http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/31/4545/SNBU2016_163.pdf dd8ec6a074c8817a4e660a7d7e5fb7d6 PDF Text Text Relatório como controle de qualidade no sistema Pergamum: uma experiência no Processamento Técnico da Biblioteca Central do Gragoatá da Universidade Federal Fluminense, RJ Ana Paula Lima dos Santos (UFF) - annalima27@gmail.com Lucyene Almeida Faria Brito (UFF) - lucyenealmeida@hotmail.com Resumo: O artigo aborda o controle de qualidade por meio dos relatórios gerados pelo sistema Pergamum. Desmitifica o relatório visto apenas como instrumento para levantamento de dados estatísticos e qualitativos. Apresenta a rotina do Processamento Técnico (PROTEC) da Universidade Federal Fluminense (UFF). Os relatórios são apresentados como instrumentos de verificação para o controle de qualidade. Aborda a catalogação como uma importante atividade para recuperação de informações. Conclui que é uma prática que permite manter a coerência dos dados inseridos. Possibilita a verificação de possíveis erros que podem contribuir para a não recuperação da informação, contribuindo para uma base limpa e coerente. Palavras-chave: Relatório. Controle de qualidade. Catalogação Área temática: Eixo 2 - Responsabilidade Política, Técnica e Social Subárea temática: Organização e tratamento da informação Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) �1 XIX Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA COMO AGENTE DE SUSTENTABILIDADE INSTITUCIONAL 1 Introdução O Processamento Técnico (PROTEC) da Biblioteca Central do Gragoatá é responsável por tratar tecnicamente os materiais bibliográficos, entre eles, livros, dissertações e teses da Universidade Federal Fluminense (UFF) e de outras instituições, anais de eventos, CD’S, DVD’S, entre outros recebidos por doação, compra e permuta, além de alimentar e manter atualizado o cadastro de autoridade que inclui: séries, autorias e assuntos. Devido ao grande volume de materiais tratados, no momento em que são geradas as etiquetas para o preparo técnico dos materiais, percebemos alguns equívocos, como: erros de digitação; alguns campos sem preencher, principalmente na tela de exemplar, em que os dados são mais complexos e numerosos, especificamente com materiais de compras, em que as informações como preço, número de patrimônio, nota fiscal, coleção entre outros devem ser preenchidos. Ao identificar esses equívocos, em algumas vezes a etiqueta deve ser reimpressa o que gera custos e duplicidade de trabalho, além de dificultar a recuperação de informações. Então, como evitar esses equívocos e prezar pela qualidade mesmo com o grande volume de materiais para tratar? A resposta veio do próprio sistema gerenciador que utilizamos: Pergamum, que, digase de passagem, existe uma grande variedade de relatórios, entre eles: o 96 que são relatórios para gerar dados de aquisição, o 102 que é para ver a situação do exemplar, o 116 de autoridade, o 118 de exemplar, o 149 que é um relatório por campo, o 235 que são campos bibliográficos do MARC. Obviamente existem outros, mas esses são os que mais utilizamos para fazer o controle de qualidade e conferir todos os campos. Os relatórios geralmente são utilizados para fins estatísticos ou instrumentos para tomada de decisões para o planejamento das organizações. Entendemos que os relatórios podem ir além, atuando também no controle de qualidade dos serviços de catalogação e contribuir para que os dados inseridos no sistema estejam consistentes. 2 Materiais e métodos Tendo-se em vista os objetivos deste trabalho e das características de uma exploração técnica, tornou-se necessária a elaboração de uma sistemática para obtenção dos resultados desejados pelo setor em questão. A metodologia utilizada é a descritiva, pois segundo Lakatos e Marconi (1986) ela aborda quatro aspectos, a saber: a descrição, o registro, a análise e a interpretação de fenômenos atuais, objetivando o seu funcionamento no presente. De acordo com Alyrio (2008) ela busca essencialmente a enumeração e a ordenação de dados, sem o objetivo de comprovar ou refutar hipóteses exploratórias, abrindo espaço para uma nova pesquisa explicativa, fundamentada na experimentação. Sendo assim, descreveremos como é a rotina do serviço: A Superintendência de Documentação (SDC) é o órgão responsável pela compra dos materiais bibliográficos para o sistema de bibliotecas da UFF, após o procedimento de compra os livros recebem as notas fiscais e são encaminhados para as bibliotecas. Ao chegar no PROTEC, é feita a conferência dos itens, que vem acondicionados em caixas e após a conferência, de cada item (material bibliográfico), eles recebem uma etiqueta do patrimônio. Após a colagem das etiquetas nos materiais, procedemos ao tratamento técnico dos mesmos. Ao terminar o processamento de todos os itens contidos na nota fiscal, geramos o relatório 96, que é um relatório por nota fiscal, selecionamos um período, a biblioteca, o tipo de material e a opção sem visualizar área do conhecimento. Com o relatório gerado podemos conferir se todos os campos do exemplar e título foram inseridos corretamente. Com os materiais de doação, procedemos da seguinte forma: � Após, tratados, uma vez por semana emitimos o relatório para conferir se todos os dados estão corretos, se nenhum campo foi omitido e sem erros de digitação. Com as autoridades, no final do dia emitimos o relatório 116 para conferir se todas as �2 XIX Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA COMO AGENTE DE SUSTENTABILIDADE INSTITUCIONAL autoridades inseridas estão corretas e não estão duplicadas, caso seja encontrado algum equívoco, a correção é feita imediatamente. 3 Resultados parciais/finais Os relatórios no Pergamum tem se mostrado muito eficazes não só no que se refere à mensuração, no quantitativo e levantamento de dados sejam descritivos e quantitativos. Eles são de estrema importância para o controle de qualidade dos dados inseridos no sistema. Um relatório bem feito vai depender das informações que são inseridas no sistema, e a forma como são inseridas. Nesse sentido, o controle de qualidade faz toda a diferença e conseguimos: � Eliminar os erros de digitação; � Economia com impressões de etiquetas; � Uma maior precisão na busca, pois uma informação com erro de digitação pode não ser recuperada; � Redução de duplicidade de catalogação; � Uma base coerente e uniforme. 4 Considerações parciais/finais A descrição bibliográfica é uma atividade de suma importância para as unidades de informação, é por meio dessa atividade que o usuário tem acesso a informações e aos materiais disponíveis na biblioteca. Logo, a padronização é necessária para que os dados sejam recuperados e acessados pelos usuários. Sabemos que a realidade de cada biblioteca é diferenciada, muitas não possuem profissionais suficientes, outras não têm estrutura e assim cada uma vive as suas dificuldades, a tecnologia ajuda, mais às vezes é falha. Qual catalogador que não teve a experiência de fazer uma busca para certificar-se que o livro não existe na base, a resposta foi negativa, quando na verdade era positiva? “que atire a primeira pedra”. O relatório utilizado como controle de qualidade pode corrigir essas deficiências que podem ocorrer no dia a dia do catalogador. Entendemos que o relatório vai além do suporte a gestão para tomada de decisões, vai além de levantamento de dados sejam eles estatísticos ou qualitativos, eles se utilizados para esse fim, contribuem para uma base limpa e uniforme propiciando mais consistência nas informações sejam para recuperá-las, sejam para tomada de decisões. 5 Referências ALYRIO, R.D. Metodologia Científica. Seropédica: PPGEN: UFRRJ, 2008. CASTRO, Douglas Bernardes de. Implantação do sistema de biblioteca Pergamum no IFMG-Campus Bambuí: avaliação do uso e da satisfação dos alunos. Dissertação de mestrado. Belo Horizonte, 2015. LAKATOS, E. M.; MARCONI, M. A. Técnicas de pesquisa: planejamento e execução de pesquisas, amostragens e técnicas de pesquisa, elaboração, análise e interpretação de dados. São Paulo: Atlas, 1986. PERGAMUM. Manual de relatório. PUC-Paraná. Disponível em: <http://www.pergamum.pucpr.br/redepergamum/site_servico_rede_pergamum/pesquisa/arqui vos/relatorios_WEB.pdf>. Acesso em: 07.maio.2016. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 19 - Ano: 2016 (UFAM - Manaus/AM) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: A biblioteca universitária como agente de sustentabilidade institucional. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFAM Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2016 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Manaus (Amazônia) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Relatório como controle de qualidade no sistema Pergamum: uma experiência no processamento técnico da Biblioteca Central do Gragoatá da Universidade Federal Fluminense, RJ.(Pôster) Creator An entity primarily responsible for making the resource Santos, Ana Paula Lima dos; Brito, Lucyene Almeida Faria Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Manaus (Amazonas) Publisher An entity responsible for making the resource available UFAM Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2016 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O artigo aborda o controle de qualidade por meio dos relatórios gerados pelo sistema Pergamum. Desmitifica o relatório visto apenas como instrumento para levantamento de dados estatísticos e qualitativos. Apresenta a rotina do Processamento Técnico (PROTEC) da Universidade Federal Fluminense (UFF). Os relatórios são apresentados como instrumentos de verificação para o controle de qualidade. Aborda a catalogação como uma importante atividade para recuperação de informações. Conclui que é uma prática que permite manter a coerência dos dados inseridos. Possibilita a verificação de possíveis erros que podem contribuir para a não recuperação da informação, contribuindo para uma base limpa e coerente. Language A language of the resource pt