http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/45/4678/SNBU1996_028.pdf d7773d7466ca977c419b1fee3286825a PDF Text Text 5.15 METODOLOGIA DE COLETA DE DOCUMENTOS PARA A PRODUÇÃO DE BASES DE DADOS BIBLIOGRÁFICOS Maria Betânia Monte Alto Lambert* Selma Chi Barreiro* RESUMO É feita uma descrição detalhada das etapas que compõem o processo de coleta de documentos para a formação de bases de dados bibliográficos. Chama-se atenção, dentro da metodologia, para dois fatos: o desdobramento das fontes e a repetição, sendo desdobramento a identificação de várias outras fontes a partir de um único documento e repetição a possibilidade de identificação de fontes já selecionadas. Os arquivos necessários para o controle adequado das informações coletadas, bem como o conteúdo de cada um deles são apresentados. 1 INTRODUÇÃO O trabalho de coleta de documentos para a produção de bases de dados bibliográficos é pouco conhecido no Brasil. São poucas as organizações brasileiras que têm essa experiência e se pesquisarmos a literatura brasileira publicada muito pouco encontraremos sobre o assunto. O Centro de Informações Nucleares da Comissão Nacional de Energia Nuclear (CIN/CNEN) tem uma longa experiência na coleta de documentos para a ___________________ * Bibliotecárias do Centro de Informações Nucleares �5.15 produção da base de dados INIS na área de Energia Nuclear. Recentemente, o CIN passou também a fazer a coleta de documentos para alimentar a base de dados ENERGY, que inclui todas as fontes de energia. É objetivo deste nosso trabalho registrar essa experiência de forma que outros profissionais, envolvidos nesta mesma tarefa, possam ter seu trabalho facilitado. 2 ÂMBITO DO TRABALHO No contexto deste nosso trabalho, trataremos da coleta de documentos para a organização de bases de dados bibliográficos, apesar desta metodologia servir também para a coleta de documentos para outros tipos de bases de dados. Outro aspecto a ser ressaltado é a coleta de documentos para bases de dados que tenham como objetivo cobrir o mais exaustivamente possível as informações geradas em um determinado assunto. É o trabalho que se chama convencionalmente de ‘organização de uma bibliografia exaustiva sobre um determinado assunto’. Este caso é bem diferente da produção de bases de dados que tem como objetivo a automatização do acervo de uma biblioteca. Neste caso, o acervo está todo reunido e não há o problema de coleta; ao contrário, normalmente é feita uma seleção do que vai ser incluído ou não na base de dados. Já a coleta de documentos para a organização de bases de dados num determinado assunto exige muito esforço, muita disciplina e muita persistência. Isto porque os documentos de interesse estão dispersos em diversas bibliotecas, em �5.15 diferentes organizações, são publicados em diferentes veículos de informação, sob diferentes formas e é preciso identificar todas essas fontes, todos esses veículos para atingir plenamente o objetivo. Quando mencionamos ‘fontes de informação’ no nosso trabalho, damos um sentido bem amplo para a expressão: podem ser pessoas, instituições, publicações em papel ou em meio magnético que nos levem a um documento de interesse. 3 POLÍTICA DE FORMAÇÃO DA BASE DE DADOS E A DEFINIÇÃO DOS PARÂMETROS DA COLETA Antes do trabalho de coleta propriamente dito, há uma fase anterior, a da definição dos parâmetros a serem aplicados na coleta de documentos. Estes parâmetros estão diretamente ligados à política de formação da base de dados: se a política adotada para a formação da base de dados é muito abrangente, maior será o esforço requerido na coleta dos documentos. É importante, então, que se avalie cuidadosamente os impactos dos parâmetros estabelecidos no trabalho da coleta, para não chegar à conclusão, no meio do trabalho, de que eles não são realistas. Esses parâmetros são de extrema importância, pois eles servirão para a identificação da base de dados no mercado de informações. Assim sendo, os profissionais envolvidos na produção da base de dados devem conhecê-los muito bem, para poderem aplicá-los corretamente no trabalho rotineiro. �5.15 4 PARÂMETROS UTILIZADOS PARA A COLETA DE DOCUMENTOS Os parâmetros utilizados para a coleta dos documentos são os seguintes: definição do escopo, tipo de literatura a ser incluída, limite geográfico e período de tempo a ser coberto. 4.1 DEFINIÇÃO DO ESCOPO O assunto deve ser de interesse da instituição que vai organizar a base de dados. Existem casos, no entanto, em que a instituição tem interesses diversos, ou o assunto é tão amplo que necessitaria ser subdividido em subtemas. Nestes casos, é importante que a administração da instituição participe, fornecendo as prioridades. Uma solução para este problema é iniciar o trabalho com um escopo mais reduzido e, ao longo do tempo, depois de alguma experiência, ir acrescentando novos assuntos. Uma vez definido o assunto, é fundamental que seja preparada a ‘Tabela de Assuntos Cobertos pela Base de Dados ...’, que contenha a lista detalhada dos tópicos e inclua explicações detalhadas para facilitar a identificação da relevância ou não dos documentos para a base de dados. Caso existam aspectos dos tópicos que não sejam de interesse para a base de dados, isto também deve ser incluído na Tabela. Esta tabela deverá ser usada tanto pelos profissionais responsáveis pela seleção dos documentos para a produção da base de dados, como também pelos usuários que a utilizarão futuramente. Daí a importância de sua elaboração. �5.15 No exemplo a seguir, vemos como pode ser apresentado um tópico na ‘Tabela de Assuntos Cobertos pela Base de Dados’ . Ex: Radiologia e Medicina Nuclear Radiação externa em diagnóstico. Avanços no uso de radiações ionizantes, por exemplo, raios-X radiação gama. Avanços em procedimentos de imagens, incluindo espectroscopia de RMN (ressonância magnética nuclear) e tomografia. Nota: ultra-sonografia e raios-X de rotina em diagnóstico são excluídas. 4.2 TIPO DE LITERATURA Dependendo do objetivo da base de dados, a seleção do tipo de literatura a ser incluída pode ser mais ou menos rígida. No caso das bases de dados que cobrem assuntos técnico-científicos, somente deve ser incluída aquela literatura resultante de um trabalho de pesquisa ou o resultado de um estudo técnico, como as dissertações e teses, os artigos de periódicos técnico-científicos, os relatórios das instituições da área, patentes, os anais de eventos etc. Ficam assim excluídos os artigos de revista não-assinados, as notícias de jornal, os materiais de divulgação científica, folhetos e folders. 4.3 LIMITE GEOGRÁFICO �5.15 O limite geográfico vai determinar as fronteiras do trabalho de coleta, vai definir as fontes de informação que serão utilizadas, se vão ser limitadas às fontes nacionais ou se serão direcionadas também às fontes internacionais. Existem dois casos que podem nos levar a definir um limite geográfico ‘misto’. Um deles é quando há escassez de literatura nacional no assunto desejado e é preciso recorrer à literatura internacional para tornar a base de dados válida. No segundo caso há um ou mais países, onde a pesquisa no assunto desejado é tão avançada que não se pode omitir sua literatura. Neste último caso, a ênfase pode ser dada à literatura nacional, mas incluir-se-á a literatura internacional por sua importância. 4.4 PERÍODO DE TEMPO Normalmente, quando se inicia a organização de uma base de dados, retroage-se o período de tempo apenas alguns anos para trás, principalmente quando se trata de base de dados na área técnico-científica. Isto se dá pelo fato do volume da literatura publicada na área técnico-científica ser muito grande e o fator ‘data de publicação’ poder ser fundamental para o interesse ou não dos documentos da base de dados. Se, por outro lado, o período de tempo é definido pensando-se somente na atualidade das informações e estabelecendo-se que só o que for publicado ‘daqui para a frente’ deve ser incluído, podemos ter o problema de falta de documentos para se alimentar a base de dados. �5.15 Estudos já mostraram que a concentração dos documentos incluídos nas bases de dados de um determinado ano foram publicados há dois anos. Assim, caso a atualidade das publicações seja um fator importante na construção da base de dados, pode-se retroagir o período de tempo em dois anos, estabelecendo um parâmetro de alta qualidade para a base de dados. O estabelecimento de períodos de tempo que retroagem em muitos anos pode ser um fator complicador na coleta dos documentos, pois a tarefa é dupla: tem-se que coletar os documentos antigos, acumulados por anos e anos, e o que vem sendo publicado regularmente. 5 MANUAL DE COLETA DA BASE DE DADOS Uma vez definidos os parâmetros da coleta, isto deve ficar registrado num manual, que pode ser chamado de ‘Manual de Coleta da Base de Dados ...’. Neste Manual pode-se incluir também a ‘Tabela de Assuntos Cobertos pela Base de Dados ...’ . Sempre que possível, devem ser incluídos exemplos que facilitem a seleção, como títulos de documentos que se enquadrem perfeitamente no escopo da base de dados, como também títulos de documentos que devam ser rejeitados por não serem de interesse. Qualquer redefinição dada ou alteração introduzida em qualquer desses parâmetros deve ser imediatamente registrada no ‘Manual de Coleta da Base de Dados’ e informada ao grupo responsável pela produção da base de dados. Isto evitará erros e falhas no processo de seleção de documentos. �5.15 6 METODOLOGIA DA COLETA DE DOCUMENTOS A metodologia da coleta de documentos envolve uma série de etapas, que devem ser muito bem coordenadas e documentadas para evitarmos a duplicação de esforços. A natureza do trabalho tende a gerar um volume muito grande de informações, que precisam estar diligentemente organizadas para nos darem as respostas que precisamos. A coleta pode ser dividida em quatro etapas: levantamento das fontes de informação, organização dos arquivos, organização dos contatos e feedback aos autores. 6.1 LEVANTAMENTO DAS FONTES DE INFORMAÇÃO Neste tópico, faz-se necessário mencionar dois fatos que ocorrem no trabalho de levantamento das fontes de informação. O primeiro é a possibilidade de se obter a partir de um só documento, indicações de novas fontes de informação. Por exemplo: se identificamos uma bibliografia na lista das referências bibliográficas de um documento, vamos ter, a partir daí, uma série de referências bibliográficas que nos levarão a inúmeras outras, a nomes de autores, editores e orientadores, títulos de periódicos, nomes de instituições etc. Formando o que se pode chamar de cadeia de fontes de informações. Esse ‘desdobramento de fontes de informação’ é um ponto positivo neste contexto, fornecendo, sempre, farto material de trabalho. Por isso, o exame das �5.15 listas de referências bibliográficas dos documentos identificados é o ponto fundamental da metodologia de coleta de documentos. O segundo fato que ocorre no desenvolvimento deste trabalho é a possibilidade de, em algum ponto desta cadeia, surgirem fontes de informação já anteriormente identificadas e coletadas, ou seja: a identificação de obras repetidas. Daí a importância da sistematização das informações em arquivos bem organizados, como vamos ver a seguir, e da disciplina nos procedimentos de coleta. Esses dois fatos, o desdobramento e a possibilidade de repetição, podem ser perfeitamente controlados com a organização de diversos arquivos. Esses arquivos tem um papel fundamental, não só para informar se aquela fonte já foi identificada ou não, mas também para nos dizer se ela foi relevante ou não para a base de dados. Para facilitar a manipulação das fontes de informações impressas, é conveniente que elas sejam separadas em primária, secundária e terciária, pois elas serão desdobradas de forma diferenciada. Nas fontes primárias o desdobramento é mais simples, pois vamos direto às referências. Já no caso das fontes terciárias, temos que passar por mais etapas, até chegarmos às referências bibliográficas do documento primário. 6.2 ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS O trabalho fica facilitado se já temos algum material identificado. Mas, caso não o tenhamos, podemos dar início fazendo um levantamento das principais fontes de informação da área. Os periódicos podem ser um bom ponto de partida, pois �5.15 contêm informações sobre autores da área, instituições que desenvolvem pesquisa, congressos realizados, títulos de outros periódicos relevantes e, através das bibliografias dos artigos de periódico, outros documentos de interesse. Reunindo essas informações, teremos os seguintes arquivos: • Lista dos títulos de periódicos relevantes Informações a incluir: - nome do editor e endereço completo; - nome das bibliotecas onde o título pode ser encontrado; - controle dos volumes e números já vistos. • Lista dos congressos realizados na área Informações a incluir: - nome das instituições patrocinadoras; - local e data de realização do evento. • Lista das instituições que desenvolvem pesquisas e estudos Informações a incluir: - endereço e o nome de um contato na instituição; - publicação de relatórios anuais e outras publicações técnicas; - existência ou não de biblioteca na instituição e nome do bibliotecário. �5.15 • Lista das publicações identificadas Informações a incluir: - referência completa; - biblioteca onde o documento pode ser encontrado; - selecionado ou não para a base de dados (em caso negativo, é importante colocar o motivo: fora do escopo, fora do prazo de coleta etc.). • Lista dos documentos em processamento Informações a incluir: - título; - autor; - referência. 6.3 ORGANIZAÇÃO DOS CONTATOS A organização dos contatos é etapa importante na coleta de documentos. Cada instituição e pessoa de interesse pode ser abordada de diferentes formas. Os contatos podem ser feitos através de correspondências formais, como as cartaspadrão, os formulários de pedidos entre bibliotecas, os formulários COMUT etc. E também através de contatos informais, como o telefone, fax, e-mail etc. Os contatos pessoais são extremamente importantes, pois permitem conscientizar os pesquisadores e/ou as instituições da necessidade de registro do trabalho científico e da cooperação. Além disso, o contato pessoal com uma pessoa ou instituição também pode gerar a multiplicação de outras fontes de referência, num processo de realimentação contínuo. �5.15 6.4 FEEDBACK AOS AUTORES Esta é uma etapa fundamental para se estabelecer um fluxo constante de documentos. Muitas vezes, a falta de vontade em remeter ou emprestar um documento se deve ao fato de que as pessoas não sabem o que vai ser feito daquele documento. Para evitar que isso aconteça basta informar ao autor do trabalho, ou à pessoa que enviou o exemplar do documento, quando ele foi incorporado à base de dados. Ainda melhor é enviar uma cópia da página da bibliografia (caso haja) que contenha a referência bibliográfica em questão. 7 CONCLUSÃO Como pode ser visto, os procedimentos para a coleta de documentos para alimentação de bases de dados não são difíceis na sua essência, porém são complexos na sua estrutura. A metodologia aqui apresentada é uma tentativa de sistematização destas atividades, a fim de agilizar o trabalho dos profissionais envolvidos e evitar duplicação de esforços e desperdício de dinheiro. É importante salientar que qualquer oportunidade de contato neste processo não deve ser desperdiçada, seja formal ou informal. A comunicação é a base social para geração de conhecimentos. ABSTRACT This paper provides a detailed description of the steps in the process of collecting documents to form library databases, and calls attention to two points in the methodology: the multiplication of information sources, and repetition. Multiplication �5.15 is the identification of various other sources from the starting-point of a single document, while repetition is the possibility of identifying sources already selected. The files necessary for adequate control of information gathered, and the contents of each, are also described. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1 DODEBEI, Vera Lucia Doyle Louzada de Mattos. Metodologia de coleta de documentos para bases de dados bibliográficos. Revista de Biblioteconomia de Brasília, v. 14, n. 2, p. 313-327, jul./dez. 1986. 2 LAMBERT, Maria Betânia Monte Alto. Manual de coleta de documentos para alimentação da base de dados do INIS. Rio de Janeiro : CNEN, 1996. (a ser publicado) 3 MAREK, D. Organizaing input collection. In: INIS. Rio de Janeiro : Papers... (Special Seminar Session for Latin American, 1981) � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 09 - Ano: 1996 (UFPR & PUCPR - Curitiba/PR) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: A biblioteca universitária e a sociedade da informação. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFPR & PUC-PR Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1996 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Curitiba (Paraná) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Metodologia de coleta de documentos para a produção de bases de dados bibliográficos. Creator An entity primarily responsible for making the resource Lambert, Maria B. Monte Alto; Barreiro, Selma Chi Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Curitiba (Paraná) Publisher An entity responsible for making the resource available PUCPR Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1996 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource É feita uma descrição detalhada das etapas que compõem o processo de coleta de documentos para a formação de bases de dados bibliográficos. Chama-se atenção, dentro da metodologia, para dois fatos: o desdobramento das fontes e a repetição, sendo desdobramento a identificação de várias outras fontes a partir de um único documento e repetição a possibilidade de identificação de fontes já selecionadas. Os arquivos necessários para o controle adequado das informações coletadas, bem como o conteúdo de cada um deles são apresentados. Language A language of the resource pt