http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/30/4230/SNBU2008_079.pdf 38a7d229f1bdcb069572d855c2557dc8 PDF Text Text �������������� � �������� ���� � �� ���������� � ������������������������� �!��"�����#���� � ���� �� BAIXA PATRIMONIAL DE MATERIAIS BIBLIOGRÁFICOS: uma ação desenvolvida por processos D´ASTUTO, F. L.1 RIBEIRO, M. S. P.2 ELIEL, R. A.3 VOSGRAU, S. R. C.4 FORNER, L.5 RESUMO O processo de baixa patrimonial é uma ação necessária, pois no contexto universitário a biblioteca exerce um papel extremamente relevante na produção e difusão de conhecimento, é nela que o processo começa e termina. Dessa forma, é fundamental que as bibliotecas universitárias garantam a atualização das informações disponíveis em seus acervos, pois a informação desatualizada compromete a qualidade e a credibilidade do ensino e da pesquisa, além de dificultar o desenvolvimento da coleção e prejudicar a disseminação correta do conhecimento. Faz-se necessário uma avaliação rigorosa do acervo. Para tanto, utilizou-se a metodologia GEPRO que é baseada na reflexão de maneira estruturada sobre as praticas diárias no trabalho, resultando na Instrução DGA nº 58/2007 que estabelece regras formais para a baixa patrimonial bibliográfica na UNICAMP, bem como, o manual de instrução do processo. Concluiu-se que há necessidade de promover um Workshop para divulgar amplamente o trabalho entre os profissionais do sistema de bibliotecas. Palavras-chave: Patrimônio. Gestão – processo. Bibliotecas – desenvolvimento de coleção. ABSTRACT The process of discharge of patrimony is a necessary action, because in the university context the library has a very important role in the production and dissemination of knowledge, and this process begins and ends in the library. Thus, it is essential that the university libraries ensure the update of information available in their collections, as the outdated information undermines the credibility and �2 quality of teaching and research besides turning the collection development difficult and also delaying the right knowledge dissemination. It is necessary to a rigorous evaluation of the collection. It was used GEPRO methodology, which is based on the reflection of daily structured practices at work, resulting in the DGA Instruction No. 58/2007. It establishes formal rules for the bibliographic patrimonial discharge at UNICAMP, as well as the manual instruction of the process. It was concluded that a workshop to disseminate widely this work among the library system professionals is needed. Keywords: Patrimony. Management – process. Libraries – Collection development. 1 INTRODUÇÃO Atendendo ao disposto no Planejamento Estratégico da Universidade Estadual de Campinas, a Pró-Reitoria de Desenvolvimento Universitário promoveu, entre outubro de 2006 e abril de 2007, o curso Gestão por Processo GEPRO. O curso objetivou a formação de pessoas que pudessem atuar como agentes de melhoria em processos que compõe a rotina de trabalho da Universidade, visando a racionalização, a simplificação e a melhoria contínua dos mesmos. Para tanto, foi contemplado o projeto de baixa patrimonial do Sistema de Bibliotecas, para receber a formação e melhoria dentro da filosofia proposta pelo curso. O ponto de partida foi entender o conceito de patrimônio, que é considerado por Ferreira (2002, p.30) como o “conjunto de bens, direitos e obrigações de uma pessoa física, ou jurídica, que possam ser avaliados em dinheiro”. Já a baixa patrimonial é definida pela Universidade Estadual de Campinas, através da Instrução Normativa DGA nº 29, de 31 de janeiro de 2002 como: “O procedimento de exclusão de bens do ativo permanente; e ativo permanente compreende os bens móveis e imóveis, créditos e valores”. A Baixa Patrimonial de material bibliográfico em suportes variados trata de uma revolução, intimamente ligada à implantação de uma cultura de mudança com consistência lógica e ética, comprometida com a inovação tecnológica e o �3 gerenciamento da qualidade e uma nova filosofia, aperfeiçoamento contínuo e o expurgo de atitudes passivas. As mudanças operadas nas esferas econômicas, sociais, políticas, científicas e tecnológicas, vêm acontecendo principalmente a partir da década de 1990, estas transformações no conhecimento, tornou premente a avaliação do acervo das bibliotecas universitárias. No contexto universitário a biblioteca se constitui em uma agência social organizada para atender a sociedade acadêmica. Portanto, uma organização prestadora de serviços de informação com a missão de apoiar o ensino, a pesquisa e a extensão. A biblioteca universitária exerce um papel extremamente relevante na produção e difusão de conhecimento, pois é nela que o processo começa e termina. Ou seja, os acadêmicos consultam-na para produzir conhecimento e, posteriormente, transferem a sua produção aos cuidados da biblioteca por meio de um suporte de informação. Dessa forma, é fundamental que as bibliotecas universitárias garantam a atualização das informações disponíveis em seus acervos, pois a informação desatualizada compromete a qualidade e a credibilidade do ensino e da pesquisa, além de dificultar o desenvolvimento da coleção e prejudicar a disseminação correta do conhecimento. Diante do exposto, a sistematização e racionalização do processo de baixa patrimonial de material bibliográfico apresentaram-se como uma necessidade premente para o pleno funcionamento dos serviços prestados pelas Bibliotecas da Universidade, justificando, assim, o desenvolvimento do trabalho que aqui se apresenta. �4 2 METODOLOGIA O desenvolvimento deste trabalho está respaldado nas diretrizes e métodos da Gestão por Processo, cuja metodologia preconiza a revisão adequada e a melhoria dos processos críticos para que se tenham condições de reduzir as insuficiências e os erros resultantes de uma redundância de atividades e informações. O desenvolvimento deste trabalho está respaldado nas diretrizes e métodos da Gestão por Processo, cuja metodologia preconiza a revisão adequada e a melhoria dos processos críticos para que se tenham condições de reduzir as insuficiências e os erros resultantes de uma redundância de atividades e informações. A metodologia GEPRO é considerada como uma: Estratégia abrangente, sistemática, estruturada, não formal, para auxiliar a identificação e o aprimoramento dos processos, garantindo a participação maciça das pessoas envolvidas, independentes de nível hierárquico. Nessa metodologia, as pessoas do nível estratégico, tático e operacional do processo alvo participam do planejamento, das propostas e da execução de mudanças; enfim, comprometem-se com a qualificação do seu processo. (UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS, 2007, p. 3) O uso da metodologia GEPRO possibilita a reflexão de maneira estruturada sobre as práticas do dia a dia [...]. A premissa básica é que impere um clima de confiança organizacional, estimulado pela compreensão e comunicação. A implementação de inovações desses processos cria condições para que a instituição se adapte com maior eficiência e agilidade, proporcionando respostas rápidas. (UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS, 2007, p. 1) Como previsto na metodologia adotada, a primeira etapa deste trabalho consistiu no mapeamento do processo existente, pretendendo conhecer a �5 realidade do processo naquele momento. Através dessa ação foi possível conhecer os problemas e desconexões existentes nos procedimentos de baixa patrimonial. A etapa seguinte consistiu em conhecer os clientes dos processos e suas necessidades. A partir disso, foi possível planejar melhorias e redesenhar o processo de baixa patrimonial, propondo as seguintes mudanças: abertura e arquivamento do processo nas Unidades, sem intervenção da Biblioteca Central; atualização do sistema de patrimônio do SBU; reciclagem de materiais danificados; re-adequação do espaço físico, através da retirada de materiais obsoletos ou danificados; adequação do desenvolvimento de coleção e normalização do processo de baixa patrimonial. 3 RESULTADOS Como resultado do trabalho realizado foi publicada, em 19 de abril de 2007, a instrução DGA nº. 58, que define conceitos, abrangência e estabelece procedimentos para a baixa patrimonial de materiais bibliográficos em suportes variados. Para dar sustentação a Instrução DGA foi desenvolvido um manual do processo de baixa patrimonial, que aborda de maneira explicativa as várias etapas do referido processo. Com o objetivo de validar o processo e a instrução de baixa patrimonial foi realizado um projeto piloto, que se encontra em andamento. Após a conclusão desse piloto teremos um retrato da eficácia da instrução e do processo, podendo, a partir de então, executar as adequações necessárias e expandir o serviço a todo o sistema. �6 4 CONSIDERAÇÕES FINAIS A Gestão por Processo é uma ferramenta que permite a identificação de situações problemas que, via de regra, ficam camufladas na administração tradicional, possibilitando ao gestor buscar estratégias para implementar melhorias e adequações. A importância do trabalho realizado se prende a uma questão histórica no âmbito da Universidade, tendo em vista a ausência de um instrumento que nos possibilitasse realizar a manutenção dos acervos das Bibliotecas, eliminando materiais obsoletos, danificados e extraviados. Com essa iniciativa as bibliotecas têm condições de se manterem como instrumentos dinâmicos, que apóiam e acompanham o desenvolvimento da pesquisa, ensino e extensão. A instrução normativa que é parte do resultado desse estudo necessita de adequações. Além disso, há outras melhorias, já planejadas, que serão implantadas no momento oportuno. Conclui-se que esse trabalho necessita de maior divulgação no âmbito da Universidade e, para tanto, após a conclusão do projeto piloto e da execução das adequações que se fizerem necessárias, pretende-se promover um workshop para os profissionais do Sistema de Bibliotecas da Unicamp e, com isso, divulgar amplamente o trabalho que aqui se apresenta. REFERÊNCIAS FERREIRA, R. J. Contabilidade básica. Rio de Janeiro: Ferreira, 2002. 720 p. UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS. Instrução Normativa DGA nº. 29, de 31 de janeiro de 2002. Disponível em : <http://www.dga.unicamp.br/instrucoes_formularios/instrucao/areas/arcc/Instrucao _DGA_n_029_2002.pdf> Acesso em: 04 jun. 2008. UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS. Manual de metodologia de gestão por processo. Campinas: [s.n.], 2007. 134 p. �7 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA CAMPOS, E.R. A Gestão da qualidade e o processo de informatização norteando as mudanças organizacionais para atingir a qualidade total. Campinas, SP: UNICAMP, 1998. 110p. LIMA, M. B. B. P. B. Metodologia de gerenciamento de processos (redesenho) do programa de qualidade do HC. Campinas, SP: UNICAMP, 1999. s.p. _________________ 1 Floriana Lucia DAstuto, Universidade Estadual de Campinas, flor@unicamp.br. Maria Solange Pereira Ribeiro, Universidade Estadual de Campinas, bibaedec@unicamp.br. 3 Regiane Alcantara Eliel, Universidade Estadual de Campinas, regiane@unicamp.br 4 Sonia Regina C. Vosgrau, Universidade Estadual de Campinas, soninha@unicamp.br. 5 Liliane Forner, Universidade Estadual de Campinas, lilianef@unicamp.br. 2 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 15 - Ano: 2008 (CRUESP - São Paulo/SP) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Empreendedorismo e inovação: desafios da biblioteca universitária Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available CRUESP Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2008 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant São Paulo (São Paulo) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Baixa patrimonial de materiais bibliográficos: uma ação desenvolvida por processos. Creator An entity primarily responsible for making the resource D ́Astuto, F. L.; Ribeiro, M. S. P.; Eliel, R. A.; Vosgrau, S. R. C.; Forner, L. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant São Paulo (São Paulo) Publisher An entity responsible for making the resource available CRUESP Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2008 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O processo de baixa patrimonial é uma ação necessária, pois no contexto universitário a biblioteca exerce um papel extremamente relevante na produção e difusão de conhecimento, é nela que o processo começa e termina. Dessa forma, é fundamental que as bibliotecas universitárias garantam a atualização das informações disponíveis em seus acervos, pois a informação desatualizada compromete a qualidade e a credibilidade do ensino e da pesquisa, além de dificultar o desenvolvimento da coleção e prejudicar a disseminação correta do conhecimento. Faz-se necessário uma avaliação rigorosa do acervo. Para tanto,utilizou-se a metodologia GEPRO que é baseada na reflexão de maneira estruturada sobre as praticas diárias no trabalho, resultando na Instrução DGA no 58/2007 que estabelece regras formais para a baixa patrimonial bibliográfica na UNICAMP, bem como, o manual de instrução do processo. Concluiu-se que há necessidade de promover um Workshop para divulgar amplamente o trabalho entre os profissionais do sistema de bibliotecas. Language A language of the resource pt snbu2008