http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/29/4105/SNBU2002_094.pdf bd50a7ecc5aab7cb6285d500ad2ad90a PDF Text Text Título: AVALIAÇÃO DO SERVIÇO DE COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA ATRAVÉS DO SOFTWARE SCADUNESP Autores: Disleide Silvia Valério Maria Ferraz Souto Instituição: UNESP – Universidade Estadual Paulista Coordenadoria Geral de Bibliotecas Endereço: Alameda Santos, 647 – 10º andar São Paulo – SP - BRASIL CEP 01419-901 Endereços eletrônicos : disleide@reitoria.unesp.br mferraz@reitoria.unesp.br �1 - INTRODUÇÃO No conceito moderno, informação é poder, e talvez somente através dela seja possível atingir o progresso igualitário da humanidade. Segundo Silva (1986), a necessidade de informação é característica do mundo atual; a informação é elemento fundamental no processo decisório, em qualquer nível. Assim sendo, o direito à informação é preconizado por organizações internacionais e por todas as instituições democráticas que lutam pelos direitos humanos. Considerando todos esses aspectos é que as bibliotecas têm procurado encontrar meios que facilitem e aumentem o processo de transferência da informação. Nos últimos anos têm ocorrido não só mudanças estruturais e organizacionais, como também nas próprias atitudes dos administradores, bibliotecários e usuários, visando a melhor performance das bibliotecas para torná-las eficientes instituições sociais. Nesta busca de soluções as redes de informação se impõem como a grande possibilidade para colocar a informação à disposição de todos e, em última análise, contribuir para o desenvolvimento econômico e social de um país. Rede de informação significa, desse modo, a formalização do compartilhamento de recursos entre instituições, em qualquer nível. Esse compartilhamento de recursos é o processo pelo qual as funções e recursos são partilhados por várias bibliotecas, com o objetivo comum de melhorar a disponibilidade e o uso da informação. A informação, por sua vez, é recurso básico, e significa todo o conhecimento científico, tecnológico e cultural registrado em qualquer forma que viabiliza a transferência de conhecimento, através dos diferentes canais de comunicação. Com isso, as bibliotecas, como instituições sociais, têm o compromisso de promover a organização e o pleno uso da informação. A transferência da informação ocupa um papel vital nas funções das bibliotecas, isto porque hoje é um dos mais importantes agentes de transformação social. Neste contexto, onde o nível de importância e o desenvolvimento da informação atingem proporções incalculáveis, as responsabilidades das bibliotecas têm aumentado, a ponto de se exigir dessas instituições uma organização que possibilite uma prestação de serviços realmente eficaz. Reconhecendo as limitações de um trabalho isolado e todas as 2 �dificuldades de ordem econômica impostas pelo crescimento acelerado da informação, na manutenção de uma coleção completa e atualizada, as bibliotecas têm optado pelo desenvolvimento de trabalhos cooperativos com instituições similares. A coope isponíveis, a catalogação cooperativa, a divisão de responsabilidades quanto a indexação de determinados títulos de periódicos, a apresentação, nas reuniões da rede, de sugestões quanto a criação, alteração e exclusão de descritores são resultados palpáveis do trabalho cooperativo. Segundo Euclides (2000), a Universidade como geradora de massa critica, contribui para que um número cada vez maior de usuários sejam exigentes e críticos com relação aos serviços de biblioteca. A forma tradicional de acesso e distribuição da informação sofreu grande impacto com a mudança tecnológica ocorrida nos últimos anos. transformação econômica, condicionou os Essas mudanças, acrescidas da bibliotecários, como intermediário da informação, a assumir uma postura diferente da tradicional (Villela, 1998) obrigando então o bibliotecário a procurar parcerias e equipar-se com a infra-estrutura básica necessária á implementação e ao desenvolvimento de recursos mais ágeis para a localização e busca de documentos. Podemos afirmar que a integração é causa e efeito do processo de cooperação e normalização (Miranda, 1995). O Programa de Comutação Bibliográfica (COMUT), criado em 1980 pela CAPES, tem atendido durante muitos anos as necessidades dos pesquisadores, professores e estudantes de pós-graduação do país. Experiências como ao COMUT no atendimento de solicitações de fotocópias, já tinham sido desenvolvidas pela USP, BIREME, IBBD (hoje IBICT), EMBRAPA, etc. O modelo de coordenação centralizada e execução descentralizada adotada pelo COMUT, continua sendo adequado a realidade do país (Nocetti,1995) Segundo Tarapanoff (1995), o Comut tem como missão “promover o acesso ao documento primário em todas as áreas do conhecimento, a todos os seguimentos que manifestarem o seu interesse pelas publicações técnico/cientifico, pela adoção de 3 �tecnologia modernas e ágeis, diversificando o suporte de cópias a serem oferecidas em resposta a demanda especifica, da forma mais completa, rápida e eficiente possível, antecipando com sua rede de biblioteca-base a demanda de potenciais”. O COMUT, Programa de Comutação Bibliográfica, permite que qualquer pessoa possa solicitar e receber, por intermédio de uma Biblioteca, cópia de artigos publicados em periódicos técnico-científicos (revistas, jornais, boletins, etc.), teses e anais de congressos existentes nas melhores bibliotecas do país. O Programa é mantido pela Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES), Secretaria Nacional de Educação Superior (SESU), Financiadora de Estudos e Projetos (FINEP) e Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT), onde está instalado. Desde fevereiro de 1997, o usuário do COMUT está contando com um novo serviço: o COMUT ON-LINE. Com ele, pode-se solicitar cópia de documentos por meio eletrônico. Para ter acesso a esse novo serviço, o usuário deverá estar conectado à Internet, maior rede eletrônica de comunicação do mundo. Inicialmente, os usuários devem conectar-se ao computador central do IBICT. Nela também, poderão acessar a base de dados do Catálogo Coletivo Nacional de Publicações Seriadas (CCN), a Base de Teses e a de Anais de Eventos para localizar o documento desejado e a biblioteca onde ele pode ser encontrado. O COMUT não tem fins lucrativos e só faz atendimento a nível nacional. O valor cobrado visa apenas custear as cópias ( R$ 4,64 a cada 15 cópias) e o envio. No COMUT ON-LINE, o usuário deverá adquirir um crédito junto ao programa no valor que desejar. A cada transação efetuada, o programa debitará automaticamente da "conta eletrônica" o valor correspondente. Todas as instruções necessárias para a utilização do COMUT ON-LINE, passo-apasso, estão disponíveis na homepage do IBICT (http://www.ibict.br/). A BIREME desenvolveu o SCAD- Serviço Cooperativo de Acesso ao Documento, sistema este, parecido com o desenvolvido pelo IBICT, que possibilita o envio de pedidos de fotocópias de artigos ou documentos e no atendimento de pedidos nas Bibliotecas Centros Cooperantes do sistema BIREME, através da Internet. 4 �A Unesp através da Coordenadoria Geral de Biblioteca- CGB adquiriu o software SCAD, passando a denominar na Rede Unesp como SCADUNESP, sendo este um software com o objetivo de prover o acesso a documentos existentes na Rede de Bibliotecas da UNESP. Além da interação das Bibliotecas da Rede, permitirá também a interação entre o usuário e o sistema. O software também agilizará o processamento automatizado de pedidos de fotocópias de artigos e capítulo de documento, no âmbito das bibliotecas e pesquisadores ligados à Universidade, que consiste no envio de pedidos, repasse automatizado, resultado de processamento e compensação automatizada. É seguro afirmar que as grandes vantagens da participação da biblioteca em atividade de cooperação, quando absorvida pela equipe, pode oferecer vantagens ilimitadas ao usuário (Santoro, 1998). A comutação da Rede UNESP é descentralizada e o processo de tramitação do formulário de solicitação é moroso, sendo necessário aproximadamente quinze dias para ser realizado. Com a aquisição do software SCAD o que se pretende é que o usuário possa além de fazer o pedido, ele também possa controlar o atendimento de tudo que solicitou. Muitas vezes quando o artigo chega até o usuário ele, pelo tempo de demora de resposta, não precisa mais do artigo, resultando no descontentamento do usuário com o serviço de comutação. Um outro problema que gera o descontentamento do usuário com o serviço é a impossibilidade dele controlar ou ter acesso as suas solicitações. Apesar das novas tecnologias, como o software ARIEL, a solicitação via e-mail, o atendimento da rede ainda é demorado. Assim sendo, a implantação on-line do Serviço em questão permitirá que a UNESP supere o problema da dispersão geográfica e que suas bibliotecas sejam Instituições sem paredes, possibilitando que sua clientela navegue pelos seus catálogos, tendo acesso e compartilhando todo o acervo de que é depositária, visando atender às necessidades informacionais dos usuários, através do uso das atuais tecnologias disponíveis no mercado, num contexto onde a rapidez é vital para a sobrevivência. A UNESP, é a mais jovem das três Universidades Estaduais Paulistas, no decorrer dos seus vinte e cinco anos de existência, vem se consolidando como modelo 5 �peculiar de organização e de ensino no Estado de São Paulo. É uma autarquia de regime especial, foi criada pela Lei Estadual n° 952, de 30/01/76. Uma das suas grandes realizações é a disseminação do ensino superior de alta qualidade por todo o interior do Estado de São Paulo, respeitando-se as características específicas de cada região e provendo-as de mão de obra especializada. Atualmente o seu quadro é composto de 3.400 professores, 20.579 alunos matriculados nos 81 cursos de graduação e 6.263 nos 63 cursos de pós-graduação, ministrados nas diferentes áreas do conhecimento. A UNESP atua de modo contínuo no desenvolvimento e promoção da ciência e da cultura através do ensino e da pesquisa, formando recursos humanos para o exercício da investigação artística, científica, humanística, além de investir na extensão de serviços à comunidade. Apresenta características próprias por ser uma Universidade multicâmpus. É composta por 24 Unidades Universitárias dispersas geograficamente, em 16 diferentes cidades, sendo 19 Faculdades e 8 Institutos. Se por um lado, o fator dispersão geográfica é um dado positivo no que se refere à formação de profissionais, desenvolvimento de pesquisas e prestação de serviços à comunidade, suprindo as deficiências de cada região, por outro lado, esse mesmo fator acarreta problemas e custos gerados pela distância na localização física das Unidades. No entanto, a UNESP tem se esforçado para minimizar e vencer essa dificuldade e vem superando-a, mesmo porque, hoje, com o desenvolvimento tecnológico, principalmente nas áreas de telecomunicações e informática, o problema distância deixa de existir. A Coordenadoria Geral de Bibliotecas participa ativamente deste processo de desenvolvimento desde a criação da Bibì Unesp, através do SCADUNESP, que é um serviço cooperativo de acesso ao documento do sistema, cujo principal objetivo é prover o acesso a documentos exclusivamente para fins acadêmicos e de pesquisa, respeitando rigorosamente os direitos do autor. É um sistema usado para fazer a Comutação Bibliográfica on-line entre as bibliotecas da Rede UNESP, e está disponível provisoriamente via Internet no endereço: http://scad.cgb.unesp.br/scad/scad.htm 6 �Para ser usuário do sistema, o interessado deve se dirigir a biblioteca do Campus e solicitar sua inscrição junto a bibliotecária de Referência A partir daí, irá preencher um formulário eletrônico, com seus dados cadastrais, vinculo com a Unesp, endereço para receber as fotocópias, forma de pagto., etc. A biblioteca fornecerá a ele uma senha de acesso, que somente ele terá acesso de uso no sistema. O SCADUNESP, se divide em 2 módulos: - Módulo de Pedido: agrupa as funções de entrada de novos pedidos, modificação, cancelamento e consulta/acompanhamento do processo de atendimento dos pedidos. Este módulo está disponível para todos os usuários do SCADUNESP. - Módulo de Atendimento: agrupa funções de lista de pedidos a serem atendidos, resposta de atendimento e consulta/acompanhamento de pedidos processados. Este módulo está disponível somente para as bibliotecas que fazem parte da Rede UNESP. O Sistema é explicativo, dispensando treinamento de usuário. O GATE participa do Sistema como o Comutador Central ou seja sua função é a de coordenação, operação e manutenção do sistema. As faturas de pagamento serão enviadas aos usuários, no inicio de cada mês, devendo ser pagas até o décimo dia útil do mês. O usuário que não efetuar o pagamento é automaticamente bloqueado no sistema e só o Comutador Central tem autorização para desbloqueá-lo. A proposta deste trabalho foi o de avaliar o software SCAD adquirido pela UNESP e utilizado pela Rede de Bibliotecas para fazer a Comutação Bibliográfica, com relação a agilidade na comunicação entre as Bibliotecas e integração sistêmica das mesmas. 2 - OBJETIVOS - Objetivo Geral 7 �Avaliar se a Comutação Bibliográfica na Rede Unesp teve melhora com a aquisição do software SCAD com relação a agilidade na comunicação entre as Bibliotecas e integração sistêmica das mesmas. - Objetivo Especifico - Agilização, otimização e aprimoramento na qualidade do serviço; - Precisão de dados no acompanhamento on-line do processamento dos pedidos; - Maior satisfação do usuário; 3 - JUSTIFICATIVA Um dos serviços desenvolvidos entre as Bibliotecas da Rede é a Comutação Bibliográfica, que consiste no fornecimento de cópias xerográficas, em sua grande maioria de artigos de publicações periódicas a seus usuários, independente de onde ele ou a publicação se encontre fisicamente, permitindo assim, o acesso a toda coleção existente nas Bibliotecas componentes da Rede UNESP. O acervo de publicações periódicas da UNESP totaliza aproximadamente 30.000 títulos, correspondendo a 1.500.000 fascículos. Os títulos nacionais assinados somam 425 e 3.700 títulos estrangeiros. Atualmente, este serviço é operacionalizado manualmente, preenchimento de formulário padrão que é remetido, via malote. Assim, através de visando não só uma melhoria na qualidade do serviço, mas também torná-lo mais produtivo, fez-se necessário a aquisição de um sistema que permitisse a implantação do Serviço de Comutação Bibliográfica, via Internet, na Rede UNESP, que fará com que possamos melhor avaliar a qualidade e o desenvolvimento do Serviço de Comutação. 4 - PLANO DE TRABALHO 8 �- Em janeiro/2001 começou a ser feita a Comutação on-line, a nível somente de bibliotecas, pela Rede UNESP, pois foi feita a implantação das outras bibliotecas que não participaram do Projeto Piloto. - Em junho/2001 foi dado um treinamento para os bibliotecários responsáveis pelo SCADUNESP de como fazer o registro de usuário individual. - Para outubro/2002, com a implantação do sistema de Boleto Bancário, os usuários individuais terão acesso ao sistema. 5 - PLANO ORGANIZACIONAL DO PROJETO A responsabilidade na administração do SCADUNESP caberá a Coordenadoria Geral de Bibliotecas (CGB), através do GATE, lotada na Reitoria, em São Paulo. Devido a proximidade física com a BIREME que dá suporte ao software. Recursos humanos - 1 Bibliotecário do GATE, atuando como um comutador central, que terá acesso a configuração do sistema, bloqueando ou desbloqueando usuário ou mesmo bibliotecas. Emitirá também relatórios estatístico e enviará dados para Nossa Caixa Nosso Banco que emitirá as faturas. - Setor de finanças da Reitoria, administrando o recebimento do pagamento dos artigos, que será feito via fatura emitida pela Nossa Caixa-Nosso Banco, através do Netbank, onde o usuário receberá um e-mail, informando que a sua fatura já está disponível para pagamento. O próprio usuário irá imprimir a fatura e paga-la. - 1 Bibliotecário e 1 auxiliar em cada uma das bibliotecas que já trabalham no serviço de comutação bibliográfica, que irão cadastrar os usuários individuais e comunicar ao Comutador Central que o determinado usuário efetuou o pagamento da fatura. - 1 Analista de Sistemas da CGB que dará suporte ao SCADUNESP, uma vez que o software ficará hospedado no Servidor da CGB-São Paulo. 6 - RESULTADOS E CONCLUSÕES 9 �O universo da pesquisa do projeto piloto foi composta por dez bibliotecas da Rede UNESP, com áreas afins. A população estudada envolveu as seguintes bibliotecas: Faculdade de Odontologia de Araçatuba – BFO; Faculdade de Odontologia de Araraquara – BOA; Faculdade de Odontologia de São José dos Campos – BSJ; Faculdade de Engenharia de Bauru – BBA; Faculdade de Engenharia de Guaratinguetá – BEG; Faculdade de Engenharia de Ilha Solteira – BIS; Campus de Botucatu – Rubião Junior – BBO; Inst. de Biociências, Letras e Ciências Exatas de S. J. do Rio Preto – BRP; Campus de Rio Claro – BRC; Faculdade de Ciências e Tecnologia de Presidente Prudente – BPP. A Rede de Bibliotecas da UNESP é composta por 23 bibliotecas, sendo os sujeitos da pesquisa apenas dez, correspondendo a 43,48%. O Projeto Piloto entrou no ar em outubro/2000 e terminou em dezembro/2000. O objetivo deste era que as bibliotecas participantes detectassem os pontos negativos e positivos, sugerissem as mudanças ou mesmo qualquer adaptação que a BIREME poderia fazer para melhorar a configuração do sistema. Ao analisarmos os resultados, pudemos perceber que as Bibliotecas participantes apontaram como vantagens: - Formulário padronizado; - Operações on-line; - Acesso a informações sobre o trâmite do pedido; - Dispensa de preenchimento de formulário manual, arquivamento de papeis, relação de remessa, controle manual do processo; - Envio imediato com dispensa de malote (se o artigo for enviado via Ariel); 10 �- Gerenciamento do sistema; - Facilidade em digitar apenas uma vez o pedido, com opções de locais sendo o repasse entre as bibliotecas automático; - Rapidez e agilidade dos pedidos; - Padronização na solicitação e estatística; Como sugestão foram apresentados os seguintes itens: - Apresentação em lista para atendimentos de todos os pedidos que se encontram pendentes e não somente os novos; - Campo para colocar o total de páginas solicitadas; - Ícones: colocar a palavra pesquisa (tirar o desenho e escrever a palavra). Não foi apontada nenhuma desvantagem. O quadro abaixo mostra a quantidade de pedidos solicitados, atendidos e rejeitado, durante os 2 meses do Projeto Piloto. Pedidos efetuados no Projeto Piloto Unidades Em espera Em processo Atendidos Rejeitados Total BBO 0 0 292 44 336 BSJ 0 0 105 10 115 BRC 0 0 71 5 76 BFO 0 0 64 5 69 BOA 0 0 52 3 55 BRP 0 0 40 3 43 BBA 0 0 26 5 31 BEG 0 0 14 8 22 BIS 0 0 17 0 17 BPP 0 0 7 6 13 11 �Após 20 meses de funcionamento ainda que por intermediário da biblioteca, a aceitação do serviço esta sendo satisfatória, pois o usuário recebe com maior rapidez seus documentos. A biblioteca só recorre ao acervo externo, quando o documento solicitado não for encontrado na UNESP. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BIREME. [on-line] Disponível na Internet: http://www.bireme.br COORDENADORIA GERAL DE BIBLIOTECAS. Universidade Estadual Paulista. [on-line] Disponível na Internet: http://www.cgb.unesp.br EUCLIDES, M.L. 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Anais eletrônicos... Fortaleza: FINEP, 1998. 13 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 12 - Ano: 2002 (UFPE - Recife/PE) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: espaços de (r) evolução do conhecimento e da informação. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFPE Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2002 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Recife (Pernambuco) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Avaliação do serviço de comutação bibliográfica através do software SCADUNESP. Creator An entity primarily responsible for making the resource Valério, Disleide Silvia Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Recife (Pernambuco) Publisher An entity responsible for making the resource available UFPE Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2002 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Avalia se a Comutação Bibliográfica na Rede Unesp teve melhora com a aquisição do software SCAD com relação a agilidade na comunicação entre as bibliotecas e integração sistêmica das mesmas. Analisando ainda a agilização, otimização e aprimoramento na qualidade do serviço; a precisão de dados no acompanhamento on-line do processamento dos pedidos. Language A language of the resource pt snbu2002