http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/45/4787/SNBU1996_075.pdf 87b41a16f0105fdd4e30d3b29c01dbc2 PDF Text Text 8.16 A BUSCA PELA PADRONIZAÇÃO: PROCEDIMENTOS PARA COLETA DE DADOS QUANTITATIVOS Sueli de Fátima Faria* RESUMO Relata a experiência do Sistema de Bibliotecas da Unicamp na busca pela padronização e sistematização da coleta de dados quantitativos de seus serviços e produtos. Aponta as dificuldades em geral, analisando a postura dos diretores das bibliotecas seccionais em relação a esse serviço, e sua filosofia administrativa para uma biblioteca universitária integrada a um Sistema. 1 INTRODUÇÃO O desenvolvimento e uso de indicadores de performance é parte do empreendimento de um órgão para estabelecimento de um esquema que identifique a distinção entre a provisão do serviço e o monitoramento do mesmo. Os indicadores não são um fim em si mesmo, são mais propriamente instrumentos práticos para a administração de biblioteca e tomada de decisão. A coleta e análise dos dados sobre performance podem prover uma base para fixação de prioridades e alocação de recursos. O monitoramento da performance pode oferecer um guia de como a biblioteca se encontra em seus objetivos, o quadro do progresso em direção a metas específicas e identificar alguma área-problema. A habilidade para * Bibliotecária da Universidade Estadual de Campinas - UNICAMP �8.16 demonstrar que níveis de performance estão sendo alcançados pode ser útil para justificativa de alocação de recursos, ou argumento para se obter mais (CRAM, 1995). A prática tem apontado que a coleta de dados quantitativos sobre os serviços e produtos de bibliotecas é algo que toma tempo e que nem sempre é possível fazer na hora certa. Isso sem contar os ítens difíceis de serem mensurados e os diferentes procedimentos de rotina. Por conta desses fatores, nem sempre pode-se garantir confiabilidade e precisão nos dados sobre o desempenho, quando da necessidade de se elaborar relatórios para avaliação e planejamento administrativos de bibliotecas. A literatura sobre medidas de performance é bem crítica em relação aos dados de bibliotecas, apontando fatores que depõem contra o desenvolvimento de um bom programa de medidas assim descritas: rústicas, demasiadamente simplificadas, utilização de resultados de curto prazo para enfatizar o custo de metas de longo raio de ação, ênfase demais em algumas metas do desempenho organizacional às custas de outras, e até sistemas estatísticos similares aos de uma loteria (CRAM, 1995; DEMING, apud ALURI e REICHEL, 1994). A regularidade com que estão disponíveis e a qualidade das informações estatísticas das bibliotecas universitárias brasileiras, segundo CARVALHO (1995), também não têm merecido a devida atenção. A autora menciona alguns indicadores estatísticos que incluem dados de bibliotecas, observando a falta de uniformidade e o propósito para o macroplanejamento. Dedica, enfim, uma obra inteira sobre essa problemática, objetivando orientar as bibliotecas universitárias. Esse trabalho vem justamente ao encontro de uma de nossas preocupações na Unicamp, que é o �8.16 estabelecimento de procedimentos para a coleta de dados para medida de desempenho, imprescindíveis à tomada de decisão. Um trabalho nessa linha começou a ser desenvolvido, de forma modesta, no Sistema de Bibliotecas da Unicamp, por volta de 1990. 2 HISTÓRICO O Sistema, criado em 1983, é integrado por dezenove Bibliotecas Seccionais e uma Biblioteca Central (BC). Das Seccionais, quinze são acadêmicas (de Institutos/Faculdades), uma de Colégio Técnico, três de Centros Especializados. A Biblioteca Central atua como coordenadora do Sistema, centralizando a parte técnica e executando o orçamento para material bibliográfico. Tendo em vista a dificuldade de contato com todas as Bibliotecas, criou-se, na estrutura da BC, uma Diretoria de Serviços de Seccionais, com a missão de promover a integração das Bibliotecas, objetivando um perfeito entrosamento das mesmas em relação às diretrizes e políticas traçadas no âmbito do Sistema. Tais políticas e diretrizes são definidas pelo Órgão Colegiado, que é constituído por membros docentes participantes das Comissões de Bibliotecas e bibliotecários representantes de áreas (BIBLIOTECA, 1984). A Diretoria de Serviço de Seccionais, conforme sua missão, solicitava os dados sobre as atividades das Bibliotecas para organização do Relatório Anual de Atividades do Sistema, que na época era bastante simplificado. Os dados eram captados aleatoriamente e percebeu-se, ao longo do tempo, que a ausência de sistematização nos procedimentos e normas gerava dados extremamente �8.16 discrepantes e inconsistentes. Desencadeou-se, assim, um estudo a partir do levantamento dos ítens (serviços/produtos) relevantes à coleta: rotina dos serviços, produtos gerados, instrumentos e formas de registro. Em um segundo momento, passou-se à projeção de normas e procedimentos da coleta. A seguir, elaborou-se modelos de formulários específicos para cada item, juntamente com suas variáveis e subvariáveis. Na última fase, montou-se um glossário de termos utilizados em biblioteca e pertinentes à tarefa, buscando colocar à mão do executor da coleta um instrumento conceitual para compreensão de cada item. Desse trabalho, resultou a primeira versão do Manual de Procedimentos para Coleta de Dados Estatísticos, em 1991, que foi distribuído nas Bibliotecas Seccionais. Por ocasião da compilação dos dados para o Relatório do Sistema de Bibliotecas- 1991, editado no início de 1992, observou-se que os dados de algumas Bibliotecas mantinham as mesmas discrepâncias e/ou inconsistências. Após uma investigação, constatou-se que eles não foram coletados de acordo com as instruções do Manual, e havia até mesmo bibliotecários que nunca o tinham lido ou passado orientação ao seu pessoal. Em consequência disso, a Biblioteca Central ministrou um curso de treinamento ao pessoal de apoio, onde se tentou imprimir a importância da coleta dos dados, seus objetivos finais e a filosofia que norteia os serviços de nossas bibliotecas, bem como toda estrutura do Sistema. A melhora nos resultados subseqüentes foi sensível, mas apresentava duplicidade em relação a serviços cuja automação estava em fase de transição. No ano seguinte, 1993, procurou-se esclarecer dúvidas por contato telefônico, formalizando-as em instruções normativas sobre os ítens polêmicos cujas rotinas �8.16 tinham mudado. Obteve-se resultados nada animadores durante a organização do Relatório 1992, tendo em vista, também, que a automação progressiva dos serviços centralizados, como aquisição/tombamento, gerava dados diferenciados daqueles das Seccionais. Partiu-se, dessa vez, para uma visita programada às Bibliotecas Seccionais localizadas no Campus Zeferino Vaz (quinze participantes), para uma discussão acerca da problemática da coleta dos dados. Esse programa possibilitou identificar as dúvidas, bem como esclarecê-las diretamente ao pessoal das Bibliotecas, entre diretores e auxiliares. O programa culminou na atualização do Manual. Verificou-se, finalmente, uma melhora qualitativa nos dados coletados pela maioria das Seccionais, maior rapidez na compilação dos mesmos para organização de um relatório (1994) mais abrangente e baixa incidência de inconsistências. Cumpre ressaltar que esse salto foi obtido ao longo de quatro anos, conduzidos por um processo de conscientização não só sobre o conteúdo pragmático da coleta como também sobre o aspecto conceitual dessa tarefa. Diga-se de passagem, tarefa essa sempre relegada a segundo plano, embora seja ela, contraditoriamente, o ponto de partida para análise dos programas informacionais de uma instituição. Recentemente, quando do lançamento do relatório 1995 no fórum do Órgão Colegiado do Sistema de Bibliotecas, ocorreu um fato inédito: bibliotecários de algumas unidades colocaram a necessidade de mudanças na forma de apresentação de alguns dados que não contemplavam as expectativas das mesmas. Seriam os dados sobre alguns dos serviços prestados, que vinham sendo apresentados em bloco, e a reivindicação se pautou pela apresentação personalizada nas tabelas. Essa preocupação com o produto final do Relatório �8.16 sugere uma mudança na postura bibliotecária também em relação à coleta de dados. A coleta, naturalmente, nunca esteve isenta de pontos polêmicos e pendentes, mas só depois de percebido esse amadurecimento, é chegada a hora de discutir as arestas e fechá-las de forma consensual, consolidando, assim, a padronização da coleta de dados quantitativos em nossas bibliotecas. Pode-se inferir que isto é o resultado de um processo em que pessoas e idéias se transpõem na via do progresso, em direção às mesmas metas. 3 PROCESSO CONTÍNUO E como todo processo se caracteriza pela continuidade, algumas ações já estão sendo planejadas para encaminhamento futuro. Serão duas ações a cumprir: a primeira será a realização de um fórum de discussões sobre a coleta de dados, cuja introdução ficará por conta de um expert no assunto, com um enfoque teóricoconceitual sobre a problemática. A segunda ação será a elaboração de um programa de gerenciamento de dados, voltado inicialmente à instrumentalização da coleta e posteriormente à construção de um banco de dados para fins gerenciais. Automatizar o registro de quantificação sobre os serviços e produtos de uma biblioteca está longe de ser uma tarefa fácil, pela natureza dos mesmos - difíceis de serem mensurados com exatidão, no momento em que são realizados, sem perdêlos de vista, principalmente em se tratando de serviços de atendimento ao público, em especial nas questões de referência. É bem possível, entretanto, informatizar os dados que podem ser captados segundo um formato relativamente fixo, vindo a �8.16 beneficiar a própria execução da tarefa, que terá redução no tempo de registro, sem problemas de sinonímia, sem possíveis erros de cálculo, bem como fornecer subsídios ao processo de tomada de decisão, com a disponibilização dos mesmos em qualquer tempo e momento necessários. A sistematização do registro estatístico é fundamental para a informatização da coleta. Naturalmente, a existência de relatórios já bem organizados, manuais com formulários, campos e procedimentos bem definidos, facilita em muito a implantação de um banco de dados, permitindo uma transição quase que direta entre os formulários e um esquema de gerenciamento automático dos dados. 4 DISCUSSÃO/CONCLUSÃO Cabe aqui fazer algumas colocações acerca da dificuldade de estabelecer padrões para os procedimentos da coleta. Tão complicado quanto coletar é esbarrar na falta de compreensão sobre a importância dos dados gerados, bem como reconhecer a finalidade do Relatório do Sistema de Bibliotecas, que é o produto concreto desse serviço. Há profissionais que o utilizam no gerenciamento de sua biblioteca, para elaborar projetos para captação de recursos, avaliar serviços, entre outras finalidades, e esses já se ressentem de mudanças sobre a apresentação de alguns tópicos de seu interesse. Por outro lado, há administradores que não reconhecem a necessidade nem mesmo de uma biblioteca coordenadora dos serviços, tampouco a importância de um relatório global. Estes, sem dúvida, não elaboram projetos por iniciativa própria, não avaliam constantemente os serviços que estão sob sua �8.16 administração e, notoriamente, não têm uma visão do que representa uma organização sistêmica. Naturalmente, esses consideram a coleta de dados uma cobrança dispensável. Anteriormente, quando a maioria das bibliotecas eram organismos estáticos dentro de uma instituição, essa visão até que seria passível de compreensão. Mas hoje, quando o conceito de organização, de administração de serviços, de qualidade dos produtos, tomam outro caráter para se adequarem à dinâmica exigida pelo contexto desta era eminentemente de informação, não se pode pensar que a simples circulação de fascículos de períodicos pelos usuários, por exemplo, seja item para destaque em um relatório que busca colocar dados relevantes ao planejamento local, à análise da alta administração da Universidade em seus projetos globais, e aos organismos de fomento aos projetos de ampliação e modernização das bibliotecas que atuam como suporte ao desenvolvimento do ensino e da pesquisa. O crítico W. Edwards DEMING, anteriormente citado, condena a avaliação de performance como uma doença mortal que aflige os administradores americanos, e toma como exemplo os administradores de bibliotecas, que embora valorizem esse serviço, têm dificuldade em definir medidas de performance significativas. Afirma, ainda, que a literatura biblioteconômica focaliza o indivíduo e exclui o ponto de vista do sistema organizacional para avaliação de performance (ALURI e REICHEL, 1994). Considerando que há relatórios para diversas finalidades, vale lembrar que o Relatório do Sistema de Bibliotecas da Unicamp objetiva subsidiar o processo de tomada de decisão em todos os níveis de gerenciamento, possibilitando a análise �8.16 sobre os serviços e produtos que constituem a performance das Bibliotecas. Com tal propósito, o Relatório não tem que apontar números sobre correspondências expedidas e recebidas, despesas de custeio, processamentos que estão por fazer, não tem que detalhar cada rotina, o tempo e pessoal gasto para executá-las, não tem que tratar dados não significativos, nem enriquecê-los com gráficos e alusões óbvias. Ao nosso ver, ele deve fornecer indicadores para apontar a evolução que o Sistema de Bibliotecas apresentou na prestação de serviços à comunidade, bem como no uso de seus recursos para a consumação dos objetivos junto à Universidade, além de ser um referencial idôneo para elaboração de projetos específicos e avaliações mais aprofundadas sobre a atuação do mesmo, funcionando como um banco de dados que possibilite gerar novos dados com índices sobre os diferentes aspectos de uma abordagem. Essas prerrogativas podem ser retratadas em um relatório composto de dados concisos, simples e ao mesmo tempo abrangentes em termos qualitativos. Por isso, a seleção dos ítens e de como enfatizá-los deve fugir aos padrões de um relatório que aponta tarefas multi-detalhadas e com análises de crescimento virtual sobre recursos e serviços. Digamos virtual, porque o crescimento sempre é proporcional aos investimentos previstos pela conjuntura e política vigentes. Será que ao invés de mostrar que o acervo de livros aumentou em x%, não é mais importante divulgar a aquisição de novos tipos de acervo, como as bases de dados em CD-Rom, ou de novos acessos a acervos remotos, para o usuário não ficar a navegar nesse infinito de informações dispersas? Não será mais importante mostrar que os bibliotecários estão capacitados para operarem as novas tecnologias e trabalharem na organização e tratamento da informação além de suas tarefas tradicionais? Dentro dessa ótica, �8.16 considera-se válido apontar a dinâmica do desempenho do Sistema para a modernização das Bibliotecas e qualificação dos profissionais, condições imprescindíveis ao atendimento às necessidades da comunidade em que a biblioteca se insere. Aí sim, vale mostrar no Relatório a que veio aquele recurso tão batalhado pela Instituição. Enfim, o que se preconiza aqui é que tão necessário quanto assimilar as mudanças em termos de conceitos e valores organizacionais e gerenciais é transportar esses novos conceitos para a formulação dos instrumentos que retratam a performance da biblioteca - os procedimentos da coleta dos dados quantitativos. �8.16 ABSTRACT This paper describes the experiences of the University of Campinas (UNICAMP) library system in its attempt to standardize the collection of quantitative data about its services and products. It points out the difficulties in general, analyzing the attitudes of section heads towards this service, and their administrative philosophy for a university library integrated in a system. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1 ALURI, Rao, REICHEL, Mary. Performance evaluation: a deadly disease? The Journal of Academic Librarianship, Greenwich, CT, v. 20, n. 3, 1994. 2 CARVALHO, Maria Carmen Romcy de. Estatísticas e padrões para o planejamento e avaliação de bibliotecas universitárias. Brasília: [s. n.], 1995 (Florianópolis: Imprensa Universitária da UFSC). 195 p. 3 CRAM, Jennifer K. Measuring quality and productivity: performance measures for non-school libraries. Austrália : Queeland Department of Education, 1995. 4 UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS. Biblioteca Central. anual das atividades. Campinas, 1983. 15 p. Relatório � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 09 - Ano: 1996 (UFPR & PUCPR - Curitiba/PR) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: A biblioteca universitária e a sociedade da informação. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFPR & PUC-PR Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1996 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Curitiba (Paraná) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource A busca pela padronização: procedimentos para coleta de dados quantitativos. Creator An entity primarily responsible for making the resource Faria, Sueli de Fátima Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Curitiba (Paraná) Publisher An entity responsible for making the resource available PUCPR Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1996 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Relata a experiência do Sistema de Bibliotecas da Unicamp na busca pela padronização e sistematização da coleta de dados quantitativos de seus serviços e produtos. Aponta as dificuldades em geral, analisando a postura dos diretores das bibliotecas seccionais em relação a esse serviço, e sua filosofia administrativa para uma biblioteca universitária integrada a um Sistema. Language A language of the resource pt