http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/47/5265/SNBU2006_168.pdf 1a5232714fd9c250d2a38e091454be69 PDF Text Text GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO NO PROCESSO DE SELEÇÃO E AQUISIÇÃO DE ACERVOS PARA UM SISTEMA DE BIBLIOTECAS DE INSTITUIÇÃO DE ENSINO PRIVADO. Adriana Carla S. de Oliveira, Universidade Potiguar, Brasil (adrianacarla@unp.br)1 Dyane Karla da Silva, Universidade Potiguar, Brasil (dykarla@unp.br)2 RESUMO A pesquisa foi desenvolvida com o objetivo de propor melhorias no gerenciamento de informações que permeiam o processo de seleção e aquisição de acervos bibliográficos de um sistema de bibliotecas em uma instituição de ensino privado. Foram abordados assuntos nas áreas de gerenciamento e qualidade da informação, gerenciamento de aquisição por sistema de informação automatizado, política para desenvolvimento de acervos e a avaliação de serviços prestados a partir deste processo. E por fim, como gerenciar o fluxo dessas informações dentro de uma IES de ensino privado. A metodologia desenvolvida foi uma pesquisa exploratória com a aplicação de questionários com perguntas abertas e fechadas. A análise dos dados foi descritiva e qualitativa. O universo da pesquisa se deu em uma Universidade privada no Estado do Rio Grande do Norte e a amostragem foi com coordenadores de curso e professores de graduação. Os resultados obtidos serviram de base para melhoria no fluxo do processo de seleção e aquisição, bem como a utilização mais otimizada dos recursos financeiros disponíveis para aquisição de acervos. Palavras chave: Gestão da Informação. Gerenciamento de Aquisição de Acervo. Critérios de Seleção. 1 Mestre em Engenharia da Produção pela UFRN, Especialista em Gestão Estratégica de Empresas pela Universidade Potiguar - UnP, Graduada em Biblioteconomia pela UFPB, Coordenadora Geral do Sistema de Bibliotecas da UnP e Coordenadora da Biblioteca da Escola da Magistratura do Rio Grande do Norte. 2 Especialista em Gestão Estratégica da Informação pela UnP, Bacharel em Administração de Empresas. Assistente de Bibliotecas da Universidade Potiguar. �2 1 INTRODUÇÃO A revolução e evolução da Tecnologia da Informação ultrapassaram a virada do século permitindo que a informação e o conhecimento pareçam peças chaves das organizações. Informação como instrumento para reduzir incertezas e orientar as tomadas de decisões. Com isso esta pesquisa teve como finalidade identificar os pontos fracos do gerenciamento da informação no processo de seleção de acervo do Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade Potiguar. Abordando as principais etapas de um processo de seleção e aquisição de acervos bibliográficos e não bibliográficos, dentre eles destacam-se: o conhecimento do material existente por parte dos professores, a indicação na íntegra do que realmente a comunidade acadêmica - alunos, professores, funcionários e setores da instituição - necessitam, bem como atender aos critérios estabelecidos pelos padrões do Ministério da Educação. Visando assim, suprimir ou amenizar as expectativas informacionais desta clientela por parte dos alunos e conseqüentemente melhorias nos serviços oferecidos pelas bibliotecas da instituição. Ao término deste trabalho foram sugeridas propostas e recomendações de melhoria no fluxo informacional que servirão como alternativas para a tomada de decisão no processo de aquisição de acervos. 2 GESTÃO DA INFORMAÇÃO Atualmente se vive uma revolução nos princípios que orientam as organizações sociais, dentro de um processo evolucionário que começou com a aplicação da teoria geral de sistemas a partir dos anos 30 até a atual etapa da globalização das economias de mercado. . �3 Informação e conhecimento parecem ser as chaves de uma mudança, onde muitos chamaram e ainda chamam de quebra de paradigma, onde informação é considerada um instrumento que reduz incertezas e orienta nas tomadas decisões. Para Foína (2001, p.17) “podemos definir informação como um valor, ou dado, que possa ser útil para alguma aplicação ou pessoa”. Dessa forma, entende-se que os gestores precisam conhecer profundamente a organização que está sob sua responsabilidade, bem como o ambiente competitivo onde se opera, a fim de avaliar o impacto da turbulência ambiental e desenvolver o cenário para uma solução eficaz baseada em dados úteis para a tomada de decisão. Assim fica evidenciada a importância da informação, pois é por meio desta que os gestores conseguem identificar as oportunidades e ameaças que o ambiente oferece a empresa. Beuren (1998, p.43) afirma que “o desafio maior da informação é o de habilitar os gestores a alcançar objetivos propostos para a organização por meio do uso eficiente dos recursos disponíveis”. Essa concepção nos leva a refletir que antes de qualquer decisão faz-se necessário o conhecimento dos recursos existentes na própria empresa, fazendo uso no processo de gestão, especialmente na definição das melhores estratégicas, bem como se utilizar destes dentro de uma linha de confiabilidade, fidedignidade e qualidade. . �4 3 QUALIDADE DA INFORMAÇÃO Em termos de qualidade da informação, é importante compreender inicialmente que a tecnologia vem proporcionando profundas transformações nos procedimentos da produção, transmissão e uso da informação. Para Wurman (2000, p.318) “A medida que a tecnologia de informação amadurece o foco se desloca das máquinas para própria informação. O valor da tecnologia reside em sua capacidade de administrar o produto, ou seja, na informação”. Para Cândido (1999, p.7, apud Castels 2003)) “o que caracteriza a atual revolução tecnológica não é a centralidade de conhecimentos e informações e sim um ciclo de realimentação coletivo entre inovação e seu uso”. No atual momento, encontra-se em andamento uma revolução quanto aos princípios que orientam as organizações sociais, sendo que no processo evolucionário a informação e conhecimento transformam-se em chaves do novo paradigma. No caso de uma biblioteca, em específico a de natureza universitária, o especialista em seleção do acervo é responsável pelas diversas informações que manipuladas e analisadas irão sugerir a tomada de decisão para o processo de aquisição. O gestor depende de informações de setores internos, tais como: reserva, referência, empréstimos e processo técnico, e cada setor desenvolve conhecimentos próprios e compartilham informações que permeia todo o setor e juntamente desenvolvem um processo sistêmico, integrado e co-responsável do processo maior. . �5 Processo maior que deve atender aos critérios qualitativos da instituição baseando-se, primordialmente nas necessidades informacionais da comunidade acadêmica e dos cursos oferecidos pela instituição. 4 POLÍTICA E DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES Sendo a biblioteca universitária uma célula de uma organização, e, portanto sujeita as mesmas leis e metodologias aplicáveis ao conjunto de organizações sociais dos dias atuais, estão como descreve Moreira (2003, p. 7). Elas estão sendo transformadas de organizações centradas no acesso a informação, de depositárias de formatos impressos para organizações menos adotadas a idéia de lugar e a de documentos impressos. Estão relacionando usuários com informações disponíveis localmente ou acessíveis remotamente e capacitando usuários para tornarem-se mais auto-suficientes como buscadores de informação. A missão delas estaria mudando elas sempre foram vistas como elos da conexão dos investigadores com a informação requerida mas os meios disponíveis para ampliar o sucesso da missão estão mudando dramaticamente. Como tal, os papeis que correspondem às bibliotecas no processo de comunicação cientifica estão tornando-se proativos, assertivos e cooperativos. Bibliotecas em transformação como lembra a citação acima, estão no processo de alcance de seu potencial, transformando-se do que são para alcançar o que pretendem ser. Estão preocupadas em aquilatar suas potencialidades, em analisar fortalezas e suas fraquezas, bem como em buscar alternativas estratégicas para atingir objetivos e metas que garantam, mais que sua sobrevivência o atingimento de sua missão. Em se tratando de seleção Vergueiro (1997, p. 74) afirma que, A melhor condição de satisfazer o usuário será a de coordenar as diversas demandas ou necessidades existentes, balanceando o acervo segundo a importância relativa dos assuntos, priorizando a seleção em função dos projetos em desenvolvimento na instituição ou de seus recursos existentes, atuando em conjunto por especialista nos assuntos representados no acervo. . �6 Com isso observa-se que existem muitos profissionais que exercem a atividade de seleção com todo cuidado e são bem sucedidos no desenvolvimento de coleções, analisam cada material que incluam no acervo, utilizam critérios bem elaborados, discutem com os usuários a importância de cada item, negociam interesses divergentes, evidenciando em todo os seus atos precisam de suas decisões. Para Moreira (2003, p. 2) ”Se algum enlace inicial é possível e desejável ele deve ocorrer no contato inicial do professor com a biblioteca para um bom planejamento de uso do material bibliográfico disponível e possível”. Seria indispensável que o corpo docente conhecesse em relativa profundidade os acervos existentes na biblioteca e realizasse na medida das possibilidades um aproveitamento do material disponível para seus planos de ensinos das disciplinas ofertadas. Evitando assim, uma incompatibilidade com o que é ofertado no acervo da biblioteca como o que é ministrado e sugerido em sala de aula. Ainda para Vergueiro (2000, p. 76) “É natural que parte dos usuários deseje que o acervo contemple mais suas necessidades de informação”. Não há a pretensão que a Biblioteca disponibilize todo o acervo necessário para ampliação dos conhecimentos de sua vida acadêmica, mas entende-se que o professor é a principal fonte para formação de um bom acervo de suporte para cada disciplina, buscando assim, contemplar as necessidades informacionais dos usuários. . �7 4.1 CRITÉRIOS DE SELEÇÃO Para que as necessidades informacionais da clientela acadêmica sejam contempladas, faz-se necessário à exigência de uma política de desenvolvimento de coleções da rede de bibliotecas de IES que tem por finalidade definir critérios para a Gestão do Acervo. Esta gestão deve contemplar o desenvolvimento e atualização do acervo e seus objetivos segundo Figueiredo (1998, p. 78) deve: - estabelecer normas para seleção; - disciplinar o processo tanto em quantidade como em qualidade; - atualizar permanentemente o acervo; - direcionar o uso racional dos recursos financeiros; - estabelecer prioridades; - traçar diretrizes para avaliação de coleções. 4.2 ATUALIZAÇÃO E EXPANSAO DO ACERVO Atualmente com o crescimento do fluxo de informações, tornou-se necessário adotar critérios para uma política de atualização e de expansão do acervo das bibliotecas, que tem como objetivo adequar-se as demandas informacionais dos acervos e dos usuários freqüentadores das bibliotecas das instituições. Vergueiro (1997, p.23) comenta que, A velocidade com que as informações se desatualizam varia conforme a área de conhecimento em que a biblioteca atua. Documentos de algumas chamadas ciências exatas, como computação , se desatualiza rapidamente. Por isso, os bibliotecários das áreas de ciências exatas necessitam estar bastantes atentos a este critério, visando minimamente acompanhar o ritmo com que novas tecnologias surgem e . �8 desaparecem. Nas ciências humanas, obras antigas costumam ser muito valorizadas pelos pesquisadores, por constituírem uma contribuição já reconhecida e incorporada ao conhecimento. O grande salto qualitativo dos tipos de materiais bibliográficos deve-se à crescente importância na sociedade moderna do item informação tornando-se um produto estratégico no desempenho na identificação de vários instrumentos que foram sendo criados ao longo do tempo para subsidiar a comunicação/acesso entre o produtor e usuário da informação. Tornando-se um produto estratégico no desempenho interação e sinergia no processo social e econômico, transformando-se em um novo setor definido como o do conhecimento ou da informação. Em conseqüência disso o volume sempre crescente de informações suportes têm levado as organizações, responsáveis pelo tratamento, armazenagem e recuperação à criação de mecanismos para possibilitar o uso da grande massa de dados disponíveis. Em uma visão resumida elaborada, pode-se identificar os vários instrumentos que foram sendo criados ao longo do tempo, para subsidiar a comunicação o acesso entre o produtor e usuário da informação. 3 METODOLOGIA A metodologia adotada foi uma pesquisa de caráter exploratória onde se identificou o não estabelecimento de prioridades para aquisição por parte dos selecionadores (coordenadores de cursos e professores), para coleta de dados foi aplicado o seguinte instrumento de pesquisa: entrevista com perguntas abertas e fechadas. . �9 3.1 MODELO DA PESQUISA Nesta pesquisa foram aplicadas variáveis dependentes. As variáveis dependentes foram definidas através de atributos qualitativos e quantitativos. 3.2 UNIVERSO DA PESQUISA A informação, neste novo cenário, passa a ser considerado um recurso estratégico. Atualmente, toda empresa está voltada com amplos e diversos tipos de informações e para competir nesse ambiente altamente dinâmico, o segredo do sucesso é a agregação de valor a partir do acesso do tratamento da utilização e da disseminação da informação. O estudo tratou-se de uma pesquisa de caráter exploratório que analisou pontos de vista de professores e coordenadores de cursos, buscando identificar e analisar formas e dados utilizados para seleção e aquisição de acervos da instituição. 4 RESULTADOS Quanto a Política de Aquisição de Acervos. A analise descritiva qualitativa dos dados descreveu que por ausência do trato de informações identificou-se o não estabelecimento de prioridades para aquisição de materiais bibliográficos e não bibliográficos por parte dos selecionadores, adquirindo bibliografias já existentes, desatualizadas e coleções não utilizadas por falta de conhecimento do docente da área e indicação de bibliografias não presentes em detrimento dos existentes. . �10 Com isso faz-se necessário o trato e discernimento da informação para que haja, conhecimento, preparação e disciplina no processo de seleção e aquisição de acervos, observando tanto quantidade como qualidade de acordo com as características dos cursos oferecidos pela instituição. Durante a entrevista foram abordadas algumas variáveis dentre elas enfatizou-se: - conhecimento do material existente (bibliografias); - pesquisa de opinião com usuários; - consultas com fornecedores em catálogos atualizados e as novas tendências nas áreas do conhecimento; - consenso entre selecionadores da mesma área de atuação e quantidade x número de alunos. No quesito conhecimento do material existente predominou a falta de um sistema de informação interligado em rede que facilite a pesquisa do material existente. No quesito Opinião dos usuários, constatou-se a inexistência desse tipo de coleta de dados. Para a categoria de fornecedores detectou-se o difícil acesso a catálogos atualizados. E por fim, o consenso entre selecionadores, inferiu-se que cada processo seleciona o necessário para compor o processo pedagógico de cada curso, mas que este mostra uma certa compatibilidade entre o projeto pedagógico e o acervo existente, porém é incompatível o número de exemplares em proporção com o número de alunos existentes para cada curso. . �11 5 CONCLUSÃO A evolução tecnológica, característica inquestionável deste século, vem causando impacto em todas as áreas do conhecimento humano, sendo que em algumas delas, seu reflexo parece ser mais evidente. Considerando a área de Biblioteconomia e da Ciência da Informação, o impacto dos avanços tecnológico tem sido forte e altamente mais visível, o que pode ser comprovado tanto pela farta literatura nacional e internacional que aborda esta temática. As bibliotecas atuais e do futuro já são compostas de materiais reais e virtuais, possibilitando formas diversificadas de acesso ao conjunto de seus recursos informacionais. O ponto básico a ser considerado pelos profissionais da informação não deve ser a tecnologia por ela mesma e sim a possibilidade de intermediar acesso à informação de forma mais ágil, eficiente e eficaz. Para tanto, constatou-se nesta pesquisa que em sua maioria as bibliografias selecionadas não suprem as necessidades informacionais, sejam nos aspectos qualitativos sejam sob a ótica quantitativa. Verificou-se ainda que as informações que circulam entre os setores que compõem o processo de seleção, necessitam de um melhor gerenciamento de informações, observando em primeiro momento de onde parte o processo e quais os critérios escolhidos para a seleção e aquisição de acervos bibliográficos. Faz-se necessário a reelaboração do Fluxo Informacional do processo de Gestão do Acervo e a definição de critérios objetivos para permear todo o processo de gerenciamento deste serviço. . �12 REFERÊNCIAS BEUREN, Ilsen Maria. Gerenciamento da informação: um recurso estratégico no processo de gestão empresarial. São Paulo: Atlas, 1998. FIGUEIREDO, Nice Menezes de. Desenvolvimento e avaliação de coleções. 2. ed. Rio de Janeiro: Thesaurus,1998. LÊ COADIC, Yves – François. A ciência da informação. Brasília: Brinquet de Lemos,1996. LANCASTER, F.W. Avaliação dos serviços de bibliotecas. Brasília: Brinquet de Lemos, 2004. MOREIRA, Arthur da Silva. Projeto pedagógico e biblioteca: Um casamento mais que desejável, necessário. São Paulo, disponível em:< http://www.ofaj.com.br>. Acesso em 23 de maio de 2006. OLIVEIRA, Maria Marly. Como fazer projetos, relatórios, monografias, dissertações e teses. 2ed. Rio de Janeiro: Ímpetos, 2003. VALETIM, Marta P. Profissionais da informação: formação, perfil e atuação profissional. São Paulo: Polis, 2000. VERGUEIRO, W. Seleção de materiais de informação: princípios e técnicas. 2 ed. Brasília: Brinquet de Lemos,1997. MANAGEMENT OF THE INFORMATION IN THE ELECTION PROCESS AND ACQUISITION OF QUANTITIES FOR A SYSTEM OF LIBRARIES OF INSTITUTION OF PRIVATE EDUCATION. ABSTRACT The research was developed with the objective to consider improvements in the management of information that permeiam the process of election and acquisition of bibliographical quantities of a system of libraries in an institution of private . �13 education. They had been boarded subjects in the management areas and quality of the information, management of acquisition for automatized system of information, politics for development of quantities and the evaluation of services given from this process. E finally, as to inside manage the flow of these information of a IES of private education. The developed methodology was a exploration research with the application of questionnaires with open and closed questions. The analysis of the data was descriptive and qualitative. The universe of the research if gave in a private University in the State of the Great River of the North and the sampling was with coordinators of course and professors of graduation. The gotten results had served of base for improvement in the flow of the process of election and acquisition, as well as the optimized use more of the available financial resources for acquisition of quantities. Key Words: Management of the Information. Management of Acquisition of Quantity. Criteria of Election. . � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 14 - Ano: 2006 (UFBA - Salvador/BA) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Acesso livre à informação científica e bibliotecas universitárias. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Gerenciamento da informação no processo de seleção e aquisição de acervos para um sistema de bibliotecas de instituição de ensino privado. Creator An entity primarily responsible for making the resource Oliveira, Adriana Carla S. de; Silva, Dyane Karla da Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource A pesquisa foi desenvolvida com o objetivo de propor melhorias no gerenciamento de informações que permeiam o processo de seleção e aquisição de acervos bibliográficos de um sistema de bibliotecas em uma instituição de ensino privado. Foram abordados assuntos nas áreas de gerenciamento e qualidade da informação, gerenciamento de aquisição por sistema de informação automatizado, política para desenvolvimento de acervos e a avaliação de serviços prestados a partir deste processo. E por fim, como gerenciar o fluxo dessas informações dentro de uma IES de ensino privado. A metodologia desenvolvida foi uma pesquisa exploratória com a aplicação de questionários com perguntas abertas e fechadas. A análise dos dados foi descritiva e qualitativa. O universo da pesquisa se deu em uma Universidade privada no Estado do Rio Grande do Norte e a amostragem foi com coordenadores de curso e professores de graduação. Os resultados obtidos serviram de base para melhoria no fluxo do processo de seleção e aquisição, bem como a utilização mais otimizada dos recursos financeiros disponíveis para aquisição de acervos. Language A language of the resource pt