http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/46/5078/SNBU2004_161.pdf 7b0b05d395d45cee55053a1a058df0ab PDF Text Text GESTÃO DO CONHECIMENTO: A MÁGICA DA EVOLUÇÃO ORGANIZACIONAL: A EXPERIÊNCIA DE UM SISTEMA DE BIBLIOTECAS Cristiani Regina Andretti∗ Márcia Regina Coelho∗∗ Patricia Becker Marques∗∗∗ RESUMO O artigo relata a experiência do Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade do Vale do Itajaí - Sibiun com a Gestão do Conhecimento. Apresenta o Programa de Gestão do Conhecimento - Progecon implantado por bibliotecários do Sibiun; a estratégia utilizada, os planos e processos direcionados para a administração do capital intelectual nas bibliotecas, criando ações para gerar, mapear, organizar e utilizar o conhecimento e a capacidade das pessoas em se comunicarem e compartilharem o que sabem. Atualmente o Progecon também vem sendo realizado num Ambiente Virtual de Aprendizagem onde seus colaboradores desenvolvem atividades, trocam idéias e compartilham conhecimentos, pela Internet, facilitando o contato entre os mesmos já que as bibliotecas do Sistema estão separadas geograficamente, distribuídas nos campi de vários municípios catarinenses, devido ao modelo multi-campi adotado pela Univali. PALAVRAS-CHAVE: Conhecimento. Gestão do conhecimento. Bibliotecas Universitárias. Mudanças. Recursos humanos. Trabalho em equipe. 1 INTRODUÇÃO As organizações buscam, dentre tantas teorias administrativas, aquelas que possam agregar novos paradigmas, para o aperfeiçoamento, desenvolvimento e enriquecimento de todas as pessoas envolvidas, sendo estas, colaboradores e gestores, visando o desempenho das habilidades, competências e do conhecimento. Utilizada como um instrumento de políticas importantes, a Gestão do Conhecimento - GC, exige pensamento e ação de gestores e colaboradores. Lembrando sempre, que o gestor de pessoas, de posse do conhecimento estratégico, conseguirá compartilhar com seus colaboradores, ferramentas �importantes para a compreensão de qualquer processo de gestão e seu funcionamento ordenado. Quando fala-se em conhecimento, pode-se firmemente reportar-se a GC, que surgiu no final da década de 80 e que desde então vem se modificando, atrelando novos conceitos e valores, atingindo as organizações e seus trabalhadores conforme as mudanças tecnológicas, sociais, políticas e econômicas. Ao fazer uso da pragmatização do conhecimento, o gerente de idéias, estará abrindo um cenário novo, de utilização da criatividade e do pensamento alheio, proporcionando, uma abertura aos demais, para liberarem seus conhecimentos, no único intuito de gerar resultados enxutos para a organização e conseqüentemente melhorias aos colaboradores. A GC é um conjunto de estratégias, planos e processos, direcionados para a administração do capital intelectual, criando ações para gerar, mapear, organizar, utilizar o conhecimento e a capacidade das pessoas em se comunicarem e compartilharem o que sabem, incluindo a identificação do conhecimento existente, criação de novos, manutenção, proteção e disseminação desses conhecimentos. O conhecimento é inato ao ser humano. É um fenômeno inerente às pessoas e que todas a qualquer momento, terão capacidade de agregar na empresa grandes idéias, atendendo única e exclusivamente, o bem estar de todos, gerando qualidade, satisfação, motivação e produção. Sabe-se que hoje, teoricamente falando, as empresas estão buscando caminhos para a formação de equipes coesas, criativas, transparentes, sinceras e inovadoras; com perspectivas de uma evolução humana. Sempre no sentindo de: querer mais, aprender mais, saber muito e distribuir infinitamente. Com a GC, nasce um novo gestor, com uma nova forma de ver; o grande, a alma, o pensante e o resultado. Um gestor que estimule a colaboração e que estabeleça um clima favorável à motivação, inovação, escuta, criatividade e �feedback gerencial. A infra-estrutura, tão básica, porém tão necessária, deve ser levada em conta, quando se pretende desenvolver um plano de GC. Não deixando de citar, a existência de uma formação condizente, sobre cultura organizacional, gestão de pessoas, sensibilidade humana, relacionamento interpessoal e conhecimento. 2 TRANSFORMANDO AS PESSOAS EM VERDADEIROS TALENTOS O Sibiun está vinculado diretamente a Proen - Pró Reitoria de Ensino - e é composto por nove bibliotecas sediadas em diferentes municípios catarinenses, devido ao modelo multi-campi adotado pela Univali. Atualmente as bibliotecas do Sibiun estão reestruturadas e com procedimentos e serviços padronizados, criando condições para promover a interação de suas bibliotecas e colaboradores, adequação do suporte técnico e informacional, como também, a distribuição de recursos financeiros; tudo isso, para um funcionamento eficaz e eficiente das bibliotecas na busca pela excelência no atendimento de seus usuários. O Programa de Gestão do Conhecimento - Progecon teve início em 2001, e surgiu da necessidade das Bibliotecas do Sibiun inovarem; com a preocupação de gerar, organizar, mapear, utilizar e compartilhar o conhecimento nelas gerados. Como uma biblioteca é uma organização formada por pessoas com conhecimentos diversificados, procurou-se aumentar a interatividade e o trabalho interfuncional entre as mesmas e seus colaboradores, para transformar o conhecimento individual em coletivo ou organizacional. O Progecon possui uma Comissão, formada por bibliotecários, que gerencia a GC no Sibiun. No início da criação desse programa, a Comissão ficou responsável em desenvolver atividades, leituras e estudos acerca do tema em questão. A Comissão também envolveu e reuniu os colaboradores das bibliotecas �do Sibiun em vários momentos, onde ocorreu uma série de atividades, como: apresentações pessoais; apresentação do Sibiun enquanto organização, estrutura administrativa, suas bibliotecas e setores. Em conjunto os colaboradores também definiram, aspectos como: missão, valores, princípios, objetivos e metas do Sibiun. Essas atividades foram realizadas no intuito de aproximar as pessoas, como já mencionado, a maioria separada geograficamente. Assim houve maior interatividade entre as pessoas, onde cada uma, tomou ciência, que é um elo importante para o Sibiun, favorecendo a troca de informações e geração de novos conhecimentos, fazendo-se firmar a GC nas bibliotecas do Sistema. Decorrente desse processo o Progecon criou equipes temáticas, denominadas células. As células criadas pelo PROGECON são as apresentadas a seguir: CÉLULAS CLIMA ORGANIZACIONAL E ESTRESSE OCUPACIONAL AÇÃO CULTURAL MELHORIAS NO ATENDIMENTO PROCESSAMENTO TÉCNICO SISTEMA eLISA 5s OBJETIVOS Buscar soluções para administrar problemas como: comunicação interna, clima organizacional, relações interpessoais e assim conseqüentemente o estresse. Promover o contato entre as comunidades de usuários e os elementos culturais, buscando propiciar condições de interação entre usuário, atividades culturais e biblioteca. Promover discussões e soluções para a melhoria no atendimento ao usuário, buscando qualidade nos serviços e produtos oferecidos pelo Sibiun. Padronizar as atividades técnicas através da elaboração de manuais, procedimentos, treinamentos e cursos entre os bibliotecários. Analisar o banco de dados eLISA, proporcionando mudanças e melhorias. Promover a qualidade de vida no trabalho dos colaboradores do Sibiun. Quadro 1 - Células do Progecon Para mobilizar os colaboradores do Sibiun a participarem dessas células e criar o comprometimento dos mesmos acerca da GC, foi enviado um convite por e-mail, para que os colaboradores, escolhessem a célula em que gostariam de fazer parte. �Em respostas ao convite, os colaboradores, optaram pela célula que tinham maior interesse ou familiaridade, dando início às atividades, compreendendo: reuniões quinzenais, grupos de estudo, elaboração de projetos e planejamento de trabalhos. Essas atividades promoveram a troca de informações, conhecimentos e experiências entre os membros; para soluções, inovações e melhorias nos recursos informacionais e serviços oferecidos, afim de, gerar mudanças e atingir resultados. Em 2002, em cada mês, houve uma programação com a apresentação de palestras e cursos. As palestras foram apresentadas, por professores da Univali das áreas de: Psicologia, Medicina e Administração, sobre os mais variados temas: estresse organizacional e qualidade de vida no trabalho. Quanto aos cursos, foram realizados em diferentes módulos, sobre o tema: excelência no atendimento. Esses cursos foram criados e ministrados pelos colaboradores do Sibiun. Com o envolvimento das pessoas nas células, a criatividade e a motivação de cada membro, as mudanças e as soluções começaram a acontecer, decorrentes da ação do grupo, construindo assim um comprometimento para que os objetivos fossem atingidos. Dessa forma com as informações recebidas, troca de conhecimentos, num processo dinâmico e contínuo, passou-se a agregar valor ao Sibiun. Foi necessário construir o conhecimento no trabalho, sensibilizando os colaboradores a inovarem e participarem de situações de mudança, não sendo meros espectadores no processo de geração de conhecimento. Oportunizando aos colaboradores serem agentes criativos, possuindo uma visão da realidade e das situações, tendo a capacidade de compreendê-las e produzirem sentido do que se compreendeu, construindo conhecimento que permita visualizar o surgimento de novas necessidades e perspectivas. �3 A GESTAO DO CONHECIMENTO NAS BIBLIOTECAS DA UNIVALI Muitas são as organizações que adotaram a GC e muitas também são as ações, desde a geração do conhecimento até a utilização do mesmo pelas pessoas. O importante é que cada organização encontre o seu próprio caminho para que a GC seja firmada e o conhecimento compartilhado entre os colaboradores. As organizações são diferentes e, no que diz respeito à gestão do conhecimento não existe um método único nem uma receita pronta para todas as organizações. No entanto observa-se que a maioria das organizações percorre caminhos similares quando decide investir na gestão do conhecimento. Ao analisar esses caminhos verifica-se que os mesmos apresentam características capazes de integrá-los em possibilidades de gerenciamento do conhecimento. Dessa forma torna-se a gestão do conhecimento como sendo o processo de promover e administrar a geração, o compartilhamento, o armazenamento, a utilização e a mensuração de conhecimentos, experiências e especializações nas organizações, refletindo esses diferentes caminhos que as organizações estão adotando. (GROTTO, 2001, p. 36) Nas organizações que trabalham a GC o ser humano vem em primeiro lugar, pois é dele que surgem as grandes idéias, os grandes projetos e serviços para a sociedade. Outro fator importante, para fazer a diferença e que deve ser lembrado na GC é o investimento em Tecnologia da Informação – TI. [...] a tecnologia da Informação [...] tem um grande valor no processo de estender o alcance e a velocidade de transferência do conhecimento. A tecnologia possibilita que as informações estejam disponíveis às pessoas certas quando são acessadas e procuradas por elas. No entanto, vale lembrar que a tecnologia da informação não cria nem garante ou promove a geração de conhecimento na cultura organizacional, a menos que a organização estimule esta atividade. O CKO [Chief Knowledge Officer] pode ser um caminho, só resta a própria organização decidir. (PEREIRA, 2003) Novos papéis estão surgindo com a implantação da GC nas organizações, um deles e a de Gestor ou Diretor do Conhecimento, o CKO, profissional que �deve estar capacitado para entender das tecnologias “para a captura, armazenamento e transferência do conhecimento”. (PEREIRA, 2003) Atualmente o Sibiun dispõe de uma Intranet utilizada para a GC na qual armazena-se e dissemina-se o conhecimento explícito gerado por seus colaboradores. Com o mapeamento eletrônico desse conhecimento; consultas são facilitadas, porque o acesso à informação é melhorado, possibilitando o compartilhamento do conhecimento para futuros projetos, pesquisas, cursos, palestras, recursos informacionais ou serviços, bem como, auxílio às tomadas de decisões dos gestores e diretores do conhecimento. Problemas como a falta e ruído na comunicação, pouca informação ou ainda, informações que estavam dispersas nos setores, engavetadas em disquetes, CDs, nos próprios arquivos dos computadores ou nas cabeças de seus colaboradores; levaram o Sibiun a reunir e disponibilizar as mesmas, em sua Intranet e que fossem utilizadas por todos quando necessário, favorecendo a troca de informações de forma organizada e precisa. Na Intranet, o Sibiun também dispõe de um conjunto de dados sobre as pessoas que nele trabalham, dados estes, que vão desde informações cadastrais (nome, endereço, fone e outros) até informações sobre sua vida profissional (formação acadêmica, experiência profissional, atividades desenvolvidas, atividades que estão aptos a desenvolver, idiomas de domínio e outros). O armazenamento destas informações pode ser utilizado para identificação de competências e habilidades. Criar um repositório ou a memória do conhecimento gerado no Sibiun proporcionou os seguintes objetivos: - Facilidade em localizar as informações e conhecimentos gerados; - Disponibilização de informações atualizadas; - Redução do retrabalho e custo na realização de novos projetos ou serviços; - Aprendizagem com as experiências de outras pessoas; �- Conhecimento da produção intelectual dos colaboradores; - Maior transparência de relatórios, manuais de serviços, projetos, entre outros; - Aumento na eficiência das pessoas no cumprimento de rotinas e procedimentos; - Melhoria na comunicação organizacional. Com a Intranet pode-se inserir informações online em um único ambiente para que todos os colaboradores possam acessar, permitindo que as pesquisas sejam feitas mediante consulta aos itens informacionais, facilitando a localização e comparação de fontes do conhecimento. E com isso entender e usar conhecimentos para criar e agregar valor, ajudar informações e conhecimentos a fluir para as pessoas certas e que as mesmas possam agir eficaz e eficientemente, com práticas que melhoram a capacidade das pessoas em compartilhar o que sabem. 4 PROGECON EM AMBIENTE VIRTUAL O Sibiun atualmente está utilizando o Ambiente Virtual de Aprendizagem à distância do Teleduc desenvolvido conjuntamente pelo Núcleo de Informática Aplicada à Educação (Nied) e pelo Instituto de Computação (IC) da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). A Comissão do Progecon acreditou que esse ambiente virtual seria propício ao trabalho de GC entre as suas bibliotecas, por se tratar de um ambiente de ensino/aprendizagem de alto nível, organizado, estruturado e destinado a oferecer cursos e disciplinas de ensino superior por meio da Internet. Com o uso dessa tecnologia, a participação das pessoas possibilita interações e comunicações, fazendo-as atuantes no processo de disseminação e geração de novos conhecimentos. O Ambiente Virtual de Aprendizagem do Teleduc, Figura 1, proporciona �condições para trocas de experiências, novos saberes, inovações e compartilhamento das criatividades pessoais. Ressaltando, sempre que a Univali utiliza-se de um modelo multi-campi, por estar distribuída em vários municípios. Facilitando a disseminação rápida da comunicação entre as bibliotecas do Sibiun. Figura 1 - Ambiente Virtual de Aprendizagem do Progecon Toda e qualquer atividade virtual nesse processo, é o começo de um grande salto na utilização da GC na Univali, principalmente como força dos profissionais bibliotecários, na qual tiveram essa idéia, de utilizar o ambiente virtual nas bibliotecas do Sibiun para trabalhar a GC. A construção do Progecon nesse ambiente virtual foi e está sendo um grande desafio para o Sibiun, pois é preciso agregar um perfil de construção de forma que, a comunicação, aprendizado, troca de informações e de conhecimento transpassem os espaços estabelecidos e formalizados das instituições e onde: criatividade e habilidade individual são oportunizadas por um ambiente novo, onde as pessoas possam criar e desenvolver novos conceitos para tornarem as bibliotecas do Sibiun ativas na sociedade competitiva em que estamos inseridos. �A dinâmica utilizada para a realização do Progecon no ambiente virtual, está estruturada em unidades e atividades, como nas relacionadas no quadro 2 a seguir, e proporciona aos seus colaboradores, pensarem e agirem coletivamente em busca de melhorias para o Sibiun e seu ambiente de trabalho. Unidade I Unidade II Relacionada à própria GC com atividades de leitura e discussões referentes ao tema. Distribuída em doze temas focalizando a pessoa em seu ambiente de trabalho. Fazendo-a observá-lo e refletir sobre como está funcionando esse ambiente. Os temas abordados são: valorização do ser humano e do seu conhecimento, criatividade, oportunidades em realizar as suas e outras atividades, progressos e sucessos, trabalho em equipe, companheirismo, entre outros. Quadro 2 - Estrutura da dinâmica utilizada no ambiente virtual de aprendizagem Sendo assim o Teleduc vem ao encontro da filosofia da GC, facilitando a geração e o compartilhamento de conhecimentos entre os colaboradores das bibliotecas do Sibiun. 5 CONCLUSÃO A GC prima pela busca incansável do novo profissional. O perfil desse profissional atrelado a sua criatividade, ao senso de liderança, a sua visão estratégica e a sua capacidade de trabalhar em equipe são os pontos chaves para as organizações que querem se destacar e se manter no mercado. Os colaboradores do Sibiun sentiram a necessidade de estarem nesse mercado e conquistarem melhorias para a organização em que estão inseridos. Por isso cria-se o Progecon e com ele, consegue-se capturar, armazenar e disseminar os conhecimentos gerados pelas pessoas integradas a esse Sistema. A Intranet veio como uma ferramenta tecnológica, capaz de preencher a necessidade de um ambiente mais integrado, onde o processamento das informações e do conhecimento gerado pelos colaboradores torna-se de fácil acesso, onde todos podem utilizar e alimentar. �O Progecon no Ambiente Virtual do Teleduc é uma conquista para os colaboradores do Sibiun, proporcionando maior contato e conseqüentemente promovendo uma comunicação mais rápida, na qual a troca de informações e a geração de novos conhecimentos favorecem a busca de soluções para a organização. As pessoas envolvidas nesse processo, tendem a ser mais receptivas, criativas e aptas a trabalharem em equipe, construindo um novo ambiente de trabalho, onde todos ganham e sintam que são valorizados. REFERÊNCIAS ABREU, Aline França de; GONÇALVES, Caio Marcio; PAGNOZZI, Leila. Tecnologia da informação e educação corporativa: contribuições e desafios da modalidade de ensino-aprendizagem a distancia no desenvolvimento de pessoas. Rev. PEC, Curitiba, v.3, n.1, p. 47-58, jul. 2002-jul. 2003. Disponível em: <http://www.bomjesus.br/publicacoes/revista_pec_2003.asp>. Acesso em: 25 maio 2004. ARAÚJO, Ronaldo Marcos de Lima. As novas “qualidades pessoais” requeridas pelo capital. Trabalho e Educação, Belo Horizonte, n. 5, jan./jun. 1999. ARROYO, Miguel. Pedagogia das relações de trabalho. Trabalho e Educação, Belo Horizonte, n. 2, ago./dez. 1997. ASSMANN, Hugo. A metamorfose do aprender na sociedade da informação. Ciência da Informação, v. 29, n. 2, p. 7-15, maio/ago., 2000. 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Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Gestão do conhecimento: a mágica da evolução organizacional: a experiência de um sistema de bibliotecas. Creator An entity primarily responsible for making the resource Andretti, Cristiani Regina; Coelho, Márcia Regina; Marques, Patricia Becker Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O artigo relata a experiência do Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade do Vale do Itajaí - Sibiun com a Gestão do Conhecimento. Apresenta o Programa de Gestão do Conhecimento - Progecon implantado por bibliotecários do Sibiun; a estratégia utilizada, os planos e processos direcionados para a administração do capital intelectual nas bibliotecas, criando ações para gerar, mapear, organizar e utilizar o conhecimento e a capacidade das pessoas em se comunicarem e compartilharem o que sabem. Atualmente o Progecon também vem sendo realizado num Ambiente Virtual de Aprendizagem onde seus colaboradores desenvolvem atividades, trocam idéias e compartilham conhecimentos, pela Internet, facilitando o contato entre os mesmos já que as bibliotecas do Sistema estão separadas geograficamente, distribuídas nos campi de vários municípios catarinenses, devido ao modelo multi-campi adotado pela Univali. Language A language of the resource pt