http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/46/4783/SNBU2004_046.pdf ab8a0757f7cff057eeaff31cc6614cc0 PDF Text Text A DIBD E SUA TRAGETÓRIA NA CONQUISTA DO PRÊMIO PAULISTA DE QUALIDADE DE GESTÃO Marcia Regina Migliorato Saad∗ Maria Angela de Toledo Leme∗∗ Sandra H. M. G. Ribeiro dos Santos∗∗∗ RESUMO Desde o início da implantação de seu modelo de gestão (1999), até a conquista da medalha de bronze na última edição do Prêmio Paulista de Qualidade de Gestão -PPQG (2003), a Divisão de Biblioteca e Documentação - DIBD - da Escola Superior de Agricultura "Luiz de Queiroz", da Universidade de São Paulo ESALQ/USP, rompeu com velhos padrões, adotou novos paradigmas e aceitou, juntamente com sua equipe o desafio de desenvolver e implantar um modelo de gestão, anteriormente aplicado apenas nas organizações do Setor Privado. Superando restrições orçamentárias e contando com apoios e parcerias, adaptou para biblioteca o Sistema "Dia" de Gestão, da Empresa de Consultoria Diagrama, baseado fundamentalmente em valores humanos. O sistema está dividido em 12 processos estruturados e compatíveis com os requisitos do PPQG, e que permitem uma visão sistêmica e toda a organização DIBD. Este trabalho descreve a trajetória , desde a implantação do modelo até a conquista da medalha. PALAVRAS-CHAVE: Gestão pela qualidade. Prêmio Paulista de Qualidade de Gestão. Divisão de biblioteca e documentação da Escola Superior de Agricultura “Luiz de Queiroz”. 1 INTRODUÇÃO Desde a antiguidade a administração sempre existiu, e de alguma forma foi ampliando seus conceitos e técnicas com experiências oriundas de todas as partes do mundo. O caminho da administração sempre passou pela produção, pela busca de resultados, a qualquer preço e, somente com o tempo, começou a existir algum tipo de preocupação com o fator humano envolvido. A crise de motivação nas organizações, ligada ao modelo da produtividade, que é a base dos modelos atuais, pode ser vivenciada através de �um novo paradigma, fundamentado na natureza humana. O aproveitamento da potencialidade do ser humano, como alternativa para se obter melhorias e inovações desejadas, é o fundamento do Sistema DIBD de Gestão. Desde sua implantação até a conquista do prêmio, a Divisão de Biblioteca e Documentação da Escola Superior de Agricultura “Luiz de Queiroz’’ vem trabalhando no sentido de romper com velhos modelos e se caracterizando por uma gestão 100% humana, 0% paternalista. Neste sentido, o objetivo deste trabalho é mostrar o modelo e sua compatibilização com os requisitos que levaram ao Prêmio Paulista de Qualidade de Gestão. 2 O SISTEMA DIBD O Sistema é uma adaptação do Sistema “Dia“ de Gestão, da empresa de consultoria Diagrama, para os serviços e produtos de biblioteca. Está dividido em 12 processos, ou seja um conjunto de causas com o objetivo de produzir um efeito específico, denominado produto ou processo. ™O SISTEMA DIBD 1-Gestão Sistêmica 2-Política Básica 3- Informação 4- Planejamento 5-Gerenciamento 6-Atuação junto ao mercado 7- Definição do Produto 8- Produção 9- Envolvimento das Pessoas 10- Gerenciamento do Crescimento do Ser Humano 11- Liderança 12- Auditoria. 05 04 04 06 07 08 03 08 09 10 11 12 02 Valores essenciais da Natureza HumanaÉtica Figura 1 – O Sistema DIBD �1. Gestão Sistêmica: permite ver todas as técnicas de gestão integradas; 2. Políticas de Longo Prazo: compreende Missão, Valores e Missão; 3. Informação: é a base de dados para determinação de novas políticas; 4. Planejamento: é o caminho para onde e como se quer chegar; 5. Gerenciamento: é o “fazer acontecer”, em todos os níveis da organização, de forma efetiva; 6. Atuação no Mercado: é o entendimento dos valores, necessidades e anseios dos clientes e trata da delimitação no mercado; 7. Definição do Produto: define o caminho para se ter um produto / serviço adequado para os segmentos a serem atendidos; 8. Processos Produtivos: estabelece os processos críticos que devem ser gerenciados com prioridade; 9. Envolvimento com as pessoas: o caminho para que o funcionário atue de forma sinérgica em equipe, visando o produto, conforme o planejado e a melhoria de procedimentos; 10. Gerenciamento do Crescimento do ser humano: objetiva o autogerenciamento, a auto realização das pessoas, através dos programas de educação e treinamento 11. Liderança: estabelece a postura sistêmica de líderes 12. Auditoria: define os formatos de auditoria para o sistema de gestão, para os produtos e para os procedimentos 3 SUBSISTEMAS DE GESTÃO �- SISTEMA DE GESTÃO – SUB-SISTEMAS INTEGRAÇÃO 1-Processo Gestão Sistêmica PLANEJAMENTO 2-Processo Prazo 3-Processo 4-Processo 5-Processo de Política de Longo de Informação de Planejamento de Gerenciamento PRODUTO 6-Processo de atuação no mercado 7-Processo de definição do produto 8-Processo produtivo PESSOAS 9- Processo de envolvimento 10- Processo de Gerenciamento do Crescimento do Ser Humano 11- Processo de Liderança AVALIAÇÃO 12- Processo de Auditoria e “Shake Down” SUBSISTEMA INTEGRAÇÃO 1 Processo de Gestão Sistêmica Na DIBD, é o processo que integra todas as técnicas e ferramentas de gestão, de forma simples e que permite nterliga-las com os demais elementos do sistema. SUBSISTEMA PLANEJAMENTO Trata-se da área de significado, dando sentido a tudo que é feito e porque é feito. 2 Processo Política de Longo Prazo Define a razão de ser da existência da organização, como no caso da DIBD. �MISSÃO VALORES Satisfazer as expectativas de nossos usuários, obtendo o maior número de recursos disponíveis, gerando um ambiente de harmonia e liberdade, fazendo emergir o potencial dos funcionários e contribuindo para o desenvolvimento da informação, da pesquisa e da educação agrícola no Brasil. Respeitar o direito de todos de acesso à informação e disponibilizá-la à professores, alunos e pesquisadores nos seus mais diferentes formatos, preservando o patrimônio, a qualidade do ambiente de trabalho e a relação amistosa entre usuários e colaboradores. VISÃO Ser um centro de excelência dentre as bibliotecas universitárias brasileiras pela qualidade de serviço que presta à comunidade até 2003. 3 Processo de Informação São os indicadores de desempenho críticos para a Biblioteca. Ocorrem no nível e devem atender no estratégico, tático, operacional e deve atender à Missão da Biblioteca, e assegurando a informação crítica no momento e lugar correto. �Sistema de Informação - UGB- Comutação P razo de Entrega da P ublicação - M eta: 3 Dias M eta do P razo de Entrega da P ublic. - M eta 85% Estrat. - M eta do P razo de Entr. - M eta: 3 Dias 1200 1 Dia 8 Dias 0,3% 9 Dias 0,0% 1 Dia 31,8% 4 Dias 6,8% 1000 800 Fora 14% 4 Dias 10 Dias 0,1% 5 Dias 3,5% 986 2 Dias 3 Dias 5 Dias Meta 6 Dias Fora Nº de Pedidos 6 Dias 1,6% 7 Dias 1,3% 7 Dias 8 Dias 3 Dias 24,2% Meta 86% 9 Dias 2 Dias 30,5% 362 10 Dias Meta 281 300 Nº de Pedidos Nº de Pedidos 370 350 276 200 150 50 Fora Estratificação da Meta Anual - Meta: 3 Dias 400 348 250 100 154 0 350 300 400 200 E s t ra t if ic a ç ã o da M e t a A nua l - M e t a 3 D ia s 400 600 77 250 199 200 136 150 90 100 40 18 15 50 3 0 1 0 0 10 16 38 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Figura 2 – Sistema de informação 4 Processo de Planejamento São as diretrizes gerais para ano ou semestre. O que é fundamental no momento, deve permear a biblioteca. Desdobramento das política do ano, que são a base para o planejamento anual da DIBD Figura 3 – Quadro do desdobramento das políticas �5 Processo de Gerenciamento O conceito fundamental é: só existe planejamento, a partir de um plano. Este processo está dividido em 3 áreas: a) estratégico: define as políticas; é a área da inovação – PDCA. b) Rotina: dia a dia dos funcionários – SDCA. c) Kaisen: melhoria das rotinas através dos funcionários. SUBSISTEMA PRODUTO 6 Processo de Atuação no mercado É a pesquisa junto ao cliente/usuário e o ajuste do produto as reais necessidades. 7 Processo de Definição do Produto É a definição dos requisitos o produto: qualidade técnica exigida, atendimento, prazos, tecnologia. Empréstimo-entre-Bibliotecas é um dos produtos, cujos requisitos são definidos neste processo. 8 Processo Produtivo É a estruturação do processo, depois de definidos os requisitos e ouvido os clientes. A técnica de aplicação mais usual é a função desdobramento da qualidade – QFD. SUBSISTEMA PESSOAS 9 Processo de Envolvimento das Pessoas É envolvimento dos funcionários no gerenciamento de técnicas de gestão, como por exemplo: marketing interno, administração visível. �MARKETING INTERNO Figura 4 – Logotipo do Marketing Interno 10 Processo Gerenciamento do Ser Humano Está ligado ao programa de educação e treinamento: Motorista do Destino, 5s e Valores Humanos. Figura 5 – 5 Sensos �11 Processo de Liderança É o processo que coloca o chefe como orientador da equipe. Fazendo um paralelo com o futebol é o técnico que, antes da partida treina, orienta e no momento do jogo, deixa jogar. O excesso de proteção da chefia inibe o funcionário do ponto de vista psicológico. O chefe não deve executar o trabalho do funcionário, caso contrário irá perpetuar a dependência. SUBSISTEMA AVALIAÇÃO 12 Processo de Auditoria Faz o diagnóstico da situação e serve de base para o planejamento objetivo, gerando evidências objetivas. Na DIBD, a auditoria ocorre a cada 3 meses e é executada pela própria equipe da Biblioteca, e os resultados servem de base para a reunião de Análise Crítica da Direção. 4 PRÊMIO PAULISTA DE QUALIDADE DE GESTÃO – PPQG É um reconhecimento anual, simbolizado por meio de troféus e medalhas às melhores organizações públicas e privadas, do Estado de São Paulo, no que se refere aos métodos de gestão, aos resultados obtidos e às perspectivas futuras. 4.1 Objetivo do Prêmio Avalia de forma independente, os métodos de gestão e os resultados obtidos pelas Organizações Paulistas. Fomenta o uso de um modelo de gestão alinhado aos critérios de excelência de Prêmio Nacional da Qualidade – PNQ. �4.2 Referencial para Avaliação Os critérios do PPQG estão alinhados aos 8 critérios de excelência e aos 27 itens de avaliação do PNQ e se fundamentam: a) Liderança, b) Visão de futuro, c) Foco no cliente e no mercado, d) Responsabilidade social e ética, e) Decisões baseadas em fatos, f) Valorização das pessoas, g) Abordagem por processo, h) Foco nos resultados, i) Inovação, j) Agilidade, k) Aprendizado organizacional e Visão sistêmica. 4.3 Critérios de Avaliação São 8 ítens a saber: 1) Liderança 2) Estratégia e Planos 3) Clientes 4) Sociedade 5) Informações e Conhecimento 6) Pessoas 7) Processos 8) Resultados 5 CONCLUSÃO O Sistema DIBD de Gestão está atualmente estruturado de tal forma que além de garantir o resultado esperado e planejado, alinha-se perfeitamente no critério do PPQG, razão pela qual foi possível na primeira tentativa de concorrer ao prêmio, receber a Medalha de Bronze. �Esse sistema, originalmente igualmente implantado apenas em empresas privadas e de setores distintos, adaptou-se perfeitamente aos produtos e serviços comuns a qualquer biblioteca universitária. ABSTRACT Since the beginning of its administration pattern in 1999 to the bronze medal conquest at the latest edition of the 'Paulista Award in Administration Quality' (PPQG), DIBD, which is part “Luiz de Queiroz” College Agriculture (ESALQ), University of São Paulo, has been breaking with old standards, adopting new conceptions and, accepting, along with its team, the challenge of developing an administration concept at the library applied earlier only in the Private Field. Overcoming budget limitations and counting on supports and partnerships, DIBD has adaptaded for the library the 'Administration Day' system, created by a consultoring company (Diagrama), based mostly on human values. The system is divided in 12 procedures that are compatible with PPQG's requirements. It creates a systematical view of all DIBD's organization, improving and dynamizing the services offered. REFERÊNCIAS ANDRIANI C.S. Gestão sistêmica com base em valores humanos. Campinas: Diahinos, 2004. 175 p. INSTITUTO PAULISTA DE QUALIDADE DE GESTÃO. Prêmio Paulista de Qualidade da Gestão: regulamento do PPQG 2003. São Paulo, 2003. 77 p. MARTINELLI, M. Conversado sobre educação em valores humanos. 2. ed. São Paulo: Petrópolis, 1999. 137p. MASLOW, A..H. Maslow no gerenciamento. Rio de Janeiro: Qualidade, 2000. 301 p. ∗ mrmsaad@esalq.usp.br matleme@esalq.usp.br ∗∗∗ shmgrsan@esalq.usp.br Universidade de São Paulo / Escola Superior de Agricultura “Luiz de Queiroz” ∗∗ Divisão de Biblioteca e Documentação. Av. Pádua Dias, 11, Caixa Postal 9, Piracicaba – SP – Brasil 13418900 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 13 - Ano: 2004 (UFRN - Natal/RN) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: (Re) Dimensão de bibliotecas universitárias: da gestão estratégica à inclusão social. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource A DIBD e sua trajetória na conquista do Prêmio Paulista de Qualidade de Gestão. Creator An entity primarily responsible for making the resource Saad, Marcia Regina Migliorato; Leme, Maria Angela de Toledo; Santos, Sandra H. M. G. Ribeiro dos Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Desde o início da implantação de seu modelo de gestão (1999), até a conquista da medalha de bronze na última edição do Prêmio Paulista de Qualidade de Gestão -PPQG (2003), a Divisão de Biblioteca e Documentação - DIBD - da Escola Superior de Agricultura "Luiz de Queiroz", da Universidade de São Paulo - ESALQ/USP, rompeu com velhos padrões, adotou novos paradigmas e aceitou, juntamente com sua equipe o desafio de desenvolver e implantar um modelo de gestão, anteriormente aplicado apenas nas organizações do Setor Privado. Superando restrições orçamentárias e contando com apoios e parcerias, adaptou para biblioteca o Sistema "Dia" de Gestão, da Empresa de Consultoria Diagrama, baseado fundamentalmente em valores humanos. O sistema está dividido em 12 processos estruturados e compatíveis com os requisitos do PPQG, e que permitem uma visão sistêmica e toda a organização DIBD. Este trabalho descreve a trajetória , desde a implantação do modelo até a conquista da medalha. Language A language of the resource pt