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UMA BIBLIOTECA EM CONSTRUÇÃO: O COMPROMISSO COM O CLIENTE
Márcia Elísa Garcia de Grandi1
Adriana Cybele Ferrari 2
Diva Carraro de Andrade 3
Sonia Marisa Luchetti4
Resumo : Partindo dos resultados obtidos em avaliação realizada pelo Grupo de Estudos
Usuários da Informação, do Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São
Paulo (SIBi/USP), o Serviço de Biblioteca e Documentação da Faculdade de Filosofia,
Letras e Ciências Humanas analisou os dados referentes ao seu contexto em relação às
estratégias que vêm sendo adotadas pela Biblioteca, tendo em vista os novos conceitos de
gestão por projetos e com foco no cliente. As bibliotecas vêm atravessando um processo
crítico de transformação, do que são para alcançarem o que pretendem ser, e a percepção
do cliente é o instrumento por excelência para medir a qualidade dos serviços prestados e
subsidiar ações futuras de aprimoramento contínuo. Assim, no estudo, foram considerados
os itens de infra-estrutura, produtos e serviços, acesso aos documentos, divulgação e
contribuição dos produtos/serviços às atividades acadêmicas. Conclui-se que há a
necessidade de um realinhamento estratégico em determinadas áreas de modo a garantir o
atendimento das necessidades do cliente e a melhoria dos produtos e serviços oferecidos.
Eixo temático: Gerenciamento Organizacional de Bibliotecas Universitárias

1 Introdução
“A característica da biblioteca universitária é a de uma organização de prestação de
serviços informacionais, em apoio às atividades de ensino, pesquisa e extensão, de
professores, pesquisadores e alunos da universidade, não se limitando ao nível sistêmico

1

Serviço de Biblioteca e Documentação da Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas da
Universidade de São Paulo - megrandi@usp.br
2
Departamento Técnico do Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo –
aferrari@usp.br
3
Serviço de Biblioteca e Documentação da Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas da
Universidade de São Paulo – dandrade@usp.br
4
Serviço de Biblioteca e Documentação da Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas da
Universidade de São Paulo – luchetti@usp.br
Endereço: SBD/FFLCH/USP – Av. Prof. Lineu Prestes, trav. 12, n. 350 – 05508-900 São Paulo – SP - Brasil

�2

organizacional na busca da informação e conhecimento necessários para essas atividades”
(TARAPANOFF, KLAES, CORMIER, 1996).
Os serviços prestados por uma biblioteca universitária continuam sendo os tradicionais selecionar, armazenar e disseminar informações, mas o ambiente onde essas atividades são
desenvolvidas e a postura dos profissionais diretamente envolvidos no gerenciamento da
informação apresentam mudanças significativas.

As bibliotecas universitárias, seguindo tendências verificadas nas organizações de maneira
geral, vêm sendo pressionadas a se adequarem a novos paradigmas, revendo o foco de suas
atividades e objetivos. Os últimos anos presenc iaram a primazia do papel do cliente como
fator decisivo na definição de políticas e práticas institucionais, com o conseqüente realinhamento da missão e objetivos da biblioteca universitária em função do atendimento às
necessidades e expectativas dos seus clientes. Vários relatos de experiências e reflexões
teóricas sobre a adoção dos conceitos de qualidade em bibliotecas e serviços de informação
podem ser encontrados em Xavier; Belluzzo (1996) Vergueiro; Carvalho (2000),
Linguanoto; Grandi; Sampaio (2001), Nitecki (2001), Perry; Weber (2001).
No entanto, muitas bibliotecas universitárias ainda não incorporaram plenamente os
padrões de atendimento aos clientes como elemento básico de sua estratégia de atuação
institucional, ignorando a premissa básica de que os serviços e produtos oferecidos devem
estar em plena concordância com as necessidades e expectativas dos mesmos.Afinal, os
clientes são os mais indicados para julgar a qualidade do que recebem e, portanto, uma
postura que os negligencie pode significar o próprio questionamento da função social da
instituição e da razão de sua existência. (VERGUEIRO, 2000).
Tarapanoff; Klaes; Cormier (1996) destacam três pontos vitais na relação usuário versus
serviço: a) o serviço deve ser da melhor qualidade, ou seja, preciso, rápido e pró-ativo; b)
o mercado e o usuário devem ser conhecidos, sendo necessário o mapeamento completo de
todas

as

atividades

desenvolvidas

na

instituição,

assim

como

as

necessidades

informacionais dos usuários, obtidas por meio de estudos e definições de perfis para
subsidiarem a implementação de serviços personalizados; c) os usuários devem ser bem
atendidos.

�3

Ceretta Soria (2001) aponta para o desafio da biblioteca universitária diante do
desenvolvimento e implementação das tecnologias de informação, que exigem o
estabelecimento de vínculos de relacionamento interativo, baseado na estreita convivência
e conhecimento mútuos e levando em consideração as demandas específicas de informação
dos usuários O bibliotecário passa a atuar como intermediário entre o usuário e a
biblioteca, buscando novas formas de comunicação e relacionamento e colhendo subsídios
para a implementação de serviços relevantes à comunidade.

As novas tecnologias, se por um lado têm disponibilizado a informação de forma veloz e
sem fronteiras, por outro exige da biblioteca universitária uma atitude dinâmica de
antecipação das necessidades de informação do cliente. Não se trata mais de suprir
referências e documentos, mas de filtrar a informação requerida, promovendo novos
serviços e parcerias que agreguem valor e adotando padrões de qualidade aos produtos e
serviços.

Seguindo as tendências verificadas nos novos cenários dos serviços de informação, o
Serviço de Biblioteca e Documentação da Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências
Humanas da Universidade de São Paulo (SBD/FFLCH/USP), assim como os demais
componentes do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP (SIBi/USP), vêm passando por
expressivas transformações no sentido de incorporar às suas práticas os novos conceitos de
gestão que privilegiem o atendimento das necessidades e expectativas dos seus clientes.
Em decorrência desta filosofia de atuação, o SBD/FFLCH/USP participou de uma pesquisa
de avaliação da “Percepção do cliente em relação à qualidade dos produtos e serviços
oferecidos pelo SIBi/USP”, ao lado de outras três bibliotecas do Sistema (SAMPAIO et al,
2001). A partir dos dados referentes ao contexto específico da Biblioteca, foi realizada uma
análise em relação às estratégias adotadas pela biblioteca, tendo em vista os novos
conceitos de gestão por projetos e com foco no cliente.

2

Caracterização do SBD/FFLCH/USP

Em 1987 foi criado o SBD/FFLCH/USP, que veio reunir, administrativamente, acervos e
setores, tendo como principal objetivo a racionalização e dinamização de serviços, além da
modernização da infra-estrutura de equipamentos e mobiliário, buscando obter condições
para atender a grande demanda interna e externa, uma vez que detém um dos maiores e

�4

mais completos acervos da área de Ciências Humanas do país. Compreende uma área de
5528 m2, contando com instalações modernas e bem equipadas para o desenvolvimento de
suas atividades. O acervo é composto de 282.653 livros/monografias, 11.081 teses e
dissertações, 13.401 multimeios, mantendo uma coleção de 966 periódicos correntes e
3.028 não correntes.
O quadro de pessoal conta com 52 funcionários, sendo 16 bibliotecários e 36 auxiliares de
biblioteca. Com este staff realiza anualmente a aquisição de cerca de 11.000 documentos,
processa

9.000 monografias/ livros e 4.000 fascículos de periódicos, além

de outros

materiais. Em média, atende 568.000 usuários, realizando 319.700 empréstimos e 411.000
consultas por ano.

Além de empréstimo e consulta de material bibliográfico, o SBD oferece os seguintes
serviços aos usuários: levantamentos bibliográficos

em bases de dados nacionais e

internacionais; empréstimo entre bibliotecas local e regional; reprodução de documentos;
comutação bibliográfica nacional e internacional; assistência e capacitação ao usuário,
normalização de publicações; orientação sobre o uso de normas para apresentação de
trabalhos acadêmicos e serviços de alerta.

2.1 Novas tendências
Desde sua criação, o SBD/FFLCH/USP vem passando por transformações impulsionadas
pela necessidade de adaptação e antecipação das exigências advindas dos ambientes
interno e externo.
Nos últimos quatro anos foram elaborados planos de ação contemplando as seguintes áreas
definidas como estratégicas: 1) melhoria das condições físicas; 2) manutenção e
atualização

do

acervo

bibliográfico;

3)

preservação

e

conservação

do

acervo;

desenvolvimento de produtos e serviços aos usuários; 4) programa de capacitação de
usuários; 5) programa de capacitação de equipes.

Para implementação dos planos de ação foi necessário rever procedimentos e rotinas de
trabalho com o objetivo de obter a maximização dos recursos e resultados dentro de um
prazo mínimo de tempo, que são as exigências impostas às organizações de maneira geral.

�5

Percebeu-se, então, que era inviável a manutenção de um modelo de administração
atrelado rigidamente à estrutura formal existente, pois isto implicaria a perpetuação de um
quadro de imobilidade, onde prevalecia a execução das atividades de rotina da Biblioteca,
sem espaço para o desenvolvimento de novos produtos e serviços com valor agregado.

Em uma Biblioteca com as dimensões de acervo e demanda de atendimento, como já
explicitados, tendo à disposição um quadro de pessoal nem sempre proporcional à
demanda de trabalho, tornou-se vital encontrar alternativas que criassem condições para a
introdução de novos procedimentos e posturas visando o aprimoramento dos serviços
prestados e a satisfação das necessidades e expectativas da comunidade. O desafio que
então se impunha era atingir o padrão de excelência dos serviços a partir de um
planejamento tendo como centro o usuário, ao invés de procurar uma adaptação desses a
uma biblioteca idealizada pelos profissionais que nela atuam, ponto já levantado por Line
(1998).

Dentre as alternativas investigadas para imprimir uma nova dinâmica à atuação do SBD,
optou-se pela gestão por projetos, tendo em vista o potencial de flexibilidade, integração e
inovação contido nesta abordagem.

A gestão por projetos vem sendo adotada nas organizações, substituindo ou sobrepondo-se
às práticas administrativas tradicionais. Um projeto pode ser definido como “um
empreendimento temporário, com o objetivo de criar um produto ou serviço único,
respondendo às exigências que não podem ser contempladas dentro dos limites
operacionais estabelecidos” (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2000).
Essa abordagem permite que sejam desenvolvidas atividades mediante a formação de
equipes

multidisciplinares,

que

ultrapassam

os

limites

impostos

pelas

estruturas

hierárquicas vigentes. Assim, com a utilização dessa metodologia de trabalho, foi possível
implementar novos produtos e serviços ao lado das atividades rotineiras de cada Serviço ou
Seção.

Foram desenvolvidos os seguintes projetos visando o aprimoramento dos serviços
prestados à comunidade:

�6

•

Preparação para o software sistêmico de circulação;

•

Organização da produção científica do corpo docente e criação do arquivo memória
da FFLCH;

•

Organização da mapoteca;

•

Patrimoniação do acervo;

•

Implementação da oficina de conservação de material bibliográfico.

Outros projetos foram empreendidos por meio do estabelecimento de parcerias ou
obtenção de recursos externos:
•

Produção de base de dados de obras raras e especiais;

•

Produção de base de dados de acervo catalogado através de transliteração;

•

Produção de base de dados do acervo cartográfico;

•

Adequação das condições ambientais do SBD (ampliação do espaço físico,
climatização do acervo, iluminação, mobiliário etc);

•

Dimensionamento e provisão do parque de informática;

•

Comunicação visual da biblioteca;

•

Aquisição de material bibliográfico no programa FAPLIVROS da Fundação de
Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP);

•

Participação no projeto de Recursos Latino-Americanistas de Pesquisa da
Associação de Bibliotecas de Pesquisa (EUA), colaborando com alimentação da
base de dados LAPTOC – Latin American Periodicals Tables of Contents.

Além

dos

projetos

relacionados,

foram

instituídos

dois

programas

considerados

estratégicos para a biblioteca: 1) desenvolvimento de equipes; 2) capacitação de usuários.
O programa de desenvolvimento de equipes foi motivado pela necessidade de rever formas
e metodologia de trabalho, visando o aprimoramento dos serviços oferecidos, promoção de
mudanças efetivas na filosofia e fluxos e sensibilização da equipe no sentido de buscar o
crescimento individual e profissional (GRANDI; FERRARI, 2000).

Em paralelo foram sistematizadas ações educativas voltadas aos usuários, tendo como
objetivo o desenvolvimento de habilidades quanto ao uso do espaço e dos recursos

�7

informacionais disponíveis. Para atender aos diferentes tipos de usuários e necessidades, o
programa foi implementado em módulos, com a adoção de estratégias distintas para
atendimento das demandas específicas (GRANDI; FERRARI, 2000).

3 Análise dos resultados
A pesquisa foi realizada no período de Março a Abril de 2001 nas 04 (quatro) bibliotecas
selecionadas para o estudo piloto, conforme detalhamento em Sampaio et al (2001). No
caso específico da FFLCH, optou-se pela distribuição dos questionários apenas no prédio
da Biblioteca Central, tendo em vista a operacionalização do levantamento.
Conforme metodologia, os questionários foram distribuídos a usuários que estiveram na
Biblioteca no período mencionado, além do contato direto, por meio da Unidade, com
docentes e alunos de pós-graduação. O universo dos clientes que deram retorno ao
levantamento pode ser verificado no quadro abaixo:

Tabela 1 – Identificação do cliente
Categorias
Docentes
Alunos de Pós Graduação
Alunos de Graduação
Funcionários
Externos à USP
Total

Número de clientes
49
458
247
06
10
770

Os dados referentes à utilização dos produtos e serviços oferecidos são apresentados na Tabela 2:
Tabela 2 – Utilização dos produtos e serviços da própria biblioteca
Você utiliza os produtos/serviços da biblioteca:
de sua Unidade?

Freqüentemente: 525
Às vezes: 188
Raramente: 37

Os resultados acima permitem concluir que o corpo docente e discente da Faculdade comparece
com alta freqüência à Biblioteca, atingindo índice de 70%. Mesmo a freqüência regular apresenta
porcentagem significativa (25%), confirmando a relevância da Biblioteca no desenvolvimento
das atividades acadêmicas.

�8

3.1 Infra-estrutura
Dentro do item relacionado à infra-estrutura da biblioteca, as condições gerais do prédio
receberam pontuação esmagadoramente positiva (96% entre “Bom” e “Médio”), conforme atesta
o gráfico abaixo. Esta avaliação revelou-se significativa, pois foi efetuada logo após a
inauguração do novo espaço da Biblioteca Central, ou seja, dentro do período de reconhecimento
e adaptação, que poderia ter gerado impressões negativas. Os resultados indicam a eficácia das
diretrizes observadas na concepção, planejamento e execução das obras, fruto de um trabalho de
equipe formado por bibliotecários e arquitetos, onde foram previstos a otimização do espaço, o
conforto e as condições propícias para disponibilização de serviços para os clientes da Biblioteca.
Gráfico 1
Condições Gerais do Prédio
Ruim

Desconheço

3%

1%

Médio
16%

Bom
80%

A disponibilidade de computadores para pesquisa e acesso a catálogos foi considerada
adequada, se analisadas as pontuações atribuídas às categorias “Bom” e “Médio” (84%).
Claro está que estes índices ainda podem ser otimizados por meio de uma política de
captação de recursos que garanta a atualização e expansão do parque de informática da
Biblioteca.

Gráfico 2
Número de Computadores
Desconheço
5%
Ruim
11%
Bom
45%
Médio
39%

�9

3.2 Produtos e Serviços
Foram avaliados neste item as diferentes bases de dados e recursos disponíveis para acesso
à informação. De maneira geral, o estudo revelou incidências muito altas dentro da
categoria Desconheço/Não utilizo, o que demonstra claramente a necessidade de
campanhas mais incisivas de divulgação e treinamento no uso das fontes.
Dentre os produtos avaliados, podemos destacar a coleção de referência e o Dedalus, banco
de dados bibliográficos do SIBi/USP.

A coleção de referência recebeu pontuações que são consideradas razoáveis (69% nas
categorias “Bom” e “Médio”). Entretanto, pode-se concluir que seja um item a merecer um
cuidado especial, não somente no que toca à seleção e aquisição do material, mas também
na divulgação de recursos tão importantes para a pesquisa e que permanecem
desconhecidos ou não utilizados por uma parcela significativa dos usuários (26%).
Gráfico 3
Referência
Desconheço
5%
Ruim
26%

Bom
34%

Médio
35%

O Dedalus é a fonte oficial para acesso ao acervo da Biblioteca, uma vez que não são mais
mantidos catálogos manuais ou automatizados locais para acesso à coleção circulante.
Dessa forma, os resultados obtidos na avaliação (85% nas pontuações “Bom”e “Médio”)
revelam-se significativos na medida em que indicam a satisfação dos usuários com o
principal

instrumento

de

recuperação

da

informação

disponível

localmente.

Complementarmente, o Dedalus fornece informações sobre os acervos de todas as outras
bibliotecas do Sistema, agilizando assim a localização do material bibliográfico e o
empréstimo entre bibliotecas.

�10
Gráfico 4
Dedalus
Desconheço
10%
Ruim
5%

Médio
31%

Bom
54%

3.3 Obtenção de documentos
Foram avaliados neste conjunto o acervo, serviços de empréstimo domiciliar, comutação
bibliográfica e reposição de materiais nas estantes. Levando-se em conta os altos índices de
freqüência de usuários (568.000/ano ou 2.185/dia) e a dimensão do acervo (458.275
volumes), os itens
considerados

relacionados ao acervo, empréstimo e guarda de material são

prioritários

na

administração

da

Biblioteca,

exigindo

avaliação,

aprimoramento e investimentos permanentes.

O acervo foi avaliado positivamente, levando-se em conta os índices comp reendidos entre
“Bom” e “Médio” (88%), os quais podem ser vistos como resultado imediato da política de
desenvolvimento de coleções que vem sendo sistematicamente adotada pela Biblioteca.

Gráfico 5
Acervo

Ruim
8%

Desconheço
4%

Bom
45%
Médio
43%

O serviço de empréstimo disponível foi bem pontuado pela maioria dos usuários
consultados, num total de 88% entre “Bom” e “Médio”. Causa estranheza a porcentagem
obtida na categoria “Desconheço/Não utilizo”, a qual pode, talvez, ser explicada por algum

�11

tipo de divergência em relação à interpretação do termo, entendido como algum serviço de
entrega domiciliar.
Vale destacar, também, a magnitude do serviço de empréstimo, traduzida pela média de
319.700 transações ao ano, ou 1230 ao dia. É facultado aos usuários o empréstimo de 10
(dez) itens, incluindo neste total livros, teses ou dissertações e material audiovisual. Esta
política de flexibilização do acesso ao material deriva num movimento significativo junto
ao balcão de empréstimo, exigindo a implementação e aprimoramento contínuos de fluxos
e rotinas de trabalho de forma a garantir o atendimento eficaz e a conseqüente satisfação
dos usuários. A Biblioteca conta com um sistema automatizado de empréstimo, em vigor
desde 1991, estando no aguardo do desenvolvimento e implantação de um programa em
nível sistêmico, que unifique o serviço de todas as unidades da USP.
Gráfico 6
Empréstimo Domiciliar
Desconheço
19%
Ruim
5%
Médio
24%

Bom
52%

A reposição de material bibliográfico nas estantes recebeu uma pontuação inferior ao item
anterior, mas ainda com expressivo índice de aprovação, 72% de “Bom” e “Médio”. Este é,
particularmente, um ponto que vem merecendo a atenção e revisão contínua de estratégias,
tendo em vista a intensa circulação de materiais da Biblioteca, perfazendo um total de
411.000 itens anuais ou 1581 ao dia. Com o objetivo de minimizar os problemas
decorrentes da circulação, tais como deslocamentos ou acúmulo de materiais sobre as
mesas, a guarda é realizada continuamente durante o período de atendimento, que é de 13
(treze) horas diárias, havendo, inclusive, a disponibilidade de carrinhos separados por
assunto, onde livros e demais itens podem ser localizados fora das estantes.

�12

Gráfico 7
Reposição
Desconheço
12%
Ruim
16%

Bom
43%

Médio
29%

3.4 Auxílio no Acesso à Informação
Os seguintes aspectos foram analisados nesta vertente: atendimento geral, capacitação de
usuários e comunicação visual.
A avaliação do atendimento obteve índices extremamente positivos, com um total de 94%
nas pontuações “Bom” e “Médio”. Estes dados podem ser interpretados como resultado da
adoção de uma política voltada para a satisfação das necessidades dos usuários. Nos
últimos anos, houve um investimento expressivo na melhoria dos serviços prestados pela
Biblioteca, incluindo o programa de capacitação da equipe de bibliotecários e auxiliares
quanto à qualidade e técnicas de atendimento ao público. Os números atribuídos ao item
podem ser verificados no gráfico abaixo:
Gráfico 8
Atendimento Geral

Médio
27%

Ruim
4%

Desconheço
2%

Bom
67%

Outro recurso para o qual se atribuiu índices satisfatórios foi a comunicação visual (82%
entre “Bom”e “Médio”) apontando mais uma vez para a eficácia de estratégias
implementadas tendo em vista a qualidade dos serviços prestados e a satisfação da
clientela. O projeto visual da Biblioteca foi desenvolvido pelos bibliotecários e
especialistas da área, com o objetivo de otimizar a utilização do espaço e recursos pelos
usuários e, ao mesmo tempo, criar e fixar uma marca de identificação da instituição.

�13
Gráfico 9
Comunicação Visual

Ruim
9%

Desconheço
9%

Médio
32%

Bom
50%

3.5 Auxílio na elaboração de trabalhos científicos
Os serviços e produtos destinados à orientação na normalização de trabalhos acadêmicos
vêm sendo desenvolvidos pela Biblioteca, embora tais iniciativas ainda não estejam
plenamente implementadas. De qualquer forma, os resultados da avaliação deste item
apontam para o desconhecimento ou não utilização dos recursos por parte de um número
expressivo da amostra, revelando mais uma vez a necessidade de adoção de estratégias de
divulgação mais efetivas.

4 Considerações finais
De maneira geral, os resultados apontam para uma avaliação positiva do usuário em
relação aos produtos e serviços oferecidos pela Biblioteca. Comparando os dados obtidos
com o plano de ação adotado nos últimos anos, verificou-se o acerto do diagnóstico inicial
a partir do qual as estratégias foram implementadas.

A presente avaliação da qualidade dos serviços e produtos oferecidos comprova que
ocorreu um processo de mudança significativo e que o mesmo foi percebido pelos usuários
da Biblioteca.

No entanto, algumas áreas

demandam ainda especial atenção, exigindo a adoção de

estratégias mais eficazes para o aprimoramento da qualidade e sintonia com as expectativas
e necessidades do cliente. Dentre elas podemos destacar a política de marketing, uma vez
que é alto o percentual de produtos e serviços que permanecessem desconhecidos ou não
utilizados.

�14

Apesar do grande esforço empreendido e dos investimentos que ainda vêm sendo feitos
para a melhoria contínua na prestação de serviços com foco no cliente, permanecem
desafios e obstáculos a serem transpostos. Além disso, a adoção da filosofia da qualidade
pressupõe o monitoramento e ajuste ininterruptos de todas as atividades desenvolvidas pela
Biblioteca e a prospecção de tendências e necessidades, de modo a manter uma postura
pró-ativa no delineamento de estratégias e implementação de ações futuras, tendo como
meta a busca da excelência no cumprimento da sua missão institucional.

Referências
CERETTA SORIA, M.G.

El vínculo interactivo biblioteca universitaria-usuario en el siglo

XXI: algunas consideraciones para fortalecer este relacionamiento.

Encontros Bibli:

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Desenvolvimento de equipes e capacitação de

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                <text>Biblioteconomia&#13;
Documentação&#13;
Ciência da Informação&#13;
Bibliotecas Universitárias</text>
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    <description>A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.</description>
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      <name>Dublin Core</name>
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              <text>Analisa às estratégias adotadas pelo Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo, tendo em vista os novos conceitos de gestão por projetos e com foco no cliente</text>
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