http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/46/5198/SNBU2004_198.pdf 7f983c4c5ca50bf6ddfb5cc6a253b195 PDF Text Text AVALIAÇÃO DE USO DE PERIÓDICOS: IMPLANTAÇÃO DE UMA NOVA FERRAMENTA AUTOMATIZADA PARA A COLETA DE DADOS. Adriana de Almeida Barreiros∗ Ana Claudia Marques da Silva Débora Ferrazoli Penilha Edna Tiemi Yokoti Watanabe Fátima Aparecida Colombo Paletta Maria Tereza Magalhães Santos RESUMO O presente trabalho descreve a avaliação de uso de periódicos da Divisão de Biblioteca e Documentação do Conjunto das Químicas – Universidade de São Paulo, enfatizando a implantação de uma nova ferramenta automatizada na coleta de dados, através do código de barras e seu armazenamento em Banco de Dados desenvolvido em Access. Este sistema facilita o gerenciamento das coleções de periódicos, possibilitando o estabelecimento de núcleos básicos, formação e manutenção das coleções adequadas às necessidades dos seus usuários, bem como a devida aplicação dos recursos financeiros na decisão dos cancelamentos e renovações de assinaturas , inclusive na duplicação de títulos no campus. PALAVRAS-CHAVE: Avaliação de periódicos. Estatística de periódicos. Banco de dados Access. Coleta automatizada de dados. 1 INTRODUÇÃO É consagrado, na literatura, que para se atingir um bom resultado de avaliação de periódicos é necessária a aplicação de vários critérios. Entre eles, o uso é considerado como um fator de grande importância. A avaliação pelo uso permite obter em termos quantitativos, a freqüência de utilização da coleção para racionalizar as aquisições, determinando o núcleo básico, o que reforçará a permanência de determinados títulos e até mesmo a identificação das possíveis substituições. �A avaliação de periódicos é uma preocupação constante da Divisão de Biblioteca e Documentação do Conjunto das Químicas (DBDCQ) da Universidade de São Paulo (USP) desde 1983, quando foi instituído o Grupo de “Racionalização de Periódicos” pelo Sistema Integrado de Bibliotecas da USP (SIBi/USP). Nesta ocasião, foi feito um estudo para identificar núcleos de coleções de periódicos e a Biblioteca sofreu pequenos cortes de suas assinaturas para outras unidades da USP. O fato foi um alerta para a Biblioteca dar continuidade ao estudo de levantamento quantitativo de uso das publicações periódicas, implementando a coleta e o armazenamento dos dados. Pretendendo estudar o uso das coleções de periódicos em âmbito de USP, o SIBi solicitou que as bibliotecas efetuassem, no período de abril a outubro de 1985, registro quantitativo diário quanto ao uso dos periódicos existentes nas bibliotecas. Desde então, o SIBi/USP realizou trabalhos, tais como: definição de políticas de desenvolvimento de coleções; alavancamento de critérios de avaliação e identificação de núcleos de coleção de periódicos. Em 1993, foi criado o grupo de trabalho denominado Meta 7 – “Estudos em Gerenciamento de Acervos da USP”, composto por várias bibliotecárias do SIBi/USP, atuantes na área de aquisição. Com ele, houve um substancial enriquecimento das atividades de avaliação de coleções. 2 JUSTIFICATIVA A Divisão de Biblioteca e Documentação do Conjunto das Químicas integra o acervo de duas Unidades: Faculdade de Ciências Farmacêuticas e Instituto de Química. Considerada uma biblioteca de grande porte, possui atualmente 3.940 usuários ativos inscritos e mantém 736 títulos de periódicos correntes, sendo 476 títulos adquiridos por compra, 127 permuta e 133 recebidos por doação. A média �de livros e periódicos recolocados nas estantes é de 576 volumes/dia, o que torna necessário a otimização dos serviços e qualificação das coleções. O grande problema enfrentado pela Biblioteca, para a realização do levantamento de uso, sempre foi a forma de coleta dos dados, bem como o armazenamento da informação. No período de 1985 até 2002, a coleta era manual. Para fazer o armazenamento dos dados criou-se o AVALTIT1 – Base de Dados de Avaliação de Uso de Periódicos, desenvolvido em DBASE, facilitou a manutenção dos dados mensais, inserção de novos registros, ordenação de títulos, impressão de relatórios diversos e exclusão de registros. Em 2003, com a crescente demanda, o sistema necessitou sofrer modificações. Desta forma, toda Base de Dados foi migrada para o software ACCESS e a coleta dos dados passou a ser automatizada por meio de leitura de código de barras, facilitando a obtenção dos dados estatísticos, otimizando recursos humanos e melhorando o desenvolvimento na rotina da coleta de dados estatísticos diários, tornando-os mais confiáveis. 3 OBJETIVOS A Biblioteca, buscando atender plenamente as expectativas de seus usuários, sentiu a necessidade de agilizar e obter maior precisão na coleta dos dados de uso das coleções de periódicos, para otimizar o serviço de avaliação e propiciar dados para: a) cancelar e renovar assinaturas; b) identificar novos títulos para aquisição; c) completar falhas de coleções realmente importantes; d) estabelecer núcleos básicos de coleção; e) auxiliar nos critérios de seleção para aquisição de títulos de periódicos. �4 METODOLOGIA O desenvolvimento da primeira etapa (1985-2002) em DBASE, teve como objetivo a automação das rotinas dos serviços de avaliação de uso de periódicos. A coleta era feita manualmente e os dados eram armazenados no programa AVALTIT1, desenvolvido em DBASE, conforme FIGURA 1 e FIGURA 2, contendo as seguintes informações: • Título (Nome do periódico) • Unidade (FCF ou IQ) • Aquisição (Compra (C), Permuta (P), Doação (D)) • Notas (Informações referentes ao título “ Continuação de” ou “Continua como” outro título) • ISSN (Número Internacional Normalizado para Publicações Seriadas) • Periodicidade (Corrente (1), Não Corrente (2), Encerrado (3)) • Tipo (Periódico (P), Publicação Seriada (PS), Evento (EV), Referência (R)) • Idioma (Tabela de Idioma do Banco de Dados Bibliográfico da USP - DEDALUS • Data-início(Data do início da coleção) • COLBIB (Data do início e final da coleção na biblioteca) • Ano (Período de realização da estatística) • Código (Número seqüencial de registro determinado pelo Setor de Periódico • SYSNO (Número de controle do Banco de Dados Bibliográfico da USP – DEDALUS) • AnoAnterior (Total de consulta quando é Continuação de outro título) • Total (Somatória das consultas dos anos anteriores) A segunda etapa (2003- ) passou a ser desenvolvido no software Access, com implementação de novos campos e a coleta tornou-se automatizada e o �sistema sofreu modificações, em função da crescente necessidade e demanda de geração de relatórios para fins estatísticos. O Setor de Periódicos da DBDCQ elaborou e desenvolveu um serviço de migração dos dados coletados, no período de 1985-2003, para o Software Access. A base permaneceu com o mesmo nome AVALTIT1 com um total de 3.185 títulos incluindo periódicos, eventos, publicação seriada e referência. A coleta de dados passou a ser realizada utilizando uma listagem alfabética de títulos de periódicos, contendo código de barras, com informações do título e SYSNO (FIGURA 3). Os dados coletados são armazenados em um coletor PDT 6100, portátil, leve e resistente, combinando a praticidade da computação móvel com a segurança da comunicação em tempo real. Com a implementação do software Access, novos campos foram criados, visando atender às necessidade da DBDCQ.(FIGURA 4 e FIGURA 5). São eles: • Prioridade – (1 a 4) separa em quatro lotes priorizando os títulos a serem adquiridos por compra. • On-line – Título on-line é a tecnologia utilizada para a produção do texto eletrônico, proporcionando não só o acesso mais rápido a este texto, mas também, ampliando as possibilidades de uso da informação. A tecnologia do hipertexto permite "navegar" pelo próprio texto e fora dele, acessando links muitas vezes disponíveis em notas, nomes de autores ou referências bibliográficas. • Impacto – Fator de impacto é a média obtida entre o número de citações a um determinado periódico nos últimos dois anos e o número de artigos publicados por este periódico também nos últimos dois anos. Essa metodologia permite o ranqueamento de títulos dentro de uma mesma área, tornando visível o seu grau de importância. O Journal of Citation Reports – JCR é a fonte de credibilidade internacional para obtenção desse dado. �O aperfeiçoamento desse serviço agilizou a emissão de relatórios para a biblioteca (FIGURA 6 e FIGURA 7). 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS O fluxo de usuários que consultam diariamente as dependências da biblioteca é grande e a quantidade de periódicos consultado in loco, devido principalmente ao fato de ser um material que não circula para empréstimo, faz com que funcionários se dediquem em tempo integral na guarda deste tipo de acervo. Com a estatística automatizada de uso de periódicos, houve agilização na coleta de dados e, conseqüentemente, o aproveitamento destes funcionários para outras atividades. O aperfeiçoamento desse serviço permite tanto a estatística de uso da coleção de periódicos da DBDCQ, que é a avaliação quantitativa, como a emissão de relatórios detalhados sobre os periódicos dando subsídios para os especialistas (docentes) efetuarem a avaliação qualitativa. É um excelente instrumento para gerenciamento de inventários e conferências, gerando inúmeros relatórios. Outro fator importante é o suporte de informações para o Setor de Aquisição, principalmente fornecendo dados para reuniões envolvendo a Comissão de Biblioteca, ou SIBi/USP. ABSTRACTS The present study describes the evaluation of the use of periodical in the Library Division and Documentation of Chemistry Assembly – University of São Paulo, emphasizing the implementing of a new automated tool for data collection, through a bar code e its storage in a data base developed in Access. This system makes managing periodical collection easier; which makes possible the establishment of basic nucleuses, formation and maintenance of the adequate collections to the necessities of its users, and also the right financial resource application in the decision of cancellations and signature renovations, also in the duplication of titles in the campus. �KEYWORDS: Periodicals evaluation. Statistic of periodicals. Data base Access. Automated data collection. REFERÊNCIAS ANDRADE, D. C. et al. Estudos em gerenciamento de acervos da USP: critérios de avaliação de títulos de periódicos. In: SEMINÁRIO NACIONAL de BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 9., 1996, Curitiba. Anais... Curitiba: PUCPR,1996. 1 Disquete. ______. Núcleo básico de coleções de periódicos: atualidade, acessibilidade e manutenção. In: SEMINÁRIO NACIONAL de BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 11., 2000, Florianópolis. Anais... Florianópolis: UFSC, 2000. 1 CD ROM. COITO, M. I. et al A importância da pesquisa científica como critério para avaliação de periódicos em bibliotecas universitárias. In: SEMINÁRIO NACIONAL de BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 11., 2000, Florianópolis. Anais... Florianópolis: UFSC, 2000. 1 CD ROM. FIGUEIREDO, N. M. Desenvolvimento & avaliação de coleções. Rio de Janeiro: Rabiskus, 1993. 186p. KRZYZANOWSKI, R. F.; FERREIRA, M. C. G. 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DAS QUÍMICAS CURSOR Char: Word: <-- --> Field: ← → Home End Page: Help: AVALIAÇÃO DE USO DE PERIÓDICOS – - Menu Principal - UP DOWN ↑ ↓ PgUp PgDn F1 DELETE Char: Del Field: ^Y Record: ^U Insert Mode: Exit/Save Abort Memo Ins ^End Esc ^Home IQ UNIDADE CODIGO TITULO SYSNO ISSN PERIODICID TIPO IDIOMA DATAINICIO AQUISICAO COLBIB NOTAS ANOANTERIO ANO85A89 ANO90 ANO91 ANO92 ANO93 ANO94 ANO95 ANO96 ANO97 ANO98 ANO99 ANO00 ANO01 ANO02 ANO03 TOTAL 5 ACTA CHEMICA SCANDINAVICA 667719 0001-5393 3 0 INT 1947 C 1947-1999 INCORPORADO AO TITULO JOURNAL OF THE CHEMICAL SOCIETY. PERKIN TRANSA CTIONS 1 (TEMOS) 0 994 198 162 295 256 148 157 297 177 167 94 75 106 71 14 3211 FIGURA 1 - Planilha do programa de Avaliação de Uso - AVALTIT1 em DBASE com os respectivos campos. �SERVIÇO DE BIBL. E DOC. DO CONJ. DAS QUÍMICAS AVALIAÇÃO DE USO DE PERIÓDICOS – - Menu Principal - Qual a sua opção? (1-7) (1) Manutenção de dados Drive (2) Inserir novo registro Arquivo : AVALTIT1.DBF : C:\DBPLUS\AVALIA\ (3) Ordenação (4) Impressão de relatórios (5) Deletar registro (6) Configuração do sistema (7) Saída AVALIAÇÃO DE USO DE PERIÓDICOS - Menu de Manutenção - Entrada de quantidade de consultas a periódicos Qual o código de registro do periódico? TÍTULO : UNIDADE: TIPO : IDIOMA : AQUISIÇÃO : COLBIB : NOTAS : QTDADE : QTDADE DESTE MÊS : Drive: C:\DB3\ Arquivo: CPERIODI.DBF CÓDIGO : PERIODICIDADE : DATA-INÍCIO : Quantidade Atualizada: Dados Corrretos? (S/N) ou Edita ? (E) FIGURA 2 -Planilha de Avaliação de Uso AVALPER em DBASE. Consulta Mensal do ano corrente �FIGURA 3 – Listagem alfabética de títulos de periódicos em Access, contendo código de barras, com informações do título e SYSNO. FIGURA 4 - Planilha do Programa de Avaliação de Uso AVALTIT1 em Access com os respectivos campos. �FIGURA 5 – Planilha de Avaliação de Uso (AVALPER) em Access. Consulta Mensal do ano corrente FIGURA 6 – Modelo de relatório de Avaliação de Periódicos (Access) da Faculdade de Ciências Farmacêuticas, adquiridos por compra correntes, no período de 1985-2003. �FIGURA 7 – Modelo de relatório de Avaliação de Periódicos (Access). Os títulos mais consultados do Instituto de Química, no período de 1985-2003. ∗ adribar@bcq.usp.br ana@bcq.usp.br debora@bcq.usp.br ednatyw@bcq.usp.br fatima@bcq.usp.br tile@bcq.usp.br UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO – USP DIVISÃO DE BIBLIOTECA E DOCUMENTAÇÃO DO CONJUNTO DAS QUÍMICAS - DBDCQ Av. Prof. Lineu Prestes, 950, 05508-000 São Paulo – SP – Brasil Fone: (0xx11) 3091-3859 e 3091-3669 – Fax: (0xx11) 3812-8194 http://www.bcq.usp.br bibcq@bcq.usp.br � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 13 - Ano: 2004 (UFRN - Natal/RN) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: (Re) Dimensão de bibliotecas universitárias: da gestão estratégica à inclusão social. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Avaliação de uso de periódicos: implantação de uma nova ferramenta automatizada para a coleta de dados. (Pôster) Creator An entity primarily responsible for making the resource Barreiros, Adriana de Almeida et al. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O presente trabalho descreve a avaliação de uso de periódicos da Divisão de Biblioteca e Documentação do Conjunto das Químicas – Universidade de São Paulo, enfatizando a implantação de uma nova ferramenta automatizada na coleta de dados, através do código de barras e seu armazenamento em Banco de Dados desenvolvido em Access. Este sistema facilita o gerenciamento das coleções de periódicos, possibilitando o estabelecimento de núcleos básicos, formação e manutenção das coleções adequadas às necessidades dos seus usuários, bem como a devida aplicação dos recursos financeiros na decisão dos cancelamentos e renovações de assinaturas , inclusive na duplicação de títulos no campus. Language A language of the resource pt