http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/47/5116/SNBU2006_125.pdf 19c6a0a9ec4e2839729a8a5b2fae3f32 PDF Text Text 1 COMPRA AUTOMÁTICA DE BIBLIOGRAFIAS DE CURSOS, ADEQUADAS ÀS EXIGÊNCIAS DO MEC Zely Siqueira Gonzaga Filha Bibliotecária, Universidade Cruzeiro do Sul – SP – Brasil zely.gonzaga@unicsul.br Ivone Haruyu Oogusuku Carvalho Bibliotecária, Universidade Cruzeiro do Sul – SP – Brasil ivone.carvalho@unicsul.br Jenildo Soares Santos Analista de Sistemas, Universidade Cruzeiro do Sul – SP – Brasil jenildo.santos@unicsul.br Maria Isabel Santoro Direção de Bibliotecas, Universidade Cruzeiro do Sul – SP – Brasil isabel.santoro@unicsul.br Inês Confuorto G. Macedo Assessoria da Pró-reitoria de Graduação da Universidade Cruzeiro do Sul - SP – Brasil - ines.macedo@unicsul.br RESUMO: (duzentas palavras) O departamento de Sistemas da UNICSUL optou por utilizar o software ORACLE, e desenvolver com a equipe local, programas integrados para atender à demanda de toda a Universidade. Assim, a Biblioteca pôde adotar um sistema específico de compra automática, a partir da indicação bibliográfica de cada disciplina (cerca de 2.000, dos 40 cursos existentes). Os dados bibliográficos digitalizados pelo docente, no plano de ensino passam a ser comparados com os do catálogo on-line das bibliotecas. Como o sistema mostra o número de alunos, é permitido ao Coordenador do Curso analisar o número de exemplares a ser adquirido, por Biblioteca, conforme exigências do MEC em relação às bibliografias. Este trabalho descreve cada uma das etapas que abrange desde a comparação do dado bibliográfico, filtrando os títulos identificados para compra até as demais etapas relacionadas à cotação, fornecedor, mapa, confirmação de compra, recebimento, entre outras. A dinâmica imprimida neste fluxo permitiu que, desde a entrada única do dado pelo docente, fosse possível acrescentar e / ou corrigir informações, em campos específicos, para realimentar a própria base do catálogo online. Ao receber o livro, ele é automaticamente tombado e encaminhado para a área de tratamento da informação, sendo um título novo, e, caso contrário, para o setor de preparação. Palavras-chave: biblioteca universitária, tecnologias de informação e comunicação, ensino e pesquisa, aquisição automatizada, cooperação de dados. �2 1 INTRODUÇÃO As bibliotecas universitárias brasileiras em especial, as vinculadas às universidades privadas, precisam constantemente manter uma coleção de livros de graduação atualizada e totalmente adequada às bibliografias dos cursos, uma vez que o próprio Ministério de Educação (MEC) faz essa exigência. Esse fato torna-se uma das questões centrais da graduação visto que a biblioteca tem papel essencial e interage como elemento facilitador na aquisição do conhecimento. Para cumprir essa meta, a Universidade Cruzeiro do Sul (UNICSUL), que trabalha com seriedade e determinação na busca pela qualidade do ensino, passou a estudar uma forma de agilizar todo o processo de compra, juntamente com a área de Sistema e da Pró-reitoria de Graduação (PROGRAD). A UNICSUL hoje conta com 3 Campi, localizados nos bairros Liberdade, Tatuapé e São Miguel Paulista em São Paulo e, em cada um deles funciona uma biblioteca. No Campus São Miguel está instalada a Biblioteca Central e nos outros 2 (dois) as Bibliotecas Setoriais (ver página www.unicsul.br/biblioteca). A Biblioteca Central é responsável tecnicamente pelas Bibliotecas Setoriais e centraliza os serviços de aquisição, processamento técnico, alimentação e manutenção da base de dados (catálogo on-line). O Sistema de Bibliotecas possui orçamento próprio que é liberado semestralmente, o que permite efetuar a compra de todo o material solicitado. Segundo pesquisa em andamento, Gonzaga, et al (2006) 68% das bibliotecas pesquisadas também possuem orçamento próprio o que é uma grande conquista para as bibliotecas universitárias brasileiras. A estrutura acadêmica da UNICSUL se constitui de quatro Centros, relacionados com as diferentes áreas de conhecimento: Centro de Ciências Humanas e Sociais (CCHS), Centro de Ciências Biológicas e da Saúde (CCBS), �3 Centro de Ciências Exatas e de Tecnologia (CETEC) e Centro de Ciências Administrativas e de Negócios (CCAN). Na composição desses Centros (ver página www.unicsul.br), encontram-se os 40 (quarenta) cursos oferecidos pela Universidade. Nesse conjunto de cursos são ministradas aproximadamente 2.200 (duas mil e duzentas) disciplinas. A manutenção atualizada dos Planos de Ensino de cada uma dessas disciplinas sempre representou um desafio para a PROGRAD, pois nem todos os docentes respeitavam os prazos determinados para entrega dos Planos, além de não existir total coerência nas informações quanto a conteúdo e apresentação. Ainda, a necessidade de gerar relatórios, com mais agilidade e facilidade, para as visitas de avaliação do MEC, foi outro aspecto desencadeador para o desenvolvimento de um sistema que pudesse executar essa tarefa, uma vez que as exigências do MEC passaram a ser cada vez mais detalhadas, como, por exemplo, a relação entre número de exemplares de uma indicação básica por número de alunos. Essas demandas e a falta de uma sistemática de entrega de pedidos de livros na Biblioteca, pela Coordenadoria de Cursos, justificou um trabalho conjunto da própria PROGRAD, da direção da Biblioteca e da área de Sistemas, que resultou na criação do Sistema WebPlan. Com esse Sistema, a área de compras da Biblioteca deixou de receber listas específicas de cada curso, enviadas em diferentes datas, apesar da Biblioteca sempre indicar prazos. Estas listas (arquivos), ao serem recebidas na Biblioteca, eram retrabalhadas, sofrendo correções de referência e análise de números de exemplares, além das solicitações serem, em muitos casos, de livros já existentes. Tudo isto resultava em duplicação de trabalho, o que gerava maiores gastos de tempo e recursos financeiros. �4 2 CRIAÇÃO DO SISTEMA WEBPLAN O departamento de Sistemas da UNICSUL optou por utilizar o software ORACLE e desenvolver, com a equipe local, programas integrados para atender à demanda de toda a Universidade. A Biblioteca, a partir de março de 1996, teve sua base de dados implantada e desenvolvida em Forms 3.0 e com relatórios na linguagem Cobol. Esse Sistema foi sendo aprimorado e, atualmente, a versão está em Oracle Forms 6.0 e os relatórios, em Oracle Reports 6.0. A Base de Dados da Biblioteca está integrada com os Sistemas da Secretaria, Egressos, Recursos Humanos e Tesouraria, para atender à demanda de empréstimo (cadastro de usuários, professores, ex-alunos e controle de multas). Isso mantém um alto nível de atualização e desburocratização de cadastro. O aluno, ao se matricular, por exemplo, pode ir diretamente para a Biblioteca e emprestar um livro; é somente necessário que ele se identifique com documento que contém foto. Voltando à questão das indicações bibliográficas, devido à grande quantidade de bibliografias adotadas nos Planos de Ensino, houve necessidade da UNICSUL racionalizar este processo, implantando um sistema informatizado para registro desses planos que recebeu o nome de WebPlan. Com os estudos para o planejamento do WebPlan, considerou-se que a PROGRAD alimentaria o Sistema, com os seguintes dados: horário e grade curricular de cada curso, nome da disciplina e professor responsável (uma vez que existem vários professores para uma mesma disciplina e somente um deles deve alimentar o WebPlan). O Sistema, objetivando facilitar a vida do docente, possibilitou o acesso via Internet ao WebPlan. Os dados a serem digitados estão descritos no item 3 e constam da Figura 1. �5 Com a implantação do WebPlan, foi possível desencadear a compra automatizada, na qual o professor, ao indicar um item da bibliografia, consulta automaticamente o catálogo online da biblioteca. A bibliografia pode ser atualizada a cada semestre, acrescentando ou não títulos novos e sempre seguindo o padrão para referência da ABNT (Norma 6023). 3 PROCESSO DE COMPRA DE LIVROS VIA WEPPLAN O Sistema WebPlan foi concebido para que, por meio da Internet, cada docente responsável por uma determinada disciplina pudesse incluir todos os elementos que integram o Plano de Ensino, isto é: ementa, objetivos, conteúdo, estratégias, avaliação e bibliografias básica e complementar. Primeiramente, o próprio docente digita todas as informações que o Plano deve conter e inclui, também, cada item da bibliografia (seja ela básica ou complementar). Quando ele preenche o campo de autor e / ou título, o Sistema automaticamente acessa o catálogo online da Biblioteca para checar a existência ou não daquele item. Em seguida, o Plano da disciplina passa pela aprovação da Coordenação de Cursos e pela PROGRAD. No nível da coordenação de Cursos determina-se o número de exemplares para compra, atendendo às exigências do MEC para a relação número de exemplares e quantidade de alunos. A partir da adoção do WebPlan, a Biblioteca alterou completamente as rotinas de compra de livros. Atualmente, o processo encontra-se com todas as etapas automatizadas. Os bibliotecários que trabalham na aquisição de livros utilizam senhas para entrar no Sistema, exatamente nas etapas de acesso à bibliografia básica e complementar disponibilizada para compra. Apresenta-se, a seguir, cada uma dessas atividades, iniciando pela própria bibliografia básica e complementar, por curso, que é o resultado da integração das bibliografias de cada disciplina, por semestre. Nessa operação, é importante destacar que o Sistema efetua as seguintes etapas: �6 - Verificação da existência do título; - Para títulos não existentes, o professor digita a referência completa do livro; - Para títulos já existentes, verificação do ano de publicação; - Quando a indicação bibliográfica for de ano anterior ao do livro existente na biblioteca, o próprio sistema faz a conversão para o ano mais recente e absorve todos os campos da referência, no formato ABNT (assim, no Plano de Ensino, as bibliografias estão sempre atualizadas), e - No caso de ano de publicação mais recente, o professor indica o ano desejado. Relação de Bibliografia por curso e semestre: acesso às bibliografias básica e complementar (Figura 1) com a informação de número de exemplares a ser adquirido, por Biblioteca, em função do número de alunos matriculados por curso. Esta etapa consiste em conferir os títulos que estão zerados para verificar se não há erro. A conferência é feita pela comparação da referência com a informação que consta da base de dados da Biblioteca (o erro mais comum, por parte dos professores, tem sido a entrada de autor coletivo). Figura 1 – WebPlan – Consulta ao Plano de Ensino Acertos em Bibliografias do Plano de Ensino: este processo consiste em verificar e corrigir qualquer dado que esteja incorreto, como autor, título, local de publicação, editora e ano. A referência precisa estar correta para facilitar a identificação pelo �7 fornecedor, no momento da cotação de preço da obra exata, e para facilitar a conferência no momento em que o livro chega à biblioteca, para ser cadastrado no pedido de compra. Solicitação de compra pela Biblioteca: nesta etapa, a biblioteca insere a quantidade de livros autorizada para comprar, separada por Campus (os exemplares de cada título são calculados automaticamente pela quantidade exigida pelo MEC, em função do número de alunos matriculados). (Figura 2) Figura 2 – Solicitação de Compras pela Biblioteca Relação de acervo solicitado por Centro para compra: nesta etapa, a solicitação de compra de livros sofre análise para verificar a duplicação de títulos entre cursos do mesmo Centro. Neste caso, são redefinidos os números de exemplares. Geração de pedidos de cotação: após ser inserida a quantidade para ser comprada, geram-se os arquivos com a lista única de títulos, com as quantidades necessárias para todos os Campi. Este arquivo é anexado ao e-mail para os fornecedores, com o ofício estabelecendo regras e prazo para o retorno da resposta da cotação. Normalmente, é solicitada cotação para aproximadamente 8 (oito) fornecedores. �8 Retorno da Cotação: os fornecedores retornam, por e-mail, o arquivo com a cotação de preço de cada título e as informações adicionais quando necessário, tais como alteração de título, autor, editora, prazo de validade da cotação e prazo para entrega. Para cada cotação é gerado um código para o curso e cadastro para o fornecedor. Neste momento, o sistema automaticamente separa e calcula os valores totais para cada Campus. Mapa de Cotações: depois do término do prazo estipulado para o retorno das cotações e todos os valores serem repassados para as tabelas, são geradas as planilhas com um código identificando o mapa de cotação separado por curso e Campus. O sistema seleciona automaticamente o fornecedor que cotou preço mais baixo e efetua o fechamento total de despesas por curso. O valor total da despesa de cada curso é separado por Campus e repassado para outra planilha onde há um controle total de quanto está sendo gasto por curso (Figura 3). Figura 3 – Mapa de Cotações Geração de Pedido de Compra: com a cópia do mapa de cotação, a biblioteca pode ter uma visão geral de todos fornecedores e selecionar no WebPlan os títulos que deseja comprar. A partir da seleção, é gerado um arquivo com a referência completa e com os dados, tais como data da geração do pedido, prazo de entrega, à qual Biblioteca pertence o pedido, o nome do curso e o valor total da despesa com fornecedor. Este arquivo é enviado por e-mail para confirmação de compra (Figura 4). �9 Figura 4 – Geração de Pedido de Compra Recebimento e cadastro de pedido de compra: com a entrega, por parte dos fornecedores, dos pedidos de compra, os livros são conferidos com a nota fiscal e o pedido de confirmação de compra. Após a conferência no WebPlan, digita-se o número do pedido e, automaticamente, aparece a planilha com os títulos solicitados e confirma-se o recebimento digitando-se a quantidade recebida e a data (Figura 5). Nesta etapa, destaca-se uma importante atividade que é a geração automática de tombos e relatório. Os livros novos (não existentes no acervo) são separados para processamento técnico. Os demais livros são encaminhados para preparação física (carimbo, etiqueta magnética, número de tombo e etiqueta com número de chamada). Figura 5 – Recebimento e Cadastro de Pedido de Compra �10 Relação de livros não cotados: após a confirmação de compra, imprime-se um relatório para verificar quais os títulos não foram cotados. Esta listagem sofre análise criteriosa do Bibliotecário para identificar, ainda, possibilidade de compra (pode ocorrer de se tratar, por exemplo, de uma Editora Universitária). Relação de livros pendentes: após um determinado tempo, imprime-se um relatório de livros por fornecedor, com todos os títulos de todos os cursos e dos três Campi que foram solicitados para compra, quantos foram entregues, quantos estão pendentes. A biblioteca envia esta planilha com todos os títulos que estão pendentes cobrando dos fornecedores a informação de possível entrega ou livro esgotado, enfim, dados para finalizar o processo. Com esta atividade encerra-se o processo de compra automatizado pelo WebPlan. Ainda, a Biblioteca mantém: Controle de despesa por curso: um controle das despesas contendo as segui ntes informações: número da nota fiscal, nome da livraria, quantidade de títulos, exemplares, valor da nota -fiscal e total geral da despesa por curso. Solicitação de pagamento das notas fiscais: esta solicitação é feita em outro Sistema automatizado, que é RM Nucleus, utilizado por todos os departamentos da Universidade. Considerando-se que a finalização de compra pelo WebPlan já inclui o tombamento de livros e a pré-catalogação na base de dados, somente os livros novos são encaminhados para o Setor de Processamento Técnico. 4 CONSIDERAÇÕES FINAIS As vantagem do novo Sistema WebPlan são inúmeras, mas vale destacar as que representaram de fato uma grande economia e racionalização de tarefas: �11 a) Para a PROGRAD: - o Sistema WebPlan, no caso de bibliografia básica, efetua automaticamente o cálculo de números de exemplares necessário ao atendimento das exigências do MEC; - Com o acesso ao Catálogo online, ao indicar uma bibliografia, o docente sabe, de imediato, se é uma obra já existente ou não na biblioteca; - Uniformização das referências nos Planos de Ensino; - As bibliografias do plano mantêm um nível de atualização constante; - Eficiência e eficácia na elaboração de relatórios para Avaliação de cursos realizada pelo MEC; - Acompanhamento da compra da bibliografia facilitado para a Coordenação de Cursos. b) Para a Biblioteca: - Melhoria da qualidade do pedido de compra em período pré-determinado, por semestre (as referências no Sistema são completas, em formato ABNT); - Recebimento de solicitações de compra em período pré-determinado, por semestre (maior garantia de cumprimento de prazos); - Verificação automática da existência dos títulos indicados na bibliografia nas três Bibliotecas (processo ágil com resultado muito positivo para as Bibliotecas, sistema anterior feito manualmente, portanto, muito lento); - O Sistema automatizado impõe junto aos fornecedores maior confiabilidade e garante cumprimento de prazos nas respostas (agilidade nas cotações); - Os dados da referência no WebPlan, digitados pelo docente, são conferidos pela Biblioteca e são incorporados à base de dados quando da compra efetivada, no ato do tombamento automático (dados digitados uma única vez, o que gera economia de tempo e exatidão de dados); - Agilidade no processo como um todo. �12 REFERÊNCIAS GONZAGA FILHA, Z.; et al. Mapeamento de bibliotecas universitárias das IES quanto à gestão e nível de informatização. São Paulo: UNICSUL, 2006 (pesquisa em andamento). SANTORO, M. I.; MACEDO, I. C. G. O real, o virtual e o digital: os caminhos para a integração do ensino e da pesquisa com a biblioteca digital da UNICSUL. Simposium Internacional de Bibliotecas Digitales, 4. Anais. Málaga, 21 a 23 de jun. de 2006. Universidad de Málaga. p. 322-332. www.unicsul.br/biblioteca www.unicsul.br � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 14 - Ano: 2006 (UFBA - Salvador/BA) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Acesso livre à informação científica e bibliotecas universitárias. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Compra automática de bibliografias de cursos, adequadas às exigências do MEC. Creator An entity primarily responsible for making the resource Gonzaga Filha, Zely Siqueira; Carvalho, Ivone Haruyu Oogusuku; Santos, Jenildo Soares; Santoto, Maria Isabel; Macedo, Inês Confuorto G. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O Departamento de Sistemas da UNICSUL optou por utilizar o software ORACLE, e desenvolver com a equipe local, programas integrados para atender à demanda de toda a Universidade. Assim, a Biblioteca pôde adotar um sistema específico de compra automática, a partir da indicação bibliográfica de cada disciplina (cerca de 2.000, dos 40 cursos existentes). Os dados bibliográficos digitalizados pelo docente, no plano de ensino passam a ser comparados com os do catálogo on-line das bibliotecas. Como o sistema mostra o número de alunos, é permitido ao Coordenador do Curso analisar o número de exemplares a ser adquirido, por Biblioteca, conforme exigências do MEC em relação às bibliografias. Este trabalho descreve cada uma das etapas que abrange desde a comparação do dado bibliográfico, filtrando os títulos identificados para compra até as demais etapas relacionadas à cotação, fornecedor, mapa, confirmação de compra, recebimento, entre outras. A dinâmica imprimida neste fluxo permitiu que, desde a entrada única do dado pelo docente, fosse possível acrescentar e / ou corrigir informações, em campos específicos, para realimentar a própria base do catálogo online. Ao receber o livro, ele é automaticamente tombado e encaminhado para a área de tratamento da informação, sendo um título novo, e, caso contrário, para o setor de preparação. Language A language of the resource pt