http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/44/4721/SNBU1991_053.pdf 5e34f806714014051f45998fa51ea7ab PDF Text Text 696 CDU 025.2:03:681.31.004.14 SOFTWARE PEREST PARA GERENCIAMENTO DE PERIODICOS EM BIBLIOTECAS Márcio Matias Ricardo Triska analistas de sistemas da BU/UFSC Resumo: Apresentaçao de sistema automatizado para o gerenciamento de de periódicos em microcomputador com o estabelecimento de rotinas que otimizam o processo de gerência de publicaçoes seriadas do acervo. O sistema PEREST, desenvolvido pela Biblioteca Universitária da Universidade Federal de Santa catarina, BU/UFSC, possibilita o controle do status de pagamento de cada titulo dos periódicos correntes; a realizaçao de cálculos automáticos de conversa0 de moeda; geraçao de correspondência para contato com fornecedores; emissao de relatórios com seleção de registros; reclamaçao de fasciculos pagos e nao recebidos junto aos fornecedores; atualizaçao automática do Catálogo Coletivo Nacional de PUblicaçOEd Seriadas do Instituto Brasileiro de Informaçao em Ciência e Tecnologia - CCN/IBICT. �697 1 HISTORICO visando sempre oferecidos aos melhorar e aumentar o elenco de serviços seus usuários, a Biblioteca Universitária da Universidade Federal de Santa Catarina - BUjUFSC realizou, em 1986, estudos para o desenvolvimento de um sistema integrado de automação que atendesse as suas disseminação da informação. necessidades de tratamento e A falta de recursos na época nao permitiu a continuidade imediata do trabalho, entretanto, estes estudos possibilitaram a identificação e a localização dos pontos criticas do sistema global. Um destes pontos, o mais significativo deles, era o gerenciamento de periódicos que devido as suas peculiaridades, sempre exige bastante agilidade e controle em sua administraçao. Atrasos nos processos de pagamento das assinaturas anuais, por exemplo, podem acarretar sérios prejuízos a uma biblioteca que tem seu orçamento fixado com antecedência. Assim como, atrasos na cobrança/reclamaçao, junto aos fornecedores, de fascículos nao recebidos podem resultar em coleções pagas e incompletas. Estes problemas aliados a extrema importância deste tipo de material, que geralmente é o meio através do qual a informação chega mais rápido aos pesquisadores, foram fatores decisivos para a definição de iniciar o processo de informatização da BU/UFSC por um sistema de gerência de periódicos utilizando microcomputador. Esta opção mostrou-se a mais adequada em funçao da associaao: necessidade de resultado/disponibilidade de equipamento, principalmente quando se leva em consideração o pequeno investimento necessário para aquisição de um microcomputador Além disto, a compatibilidade e a grande disseminação destes equipamentos no Brasil facilitariam o repasse do software desenvolvido a outras instituições, obtendo-se, assim, um efeito multiplicador de vantagens e serviços. O Núcleo de Informática da BU/UFSC desenvolveu, entãoo, o sistema PEREST para Gerenciamento de Periódicos em Bibliotecas. 2 OBJETIVO DO PEREST - Automação do controle das publicaçoes periódicas em bibliotecas, diminuindo custos e o esforço administrativo necessário para gerência dos processos envolvidos e aumentando a disponibilidade deste tipo de documento em uma biblioteca; �698 3 CARACTERISTICAS 3.1 NAVEGAÇAO A navegaçao pelas opçoes do sistema é sempre realizada através de menus, utilizando o conceito de janelas, para que o usuário possa ter fácil acesso às lnformaçoes mantidas pelo sistema. 3.2 CONSTANTES o usuário pode definir, a qualquer momento, as constantes de trabalho do sistema: exercicio de referência para as assinaturas, cotaçao de moedas, textos das correspondências para contato com os fornecedores. 3.3 AMBIENTE DE SELEÇAO É um ambiente onde, ap6s realizada uma seleção de registros (titules) por qualquer combinação de campos definidos em cada base de dados do sistema, o usuário passe a acessar e a trabalhar apenas com os registros (titulas) selecionados podendo, se desejar, imprimi-los. Seguem, abaixo, alguns parâmetros de seleçao (campos de dados): status de pagamento fonte pagadora (de recursos) área do conhecimento periodicidade solicitante da assinatura biblioteca depositária fornecedor - editor mês para renovaçao de assinatura - registros marcados 3.4 MARCAÇAO DE REGISTROS Permite a marcaçao individual de registros para que se possa representar qualquer informaçao temporária nao representável nos campos definidos das bases de dados do sistema. O conjunto deregistros marcados pode, assim, também ser recuperado. 3.5 UTILITARIO O sistema possui um programa utilitário que permite o acesso a funços auxiliares menos frequentes, tais como as de manutençao e de configuraçao das cores das telas ou, de intensidade, no caso de equipamento com video monocromático. �699 4 PRINCIPAIS FUNÇOES 4.1 CONVERSA0 DE MOEDAS de de o sistema realiza automaticamente a conversa0 dos valores assinaturas pagos em moeda estrangeira para moeda nacional acordo com a cotaçao destas moedas. 4.2 LANÇAMENTO DA CHEGADA DE FAscíCULOS Permite o lançamento do recebimento do material adquirido. A medida que os fascículos sao recebidos, eles sao lançados através desta opção para que o sistema tenha condiçoes de realizar, posteriormente a cobrança/reclamaçao dos fascículos atrasados ou faltantes. o sistema monta automaticamente, a fasc1culos estiver partir das informações dos já existentes na base de dados e do fasc1culo que sendo recebido (digitado pelo usuário), urna nova representação desta junção, identificando, quando for o caso, os fascículos duplicados e os números de fascículos faltantes. 4.3 GERAÇAO DE CORRESPONDENCIA o sistema gera automaticamente toda a correspondência para contato com os fornecedores: solicitação de orçamento (proformainvoice), aviso de pagamento, carta cobrança/reclamaçao de fascículos faltantes avaliando, para cada titulo, a periodicidade, o status de pagamento e os atrasos de entrega. o sistema agrupa as correspondências por fornecedor e também gera automaticamente as etiquetas auto-colantes para endereçamento. 4.4 GERAÇAO DE RELATORIOS Permite a geração corno por exemplo: - de relatórios operacionais e gerenciais, títulos com status de pagamento; titulas por solicitante de assinatura; titulos por fornecedor; geral de fornecedores; gastos no ano; gastos por fonte pagadora. 4.5 ATUALIZAÇAO DO CATALOGO COLETIVO NACIONAL Esta função permite a atualização automática, através de IIfloppy disk ll , do Catálogo Coletivo Nacional de PUblicaçoes Seriadas do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia CCN/IBICT que congrega aproximadamente 1.000 bibliotecas brasileiras. �700 5 CONFIGURAÇAO DE EQUIPAMENTO Para operação do sistema PEREST éexigida a seguinte configuração mínima: 1 microcomputador padrão IBM PC-XT com memória RAM de 640 Kb e sistema operacional compatível com MS-DOS; 1 unidade "floppy disk ll ; 1 unidade "hard disk"; 1 impressora com densidade de impressao programável, 132 colunas. 6 AVAL lAÇA0 o PEREST aumentou consideravelmente o nível de satisfaçao quanto aos resultados obtidos pela Seçao de Periódicos e pela Seção de Aquisiçao da BU/UFSC. A seguir sao descritos alguns aspectos que contribuiram para tanto: A cobrança/reclamaço manual dos fascículos faltantes das assinaturas levava em média 3 (três) meses para ser totalmente realizada e exigia um funcionário praticamente dedicado a função de comparar o material que havia sido pago com o que realmente foi recebido pela biblioteca. Com a implantação do PEREST, o tempo para execuçao do mesmo processo baixou para aproximadamente 1 hora, sendo que a geração das correspondências aos fornecedores é realizada automaticamente em poucos minutos e o operador só interfere no processo em uma etapa para análise dos títulos que possuem periodicidade irregular. Os prazos de cobrança/reclamaçAo aceitos pelos fornecedores que eram frequentemente extrapolados no sistema manual passaram a ser facilmente cumpridos. Em outros casos, devido a grande quantidade de assinaturas, reclamava-se fascículos que jáhaviam chegado a biblioteca no longo período de tempo entre a coleta de dados e o envio efetivo das correspondências. Isto diminuia inclusive a credibilidade da instituição junto aos fornecedores que, geralmente, enviam fascículos que se extraviam no transporte . Outro fator foi a diminuição do tempo dispendido para execução dos processos de pagamento de assinaturas, anteriormente manuais e com volume excessivo de datilografia dos mesmos dados. Além disto, o sistema proporcionou: - Eliminação das falhas geradas pela falta de um efetivo controle dos status de pagamento das assinaturas; Liberação de funcionários de atividades meio para atividades mais nobres, tais como planejamento, atendimento e suporte aos usuB rios da biblioteca; - Maior índice de coleçoes de periódicos completas; �701 Maior divulgaçao da coleção e das listas de titulos correntes; - Subsidios para uma melhor distribuição de recursos dispon1veis para assinaturas entre os solicitantes que, no caso da BU/UFSC, sao os departamentos de ensino; Diminuição dos custos de desenvolvimento do próprio software com o seu repasse a bibliotecas de outras 9 instituiçoes entre universidades, empresas e centros de pesquisa. �702 BIBLIOGRAFIA AZEVEDO FILHO, Adriano J.B.U.; PIERRI, Gladys; ZARPELLON JUNIOR, Bráulio. Software em microcomputador para controle geral de circulação de livros e periódicos em bibliotecas. In: ENCONTRO NACIONAL DE BIBLIOTECONOMIA E INFORMI1 TICA, 2. BrasL lia. 1986. Anais ••• Brasília, ABDFjIBICT, 1986. p.153-64. CRUZ, Angela M.V. da; KELMER, Henrique. controle automático de periódicos no Senac. Ciência da Informaçao, Brasília 19 (1): 86-89, jan./jun. 1990. RECH, Carlos Ernesto. Automaçao de serviços em bibliotecas. Biblos: Revista do Departamento de Biblioteconomia e História, Rio Grande 1: 39-68, 1985. SILVA, Roseli Moraes. CAP - Controle automatizado do acervo de periódicos. ciência da Informaçao, Brasilia, 14 (2): 163-74, jul. /dez. 1985. IBICT. Departamento de Tratamento da Informaçao. SIPS: Manual de referência. Brasilia, 1985. 104 p. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 07 - Ano: 1991 (UFRJ - Rio de Janeiro/RJ) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Padrões nacionais para planejamento e avaliação em bibliotecas universitárias. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRJ Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1991 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Rio de Janeiro (Rio de Janeiro) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Software PEREST para gerenciamento de periódicos em bibliotecas. Creator An entity primarily responsible for making the resource Matias, Marcio; Triska, Ricardo Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Rio de Janeiro (Rio de Janeiro) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRJ Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1991 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Apresentação de sistema automatizado para o gerenciamento de periódicos em microcomputador com o estabelecimemto de rotinas que otimizam o processo de gerência de publicações seriadas do acervo. O Sistema PEREST, desenvolvido pela Biblioteca Universitária da Universidade Federal de Santa Catarina, BU/UFSC, possibilita o controle do status de pagamento de cada título dos periódicos correntes; a realização de cálculos automáticos de conversão de moeda; geração de correspondência para contato com os fornecedores; emissão de relatórios com seleção de registros, reclamação de fascículos pagos e não recebidos junto aos fornecedores; atualização automática do Catálogo Coletivo Nacional de Publicações Seriadas do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia - CCN/IBICT Language A language of the resource pt