISTEMA DE BIBLIOTECAS E INFORMAÇÃO - SIBI, DA UFRJ
O SIBI/UFRJ se compõe de 44 bibliotecas e 4 unidades de Informação, distribuídas em 2 Campus e algumas espalhadas pela cidade do Rio de Janeiro, contando com cerca de 140 bibliotecários.
1.1 Breve Histórico da Criação do SIBI/UFRJ
Com o objetivo de implantar o Sistema de Bibliotecas e Informação da Universidade Federal do Rio de Janeiro - SIBI/UFRJ foram desenvolvidas ações a
partir de 1983. Inicialmente o Reitor da UFRJ criou grupos de trabalho,compostos
por professores e bibliotecários para a realização:
- do Estudo da Racionalização do Acervo de Periódicos da UFRJ; e
- do Catálogo Coletivo de Periódicos Correntes (1983) da UFRJ.
Posteriormente, outro grupo de trabalho foi instituído por outra Portaria nomeando bibliotecárias e 4 (quatro) professores para o "ESTUDO DE ALTERNATIVAS PARA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA TÉCNICO - CIENTíFICO DA
UFRJ", cujas etapas metodológicas foram:
a) levantamento da situação das bibliotecas da UFRJ, obtendo-se como produto: LEVANTAMENTO DE DADOS DAS BIBLIOTECAS DA UFRJ, 1984;
b) identificação de modelos de sistemas de bibliotecas universitárias, resultando no trabalho: MODELO DE SISTEMAS DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS;
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�c) análise dos modelos selecionados e aplicáveis à UFRJ e elaboração da
proposta para um sistema de bibliotecas que finalisou com o trabalho: SISTEMA
DE BIBLIOTECAS E INFORMAÇÃO DA UFRJ, 1984; e
d) elaboração da Proposta Orçamentária das bibliotecas da UFRJ para
1985.
O último item (d), por si só, já representa um avanço em termos sistêmicos,
pois a proposta orçamentária pode ser elaborada pelo conjunto de bibliotecas da
UFRJ, num trabalho coordenado pela Comissão.
Com a finalidade de ampliar o estudo, foi realizado o "1 9 Encontro Sobre Bibliotecas da UFRJ". As recomendações do evento foram incluídas na proposta encaminhada ao Reitor, em 1984 e apresentada tanto no Seminário de Bibliotecas
Universitárias, na USP, em agosto de 1984, como no 4° Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias, em Campinas, no mês de fevereiro de 1985.
Simultaneamente às apresentações da proposta em reuniões da área foi
encaminhado à FINEP um projeto para manutenção do acervo de periódicos e para pessoal de Bibliotecas, já tendo em vista a implantação do Sistema.
Novos Encontros foram realizados, no sentido de levar ao conhecimento e
discutir o projeto com a comunidade acadêmica. As alterações decorrentes dessas reuniões foram inseridas na proposta de 1985.
O 2 Encontro Sobre Bibliotecas da UFRJ, realizado em agosto de 1985, te0
ve como objetivo principal divulgar os trabalhos da Comissão e o andamento do
projeto, o qual tramitava na Reitoria.
Em junho de 1986, a convite da Sub-Reitoria para Graduados e Pesquisa da
Universidade, a Prof Lena Vânia Ribeiro Pinheiro, UFRJ-CNPq/IBICT, assumiu a
coordenação da implantação, passando a desenvolver trabalhos junto à Comissão
composta pelas Chefes das Bibliotecas Central, de Centros e do Museu Nacional.
Procedeu-se então, à revisão do documento sobre a proposta do Sistema e
a retomada de sua discussão para as reformulações que se fizessem necessárias. A versão final do documento manteve ou excluiu algumas idéias, evoluiu outras e apresentou inovações, como era esperado após as reuniões que se sucederam. A Comissão introduziu as modificações oriundas das discussões e finalizou a
elaboração do Projeto do SIBI.
O documento final do Sistema de Bibliotecas e Informação da UFRJ foi
apresentado em reunião do Conselho Superior de Coordenação Executiva - CSCE, (Conselho da UFRJ para assuntos administrativos), em agosto de 1987. Na
ocasião, um dos Decanos da Universidade, levantou algumas questões sobre o
Projeto, não de natureza técnica, e sim administrativa, relativas principalmente à
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�representatividade dos diversos colegiados.
Após encontros do Decano com a Coordenadora de Implantação do SIBI,
suas propostas de alteração foram consideradas pertinentes procedendo-se, então
a nova alteração.
Enquanto o Projeto seguia a fase de tramitação final na UFRJ, foram empreendidas atividades no âmbito do Sistema, com a criação do Centro Referencial do
SIBI/UFRJ, realização de cursos de atualização para bibliotecários, treinamentos
em novas técnicas, realização do 2? Ciclo de Estudos em Ciência de Informação
(1° em 1987 e 2° em 1988), constituição de Comitês Técnicos, publicação do INFORMAL, boletim informativo do SIBI, como previsto na proposta de estrutura ainda não definitivamente formalizada.
1.2 Objetivo do Trabalho
O presente trabalho se refere apenas ao primeiro Comitê Técnico, o de Automação, cujas razões de sua implantação estão estritamente ligadas à necessidade de avaliação ou desenvolvimento de sistemas automatizados em funcionamento em algumas Bibliotecas e de implantação dos mesmos em outras Bibliotecas do Sistema.
Para melhor esclarecimento, serão descritos os objetivos específicos do
Comitê Técnico de Automação do SIBI.
2 COMITÊS TÉCNICOS
Os Comitês Técnicos são órgãos de apoio ao Sistema, são criados de acordo com as necessidades do SIBI, por sugestão dos seus componentes e visam:
a) assegurar a realização das atividades técnicas do Sistema;
b) empreender estudos e estabelecer diretrizes para a solução de problemas
de ordem técnica,
c) contribuir para o aperfeiçoamento das tarefas operacionais do Sistema;
d) elaborar normas de procedimentos para o Sistema, visando o seu desenvolvimento;
e)sugerir consultorias ou assessorias, sempre que os problemas técnicos
existentes no Sistema assim o exigirem;
f) acompanhar e avaliar as atividades sob a sua responsabilidade; e
g) encaminhar os resultados de seus trabalhos para divulgação entre as Bi
bliotecas do Sistema e utilização nos casos em que se apliquem.
Podem ser criados tantos comitês quanto forem necessários, como por
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�exemplo: Comitê Técnico de Aquisição, Comitê Técnico de Avaliação, Comitê
Técnico de Automação e tantos outros.
Na composição dos Comitês Técnicos, presididos por um bibliotecário, está
prevista a participação de técnicos das diversas áreas de acordo com os interesses dos assuntos que serão tratados. Por exemplo, do Comitê de Aquisição poderá participar o técnico que, embora não bibliotecário, esteja envolvido no processo
de aquisição, no comitê de Automação participam analistas de sistemas e assim
por diante.
2.1 Comitê Técnico de Automação do SIBI/UFRJ
Como já foi dito, o primeiro Comitê Técnico a ser efetivado foi o de Automação, atendendo a uma urgência para avaliação de serviços automatizados, desenvolvimento de sistemas implantados ou implantação de serviços e sistemas automatizados nas diversas bibliotecas da UFRJ, levando-se em consideração que as
mesmas encontram-se em estágios diferentes quanto a instrumentos utilizados
tanto administrativos como técnicos ou de atendimento a usuários. Isso quer dizer
que, se por um lado algumas bibliotecas já tinham necessidade de avaliação para
reformulação possíveis em seus serviços automatizados, outras sequer cogitavam
utilizar os serviços de processamento de dados para seu desempenho no atendimento ao usuário, razão de ser e objetivo de qualquer biblioteca.
O Comitê Técnico de Automação é constituído por bibliotecários da UFRJ,
(no mínimo um de cada Centro, Museu Nacional e Biblioteca Central) independente de possuir ou não serviço automatizado, por analistas de sistemas do
NCE/UFRJ diretamente envolvidos com automação de bibliotecas e pela Coordenadora da implantação do SIBI/UFRJ.
São atribuições do Comitê técnico de Automação:
1) Identificar necessidades, definir prioridades e estabelecer cronogramas
para automação do Sistema de Bibliotecas e Informação do UFRJ - SIBI; 2) Propor metodologias e mecanismos de operacionalização para as atividades a serem
automatizadas, seja elas técnicas ou de apoio, serviços ou produtos de informação;
3) Estudar as necessidades de contratação e lotação de pessoal para operacionalizar os serviços automatizados;
4) Empreender estudos para definir padrões de normalização (de entradas,
abreviaturas, de escritores, etc);
5) Analisar problemas de compatibilidade intema, entre bibliotecas do SIBI e
externas, com relação a outras bibliotecas, centros e sistemas de informaçãp locais, regionais e nacionais;
300
�6) Direcionar as atividades de automação, no âmbito do SIBI, no sentido de
implantar uma rede de bibliotecas da UFRJ, possibilitando o intercâmbio de informações entre todas as bibliotecas integrantes do Sistema;
. 7) Desenvolver as atividades em consonância com as diretrizes e a politica
do Plano Nacional de Bibliotecas Universitárias.
Disposições Gerais:
a) O Comitê Técnico de Automação se reunirá periodicamente, de acordo
com os programas desenvolvidos;
b) O Comitê tomará as providências para solicitação de Assessorias/Consultorias internas e/ou externas à UFRJ, sempre que houver necessidade;
c) O Comitê poderá convocar outros técnicos (bibliotecários da UFRJ analistas de sistemas) no caso de estudos e programas específicos.
2.1.1 Metodologia de Trabalho do Comitê Técnico de Automação
Alguns projetos estão em desenvolvimento orientados sempre para as necessidades reais das bibliotecas no que se refere a automação de serviços.
Os trabalhos se realizam em estreita ligação bibliotecário/analistas de sistemas do Núcleo de Computação Eletrônica onde são desenvolvidos os sistemas
automatizados das Bibliotecas da Universidade.
Para se poder operacionalizar os projetos, bastante diversificados e que se
encontram em diferentes estágios de desenvolvimento, o Comitê de Automação
criou grupos especializados cujos componentes, membros ou não do Comitê, se
reúnem de acordo com seus próprios interesses de trabalho.
Inicialmente, para as primeiras composições, foram convidados a participar
desses grupos bibliotecários com experiência nas diversas áreas técnicas (catalogação de monografias, periódicos, etc). Os grupos, em média com 5 elementos,
de conhecimento do problema a ser solucionado, desenvolvem estudos e pesquisas conforme o caso, propondo então soluções viáveis, as quais são levadas ao
conhecimento do Comitê Técnico que as reitera.
Quando se trata de proposta que virá alterar métodos de trabalho, mudanças
nos objetivos e conceitos do sistema automatizado, transformações nas rotinas/serviços já implantados, organizam-se Seminários cuja realização é amplamente divulgada em todas as Bibliotecas da Universidade. Para esses encontros,
são convidados todos os bibliotecários e demais componentes do staff das bibliotecas, assim como outros técnicos, especialmente aqueles diretamente envolvidos no assunto.
As propostas são claramente expostas pelo grupo que estudou o assunto e
são amplamente esclarecidas e/ou discutidas.
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�As conclusões desses Seminários são levadas em consideração pelo grupo
e só então são efetivadas as alterações propostas para todo o sistema automatizado da Universidade.
Essa metodologia também é utilizada quando se trata da implantação de um
novo sistema automatizado que venha ser aplicado em todas as bibliotecas do • SI
81.
2.1.2 Trabalhos em Desenvolvimento
Foram criados os seguintes grupos no Comitê de Automação:
a) Grupo de Catalogação - vem trabalhando no sentido de aperfeiçoar o
sistema de catalogação de monografias em funcionamento em algumas bibliotecas
do SI81 e na implantação do mesmo em outras.
Esse aperfeiçoamento se refere a:
- novo lay-out para fichas catalográficas;
- novo tipo de etiquetas e fichas de empréstimo;
- reformulação/eliminação da tabela de editoras;
- definição do nível de catalogação da AACR2 a ser adotado a partir desta
data nas bibliotecas do S181;
- estudo para compatibilização do formato utilizado com o formato de intercâmbio 181CT;
- reformulação dos manuais do sistema (estudo feito pelo NCE que será
apresentado ao grupo para possíveis discussões).
b) Grupo de Periódicos - composto por 4 (quatro) bibliotecários e um
analista de sistemas, iniciou seus trabalhos em meados de 1988, se propõe a defi
nir o fluxo de periódicos, desde a seleção até a circulação, passando por todas as
fases do processo, sem levar em consideração o que será ou não automatizado.
Utiliza-se da técnica de análise estruturada, metodologia moderna para análise de sistemas automatizados, cuja aplicação vem demonstrando sucesso no
que diz respeito a entendimento de conceitos e métodos empregados, tanto por
parte do usuários do sistema (no caso, bibliotecário), como, do outro lado, por analistas de sistemas.
Este método tem demonstrado a inteira inter-relação entre os dois componentes do grupo: pessoal de bibliotecas e de processamento de dados.
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�Para aplicação do método, foi inicialmente levantado pelo bibliotecário, toda a
rotina utilizada pelas bibliotecas no que se refere a periódicos. Os analistas, como
se fossem alunos, ouviram as descrições e solicitaram esclarecimentos, quando
necessário.
A partir desse conhecimento, como propõe a técnica utilizada, foram feitos
fluxogramas de dados sobre o assunto exposto pelos bibliotecários. No decorrer
do trabalho, esses fluxogramas foram interpretados pelos bibliotecários que (como
os analistas anteriormente) pediam explicações para chegarem à conclusão de
que os fluxogramas demonstravam exatamente o fluxo real utilizado para periódicos.
Quando havia necessidade, isto é, quando o fluxo não apresentava o desejado, alterações foram feitas, até que se chegou a consenso entre bibliotecários e
analistas.
Ao término da primeira fase de trabalho do grupo, isto é, concluídos os fluxogramas de dados de acordo com as técnicas da análise estruturada, o trabalho foi
apresentado aos bibliotecários da Universidade que desempenhavam suas funções na área de periódicos, ou outros interessados.
Os resultados desse Encontro, que constou de apresentação do trabalho do
Grupo de Periódicos, de discussões e conclusões com participação dos bibliotecários presentes à reunião (todos conhecedores das rotinas de periódicos), foram
anotados, constando de relatório que posteriormente foi levado em consideração
pelo grupo efetuando-se, então, as alterações devidas.
Passou-se a nova fase, esta de descrição - elaboração de manual - para todas as rotinas constantes dos fluxogramas de dados aprovada pela comunidade
bibliotecária da UFRJ.
É preciso que se saliente que somente a partir dessa fase é que se passará
a discutir o que deverá ser automatizado, que processos, que rotinas. Isso não será muito complexo, uma vez que tanto os analistas como os bibliotecários participantes de um grupo, agora sem "segredos" quanto ao assunto em pauta, poderão
melhor discernir e chegar a um acordo final sem "mal-entendidos".
c) Catálogo Coletivo de Periódicos - levando-se em consideração que
nem todas as bibliotecas da UFRJ estavam atualizadas no Catálogo Coletivo de
Publicações Periódicas e Seriadas do IBICIT - CCN e que seria importante para
qualquer que fosse o sistema de periódicos (automatizado ou manual) que se
adotasse, seria imprescindível o levantamento correto e atual de todo acervo de
periódicos das 44 bibliotecas da Universidade, o Comitê de Automação sugeriu
e foi imediatamente apoiado, que se constituísse um outro grupo dentro desse Comitê, que, com novos componentes, se preocuparia com o levantamento e organi-
�zação de uma base de dados do acervo de periódicos da UFRJ.
Assim sendo, foram feitos os primeiros contatos com o IBICT, criou-se junto
àquele Instituto a Sub-Coordenação Regional para a UFRJ e, tomadas as providências cabíveis, todos os dados relativos a acervos de periódicos das bibliotecas
da UFRJ serão enviados ao CCN através de meios magnéticos.
Os trabalhos do Grupo Catálogo Coletivo de Periódicos estão apenas iniciando.
Aliando-se aos resultados da análise de periódicos elaborada pelo Grupo de
Periódicos (item 2.1.2 -b) serão obtidos produtos a serem definidos de interesse
para os usuários das bibliotecas da UFRJ, assim como se fará a atualização do
CCN.
2.1.3 Outras Ações de Comitê Técnico de Automação do slBl/UFRJ
Além dos grupos específicos organizados, o Comitê de Automação do SIBI
tem organizado Cursos de atualização em processamento de dados, cuja ementa
é feita especialmente para atualização de pessoal das bibliotecas (bibliotecários
e funcionários de apoio) da Universidade.
Isso tem contribuído para sensibilizar o pessoal para a informatização, tão
necessária em nossos dias.
Pode-se aqui citar também alguns sistemas desenvolvidos pelo Núcleo de
Computação Eletrônica da UFRJ a partir do interesse de apoio e participação de
determinadas bibliotecas da Universidade, em estágio mais adiantado em automação.
São eles:
- Sistema de Empréstimo e Cadastro de Usuários da Biblioteca Central do
Centro de Tecnologia;
- Consulta on-line a dados de monografias (Catálogo Coletivo de Monografias) da UFRJ.
Esses sistemas, apesar de terem sido elaborados anteriormente à constituição do Comitê de Automação, nas fases presentes (de teste e/ou implantação)
tem participação do Comitê, onde os resultados dos testes serão analisados e
propostas alteraçôes se a comunidade bibliotecária da Universidade, após conhecimento dos mesmos, achar de interesse.
3 CONCLUSÃO
A constituição do Comitê Técnico de Automação, com objetivos e compo-
304
�nentes definidos foi um avanço na metodologia utilizada na UFRJ para sistemas
automatizados de bibliotecas.
Pode-se considerar, não só a aplicação de técnicas modernas, interessante
tanto para os analistas de sistemas que aplicam essas técnicas, testando seus resultados em sua área, como para os bibliotecários que, ao verificarem possibilidade imediata em melhorar o desempenho das suas bibliotecas, participam das fases
de concepção, avaliação ou alteração de sistemas com maior interesse.
No entanto, aquilO que mais nos demonstra o sucesso da nossa metodologia
de trabalho, principalmente no que diz respeito à informatização das bibliotecas da
Universidade, é que, a médio prazo, teremos um Sistema Automatizado de Bibliotecas apoiado por todos os profissionais, uma vez que houve participação de todos, em diferentes estágios, é claro, mas todos tiveram a oportunidade de opinar,
de serem ouvidos, de propor soluções além daquelas inicialmente propostas por um
pequeno grupo.
Os grupos são abertos e como tal sugere-se que aqueles que são especialistas em determinadas áreas dêem a sua contribuição que temos certeza, virá
acrescentar mais um passo à frente no desenvolvimento das bibliotecas da UFRJ.
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Dublin Core
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A name given to the resource
SNBU - Edição: 06 - Ano: 1989 (UFPA - Belém/PA)
Subject
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Biblioteconomia
Documentação
Ciência da Informação
Bibliotecas Universitárias
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An account of the resource
Tema: Automação de bibliotecas e serviços aos usuários.
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An entity primarily responsible for making the resource
SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias
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An entity responsible for making the resource available
UFPA
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A language of the resource
Português
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Belém (Pará)
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
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A name given to the resource
O Comitê Técnico de automação do Sibi/UFRJ.
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
Raposo, Maria de Fátima Pereira
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Belém (Pará)
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An entity responsible for making the resource available
UFPA
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
1989
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Description
An account of the resource
Apresenta-se um breve histórico do Sistema de Bibliotecas e Informação - SIB), da UFRJ, e as suas primeiras iniciativas. Identificando-se, entre outras, necessidades urgentes de serviços nas Bibliotecas da Universidade, criaram-se comitês técnicos, cujo primeiro foi o Comitê Técnico de Automação. Descreve-se a metodologia de trabalho adotada, onde participam todos os profissionais envolvidos ou que tenham inter- ses nos assuntos estudados.
Language
A language of the resource
pt
snbu1989