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A POLÍTICA DE FORMAÇÃO E DO DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES
ESPECIALIZADAS DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UFRJ: UMA
EXPERIÊNCIA DA COLEÇÃO DO LAMCE
Magda Almada∗
RESUMO
Apresenta e informa o tratamento da formação e do desenvolvimento das coleções
no âmbito da Informação especializada, propondo critérios de qualidade para os
processos de seleção, aquisição e avaliação das informações. A qualidade é uma
estratégia utilizada na melhoria dos produtos e serviços, buscando alcançar a
satisfação dos clientes. A eficiência/eficácia e precisão da informação, neste caso
especializada, se renova em uma velocidade que torna a literatura ainda que
recente, ultrapassada e obsoleta, ocasionando, assim, uma maior dificuldades das
bibliotecas manterem suas publicações sempre atualizadas. Portanto, é necessário
que sejam criados mecanismos de controle, que seja efetuado um bom
desenvolvimento dos serviços oferecidos pelas mesmas. Essas formas é que são
elaboradas através da política de desenvolvimento de coleções; pois quando bem
planejada, estruturada, funciona como diretriz para auxiliar o bibliotecário na tomada
de decisões, tanto em relação ao processo de seleção e aquisição do material a ser
englobado ao determinado acervo, como na manutenção da qualidade e atualização
da coleção.
PALAVRAS-CHAVE: Política de desenvolvimento de coleções.
Universitária. Biblioteca Especializada. Informação Especializada.
Biblioteca
1 INTRODUÇÃO
Nos eventos, periódicos, livros, listas de discussão e linhas de Mestrado e
Doutorado sobre Biblioteconomia e Documentação, Ciência da Informação, no
Brasil,encontram-se
em
dificuldades
provenientes
da
carência
de
material
bibliográfico sobre Formação e Desenvolvimento de Coleção, Seleção e Avaliação
de Coleção ou Política de Desenvolvimento de Coleções em bibliotecas. Enfim, a
terminologia toma-se um sentido indiferente quando há a ausência de um gráfico
evolutivo na bibliografia sobre a temática, assim ocorrendo a falta de fontes mais
adequadas para um efetivo trabalho prático.
�Mas podemos constatar ao examinar alguns autores que estão no movimento
de preservação do assunto em questão, tais como: Miranda (2003), FESPSP (2002),
Machado, Silva (2002), Weitzel (2002, 2000), Vergueiro (1997, 1995, 1989), Andrade
(1996, 1992), Figueiredo (1993, 1982) entre outros também chamam a atenção para
a importância dos bibliotecários tomarem consciência e conhecimento do papel que
tal faceta exerce nas atividades desenvolvidas pela Biblioteconomia.
A necessidade de uma pretenciosa revisão teórica está na relevância que o
próprio assunto e/ou disciplina por si só implica tanto no ambiente acadêmico quanto
no profissional, ajudando no despertar da dimensão, imensidão e riqueza que a
política de formação tem nos campos da teoria e prática biblioteconômica.
Observando os trabalhos apresentados nos eventos dos últimos anos, exceto
os SNBU’s que têm em suas atividades de avaliação de coleção a temática que mais
predominou nas comunicações, somando-se a grande parte dos cursos de
Biblioteconomia e Documentação no país que estão tornando-se cada vez mais
Gestão da Informação que Biblioteconomia reflete uma pausa e/ou movimento sutil
no crescimento do tema aqui proposto. Isso sem descartar a importância de outros
temas já abordados, pois o desenvolvimento de coleções encontra-se na mesma
ordem de grandeza que o exercício das demais facetas.
Verifica-se através das linhas mencionadas anteriormente que a validade da
seleção e avaliação de coleções é ainda melhor e maior quando o desenvolvimento
de suas atividades formam-se uma parceria da área educacional com a profissional.
2 O DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES E O POSTO DE SERVIÇOS DE
INFORMAÇÃO DO LAMCE
No ambiente de “bibliotecas universitárias têm entre seus propósitos
informacionais de sua comunidade discente, docente e de
pesquisadores, refletidas em conteúdos programátciso ou em
projetos acadêmicos dos cursos oferecidos pela Unidade que a
�abriga. A nível nacional desempenha um papel de destaque, pois é
detentora dos maiores acervos em Ciência e Tecnologia do
país.”(MACHADO, SILVA, 2002, p.2)
Nas linhas de Miranda (2003) apresenta que através da explosão da
informação ocorrida após a Revolução Industrial, a produção e circulação da
informação acelerou vertiginosamente, tornando-se fundamental a realização de um
planejamento eficiente no tocante a ampliação dos acervos. Assim entra em ação o
processo de desenvolvimento das coleções. Desenvolver coleções tem como um dos
significados sistematizar e criar procedimentos para seleção, aquisição, avaliação e
desbastamento do acervo.
As coleções precisam evoluir harmoniosamente em todas as áreas do acervo,
evitando seu crescimento desordenado, sem metas ou objetivos definidos.
Entretanto, Figueiredo (1999) citada por Miranda (2003) recomenda que a coleção
precisa ser equilibrada, tomando por base os relatórios estatísticos em coleta regular:
onde for constatado maior uso, a coleção deverá ser fortalecida; em caso contrário, a
coleção poderá ser mais fraca e para área de assunto sem demanda, não é preciso
manter coleçào alguma. O importante é ter conhecimento de outras bibliotecas onde
os usuários possam ser encaminhados e atingirem a plena satisfação de suas
necessidades informacionais.
O desenvolvimento de coleções de ve estar totalmente sintonizado com os
objetivos de cada tipo de biblioteca. Os usuários mais uma vez desempenham
relevante papel nesta atividade.
Ao começo do processo de desenvolvimento de coleções, como primeiro
passo devemos fazer um estudo de uso e usuários a que se destina tal biblioteca,
com o intuito de estabelecer os perfis das necessidades informacionais.
A política de desenvolvimento de coleções é um documento que tende
estabelecer critérios para garantir a qualidade e credibilidade da coleção, na tomada
�de decisões relacionadas com a incorporação ou a retirada definitiva de materiais
pertencentes ao acervo.
3 POLÍTICA DE DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES
A Política de Formação e do Desenvolvimento de Coleções é um tipo de
documento que aborda normas, planos e diretrizes para auxiliar a decisão de
incorporação ou rejeição de um determinado título à formação do acervo
dependendo da área específica do conhecimento. Ela registra os critérios para
seleção de todos od tipos de materiais, nas diversas formas de aquisição, além de
orientar na indicação do processo que se deve ter no descarte ou remanejo do
material.
Segundo Vergueiro (1989) citado por Miranda (2003), a política de
desenvolvimento de coleções irá funcionar como parâmetros que contribuirá na
tomada de decisão dos bibliotecários em relação à escolha do material a ser
incorporado ao acervo e à própria administração dos recursos informacionais. A
política fornecerá uma exposição do estado geral da coleção, demonstrando o
método para lacançar os objetivos e dar subsídios para os bibliotecários
argumentarem com as autoridades superiores, para a liberação de novas aquisições
como para recusas incoerentes ou sugestivo encaminhamento à outra coleção de
assunto correlato, primeiramente ao SIBI/UFRJ e após as coleções de outras
instituições.
A formação do acervo deve ser constituída através de uma política de
aquisição que, de acordo com seus recursos orçamentários deverá adquirir
diferentes tipos de materiais, tais como: Obras de Referência, Bibliografias, Índices,
Catálogos, Livros, Periódicos, Trabalhos, Acadêmicos, Folhetos, Mapas, Vídeos,
CD’s, DVD’s e outros. Assim atendendo algunas das seguintes finalidades: suprir os
programas do curso de Pós-Graduação da COPPE/UFRJ em Sistemas Petrolíferos;
�dar apoio aos programas de pesquisa e extensão da Instituição; atender o pessoal
dos serviços administrativos no exercício de suas atividades; fornecer obras de
informação que elevem o nível de conhecimento geral e específico de seus
colaboradores; resguardar materiais importantes que resgatem a história da
instituição, incluindo os documentos oficiais e publicações da própria Instituição, bem
como materiais sobre a mesma.
Na preparação da política é necessário que seja estabelecido os objetivos
para dar um maior direcionamento do acervo e até para se obter uma Política de
Planejamento Orçamentária Organizada tendo em vista alguns ítens básicos:
conhecer as necessidades e usos dos usuários, através da análise de uso das
coleções e sua atualidade; possibilitar um crescimento racional e equilibrado do
acervo na àrea específica de forma qualitativa e quantitativa; identificar os elementos
adequados à formação da coleção; determinar os critérios para duplicação de títulos;
estabelecer as prioridades de aquisição de material; acompanhar o surgimento dos
novos suportes de informação(convencional ou não-convencional); elaborar diretrizes
e planos para o descarte e reposição de material.
Um dos pilares mais importantes da política de desenvolvimento de coleções é
o processo de seleção, pois através dele são estabelecidos os critérios que visam
garantir a qualidade e o ajustamento para atender, a contento e sem medo do
exagero, as reais necessidades do cliente.
4 PROCESSO DE SELEÇÃO DO ACERVO
O processo de seleção da informação especializada (no caso Sistemas
Petrolíferos) torna-se cada vez mais criterioso, por alguns fatores tais como:
intensificaçào da interdisciplinaridade (acoplando áreas antes isoladas); variedade no
formato (relatórios, artigos de periódicos, anais de congresso, livros, patentes e
outros) e no suporte (papel, meio eletrônicos e outros).
�Para a biblioteca acompanhar essa evolução faz-se necessário uma contínua
e constante pesquisa explorativa na literatura específica frente às novas realidades
socioeconômicas. No objeto de compra para não ocorrer a aquisição de uma
publicação de pouco valor a agregar no acervo. Essa análise reporta a afirmação de
Campos (2002) citado por Miranda(2003) referente à 5ª Lei de Ranganathan “A
biblioteca é um organismo em crescimento”, tendo em vista que a biblioteca é uma
organização em desenvolvimento, pois a produção do conhecimento é uma ação
permamente. Nesse processo devemos saber refinar os documentos informacionais
que são lançados no mercado editorial para atender mais adequadamente o nosso
público potencialmente específico.
O procedimento na seleção é vital e por isso indispensável, visto que de nada
valeria ter um acervo imenso, todavia inadequado aos nossos consulentes; pois, sem
os mesmos, a biblioteca não passaria de um depósito de documentos e deixaria de
realizar seu papel de organizar, processar e disseminar as informações, objetivando
sua melhor qualificação aos pesquisadores, assim refletindo nos projetos que o
laboratório (LAMCE) estiver envolvido.
CRITÉRIOS DE SELEÇÃO
Na manutenção da qualidade a aquisição de novos materiais é necessário que
sejam estabelecidos critérios para seleção de materiais. Esses tomam como
parâmetros dois pesos e duas medidas: o interesse da comunidade a ser servida e
os recursos financeiros destinados para a aquisição. Vamos mencionar alguns
critérios até o momento estabelecido na biblioteca para o desenvolvimento do
acervo: a) número de usuários potenciais que poderão utilizar o material; b)
adequação do material aos objetivos e níveis educacionais do LAMCE; c) autoridade
do autor e/ou editor; d) edição atualizada; e) referência clássica que encontram-se
muitas das vezes esgotada (estabelecida como Obra Rara); f) qualidade técnica; g)
escassez do material sobre o assunto nas coleções da Posto de Serviços de
Informação; h) aparecimento do título em bibliografias; i) catálogos de editores e
�índices; j) indicação do título pelos professores e pesquisadores do LAMCE; k) custo
justificado; l) relevância/interesse/pertinência; m) trabalhos acadêmicos.
Os critérios acima mencionados encontram-se adotados no processo da
Formação e do Desenvolvimento de Coleções do LAMCE, cabendo esclarecer uma
vez mais referenciando através de uma das leis de Ranganathan “A cada livro o seu
leitor”, ou seja, cada coleção ajusta e aprimora seus parâmetros procurando atender
de acordo com sua realidade e suas metas.
Na aquisição é realizada a execução das decisões tomadas no processo de
seleção, ou seja, é o procedimento destinado a obtenção dos documentos. A
aquisição pode ocorrer através de três tradicionais modalidades: compra, doação e
permuta. A concretização desse processo por compra requer um trabalho delicado
por parte do bibliotecário encarregado para sua devida realização e correspondência
ideal com o material selecionado. Já em relação a doação e a permuta, não se exige
tanto empenho do profissional, mas todo material originário destas operações devem
ser analisados antes de serem inseridos ao acervo, para não criar uma coleção
imensa e fora da realidade aos interesses a que se destina. Em ambas podemos
perceber que se requer a avaliação dos usuários.
A maior dificuldade, normalmente, enfrentada pelas bibliotecas universitárias,
no processo de aquisição é a escassez financeira de recursos que leva forçosamente
o bibliotecário o que de imprescindível irá ser adquirido e desprezar os documentos
não prioritários ou não emergenciais.
Segundo outra sugestão de Miranda (2003) uma solução para melhor
gerenciar a falta de recursos financeiros é a aquisição compartilhada, decisão de
várias bibliotecas em estabelecer uma rede de aquisição para participarem de uma
troca entre si de informação; pois quando uma adquire, comunica as demais, não
sendo necessário adquiri-lo, principalmente, no que diz respeito às assinaturas de
periódicos e bases de dados em que os conteúdos são encaminhados para a
bilioteca. Isso está na dependência da obra; pois há publicação que são ferramentas
�de trabalho para determinado projeto que tal prática não teria validade. Saber
identificar o que importante do que é urgente, isso só acontece quando se conhece e
trabalho para e com os usuários.
6 AVALIAÇÃO DA COLEÇÃO
A avaliação da coleção deve ser sistemática e entendida como um processo
empregado para determinar a importância e a adequação do acervo com os objetivos
da Biblioteca e da Instituição, possibilitando traçar linhas e limites quanto à aquisição,
à acessibilidade e ao descarte, sendo portanto, imprescindível ao bibliotecário seja
esse de quaisquer acervos em exigência.
Quando falamos em avaliação do acervo é mais que válido mencionarmos:
O que a biblioteca deveria possuir e não possuir e o que possui, mas
não deveria possuir, tendo em vista fatores de qualidade e
adequação da literatura publicada, sua observância, as mudanças de
interesses dos usuários e a necessidade de otimizar o uso de
recursos financeiros limitados. (LANCASTER, 1996, p.20)
Os
métodos
utilizados
para
avaliar o acervo do LAMCE são os
tradicionalmente usados: quantitativos (tamanho e crescimento) e qualitativos
(julgamento por especialistas, análise do uso real). Após comparação dos resultados,
frutos das análises, assegura-se o alcance dos objetivos da avaliação da coleção,
como também cria-se um adequado suporte para uma melhor qualidade da política
de desenvolvimento de coleções. Assim é criado a avaliação qualitativa por meio do
julgamento por especialistas num assunto pode trazer alguns problemas, conforme
destaca Lancaster (1996) citado por Miranda (2003): o especialista talvez não seja
completamente imparcial, como também, não está familiarizado co m o perfil da
comunidade que a biblioteca atende.
�Com isso são sugeridos os seguintes critérios: a) distribuição percentual do
acervo por área é uma das maneiras a ser realizada a verificação das estatísticas da
necessidade e do uso do material que consentirá na determinação das àreas que
devem ter a sua coleção inovada, renovada e implementada (seja em exemplares,
títulos, material em outros idiomas e outros) e quais as àreas de pesquisa
encontram-se desprovidas de materiais bibliográficos e especiais que necessitam de
providências. Retomando Miranda (2003) vimos que em contrapartida, se for
confirmada a sub-utilização dos recursos bibliográficos em alguma àrea, a Biblioteca
deverá aferir e começando o processo de avaliação, a causa do problema, podendo
ser a falta de qualidade do material existente, desatualização, falha/falta de
interesse, desconhecimento da existência da obra, etc.; b) Sugestões dos clientes é
um parâmetro seguro para se avaliar as coleções e, portanto, através da mesma
poder-se-á verificar se a coleção satisfaz aos usuários; determinar os tipos e níveis
de necessidade e de uso em relação às coleções e as mudanças de interesse por
parte dos usuários especializados.; c) Comparação das coleçòes com listas,
catálogos e bibliografias recomendadas é o emprego deste método incide na
comparação do acervo com listas, bibliografias recomendadas e/ou adotadas, para
examinar os itens não existentes na biblioteca e quais devem ser adquiridos.
7 DEBASTAMENTO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO E ESPECÍFICO
É o processo pelo qual se exclui do acervo ativo, títulos e/ou exemplares,
partes
de
coleções,
quer
para
remanejamento,
descarte
ou
conservação
(restauração). É um processo contínuo e sistemático para que se conserve a
qualidade e adequação da coleção, ocorrendo sempre devido a necessidade de um
processo constante de avaliação da coleção e deve ser feito de acordo com as
expectativas do Posto de Serviços de Informação e com o julgamento da
Coordenação num prazo que varia entre 03 (três) e 05 (cinco) anos.
DESCARTE
�Depois de ser avaliado criteriosamente, o material desatualizado ou
inadequado é retirado ou não incluído na coleção ativa. Não tem fundamento guardar
material que não corresponda mais aos interesses dos usuários, além de possibilitar
a economia de espaço e organização/visualização do acervo, maior facilidade de
acesso ao acervo e mais eficiência no atendimento ao cliente.
Sem ser diferente dos demais processos, este também conta com a
participação especial do usuário; pois o cliente que contribuirá n aetapa do que é
para ser e por que descartar. No que refer-se a uma das características dos Postos
de Serviços de Informação o descarte é uma etapa primordial devido esses postos
não possuem acervo bibliográfico próprio, para empréstimo e assim possibilitam a
consulta local, restrita a obras de referência e a um acervo limitado de periódicos
correntes, cedido temporariamente pela biblioteca a qual estiverem subordinados”
8 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Podemos constatar que mediante a velocidade e intensidade com que se
modifica a informação(especializada), tendo como condição “Sine qua non” o
bibliotecário manter-se atualizado, visando ao acompanhamento das mais recentes
alterações e inserções na literatura do acervo. Assim atendendo mais e melhor as
solicitações/demandas dos usuários do LAMCE.
As linhas mencionadas no decorrer do trabalho nos ajuda a verificar que as
informações apontam na pretenciosa ênfase dada para a Política de Formação e
Desenvolvimento de Coleções e usuários(clientes). Observa uma atenção e
preocupação no que tange tal atividade a avaliação e seleção de materiais com a
comunidade a ser servida.
No entanto encontra-se uma fenda existente nos estudos pesquisados e
consultados tendo como centro de debate sobre Política de Formação de Coleções.
Textos dessa intenção de sinalizar, ou melhor, alertar precisam ser realizados uma
�vez que se verifica, através da literatura nacional, que existe não só uma car6encia
desse tipo de documento em nossas bibliotecas universitárias, ou seja, poucas são
as bibliotecas universitárias que desenvolve uma Política de Formação e do
Desenvolvimento de Coleções e que utilizam esse tipo de documento para direcionar
suas atividades, como também o “olhar” para o usuário parece ser segundo plano;
pois a grande parte dos critérios de qualidade e credibilidade mais política de
planejamento orçamentária organizada são voltadas a Seleção e Avaliação de
Coleções. Logo qual é a finalidade dessa rica atividade senão for para e com o
usuário que a própria atenda? Se o usuário é dado; pois trabalha com in(formação),
talvez seja por isso um dos motivos indireto da Formação e Desenvolvimento de
Coleções.
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UFRJ/COPPE/PEC/LAMCE (Laboratório de Métodos Computacionais em Engenharia) Endereço:
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Title
A name given to the resource
SNBU - Edição: 13 - Ano: 2004 (UFRN - Natal/RN)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia
Documentação
Ciência da Informação
Bibliotecas Universitárias
Description
An account of the resource
Tema: Bibliotecas universitárias: (Re) Dimensão de bibliotecas universitárias: da gestão estratégica à inclusão social.
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias
Publisher
An entity responsible for making the resource available
UFRN
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2004
Language
A language of the resource
Português
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Natal (Rio Grande do Norte)
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
Dublin Core
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A name given to the resource
A política de formação e do desenvolvimento de coleções especializadas do Sistema de Bibliotecas da UFRJ: uma experiência da coleção do LAMCE.
Creator
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Almada, Magda
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Natal (Rio Grande do Norte)
Publisher
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UFRN
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2004
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Description
An account of the resource
Apresenta e informa o tratamento da formação e do desenvolvimento das coleções no âmbito da Informação especializada, propondo critérios de qualidade para os processos de seleção, aquisição e avaliação das informações. A qualidade é uma estratégia utilizada na melhoria dos produtos e serviços, buscando alcançar asatisfação dos clientes. A eficiência/eficácia e precisão da informação, neste caso especializada, se renova em uma velocidade que torna a literatura ainda que recente, ultrapassada e obsoleta, ocasionando, assim, uma maior dificuldades das bibliotecas manterem suas publicações sempre atualizadas. Portanto, é necessário que sejam criados mecanismos de controle, que seja efetuado um bom desenvolvimento dos serviços oferecidos pelas mesmas. Essas formas é que são elaboradas através da política de desenvolvimento de coleções; pois quando bem planejada, estruturada, funciona como diretriz para auxiliar o bibliotecário na tomada de decisões, tanto em relação ao processo de seleção e aquisição do material a ser englobado ao determinado acervo, como na manutenção da qualidade e atualização da coleção.
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