http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/46/5021/SNBU2004_142.pdf 3c0a7059ada38de65272cab99f1bfd40 PDF Text Text OPERACIONALIDADE E IMPLEMENTAÇÃO DO MÓDULO DE CIRCULAÇÃO DO SOFTWARE INTEGRADO DE FUNÇÕES VIRTUA/VTLS: A EXPERIÊNCIA DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UNICAMP Danielle Thiago Ferreira∗ Ademir Giacomo Pietrosanto∗∗ Gildenir Carolino Santos∗∗∗ RESUMO O artigo apresenta um relato de experiência sobre a implantação do Módulo de Circulação do Software de funções integradas VIRTUA/VTLS pelo Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU), a partir do estudo do formato MARC 21 aplicado a este módulo. No ano de 2002, começamos com um Projeto Piloto do sistema de empréstimo da coleção, que hoje conta com 14 Setoriais já utilizando o módulo de circulação integrado, e que receberam infra-estrutura e treinamentos para a equipe do setor de Atendimento/Circulação, fato detalhado neste artigo. Também relata a atuação do grupo de estudos do Módulo de Circulação, formado pelas Bibliotecas do SBU que utilizam o mesmo, procurando apresentar através desses relatos, oriundos de reuniões e ocorrências diversificadas, a discussão e ênfase na necessidade de gerar procedimentos e padrões para que o Módulo funcione em perfeita harmonia em rede, facilitando a visualização, tanto da circulação quanto da pesquisa bibliográfica nas bibliotecas. Destaca as vantagens de utilização de um software de funções integradas voltado para o controle de materiais bibliográfico e o controle de registros dos usuários do Sistema de Bibliotecas, visto a experiência da UNICAMP. PALAVRAS-CHAVE: Empréstimo automatizado. Sistema de circulação de material. Circulação em rede. VIRTUA - Módulo circulação. 1 INTRODUÇÃO O Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU), conta com aproximadamente 583 mil livros, 16.232 mil títulos de periódicos entre correntes e não correntes e 76.754 materiais não convencionais, que em breve deverão fazer parte deste conjunto de informações. Este é o tamanho do acervo do SBU. Espalhadas em 21 Bibliotecas Setoriais das áreas de Biológicas, Exatas, Humanas e Tecnológicas, estas publicações precisavam estar disponíveis para os nossos pesquisadores, professores e alunos, totalizando 37.500 usuários. Para �isso, o sistema de consulta, com base no Software de funções integradas VIRTUA, oriundo da Virginia Tech Library System Inc. (VTLS), está guiando com muito mais eficácia o usuário, oferecendo opções de pesquisa, como busca por índices, palavras-chave e pesquisa avançada através da base de dados bibliográfica ACERVUS. A consulta e o empréstimo de cada dia mudam, e muito, com a adoção deste software. Mas há uma mudança mais profunda, que o usuário só vai sentir com o tempo. É que, com o avanço no gerenciamento das informações, a biblioteca ganha mais organização, qualidade e agilidade na atualização. Processos anteriormente pensados separadamente, como um pedido de empréstimo e uma operação de catalogação ou aquisição, por exemplo, agora estão se tornando integrados. A partir do recebimento físico, os servidores cadastram o material bibliográfico uma única vez e os desdobramentos para outros módulos (aquisição, catalogação, periódicos, OPAC1, autoridades, etc ), faz correções e completa dados, eliminando a repetição do registro. Isto significa uma considerável economia de tempo e reposicionamento de atitudes e atividades para o pessoal da biblioteca. Estes procedimentos integrados permitem a disponibilização de informações sobre o status (situação) da aquisição dos materiais, e ainda gera relatórios estatísticos e gerenciais que permitem tomadas de decisões mais ágeis nas atividades desenvolvidas no SBU. O VIRTUA ainda tem a vantagem de nos colocar em um padrão internacional, o que permite a conexão com outras bibliotecas em qualquer local do mundo. A entrada de registros ocorre em formato de descrição com o padrão internacional, e, portanto, transforma-se em linguagem comum do formato MARC2 21, utilizado pelas maiores bibliotecas e redes de bibliotecas, como a Library of Congress (LC) e On-line Computer Library Center (OCLC), entre outras. Esta integração fez com que o SBU tivesse um crescimento muito significativo nas atividades de catalogação nos anos de 2001 a 2002, onde tivemos um aumento 1 Online Public Access Catalog 2 MARC – Machine Readable Cataloguing �de produtividade de mais de 150%, ou seja, saltamos de 35.000 exemplares/ano para 94.414 em 2002 e deveremos manter este crescimento para 2003. O VIRTUA apresentou uma mudança muito anunciada, sendo não mais um projeto, mas uma realidade: a biblioteca virtual, que permite ao usuário percorrer as estantes de cada uma das bibliotecas da UNICAMP sem sair de sua cadeira, realizando uma pesquisa refinada aonde quer que esteja. E também a Biblioteca Digital de Teses, onde o usuário pode fazer a consulta dos textos de maneira integral, função esta também integrada ao VIRTUA. Com relação ao Módulo de Circulação, no ano de 2002, começamos com um Projeto Piloto do sistema de empréstimo da coleção, que hoje conta com 14 Setoriais já utilizando o módulo de circulação integrado. O usuário futuramente poderá verificar a distância sua situação junto ao SBU, fazer reserva e consulta de disponibilidade. Pode não parecer, mas um grande salto é dado, no que diz respeito ao gerenciamento pelo usuário de sua situação na biblioteca, facilitando tanto para o próprio usuário quanto para a equipe de bibliotecários, onde segundo Levacov (1997), o conceito de “lugar” tornou-se secundário, e o “acesso” passou a ser mais importante. Agora é missão articular ainda mais o usuário diante deste ambiente tecnológico do SBU. A questão da interatividade do software continua sendo ao mesmo tempo nosso dilema e objetivo, por isso surgiram os GT3 (Grupos de Trabalho formados para estudar cada módulo de função do software). Estes Grupos e todos os outros setores da Universidade (Centro de Computação) estão tentando encontrar formas de através de parcerias, chegar ao desenvolvimento final do software, sendo que as bibliotecas que se utilizam desta ferramenta também devem continuar ajudando a fechar a versão definitiva do programa. Desde sua compra e instalação entre 1997 e 1999, pouca coisa foi relatado sobre a experiência do SBU, com relação ao software integrado de funções. Porém no início do ano de 2000, tentou-se iniciar o projeto piloto da circulação, mas não foi concluído, conforme apresentado no XI SNBU em Florianópolis. (PIETROSANTO et al., 2000). �Assim, procuraremos fazer um estudo visando as ações futuras e metas que o Planejamento do Sistema sustenta para futuro próximo, como: aumento da comunicação entre as Bibliotecas do SBU, propiciando a visibilidade dos acervos, modernização de equipamentos de informática para fins de otimização do software VIRTUA e instituir controle de qualidade para cada módulo de funções do software. Por isso, nosso objetivo é fazer relato de experiência, mais propriamente do Módulo de Circulação, avaliando o software adquirido, bem como traçar um paralelo da operacionalidade e interação do mesmo visando a contemplação do gerenciamento do ambiente informacional de nosso Sistema de Bibliotecas, com vista ao cliente final, sendo ele virtual ou local. Assim, vimos que é de extrema importância e necessidade estar trazendo esta contribuição, para a troca de experiências. 2 BREVE HISTÓRICO DA AUTOMAÇÃO NO SBU Diante da expansão das bibliotecas no Brasil e no mundo na área da tecnologia da informação, e por bem dizer da automação de bibliotecas, cabe fazer um pequeno breve histórico da automação no SBU de forma sintetizada até os dias atuais. Em 1989, o SBU optou pela integração à Rede Bibliodata/CALCO, com a finalidade de automatizar a função catalogação, integrando-se ao esforço nacional de catalogação cooperativa. Ocorre em 1992, a instalação da base local de monografias, com o aproveitamento da função recuperação (pesquisa), do SAB, sistema desenvolvido pela FURG (Fundação Universidade do Rio Grande do Sul), com apoio da IBM e FGV (Bibliodata/CALCO). Já no ano de 1995, é apresentado Projeto a FAPESP, visando a modernização do Plano de Automação, compreendendo a compra de um software integrado de funções, de hardware, de estrutura de rede lógica para o SBU. Parte 3 O Grupo de Trabalho iniciou o estudo do módulo Circulação, a partir do final do ano de 1998. �dos recursos solicitados foi concedido, possibilitando que a BC iniciasse o processo de seleção e aquisição do software integrado de funções. Em 1996, foi apresentado projeto a FAPESP, visando a montagem de um laboratório de informática para uso do Sistema de Bibliotecas nos treinamentos de sistemas automatizados que estavam sendo estudados e adquiridos. No ano de 1997, foram feitos estudos visando a seleção do software integrado de funções a ser adquirido. Neste mesmo ano teve início do processo de compra do software integrado de funções VIRTUA da VTLS – Virgínia Tech Library System. O VIRTUA, quando da sua escolha, ainda era um software em desenvolvimento, não tendo todas as suas funções finalizadas. Em1998, foi adquirido o hardware para instalação da base de dados e do software VIRTUA, dois computadores da IBM, modelo F40 RISC6000, sistema operacional AIX. Em paralelo ocorreu a instalação de equipamentos da VTLS na BC com o software VIRTUA para início dos testes e treinamentos. Em 1999, tivemos a migração e carga da base ACERVUS, através dos dados existentes na base do Bibliodata/CALCO, no formato a ser utilizado na nova base ACERVUS/VIRTUA, até então com 163.000 itens bibliográficos. A inauguração da base com software VIRTUA deu-se em dezembro deste mesmo ano, com os módulos OPAC (Pesquisa) e Catalogação disponíveis, sendo que este ainda utilizava os recursos de catalogação via Bibliodata/CALCO. No ano de 2000, deu-se início aos estudos para implantação do Módulo de Circulação do VIRTUA, mas foram detectados problemas de performance no tempo de resposta do software quando da elaboração de pesquisas. Assim, realizaram-se testes de hardware (IBM F40) e software para identificar os possíveis problemas. No inicio de 2001, devido aos problemas detectados de performance no tempo de resposta nas pesquisas, ocorreu à paralisação dos testes para implantação do Módulo de Circulação e de carga de periódicos. Foi detectado que o problema de performance era ocasionado pela defasagem do Hardware (IBM F40) que estava instalado o software VIRTUA. Tendo sido iniciado em maio o �processo de licitação de um novo hardware para o software, optou-se por uma plataforma mais atualizada. Em novembro deste mesmo ano (2000), foi concluída a licitação para aquisição do hardware SUN E450. Para amenizar o problema de performance na pesquisa na base ACERVUS, foi desenvolvido um aplicativo chamado de “base alternativa”, que possibilita a pesquisa via web dos dados que eram extraídos e atualizados mensalmente da base ACERVUS/VIRTUA. Em janeiro de 2002, o novo equipamento foi recebido e a sua instalação foi realizada no final de março. A migração da base ocorreu durante o mês de abril, cessando o problema do tempo de resposta quando da realização de pesquisas na base. Assim, iniciaram-se os trabalhos para implantação do módulo de circulação, onde foram realizados dois “testes” ou “piloto” do Módulo de Circulação em duas bibliotecas do Sistema: Instituto de Economia (IE) e Instituto de Física (IFGW). Os testes começaram em outubro de 2002 e foram até fevereiro de 2003. Portanto, acorreu, além do “start” do Módulo de Circulação, também a reformulação da metodologia de catalogação, priorizando a entrada de dados na base ACERVUS/VIRTUA, utilizando os recursos de catalogação on-line do software VIRTUA, e aplicação de recursos de captura de registros bibliográficos em bibliotecas do mundo, metodologia denominada “copy cat”, com essa alteração foi possível aumentar em 163% a produtividade de catalogação de monografias. Ainda em 2002 foi possível disponibilizar a versão web do Unibibli, que permite a busca simultânea nas bases bibliográficas da UNICAMP, USP e UNESP. Esse novo produto só foi possível de ser disponibilizado através do protocolo de comunicação Z39.50 existente no software VIRTUA, e também nos softwares da USP e UNESP. (VICENTIN, 2003). 3 PROCEDIMENTO E METODOLOGIA Os procedimentos e metodologias adotados na implantação do Módulo de Circulação do VIRTUA no SBU ocorreram da seguinte forma: �• Elaboração de um manual do Módulo de Circulação, de forma didática e informativa, com as principais atividades ligadas ao módulo: empréstimo, devolução, renovação, reserva. (PIETROSANTO, 2003). • Treinamento intensivo do pessoal técnico-adminstrativo e de bibliotecários responsáveis pela área de Circulação/Atendimento ao Público para utilização do Módulo de Circulação de forma adequada na BC e nas Bibliotecas Seccionais. • Instalação do software VIRTUA nas Bibliotecas Seccionais que iriam utilizar o módulo, com as devidas identificações e senhas para operar com o sistema. • Plantão da Diretoria de Tecnologia da Informação/BC, para atender as necessidades das Bibliotecas Seccionais no primeiro momento da implantação do Módulo de Circulação. 4 RELATOS DE EXPERIÊNCIA Os relatos de experiência citados neste artigo envolvem apenas 2 bibliotecas (Instituto de Economia e Faculdade de Educação), mas vale lembrar que contamos com 14 bibliotecas envolvidas com o Módulo de Circulação, restando apenas 5 bibliotecas, para que o SBU tenha 100% de suas setoriais trabalhando com a circulação em rede. 4.1 INSTITUTO DE ECONOMIA O Centro de Documentação do Instituto de Economia da UNICAMP iniciou a versão do Módulo de Circulação VIRTUA no final de 2002, tendo inicialmente feito a colagem das etiquetas de código de barras, fazendo assim o inventário do acervo. Nesse inventário foi constatado e perda de 212 livros. Depois de alguns testes iniciou-se, propriamente dito, o uso do Módulo de Circulação VIRTUA, dentro dos parâmetros estabelecidos, ou seja, atender a toda �a comunidade acadêmica da UNICAMP (alunos, professores e funcionários), bem como entidades externas à universidade. Dentro da parametrização realizada no Sistem Client do VIRTUA, tivemos excelentes resultados quando do empréstimo, devolução, renovação e reserva de material emprestado. Essas quatro ações são básicas e fundamentais para o uso desse módulo em qualquer biblioteca do SBU. Os resultados obtidos foram significativos, pois tivemos mais controle de todo o sistema de empréstimo, tanto on-line, como em relatórios de atrasos, o qual se realiza mensalmente emitidos pela Diretoria de Tecnologia da Informação da Biblioteca Central da UNICAMP. O que também agilizou o serviço de empréstimo foi o controle de reserva de títulos, feito através desse módulo que nos emite um recibo em nome do usuário que fez a solicitação. 4.2 FACULDADE DE EDUCAÇÃO A experiência da Biblioteca da Faculdade de Educação (BFE) com relação ao empréstimo automatizado através do VIRTUA iniciou em fevereiro de 2004, visto que éramos uma das bibliotecas para iniciar o projeto piloto no ano de 2000. Os procedimentos adotados pela BFE para a circulação dos materiais, uma vez que não temos o acervo totalmente informatizado, foi realizar internamente uma catalogação simplificada (função circle on the fly do sistema), que possibilita uma catalogação rápida contendo apenas o número de tombo, autor, título e data do item bibliográfico, ou seja, deixando–o apto ao empréstimo e quando do retorno deste, o material passará a ser catalogado detalhadamente com todos os dados do formato MARC. Anteriormente à implantação do Módulo de Circulação do VIRTUA em nossa biblioteca, trabalhávamos com um sistema de empréstimo local, que impossibilitava a comunicação em rede, onde hoje, esta possibilidade é realizada pelo VIRTUA e esse acesso e manipulação dos dados, facilitam no trabalho dos �auxiliares que conseguem enxergar de forma prática e em tempo real a situação do usuário e da obra no momento da efetivação do empréstimo no balcão. Atualmente, e desde a implantação do VIRTUA na Seção Circulante da BFE, percebemos que os acessos e empréstimos de materiais dobraram em relação ao antigo sistema. Isto se deve também, ao inicio da catalogação dos trabalhos de conclusão de curso defendidos na Faculdade (TCC), de acordo com o relatório estatístico de empréstimo mensal gerado pelo sistema, é um dos materiais mais emprestados por todas as categorias de usuários. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS Sabemos que o atendimento da circulação em rede é uma das melhores soluções para o bom funcionamento das atividades e ao mesmo tempo do controle patrimonial do acervo de qualquer biblioteca. Com isso, após anos de estudo do software e tentativas de implantação, o SBU consolida mais uma etapa de sua automação, rompendo limites e barreiras existentes em todo tipo de funcionamento em rede, e em sistema, tentando buscar para a nossa realidade, uma trajetória de qualidade e aprimoramento operacional em nossos serviços e produtos compartilhados com as bibliotecas que compõe o Sistema e também com as bibliotecas externas, grandes parceiras na troca de idéias para o desenvolvimento e implementação dos nossos projetos. Consolidar a integração e participação das Bibliotecas Seccionais no Módulo de Circulação é uma tarefa não tão fácil, mas acreditamos que em curto prazo estaremos com 100% de todo acervo automatizado e todas as bibliotecas participando desta atividade continua no SBU. REFERÊNCIAS ARRUDA, M.C C. A informação em questão ou a questão da informação? Boletim Senac, 2003. Disponível em: <http://www.senac.br/informativo/BTS/263.htm>. Acesso em: 26/11/2003. �LEVACOV, M. Bibliotecas Virtuais: (r)evolução? Ciência da Informação, v.26, n.2 1997. Disponível em: <http://www.ibict.br/cionline/260297/index.htm>. Acesso em: 26/11/2003. PIETROSANTO, Ademir Giacomo. Manual de circulação VIRTUA/VTLS: versão 2.0 – simplificada. Campinas: Graf. FE/Unicamp, 2003. PIETROSANTO, Ademir Giacomo ; SANTOS, Gildenir Carolino ; PILLON, Márcia Aparecida D´Alóia ; RODRIGUES, Célia Aparecida. Implementação de um módulo de circulação através do Software de Funções Integradas VIRTUA/VTLS: a experiência do Sistema de Bibliotecas da UNICAMP. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 10., Florianópolis, 2000. [Anais eletrônicos...]. Florianópolis : UFSC, 2000. VICENTIN, Luiz Atílio. A informatização do Sistema de Bibliotecas da UNICAMP. Campinas, SP: SBU/UNICAMP, 2003. (Relatório). ∗ Bibliotecária da Diretoria de Tecnologia da Informação do Sistema de Bibliotecas da /UNICAMP – Mestre em Biblioteconomia e Ciência da Informação pela PUC-Campinas, Doutoranda em Ciência da Informação pela USP – danif@unicamp.br ∗∗ Bibliotecário- Diretor do Centro de Documentação do Instituto de Economia/UNICAMP– pietro@eco.unicamp.br ∗∗∗ Bibliotecário-Diretor da Biblioteca da Faculdade de Educação/UNICAMP – Mestre em Educação pela da Faculdade de Educação/UNICAMP – gilbfe@unicamp.br Universidade Estadual de Campinas - Sistema de Bibliotecas Av. Sérgio Buarque de Holanda, s/nº - Cidade Universitária 13083-970 Campinas – SP – Brasil � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 13 - Ano: 2004 (UFRN - Natal/RN) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: (Re) Dimensão de bibliotecas universitárias: da gestão estratégica à inclusão social. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Operacionalidade e implementação do módulo de circulação do software integrado de funções VIRTUA/VTLS: a experiência do Sistema de Bibliotecas da UNICAMP. Creator An entity primarily responsible for making the resource Ferreira, Danielle Thiago; Pietrosanto, Ademir Giacomo; Santos, Gildenir Carolino Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O artigo apresenta um relato de experiência sobre a implantação do Módulo de Circulação do Software de funções integradas VIRTUA/VTLS pelo Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU), a partir do estudo do formato MARC 21 aplicado a este módulo. No ano de 2002, começamos com um Projeto Piloto do sistema de empréstimo da coleção, que hoje conta com 14 Setoriais já utilizando o módulo de circulação integrado, e que receberam infra-estrutura e treinamentos para a equipe do setor de Atendimento/Circulação, fato detalhado neste artigo. Também relata a atuação do grupo de estudos do Módulo de Circulação, formado pelas Bibliotecas do SBU que utilizam o mesmo, procurando apresentar através desses relatos, oriundos de reuniões e ocorrências diversificadas, a discussão e ênfase a necessidade de gerar procedimentos e padrões para que o Módulo funcione em perfeita harmonia em rede, facilitando a visualização, tanto da circulação quanto da pesquisa bibliográfica nas bibliotecas. Destaca as vantagens de utilização de um software de funções integradas voltado para o controle de materiais bibliográfico e o controle de registros dos usuários do Sistema de Bibliotecas, visto a experiência da UNICAMP. Language A language of the resource pt