http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/46/4779/SNBU2004_044.pdf 1da09f188307259952cbf286205a9964 PDF Text Text INOVAÇÕES NO SISTEMA DE INFORMAÇÃO DA BIBLIOTECA DA DIBD / ESALQ / USP: RESULTADO DA BUSCA DA MELHORIA CONTINUADA Antonio Carlos Fabretti Facco∗ Marcia Regina Migliorato Saad∗∗ Pedro Luiz Schiavuzzo∗∗∗ RESUMO O Sistema de Informação baseia-se em indicadores elaborados para o nível operacional, tático e estratégico da Divisão de Biblioteca e Documentação da Escola Superior de Agricultura “Luiz de Queiroz” (Esalq), os quais são analisados para se tornarem informações e seu acúmulo se tornar conhecimento. Uma consideração importante é que sua análise deve ser ágil o suficiente para que a Organização possa implementar medidas corretivas, preventivas e preditivas. Esse processo acontece a cada três meses e é chamado de Análise Crítica, cujos resultados provocam mudanças de rumo e redefinição de políticas quando realizado no nível estratégico, sendo as decisões comunicadas aos níveis tático e operacional. O Sistema de Informação também necessita de uma atuação efetiva por parte das lideranças junto às células de trabalho, questionando, através de fatos e dados, se os respectivos processos estão ou não de acordo com os requisitos propostos, o que pode significar uma solicitação à equipe no sentido de propor ações corretivas e preventivas. Esses indicadores foram desenvolvidos no aplicativo MS Excel e todas as planilhas estão interligadas através da rede local, propiciando às unidades de trabalho o acesso fácil para atualização e geração de relatórios e gráficos, os quais ficam expostos nos “Quadros de Administração Visível” e seu objetivo é a tomada de decisão just in time. PALAVRAS-CHAVE: Informações Gerenciais. Indicadores de Desempenho. Sistema de Informação. Monitoramento. 1 INTRODUÇÃO Um Sistema de Informação Gerencial para bibliotecas tem por objetivo fornecer fatos e dados à alta administração para que esta possa tomar suas decisões, despidas da intuição ou da emoção, buscando sempre o máximo de eficácia dos processos. �Outro objetivo é alimentar as células de trabalho com fatos e dados para que elas possam, de forma ágil, corrigir as falhas que venham acontecer, tendo como meta a eficiência nos processos. Sistema de Informação Gerencial implantado em 2000 é uma das técnicas do “Sistema DIBD de Gestão“ que, por sua vez, é uma adaptação do Sistema DIA da empresa de Consultoria DIAGRAMA, responsável pela sua implantação na Divisão de Biblioteca e Documentação da Escola Superior de Agricultura “Luiz de Queiroz” da Universidade de São Paulo, em Piracicaba. 2 GERENCIAMENTO DA ROTINA O Sistema de Informação Gerencial tem início nas Unidades Gerenciais Básicas (UGB’s)1, onde são realizados os processos rotineiros que possuem indicadores de desempenho (requisitos) a serem negociados com a chefia para se tornarem metas, as quais são monitoradas através de planilhas eletrônicas que geram gráficos. Por sua vez, estes gráficos são expostos nos quadros de Administração Visível, próximos às áreas de abrangência das UGB’s, os quais servem de base para a adoção de medidas corretivas, necessárias para os processos que porventura escapem do controle (Figura 1). 1 Terminologia adotada para Seções e Setores da Biblioteca. �Figura 1- Quadro de Administração Visível A padronização da rotina serve como referência de método para execução dos processos, na qual a equipe tem autonomia para utilizar-se dos fatores de produção (máquinas, processos, pessoas e materiais), e também responde pelas metas (indicadores) negociados com a Diretoria. Esse é o ponto principal da valorização do ser humano, na busca da obtenção máxima dos resultados das UGB’s, e representa a fonte da motivação e inovação propostas pelos colaboradores nos processos produtivos. O quadro de Administração Visível traz dois aspectos a serem mencionados. Em primeiro lugar, representa um de espaço físico onde cada UGB pode fixar os seus indicadores de desempenho (metas) e, com bases neles, realizar o seu autocontrole. O segundo aspecto é que a Diretoria Técnica e a Diretoria de Serviço, na sua visitação pelas áreas, possam interagir de forma rápida com as UGB’s, fazendo um reforço positivo quando as metas são atingidas, ou mesmo quando não são, embora a UGB tenha demonstrado ações fortes para ajuste das �mesmas; ou ainda quando as metas foram atingidas e a equipe ainda não tomou nenhuma ação corretiva em relação a elas. 2.1 GERENCIAMENTO DA MELHORIA Anualmente, desde 2000 a Divisão de Biblioteca e Documentação define o escopo de políticas que deverão ser atendidas. Para cada uma delas, são estabelecidos indicadores de desempenho de forma a medir sua eficácia. Cada política deve contar com, no mínimo, um Plano de Ação (PDCA) que sirva de suporte para a mesma (Figura 2), no qual os indicadores representam as metas dos respectivos planos. As UGB’s monitoram suas metas, propiciando a perambulação da Diretoria, como também a interação das UGB’s com as suas chefias. PROCEDIMENTO DE PLANEJAMENTO PLA 027/02 Gerência: GTI UGB: Monografias Política : Nº 2 Objetivo: Efetuar a consistência do Módulo Monografias do DEDALUS Meta: Consistência de no mínimo1950 monografias (Set/Nov) até 29/11/02 Métodos Ação 01: Ação 02: Ação 03: Separar diariamente monografias sem código de barra de acordo com critérios Efetuar a consistência das monografias de acordo com critérios Devolver as monografias corrigidas para guarda (estante extra) Executor Data de Controle Lurdes, Thaís, Ronaldo, Aírton, Ubirajara, Armando, Raphael, Célia, Roseli, Luciane, Sidnei 02/09/02 Sidnei, Célia, Luciane, Iara, Geraldo, Cristina, Roseli 29/11/02 Célia, Luciane, Sidnei, Roseli 29/11/02 Ação 04: Data Workshop: 04/12/02 Equipe: ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ Aprovação: _____________________ Figura 2 – Plano de Ação (PDCA) �O aspecto principal do gerenciamento da melhoria é a prestação de contas (workshop), realizada pelas UGB’s no encerramento da execução dos planos, geralmente a cada 3 meses, quando são apresentadas as evidências objetivas de cada ação. Neste caso, a função do Sistema de Informação é garantir que as políticas contem com um gráfico de controle para monitorar suas metas, pois durante o workshop este gráfico é apresentado como forma de demonstrar se a política foi implementada ou não. 2.2 ANÁLISE CRÍTICA DA DIRETORIA Outro aspecto importante é que o Sistema de Informação Gerencial serve de base para que a Diretoria da DIBD possa medir a saúde da organização e, em períodos regulares (trimestralmente), implemente modificações necessárias ou reforce condutas assertivas, para buscar o máximo de eficácia. Para esta análise não é necessário avaliar 100% dos indicadores, e sim, aqueles de maior impacto. Cada diretora avalia previamente os indicadores de sua área e, juntamente com sua equipe, define quais serão as melhores soluções para cada problema encontrado. Estas soluções são discutidas durante as reuniões de Análise Crítica realizadas a cada três meses, para se definir em conjunto a solução que será implementada para que os indicadores da respectiva UGB voltem ao controle da meta pré-estabelecida. Na Análise Crítica são também discutidas possíveis alterações no rumo das políticas estabelecidas no início do ano devido a fatores externos que possam comprometer o cumprimento das mesmas, tais como problemas com recursos, políticas do governo, licitações e alta do dólar, por exemplo. Como conseqüência, a definição de uma nova política e um novo indicador para monitorá-la, ou ainda, no caso desta política ser crítica para a organização, deverá ser incorporada no escopo de indicadores da Biblioteca. �2.3 A CONSTITUIÇÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO O Sistema de Informação foi elaborado nos aplicativos MS Excel e no MS Word, os quais geram planilhas diárias, mensais e anuais (Figuras 3, 4 e 5), com links que garantem o inter-relacionamento das tabelas e geram gráficos relevantes ao sistema. Figura 3 – Tela de acesso ao Sistema de Informação da DIBD �Figura 4 – Planilha diária da UGB Seleção e Aquisição – Maio/2004 �Figura 5 – Planilha anual da UGB BS-Economia – 2004 �Através da rede local da Biblioteca o acesso é permitido a todos os interessados: funcionários e chefias. Além disso, a flexibilidade do sistema permitiu que até a presente data fossem realizadas muitas modificações nas definições das planilhas. 2.4 METODOLOGIA A metodologia adotada foi amplamente discutida com docentes da área de estatística da ESALQ, consultores, líderes das UGB’s e Diretoria de Serviço. Foram levantadas as principais tarefas que deveriam ser monitoradas por indicadores, como também foi definido o layout dos gráficos. As tarefas consideradas relevantes foram classificadas pelo seu grau de importância, utilizando-se a Curva ABC (ISHIKAWA, 1991), onde “A” é um serviço de suma importância para se atingir a meta, “B” é um serviço de risco menor e “C” é um serviço que não afeta a meta. Como metodologia da empresa DIAGRAMA, o Sistema de Informação é uma das técnicas do modelo de gestão e como tal deve passar por auditorias e avaliações trimestrais, buscando sempre a melhoria contínua do sistema. 2.5 RESULTADOS A atualização on-line do sistema propicia à Diretoria interação rápida com as UGB’s, de forma que quando os problemas ocorrem possam ser solucionados de forma rápida e precisa. Nos casos de sazonalidades, devido às quais as UGB’s não podem atingir suas metas, a diretoria solicita o remanejamento temporário de pessoas para as equipes sobrecarregadas, buscando sempre que as metas sejam atingidas (Figuras 6 e 7). �Estratificação Anual da Meta - Aquisição Disponibilizada Meta Anual da Aquisição Disponibilizada: 75% Aquisição Selecionada/ Disponibilizada / Pendência 1.000 -13% Disponibilizada Pendência 113% 889 787 800 600 400 200 0 Selecionada Disponibilizada Pendência -102 -200 Estratificação Mensal da Aquisição Disponibilizada Aquisição Selecionada/ Disponibilizada / Pendência 300 241 250 218 210 200 180 165 152 150 137 134 126 113 100 Selecionada 50 Disponibilizada 30 21 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Pendência 0 Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro -50 -76 -100 -92 -150 Figura 6 - Gráfico anual da UGB Seleção e Aquisição – 2004 Meta Anual de Seriados Processados: 90% 0,0% Processado Pendência 100,0% 1546 Meta Anual de Artigos Indexados: 75% Seriados Estratificação Anual da Meta - Artigos Indexados 1600 4,5% 1400 1200 Indexado 1000 Pendência 800 600 95,5% 400 200 0 0 Selecionado Processado 468 500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 1546 447 Artigos Selecionados / Indexados / Pendências Seriados Selecionados/ Processados / Pendências Estratificação Anual da Meta Processados 1800 21 Pendência Selecionado Indexado Pendência Periódicos Selecionados / Processados / Pendências Estratificação Mensal de Seriados Processados 450 390 390 400 350 300 305 305 276 276 258 258 250 180 180 200 Selecionado 137 137 150 Processado Pendência 100 50 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro 0 0 Estratificação Mensal de Artigos Indexados 233 Artigos Selecionados / Indexados / Pendências 250 200 135 150 100 83 98 83 50 98 70 0 82 70 0 61 21 0 Selecionado 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -50 Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro -100 -98 -150 Figura 7 - Gráfico anual da UGB Seriados – 2004 Dezembro Indexado Pendência �Em um Sistema de Informação onde as metas são definidas pela própria equipe pode-se notar o comprometimento das pessoas, pois os índices definidos são sugeridos de acordo com o potencial e produtividade de cada um e evita que a chefia faça cobranças desnecessárias já que as metas são negociadas previamente em uma rodada de discussão e acordadas pelas partes envolvidas e são expostas no quadro de Administração Visível (Figura 8). Meta do Prazo de Entregas do Documento - Meta 90% Prazo de Entrega do Documento - Meta: 2 Dias Estrat. - Meta do Prazo de Entr. - Meta: 2 Dias 1200 1042 1000 0,6% 4,4% 1 Dia 12,9% 2 Dias Meta 3 Dias Fora 4 Dias 95,6% 5 Dias Nº de Pedidos 1,3% 2,4% 800 600 400 82,8% 200 48 0 Meta Estratificação da Meta Anual - Meta: 2 Dias Estratificação da Meta Anual - Meta: 2 Dias 350 902 302 900 300 Nº de Pedidos 800 600 500 400 250 219 236 200 150 138 147 00 00 00 00 00 00 00 Novembro Dezembro 13 Outubro 9 Setembro 17 2 Dias 7 4 Dias 5 Dias Maio 14 3 Dias 0 Abril 26 Março 0 100 1 Dia 8 Agosto 1 140 Julho 50 200 Junho 100 300 Fevereiro Nº de Pedidos 700 Janeiro 1000 Fora Figura 8 - Gráfico anual da UGB Comutação – 2004 Com base nas informações obtidas pelo Sistema de Informação e discutidas na Análise Crítica, citamos como exemplo algumas ações que foram implementadas: 1. Alteração de horário de alguns serviços; 2. Investimentos em novos equipamentos de informática; 3. Remanejamento de equipes de atendimento em horário de pico. �3 CONCLUSÕES O Sistema de Informação Gerencial na DIBD é o indutor da inovação das melhorias. Quanto à sua estruturação para produção de conhecimento: a) Mantém os sensores críticos ligados às atividades; b) Identifica a origem da busca da informação, seus parâmetros e benchmark; c) Tem por base a tecnologia crítica do negócio permitindo a definição dos processos que devem ser desenvolvidos; d) Gera sensibilidade para selecionar o que é relevante do que não é; e) É realimentador do sistema de planejamento; f) Cria um ambiente favorável à criatividade induzindo o seu rumo. A próxima evolução do Sistema de Informação é a inserção da DIBD no Banco de Dados denominado MONITORADOR da empresa de consultoria DIAGRAMA (http://www.monitorador.com), no qual cada organização alimenta as suas planilhas de modo a obter informações precisas sobre as técnicas de gestão, dos indicadores de desempenho, dos PDCA’s em andamento, do índice dos 5 S, do índice de liderança, gerando um benchmark com outras organizações cadastradas neste mesmo sistema. O MONITORADOR começou a ser implantado no início de 2004, portanto ainda não gerou dados confiáveis para servirem de parâmetro para a organização e serem explicitados no presente momento. ABSTRACT The Information System is based on indicators made to operational, tactical and strategical levels of the Documentation and Library Division of the “Luiz de Queiroz” College of Agriculture that are analyzed to become information and the accumulation of information becomes knowledge. An important subjective is that this analysis should be quick enough for the Organization could implement corrective, preventive and predictive actions. This process happens in every three months and it is called Critical Analysis whose results provoke direction changes and politics redefinition when realized on strategic level and the decisions are communicated to tactics and operational levels. The Information System needs also an effective action of leadership close to work cells, questing through the facts and data if respective process are in agreement which proposed requisites or �not, that could means a kind of solicitation to the team in order of offering corrective and preventive actions. These indicators were developed on MS Excel and all the plans were linked through the local net giving to the work units the easy access to updating and generation of graphics and reports which stay shown at Visible Administration Frames and the goal is the taken of decision “just in time”. REFERÊNCIAS ANDRIANI, C. S. Sistema de gestão: conceitos e linguagem. Campinas: FDA, 2001. 162p. ANDRIANI, C. S. Gestão sistêmica com base nos valores humanos. Campinas: Ed. Dialivros, 2004. 175 p. CALEGARE, A.J.A. Os mandamentos da qualidade total. 3.ed. Barueri: International Quality Systems, 1999. 110 p. ISHIKAWA, K. Introduction to quality control. Tokyo: 3A Corp., 1991. UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO. Escola Superior de Agricultura “Luiz de Queiroz”. Divisão de Biblioteca e Documentação – DIBD. Piracicaba, 2003. 15 p. ∗ acffacco@esalq.usp.br; Universidade de São Paulo / Escola Superior de Agricultura“Luiz de Queiroz” Divisão de Biblioteca e Documentação Av. Pádua Dias, 11, Caixa Postal 9, PiracicabaSP Brasil 13418-900 ∗∗ mrmsaad@esalq.usp.br; Universidade de São Paulo / Escola Superior de Agricultura “Luiz de Queiroz” Divisão de Biblioteca e Documentação Av. Pádua Dias, 11, Caixa Postal 9, PiracicabaSP Brasil 13418-900 ∗∗∗ pedro@diagrama-dia.com.br ; DIAGRAMA – Consultoria em Gestão, Campinas-SP Brasil http://www.diagrama-dia.com.br � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 13 - Ano: 2004 (UFRN - Natal/RN) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: (Re) Dimensão de bibliotecas universitárias: da gestão estratégica à inclusão social. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Inovações no Sistema de Informação da Biblioteca da DIBD/ESALQ /USP: resultados da busca da melhoria continuada. Creator An entity primarily responsible for making the resource Facco, Antonio Carlos Fabretti; Saad, Marcia Regina Migliorato; Schiavuzzo, Pedro Luiz Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O Sistema de Informação baseia-se em indicadores elaborados para o nível operacional, tático e estratégico da Divisão de Biblioteca e Documentação da Escola Superior de Agricultura “Luiz de Queiroz” (Esalq), os quais são analisados para se tornarem informações e seu acúmulo se tornar conhecimento. Uma consideração importante é que sua análise deve ser ágil o suficiente para que a Organização possa implementar medidas corretivas, preventivas e preditivas. Esse processo acontece a cada três meses e é chamado de Análise Crítica, cujos resultados provocam mudanças de rumo e redefinição de políticas quando realizado no nível estratégico, sendo as decisões comunicadas aos níveis tático e operacional. O Sistema de Informação também necessita de uma atuação efetiva por parte das lideranças junto às células de trabalho, questionando, através de fatos e dados, se os respectivos processos estão ou não de acordo com os requisitos propostos, o que pode significar uma solicitação à equipe no sentido de propor ações corretivas e preventivas. Esses indicadores foram desenvolvidos no aplicativo MS Excel e todas as planilhas estão interligadas através da rede local, propiciando às unidades de trabalho o acesso fácil para atualização e geração de relatórios e gráficos, os quais ficam expostos nos “Quadros de Administração Visível” e seu objetivo é a tomada de decisão just in time. Language A language of the resource pt