http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/46/5003/SNBU2004_136.pdf b3f0c0bfd5366bf9cd427df8a0e3b875 PDF Text Text PROJETO DE UNIFICAÇÃO DE ACERVOS PARA A REDE DE BIBLIOTECAS DA UNESP- UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA. Vania Aparecida Marques Favato∗ Regina Maria Seneda Sílvia Dias Degasperi Margarida Morsoletto Ferreira Mara Langraf Colucci Diva de Oliveira Campos Silvana Cristina Leoncio Curci RESUMO O presente artigo relata um histórico do processo de automação do acervo da Rede de Bibliotecas da UNESP – na formação do Banco de Dados Bibliográficos - ATHENA e apresenta o Projeto de Unificação de Acervos visando a totalização da Base. PALAVRAS-CHAVE: Bibliotecas – automação. Unificação acervos. Banco de Dados Bibliográfico ATHENA. UNESP – Rede de Bibliotecas. ALEPH INTRODUÇÃO O advento da informática fez ressurgir o interesse em como os indivíduos buscam e usam a informação. A informação passa a ser a palavrachave de uma nova era que se estabelece, a era quaternária, ou a era da do telefone, da televisão e de computadores. Esses meios com enorme poder de penetração na sociedade, caracterizados pela instantaneidade e rapidez operacional, foram rapidamente incorporados pelos serviços de informação, cuja missão é coletar, processar, recuperar e difundir a informação, a fim de propiciar o desenvolvimento científico, tecnológico e cultural. Diante do grande volume de informações geradas e do surgimento dos computadores, as Bibliotecas e Unidades de informação passaram a utilizar essa nova ferramenta, iniciando a automação dos seus acervos com a finalidade de facilitar o acesso e a recuperação da informação. �A UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA E A REDE DE BIBLIOTECAS UNESP A UNESP - Universidade Estadual Paulista foi criada em 1976 e integra, juntamente com a USP - Universidade de São Paulo e a UNICAMP Universidade Estadual de Campinas, o sistema estadual paulista de ensino superior. A UNESP é uma instituição mantida com verbas públicas e tem uma característica especial: ser multicampus, o que a diferencia das demais Universidades Brasileiras. São 33 faculdades e institutos distribuídos por 23 cidades do Estado de São Paulo e oferece 162 cursos de graduação e 190 na pós-graduação sendo 102 de mestrado e 88 de doutorado. A Rede de Bibliotecas da UNESP é constituída por 29 bibliotecas e está subordinada à Coordenadoria Geral de Bibliotecas cuja missão é: “Propiciar uma efetiva interação entre a Rede de Bibliotecas, o meio acadêmico e Instituições congêneres nacionais e internacionais, através de ações conjuntas, facilitando a comunicação entre os vários segmentos da Universidade, visando a democratização da informação em benefício da sociedade”. Através de três grupos especializados: GATE (Grupo de Apoio Técnico Especializado); GA (Grupo de Automação) e GFDC (Grupo de Formação e Desenvolvimento de Coleções) a Coordenadoria Geral de Bibliotecas implementa ações integradas para o desenvolvimento de toda a Rede de Bibliotecas da UNESP. A missão da Rede de Bibliotecas da UNESP é: “Disponibilizar a informação apoiando as atividades de ensino, pesquisa e extensão contribuindo para a melhoria de vida do cidadão”. O Objetivo da Rede é disponibilizar a informação permitindo o acesso de todos ao mesmo tempo. AUTOMAÇÃO DAS BIBLIOTECAS DA UNESP �O primeiro passo para a automação das Bibliotecas teve início em 1994, quando a UNESP iniciou a interligação de suas Unidades através de uma rede computacional a partir da Reitoria em São Paulo. No início do processo de automação, a maioria das bibliotecas tinha o acervo representado em papel, mas algumas Bibliotecas já haviam iniciado o processo de automação, de forma individual, utilizando o software Microisis e outros sistemas domésticos. Após realizar um levantamento dos disponíveis no mercado e que já estavam sendo utilizados pelas bibliotecas universitárias do país, a Universidade, em 1997, optou pelo software ALEPH, sistema integrado, utilizado por diversas bibliotecas do país, incluindo a USP – Universidade de São Paulo. O sistema ALEPH foi adquirido com todos os seus módulos principais de maneira a atender a informatização de todas as funções das bibliotecas. Os registros que constituem a base de dados Athena provem de três fontes distintas: duas bases de dados cooperativas e a catalogação original realizada pelos Bibliotecários da UNESP. A base de dados Athena começou a se formar através da utilização do programa de entrada de dados da Rede Bibliodata, que reúne registros bibliográficos de várias bibliotecas brasileiras e que permitia a recuperação de 50% do acervo existente na UNESP. A OCLC – Online Computer Library Center, Rede norte americana que reúne 37,5 milhões de registros de bibliotecas do mundo todo, através de contrato firmado com a UNESP, autoriza a importação de registros bibliográficos. Algumas ações foram definidas para acelerar o processo de automação como: - formação de um laboratório de conversão em Marília (Laboratório de Tecnologias Informacionais) que através de contratos com alunos de Biblioteconomia, supervisionados pela CGB, realizam serviços de pesquisa nas bases de dados cooperativas, cópia e/ou adaptação de registros encontrados. �- questões de treinamento, controle de qualidade e critérios que norteavam a conversão foram centralizados na CGB/SP. Os treinamentos foram realizados através de grupos multiplicadores que visitavam as Bibliotecas por região; - cursos de aperfeiçoamento foram realizados visando a catalogação em meio magnético: AACR2 e formato MARC. O acervo da Rede de Bibliotecas da UNESP é composto por 654.581 livros, sendo 514.607 pertencentes á área de Humanas (76,28%) e 159.974 pertencentes as demais áreas do conhecimento (23,78%). 514.607 = 76,29 % 159.974 = 23,71 % 674.581 = 100% Acervo Acervo ATHENA ATHENA Unificado Unificado Acervo Acervo ATHENA ATHENA depois depois Acervo Acervo TOTAL TOTAL Livros das Demais Livros demais Livros das Humanas Lirvros das Humanas - Migração Livros - Total Livros humanas Figura 1 – Acervo total da Rede de Bibliotecas da UNESP Após seis anos de intensos trabalhos de inserção de registros na Base Bibliográfica ATHENA, constatou-se que houve um desaceleramento, isto é, a Base começou a apresentar um crescimento muito lento, projetando como conseqüência um tempo maior que o esperado para a totalização da Base. Fazendo uma avaliação, verificou-se que a quantidade dos registros inseridos pelas Bibliotecas tinham sido equivalentes, mas para algumas Bibliotecas essa quantidade correspondia quase que à totalidade do acervo, enquanto que para outras, representava uma parte muito pequena. Incluímos �no primeiro grupo, as Bibliotecas das áreas de Saúde e Biológicas, que utilizam mais periódicos que livros como material de pesquisa. As biblotecas de médio porte da área de exatas também estavam num ritmo acelerado. Então onde estava o problema? O problema estava centralizado nas biblotecas que possuíam grandes acervos, isto é, as biblotecas da área de Ciências Humanas, que pela própria especificidade da área, utilizam prioritariamente o acervo de livros. Acervo de LIVROS Unesp Acervo de LIVROS ATHENA Acervo de Livros das Humanas: 514.607 76,28 % ATHENA Livros das Humanas 139.702 20,71 % Acervo de Livros das Demais: 159.974 23,72 % ATHENA Livros das Demais 122.866 18,21 % Acervo Total de Livros: 674.581 100 % ATHENA Livros 262.568 38,92% Tabela 1 – Compartilhamento de acervo A fim de encontrar uma solução para totalização da Base de Dados Athena, o grupo de Diretores das Biblotecas de Humanas, com apoio do Grupo de Automação elaborou o Projeto de Unificação de Acervos, a fim de ser submetido à aprovação do Fórum de Diretores de Bibliotecas da Rede UNESP. PROJETO DE UNIFICAÇÃO DE ACERVOS Para que o Projeto pudesse ser exeqüível, foram definidos alguns prérequisitos básicos necessários para a participação das Biblotecas da área de Ciências Humanas no Projeto de Unificação de Acervos: - Ter um catálogo em meio magnético; - Estar usando o Módulo Circulação do ALEPH; �- Assinatura de um Termo de Compromisso, comprometendo-se a entrar os novos registros, de forma completa e dentro dos padrões de qualidade estabelecidos para a toda a Rede, bem como a correção dos registros a serem utilizados pelas outras unidades; - Designar um profissional para rever fazer a catalogação do acervo retrospectivo, que havia sido colocado na Base de forma resumida através da conversão. Após ter sido realizado o levantamento dos dados, pelo grupo de automação e constatado que todas as seis Biblotecas atendiam os requisitos acima descritos, foi constituída a equipe de trabalho para elaboração do projeto com os seguintes membros: Margarida M. Ferreira – Grupo de Automação/CGB; Regina Maria Seneda – Biblioteca de Rio Claro; Diva de Oliveira Campos – Biblioteca de Bauru; Sílvia Degaspari – Biblioteca de Presidente Prudente; Vânia Aparecida Marques Favato – Biblioteca de Assis; Silvana Cristina Leôncio Curci – Biblioteca de Franca e Mara Landgraf Colucci – Biblioteca de Araraquara. OBJETIVOS DO PROJETO DE UNIFICAÇÃO: - Centralizar no Banco de Dados Athena as informações bibliográficas, atualmente dispersas em outros sistemas, proporcionando aos usuários maior rapidez e facilidade nas pesquisas; - Colocar as Biblotecas da Rede no mesmo patamar de informatização criando condições de implantação de políticas gerais para Rede. É importante ressaltar que, apesar dos registros bibliográficos estarem aquém do padrão estabelecido para os registros da Base ATHENA, esses registros foram aceitos na Base como forma de zerar o retrospectivo de todas as bibliotecas, dando visibilidade a todo o acervo existente nas bibliotecas da Rede. �OS PRINCIPAIS ARGUMENTOS PARA A IMPLANTAÇÃO DO PROJETO: - Agilizar, centralizar e simplificar as pesquisas do banco ATHENA; - Compartilhamento de acervos; - Simplificação das rotinas de trabalho; - Otimização dos recursos humanos; - Visualização geral do acervo da UNESP; - Redução do tempo necessário para a disponibilização do acervo total da Rede. Simplificação e agilização nas pesquisas A. Vários endereços para consultas e/ou pesquisas na Rede de Bibliotecas da UNESP: 1. http://www.cgb.unesp.br:4505/ALEPH 2. http://www.fclar.unesp.br/infra/biblioteca/biblioteca.html para fazer pesquisa na biblioteca da FCL-Araraquara 3. http://www2.rc.unesp.br/acervo/titulo.html para pesquisar na biblioteca de Rio Claro 4. http://www.franca.unesp.br/biblioteca para pesquisar na biblioteca de Franca 5. http://www.biblioteca.bauru.unesp.br/formbusca.html para fazer pesquisa em Bauru 6. Assis, Presidente Prudente não tem catálogo disponível na Internet B. Simplificação do EEB Todos passarão a acessar apenas o http://www.cgb.unesp.br:4505/ALEPH Tabela 2 – Centralização de pesquisa no Banco de Dados ATHENA A conversão dos registros bibliográficos nos formatos acima descritos para a Base Bibliográfica Athena possibilitaria um crescimento instantâneo, conforme pode ser visualizado abaixo: �Acervo Total de Livros: 674.581 = 100 % ATHENA ATUAL 262.568 38,92 % ATHENA Livros Humanas (Unificação) 374.905 55,58 % 637.473 94,50% ATHENA após UNIFICAÇÃO ATHENA atual = 38,92 % ATHENA unificada = 94,50 % Tabela 3 – Visualização geral do acervo da UNESP Outra contribuição importante do projeto, seria a simplificação das rotinas de trabalho, até então duplicadas pela utilização de vários sistemas de registros: Padronização do processamento técnico (uso de um só sistema) Eliminação de consultas e empréstimos em sistemas diferentes (sistemas locais BuscaLivro, MicroISIS, etc) Padronização das estatísticas da STATI e da STRAUD Possibilidade de implantação do empréstimo centralizado Tabela 4 – Simplicação das rotinas de trabalho Podemos comparar na tabela abaixo, o potencial da Base Bibliográfica Athena e a situação atual: �6 7 4 .5 8 1 = 1 0 0 % 6 3 7 .4 7 3 = 9 4 ,5 % 37 4.90 5 = 55 ,5 8 % 7 00.0 00 6 00.0 00 2 6 2 .5 6 8 = 3 8 ,9 2 % 122 .866 = 1 8,21 % 2 00.0 00 Acervo Acervo ATHENA ATHENA Unificado Unificado 13 9.70 2 = 20,7 1 % 3 00.0 00 1 39.7 02 = 20 ,71 % 4 00.0 00 12 2.86 6 = 18 ,2 1 % 15 9.97 4 = 23 ,7 1 % 51 4.60 7 = 76 ,2 9 % 5 00.0 00 1 00.0 00 0 Ac erv o T o ta l Acervo TOTAL Acervo TOTAL L iv r os das De m ai s % Livros demais Ac e rv o A T H EN A antes A c eATHENA rvo AT H EN Adepois Acervo ATHENA Acervo ATHENA antes % Acervo Acervo ATHENA depois % L iv r os das Hu m an as Li rv r os das Hu m an as - M ig raç ã o Livros Migrados L iv r os - T ota l Livros após Unificação Livros humanas Figura 2 – Base ATHENA antes e depois da conversão A conversão dos registros possibilitaria a quase totalização da Base de Dados ATHENA como podemos observar: Acervo Acervo TOTAL TOTAL Acervo Acervo ATHENA ATHENA depois depois 6 7 4 .5 8 1 = 1 0 0 % 6 3 7 .4 7 3 = 9 4 ,5 % 7 00.0 00 37 4.90 5 = 55 ,5 8 % Acervo Acervo ATHENA ATHENA antes antes 6 00.0 00 2 6 2 .5 6 8 13 9.70 2 = 20,7 1 % 122 .866 = 1 8,21 % 2 00.0 00 1 39.7 02 = 20 ,71 % 12 2.86 6 = 18 ,2 1 % 51 4.60 7 = 76 ,2 9 % 3 00.0 00 15 9.97 4 = 23 ,7 1 % 5 00.0 00 4 00.0 00 = 3 8 ,9 2 % Acervo Acervo ATHENA ATHENA Unificado Unificado 1 00.0 00 0 Ace rvo T o tal L iv r os das De m ai s Livros demais % Ace rvo A T H EN A L iv r os das Hu m an as Livros humanas % Li rv r os das Hu m an as - M ig raç ã o A cervo AT H EN A % Livros Migrados L iv r os - T ota l Livros após Unificação Figura 3 – Projeção da Base ATHENA após a unificação do acervo �REVISÃO DE LITERATURA Fazendo uma revisão na literatura existente sobre a automação nas Bibliotecas e Unidades de Informações, encontramos dados importantes que serviram de embasamento teórico para a fundamentação do Projeto. Os avanços tecnológicos do pós, Segunda Guerra Mundial, possibilitaram um desenvolvimento econômico bastante acentuado e o advento das redes eletrônicas de informação causaram mudanças significativas nas formas de comunicação entre os povos. As inovações tecnológicas também causaram mudanças de paradigmas para as Bibliotecas e Unidades de Informação. Na década de 60, se estabelece o marco das primeiras aplicações de computador para tratamento, armazenamento e recuperação da informação que trouxeram mudanças significativas na forma de fazer pesquisa. O fato de poder acessar informações de forma eletrônica mudou o conceito de Biblioteca Tradicional, cujo conceito era “colecionar” para ter “acesso”. A idéia de exaustividade das coleções permitiria melhor atendimento, pelo fato de ter disponível o documento quando da demanda do usuário. Como datas significativas de automação de bibliotecas, em nível de Brasil, constatamos que em 1986 se dá a popularização dos microcomputadores em Bibliotecas e Unidades de Informação através de sistemas domésticos, isto é, cada qual realizando a automação de acervos de forma individual. Em 1993, com a entrada de sistemas comerciais, desenvolvidos por empresas multinacionais de grande porte, desperta nas Universidades Públicas o interesse em utilizar os modernos softwares de automação, desenvolvidos especialmente para Bibliotecas. Inicia-se assim, a substituição dos sistemas domésticos pelos sistemas comerciais. Em outubro de 1997, a Universidade de São Paulo (USP) inaugura o seu OPAC utilizando o software ALEPH; em dezembro de 1999 a Universidade �Estadual de Campinas (UNICAMP) inaugura o seu OPAC utilizando o software VTLS, e em 1993 a Universidade Estadual Paulista (UNESP) adquiri o software ORTODCS, substituído em 1997 pelo software ALEPH. Em Janeiro de 2000, surgem os primeiros provedores gratuitos de acesso discado. Em estudos recentes realizados por Balby (2002) em sua tese de doutorado, é citado que a informatização das Bibliotecas Universitárias (B.U.) de Instituições de Ensino Superior (IES) públicas é mais visível do que a informatização de outros tipos de bibliotecas. No entanto as B.Us de IES privadas têm se informatizado em grande escala nos últimos anos, em parte para responder as pressões do MEC e tendem a finalizar os ciclos de implantação mais cedo do que as B.Us de IES públicas. Dados revelam que 86% das IES brasileiras são privadas e nelas estão matriculados 64.9% dos alunos que cursam ensino superior. As tendências atuais em Bibliotecas IES privadas são: Melhoria do acervo Qualificação de Recursos Humanos Informatização Espaço físico Maior participação em congressos e eventos da área (inclusive com apresentação de trabalhos). Balby (2002) enfoca, ainda, em sua pesquisa, o uso de catálogos on-line (OPACS) e nos apresenta uma conceituação de OPAC como sendo catálogo em linha de acesso público. Hildreth (1995 apud Balby, 2002) conceitua o OPAC como sendo “lugar no tempo e no espaço onde o usuário e o sistema de informação interagem e se comunicam para realizar tarefas úteis de busca de informação”. Em 2 anos de pesquisa analisando o OPAC da Biblioteca da Universidade São Marcos, a autora constatou-se que as buscas dos usuários no Banco de Dados Bibliográficos, 33% foram em título, 21% referia-se a �assunto e 19% a autor. Esses dados foram recuperados a partir do log transações (o que está por trás do computador, são os registros de uso das buscas dos usuários). CONCLUSÃO A implantação do Projeto de Unificação de Acervos, visando centralizar no Banco de dados Athena as informações bibliográficas dispersas em outros sistemas, representava um grande avanço para o ensino e a pesquisa da Universidade, uma vez que tornaria visível todo o valioso acervo das vinte e três Bibliotecas da Rede de Bibliotecas da UNESP. O fato dos registros apresentarem informações incompletas, não inviabilizaria a recuperação da informação por parte dos usuários, pois conforme foi comprovado por Balby (2002) as buscas são feitas prioritariamente por título, assunto e autoria. Estudos também revelaram que algumas bibliotecas levariam cerca de 25 anos de trabalho para inserir os registros, até então existentes na Base Athena, sem considerar as novas aquisições. Após ter sido apresentado e discutido exaustivamente, na reunião conjunta de Diretores de Bibliotecas, Coordenadoria Geral de Bibliotecas e Presidentes das Comissões de Bibliotecas, no dia 29 de maio de 2003, em Araçatuba, o Projeto de Unificação de Acervo foi aprovado. A Coordenadoria Geral de Bibliotecas, através do grupo de automação, se responsabilizou pelos procedimentos técnicos necessários para a conversão dos registros. REFERÊNCIA BALBY, C. N. Estudos de uso de catálogos on line (OPACS) revisão metodológica e aplicação da técnica de análise de log de transações a um �OPAC de biblioteca universitária brasileira. 2002. 137 f. Tese (doutorado em Ciências da Comunicação) – Escola de Comunicações e Artes, Universidade de São Paulo. São Paulo, 2002. BIBLIOGRAFIA CONSULTADA KRZYZANOWSKI, R. F. et. al. Conversão retrospectiva de catalogação de registros bibliográficos do Banco Dedalus: uma experiência do SIBI/USP. In: SEMINÁRIO DE AUTOMAÇÃO EM BIBLIOTECAS E CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO, 6., 1997. Águas de Lindóia. Anais... São José dos Campos: INPE, 1997. p.71-75. FERREIRA, M.M.; MARTINELLI, A.T. Formação da Base de Dados ATHENA. In: SIMPÓSIO INTERNACIONAL DE BIBLIOTECONOMIA, 3., 1999, Marília. Anais... Marília: Faculdade de Filosofia e Ciências da UNESP, 1999. p.25-31. ∗ e-mail: vamfa@assis.unesp.br e-mail: rmseneda@rc.unesp.br e-mail: bibliote@prudente.unesp.br e-mail: margot@reitoria.unesp.br e-mail: coluccim@fclar.unesp.br e-mail: sraud@bauru.unesp.br e-mail: silvana@franca.unesp.br Bibliotecários da Rede de Bibliotecas da UNESP – Universidade Estadual Paulista – Alameda Santos, 647 – 10º andar – CEP 01419-901 – Cerqueira Cesar – São Paulo – SP – Brasil. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 13 - Ano: 2004 (UFRN - Natal/RN) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: (Re) Dimensão de bibliotecas universitárias: da gestão estratégica à inclusão social. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Projeto de unificação de acervos para a Rede de Bibliotecas da UNESP- Universidade Estadual Paulista. Creator An entity primarily responsible for making the resource Favato, Vania Aparecida Marques et al. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O presente artigo relata um histórico do processo de automação do acervo da Rede de Bibliotecas da UNESP – na formação do Banco de Dados Bibliográficos - ATHENA e apresenta o Projeto de Unificação de Acervos visando a totalização da Base. Language A language of the resource pt