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DIRETRIZES PARA A CAPACITAÇÃO DE EQUIPES DO SISTEMA
INTEGRADO DE BIBLIOTECAS DA UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO
Márcia Elísa Garcia de Grandi∗
Mariza Leal de Meirelles Do Coutto
Ângela Maria Belloni Cuenca
Aparecida Angélica Z. Paulovic Sabadini
Hellen Cristina Damaso
Juliana Akie Takahashi
Luzia Marilda Zoppei Murgia e Moraes
RESUMO
Relata o desenvolvimento de projeto para estabelecimento de diretrizes e
procedimentos com vistas à formalização do processo de capacitação contínua
das equipes do Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo
(SIBi/USP), visando a promoção de mudanças organizacionais e formação de
competências para o aprimoramento dos produtos e serviços oferecidos. No
escopo do projeto foi previsto o planejamento e implementação imediata de um
programa de capacitação como teste do processo. O projeto foi definido a partir
do planejamento estratégico do SIBi/USP para o ano de 2002, tendo como
premissas que a capacitação contínua de equipes possibilita a promoção de uma
cultura de aprendizagem organizacional, o desenvolvimento de talentos alinhados
com a missão e objetivos do Sistema e estímulo ao crescimento individual e
organizacional. Os resultados do projeto compreenderam a elaboração de
documento sobre a política de capacitação, com a validação pelas instâncias
competentes, a implementação imediata de um programa a partir das
necessidades detectadas e estabelecimento do fluxo do processo de capacitação
do Sistema.
1 INTRODUÇÃO
O Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo –
SIBi/USP tem suas equipes bibliotecárias distribuídas em 39 bibliotecas
especializadas, situadas nas Unidades de ensino e pesquisa, Centros, Hospitais
e Museus da USP, bem como em seu próprio Departamento Técnico. O quadro
funcional totaliza 757 funcionários, sendo 303 bibliotecários, 271 técnicos e 183
auxiliares de documentação e informação.
�Desde a criação do SIBi/USP, a preocupação com a capacitação das
equipes bibliotecárias acompanhou as atividades desenvolvidas para estabelecer
procedimentos sistêmicos padronizados para os processos instituídos na área de
informatização dos acervos, aquisição e acesso à informação.
Em
1996,
foi
implementado
o
projeto
“Capacitação
de
equipes
bibliotecárias do SIBi/USP: desenvolvimento de modelo metodológico para
ambientes em processo de remodelação apoiado em princípios de gestão da
qualidade” (BELLUZZO et al, 1996), integrante do Programa Gestão de
Qualidade e Produtividade da USP. Esse projeto justificou a inclusão do SIBi/USP
como unidade orçamentária para alocação de recursos financeiros com vistas ao
desenvolvimento de programas de treinamento e desenvolvimento de RH, o que
ocorre desde 1997.
A execução daquele projeto proporcionou um clima organizacional
favorável ao aprimoramento e desenvolvimento de RH no SIBi/USP, gerando,
também a expectativa de uma política de implantação de capacitação
permanente das equipes de modo a promover mudanças comportamentais,
especialmente quanto ao trabalho integrado e à qualidade de produtos e serviços.
Em 2002, o Planejamento Estratégico do SIBi/USP estabeleceu a área de
capacitação como uma das estratégias sistêmicas, resultando na proposição do
Projeto CRESCER – Institucionalizar procedimentos para capacitação contínua
de equipes, de acordo com o novo modelo de gestão, o qual adotou a
metodologia de projetos para a implantação das ações definidas como
prioritárias.
2 REVISÃO DA LITERATURA
A criação do espaço virtual exige do profissional da informação, além das
capacidades específicas de sua formação, níveis cada vez mais altos de
educação, capacidade de trabalho em equipe e de comunicação no ambiente de
trabalho para enfrentar as mudanças contínuas (PROSDÓCIMO; OHIRA, 2000).
Na mesma linha de pensamento, Souza; Pardini e Braga (2000) comentam as
�mudanças ocorridas no âmbito do trabalho do bibliotecário com a introdução da
tecnologia da informação e seus reflexos no perfil do bibliotecário, enfatizando a
importância da atualização profissional.
Busca-se no profissional habilidades técnicas, para entender da área de
atuação e conhecer as tecnologias;
habilidades sociais, que o leve a buscar
interação, promover a cooperação e ter facilidade de comunicação; habilidades
culturais, para absorver o aprendizado, compreender o contexto e entender de
gerenciamento; e habilidades emocionais que propiciam o envolvimento e o
desenvolvimento da auto-estima e da criatividade (NASCIMENTO, 2000).
Hommerging e Vergueiro (2000) acrescentam a essas habilidades, as
seguintes características: maior exposição e participação nas políticas internas da
organização; iniciativa na busca de soluções de problemas; atuação como
elemento de marketing; abandono do papel de guardião da informação para
tornar-se aliado na construção da informação inteligente e competitiva,
estabelecendo parcerias com tomadores de decisão.
Já Cavalcanti (2000) focaliza a formação do funcionário no princípio de
aprendizagem contínua, fundamentalmente na formação cultural, na formação
estratégica (a curto ou
médio prazo) e na aprendizagem que potencializa o
desenvolvimento profissional.
Oliveira et al. (2000) discutem as habilidades gerais exigidas do profissional
da informação, destacando a mudança de papel de gerenciador de coleções para
refinador de informação.
Valentim (2000) conclui que a qualidade da atuação do profissional está
condicionada à sua capacidade de remodelar os sistemas de informação onde
atua, a partir de interação entre os seus componentes.
Giesecke et al. (1999) propõem um conjunto de competências a serem
desenvolvidas por profissionais atuando em bibliotecas universitárias, onde estão
incluídas habilidades interpessoais, gerenciais e técnicas.
Em pesquisa sobre as exigências do mercado de trabalho do profissional
bibliotecário no Reino Unido foram destacadas, entre outras, as seguintes
�categorias: capacidade de trabalhar sob pressão; flexibilidade; capacidade de
lidar com usuários diversos; habilidades de comunicação escrita; espírito
inquisitivo; reflexão; dedicação; liderança e inovação (GOULDING et al., 1999).
Um estudo sobre o tema "Motivação do pessoal de biblioteca da USP"
(MARQUES;
CAMPOS;
TRIMER,
2001)
mostrou
que
a
categoria
"Capacitação/Treinamento de pessoal” foi citada por 100% dos entrevistados
como necessidade de atualização, e como forma de garantir a qualidade de
serviços prestados e de geração de produtos.
2.1 A QUEM CABE CAPACITAR?
Vários autores têm opinado sobre a responsabilidade da atualização do
profissional bibliotecário. Cunha (1984) e Zanaga (1989) postulam que a
responsabilidade deve ser compartilhada pelas escolas, empresas e pelo próprio
bibliotecário. Tarapanoff et al. (1988) afirmam que cabe ao próprio profissional o
desenvolvimento de atividades de educação continuada, vendo nesta a
possibilidade de cobrir lacunas de sua formação e de se atualizar em relação à
demanda específica. Já Guimarães (1997) é de opinião que a classe bibliotecária
deveria publicar mais suas experiências na área da informação para a garantia da
atualização do bibliotecário, de modo a desafiá-lo e colocá-lo em contato com os
desenvolvimentos científicos aplicáveis à sua área de atuação.
Bukenya (1999) analisa os programas de educação continuada na África
do Sul e do Leste, apontando a necessidade de esforços concentrados e
cooperativos na coordenação destes programas, em nível nacional e regional,
para evitar duplicações, lacunas ou falta de cobertura de áreas críticas.
A Association of College and Research Libraries – ACRL (2000) postula
que,
embora
o
desenvolvimento
profissional
possa
ser
visto
como
responsabilidade do indivíduo, só poderá ser concretizado a partir de parcerias
com associações e instituições que compartilhem objetivos e valores comuns com
os profissionais bibliotecários. Os esforços em busca da excelência pessoal e
organizacional constituem, assim, uma ação conjunta entre os bibliotecários, as
�instituições onde atuam, as associações de bibliotecas e de classe e as
instituições de ensino na área de Biblioteconomia e Ciência da Informação.
A Library Support Staff Interests Round Table, da American Library
Association – LSSIRT, em estudo sobre as necessidades de capacitação contínua
de
profissionais de nível técnico atuantes em bibliotecas americanas, faz
recomendações sobre necessidades e competências a serem atingidas e define
as responsabilidades que devem ser divididas entre os próprios profissionais, as
suas instituições e as organizações de classe locais e regionais (AMERICAN
LIBRARY ASSOCIATION, 2000).
2.2 PLANEJAMENTO
E
IMPLEMENTAÇÃO
DE
PROGRAMAS
DE
CAPACITAÇÃO
O desenvolvimento de programas de capacitação deve ter como objetivo
maximizar o potencial de aprendizagem e a capacidade produtiva dos indivíduos
que fazem parte das organizações, proporcionando a aquisição de novas
habilidades, novos conhecimentos e mudanças comportamentais e de atitudes
(TACHIZAWA; FERREIRA; FORTUNA, 2001).
Para garantir a eficácia de um programa de treinamento é necessário que o
mesmo esteja atrelado aos objetivos e estratégias da organização, prevendo-se
para sua elaboração as seguintes fases: 1) diagnóstico das necessidades de
treinamento; 2) estabelecimento da programação a partir do diagnóstico efetuado;
3) implementação e execução; 4) avaliação dos resultados. O programa deve
adotar em todas as suas etapas critérios básicos de eficácia, tendo em vista a 1)
relevância - priorização do desenvolvimento de conhecimentos e habilidades mais
importantes para o desempenho das tarefas; 2) transferibilidade - aplicação dos
conceitos no trabalho cotidiano; 3) alinhamento sistêmico - difusão dos
comportamentos à organização como um todo (TACHIZAWA; FERREIRA;
FORTUNA, 2001).
Ao discorrer sobre as condições básicas para o desenvolvimento eficaz de
projetos de universidades corporativas, Eboli (2001) observa que os mesmos
�devem
estar
pautados
na
identificação
das
competências
essenciais,
pressupondo o envolvimento de todos os segmentos da organização; aplicação
de múltiplas formas de aprendizagem; adoção de conceitos de gestão do
conhecimento; avaliação contínua dos resultados, tendo em vista os objetivos do
negócio.
Gerrard (2000), por sua vez, analisa os elementos necessários para
implementação de programas eficazes de treinamento e desenvolvimento de
pessoal em bibliotecas e serviços de informação, destacando: 1) obtenção do
apoio de dirigentes e da equipe; 2) revisão de possíveis práticas de capacitação já
em andamento; 3) levantamento de necessidades; 4) implementação; 5)
avaliação.
Belluzzo (1995) propõe uma metodologia para planejamento de programas
de capacitação em bibliotecas universitárias, compreendida por: 1) análise da
biblioteca universitária como organização; 2) análise dos processos e atividades;
3) determinação das condições de melhoria dos recursos humanos, com o
levantamento dos problemas e deficiências para os quais serão adotadas ações
estratégicas.
Algumas iniciativas de programas de capacitação desenvolvidos em
sistemas de informação são verificadas na literatura da área. Santos, Sampaio e
Bastos (2000) relatam avaliação das atividades desenvolvidas no Núcleo de
Documentação da Universidade Federal Fluminense, enquanto que Grandi e
Ferrari (2000) mencionam programa de capacitação da equipe de bibliotecários,
técnicos e auxiliares implementado em uma biblioteca universitária.
Belluzzo et al. (1996) descrevem o Programa de Capacitação de Equipes
Bibliotecárias da Universidade de São Paulo, concebido com o objetivo de
estimular a formação de cultura de conhecimento e aprendizagem, a promoção de
mudanças comportamentais em relação ao trabalho integrado e à qualidade dos
serviços prestados.
3 OBJETIVOS
�Conforme previsto no Planejamento Estratégico do SIBi/USP para o ano de
2002, estabeleceu-se uma equipe, formada por profissionais de diferentes
Bibliotecas, para desenvolvimento do projeto referente à institucionalização do
processo de capacitação contínua das equipes do Sistema, tendo como
premissas que a capacitação contínua de equipes possibilita: a promoção de uma
cultura de aprendizagem na organização; o desenvolvimento de talentos
alinhados com a missão e objetivos do Sistema; o estímulo ao desenvolvimento
individual e organizacional, contribuindo para imprimir flexibilidade e agilidade ao
Sistema no enfrentamento de desafios e antecipação de cenários futuros.
A partir das premissas estabelecidas, foram delineados os seguintes
objetivos gerais e específicos do projeto:
3.1 OBJETIVOS GERAIS
• Estabelecer diretrizes e procedimentos para a formalização do processo de
capacitação contínua das equipes do SIBi/USP, preparando-as para o
desempenho de suas atividades em consonância com a missão do Sistema e
incentivando-as ao auto-desenvolvimento pessoal e profissional;
• Planejar e implementar um Programa de Capacitação para o 2º semestre de
2002, como teste do processo.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Propor mecanismos para identificação das necessidades de capacitação das
equipes, tendo em vista o desenvolvimento de competências e habilidades;
• Propor critérios para: 1) priorização das demandas a serem atendidas, de
acordo com missão e objetivos do Sistema; 2) distribuição dos recursos
alocados para o Programa; 3) definição da capacitação quanto a: tipos, público
alvo, Metodologia, prevendo-se, também, a formação de multiplicadores e
avaliação do programa a ser implantado;
• Propor infra-estrutura para operacionalidade de um Programa de Capacitação;
�• Definir prioridades para o Programa de Capacitação previsto para o ano em
curso;
• Elaborar o Programa de Capacitação para implementação imediata;
•
Desenvolver o Portal de Capacitação do SIBi/USP.
4 ESTRATÉGIAS
• Análise da literatura especializada;
• Levantamento de iniciativas em andamento (Bibliotecas do Sistema e
respectivas Unidades). Foi elaborado um questionário para rastreamento de
políticas ou procedimentos de Capacitação existentes nas Bibliotecas do
SIBi/USP;
• Levantamento
da
demanda
individual
de
capacitação,
existente
no
Departamento Técnico e nas Bibliotecas, por meio de um formulário enviado a
todos os integrantes do Sistema. Paralelamente, foi realizada uma consulta aos
demais Grupos de Projetos do SIBi/USP para levantamento das necessidades
identificadas como requisitos para implementação das ações nas áreas
específicas de cada Projeto;
• Consulta a especialistas;
• Reuniões periódicas do Grupo;
• Benchmarking, por meio da análise documental de políticas de Capacitação
identificadas em websites governamentais, de instituições congêneres e
empresariais, para estabelecimento de parâmetros comparativos e verificação
da aplicabilidade;
• Validação pela comunidade bibliotecária;
• Identificação de competências dentro do Sistema e/ou da Universidade para
desenvolvimento e implementação do programa com estabelecimento de
parcerias internas e externas.
5 RESULTADOS
�O Projeto foi desenvolvido dentro do prazo estipulado de 1 (um) ano,
período no qual foram cumpridos os objetivos propostos, exceto a implementação
do Portal de Capacitação do SIBi/USP, cuja consecução configurou-se em
subprojeto, adiado para o ano seguinte.
5.1 DIRETRIZES PARA A CAPACITAÇÃO
Conforme estabelecido, elaborou-se um documento com a “Proposta de
Diretrizes para Capacitação de Equipes do SIBi/USP”, o qual foi submetido à
equipe de avaliação do Projeto. Após a avaliação e incorporação das sugestões,
o documento foi apresentado às Diretoras de Bibliotecas, juntamente com o
“Plano de Capacitação para 2002”, sendo ambos validados pelo Sistema.
O documento final apresenta a seguinte estrutura: 1) premissas; 2)
objetivos;
3)
diretrizes;
4)
critérios;
5)
instrumentos
de
política;
6)
operacionalização do Programa de Capacitação.
Explicita-se nas Diretrizes o compromisso institucional com a capacitação
contínua das equipes, para promoção de uma cultura de aprendizagem e estímulo
ao
desenvolvimento
individual
e
organizacional.
Prevêem-se
ações
de
capacitação direcionadas aos três níveis funcionais (superior, técnico e básico) e
em três vertentes: 1) treinamento inicial; 2) treinamento em serviço; 3)
aperfeiçoamento. Alguns critérios, condicionados às políticas e planejamentos
institucionais, são estabelecidos para definição da relevância das ações a serem
implementadas, assim como para a subvenção e liberação de funcionários. Os
seguintes instrumentos são recomendados para implementação da Política de
Capacitação: 1) Plano Anual de Capacitação; 2) Relatórios de Execução e
Avaliação das ações e do Plano Anual de Capacitação; 3) Sistema de
Informações Gerenciais sobre as Ações de Capacitação do SIBi/USP. É proposta,
também, a criação de uma infra-estrutura administrativa junto ao Departamento
Técnico do SIBi/USP para coordenação e implementação do Programa de
Capacitação em fluxo contínuo, cujas responsabilidades incluem, entre outras, a
identificação das demandas, elaboração e execução dos Planos Anuais,
�avaliação contínua das ações implementadas, apoio às Bibliotecas no
desenvolvimento de Planos locais.
5.2 PLANO DE CAPACITAÇÃO
A partir do quadro de necessidades de capacitação identificadas nos
estudos mencionados, foi proposto pelo Grupo de projeto e implementado pelo
Departamento Tecnico do SIBi/USP, um Plano de Capacitação, que compreendeu
a execução de 08 cursos, desdobrados em 21 ocorrências e envolvendo 587
participantes dos três níveis funcionais, num total de 244 horas. Os conteúdos
abordados
foram:
Planejamento,
Técnicas
de
Liderança,
Marketing,
Administração de Projetos, Práticas em bases de dados, Qualidade no
Atendimento ao Público, Metadados, AACR2 e Front Page.
5.3 FLUXO DO PROCESSO DE CAPACITAÇÃO DE EQUIPES DO SIBI/USP
Após a execução do projeto, delineou-se um Fluxo do Processo de
Capacitação a ser adotado pelo Sistema, dentro do cronograma anual, com a
previsão
das
seguintes
etapas:
1)
Identificação
das
necessidades;
2)
Consolidação das necessidades identificadas; 3) Plano de treinamento; 4)
Elaboração do orçamento; 5) Elaboração do Plano Anual de Capacitação; 6)
Aprovação/Validação pela instância competente; 7) Execução; 8) Avaliação; 9)
Elaboração do relatório; 10) Disseminação dos resultados.
6 CONCLUSÕES
O desenvolvimento e resultados imediatos do Projeto evidenciam a
relevância representada pelo tema de capacitação contínua nas organizações em
geral e, especificamente, na área de bibliotecas e serviços de informação.
As atividades de capacitação desenvolvidas durante toda a trajetória do
SIBi/USP, e formalizadas a partir do presente projeto, inserem-se dentro de uma
�política voltada para a promoção de uma cultura de aprendizagem e de estímulo
ao desenvolvimento individual e organizacional.
Exige-se do moderno profissional da informação o comprometimento com o
crescimento e o aprimoramento contínuos, buscando o desenvolvimento de suas
habilidades técnicas, sociais, culturais e emocionais que contribuam para o
desempenho de suas atividades profissionais e realização pessoal, constituindose no capital humano da organização, a ser compartilhado com generosidade.
Assim, as Diretrizes propostas e a institucionalização da capacitação como
processo no SIBi/USP, visam a promoção de mudanças comportamentais,
especialmente quanto ao trabalho integrado e desenvolvimento de competências
para o aprimoramento do processo de produção de bens e serviços, em
consonância com a expectativa da clientela.
Cumpre ressaltar a importância da própria metodologia de Gestão de
Projetos adotada pelo SIBi/USP, que pressupõe a assimilação de conceitos como
a formação de equipes multidisciplinares e transorganizacionais e a busca por
melhores resultados de produtividade e eficiência. Constata-se, assim a
importância do crescimento profissional e individual contínuo, que permita a
adequação a novos desafios e participação nos processos de mudança impostos
às organizações atuais.
O
desenvolvimento
do
presente
projeto,
assim
como
de
outros
implementados no SIBi/USP, evidencia a importância do trabalho de construção
coletiva e contínua, onde as competências individuais são fundidas e focadas,
visando o crescimento e aprimoramento de um todo, que é o próprio Sistema e a
comunidade por ele atendida.
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∗
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Tema: Bibliotecas universitárias: (Re) Dimensão de bibliotecas universitárias: da gestão estratégica à inclusão social.
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Diretrizes para a capacitação de equipes do Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo.
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The nature or genre of the resource
Evento
Description
An account of the resource
Relata o desenvolvimento de projeto para estabelecimento de diretrizes e procedimentos com vistas à formalização do processo de capacitação contínua as equipes do Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo (SIBi/USP), visando a promoção de mudanças organizacionais e formação de competências para o aprimoramento dos produtos e serviços oferecidos. No escopo do projeto foi previsto o planejamento e implementação imediata de um programa de capacitação como teste do processo. O projeto foi definido a partir do planejamento estratégico do SIBi/USP para o ano de 2002, tendo como premissas que a capacitação contínua de equipes possibilita a promoção de uma cultura de aprendizagem organizacional, o desenvolvimento de talentos alinhados com a missão e objetivos do Sistema e estímulo ao crescimento individual e organizacional. Os resultados do projeto compreenderam a elaboração de documento sobre a política de capacitação, com a validação pelas instâncias competentes, a implementação imediata de um programa a partir das necessidades detectadas e estabelecimento do fluxo do processo de capacitação do Sistema.
Language
A language of the resource
pt