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GESTÃO DO CONHECIMENTO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS
ELISABETH ADRIANA DUDZIAK
e-mail: elisabeth.dudziak@poli.usp.br
MARIA CRISTINA OLAIO VILLELA
e-mail: cristina.villela@poli.usp.br
MARIA APARECIDA GABRIEL
e-mail: maria.gabriel@poli.usp.br
Escola Politécnica da USP
Serviço de Bibliotecas
Av. Prof. Luciano Gualberto, Trav.3, n. 158
05508-900 - São Paulo – SP- Brasil
RESUMO
O objetivo deste trabalho é apresentar de forma descritiva os fatores que possibilitam
desenvolver sistemas de gestão do conhecimento no âmbito da Biblioteca Universitária.
Inicialmente, aborda-se a questão da gestão do conhecimento, onde são definidos os
conhecimentos tácito, explícito e cultural, amparados nas bases individual, social e
tecnológica. São discutidas as atividades que envolvem desenvolvimento e controle do
conhecimento na organização Biblioteca, visando a consecução de seus objetivos. Ao
potencializar o aprendizado da organização, a gestão do conhecimento é a forma de
adicionar valor a processos e produtos, expandindo o poder de desenvolvimento e
competitividade das bibliotecas universitárias. Conclui-se que o desenvolvimento de
sistemas de gestão do conhecimento nas bibliotecas universitárias é fundamental para que a
organização possa atender aos desafios atuais.
�1 INTRODUÇÃO
A busca pela adequação ao novo contexto flexível e dinâmico têm levado as
Bibliotecas Universitárias a refletir sobre sua organização, práticas e estratégias de
atuação, apontando cada vez mais para o estabelecimento de redes cooperativas, parcerias
e a estruturação de modelos de gestão mais flexíveis (gestão participativa) apoiados no
pla nejamento estratégico, na busca pela qualidade de seus serviços e produtos e na gestão
do conhecimento.
A gestão do conhecimento tem despertado o interesse dos profissionais de
informação particularmente em relação aos clientes. A gestão interna de conhe cimento, ou
seja, como instrumento de melhoria de qualidade da organização bibliotecária, até o
momento foi pouco explorada. Apesar das bibliotecas reconhecerem a importância e o
imperativo da gestão do conhecimento, engajando-se em projetos e atividades ligadas ao
processo, poucas tomaram a gestão do conhecimento como um fator diferencial em sua
filosofia organizacional.
Em termos gerais, quanto mais avançam as pesquisas a respeito da gestão do
conhecimento, uma variada gama de metodologias e sistemas emergem, a partir de uma
série de disciplinas ou ênfases. Entretanto, o ponto que aglutina todos estes estudos é a
visão integradora do conhecimento e sua gestão, segundo três dimensões: como filosofia ,
como processo e como objeto .
As matérias primas da gestão do conhecimento são o conhecimento tácito e o
conhecimento explícito. Enquanto o conhecimento explícito apresenta -se mais formalizado
e codificado, o conhecimento tácito por vezes é intangível, difícil de ser coletado e
explicitado por estar dentro das pessoas. A gestão do conhecimento ocupa-se desta
desafiadora tarefa e é uma forma de adicionar valor a processos, produtos e serviços,
potencializando o aprendizado organizacional e a competitividade, levando à constante
inovação.
É considerando essa ótica integradora de gestão do conhecimento e sua tipologia
que este trabalho se apresenta, enfatizando seus aspectos práticos em Bibliotecas
1
�Universitárias e expondo de forma descritiva, os fatores que possibilitam desenvolver
sistemas de gestão do conhecime nto no âmbito destas organizações.
Contudo, não é pretensão deste trabalho apresentar soluções definitivas e verdades
inquestionáveis.
Antes, o objetivo é fomentar as discussões em torno do tema e tornar
disponíveis as experiências e idéias de estudiosos e dos autores deste artigo.
2 A GESTÃO DO CONHECIMENTO NAS BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS
Indiscutivelmente, a gestão do conhecimento pode trazer significativas mudanças
para a estrutura e cultura da biblioteca, assim como alterar e criar novas perspectivas e
demandas para administradores e demais membros (Jantz, 2001). No âmbito das
Bibliotecas Universitárias e assumindo uma ótica mais prática, as mudanças se iniciam a
partir de uma série de questionamentos referentes à organização na definição do projeto:
•
Qual é a missão, a visão e os objetivos da biblioteca?
•
Quais são os objetivos da gestão do conhecimento?
•
Qual será o foco (interno, externo, implícito, explícito)?
•
Com que profundidade o conhecimento será tratado e gerido?
•
Quais são as tecnologias necessárias?
•
Quem serão os profissionais gestores? Quais as competências desejadas?
Neste cenário, certas condições, elementos e atividades são essenciais às reflexões
que servirão de base à implementação de sistemas baseados no conhecimento, e que
nortearão este trabalho:
2.1 Os diferentes tipos de conhecimento
2.2 Definição de gestão do conhecimento
2.3 Objetivos e benefícios da gestão do conhecimento
2.4 Os fatores que alicerçam a implementação e o sucesso de projetos de sistemas
de gestão do conhecimento
2
�2.5 Atores envolvidos nos processos de gestão do conhecimento e suas
competências
2.6 Passos necessários à implementação de projetos de sistemas de gestão do
conhecimento em Bibliotecas Universitárias
2.1 OS DIFERENTES TIPOS DE CONHECIMENTO
O objeto de estudo no qual se apoia a gestão do conhecimento é composto
basicamente pelos conhecimentos tácito e explícito , amparados em bases individuais e
coletivas.
A criação de conhecimento se refere a um processo reflexivo que envolve o
pensamento racional e o empírico, a mente e o corpo, a análise e a experiência, o implícito
e o explícito (Nonaka e Takeuchi, 1997).
O conhecimento tácito envolve fatores intangíveis, é difícil de ser articulado numa
linguagem formal uma vez que se baseia no ser humano a partir da interação de duas
dimensões: uma técnica e a outra cognitiva. A dimensão técnica se refere às habilidades do
indivíduo (know-how), enquanto a dimensão cognitiva se refere aos modelos mentais,
crenças, intuição e percepções do indivíduo, moldando sua forma de perceber o mundo.
Por não estar associado aos aspectos emotivos e inconscientes do indivíduo, o
conhecimento tácito no mais das vezes é assistemático (se comparado ao conhecimento
explícito), encontra-se desarticulado, tornando difícil sua externalização e codificação em
uma linguagem formal. Porém, trata-se do conhecimento, do bem intangível mais valioso
para a organização por representar o diferencial de competitividade.
O conhecimento explícito por sua vez, refere-se àquele conhecimento articulado em
uma linguagem formal, sistemático, externalizado, objetivo, tangível, documentado, que se
refere a textos, livros, relatórios, documentos escritos em geral, sendo de fácil coleta,
codificação e recuperação.
O fator de sucesso de um projeto de conhecimento bem sucedido é seu ajuste à
cultura organizacional, aos processos de liderança e uma ligação com o valor econômico
do negócio da empresa em que está inserido.
3
�O desafio para as organizações se dá na mudança de sua cultura de modo que se
crie um clima propício à mudança e ao aprendizado, gerando a chamada Espiral do
Conhecimento.
De acordo com Nonaka e Takeuchi (1997) a criação de conhecimento nas
organizações envolve quatro padrões básicos descritos a seguir:
Tácito a tácito - criação de conhecimento a partir da observação, da prática, do
compartilhamento de experiências. O fazer junto.
Tácito a explícito – criação de conhecimento pela articulação do conhecimento
tácito e sua transformação em conhecimento explícito
Explícito a explícito – criação de conhecimento pela combinação de dados,
informações e conhecimentos sistematizados e articulados formalmente
Explícito a tácito – criação de conhecimento pela comunicação de conhecimentos
explícitos que, quando absorvidos e processados pelos indivíduos são entendidos
intuitivamente e traduzidos em conhecimento tácito.
Todos os quatro padrões interagem dinamicamente em espiral. Fecha-se assim a
espiral do conhecimento. A partir destes processos começa-se a definir o que seria a gestão
do conhecimento.
2.2 DEFINIÇ ÃO DE GESTÃO DO CONHECIMENTO
Genericamente, a gestão do conhecimento envolve todos aqueles processos
associados à coleta, identificação, organização, acesso e criação de conhecimento,
objetivando a manutenção de repositórios de conhecimento, seu compartilhamento e uso de
modo a facilitar o aprendizado e a inovação organizacional. Diz respeito à exploração e
4
�desenvolvimento dos recursos de conhecimento presentes na organização, definidos a
partir de suas metas e objetivos (Rowley, 1999).
Segundo Loughridge (1999), a gestão do conhecimento pode ser definida como a
aquisição, troca e uso do conhecimento dentro das organizações, incluindo os processos de
aprendizado e os sistemas de informação, requerendo a transformação do conhecimento
pessoal em conhecimento corporativo de forma a ser compartilhado e apropriadamente
aplicado, sendo sua sistematização vital às organizações.
As melhores empresas no futuro serão aquelas nas quais todos criam e usam de
forma compartilhada o conhecimento, ao invés de mantê-lo entesourado e individualizado.
O conhecimento passa a ser um bem da empresa e não de uma pessoa só.
À parte das inúmeras definições existentes a respeito da gestão do conhecimento, a
visão integradora parece ser a mais coerente, considerando-se a ótica sistêmica,
metodologia inerente às organizações bibliotecárias. Desta forma, baseando-se na visão de
Shin (2001) e Gao et al (2002) com algumas modificações, tem-se que a gestão do
conhecimento se dá a partir de três dimensões: como filosofia , como processo e como
objeto .
Como filosofia , a gestão do conhecimento está inerentemente ligada ao clima
organizacional, sua cultura, seus valores, a ética e a moral, a visão de um projeto que
enfatiza o conhecimento, seu uso, troca, criação de valor e inovação, a partir da
comunicação ampla e irrestrita e da consequente flexibilização da organização. Neste
contexto, é fundamental o comprometimento das lideranças para que haja um extenso e
contínuo diálogo (tanto interno quanto externo), o compromisso e a motivação de todos os
membros para com o compartilhamento de informações e saberes. Devem ser quebradas
as barreiras pessoais e políticas que interferem na livre comunicação e uma nova cultura
organizacional deve ser criada, baseada em critérios comuns de humanidade, honestidade e
confiança.
Como processo, a gestão do conhecimento liga-se estruturalmente às atividades e
tarefas necessárias à sua coleta, acumulação, organização, controle, disponibilização e uso
5
�por parte de todos os membros da organização. Neste cenário, a ênfase se dá aos processos
ligados à implementação de sistemas e à infraestrutura informacional e de conhecimento, à
coleta de dados, ao resgate de informações e conhecimentos, à construção de repositórios
de conhecimento (rede de especialistas, cadastro de fontes de informação), à arquitetura de
informação (bancos de dados, redes de comunicação, intranets), necessários à real
implementação de sistemas de gestão do conhecimento.
Como objeto, a gestão do conhecimento se refere aos eventos, aos dados que, por
atribuição de significados, se transformam em informações, por sua vez se transformando
em conhecimento a partir de processos interpretativos e reflexivos. O conhecimento por
seu lado pode ser subdividido em outros subsistemas: os conhecimentos científicos,
os
técnicos e procedimentais e os administrativos.
A integração da filosofia, dos processos e objetos ligados à gestão do conhecimento
é um todo interdependente que torna possível a implementação e a perpetuação dos
sistemas de gestão do conhecimento no âmbito das Bibliotecas Universitárias. Neste
contexto, torna -se importante a elaboração de um plano de ação que integre as referidas
dimensões, de acordo com os objetivos necessários, contando com os atores envolvidos.
2.3 OBJETIVOS E BENEF ÍCIOS DA GESTÃO DO CONHECIMENTO
Davenport e Prusak (1998) estudaram uma série de projetos de gestão do
conhecimento nas empresas e definiram os principais objetivos relacionados à sua criação:
•
Criar repositórios de conhecimento que reúnam tanto conhecimento quanto
informação, principalmente documentos escritos. Estes repositórios podem
ser
de
três
tipos:
conhecimento
externo
(inteligência
competitiva);
conhecimento interno estrutural, (relatórios, produtos, procedimentos e
técnicas); conhecimento interno tácito ou informal;
•
Proporcionar ou aumentar o acesso à informação e ao conhecimento,
facilitando
sua
difusão
dentro
da
organização.
São
enfatizados
a
6
�conectividade, o acesso e a transferência de informação e conhecimento. A
base para tais processos são as tecnologias digitais que garantem a
alimentação, o acesso e a transferência em tempo real. O estabelecimento de
normas e padrões são essenciais para organizar a memória digital.
•
Criar um ambiente positivo onde a criação, transferência e uso do
conhecimento
sejam
valorizados.
Isso
envolve
visão,
valores
e
comprometimento das lideranças dispostas a encorajar a criatividade
individual e o trabalho em equipes multifuncionais.
•
Reconhecer o conhecimento como um bem, seu valor para a organização.
Como um valor, três dimensões se apresentam:
a) o conhecimento dos processos internos da organização;
b) o conhecimento da clientela e do ambiente externo;
c) o conhecimento enquanto subsídio à inovação e ao aprendizado
Os benefícios da gestão do conhecimento em Bibliotecas Universitárias são:
•
Construção de uma base documentada que ampara os processos decisórios
dentro da biblioteca;
•
Melhoria da comunicação e interconectividade entre todos os setores da
Biblioteca, de modo que as informações e o conhecimento possam fluir, de
forma independente do desejo das pessoas, havendo também a redução dos
obstáculos inerentes à separação geográfica;
•
Disponibilização
integrada
de
dados,
informações
e
conhecimentos
importantes ao ambiente e funcionamento internos, e ao core business da
biblioteca (que é a busca constante pela satisfação de seus clientes);
•
Racionalização
de
tarefas
como
conseqüência
da
padronização
de
procedimentos e conhecimento de normas;
•
Maior eficiência dos setores, independentemente da rotatividade de pessoas
e/ou a eventual falta de algum membro da equipe;
7
�•
Compartilhamento de experiências entre todos os membros das equipes
bibliotecárias, onde conhecer o outro fortalece as relações interpessoais,
fomenta e qualifica o diálogo, havendo a valorização do trabalho de todos;
•
Facilidade de compartilhamento de conhecimentos e troca de experiências
entre as bibliotecas (benchmarking), o que leva a um maior aprendizado;
2.4 FATORES QUE ALICERÇAM A IMPLEMENTAÇÃO E O SUCESSO DA
GESTÃO DO CONHECIMENTO
a) Comprometimento das lideranças;
b) Visão estratégica com clareza de metas e objetivos;
c) Valorização do ser humano e das relações interpessoais;
d) Clima organizacional flexível e aberto ao diálogo;
e) Criação de mecanismos de recompensa dentro da organização que motivem o
compartilhamento de idéias e conhecimentos, bem como o aprendizado;
f) Ampla e irrestrita comunicação, com livre fluxo de informações;
g) Postura profissional baseada na superação de limites e perfis pessoais ao encarar
dificuldades e desafios.
h) Atores afeitos ao projeto de gestão do conhecimento: sua identificação na
organização e suas competências pessoais.
2.5 ATORES ENVOLVIDOS NOS PROCESSOS DE GESTÃO DE CONHECIMENTO
E SUAS COMPETÊNCIAS
A implementação de sistemas de gestão do conhecimento passa necessariamente
pela identificação e articulação dos diversos atores na organização (Barreto, 2000). Dentro
dessa perspectiva, o início de qualquer projeto depende do estabelecimento de uma rede de
conexões entre:
a) os campeões de conhecimento: indivíduos interessados e capazes de liderar os
processos de mudança;
8
�b) os patronos do conhecimento : indivíduos que apoiam ideologicamente a gestão do
conhecimento;
c) os céticos ou descrentes: indivíduos hostis à iniciativa de mudança;
d) os parceiros do conhecimento : indivíduos aliados na implantação do projeto.
Os atores alinhados com o projeto de gestão do conhecimento deverão desenvolver
grupos de competência que agrupem os membros da equipe de modo a garantir o sucesso
do empreendimento:
•
o líder empreendedor: indivíduo estrategista, o visionário que pode
transformar a organização;
•
o ambientalista : indivíduo que cria um ambiente propício à criação e troca
de conhecimento e de aprendizado;
•
o
tecnólogo: indivíduo que viabiliza o projeto a partir de seus
conhecimentos e parcerias com outros profissionais;
•
o consultor: indivíduo que apoia e está disposto a ajudar os membros da
organização a externarem seus conhecimentos e competências.
Cabe ao líder identificar tais atores e chamá -los a trabalhar em equipe, de modo a
implementar a gestão do conhecimento na Biblioteca.
2.6 PASSOS NECESSÁRIOS À IMPLEMENTAÇÃO DE PROJETOS DE SISTEMAS
DE GESTÃO DO CONHECIMENTO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS
A seguir são apresentadas sugestões a respeito de uma metodologia de implementação
do projeto de um sistema de gestão do conhecimento no âmbito da Biblioteca
Universitária. Tais sugestões podem servir de base para a real implementação de tais
projetos, não se constituindo porém numa solução fechada ou estanque. Outras variáveis
devem ser consideradas de acordo com as especificidades de cada organização e o contexto
no qual se insere. A partir disso será necessário:
9
�a) Colocação do foco da organização no ser humano, em seus aspectos subjetivo e
objetivo.
b) criação de um clima organizacional afeito à comunicação e à inovação, de
articulação de idéias e linguagem comuns a todos;
c) implementação de um planejamento estratégico, amparado numa gestão
participativa, onde o projeto será definido a partir de seus atores, objetivos,
profundidade,
implantação,
monitoramento,
avaliação
e
aprendizado
(Nascimento et al, 2000); é necessário haver clareza de objetivos;
d) mapeamento do conhecimento individual e coletivo, com a identificação de
conhecimentos tácitos e explícitos;
e) identificação de dados (sua objetividade, exatidão, confiabilidade), informações
(confiabilidade) e o próprio conhecimento (selecionado de acordo com sua
aplicabilidade e relevância a partir das metas e objetivos da organização);
f) escolha de matérias e idéias as mais apropriadas aos objetivos (memória da
organização, rotinas e procedimentos);
g) resgate das idéias e conhecimentos (a partir das pessoas, documentos escritos,
manuais técnicos, e-mails, memorandos, relatórios, artigos, etc);
h) construção
de
uma
relação
preliminar
entre
dados,
informações
e
conhecimentos; sua interpretação e organização;
i) articulação entre as variáveis e indicadores que caracterizam todos os atores do
negócio, com a disponibilização do capital intelectual da organização (Koenig,
1996)
j) avaliação das relações elaboradas e realização de agrupamentos e cruzamentos
de dados, informações e conhecimentos;
k) avaliação de sua acessibilidade (a partir de terminologias/linguagens comuns
aos membros da equipe);
l) avaliação
da
usabilidade
e
da
qualidade
de
dados,
informações
e
conhecimentos, de modo que possam apoiar apropriadamente os processos
decisórios, e mesmo antecipar demandas, contribuindo para a melhoria da
qualidade dos serviços e produtos.
m) aprendizado através do processo e experiências adquiridas de modo a criar um
círculo virtuoso de melhoria contínua e inovação.
10
�2.7 CONSIDERAÇÕES FINAIS
São grandes os desafios enfrentados atualmente pelas Bibliotecas Universitárias e
seus gestores, tanto em relação a seus clientes quanto em relação à apropriação da
tecnologia. Certamente a gestão do conhecimento é um fator diferencial para o sucesso da
biblioteca e os bibliotecários devem estar atentos às demandas daí advindas.
Somente a partir da flexibilização da cultura nas bibliotecas e da criação de um
clima organizacional que potencialize a comunicação, o diálogo, o compartilhamento de
conhecimentos, é possível conduzir
as Bibliotecas Universitárias para o centro dos
acontecimentos no ambiente acadêmico.
11
�2.8 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ADMINISTRAÇÃO estratégica do conhecimento e inteligência empresarial (Apostila do
curso ministrado pelo SENAC - São Paulo, 2000)
DAVENPORT, T.H.; PRUSAK, L.
Conhecimento empresarial: como as organizações
gerenciam o seu capital intelectual. 3.ed. Rio de Janeiro: Campus, 1998.
GAO, F. et al
Systems thinking on knowledge and its management: systems methodology
for knowledge management. Journal of Knowledge Management, v. 6, n.1, p. 7-17, 2002.
JANTZ, R.
Knowledge management in academic libraries: special tools and processes to
support information professionals. Reference Service Review, v. 29, n. 1, p. 33-39, 2001.
KOENIG, M.E.D. Intellectual capital and knowledge management. IFLA Journal, v. 22,
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LOUGHBRIDGE, B.
Knowledge management, librarians and information managers: fad
or future? New Library World , v. 100, n. 6, p. 245-253, 1999.
NASCIMENTO, C.M.P. et al
Planejamento estratégico em Bibliotecas Universitárias. In:
SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 11., Florianópolis,
2000. Anais. Florianópolis: UFSC, 2000.
NONAKA, I. ; TAKEUCHI, H.
Criação de conhecimento na empresa: como as empresas
japonesas geram a dinâmica da inovação. Rio de Janeiro: Campus, 1997.
ROWLEY, J.
What is knowledge management? Library Management, v.20, n. 8, p. 416-
420, 1999.
SHIN, M. et al
From knowledge theory to management practice: towards an integrated
approach. Information processing and Management, v. 27, p. 335-355, 2001.
12
�
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
SNBU - Edição: 12 - Ano: 2002 (UFPE - Recife/PE)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia
Documentação
Ciência da Informação
Bibliotecas Universitárias
Description
An account of the resource
Tema: Bibliotecas universitárias: espaços de (r) evolução do conhecimento e da informação.
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias
Publisher
An entity responsible for making the resource available
UFPE
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2002
Language
A language of the resource
Português
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Recife (Pernambuco)
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
Gestão do conhecimento em bibliotecas universitárias.
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
Dudziak, Elisabeth Adriana
Villela, Maria Cristina Olaio
Gabriel, Maria Aparecida
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Recife (Pernambuco)
Publisher
An entity responsible for making the resource available
UFPE
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2002
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Description
An account of the resource
O objetivo deste trabalho é apresentar de forma descritiva os fatores que possibilitam desenvolver sistemas de gestão do conhecimento no âmbito da Biblioteca Universitária. Inicialmente, aborda-se a questão da gestão do conhecimento, onde são definidos os conhecimentos tácito, explícito e cultural, amparados nas bases individual, social e tecnológica. São discutidas as atividades que envolvem desenvolvimento e controle do conhecimento na organização Biblioteca, visando a consecução de seus objetivos. Ao potencializar o aprendizado da organização, a gestão do conhecimento é a forma de adicionar valor a processos e produtos, expandindo o poder de desenvolvimento e competitividade das bibliotecas universitárias. Conclui-se que o desenvolvimento de sistemas de gestão do conhecimento nas bibliotecas universitárias é fundamental para que a organização possa atender aos desafios atuais.
Language
A language of the resource
pt
snbu2002