http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/46/4705/SNBU2004_012.pdf 112bc5b4814dfd3734bb2cf2ed0653f9 PDF Text Text O SIBi/USP E A ADMINISTRAÇÃO POR PROJETOS Adriana Cybele Ferrari∗ Márcia Elisa Garcia de Grandi∗∗ Roberto Barsotti∗∗∗ RESUMO É apresentado o novo modelo de gestão adotado pelo Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo – SIBi/USP, implantado em fins de 2001 e fundamentado na filosofia de gerenciamento por projetos. Descreve-se a seqüência de operações, desde o levantamento das necessidades sistêmicas ate à concretização dos projetos e sua transformação em processos contínuos, bem como a infra-estrutura preparada para o acompanhamento e os controles necessários. Embora o modelo adotado esteja baseado no PMBOK – Project Management Body Knowledge, alterações foram efetuadas visando simplificar e adaptar aquele modelo à realidade do SIBi/USP. Nesse sentido, alterou-se o fluxo original; introduziram-se rotinas; estabeleceram-se diretrizes e normas próprias; criou-se um site para acolher a documentação produzida e uma Secretaria de Operações para coletar, analisar a documentação gerada e torná-la disponível no site, além de auxiliar na aplicação da nova metodologia. O nosso modelo não é definitivo; está em construção e, por esse motivo, sujeito a alterações. Isto não nos impede de divulgá-lo, seja para oferecer um ponto de partida para quem quiser adotar semelhante ferramenta, seja para receber contribuições por parte de quem já tenha experiência nessa modalidade de gerenciamento. O fato de estarmos inseridos numa academia nos obriga a ensinar e a aprender. Em todo caso, nada é definitivo e as circunstâncias poderão nos obrigar a buscar novas fórmulas. O importante é estarmos atentos e prontos para aprender. 1 INTRODUÇÃO O mundo contemporâneo, graças à tecnologia da informática e às telecomunicações, caracteriza-se por rápidas e significativas mudanças que demandam das organizações em geral uma busca permanente por maior produtividade, maior qualidade e menores custos, que as tornem eficazes e, portanto, competitivas. Por outro lado, a globalização e a decorrente possibilidade de acesso rápido a todo tipo de informação criou nos indivíduos uma cultura que os tornou mais exigentes. Diante desse panorama, as �organizações buscaram formas de gerenciamento capazes de acelerar a produtividade, melhorar a qualidade, reduzir os custos e satisfazer seus clientes, tentando, não raro, superar suas expectativas. Assim tem sido ao longo da história, onde foram experimentados os mais diversos modelos de condução dos negócios de uma empresa, até se chegar a uma das metodologias mais recentes que é a de gerenciamento por projetos, que permite concentrar e dirigir os esforços, de forma dinâmica, onde for prioritário, dependendo dos objetivos a serem alcançados. Uma universidade pública, por suas características intrínsecas, ou melhor, por sua própria razão de existir, não pode deixar de buscar a melhoria contínua da qualidade, atendendo às exigências da sociedade como um todo. Assim sendo, e com seus recursos às vezes escassos ou incertos, várias universidades públicas passaram a procurar caminhos alternativos visando a melhoria do desempenho e maximização dos recursos, a exemplo do que ocorre no setor privado. O Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo – SIBi/USP, pela finalidade inerente a todas as bibliotecas, e por pertencer a uma Academia, tem uma preocupação muito grande em atender eficazmente seus usuários internos e externos, aplicando, da melhor forma possível, os recursos públicos. Dessa maneira, o SIBi/USP desenvolveu alguns estudos sobre novas formas e modelos de gestão que pudessem aprimorar o desempenho de seus processos e atividades. Optou-se, então, pela adoção da gerência por projetos para viabilizar a implementação das estratégias definidas pelo Sistema. Independentemente do tamanho, da complexidade e dos recursos envolvidos, um projeto pode ser conceituado como sendo um empreendimento temporário, não repetitivo, caracterizado por uma seqüência de eventos, com o objetivo claro e definido de criar um produto ou serviço único. Temporário, porque um projeto deve ter um começo e um fim bem definidos; único, porque o produto ou serviço deve ser de alguma forma diferente de outros similares (PROJECT, 2000). �A metodologia de gestão por projetos vem sendo adotada pelas organizações com o objetivo de agilizar o desenvolvimento e implementação de novos produtos e serviços, a despeito das estruturas hierárquicas e funcionais existentes. O desenvolvimento de projetos configura-se, assim, como opção para a flexibilização das estruturas funcionais a partir da formação de equipes transorganizacionais, que permitem maior mobilidade das funções institucionais para atender a demandas emergenciais (ANDRADE et al., 1998). Segundo o PMBOK- Project Management Body of Knowledge (PROJECT, 2000), usado como modelo, a gerência de projetos implica a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para planejar atividades que visem atingir ou exceder as necessidades e expectativas das partes envolvidas com o projeto, levando-se em conta os fatores: escopo, prazo, custo e qualidade. Para obtenção de resultados positivos em relação ao aprimoramento dos processos vigentes nas organizações, os projetos devem ser definidos criteriosamente, ou seja, devem focar áreas estratégicas e causar impactos positivos no atendimento às necessidades dos clientes / usuários. Além disso, recomenda-se que o projeto tenha um escopo bem definido e pontual, de forma a facilitar o desenvolvimento e implementação das mudanças previstas (NOREZO; VAUGHAN, 2000). A definição das equipes para execução dos projetos é de extrema relevância para o sucesso das atividades propostas, pois cada componente deve ter habilidades pessoais, técnicas e gerenciais que atendam às exigências e escopo do projeto. No caso específico do gerente de projetos, as habilidades exigidas estão baseadas em vários dos conceitos da administração geral, tais como: liderança, comunicação, negociação, solução de problemas, entre outros (PROJECT, 2000). Entre as atividades previstas no gerenciamento dos projetos estão aquelas relacionadas a: geração, coleta, distribuição, armazenamento e controle das informações relevantes para o desenvolvimento do trabalho. Gattoni (2003) discorre sobre a gestão do conhecimento aplicada ao �gerenciamento de projetos. Apresenta algumas técnicas e instrumentos que podem ser empregados pelas equipes, com foco na maximização dos níveis de aprendizagem necessários para a melhoria do desempenho no desenvolvimento dos projetos e para aproveitamentos de experiências em iniciativas futuras. 2 HISTÓRICO Instituído pela Resolução da Reitoria n. 2.226 de 08.07.1981, o Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo – SIBi/USP, é constituído por um Conselho Supervisor – CS, um Departamento Técnico – DT e um conjunto de 39 bibliotecas, instaladas junto às Unidades Universitárias nos diversos Campi. Em outubro de 2001, o Departamento Técnico do Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo – SIBi/USP, implantou um novo modelo de gestão, elaborando seu primeiro Planejamento Estratégico, previamente aprovado pelas Bibliotecas e pelo Conselho Supervisor do Sistema. A partir dos levantamentos de necessidades efetuados pelas bibliotecas, a equipe responsável pelo Planejamento definiu as estratégias sistêmicas e, para cada uma, os projetos necessários. Criaram-se equipes de trabalho, constituídas por integrantes de diferentes Bibliotecas do Sistema, e preparou-se a infra-estrutura necessária à gerência dos projetos. Em fevereiro de 2002 as equipes iniciaram suas atividades, tendo o mês de Dezembro como prazo final para execução de cada projeto. Parte dos projetos alcançou os resultados esperados, outros, apresentaram problemas no decorrer de sua execução, atrasando seu término, e alguns foram descontinuados. A implantação da nova metodologia foi um aprendizado importante, com resultados positivos que permitiram a confirmação do modelo nos anos posteriores. A adoção do novo modelo de gestão por projetos teve implicações profundas no gerenciamento do SIBi/USP pois, além de alterar �significativamente vários procedimentos, passou a exigir novos posicionamentos e novos conhecimentos por parte de seus profissionais, em todos os níveis. Em síntese, essa nova maneira de administrar o Sistema foi decorrente de vários fatores, entre os quais podemos destacar: • Novas relações de trabalho, ditadas pelo fenômeno da globalização, que transcende os aspectos puramente financeiros e comerciais, afetando as estruturas produtivas, as relações institucionais e os contratos entre indivíduos e/ou empresas; • Advento de novas tecnologias causando forte impacto, seja nas estruturas das organizações, seja no seu gerenciamento; • Surgimento de novos paradigmas, tais como: qualidade total e satisfação do cliente; • Necessidade de racionalização na aplicação dos recursos financeiros. 3 OPERACIONALIZAÇÃO DO NOVO MODELO DE GESTÃO Num gerenciamento por projetos é preciso diferenciar as atividades do cotidiano, que podemos chamar de operacionais ou funcionais, e que devem continuar sendo executadas normalmente, das atividades relacionadas com a criação de novos produtos/serviços, as quais podem ser definidas e tratadas como projetos. No caso do SIBi/USP, foram também estabelecidas, a partir do Planejamento Estratégico, as ações de contingência, que não demandam necessariamente um projeto, mas decisões do DT e/ou do Sistema como um todo. A implementação do novo modelo deu-se basicamente na seguinte seqüência: • Recebimento das estratégias definidas pelas bibliotecas; • Diferenciação das estratégias sistêmicas e locais; • Definição dos Pontos fortes, Pontos fracos, Oportunidades e Ameaças do Sistema; • Definição dos projetos, a partir das estratégias sistêmicas; �• Descrição do escopo dos projetos; • Constituição das equipes de cada projeto; • Definição da coordenação de cada equipe. Uma vez definida a equipe e a respectiva coordenadoria, os trabalhos iniciaram, obedecendo ao fluxo e às diretrizes previamente estabelecidos e gerando uma documentação a ser incorporada no site “Gestão de Projetos do SIBi/USP” O site foi criado para facilitar o acompanhamento dos projetos, reunindo toda a documentação relativa aos mesmos, bem como informando as normas e procedimentos a serem seguidos. Para coletar a documentação dos projetos, analisá-la, sugerir eventuais alterações e torná-la disponível no site, bem como para auxiliar na aplicação da metodologia de gestão de projetos, foi criada a Secretaria de Operações. Pouco depois foi criado também o Conselho de Operações, para atuar como instância consultiva e auxiliando na formação dos comitês avaliadores dos projetos. Este Conselho é formado pela Diretoria Técnica do SIBi/USP e por 3 Diretorias de Bibliotecas, uma da cada área: humanas, exatas e biológicas. 4 DESCRIÇÃO DO MODELO DE GESTÃO POR PROJETOS A descrição do modelo de gestão de projetos pode ser feita a partir do próprio site interno de gestão, uma vez que este reúne toda a documentação relativa ao gerenciamento e desenvolvimento dos projetos. O site de gestão apresenta a seguinte estrutura de informação: 1 VISÃO GERAL DO PROCESSO 1.1 FLUXOGRAMA �1.2 Descrição: detalhamento das etapas do fluxograma, incluindo responsáveis, resultados, recursos e atividades. 2 Padrões e diretrizes: procedimentos estabelecidos para a manutenção do “site”, elaboração do Caderno de Projeto, composição das �equipes dos projetos e composição e funcionamento dos times de avaliação dos projetos. 3 Informações operacionais: dados sobre o desenvolvimento dos projetos em andamento, além do histórico dos projetos encerrados ou que se tornaram processo. 4 Informações administrativas: objetivos e composição do Conselho de Operações e da Secretaria de Operações e relação dos componentes das equipes de trabalho. 5 Material para os avaliadores: documentação a ser encaminhada aos avaliadores dos projetos. 6 Novidades: destaque aos documentos recentes. 7 Histórico dos projetos 8 Veja também: documentos adicionais. 5 PANORAMA DOS PROJETOS Os Planejamentos Estratégicos de 2002, 2003 e 2004 definiram 28 projetos, os quais foram ou vêm sendo implementados pelas respectivas equipes do SIBi/USP. O quadro abaixo apresenta os projetos dentro de grandes áreas estratégicas para o Sistema: �ÁREA Administração Automação Formação e Desenvolvimento de Acervo Gestão de Pessoas Marketing ESCOPO DO PROJETO • Implantar o modelo de gestão e indicadores para o SIBi/USP 2002 • Identificar fontes alternativas de captação de recursos internos e sistematizar procedimentos de submissão de projetos 2002 • Aprimorar o Relatório Individual por Bibliotecas - RIBi 2002 • Implantar nova versão do Aleph 2002 • Implementar circulação automatizada (local) 2002 • Projeto para implantação de um sistema de inventário automatizado para as bibliotecas da USP 2004 • Propor programa para gerenciamento do processo de aquisição de livros 2003 • Aprimoramento do processo de assinaturas de periódicos e serviços de acesso on-line do SIBi/USP 2002 • Avaliar o uso de coleções de livros 2003 • Aprimoramento do processo de aquisição de livros 2002 • Avaliar coleções de periódicos 2002 • Especificar / desenvolver sistema automatizado de aquisição 2002 • Institucionalizar procedimento para capacitação contínua de equipes 2002 • Criar portal de capacitação das equipes do SIBi/USP 2003 • Atualização do caderno “Estudo da estrutura organizacional para as bibliotecas da USP” 2004 • Gestão de competências no Sistema Integrado de Bibliotecas da USP 2002 • Institucionalizar processo de marketing no Sistema 2002 • Promover produtos e serviços 2003 • Programa de Avaliação da Qualidade dos Produtos e Serviços do SIBi/USP 2002 • Identificar as necessidades de informação sobre preservação nas bibliotecas do SIBi/USP 2002 • Divulgação de informações sobre preservação de acervos documentais nas bibliotecas do SIBi/USP 2003 • Elaborar programa para capacitação de usuários em nível sistêmico 2003 Preservação Produtos/Serviços Ano �aos Usuários Tratamento da Informação • Rever a versão preliminar do manual para elaboração de dissertações e teses 2002 • Definição de políticas de atendimento entre bibliotecas do Sistema 2004 • Aprimorar os procedimentos / mecanismos de controle de consistência de dados 2002 • Efetuar correções de dados para a consistência de registros no DEDALUS 2002 • Armazenamento da produção científica em ambiente digital 2004 • Gerenciamento do vocabulário controlado da USP 2002 6 CONCLUSÕES Na terminologia e procedimentos empregados pelo PMBOK (PROJECT, 2000), está incluído a documentação referente às “Lições Aprendidas” durante o desenvolvimento de projetos. Após o período inicial da adoção do modelo de gestão por projetos, algumas considerações em relação às experiências vivenciadas pelas equipes do SIBi/USP podem ser mencionadas. Primeiramente, foi constatado ser necessário o cuidado com o número de projetos a serem desenvolvidos concomitantemente. Uma carteira de projetos mais modesta, em termos numéricos, é mais factível para implementação e obtenção de melhores resultados. Aliado à limitação do número total de projetos delineados para execução simultânea, é importante que o escopo de cada projeto seja definido com clareza e com especificidade de modo que a equipe responsável pela condução e execução do trabalho não perca o foco principal do mesmo, acarretando atrasos ou resultados não condizentes com a proposta original. Outro fator crítico de sucesso do projeto está na formação das equipes. Conforme apontado na literatura, e observado na prática, não é recomendável a composição de grupos com muitos elementos, uma vez que pode dificultar a operacionalização e gerenciamento do fluxo de trabalho. �Paralelamente, as equipes precisam contar com profissionais que tenham competências e habilidades específicas para o desenvolvimento eficaz das atividades previstas. Embora esteja previsto o aprendizado derivado da própria prática de desenvolvimento dos projetos, é necessário que os componentes das equipes apresentem um nivelamento conceitual na área específica de atuação. Os coordenadores / gerentes de projetos , por sua vez, devem ser capazes de atuarem como catalisadores no processo de mudança representado pela nova forma de trabalho, uma vez que a maior parte das atividades limitados é efetuada separadamente, estando os encontros presenciais pelas exigências das tarefas cotidianas. Habilidades de gerenciamento de equipes, além das competências técnicas específicas são exigidas, além, obviamente, do comprometimento e alinhamento com as diretrizes sistêmicas. O SIBi/USP não foi o primeiro a adotar a filosofia de gerenciamento de bibliotecas através de projetos e, certamente, não será o último. O modelo apresentado não é definitivo; está em construção; por esse motivo, está sujeito a alterações, tanto na forma como no conteúdo. Tal fato, entretanto, não nos impede de divulgá-lo, seja para oferecer um ponto de partida para quem quiser adotar esta ferramenta, seja para receber contribuições por parte de quem já tenha experiência nessa modalidade de gerenciamento de bibliotecas. A permanente expansão da tecnologia, acarretando sua própria obsolescência; novas técnicas gerenciais, novos fenômenos sociais e novos paradigmas poderão resultar na busca de novas fórmulas. O importante é permanecer atento e prontos para aprender e compartilhar o conhecimento. REFERÊNCIAS ANDRADE, M.T.D. et al. Mudanças e inovações: novo modelo de organização e gestão de biblioteca acadêmica. Ciência da Informação, v.27, n.3, p.311318, 1998. �GATTONI, R.L.C. A gestão do conhecimento aplicada à prática da gerência de projetos. In: Congresso Íbero-Americano de Gerência de Projetos, 4., 2003, Rio de Janeiro. Disponível em: <http://www.pmisp.org.br/congresso>. Acesso em: 13 Jul. 2004. NOZERO, V.A.; VAUGHAN, J. Utilization of process improvement to manage change in academic library. Journal of Academic Librarianship, v.26, n.6, p.416-421, 2000. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. MINAS CHAPTER. PMBOK: Project Management Body of Knowledge – Português. Belo Horizonte, PMI, 2000. ∗ Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo (SIBi/USP) - Departamento Técnico. Av. Prof Luciano Gualberto, trav. J, 374, Cidade Universitária, São Paulo, SP, Brasil. dtsibi@org.usp.br ∗∗ Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo (SIBi/USP) - Faculdade de Filosofia Letras e Ciências Humanas. Av. Prof. Lineu Prestes, trav 12, 350, Cidade Universitária, São Paulo, SP, Brasil. bibfflch@edu.usp.br ∗∗∗ Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo (SIBi/USP) - Departamento Técnico. Av. Prof Luciano Gualberto, trav. J, 374, Cidade Universitária, São Paulo, SP, Brasil. dtsibi@org.usp.br � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 13 - Ano: 2004 (UFRN - Natal/RN) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: (Re) Dimensão de bibliotecas universitárias: da gestão estratégica à inclusão social. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource O SIBi/USP e a administração por projetos. Creator An entity primarily responsible for making the resource Ferrari, Adriana Cybele; Grandi, Márcia Elisa Garcia de; Barsotti, Roberto Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource É apresentado o novo modelo de gestão adotado pelo Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo – SIBi/USP, implantado em fins de 2001 e fundamentado na filosofia de gerenciamento por projetos. Descreve-se a seqüência de operações, desde o levantamento das necessidades sistêmicas até à concretização dos projetos e sua transformação em processos contínuos, bem como a infra-estrutura preparada para o acompanhamento e os controles necessários. Embora o modelo adotado esteja baseado no PMBOK – Project Management Body Knowledge, alterações foram efetuadas visando simplificar e adaptar aquele modelo à realidade do SIBi/USP. Nesse sentido, alterou-se o fluxo original; introduziram-se rotinas; estabeleceram-se diretrizes e normas próprias; criou-se um site para acolher a documentação produzida e uma Secretaria de Operações para coletar, analisar a documentação gerada e torná-la disponível no site, além de auxiliar na aplicação da nova metodologia. O nosso modelo não é definitivo; está em construção e, por esse motivo, sujeito a alterações. Isto não nos impede de divulgá-lo, seja para oferecer um ponto de partida para quem quiser adotar semelhante ferramenta, seja para receber contribuições por parte de quem já tenha experiência nessa modalidade de gerenciamento. O fato de estarmos inseridos numa academia nos obriga a ensinar e a aprender. Em todo caso, nada é definitivo e as circunstâncias poderão nos obrigar a buscar novas fórmulas. O importante é estarmos atentos e prontos para aprender. Language A language of the resource pt