http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/45/4773/SNBU1996_067.pdf e3aa5bc4463fea2e22370db7fce4d9cc PDF Text Text 8.8 IMPLANTAÇÃO DE UMA BASE DE DADOS EM MicroIsis PARA CONTROLE DE AQUISIÇÃO: RELATO DE EXPERIÊNCIA * Cristina Dal Lin Leila Maria Bento* RESUMO Apresenta a estrutura de uma base de dados em Micro-Isis, que tem por finalidade melhorar o controle da aquisição de material bibliográfico. Informações como número de fatura, número de patrimônio e termo de responsabilidade, por exemplo, não são atribuídos simultaneamente à aquisição, o que dificulta a liberação imediata do material. 1 INTRODUÇÃO Os processos de seleção e aquisição de material bibliográfico constituem um problema duplo para qualquer bibliotecário, principalmente para os que trabalham em Instituições Federais de Ensino Superior (IFEs). O que comprar, onde comprar, como comprar (nem sempre em tempo hábil), dificuldades financeiras e inevitáveis burocracias (processos volumosos percorrendo reitorias e setores de contabilidade) são os principais problemas para a maioria das bibliotecas universitárias brasileiras. As IFEs estão sujeitas às normas do governo federal, no que diz respeito à aquisição de qualquer tipo de material. Nosso objetivo é descrever a implantação de uma base para controlar, principalmente, informações como número de empenho, número de fatura e/ou nota fiscal e termo de responsabilidade - dados que normalmente não são atribuídos logo após a compra, impedindo, muitas vezes, a liberação do material para uso. �8.8 2 DADOS INSTITUCIONAIS A Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro (UFRRJ) e o Centro de Educação Tecnológica Celso Suckow da Fonseca (CEFET/RJ), possuem características (e problemas) em comum. Analisando essas semelhanças, optou-se, a título de experiência, por desenvolver a base AQUIS na UFRRJ, pois seu Núcleo de Aquisição (NFA) se encontra em fase mais adiantada de automação. O quadro 1 informa dados de ambas as instituições: QUADRO 1 - DADOS INSTITUCIONAIS UFRRJ CEFET/ RJ 12 bibliotecários 47 auxiliares 05 bibliotecários 09 auxiliares cursos técnicos 03 09 cursos de graduação 17 02 staff cursos de pós-graduação total de títulos 11 mestrado 07 doutorado 25.256 9.368 total de títulos de periódicos (correntes) 784 350 folhetos 386 140 teses monografias de discentes bases de dados 2.224 110 CD ROM 06 disquete 07 on line 01 3 ESTRUTURA DA BASE AQUIS * 01 mestrado 01 doutorado Bibliotecárias da Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro - UFRRJ 138 on line 03 �8.8 A base AQUIS foi criada em novembro de 1995, para ser implantada no ano seguinte. Foram enviados formulários aos departamentos, solicitando que fosse informada à Biblioteca Central da UFRRJ (BC) a bibliografia básica das suas disciplinas. Ao retornar, as informações são cadastradas na base, e podem ser recuperadas para posterior complementação dos dados referentes à aquisição. Ao dar entrada no NFA, o material permanece aguardando que a Divisão de Material informe os dados (número de empenho, número de patrimônio etc.), sendo que cada título recebe o MFN correspondente. Somente após essas informações chegarem ao NFA é que o material será encaminhado ao processamento técnico. As doações também são cadastradas, e cada ano de trabalho será registrado em disquetes, para eventuais consultas, em caso de inventários. 3.1. DEFINIÇÃO DE CAMPOS 1) Tipo de Documento Informa o tipo de documento que está sendo cadastrado ( L = livro, F = folheto, T = tese, MO = monografia, M = mapa). 2) Origem Informa a procedência do documento ( C = compra, D = doação). - Não incluímos a Permuta porque: • A UFRRJ só executa permutas com periódicos da própria instituição; �8.8 • O CEFET/RJ, no momento, não presta esse serviço. 3) Autor Informa o(s) nome(s) do(s) autor(es), dentro das normas de catalogação. 4) Título Informa o título e subtítulo da publicação, sem abreviações. 5) Edição Informa a edição da publicação, a partir da segunda. 6) Local Informa apenas um local de publicação. 7) Editora Informa apenas uma editora. 8) Ano de Publicação Informa o ano de publicação ou do copyright. 9) Volume Informa o número de volumes da publicação. 10) Número de Exemplares Pedidos Informa a quantidade de exemplares solicitada. No caso de não se adquirir a quantidade pedida, essa informação será dada no campo incluindo o motivo. 11) Requisitante/Doador Observações, �8.8 Informa o(s) nome(s) do(s) solicitante(s) ou doador da publicação. NOTA: Um mesmo título pode fazer parte de mais de uma bibliografia. 12) Instituto Informa o instituto do requisitante/doador. 13) Departamento Informa o departamento do requisitante/doador. 14) Data de Requisição Informa a data de sugestão/doação. 15) Data de Pedido Informa a data de solicitação da compra. 16) Número de Exemplares Pedidos Informa o número de exemplares solicitados pelo requisitante. 17) Número do Processo Informa o número do processo de compra, atribuído pelo setor de compras. 18) Número de Empenho O setor de compras fornece à Contabilidade, para execução. 19) Data de Entrega Informa a data de chegada do material no Núcleo de Aquisição. 20) Número de Exemplares Recebidos Informa o número de exemplares recebidos. 21) Preço �8.8 Informa o valor da publicação. No caso de doação, estipula-se um valor aproximado, para fins de patrimônio. 22) Número da Fatura/Nota Fiscal Informa o número da fatura/nota fiscal. 23) Fornecedor Informa a firma fornecedora. 24) Número de Patrimônio Informa o número de patrimônio da Universidade. 25) Registro da Biblioteca Informa o número de registro atribuído na Biblioteca. 26) Termo de Responsabilidade Informa o número do termo de recebimento (responsabilidade) do material. 27) Observações Dá informações complementares, não previstas na base. �8.8 28) Não Cotado Informa que o material não entrou na lista de compras, pois não foi cotado na Divisão de Material. Tabela de Definição de Campos (FDT) B. Dados: AQU -------------------------------------------------------------------------------?¦ Etq¦ Nome ¦Tam.¦Tip¦Rep¦Delimitadores/Padrão ¦ -------------------------------------------------------------------------------_ 10 TIPO DE DOCUMENTO: 3 X _ 12 ORIGEM: 3 X _ 14 AUTOR: 100 X R _ 16 TITULO: 100 X _ 18 EDIÇÃO: 5 X _ 20 LOCAL: 25 X _ 22 EDITORA: 25 X _ 24 ANO DE PUBLICAÇÃO: 4 N _ 26 VOLUME: 5 X _ 28 N. DE EXEMPLARES PEDIDOS: 5 X _ 30 REQUISITANTE: 100 X R _ 32 INSTITUTO: 100 X _ 34 DEPARTAMENTO: 100 X _ 36 DATA DE REQUISIÇÃO: 10 P 99/99/9999 _ 38 DATA DE PEDIDO: 10 P 99/99/9999 _ 40 N. DO PROCESSO: 25 X A - Insere (após) P - Pág. anterior ¦B - Insere (antes) ¦N - Próx. página ¦ C - Troca linha ¦ T - Começo ¦ X - Saída ¦ D - Apaga linha ¦ E - Final ¦ ↵ - Próx.linha Tabela de Definição de Campos (FDT) B. Dados: AQU -------------------------------------------------------------------------------?¦ Etq¦ Nome ¦Tam.¦Tip¦Rep¦Delimitadores/Padrão ¦ -------------------------------------------------------------------------------_ 42 N. DO EMPENHO: 25 X _ 44 DATA DE ENTREGA: 10 P 99/99/9999 _ 46 N. DE EXEMPLARES RECEBIDOS: 25 X _ 48 PREÇO: 25 X _ 50 N. DA FATURA/NOTA FISCAL: 25 X _ 52 FORNECEDOR/DOADOR: 40 X _ 54 PATRIMÔNIO: 25 X _ 56 REGISTRO NA BC: 25 X _ 58 TERMO DE RESPONSABILIDADE: 25 X _ 60 OBSERVAÇÃO: 240 X _ 62 NÃO COTADO: 2 X A - Insere (após) P - Pág. anterior ¦B - Insere (antes) ¦N - Próx. página ¦ C - Troca linha ¦ T - Começo ¦ X - Saída ¦ D - Apaga linha ¦ E - Final ¦ ↵ - Próx.linha UFRRJ - BIBLIOTECA CENTRAL - SETOR DE AQUISIÇÃO CADASTRO DE AQUISIÇÕES - TELA 1/2 TIPO DE DOCUMENTO: ___ ORIGEM: ___ NÃO COTADO: __ �8.8 AUTOR: _________________________________________________________________________ TITULO: ________________________________________________________________________ EDIÇÃO: _____ VOLUME: _____ LOCAL: _________________________ EDITORA: ___________________________________ ANO DE PUBLICAÇÃO: ____ REQUISITANTE/DOADOR: ___________________________________________________________ INSTITUTO: __________ DEPARTAMENTO: _____________________________________ DATA DE REQUISIÇÃO: __________ N. DE EXEMPLARES PEDIDOS: _____ ¦M - Modifica ¦ R - Al.direita ¦ S - Espaço ¦ D - Apaga ¦A - Acresc.cpo¦<TAB> - Anterior¦ ↵ Próximo ¦ X - Saída AQU / 1 ¦C - Centrar ¦ UFRRJ - BIBLIOTECA CENTRAL - SETOR DE AQUISIÇÃO CADASTRO DE AQUISIÇÕES - TELA 2/2 DATA DE PEDIDO: __________ N. DO PROCESSO: ____________________ DATA DE ENTREGA: __________ N. DO EMPENHO: ________________________ N. DE EXEMPLARES RECEBIDOS: _____ PREÇO: _________________________ N. DA FATURA/NOTA FISCAL: ____________________ FORNECEDOR: ____________________________________________________________________ PATRIMÔNIO: _________________________ REGISTRO NA BC: _________________________ TERMO DE RESPONSABILIDADE: _________________________ OBSERVAÇÃO: ____________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ¦M - Modifica ¦ R - Al.direita ¦ S - Espaço ¦ D - Apaga ¦A - Acresc.cpo¦<TAB> - Anterior¦ ↵ - Próximo ¦ X - Saída AQU / 2 ¦C - Centrar ¦ �8.8 Nome da Base de Dados: AQU FST para inversão do arq. Nome da FST: AQU -------------------------------------------------------------------------------¦ ID ¦IT ¦Formato extração de dados -------------------------------------------------------------------------------_ 10 0 v10 _ 12 0 v12 _ 14 0 (v14+|;|) _ 16 0 v16 _ 22 0 v22 _ 30 0 (v30+|;|) _ 32 0 v32 _ 34 0 v34 _ 38 0 v38*6 _ 40 0 "processo: "v40 _ 42 0 "empenho: "v42 _ 50 0 "fatura: "v50 _ 52 0 v52 _ 54 0 "patrimônio: "v54 _ 56 0 "registro bc: "v56 _ 62 0 "NC: "v62 A - Insere (após) P - Pág. anterior ¦B - Insere (antes) ¦N - Próx. página ¦ C - Troca linha ¦ T - Começo ¦ X - Saída ¦ D - Apaga linha ¦ E - Final ¦ ↵ - Próx.linha Nome da Base de Dados: AQU Nome do formato: AQU -------------------------------------------------------------------------------'=============================================================================== ='/'MFN: ',mfn(4)/,mhl,"TIPO DE DOCUMENTO: "v10,x8,"ORIGEM: "V12,x8,"NAO COTADO: "v62/#,mdl,v14(0,2),v16(0,2),v18(2,2)". ed.",v26(2,2)" volumes.",mhl,x1,v20(2,2 ),": "v22(2,2),", ",v24(2,2)". "/#,"REQUISITANTE/DOADOR: "v30/,"INSTITUTO: "v32/ ,"DEPARTAMENTO: "v34/"DATA DE REQUISIÇÃO: "v36/,"N. DE EXEMPLARES PEDIDOS: "v28/ #,"N. DO PROCESSO: "v40,c40,"DATA DO PEDIDO: "v38/%,"N. DO EMPENHO: "v42,c40,"DA TA DE ENTREGA: "v44/%,"N. DE EXEMPLARES RECEBIDOS: "v46,c40,"PRECO: "v48/,"N. DA FATURA/NOTA FISCAL: "v50,c40,"FORNECEDOR: "v52/%,"PATRIMONIO: "v54%/#,"REGISTRO NA BC: "v56/%,"TERMO DE RESPONSABILIDADE: "v58/,%/#,"OBSERVACAO: "v60(0,12)/%## ,'-------------------------------------------------------------------------------'/## EDIÇÃO: Substituir =============================================================================== MFN: 0001 TIPO DE DOCUMENTO: L ORIGEM: C �8.8 BOYD, J. S. Atlas colorido de anatomia clinica do cao e do gato. Paulo: Manole, 1996. 2. ed. Sao REQUISITANTE/DOADOR: Roberto Xerez INSTITUTO: IB DEPARTAMENTO: Zoologia DATA DE REQUISICAO: 16/11/1995 N. DE EXEMPLARES PEDIDOS: 3 N. DO PROCESSO: 4567/95 N. DO EMPENHO: 1436/95 N. DE EXEMPLARES RECEBIDOS: 1 N. DA FATURA/NOTA FISCAL: 40765/6548 PATRIMONIO: 40886/96 DATA DO PEDIDO: 28/11/1995 DATA DE ENTREGA: 13/05/1996 PRECO: R$ 330,00 FORNECEDOR: Kibooks REGISTRO NA BC: 987/96 TERMO DE RESPONSABILIDADE: 4445/96 Mais... =============================================================================== MFN: 0002 TIPO DE DOCUMENTO: L ORIGEM: C SOLOMONS, T. W. Graham. 1994. Quimica organica. 3 volumes. Rio de Janeiro: LTC, REQUISITANTE/DOADOR: Joao Silva INSTITUTO: IT DEPARTAMENTO: Quimica Organica DATA DE REQUISICAO: 08/08/1995 N. DE EXEMPLARES PEDIDOS: 7 N. DO PROCESSO: 4567/95 N. DO EMPENHO: 3246/95 N. DE EXEMPLARES RECEBIDOS: 4 N. DA FATURA/NOTA FISCAL: 43759/6580 PATRIMONIO: 41447/96 DATA DO PEDIDO: 28/11/1995 DATA DE ENTREGA: 13/05/1996 PRECO: R$ 27,00 FORNECEDOR: Interciencia REGISTRO NA BC: 988/96 TERMO DE RESPONSABILIDADE: 4445/96 Mais... =============================================================================== MFN: 0003 TIPO DE DOCUMENTO: F ORIGEM: D O controle correto do carrapato. REQUISITANTE/DOADOR: FEPAGRO N. DE EXEMPLARES PEDIDOS: 1 Porto Alegre: FEPAGRO �8.8 DATA DE ENTREGA: 14/05/1996 N. DE EXEMPLARES RECEBIDOS: 1 OBSERVACAO: Integra base FOLHET ------------------------------------------------------------------------------- =============================================================================== Mais... =============================================================================== MFN: 0004 TIPO DE DOCUMENTO: MO ORIGEM: D CESAR, Regina Celia Farias. Uso da cama de frango e fezes de galinha na nutricao de ruminantes. Rio de Janeiro, 1993. INSTITUTO: IZ N. DE EXEMPLARES PEDIDOS: 1 DATA DE ENTREGA: 19/02/1996 N. DE EXEMPLARES RECEBIDOS: 1 OBSERVACAO: Integra base MONOG ------------------------------------------------------------------------------Mais... �8.8 4 CONCLUSÃO A Base AQUIS vem atendendo satisfatoriamente às necessidades do NFA, pois a recuperação dos dados é mais rápida e precisa. Não temos a pretensão de resolver o problema da burocracia nas IFEs, mas apenas contribuir com uma sugestão, relatando nossa experiência com a implantação de uma base de dados em Micro-Isis. ABSTRACT This paper describes the structure of a database in Micro-Isis designed to improve control of the acquisition of bibliographical material. Formerly, information such as invoice number, reference number, and term of responsibility, for example, was not given simultaneously with acquisition, delaying the release of material. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1 BARRETO, Maria Helena de Sá, SOUZA, Zuleide Medeiros de. O processo de aquisição de material bibliográfico nas universidades brasileiras. In: SEMINÁRIO Nacional de Bibliotecas Universitárias, 1., 1981, Brasília. Anais... Brasília : CAPES, 1981. p.135-144 2 MIRANDA, Antônio. Biblioteca universitária no Brasil; reflexões sobre a problemática. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 1., 1978, Niterói. Anais... Niterói : CAPES, 1978. 3 SAYÃO, Luiz Fernando, MARCONDES, Carlos Henrique, MACEDO, Luiz Fernando P. et al. Minimanual de referência Micro-Isis 2.3. Rio de Janeiro : UFRJ, 1991. 42 p. il. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 09 - Ano: 1996 (UFPR & PUCPR - Curitiba/PR) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: A biblioteca universitária e a sociedade da informação. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFPR & PUC-PR Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1996 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Curitiba (Paraná) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Implantação de uma base de dados em Microlsis para controle de aquisição: relato de experiência. (Pôster) Creator An entity primarily responsible for making the resource Dal Lin, Cristina; Bento, Leila Maria Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Curitiba (Paraná) Publisher An entity responsible for making the resource available PUCPR Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1996 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Apresenta a estrutura de uma base de dados em Micro-Isis, que tem por finalidade melhorar o controle da aquisição de material bibliográfico. Informações como número de fatura, número de patrimônio e termo de responsabilidade, por exemplo, não são atribuídos simultaneamente à aquisição, o que dificulta a liberação imediata do material. Language A language of the resource pt