http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/29/4135/SNBU2002_124.pdf ec3628b6273e2a772efe7ea7ac0bdb60 PDF Text Text FORMATO MARC 21 HOLDINGS PARA PUBLICAÇÕES SERIADAS Autores: 1 Sonia Regina Casselhas Vosgrau – bccol@unicamp.br 2 Antonieta A. Cruz Santos – eta@ige.unicamp.br 3 Elizabeth Maria A. Prado Pazini – emapp@unicamp.br 4 Sandra Maria Moura – moura@bae.unicamp.br 5 Vera Lúcia de Lima – bicombi@unicamp.br * Estudo do formato MARC 21 Holdings a ser utilizado no registro dos dados da coleção das publicações seriadas, usando como metodologia a análise de todos os campos do registro de dados deste formato, resultando no estabelecimento de padrões que auxiliem na implantação, controle e gerenciamento da função Periódicos do Sistema Integrado de Funções VIRTUA, adotado pelo Sistema de Bibliotecas da Unicamp. Palavras-chave: Publicações Seriadas; Sistema MARC – Formato; Sistemas de controle de publicações seriadas; Catalogação – Publicações seriadas 1 Bibliotecária BC/*UNICAMP. Especialista em Bibliotecas de Instituições de Nível Superior. Coordenadora do Grupo de Estudos 2 Bibliotecária IG/*UNICAMP. Mestre em Biblioteconomia 3 Bibliotecária CMU/*UNICAMP. 4 Bibliotecária BAE/*UNICAMP. Especialista em Sistemas de Informação em C&T. 5 Bibliotecária BC/*UNICAMP. * UNICAMP – Universidade Estadual de Campinas – CP. 6136 – CEP 13036-050 – SP-Brasil �Introdução Cada vez mais a informatização dos serviços de biblioteca se faz presente, estabelecendo relações estreitas entre informação e informática. Ao lado da preocupação da constituição dos acervos, existe hoje a necessidade de disponibilizá-los aos usuários próximos e distantes e de oferecer serviços mais ágeis e eficientes, mediante a automação das bibliotecas. A informação em seu sentido mais amplo, tem sido fundamental em todas as sociedades, mesmo em tempos medievais (Castells, 1996). O avanço da tecnologia que traz a mudança de arquitetura de hardware, sugere o uso de plataforma cliente-servidor. Ao mesmo tempo, a Internet se concretiza cada vez mais no Brasil, trazendo, em curto espaço de tempo, novas ferramentas. A freqüente utilização da tecnologia por parte dos usuários e bibliotecários, o aumento da presença das bibliotecas na Internet e o conseqüente aumento da exigência por parte dos usuários com relação aos serviços de informação em meio eletrônico têm obrigado os profissionais a repensarem o planejamento e o gerenciamento dos seus serviços, desenvolvendo novas abordagens para esta realidade. Conforme Krzyzanowski (1998): o uso das tecnologias da informação e da comunicação eletrônica apropriadas ao acesso, à organização e ao processamento da informação cada vez mais eficientes e eficazes, fundamentam as ações estratégicas das bibliotecas universitárias e trazem novos desafios para o cumprimento de seus objetivos, exigindo um moderno perfil gerencial dos agentes da informação. Em 1995 o Sistema de Bibliotecas da UNICAMP iniciou um projeto de modernização visando a adoção de padrões internacionais de comunicação e tratamento da informação, para maior agilidade e racionalização de esforços na realização dos processos técnicos; melhoria da qualidade dos serviços sistêmicos; atualização das políticas de desenvolvimento de coleções; compartilhamento de recursos e identificação de parcerias institucionais de forma para maior racionalidade das operações e para a ampliação de acesso à informação. a contribuir �Para Levacov (1996), “é importante que os bibliotecários participem do desenvolvimento de metaferramentas que permitam aos usuários com diferentes habilidades computacionais recuperarem as informações desejadas em um ambiente informacional complexo”. Em setembro de 1997 foi feita a escolha do software integrado de funções Virtua da VTLS Inc., que tem como lógica de desenvolvimento e uso a integração das várias funções desenvolvidas na biblioteca e em 1998 deu-se início aos trabalhos de parametrização dos dados para este sistema. Com esta finalidade foram formados quatro Grupos de Estudos, um para cada função: Catalogação, Periódicos, Referência /OPAC e Circulação. O termo Periódicos, posteriormente substituído por Publicações Seriadas por ser mais abrangente, constitui o tema central dos estudos deste grupo de trabalho. Consideradas um problema no processo de automação de bibliotecas o controle das coleções de publicações seriadas é um grande desafio devido a diversidade e mutação das informações. Este trabalho pretende compartilhar os estudos realizados com o formato MARC 21 para dados de coleção – MARC 21 Holdings - desenvolvido especificamente para o controle automatizado dessas coleções. Histórico A introdução de novas tecnologias fez surgir novos conceitos e metodologias de trabalho. As informações constantes de uma ficha catalográfica não podem ser simplesmente digitadas no computador, que requer um padrão para interpretar as informações contidas nos registros. Os registros bibliográficos, em formato MARC (Machine-Readable Cataloging), tomaram novas formas e desencadearam novas metodologias de trabalho, associadas a automação de sistemas de informação compartilhamento. e bibliotecas, principalmente ao conceito de padrões e �Nos anos 60, a Biblioteca do Congresso Americano (Library of Congress – responsável pela manutenção de toda documentação relativa ao MARC) criou o formato MARC, um sistema que utilizava números, letras e símbolos, para indicar diferentes tipos de informação, visando comunicar o dado bibliográfico e de autoridade entre seus usuários. Somente duas décadas mais tarde, em 1986, que o primeiro formato MARC para coleção foi criado por iniciativa de um grupo de oito instituições norte-americanas, sendo utilizado para comunicação e não para exibição dos dados. Em suas subseqüentes atualizações, destacam-se: a) em 1994, a inclusão de novos campos para inserção de informações sobre o item e para versões múltiplas e a substituição do termo MARC para USMARC ; a mais recente em 2000, contemplou a junção dos padrões norte-americano e canadense resultando no atual MARC 21 Holdings que incorporou também algumas alterações não previstas na atualização de 1998. (Rosenberg, 2001) No MARC 21 são definidos formatos padrões para cinco tipos de dados: Bibliográfico, Autoridade, Coleção, Classificação e Informação à Comunidade, sendo que os dois primeiros – Bibliográfico e Autoridade – são usados freqüentemente pelos catalogadores. Conforme Rosenberg (2001), diversos são os benefícios para o uso dos padrões: a base de dados é transferível de sistema para sistema; as melhorias nos sistemas tornam-se mais fáceis com registros padrão do que com registros não padronizados; as bibliotecas podem comprar registros prontos ao invés de criá-los; a base de dados pode ser utilizada como fonte de recursos; e o uso dos padrões ajudam a baratear os custos de automação. O uso dos padrões garantem a presença de elementos de dados corretos, melhorando portanto a capacidade de importar ou exportar dado e de migrar de um sistema para outro. Por se tratar de um formato com múltiplas finalidades, o que lhe permite ser usado para muitas funções através de vários processos de fluxo de trabalho, o formato MARC 21 Holdings – apresenta características particulares e tem como objetivo principal transmitir informações específicas sobre coleção. �Com a introdução do novo software o Sistema de Bibliotecas da Unicamp passou a adotar estes formatos padrões. Formato MARC 21 Holdings para Dados de Coleção – MFHD Por se tratar de um formato bastante complexo, apresenta inúmeras particularidades, sendo que uma das características mais importante é sua potencialidade para expansão automatizada das informações de dados da coleção. Dependendo do nível de codificação e eficiência do sistema de automação em uso, os algoritmos do computador podem criar exibições de dados de coleção concisas, retiradas de informações detalhadas ou vice-versa. Por manipular vários dados simultâneos, a perda de uma informação implica no inteiro comprometimento da funcionalidade e da exibição dos dados inseridos. Outra singularidade deste formato: agrupa os campos na construção dos dados da coleção em um único campo (853), usando legendas vinculando-o através dos números compartilhados em subcampos á série de campos de dados que contêm enumeração e cronologia correspondente, para exibição conjunta dos campos. Metodologia Para a introdução da nova metodologia de catalogação para as Publicações Seriadas que até então seguiam as normas tradicionais, e com a inexperiência no uso do formato MARC para este tipo de publicação, foi proposto o estudo campo a campo do formato MFHD. Com este estudo procurou-se entender quais as necessidades para o bom desempenho da função Publicações Seriadas no novo sistema, que oferece todas as etapas necessárias para o gerenciamento da coleção para este tipo de publicação. Após a análise campo a campo, foram selecionados todos aqueles pertinentes às Publicações Seriadas, dividindo o trabalho em duas etapas. Na primeira, realizou-se a padronização do �registro bibliográfico - MFBD (MARC 21 Format for Bibliographic Data) e a planilha padrão de dados bibliográficos a ser apresentada ao sistema de bibliotecas. Na segunda, foi elaborado o registro para dados da coleção – MFHD, que contém especificações para a codificação de elementos de dados relacionados às informações do acervo e sua localização. Em ambas as etapas do estudo o material utilizado para o desenvolvimento dos trabalhos foram as traduções dos manuais elaboradas internamente para esta atividade (“Serials Control – Holdings e MARC 21 Holdings” ). Resultados Verificamos que a característica chave do Sistema em relação ao controle das publicações seriadas é o fluxo de trabalho flexível que inclui as várias tarefas, sendo as principais: recebimento, previsão e controle. Entretanto, para que isso funcione é necessário a elaboração de dois registros: o bibliográfico e o de coleção. O registro dos dados da coleção das Publicações Seriadas (MFHD) é separado do registro de dados bibliográficos (MFBD), ou seja, para a inserção destes dados existem duas planilhas distintas que são vinculadas através de campos específicos. _____________________Registro_Bibliográfico_______________________ Registro de item Registro de Recebimento Registro de Reclamação Registro de coleção Registro de Lembretes Figura 1. Registro de Registro de listagem de Rotina Item Fonte: Manual Virtua versão 0.9.10.17, p.2 Assim como os outros formatos o MFHD apresenta a mesma estrutura, ou seja, é formado por três componentes principais: o Líder, o Diretório e os Campos Variáveis, cujas informações �precedem as partes principais do registro de coleção e geralmente são específicas para uso do programa podendo ser default ou configurado localmente. Líder Campo fixo de 24 (00-24) caracteres de posições não contendo indicadores nem subcampos. O conteúdo dos dados é definido pela sua posição e estes campos deverão ser preenchidos de acordo com 3 tipos de itens bibliográficos, que são identificados a partir de um código na posição 06 do Lider. Ex: item de parte única, item de vários volumes ou item de publicações seriadas . Outras informações como esta são definidas nas posições correspondentes segundo critérios estabelecidos na parametrização. Diretório Índice gerado pelo computador para a localização dos campos de controle variável e campos de dados dentro do registro. Localiza-se imediatamente após o Líder e consiste de uma série de campos fixos de 12 caracteres cada, cuja finalidade é informar que etiquetas estão no registro e onde estão localizadas. Campos Variáveis Os dados em um registro bibliográfico, estão organizados em campos variáveis, cada um identificado por uma etiqueta de 3 caracteres numéricos, que estão registrados na entrada do diretório referente a cada campo. Há dois tipos de campos variáveis: os campos de controle variável e os campos de dados variáveis. Campos de controle variável Representados no Campo 00X, esses campos possuem uma estrutura diferenciada dos Campos de Dados Variáveis e não contém indicadores e subcampos. Eles podem conter um único elemento de dados ou uma série de elementos de dados de campos fixos, identificados pela posição do caracter. Foram definidos neste estudo, para a �base local, os campos 001, 003, 004 e 008), destacando-se o campo 004 que liga o registro da coleção (MFHD) ao registro bibliográfico (MFBD) e o campo 008. Este, contendo os elementos de dados de tamanho fixo é composto de 40 caracteres que podem ou não ser usados na sua totalidade e que devem ser parametrizados obedecendo os critérios específicos para identificar e recuperar os registros. Campos de dados variáveis Representados pelos Campos 01X-8XX. Dentro destes campos são usados dois tipos de designação: os indicadores e os subcampos. Foram definidos neste estudo, para a base local, os campos de controle 022, 024, 027e 035; os campos de notas 841-845; os campos de localização 852 (local) e 856 ( Acesso eletrônico). Os campos para dados de coleção são apresentados de várias maneiras e são definidos pela informação registrada sobre os itens presentes na coleção da instituição. Estes elementos de dados de registro MFHD, são divididos em 4 grupos nos quais são encontradas as descrições dos campos específicos como segue: Legenda e Campos Padrão (853-855) Campos para Enumeração e Cronologia (863-865) Campos para Listagem Textual da Coleção (866-868) Campos para Informação sobre o Item (876-878) Todos os campos de dados para coleção são relacionados a um particular tipo de unidade bibliográfica: Unidade bibliográfica básica (853/863,866,876) Suplementos (854/864,867,877) Índices (855/865,868,878) Campos usualmente emparelhados: 85X e 86X – legenda e dados padrão / enumeração e cronologia 853 e 863 – para as unidades básicas �854 e 864 – para suplementos 855 e 865 - para índices A informação armazenada nestes pares de etiquetas é associada a exibição do sistema, de modo a apresentar informações sobre coleções individuais para cada tipo de item. A codificação correta dos dados é essencial para a exata exibição, ligando os dados de coleção 853-878 relacionados devendo ser usado o subcampo $8 (número de ligação e número seqüencial), que está estruturado da seguinte maneira: número de ligação e número seqüencial. Campos de legenda e dados padrão (853-855) Especificam a legenda adequada para cada nível de enumeração e cronologia, no campo 863865 (enumeração e cronologia) que está ligado a ele pelo subcampo $8 (número de ligação e número seqüencial). A legenda descreve qual tipo de partes uma publicação foi dividida, isto é; volume, número, parte, seção, etc. Também definem o padrão de freqüência e regularidade com que as partes são encontradas. Estes campos mereceram especial atenção em nossos estudos pela diversificação de detalhes, onde o tipo de periodicidade exige uma formula especial, que deve ser analisada e adaptada às particularidades das coleções (holdings). Anexo 1 (Campo 853 - Forma e padrão para fascículos). Campos para Enumeração e Cronologia (863-865) Contém a designação numérica, alfabética e/ou data, que são associadas com o campo 853855, com sua ordem determinada pelo número de ligação e número de seqüência. O computador combina o dado de cada uma das legendas identificadas nos campos 853-854 e exibe uma informação unificada de dados de coleção de forma a ser manipulada por computador, e a partir daí pode gerenciar a coleção, ou seja, controlar e identificar os fascículos recebidos, fazer previsões dos próximos, identificar as falhas e ainda gerar informações para a aquisição. �Campos para Listagem Textual da Coleção (866-868) Contém dados, em texto livre de enumeração e cronologia. São geralmente utilizados para registros de coleção de itens de parte única, e freqüentemente usados para informar coleções retrospectivas. Podem ser usados no lugar dos campos codificados, legendas, campos padronizados (853-855), enumeração e cronologia (863-865). Os dados da coleção são inseridos da maneira como serão exibidos e não é possível ser manipulado pelo computador. Após estudo detalhado das codificações dos registros de dados de coleção pertinentes ao formato MFHD, foram definidos os campos mais adequados às especificações exigidas pelo sistema. Anexo 2 (Campos Padrões Planilha Holdings) Considerações finais Ao término deste trabalho observou-se que a documentação utilizada oferecia excelente material para a elaboração de manual e posterior treinamento da equipe do S BU. A codificação dos campos do MFHD é difícil e demorada, entretanto os benefícios futuros justificam todo empenho no uso corrente deste formato. Portanto, da compreensão de toda estrutura e função deste padrão e da eficiência do sistema de automação em uso, depende o bom desempenho do controle das coleções das publicações seriadas cumprindo seu papel principal de transmitir informações sobre as coleções. Deste estudo definiu-se os padrões a serem adotados pelo SBU. Posteriormente será elaborado um manual de procedimentos para ser utilizado nos treinamentos da equipe do SBU. Os avanços a serem obtidos decorrem de um compartilhamento de esforços e investimentos onde novas rotinas e fluxos contínuos de comunicação devem ser estabelecidos, fundamentando-se no aperfeiçoamento dos serviços e fins para o cumprimento de nossos objetivos: a difusão e intercâmbio do conhecimento. �REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CARVALHO, Ana R. M. M., et al. Utilização do formato MARC/USMARC na implementação do software VIRTUA. Campinas: UNICAMP, 1999. 52 p. Apostila CASTELLS, M. A sociedade em rede . 2. ed. São Paulo: Paz e Terra, 1999. v. 1. CRAWFORD, Walt. MARC for library use. 2. ed. Boston: G.K. Hall & Co., 1998. 359p. KRZYZANOWSKI, R. F. , COUTTO, Mariza Leal de Meirelles Do. 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(parte) - 3o nível de enumeração $d = - 4o nível de enumeração $e = - 5o nível de enumeração $f = - 6o nível de enumeração $g = - esquema de enumeração alternativa/1o nível de enumeração $h= - esquema de enumeração alternativa/2o nível de enumeração $i = ano $j = mês ou estação. Os códigos da estação são: 2.1 Spring (Primavera) 2.3 Fall (Outono) 2.2 Summer (Verão) 2.4 Winter (Inverno) $k = dia 3o . nível $l = 4o . nível $m = numeração alternativa $t = cópia $u = unidades bibliográficas (quantos fascículos possui um item) $w = freqüência $x = mudanças de calendário $y = padrão de regularidade. São eles: pm = publicado mensalmente om = omitido mensalmente $v = c (contínuo) $v = r ( não contínuo) IMPORTANTE: $8 = 8 Obs.: é o link em seqüência numérica. Cria o link com o campo 863 Ex: Publicação mensal 853 ## \8 8\a vol. \b no. \u 12\ v r\i (year) \j (month) \w m \x 01 863 ## \8 8.1\a 1 \b 1-12 \i 2001\j 01-12 �Anexo 2 – Campos Padrões Planilha Holdings Holdings Dados Textuais Holdings Enumeração e Cronologia Holdings Legendas e Padrões Localizaçã o e Acesso eletrônico NOTAS CAMPOS FIXOS Campo Descrição 001 BIBID – Numero de controle do sistema 003 UNI - Sistema de origem 004 Campo de ligação com o Bibliográfico 008 Indicadores Subcampos Local Lvl Enc. Lvl. Rec. Stat Acq. Stat Acq. Method. Gen. Ret.Policy Spec. Ret. Lang Repro Poli Report Date Entered Ambos indefinidos. Usar: ## 841 Dados codificados de valores para registro da coleção (NR) 843 Nota de reprodução (R) Ambos indefinidos. Usar: ## 845 Termos e diretrizes para uso de notas de reprodução (R) Ambos indefinidos. Usar: ## 852 Localização/No. De chamada/Cópia Localização e acesso eletrônico 1= # 2=# $a, $b, $c. 853 Unidade bibliográfica básica 1= 3 (desconhecido) 2= 0 (verificação completa da forma – o seriado possui v., no., parte, etc.) 2= 1(verificação completa da forma – o seriado possui parte dos níveis $a - $v,$8 ver anexo 1 854 Material suplementar 855 Indices 863 Unidade bibliográfica básica 864 Material suplementar 865 Indices 866 Unidade bibliográfica básica 867 Material suplementar 868 Índices 856 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 12 - Ano: 2002 (UFPE - Recife/PE) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: espaços de (r) evolução do conhecimento e da informação. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFPE Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2002 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Recife (Pernambuco) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Formato MARC 21 Holdings para publicações seriadas. Creator An entity primarily responsible for making the resource Vosgrau, Sonia Regina Casselhas Santos, Antonieta A. Cruz Pazini, Elizabeth Maria A. Prado Moura, Sandra Maria Lima, Vera Lúcia de Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Recife (Pernambuco) Publisher An entity responsible for making the resource available UFPE Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2002 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Estudo do formato MARC 21 Holdings a ser utilizado no registro dos dados da coleção das publicações seriadas Language A language of the resource pt snbu2002