http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/47/4871/SNBU2006_037.pdf 595778aa75efc21a1e75cb3243410396 PDF Text Text A utilização das novas tecnologias na realização de inventário de acervos do SB/UFMG e sua aplicação como ferramenta de gestão de bibliotecas. Dora Aparecida da Silva1 Coordenadora do Grupo de Inventário - SB/UFMG Bibliotecária Chefe da Divisão de Formação e Desenvolvimento do Acervo – DFDA Biblioteca Universitária da Universidade Federal de Minas Gerais dfda@bu.ufmg.br Ricardo José Miranda Vice-Coordenador do Grupo de Inventário – SB/UFMG Bibliotecário Chefe da Biblioteca da Faculdade de Educação da UFMG biblio@fae.ufmg.br Alaíde Maria Horta Fonseca de Oliveira Relatora do Grupo de Grupo de Inventário – SB/UFMG Bibliotecária Chefe da Biblioteca da Faculdade de Ciências Econômicas da UFMG alaíde@face.ufmg.br Jacqueline Pawloswski Oliveira Setor de Automação da Biblioteca Universitária da UFMG jackie@ufmg.br Kátia Lúcia Pacheco Bibliotecária Chefe da Biblioteca da Escola de Música da UFMG katialp@ufmg.br Maria Elisa Americano do Sul Barcelos Bibliotecária Chefe da Biblioteca da Faculdade de Direito da UFMG bib@direito.ufmg.br Maurício Antônio Vieira Setor de Automação da Biblioteca Universitária da UFMG mvieira@ufmg.br Vilma Carvalho de Souza Bibliotecária Chefe da Biblioteca da Faculdade de Filosofia e Ciências Humanas da UFMG bib@fafich.ufmg.br Resumo: Estudo sobre as diversas etapas e fases do planejamento e sistematização do inventário de acervos do Sistema de Bibliotecas da UFMG – SB/UFMG utilizando o software Pergamum. Identifica e qualifica os resultados de análises dos relatórios Especialista em Gestão Estratégica da Informação pela Escola de Ciência da Informação pela Universidade Federal de Minas Gerais – UFMG 1 �do projeto piloto de inventário, realizado em três bibliotecas do SB/UFMG: Biblioteca da Faculdade de Educação, da Escola de Música e da Faculdade de Direito. As bibliotecas foram selecionadas a partir da definição de critérios como tamanho do acervo, especificidade, localização, recursos de informática e humanos. Os resultados do projeto piloto geraram: definição de uma política de inventário que engloba todos os acervos do SB/UFMG; mudanças paradigmáticas e metodológicas a serem adotadas pelo sistema de bibliotecas; melhoria dos serviços prestados à comunidade universitária e a utilização do inventário como importante ferramenta de gestão de bibliotecas. 1 INTRODUÇÃO Durante o ano de 2002, foi consolidado o inventário geral do acervo bibliográfico do Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal de Minas Gerais (SB/UFMG). Esta atividade foi realizada em todas as 28 bibliotecas que compõem o Sistema, sendo a UFMG a primeira Instituição Federal de Ensino Superior a prestar contas junto ao Tribunal de Contas da União – TCU, do seu acervo bibliográfico, em termos quantitativo e financeiro do acervo . Entretanto, apesar do esforço reconhecido das bibliotecas e suas equipes, o instrumental utilizado para a realização do inventário não oferecia recursos suficientes para análise e utilização dos dados do inventário na melhoria dos serviços das bibliotecas. Em março de 2004 foi implantado o Pergamum, com o objetivo de suprir demandas que não eram respondidas anteriormente. A instalação deste mostrou efetivamente, a integração das Bibliotecas que não adotavam o software anterior (Campus Saúde, Núcleo de Ciências Agrárias - NCA e Teatro Universitário), permitindo a visibilidade integrada do acervo do SB/UFMG e, principalmente, a utilização de instrumentos fundamentais ao gerenciamento dessas bibliotecas: relatórios estatísticos, aquisição automatizada, inventário de acervos bibliográficos. �Para obter subsídios para tomadas de decisão, o SB/UFMG necessitava de um instrumento que mostrasse não só o tamanho da coleção, mas também o volume de perdas em cada uma das Bibliotecas (roubo, extravio, material mutilado, etc.). Chegou-se a conclusão que a melhor forma de realizar o inventário seria utilizar o software Pergamum. Decidiu-se então, criar um grupo de trabalho com o objetivo de desenvolver as metodologias a serem aplicadas no processo de inventário. Definidas as metodologias, decidiu-se aplicá-las em 3 Bibliotecas do SB/UFMG (Bibliotecas da Faculdade de Direito, Faculdade de Educação (FAE) e Escola de Música), que foi acompanhado pela equipe da Rede Pergamum. Os testes feitos mostraram ser perfeitamente viável e seguro a realização do inventário através do software Pergamum. 2 O SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UFMG (SB/UFMG) Sistema de Bibliotecas é um órgão suplementar da UFMG, vinculado à Reitoria. É composto por um Conselho Diretor, pela Diretoria do Sistema de Bibliotecas, com suas divisões técnicas e seções administrativas, pelas 28 bibliotecas setoriais, e pelas Comissões Temporárias. As Bibliotecas Setoriais são vinculadas administrativamente às respectivas unidades acadêmicas e órgãos da UFMG e tecnicamente ao Sistema de Bibliotecas. As Bibliotecas Setoriais podem ser agrupadas pelas seguintes áreas do conhecimento: Ciências Agrárias: Núcleo de Ciências Agrárias (Montes Claros) e Escola de Veterinária; Ciências Biológicas : Instituto de Ciências Biológicas; Ciências Exatas e da Terra : Instituto de Ciências Exatas, Instituto de Geociências, Departamento de Química, Departamento de Física; Ciências Humanas: Faculdade de Filosofia e Ciências Humanas e �Faculdade de Educação (FAE); Ciências Sociais Aplicadas: Escola de Arquitetura, Escola de Ciência da Informação, Faculdade de Ciências Econômicas, Centro Desenvolvimento e Planejamento Regional – CEDEPLAR e Faculdade de Direito; Engenharias: Escola de Engenharia e PCA – Pavilhão Central de Aulas; Lingüística, Letras e Artes: Faculdade de Letras, Escola de Belas Artes, Escola de Música; Ciências da Saúde: Escola de Educação Física, Fisioterapia e Terapia Ocupacional, Faculdade de Farmácia, Faculdade de Odontologia e Campus da Saúde (Medicina, Enfermagem, Fonoaudiologia e Nutrição); Unidades Especiais e de Extensão: Colégio Técnico, Teatro Universitário, Centro Pedagógico, Museu de História Natural e Carro Biblioteca; Biblioteca da Graduação (ICEX/ ICB) - Biblioteca Central. O SB/UFMG é o órgão responsável pelos seguintes acervos especiais: Obras Raras (Reúne as coleções de obras raras das diversas Unidades UFMG); Curt Lange (O arquivo pessoal do musicólogo teuto-uruguaio Francisco Curt Lange, foi integrado à Universidade Federal de Minas Gerais em 1995, recebendo então a denominação de Acervo Curt Lange – UFMG); Escritores Mineiros (Financiado pelo CNPq, o projeto tem como finalidade principal a organização e a preservação do acervo bibliográfico e documental dos escritores Henriqueta Lisboa, Murilo Rubião, Oswaldo França Júnior e Abgar Renault, além das coleções Alexandre Eulálio, Octavio Dias Leite, Aníbal Machado e Ana Hatherly. O projeto realiza intercâmbios nacionais e internacionais com projetos similares, permitindo a identificação e a localização de documentos culturais existentes no país e no exterior. (O acervo está à disposição de pesquisadores da área acadêmica e do público em geral); Memória da UFMG (Reúne a produção intelectual da UFMG: livros, teses, periódicos e objetos como: troféus, medalhas, placas e diplomas). �O acervo do SB/UFMG ultrapassa a quantidade de 724.930 (setecentos e vinte e quatro mil, novecentos e trinta) exemplares constituído de livros, monografias, teses/dissertações e materiais especiais. O acervo conta com coleção de periódicos impressa com mais de 20.420 (vinte mil quatrocentos e vinte e sete) títulos e oferece aos usuários consulta, empréstimos, levantamento bibliográfico, comutação bibliográfica, visitas orientadas, orientação e normalização bibliográfica, treinamentos de usuários, alertas, sumários correntes e boletins informativos, exposições e promoções de eventos. O SB/UFMG participa do Catálogo Coletivo Nacional do IBICT, Rede de Informação em Educação Física e Desporto, Rede Brasileira de Informação em Ciências da Saúde BDTD – IBICT. 3 OBJETIVOS • Padronizar ações e procedimentos no inventário; • Avaliar os resultados obtidos • Implementar políticas de desenvolvimento do acervo 4 O INVENTÁRIO DE ACERVOS DA UFMG – PROPOSTA DE NOVA METODOLOGIA O grupo temporário de inventário foi criado, por decisão da Diretora da BU (Portaria 1/2005), em decorrência da Reunião de Inventário realizada em 09/12/2004, pela DFDA, com a participação dos representantes das bibliotecas da UFMG e que gerou um documento, encaminhado à referida diretora onde, com detalhes, relatava-se a situação das bibliotecas e seus respectivos inventários, destacandose o esforço despendido na manutenção de bases paralelas ao software instalado e a ausência de uniformidade dentro Sistema. �Na primeira reunião, datada de 24/01/2005, ficou determinado: • O uso do software Pergamum para inventário do SB/UFMG; • O desenvolvimento de metodologias a serem utilizadas nas bibliotecas do SB/UFMG; • A realização do projeto piloto; • A aquisição de coletores para realização do inventário. A partir destas determinações, o grupo de trabalho desenvolveu uma metodologia, utilizando os recursos do software Pergamum, com os seguintes itens: • Planejamento do inventário; • Organização da biblioteca (numeração das estantes, organização das equipes, preparo da leitura, definição sobre geração dos relatórios); • Leitura do acervo; • Geração e análise dos relatórios gerados pelo Pergamum (estatística, desaparecidos, anormais, conferência); • Avaliação do inventário piloto e alterações nas metodologias criadas. 4.1 A Realização do Projeto Piloto Em julho de 2005 teve inicio a realização do projeto piloto. Participaram deste piloto as seguintes bibliotecas: • Biblioteca da Faculdade de Direito; • Biblioteca da FAE; • Biblioteca da Escola de Música. Os critérios para escolha destas bibliotecas foram: • Terem representante no grupo de inventário, tendo participado da elaboração das metodologias; �• Dimensão e diversidade do acervo; • Localização física (Centro e Campus Pampulha). • A música por possuir parte significativa do acervo não incluído no Pergamum, e por possuir grande quantidade de materiais especiais. • Por último, o fato da Faculdade de Direito optar pela realização do inventário com a biblioteca fechada e a FAE com a biblioteca aberta. Ao final do piloto, considerado o êxito do empreendimento e, de comum acordo, o grupo, a Diretoria da BU e a Auditoria da UFMG tomaram as seguintes decisões, de grande impacto na gestão das bibliotecas: • Escalonamento das Bibliotecas do SB/UFMG para fins de realização do inventário – 2 em 2 anos. Esta medida visava maior apoio da Divisão de Formação e Desenvolvimento do Acervo (DFDA) e Automação; menor impacto na geração de relatórios pelo servidor. Os Critérios para divisão das bibliotecas por grupos foram o tamanho e características do acervo e a localização (Centro e Campus Pampulha); • A eliminação de processos, especialmente o término da alimentação de base paralela para controle patrimonial (denominada Patri); • Padronização de procedimentos para utilização de notas doações, termos de baixas e transferências (em fase de estudo pelo grupo a utilização do próprio software na emissão destes itens). 4.2 Metodologias Utilizadas 4.2.1 Planejamento do Inventário • Decidir sobre a forma de acesso (biblioteca aberta ou fechada); • Prever tempo de duração do inventário; • Determinar as coleções a serem inventariadas; �• Apresentar a proposta de inventário (forma de acesso e tempo de duração) às instâncias superiores (Comissão de Biblioteca, Diretoria da Unidade, Biblioteca Universitária) para análise e aprovação; • Comunicar à comunidade as informações sobre a realização do inventário, utilizando para isto todos os recursos disponíveis: e-mail, cartazes, homepage, divulgação informal no recinto da Biblioteca. 4.2.2 Numeração das Estantes • Numerar seqüencialmente as estantes da biblioteca; em caso de estante dupla, considerar cada lado como uma estante; • Numerar os computadores e coletores a serem utilizados no inventário; • Relacionar os computadores com as estantes. 4.2.3 Organização da Equipe Para o Inventário Definir o número de duplas que trabalharão na leitura, por turno de trabalho. ATENÇÃO: Bibliotecas que optarem pela realização de inventário com a forma de acesso ABERTA deverão estabelecer; • a forma de acesso à coleção, se livre ou com restrições; • equipe mínima para atendimento ao público; • inventariar todos os livros antes de serem emprestados. 4.2.4 Preparo da Leitura Os leitores de código de barras deverão ser configurados para viabilizar a leitura com enter (caso necessário, solicitar ajuda do Setor de Automação). �Criar no Windows Explorer, dentro do Drive C, uma pasta para inventário (Ex: inventario 2006). 4.3 Leitura do Acervo A leitura do acervo poderá ser realizada utilizando-se: coletor; scaner de fio curto (leitor de código de barras); scaner de fio longo • coletar o registro; • conferir o registro coletado com a etiqueta; • assinalar o livro lido (conforme o procedimento da biblioteca) e retorná-lo para seu lugar na estante. 4.4 Carga dos Dados no Pergamum • transferir para o Pergamum os arquivos coletados no Bloco de 4.5 Geração e Análise dos Relatórios no Pergamum São quatro tipos distintos de relatórios, a saber: estatísticas; desaparecidos; anormais e conferência. 4.5.1.1 Estatísticas Subdivide-se em: • Dados dos coletores : representa o envio dos dados coletados do acervo para o sistema e informa a data da coleta, o número de coletores, o número do acervo, a pessoa que realizou a coleta, o nome do arquivo e a quantidade de itens coletados. �• Dados incluídos no inventário: dá uma visão geral dos materiais existentes na biblioteca e lidos no acervo e Informa o tipo de obra, a situação, quantidade e localização do exemplar, a quantidade de títulos, quantidade de computadores coletores, quantidade de materiais emprestados, quantidade de materiais desaparecidos, exemplares lidos, valor total dos materiais lidos e valor total dos materiais desaparecidos. • Dados excluídos do inventário: contém os dados que não serão inventariados e informa o tipo de obra, a situação do exemplar, a localização do material e os exemplares cadastrados. 4.5.1.2 Desaparecidos Informa os materiais desaparecidos do acervo. O relatório pode ser feito em relação: à biblioteca, ao tipo de obra, à situação do material e à localização do exemplar. Esse é o principal relatório, pois será através dele que se fará a consulta para posterior baixa dos itens realmente desaparecidos. 4.5.1.3 Anormais Relatórios pré-definidos que mostram informações de situações que fogem a regra dos demais relatórios. São eles:. • Relatório dos materiais que tiveram a situação alterada depois da data do inventário: mostra os itens que sofreram alguma alteração após o início do inventário e informa a Biblioteca de origem, a situação, a localização, o exemplar, o título e o número de chamada. �• Relatório dos materiais que tiveram a localização alterada depois da data do inventário: informa a Biblioteca de origem, a situação, a localização, o exemplar, o título e o número de chamada. • Relatório dos materiais lidos no inventário e que foram emprestados após a data determinada pelo inventário: informa a Biblioteca de origem, a situação, a localização, o exemplar, o título e o número de chamada. • Relatório dos exemplares que tiveram a devolução com alterações na data de devolução: informa a Biblioteca de origem, a situação, a localização, o exemplar, o título e o número de chamada. • Relatório dos exemplares que tiveram devoluções após a data de início do inventário: informa a Biblioteca de origem, a situação, a localização, o exemplar, o título e o número de chamada. • Relatório dos exemplares lidos que não foram carregados na definição da carga dos parâmetros do inventário: aponta os registros lidos e que não constavam dos parâmetros marcados para serem lidos. Serve para apontar os materiais que estão guardados em local errado, para que possam ser corrigidos. Informa a Biblioteca de origem, a situação, a localização, o exemplar, o título e o número de chamada. • .Relatório dos exemplares lidos na biblioteca que não correspondem a biblioteca original e não foram carregados na carga inicial dos dados. Contem os registros lidos, que estão no bloco de notas e não pertencem a biblioteca que efetuou a leitura. Relaciona todas as bibliotecas do SB/UFMG. • Relatório dos materiais emprestados que estão no acervo lido no inventário. Informa a Biblioteca de origem; situação; localização; exemplar; título; número de chamada. �• Relatório dos exemplares que não existem na base de dados. Números lidos como registro. (Exemplares inexistentes na Biblioteca). Mostra os números de registros lidos e que não constam da base Pergamum. Após o término da leitura, o responsável pelo inventário deverá trabalhar com este relatório. Estes registros só poderão ser localizados através dos arquivos do bloco de notas, que mostra a estante onde os mesmos estão localizados. 4.5.1.4 Conferência Destinado ao controle do inventário. Ele é mais detalhado que a estatística porque permite a escolha do tipo de material por localização. Acrescenta ainda a opção de busca por “Todo o material” ou “Apenas material lido”. O relatório de conferência não muda, pois representa o relatório oficial do inventário realizado. Informa: o exemplar, o número de exemplares, a situação, o material adicional, o volume, o preço, o título. 4.5.2 Finalização do Inventário Para o fechamento do inventário foram adotados os seguintes procedimentos: • Para as obras do relatório de Desaparecidos que a biblioteca não conseguiu localizar, na tela de exemplar, alterar o campo Situação para Desaparecido, com o motivo Desaparecido Inventário 2006; • Colocar a data de fechamento do inventário de sua biblioteca: na tela do inventario Parâmetros Gerais, digitar no campo “Data de Término” a data em que o inventário foi finalizado • Click no botão “gravar dados” �5 RESULTADOS O impacto do inventário pode ser sentido nos diversos processos da biblioteca: • Aquisição e controle patrimonial: através dos resultados do inventário é possível verificar a quantidade de perdas e qual a parte do acervo foi mais afetada com estas, permitindo uma avaliação da necessidade de recuperação, através de aquisição, das áreas mais prejudicadas; • Processamento técnico: a partir da leitura e análise dos relatórios, as Bibliotecas tiveram condições de saber o tamanho real do acervo; os registros que “desapareceram” nas diversas migrações sofridas por causa da troca de softwares; a falta de elo entre o registro bibliográfico e os seus itens; livros com localização errada; a visão completa de seu acervo, tanto do material cadastrado na base de dados, e aqueles que já estando registrados, ainda não passaram pelo processo técnico. • Circulação: o inventário ofereceu a possibilidade de um controle maior dos processos de circulação, detectando os livros devolvidos e localizados nas estantes, mas que ainda constavam no cadastro do usuário e os livros pertencentes a outras bibliotecas da UFMG que se encontravam no acervo da biblioteca inventariada; 5 CONSIDERAÇÔES FINAIS O inventário bibliográfico da UFMG, com término previsto para dezembro de 2007, está sendo realizado de forma coletiva e participativa. Houve por parte das equipes das bibliotecas uma releitura do inventário, a atividade foi realizada de forma mais ágil, menos traumática e com mais praticidade. Os resultados operacionais mais visíveis e com possibilidade de serem utilizados no gerenciamento dos serviços da biblioteca. �A realização do inventário de forma escalonada, via acordo com a auditoria da UFMG, possibilitou um acompanhamento mais detalhado e participativa da Divisão de Formação e Desenvolvimento do Acervo e do Setor de Automação. Isto refletiu de forma positiva junto aos usuários, pela possibilidade de continuarem utilizando as bibliotecas que não se encontravam em processo de inventário. Houve uma interação entre a equipe da UFMG e a equipe do Pergamum, tornando possível alterações no software, para atender as questões legais (procedimentos legais para baixa de material) e para a melhoria do processo. 6 REFERÊNCIAS BIBLIOTECA; multiplicadores do conhecimento; acervo variado e numeroso das bibliotecas é fonte importante de pesquisas e renovações do pensamento. Diversa, Revista da UFMG, Belo Horizonte, v.1, n.3, p. 11-13, ago. 2003. MAIA, Carla. Patrimônio bibliográfico da UFMG vale R$ 10 milhões; inventário apura perdas de 6% no acervo da Universidade. Boletim Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, v. 29, n. 1382, p. 5, 30 jan. 2003. NORONHA, Daisy Pires, et al. Inventário de livros e periódicos em biblioteca acadêmica; estudo de caso. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS 4., 1989, Campinas, SP. Anais.... Campinas : UNICAMP, 1989. p. 291-299. SILVA, Dora Aparecida da, SOUZA, Vilma Carvalho de. Inventário do acervo bibliográfico do Sistema de Bibliotecas da UFMG. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 13., 2004, Natal, [Anais eletrônicos...] Natal: UFRN, 2004. 1 CD-ROM. UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS. Biblioteca Universitária. Normas para registro do acervo bibliográfico da UFMG. Belo Horizonte : UFMG/BU/DFDA, 1982. 7 f. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 14 - Ano: 2006 (UFBA - Salvador/BA) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Acesso livre à informação científica e bibliotecas universitárias. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource A utilização das novas tecnologias na realização de inventário de acervos do SB/UFMG e sua aplicação como ferramenta de gestão de bibliotecas. Creator An entity primarily responsible for making the resource Silva, Dora Aparecida da; Miranda, Ricardo José; Oliveira, Alaíde Maria H. F. de; Oliveira, Jacqueline Pawloswski; Pacheco, Kátia Lúcia; Barcelos, Maria Elisa A. do Sul; Vieira, Maurício Antônio; Souza, Vilma Carvalho Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Estudo sobre as diversas etapas e fases do planejamento e sistematização do inventário de acervos do Sistema de Bibliotecas da UFMG – SB/UFMG utilizando o software Pergamum. Identifica e qualifica os resultados de análises dos relatórios do projeto piloto de inventário, realizado em três bibliotecas do SB/UFMG: Biblioteca da Faculdade de Educação, da Escola de Música e da Faculdade de Direito. As bibliotecas foram selecionadas a partir da definição de critérios como tamanho do acervo, especificidade, localização, recursos de informática e humanos. Os resultados do projeto piloto geraram: definição de uma política de inventário que engloba todos os acervos do SB/UFMG; mudanças paradigmáticas e metodológicas a serem adotadas pelo sistema de bibliotecas; melhoria dos serviços prestados à comunidade universitária e a utilização do inventário como importante ferramenta de gestão de bibliotecas. Language A language of the resource pt