http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/47/5277/SNBU2006_171.pdf 5c5487735eff7b78379caf28de73ef59 PDF Text Text GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DA AQUISIÇÃO E COBRANÇA DA COLEÇÃO DE PERIÓDICOS DA UNICAMP Luiz Atílio Vicentini Especialista em Gestão de Negócios e Tecnologia da Informação, Bacharel em Biblioteconomia Coordenador do Sistema de Bibliotecas da UNICAMP vicentin@unicamp.br Maria de Lourdes Fernandes Villas Boas Bacharel em Biblioteconomia Diretora de Gestão de Recursos do Sistema de Bibliotecas UNICAMP lvboas@unicamp.br Gilmar Vicente Bacharel em Biblioteconomia Diretor de Tecnologia da Informação do Sistema de Bibliotecas UNICAMP gil@unicamp.br Fabiana Araújo Lemos Bacharel em Biblioteconomia Diretoria de Gestão de Recursos do Sistema de Bibliotecas UNICAMP fabiar@unicamp.br Cileia Freitas Marangoni de Oliveira Bacharel em Pedagogia Administrador de Banco de Dados Diretora de Gestão de Recursos do Sistema de Bibliotecas UNICAMP cileia@unicamp.br Ludgero Scocia Junior Técnico em Informática Programador de Sistemas Biblioteca do Instituto de Artes da UNICAMP ludgero@iar.unicamp.br Resumo As bibliotecas universitárias são as maiores detentoras dos acervos de ciência e tecnologia do país, e por isso desempenham um papel primordial na preservação e divulgação da informação científica. Apesar do advento cada vez maior das publicações com acesso eletrônico, a Unicamp assina cerca de 90% da sua coleção de periódicos em papel, visando a garantia da preservação da sua �coleção. As assinaturas de periódicos requerem agilidade na aquisição e na cobrança das falhas para evitar prejuízos acadêmicos e financeiros para a Instituição. Para gerenciar uma coleção com 5000 títulos de periódicos e otimizar os procedimentos administrativos a ela relacionados, é necessário à busca constante de novas soluções para a melhoria dos serviços. Diante disso e aliado ao aumento substancial dos preços das assinaturas, o Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU), sentiu necessidade de rever o sistema até então usado, que era semi-automatizado e exigia uma grande demanda de mão de obra. Criado com tecnologia de software livre, o novo sistema permite o controle das rotinas de aquisição, administrando as etapas do processo de recebimento e pagamento das invoices, levantamento e cobrança das falhas e o patrimônio dos fascículos recebidos, oferecendo uma interface via web às bibliotecas, administradores e fornecedores. Palavras Chave: GESPER - Sistema de Controle de Publicações Seriadas, Publicações Seriadas - Aquisição, Publicações Seriadas - Cobrança. 1 - INTRODUÇÃO A Universidade Estadual de Campinas – Unicamp retrata em sua missão: “Criar e disseminar o conhecimento na ciência e tecnologia, na cultura e nas artes, através do ensino, da pesquisa e da extensão, dentro de referenciais de excelência em todos os campos do saber, ... “ É dever da Instituição Pública, no presente caso a Universidade, dentro de seus princípios fundamentais de ensino, pesquisa e extensão, dotar a comunidade acadêmica dos meios para que esses princípios sejam plenamente atingidos. A publicação periódica é considerada um dos principais meios de divulgação da informação científica dentro do meio acadêmico e serve de memória e avaliação da produção científica dos pesquisadores da instituição. É principalmente através das publicações científicas que o conhecimento é criado e transmitido e não existe ciência e conhecimento sem a publicação científica. Segundo Mueller(1994) “A excelência da coleção de periódicos científicos tem sido relacionada com a capacidade de pesquisa da universidade”. �Historicamente é sabido que a coleção de periódicos da Unicamp é extremamente relevante e representativa, sendo altamente demandada, não só pela comunidade interna como também pela comunidade científica e acadêmica do país. Segundo Targino (2000) ...” o periódico impresso ainda é um dos canais mais utilizados para a comunicação dos resultados de pesquisa, preservando os traços fundamentais do seu formato e de suas funções...” Apesar do advento cada vez maior das publicações com acesso eletrônico, a Unicamp ainda assina a grande maioria dos seus títulos em papel, procurando com isso garantir seu patrimônio, já que, conforme escreve Machado (2002) ... “as bibliotecas universitárias desempenham um papel de destaque no desenvolvimento da ciência, pois são as maiores detentoras dos maiores acervos em Ciência Tecnologia do país”, acervo este, construído ao longo dos anos e utilizando elevados recursos financeiros. 2 - OBJETIVO Baseado na organização do sistema vigente e na experiência adquirida com o gerenciamento e administração do sistema de periódicos foi desenvolvido um sistema visando à automatização do gerenciamento dos processos de aquisição e controle do recebimento de periódicos. 3 - JUSTIFICATIVA As bibliotecas universitárias têm encontrado dificuldades em manter a coleção de periódicos científicos atualizada, devido à explosão informacional e ao aumento exagerado nos preços das assinaturas, pelos editores comerciais. Os custos das assinaturas de periódicos, cada vez mais elevados para as bibliotecas que atuam como intermediárias no ciclo da comunicação científica, vem tendo reflexos para os países em desenvolvimento, com recursos escassos a serem investidos na ciência e em apoio bibliográfico. Ä medida que os periódicos se tornam crescentemente mais caros, aumenta a responsabilidade dos gestores, �que devem buscar soluções para melhoria de ações e serviços visando a otimização dos procedimentos administrativos ligados a este setor. As assinaturas de periódicos, pelas características intrínsecas desse tipo de material bibliográfico, requerem agilidade na aquisição desde o pagamento até o controle do recebimento, para se evitar falhas na coleção, com grande prejuízo para a comunidade acadêmica. 4 - SBU E A AQUISIÇÃO DE PERIÓDICOS O Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU), criado em junho de 1989 é composto por 18 bibliotecas seccionais de faculdades, institutos e colégios, e 6 bibliotecas de centros e núcleos, abrangendo as áreas de humanidades e artes, tecnológicas, exatas e biomédicas. O objetivo do SBU, entre outros, é dar suporte aos programas de ensino, pesquisa e extensão e possibilitar à comunidade universitária e à comunidade científica o acesso à informação armazenada e gerada na Unicamp, além de promover o intercâmbio de experiências e acervos. A coleção de periódicos da Unicamp é composta de aproximadamente 5000 títulos internacionais, procedentes de cerca de 2000 editores estrangeiros. A aquisição é centralizada, sendo o SBU responsável pela compra e recebimento dos títulos de periódicos das bibliotecas integrantes do sistema. É de conhecimento da grande maioria dos bibliotecários, principalmente os que trabalham com aquisição em órgãos públicos a singularidade e especificidade que este processo necessita para atender as exigências legais das instituições públicas. Apoiados por pareceres técnicos da Procuradoria Jurídica da Universidade, a aquisição no SBU é feita através de agentes de assinaturas, com o uso de Contratos de Fornecimento, que exige o envio dos fascículos num prazo determinado e concomitante o pagamento de uma caução, considerada imprescindível para o recebimento dos fascículos, pois as assinaturas, como é de praxe em publicações periódicas são pagas antecipadamente e esta caução visa o ressarcimento dos fascículos não recebidos. �Para que estas exigências fossem atendidas foi necessária uma completa reestruturação das rotinas e serviços. Esta reestruturação teve início no ano 2000 e vem se aprimorando, o que exige uma revisão constante e sempre criteriosa dos métodos adotados, principalmente no controle do recebimento dos fascículos e sua rápida cobrança. Para que todo o processo de aquisição, desde o pagamento até o recebimento e incorporação dos fascículos tenha sucesso é essencial que haja um controle eficaz de todas as rotinas envolvidas. Uma das tarefas mais importantes para assegurar este sucesso é o levantamento rápido dos fascículos faltantes o que evita falhas na coleção e assegura a racionalização dos recursos financeiros empregados na aquisição, pois é através do relatório de falhas que o fornecedor toma ciência do seu débito e toma medidas para ressarcir a Universidade. 5 - O Sistema GESPER – Gestão de Periódicos O Sistema agora em funcionamento, denominado GESPER, efetua o registro e controle do pagamento das assinaturas, e a partir de um perfil préelaborado para cada titulo, é possível o registro de cada fascículo recebido o que permite ao sistema emitir relatório com o levantamento das falhas em qualquer período do ano. Quando do momento do registro (inserção dos dados do fascículo no sistema) o programa automaticamente elabora a lista de remessa dos fascículos recebidos para cada biblioteca do SBU e permite a atualização do catálogo de consulta pública do acervo de periódicos do SBU da Unicamp. O programa também permite, a partir do registro de recebimento dos fascículos a incorporação patrimonial, o que atende a legislação de aquisição em órgãos públicos e sempre foi uma rotina com muitos detalhes, o que a tornava extensa e complicada e com este programa isto foi resolvido de maneira rápida e eficaz quando do registro dos fascículos. A arquitetura projetada para o Sistema GESPER, permitirá que além dos setores envolvidos com a aquisição da coleção de periódicos, demais órgãos �centrais da Universidade possam obter informações do andamento das aquisições e do uso do recurso dotado para estas aquisições. Outro ponto de destaque é o acompanhamento a ser realizado pelas Bibliotecas que poderão obter em tempo real as informações de recebimento. Para as editoras ou fornecedores, estes terão acesso as informações de recebimento, podendo em tempo real informar a situação de determinado título se os fascículos correspondentes já foram despachados estando em trânsito. Um detalhe importante no desenvolvimento do sistema, foi a participação de seus principais usuários, setores da Universidade que puderam opinar sobra a funcionalidade do sistema, possibilitando o seu aperfeiçoamento. A figura a seguir apresenta de forma suscinta a arquitetura do sistema GESPER e a sua aplicação para os diversos setores que poderão usufruir das informações nele cadastradas. Figura 1 - Sistema Funcional /Administrativo �5.1 - GESPER – Arquitetura do Sistema Tópico I - Abordagem técnica Na figura abaixo visualiza-se a imagem do Banco de Dados e as tabelas de relacionamentos necessárias ao atendimento das necessidades de aquisição, cobrança, expedição, relatórios gerencias e incorporações patrimoniais. Figura 2 - Imagem do Banco de Dados versus Relacionamento Editor Usuario 1 1 chv_ed 1 Nome Comunicacao Publicacao 2 chv_un unidade email 1 chv_ass 1 chv_publ chv_un N cod_ass prioridade N chv_cp chv_ass N 1 tipo (A,O) 3 Log chv_log chv_usu data oper(I,D,U) tab chv_reg 10 Fracionado Compra 1 N chv_aces 1 descr N Agente 5 chv_ag 1 nome email respCob ed (0,1) N N 6 chv_st 1 descr cob (0,1) patr (0,1) period (0,1) Moeda N 9 Acesso 4 Status chv_com chv_cp N chv_usu datahora mens compass chv_publ Titulo issn chv_ed N obr (0,1) Unidade assinatura 8 chv_cp chv_aces proc exerc chv_ag valor dt_pgto nFat chv_st obs agol chv_md txMd chv_pc vlr_desp verba (O,E) nEmpenho olcod olpass secs pg 1 N chv_fr chv_cp N fasciculo volume rec (0,1) dt_prev credito (0,1) dt_rec compl supl (0,1) dt_cob proc_dest chv_exp nRem N recB(0,1,2) dt_inc valor Pacote 1 chv_pc nome valor exerc vt(0,1) chv_md 1 nome Fonte: GESPER - Relacionamento_Banco de Dados - Documentação 7 chv_usu 1 logon pass email permissoes chv_un chv_ag N exped 1 chv_exp dt_exp dt_conf comun config regpp lim exerc txBanc prev emailCob ass exercS emailCat �Na figura abaixo visualiza-se o fluxograma de dados e as principais ligações com os blocos de informações de: Compras, Catalogação, Bibliotecas, Fornecedores e Entidades externas ao Sistema de Bibliotecas. Figura 3 - Fluxograma de Dados Fonte: GESPER - Fluxograma da dados - Documentação Tópico II – Arquitetura funcional Aquisição Na figura abaixo, estruturou-se a máscara de entrada de dados de aquisição que contemplam as entradas a saber: Título da publicação, Unidade solicitante, Agente, Prioridade da assinatura, Nº do Processo de aquisição, Exercício, Moeda, Fator de conversão, Nº da Invoice, Data do Pagamento, Quantidade de Volumes e Fascículos relativos a assinatura e Opções de marcação de recebimento com fracionamento de valores a serem incorporados. �Figura 4 - Máscara - Dados de Aquisição Fonte: GESPER - Planilhas - Documentação Cobrança A cobrança é feita por e-mails, gerados automaticamente para o agente e editor com a indicação dos volumes que se encontram em atraso. Figura 5 - Máscara - Dados de Cobrança �Fonte: GESPER - Planilhas – Documentação Figura 6 - Máscara - Dados de Cobrança - Via E-mail. Fonte: GESPER - Planilhas - Documentação Ao receber o e-mail de cobrança, o agente deve, através do login previamente recebido, justificar cada volume em atraso, pois esta informação, será encaminhada automaticamente para as bibliotecas seccionais. �Figura 7 - Confirmação de recebimento - SBU versus Bibliotecas seccionais Fonte: GESPER - Planilhas - Documentação Figura 8 - Histórico de Transações = SBU versus Bibliotecas Seccionais versus Agentes Fonte: GESPER - Planilhas - Documentação Figura 9 - Histórico - SBU versus Bibliotecas Seccionais versus Agentes versus Cobrança Fonte: GESPER - Planilhas - Documentação �5.2 - Relatórios de remessa: leitura de código de barras / funcionalidades O ISSN é uma codificação internacional, onde cada periódico recebe um número exclusivo. Este numero é conhecido como SISAC ENCODING SYSTEM, e pertence ao formato UCC/EAN-128, que é uma expressão de dados com uma simbologia pré determinada. Em sua estrutura, indica a qual publicação se refere, o mês/ano de referência, o período, os fascículos e volumes inclusos, sendo cada dígito pesquisado em tabela própria. Esta tabela já se encontra inclusa no GESPER, permitindo de tal forma o recebimento dos periódicos com a agilidade de leitura do código de barras evitando erros de digitação. Ao final do lote recebido pelo SBU, é gerado um relatório que acompanhará os volumes até a bibliotecas seccionais. A seccional deverá confirmar no sistema, o recebimento. Ao negar um recebimento, será gerado um evento de verificação no SBU, que por sua vez, poderá cobrar o agente ou editor. Sendo todo esse processo registrado no histórico de transação da aquisição, sendo visível via sistema para os envolvidos no processo, ou seja, SBU, Bibliotecas seccionais e agentes. Figura 10 - Relatório de Remessa Automático Fonte: GESPER - Planilhas - Documentação �O GESPER operacionaliza relatórios dinâmicos, que permitem um gerenciamento ágil para identificar a unidade, sua totalização, com subtotais por agente, prioridade, editor, etc, permitindo tomadas de decisão muito mais rápidas por parte dos gerentes operacionais do recurso financeiro. Figura 11 - Relatórios Gerenciais Fonte: GESPER - Planilhas - Documentação Para aquisições de um novo exercício, ao ser preenchido o valor proposta, é gerado um quadro comparativo onde se torna mais fácil a decisão de compra ou rejeição da proposta. Figura 12- Comparativo de Preços por exercício Fonte: GESPER - Planilhas – Documentação �Figura 13 - Acompanhamento de Processos Fonte: GESPER - Planilhas - Documentação Figura 14 - Incorporações patrimoniais Fonte: GESPER - Planilhas - Documentação �Conclusão Na Unicamp, desde o início da automação da coleção de periódicos, tentouse criar um sistema próprio que atendesse as especificidades de aquisição e controle das publicações seriadas. O sistema adotado até 1999 contemplava, em parte, as exigências da aquisição e nos fornecia relatórios de cobrança semiautomatizados, pois o apontamento das falhas era feito manualmente, título a título. Mas sempre sentimos a necessidade de criar uma ferramenta de trabalho que atendesse nossas expectativas, e baseado nas planilhas de cálculo então em uso a partir do 2000 foi desenvolvido o sistema usado atualmente. Por entender que este sistema muito auxilia nas rotinas de aquisição, cobrança e patrimônio dos periódicos entendemos que este trabalho é uma oportunidade de divulgação do programa para outras bibliotecas, visando o compartilhamento de ações e o aprimoramento de nossos serviços, na busca de caminhos que atinjam a exigência de nossos usuários. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS MACHADO, Raymundo N.; SILVA, Zuleide Paiva. Desenvolvimento de coleções: uma análise a partir dos anais SNBUs realizados na década de 90. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 12., 2002, Recife, PE. Anais... Recife : UFPE, 2002. MUELLER, Suzana Pinheiro Machado. O periódico científico e as bibliotecas universitárias: velhos problemas, novas soluções. In: SEMINARIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 8., 1994, Campinas. Anais.... Campinas: UNICAMP, 1994 TARGINO, Maria das Graças; GARCIA, Joana Coeli Ribeiro. Ciência brasileira na base de dados do Institute for Scientific Information (ISI). Ci. Inf., jan./abr. 2000, vol.29, no.1, p.103-117. ISSN 0100-1965 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 14 - Ano: 2006 (UFBA - Salvador/BA) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Acesso livre à informação científica e bibliotecas universitárias. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Gerenciamento eletrônico da aquisição e cobrança da coleção de periódicos da UNICAMP. Creator An entity primarily responsible for making the resource Vicentini, Luiz Atílio et al. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource As bibliotecas universitárias são as maiores detentoras dos acervos de ciência e tecnologia do país, e por isso desempenham um papel primordial na preservação e divulgação da informação científica. Apesar do advento cada vez maior das publicações com acesso eletrônico, a Unicamp assina cerca de 90% da sua coleção de periódicos em papel, visando a garantia da preservação da sua coleção. As assinaturas de periódicos requerem agilidade na aquisição e na cobrança das falhas para evitar prejuízos acadêmicos e financeiros para a Instituição. Para gerenciar uma coleção com 5000 títulos de periódicos e otimizar os procedimentos administrativos a ela relacionados, é necessário à busca constante de novas soluções para a melhoria dos serviços. Diante disso e aliado ao aumento substancial dos preços das assinaturas, o Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU), sentiu necessidade de rever o sistema até então usado, que era semi-automatizado e exigia uma grande demanda de mão de obra. Criado com tecnologia de software livre, o novo sistema permite o controle das rotinas de aquisição, administrando as etapas do processo de recebimento e pagamento das invoices, levantamento e cobrança das falhas e o patrimônio dos fascículos recebidos, oferecendo uma interface via web às bibliotecas, administradores e fornecedores. Language A language of the resource pt