http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/29/4120/SNBU2002_109.pdf da26451e05d3b425fcf02bb50cb5c48f PDF Text Text DESENVOLVIMENTO DE INDICADORES DE QUALIDADE PARA O PLANEJAMENTO DA GESTÃO EM UNIDADES DE INFORMAÇÃO DA REDE SIRIUS - REDE DE BIBLIOTECAS UERJ UNIVERSIDADE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO - UERJ R. São Francisco Xavier, 524/s.1019. Bl.B Marac anã. Rio de Janeiro. RJ CEP: 20.550-013. Brasil Nadia Lobo da Fonseca 1 - nlobo@uerj.br Regina Serrão Lanzillotti2 - lanzillotti@uol.com.br Nysia Oliveira de Sá3 - nysia@uerj.br Valéria Dias Batista4 - vbdias@hotmail.com 1 Bibliotecária, Coordenadora do Núcleo PLANAD/Rede Sirius Docente, Coordenadora dos Projetos de Extensão do IME/UERJ, Doutoranda do PET/COPPE/UFRJ 3 Bibliotecária, Diretora da Rede Sirius 4 Graduanda em Estatística do IME/UERJ 2 �RESUMO Trata do estabelecimento de indicadores quali-quantitativos para a Rede Sirius - Rede de Bibliotecas UERJ, visando ao aprimoramento da gestão das suas unidades de informação. A equipe é integrada por bibliotecárias e estatísticas. Esta iniciativa insere -se no conjunto de providências que vêm sendo implementadas pela universidade, com o objetivo de instaurar um processo interno de avaliação, que propicie a excelência acadêmica e o retorno à comunidade dos recursos nela investidos. O estudo fundamentar-s e-á no mapeamento do estado da arte, adotando-se métodos não paramétricos, que permitirão inferir padrões com base em atributos tangíveis. Na aplicação desta metodologia, a Rede Sirius será assessorada pelo Instituto de Matemática e Estatística da UERJ, em continuidade à parceria entre estas unidades administrativa e acadêmica, respectivamente. O histórico desta parceria demostra que esta tem possibilitado implementar práticas de trabalho e métodos gerenciais que contribuem para um desempenho laboral participativo e interativo, em que se almeja a identidade da Rede, respeitando -se as peculiaridades de cada biblioteca. Palavras–chave: Indicadores de qualidade; Gestão de Bibliotecas Universitárias; Rede Sirius - Rede de Bibliotecas UERJ 1 INTRODUÇÃO As Instituições de Ensino Superior (IES) inseridas em uma realidade global em permanente transformação enfrentam, na atualidade, pressões internas e externas que se traduzem em demandas cada vez mais sofisticadas, exigindo agilidade na tomada de decisão. Para fazer face aos desafios que se apresentam, a Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ) entende que “o processo de avaliação é uma das questões centrais para a melhoria da qualidade das universidades favorecendo a modernização e contribuindo para repensar a instituição”1. Trata-se de aferir a eficiência, “com a clara finalidade de aumentar sua produtividade e, principalmente, o impacto sobre o setor econômico”2. Consoante tal política, a UERJ vem promovendo um esforço coletivo de reflexão, em torno da definição de critérios internos para essa avaliação, que contemplem suas especificidades, e a Rede Sirius, buscando inserir-se nesse esforço tem empreendido estudos multidisciplinares, visando, em última instância, ao aprimoramento da prestação de serviços e oferta de produtos informacionais. A estratégia de abordar os problemas de gestão, sob uma ótica multidisciplinar, é uma prática, desde o início da implantação da Rede Sirius, em set. 1998, com resultados que possibilitam afirmar quanto ao acerto dessa opção metodológica. �Em função da mesma, estabeleceram-se várias parcerias, ao longo dos anos, intra e extra UERJ, sendo que, entre aquelas, assume especial relevância a da Rede com o Instituto de Matemática e Estatística (IME/UERJ). Entre outros motivos, por tratar-se da conjugação de esforços de uma unidade administrativa (Rede Sirius) e uma unidade acadêmica, cuja continuidade tem favorecido a implementação de práticas de trabalho e métodos gerenciais que contribuem para um desempenho laboral participativo e interativo. Este trabalho apresenta, portanto, um histórico e resultados positivos dessa experiência, consubstanciada em vários estudos realizados, por vezes, de forma simultânea, desde 1997, e que culminou em um projeto de desenvolvimento de indicadores de qualidade para as bibliotecas (em andamento). 2 HISTÓRICO DA PARCERIA Bibliotecas não diferem de outras organizações, no que se refere à necessidade de infraestrutura informacional para apoio à tomada de decisão de forma ágil e segura3. Em função disto, na Universidade do Estado do Rio de Janeiro - UERJ, bibliotecários promovem, desde há muito, estudos objetivando dotar as bibliotecas de tal infra-estrutura. No entanto, a assessoria de outras unidades da UERJ, para tais estudos, só passou a ocorrer, de forma sistemática, a partir de 1997, quando a Reitoria designou ao Grupo Especial de Trabalho (GET) a tarefa de avaliar e propor uma nova estrutura para o Sistema de Bibliotecas (SISBI). Na ocasião, este grupo solicitou e contou com a colaboração técnica do IME/UERJ, na área de Estatística Descritiva, visando efetuar o Diagnóstico das Bibliotecas e o Estudo de Necessidades e Demandas de Informação (ENDI). Essa avaliação ressaltou a necessidade de ser implantado um modelo organizacional mais adequado às demandas emergentes da comunidade acadêmica, caracterizado por uma gestão descentralizada e participativa, mais ágil e flexível, consubstanciado na Rede Sirius – Rede de Bibliotecas UERJ 4. �A partir do início da implantação desta nova estrutura -, em setembro 1998, passaram a ser revistos procedimentos e instrumentos gerenciais, de forma a adequá-los às exigências deste modelo organizacional, entre elas, o aporte de informações, que constitui-se em fator estratégico para o sucesso do empreendimento, contribuindo para a identidade dos setores (21 bibliotecas, 3 Núcleos e 2 Seções de Apoio Administrativo) e unidade da organização, que congrega quase 200 servidores (técnicos e administrativos). Além disso, acresce que, à mudança organizacional, seguiu-se um incremento qualiquantitativo da demanda, tanto em termos de suporte informacional tradicional, quanto na participação, em projetos nas Sub-Reitorias de Graduação, Extensão e Pesquisa. Para contemplar tais expectativas de docentes, discentes, servidores e comunidade externa, com os recursos disponíveis, impõe-se a busca de tecnologias de gestão voltados para a qualidade. Esta conjuntura, extremamente estimularam a continuidade da dinâmica, e os resultados obtidos anteriormente interação Ensino/Extensão configurada na parceria IME/Rede Sirius - envolvendo futuros estatísticos tutelados por um professor orientador e servidores das bibliotecas, nos estudos preliminares à implantação de um Sistema de Informações Gerenciais (SIG). Assim sendo, desde 1998, são vários os trabalhos conjuntos IME/REDE SIRIUS beneficiando algumas bibliotecas ou a Rede como um todo, o que contribui para que, posteriormente, a parceria fosse reconhecida oficialmente pela Sub –Reitoria de Extensão da UERJ (SR3) 5. Inicialmente, destacam-se, neste relato, os trabalho s de maior abrangência, englobados nos estudos preliminares à implantação do SIG, e em seguida, sumariza-se a pesquisa em andamento. Os estudos preliminares, baseados no Sistema de Aprendizado Adaptativo, têm sido realizados desde 1999, e incluem: um levantamento denominado Macrovisão das �Bibliotecas , o processo de automação dos dados estatísticos e informações gerenciais e o ENDI. A experiência acumulada no desenvolvimento desses trabalhos estimulou o aprofundamento gradual das discussões direcionando-as para a busca de um padrão de qualidade. No entanto, a literatura na área de Biblioteconomia e Ciência da Informação ressalta a inexistência de padrões aplicáveis a bibliotecas universitárias brasileiras 6. Vergueiro, cujo trabalho é pioneiro, nesse campo, frisa as dificuldades inerentes à construção de indicadores, que reflitam com algum nível de segurança a realidade que se supõe que eles representem, pois trata-se de espelhar em toda a sua complexidade, as múltiplas facetas desta realidade, condicionadas por inúmeras variáveis, interrelacionadas em uma trama de resultado imprevisível7. Dessa forma, na UERJ, inicialmente aplicou-se um modelo experimental interativo, entendendo-se que este poderia responder à logística da Rede, que congrega bibliotecas universitárias, com peculiaridades inerentes aos Centros Biomédico (CB), de Tecnologia e Ciências (CTC), de Educação e Humanidades (CEH) e de Ciências Sociais (CCS), bibliotecas escolares – afetas ao Instituto de Aplicação Fernandes Rodrigues da Silveira (atende ao 1 o e 2 o graus) - e também, a biblioteca Comunitária (COM), e localização geográfica, em diferentes municípios do Rio de Janeiro. 3 METODOLOGIA Como já relatado, o GET, em 1997, deparou-se com um aporte de informações aquém do necessário ao estudo avaliativo, que subsidiou a implementação de uma nova estrutura para as bibliotecas da UERJ. Não se contava, naquela ocasião, com elementos suficientes para definir o perfil dos usuários das bibliotecas. �Esta dificuldade impôs, portanto, que fosse realizado um ENDI, e optou-se por um método alternativo, abrangendo freqüentadores e não freqüentadores, baseado na lógica Fuzzy8. A metodologia adotada pressupõe uma equipe multidisciplinar constituída por especialistas, no caso, das áreas de Biblioteconomia, Ciência da Informação e Estatística, à qual coube a definição dos macro- objetivos (perfil dos usuários, comportamento na busca da informação e avaliação das bibliotecas) focos norteadores para estruturação da Rede. Cada um deles foi decomposto em objetiv os específicos, que conduziram aos atributos, originando os indicadores traduzidos em medidas avaliativas. Por sua vez, a análise das séries temporais relativas aos indicadores, vai demonstrar a tendência, a sazonalidade e os ciclos da busca da informação, favorecendo uma resposta em termos de qualidade do serviço prestado. Acresce que a interação entre os indicadores concorre para priorizá -los e também a sua substituição e/ou eliminação, gerando um sistema adaptativo que subsidie a gestão da Rede. A implementação deste sistema impõe análises quali-quantitativas constantes, valendo-se da Estatística, Biblioteconomia e Ciência da Informação, sendo que a primeira dá suporte às demais, através dos métodos Inferenciais e da Análise Exploratória dos Dados. Dessa forma, replicou-se o ENDI9, em 2000, buscando segmentar a clientela, em grandes grupos, tal como se subdivide a área acadêmica da UERJ (CB, CCS. CEH, CTC). Desta vez, atenção especial foi dada às bibliotecas escolares e à Biblioteca Comunitária (COM), por atenderem a um público diferenciado. Verificou-se que o perfil dos freqüentadores e não freqüentadores, em cada área, não apresentou discrepâncias significativas, em relação ao ENDI aplicado em 1997. �Também com o objetivo de um mapeamento o mais próximo possível da realidade, já havia sido conduzida, em 1999, uma pesquisa sobre o atendimento em 20 bibliotecas, que entre outros resultados, confirmou que o público prioritário da COM, é composto pelos alunos de 1º e 2º graus, seguidos dos servidores. Em função disto, a biblioteca reestruturou suas atividades para melhor atendê-los e atualmente promove um estudo de usuários. Paralelamente, promoveram-se sucessivas avaliações dos procedimentos e ferramentas para a coleta de dados e informações gerenciais, nos setores da Rede, implementado-se melhorias tais que acabaram implicando na gradativa substituição do sistema manual por um automatizado, no decurso de 3 anos. Para consecução dessa sistemática avaliativa, o Núcleo de Planejamento e Administração (PLAN AD) contou com a assessoria de estagiárias de Estatística e dos servidores da Rede, que participaram ativamente desse processo, interagindo com a equipe do Núcleo PLANAD e do IME/UERJ, testando, criticando e sugerindo alterações no sistema. Em conseqüência , observa-se que a padronização de instrumentos e procedimentos, tal como se esperava, contribuiu para a consistência da bases de dados gerenciais, agilizando a elaboração de relatórios e o desenvolvimento/aprimoramento de outras ferramentas de gestão. Os resultados positivos alcançados refletem ainda o desenvolvimento profissional dos servidores, hoje mais conscientes da importância da infra-estrutura de informações gerenciais para a tomada de decisão. Impondo-se então para avançar no desenvolvimento do SIG, concurso de especialistas da área de Informática, pois constatou-se que já havia elementos suficientes para a modelagem do mesmo, também como ferramenta para o intercâmbio de informações entre todos os setores da Rede, e entre estes e as demais Unidades da UERJ. Assim sendo, no início de 2002, sob a chancela do IME/UERJ, o Departamento de Informática e Ciências da Computação (COMPUT) e a Rede Sirius elaboraram e apresentaram projeto, visando à modelagem do SIG, Programa de Apoio Técnico às Atividades de Ensino, de Pesquisa e de Extensão (PROATEC). A aprovação desse �projeto representou, o reconhecimento institucional da relevância e do impacto da proposta, traduzindo-se, em termos práticos, na contratação de 1 Técnico em Programação, com recursos do PRO ATEC, para dedicar-se em tempo integral ao projeto. Tão logo foi divulgada a aprovação do projeto, constatou-se a repercussão dessa nova vertente de trabalho com o IME/UERJ, entre os discentes da Informática, pois o desenvolvimento do SIG, foi eleito, por um deles, como tema do seu trabalho de conclusão de curso. A adesão de servidores da Rede à equipe foi decisiva, propiciando elementos para a modelagem do sistema automatizado que deve entrar em operação, em etapas sucessivas até o final de 2002. Quando isto ocorrer, a alimentação dos módulos do SIG se dará de maneira descentralizada, acumulando, processando, e transmitindo on line , dados e informações para os gerentes, de forma sistematizada, adequada e regular, o que contemplará determinadas peculiaridades da Rede Sirius, favorecendo a tomada de decisão em tempo hábil, interagindo cada uma das 21 Bibliotecas, com os Núcleos: Memória Informação e Documentação (MID), Processos Técnicos e Automação (PROTAT), Planejamento e Administração (PLANAD) e a Direção, os 2 últimos assessorados pelas respectivas Seções de Apoio Administrativo (SEAP). A meta é, em resumo, que informações disponíveis no meio ambiente, sejam estruturadas, mediante a interação entre os indicadores, para atingir padrões de qualidade a serem observados por todas as bibliotecas. Pretende-se, ainda, que os focos norteadores indicados neste trabalho, na Metodologia, integrem-se em conjunto harmônico e flexível, visando a garantir a identidade da Rede, porém mantendo a autonomia das Bibliotecas e demais setores. Portanto, constituem a próxima etapa e já estão em curso os estudos para o desenvolvimento de indicadores de qualidade para as bibliotecas, que permitirão aferir, do ponto de vista dos clientes internos (servidores das bibliotecas) e externos (docentes e discentes) o impacto de todo esse processo de melhoria da gestão das bibliotecas. Tal �procedimento propicia um menor grau de entropia no sistema ou, em última instância, a consolidação da Rede Sirius como suporte informacional do ensino, pesquisa e extensão. 4 PERSPECTIVAS DE TRABALHO – REDE SIRIUS/IME/UERJ A continuidade da parceria IME/Rede Sirius foi um fator decisivo para as bibliotecas terem alcançado o estágio atual nesse processo, de melhoria, culminando em 2002, não só com a modelagem do SIG, com respaldo institucional, já relatada, mas também com a seleção do projeto de uma aluna da Estatística, ex-estagiária do Núcleo PLANAD, para concorrer ao Prêmio Carmem Portinho concedido pela UERJ/Sub -Reitoria de Graduação (SR-1) aos melhores projetos acadêmicos de seus alunos inscritos em áreas temáticas escolhidas dentre temas atuais, visando estimular a produção discente nos cursos de graduação, favorecer a reflexão sobre temas e demandas de interesse público e valorizar o exercício da criatividade e o desempenho do estudante da UERJ10. Desde então, o projeto Desenvolvimento de Indicadores para a Gestão das Bibliotecas da UERJ11 vem sendo desenvolvido, pela aluna, sob a orientação da professora Regina Serrão Lanzillotti, do IME/UERJ, coadjuvada por bibliotecárias da Rede Sirius, com previsão de término, em outubro de 2002. Considera-se este fato mais um marco na experiência em curso na Rede Sirius, favorecido pela continuidade do modelo experimental interativo, porque reverterá para o aprimoramento da gestão das unidades de informação da UERJ. Esta iniciativa da Rede Sirius é condizente com a postura pró-ativa que vem sendo buscada desde o início da sua implantação e se coaduna com o processo institucional, já mencionado, visando a estabelecer critérios internos de avaliação e se traduz na futura implementação de medidas avaliativas, a partir da validação dos indicadores sugeridos na literatura consultada. �Estas medidas avaliativas tomam caráter descritivo, correlacional e inferencial e convergirão ao estabelecimento de um padrão de qualidade para bibliotecas universitárias agregadas por áreas do conhecimento, buscando-se a identidade da Rede, sem desconsiderar as especificidades (área de atuação, diversidade do perfil do cliente na busca da informação) dos seus componentes, favorecendo a pretendida gestão participativa. O estudo está, atualmente, em suas etapas iniciais, já tendo sido realizado, na literatura, um levantamento do estado da arte no que se refere à gestão da qualidade em bibliotecas universitárias brasileiras, que permitiu uma aproximação inicial do tema, optando-se por validar, indicadores de qualidade sugeridos por Vergueiro como padrões para as bibliotecas universitárias12. Com este objetivo estabeleceram-se critérios para seleção da biblioteca-piloto, em consenso, pela equipe do projeto. O instrumento de coleta das informações a ser utilizado está em elaboração e seu teste se dará com a clientela interna da biblioteca piloto. No momento discute-se a escolha da ferramenta pertinente a Estatística não paramétrica adequada que permitirá inferir padrões de qualidade com base em atributos tangíveis. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS Mencionaram-se até aqui vários benefícios auferidos com os desdobramentos desse trabalho multidisciplinar Rede Sirius/IME, mas nunca será demais reiterar que há outros, não menos relevantes, afetos às pessoas nele envolvidas e que cabe ressaltar. No que tange aos graduandos, em Estatística, a inserção de vários deles, nos estudos, ao longo destes anos, propiciou-lhes estagiar em um campo diversificado e enriquecedor, adquirindo habilidades pessoais e profissionais, favorecendo sua inserção no novo mundo do trabalho. �Quanto aos bibliotecários e demais servidores da Rede, estes puderam refletir criticame nte sobre o seu cotidiano, interagindo, compartilhando e integrando elementos das Ciências Exatas e Humanas. Da mesma forma, os docentes, ao perceberem a Rede Sirius como objeto passível de estudos, estimulando seus alunos a enfocarem-na em seus projetos de conclusão de curso, abrem-lhes novas perspectivas profissionais e favorecem a oportunidade de aplicação de conceitos de suas áreas interagindo saberes, buscando solucionar questões, cujo equacionamento reverte em benefícios para a coletividade. Promove-se, assim, o capital humano da instituição mediante sua integração a grupos de interesse que realizam experimentos, aplicações e avaliações, empregando metodologias alternativas, multidisciplinares, e caracterizando uma aprendizagem adaptativa. Essa efervescência intelectual se materializa na produção gerada por tais grupos, enfocando os vários estudos realizados no decorrer do processo aqui relatado, que vem sendo divulgada em Eventos Técnico-científicos e Periódicos. Em última instância, o trabalho conjunto Rede Sirius e IME/UERJ permite, ainda, que seja vislumbrado um novo enfoque para o enfrentamento de dificuldades comuns a instituições públicas de ensino superior, na busca de seu desenvolvimento: cooperação dentro da própria Instituição, compartilhamento e persistência para alcance dos objetivos. Toda a riqueza de perspectivas suscitada por esta alternativa adotada na UERJ, traz à lembrança a afirmação de Paulo Freire: “Educar é dar sentido às atividades do cotidiano.”13 �SUMMARY It treats of the establishment of quali-quantitative indicators for the Rede Sirius - Rede de Bibliotecas UERJ, seeking for the improvement of the administration of their units of information. The team is integrated by librarians and statistics. This initiative is part of the roll of providences that have to be implemented by the university, with the objective of establishing an internal process of evaluation, that propitiates the academic excellence and the return of the resources that have been invested to the community. The study will be based on the mapping of the state of the art, adopting no parametric methods, that will allow to infer patterns based on tangible attributes. In the application of this methodology, Rede Sirius will be advised by the Institute of Mathematics and Statistics of UERJ, in continuity to the partnership between these administrative and academic units, respectively. The report of this partnership demonstrates that it has made possible the implement of work practices and managerial methods that contribute to a participative and interactive working performance, aiming the identity of Rede Sirius, considering the peculiarities of each library. Keywords: quality indicators; academical libraries; Rede Sirius - Rede de Bibliotecas UERJ REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1. PEREIRA, Silvia Dias (coord.). Subsídios para a formulação de propostas de avaliação dos cursos da graduação da UERJ. Rio de Janeiro: UERJ/Departamento de Ensino de Graduação, 2001. v.1 [p.1]. 2. BRISOLLA, Sandra Negraes. Indicadores para apoio à tomada de decisão. Ciência da Informação. v.27, n.2 p. 221-25,1998. 3. TARAPANOFF, K. Técnicas para tomada de decisão nos sistemas de informação. 2 ed. Brasília : Thesaurus, 1995. 163 p. 4. SÁ, Nysia O. de (coord.). Rede Sirius : uma proposta de gestão para as bibliotecas da UERJ. In : SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS,10, 1998, Fortaleza. Anais... Fortaleza : SNBU, 1998. 3 arquivos (657 bytes) ; disquetes 3 1/2 polegadas. Word for Windows 6.0. 5. UNIVERSIDADE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO. Instituto de Matemática e Estatística. 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Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFPE Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2002 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Recife (Pernambuco) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Desenvolvimento de indicadores de qualidade para o planejamento da gestão em unidades de informação da Rede Sirius- Rede de Bibliotecas UERJ. Creator An entity primarily responsible for making the resource Fonseca, Nadia Lobo da Lanzillottr, Regina Serrão Sá, Nysia Oliveira de Batista, Valéria Dias Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Recife (Pernambuco) Publisher An entity responsible for making the resource available UFPE Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2002 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Aborda o estabelecimento de indicadores quali- quantitativos para a Rede Sirius Rde de Bibliotecas UERJ Language A language of the resource pt snbu2002