http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/46/5289/SNBU2004_222.pdf 3b141c1aa7c90c8b62ea4f330e1ecc32 PDF Text Text ESTABELECIMENTO DE UMA METODOLOGIA DE CONTROLE PARA RECEBIMENTO DE PUBLICAÇÕES SERIADAS: A EXPERIÊNCIA DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UNICAMP Maria de Lourdes Fernandes Villas Boas∗ Sonia Regina Casselhas Vosgrau∗∗ Cileia Freitas Marangoni de Oliveira∗∗∗ RESUMO O Sistema de Bibliotecas da Unicamp assina atualmente cerca de 5000 títulos de periódicos internacionais impressos. Estas assinaturas são feitas através de agentes e envolvem um alto percentual do orçamento da universidade. Um controle eficaz de seu recebimento não é uma tarefa simples mas é essencial para a completeza da coleção, pois o processamento rápido das cobranças aos fascículos ou títulos faltantes asseguram seu envio, evitando prejudicar a comunidade acadêmica no suporte aos programas de ensino, pesquisa e extensão desenvolvidos pela universidade. Além disso tal controle assegura a racionalização na utilização dos elevados recursos financeiros empregados na aquisição destas publicações. Baseado na experiência adquirida com o gerenciamento e administração das assinaturas de periódicos da Área de Publicações Seriadas do Sistema de Bibliotecas da Unicamp, o presente tem como objetivo apresentar uma metodologia de trabalho e visa fornecer subsídios e elementos para um sistema de controle das falhas das assinaturas de forma a minimizar a inadimplência dos fornecedores e dar transparência nos procedimentos adotados, normalizando e formalizando os processos, fluxos e atividades envolvidas, tanto para os fornecedores quanto para os usuários e gestores do SBU e da universidade. PALAVRAS-CHAVE: Periódicos – estudos de casos. Aquisição publicações seriadas. Sistemas de controle de publicações seriadas. Bibliotecas universitárias – desenvolvimento da coleção. Universidade Estadual de Campinas. 1 INTRODUÇÃO A importância do periódico na pesquisa e no desenvolvimento da ciência e tecnologia é conceito unânime entre bibliotecários e comunidade científica. Este tipo de publicação é considerado um dos principais meios de divulgação dos �avanços que a ciência e tecnologia proporcionam para a sociedade bem como para a memória e avaliação da produção científica dos pesquisadores e das instituições. A dificuldade enfrentada pelas grandes bibliotecas universitárias em manter uma boa coleção de periódicos científicos vem se agravando desde a década de 80 devido, principalmente, ao aumento exagerado nos preços das assinaturas. (MUELLER, 1994) Este aumento deve-se ao fato de que cada fascículo de periódico traz consigo várias e importantes informações sobre a pesquisa científica. Isto traz ao bibliotecário responsável pela aquisição uma grande responsabilidade, exigindo uma rotina muita bem definida e criteriosa. Sendo assim, é de fundamental importância o controle do recebimento de todos os fascículos publicados e pagos de determinada revista. Um número não recebido pode provocar a parada ou atraso de uma pesquisa, provocando ao cientista ou pesquisador, além de uma grande frustração, sérios problemas no seu trabalho. Não há dúvidas que o periódico eletrônico criou um novo paradigma no acesso às publicações cientificas. Não se vê mais, na grande maioria das vezes, o usuário “colado” ao bibliotecário à espera do fascículo de periódico publicado recentemente e que, por várias razões, ainda não chegou na biblioteca. Segundo Mueller (2000, p. 93): Mais de trezentos anos após o seu aparecimento, os periódicos científicos, em seu formato tradicional, ainda constituem o meio mais importante para a comunicação da ciência. É bastante provável que o formato tradicional permaneça ainda por muito tempo como uma opção viável, especialmente na sua função de registro e memória da ciência. Devido a estas considerações, as grandes universidades ainda compram periódicos em papel e os bibliotecários têm a responsabilidade de controlar o recebimento das assinaturas. Isto envolve ações de racionalização de recursos e de compartilhamento de esforços na tarefa de zelar pela integridade e preservação da coleção. 2 OBJETIVO �Baseado na experiência adquirida com o gerenciamento e administração de periódicos da Área de Publicações Seriadas do Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU), pretende-se apresentar uma metodologia de trabalho que forneça subsídios e elementos para um sistema de controle das falhas das assinaturas, de forma a minimizar a inadimplência dos fornecedores e dar transparência nos procedimentos adotados, normalizando e formalizando os processos, fluxos e atividades envolvidas, tanto para os fornecedores quanto para os usuários e gestores do SBU e da universidade. 3 JUSTIFICATIVA O crescente aumento no custo das publicações científicas internacionais nos últimos anos, tem proporcionado uma contínua redução na tiragem da maioria dos periódicos científicos. Assim sendo, a rapidez na obtenção das proformas, aliada à pontualidade no levantamento das falhas, são fatores de fundamental importância para possibilitar maior agilidade nas rotinas de cobrança das assinaturas dos periódicos, garantindo que os contratos de fornecimento possam ser cumpridos de forma satisfatória, reduzindo consideravelmente a ocorrência de atrasos no recebimento dos fascículos e a possibilidade de falhas na coleção. 4 SBU E A AQUISIÇÃO DE PERIÓDICOS - HISTÓRICO O Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU), criado em junho de 1989 é composto pela Biblioteca Central, 17 bibliotecas seccionais de faculdades, institutos e colégios, 1 biblioteca de centros e núcleos e 2 unidades (AEL e CMU) abrangendo as áreas de humanidades e artes, tecnológicas, exatas e biomédicas. O objetivo do SBU, entre outros, é dar suporte aos programas de ensino, pesquisa e extensão e possibilitar à comunidade universitária e à comunidade científica o acesso à informação armazenada e gerada na Unicamp, além de promover o intercâmbio de experiências e acervos. A coleção de periódicos da Unicamp é composta de aproximadamente 5000 títulos internacionais, procedentes de cerca de 2000 editores estrangeiros. A �aquisição é centralizada, sendo o SBU responsável pela compra e recebimento dos títulos de periódicos das bibliotecas integrantes do sistema. Até 1998, as assinaturas com recursos orçamentários eram executadas quase que exclusivamente através dos próprios editores e, não obstante as sérias dificuldades em se contatar 2000 editores internacionais e a demanda de tempo despendida nos trâmites processuais até a conclusão de um número tão grande de pagamentos, a finalidade era assegurar à universidade preços mais vantajosos. Entretanto, os custos operacionais que decorreram a partir de então, principalmente com relação às altas taxas bancárias incidentes em um número tão grande de remessas financeiras ao exterior, acabaram por tornar este sistema inviável do ponto de vista econômico. Além disso, a grande demanda de tempo para procedimento dos trâmites processuais das assinaturas, redundavam em atraso no recebimento dos periódicos em tempo hábil e prejudicavam o desenvolvimento das atividades acadêmicas de ensino e pesquisa, tornou o sistema também inviável sob o aspecto funcional e estratégico. Desta forma, a assinatura de periódicos científicos em grandes pacotes, através de agentes internacionais com representação no Brasil, tem se caracterizado como a forma mais rápida, segura, eficaz e com melhores resultados, tanto do ponto de vista econômico como estratégico. Isto possibilita a negociação e obtenção de preços mais vantajosos, a redução substancial dos custos bancários, além da formalização de contratos de fornecimento com as devidas garantias contratuais para o seu cumprimento. Tratando-se de um bem singular como são os periódicos, este é um fator de extrema importância, pois o pagamento deve ser efetuado antecipadamente e para recebimento futuro, isto é, os volumes/fascículos são enviados à medida que são publicados, dentro de suas respectivas periodicidades. Assim, a partir do ano 2000, decidiu-se fazer a assinatura dos títulos através de agentes nacionais ou internacionais, com a centralização dos trâmites processuais em 4 ou 5 agentes, obtendo assim uma redução considerável na utilização dos recursos, principalmente sobre os incidentes nas remessas financeiras para o exterior. O pagamento centralizado possibilita uma certeza maior de recebimento dos periódicos pois os agentes atuam junto aos editores, �facilitando a negociação e oferecendo garantia de fornecimento, mediante o estabelecimento de contratos de prestação de serviços. Para que esta modalidade de assinatura fosse implementada e para que todo o sistema se tornasse ágil, versátil e economicamente viável, tornou-se necessário estudos na lei de aquisição, juntamente com a Procuradoria Jurídica da universidade, no sentido de que a compra fosse feita dentro dos trâmites legais e de acordo com a legislação. É de conhecimento, principalmente dos bibliotecários de aquisição, a singularidade e especificidade de um processo de aquisição em órgãos públicos, para atender as exigências legais da instituição e do estado, município ou país. A Procuradoria Jurídica, apoiada pela Lei 8666/93, que rege as compras em órgãos públicos, tanto estaduais quanto federais e municipais, entendeu que esta forma de aquisição está enquadrada na modalidade de inexigibilidade de licitação devido ao alto montante envolvido e pelo caráter singular das publicações periódicas (pagamento antecipado e envio ao longo do período da assinatura). Apoiada ainda nesta Lei, estipulou ser obrigatório o uso do Contrato de Fornecimento, que deveria ser assinado entre os fornecedores e a universidade, no momento do pagamento dos valores envolvidos na aquisição. Esse contrato exige o envio dos fascículos de periódicos dentro de um prazo pré-estabelecido e concomitante o pagamento de uma caução de 10% do valor contratado. Esta caução é considerada imprescindível pois as assinaturas são pagas antecipadamente. Isto nos garante o direito de receber os periódicos no momento de sua edição/publicação. Estas exigências viabilizaram a adoção desta nova modalidade de aquisição mas foi preciso uma completa reestruturação das rotinas e serviços até então adotados, principalmente no controle do recebimento dos fascículos, já que agora lidamos com prazos mais rígidos, contratos e cauções. 5 AQUISIÇÃO DE PERIÓDICOS - SITUAÇÃO ATUAL �Na Unicamp, desde o início da automação dos periódicos, tentou-se criar um sistema próprio que atendesse as especificidades de aquisição e controle das publicações seriadas. O sistema adotado até 1999 contemplava, em parte, as exigências da aquisição e nos fornecia relatórios de cobrança semi-automatizados pois o apontamento das falhas era feito manualmente, título a título. A partir de 2000, com a nova modalidade de compra, sentimos a necessidade de criar uma ferramenta de trabalho que atendesse nossas expectativas, vendo nas planilhas de cálculo a maneira mais rápida e eficaz de controle das assinaturas. Desta forma, todos os registros de assinatura de títulos passaram a ser controlados por uma planilha no programa Excel onde foram inseridos primeiramente os seguintes dados (Anexo I): ISSN = International Standard Serials Number Código = código do título na Unicamp Título = nome do periódico Prior = prioridade do título na Unicamp Unidade = biblioteca depositária da coleção Ag = nome do agente Valor = valor do título em dólares Obs = observações referentes ao título Proc = nº do processo aberto para aquisição do título Pgto = data de pagamento do processo Per = periodicidade do título Vol = volume adquirido para o ano A partir disso todas as informações relativas às compras foram inseridas nesta planilha. Entretanto, devido as novas informações, foi necessário a criação de novos campos. Atualmente o nosso arquivo contém, além dos itens acima, os seguintes dados (Anexo II): Editor = nome do editor do periódico Acesso = informação sobre o acesso online do título Títulos dupl = informação sobre número de assinaturas Títulos incluídos = títulos incluídos na assinatura Pctes editores = títulos comprados através de pacotes �Status = situação do periódicos Coleção = obras de referência Fatura = nº da fatura Patrim = data da incorporação patrimonial Online = informação do editor sobre o acesso online Esta metodologia permite a negociação com os fornecedores dos valores de assinatura de cada título, de forma que o percentual de aumento de um ano para outro não exceda a previsão da Universidade. Conforme dito anteriormente, na época do pagamento das faturas é elaborado um contrato de fornecimento com prazo para encerramento. De acordo com a determinação da área jurídica da Unicamp, a cada 3 meses deve ser enviada ao fornecedor a relação completa das falhas dos títulos de cada contrato, indicando os fascículos faltantes e seus valores. Este relatório é enviado também à área de finanças da universidade para ciência e acompanhamento. Tal procedimento requer um rigoroso controle do recebimento e das falhas, e a utilização de um sistema que gerencie estes dados. O banco de dados usado para a aquisição possibilita tal controle. Após todos os dados de pagamento do processo de compra serem inseridos no arquivo, este é migrado para outro arquivo, chamado agora de arquivo de cobrança. São eliminadas algumas colunas que não interessam à cobrança e inseridas novas para atender às necessidades do controle das falhas (Anexo III). No arquivo de cobrança enviado aos fornecedores, são indicados quais os fascículos que estão faltando (falhas), a periodicidade do título, o total pago pela assinatura e o total do débito referente a estas falhas. Este débito é elaborado através da fórmula aritmética abaixo: Valor do débito = Valor pago nº de fascículos por ano x nº de fascículos faltantes �Este arquivo é alimentado também pelo próprio fornecedor que insere, após o recebimento da relação de falhas, informações sobre atraso das publicações, se os fascículos já foram enviados ou qual a data prevista de envio dos mesmos. Este procedimento nos dá uma idéia exata da situação do título, tanto para a área de finanças da universidade quanto para as bibliotecas depositárias da coleção. Além disso permite aos fornecedores o acompanhamento do recebimento e assegura a completeza de nossa coleção. Para uma rápida visualização da situação de cada processo, é elaborado no final de cada relatório de cobrança um resumo da situação do mesmo, como mostrado abaixo: Total de fascículos pagos: 1486 Total de fascículos faltantes: 187 Valor total pago em US$: US$ 8.759,00 Valor total do débito em US$: US$ 967,50 12,58% 11,04% Periodicamente são elaborados relatórios com os resumos dos processos de aquisição ainda pendentes, visando dar subsídios à Coordenadoria do SBU e às áreas jurídica e financeira da universidade, para eventuais negociações e/ou acompanhamento dos processos de aquisição e recebimento (Anexo 4). A aquisição é finalizada quando, no vencimento do contrato, todos os fascículos adquiridos foram recebidos. Caso não tenham sido recebidos, o valor correspondente aos mesmos (valor total do débito) é devolvido à universidade. Porém, nas negociações para encerramento do processo, sempre damos preferência ao recebimento dos fascículos, mesmo que isso acarrete uma eventual prorrogação do contrato, pois se sabe da dificuldade de obter fascículos retrospectivos de periódicos. Mesmo que se consiga os fascículos faltantes como “back issues”, como são conhecidos, o valor deles sempre é maior do que dos fascículos correntes. Por este motivo a devolução dos valores é sempre decidida quando não mais se consegue repor o fascículo, ou para títulos cessados e interrompidos, ou mesmo quando o contrato não pode mais ser prorrogado. �6 CONSIDERAÇÕES FINAIS Com o aumento substancial dos preços dos materiais bibliográficos nos últimos anos, principalmente os de assinaturas de periódicos, as bibliotecas são chamadas, cada vez mais, a otimizar a eficiência de seus procedimentos administrativos. A busca por soluções para melhoria de ações e serviços é uma preocupação sempre presente nos bibliotecários . Um aspecto importante a ser observado é que a cobrança é um trabalho complexo; é ela quem garante o recebimento completo de nossa coleção e preserva o erário público. O modelo atualmente em uso não satisfaz todas as nossas necessidades e exige ainda um grande percentual de mão-de-obra. Baseado na experiência adquirida na gestão e administração do atual sistema, um novo está em fase final de desenvolvimento visando a automatização dos procedimentos de aquisição e controle do recebimento. Com isto, o levantamento manual das falhas, o principal problema atual, será eliminado. Além disto, o novo sistema possibilitará o acesso tanto por parte dos fornecedores e gestores da universidade como das bibliotecas do SBU, proporcionando maior interatividade e transparência. Por entendermos que este modelo atendeu às nossas exigências até agora e ter sido sempre muito bem recebido pelos fornecedores, é que relatamos aqui nossas experiências, visando compartilhar ações e conhecimentos com o objetivo de aprimorar nossos serviços, buscando encontrar caminhos que possibilitem atingir de forma eficiente as exigências de nossos usuários. REFERÊNCIAS ANDRADE, D.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de Brasília, DF: Briquet de Lemos / Livros, 1996. 118p. informação. LIMA, R. C. M.; FIGUEIREDO, N. M. de. Seleção e Aquisição: da visão clássica à moderna aplicação de técnicas bibliométricas. Ciência da Informação, 13(2): 137-50, 1984. �MUELLER, S.P.M. O periódico científico. In: CAMPELLO, B.S.; CENDÓN, B.V.; KREMER, J.M. (Orgs). Fontes de informação para pesquisadores e profissionais. Belo Horizonte : Editora UFMG, 2000. P.73-95. ________. O periódico científico e as bibliotecas universitárias: velhos problemas, novas soluções. In: SEMINARIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 8., 1994, Campinas. Anais.... Campinas: UNICAMP, 1994 �ANEXO I Modelo da Planilha de Aquisição – Ano 2000 Observações: - os dados da planilha são fictícios - legenda das colunas na página 7 �ANEXO II Modelo da Planilha de Aquisição – Ano 2004 Observações: - os dados da planilha são fictícios - legenda das colunas na página 7 �ANEXO III Modelo da Planilha de Cobrança – Ano 2004 Observações: - os dados da planilha são fictícios �ANEXO IV Modelo do Resumo dos Processos Pendentes – Ano 2004 Observações: - os dados da planilha são fictícios ��∗ Bibliotecária/Chefe da Área de Publicações Seriadas da Biblioteca Central/UNICAMP lvboas@unicamp.br ∗∗ Bibliotecária/Diretora da Área de Tratamento da Informação da Biblioteca Central/UNICAMP soninha@unicamp.br ∗∗∗ Adm. de Banco de Dados/Área de Publicações Seriadas da Biblioteca Central/UNICAMP cileia@unicamp.br Universidade Estadual de Campinas – Sistema de Bibliotecas. Av. Sérgio Buarque de Holanda, s/nº - Cidade Universitária 13083-970 Campinas – SP – Brasil � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 13 - Ano: 2004 (UFRN - Natal/RN) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: (Re) Dimensão de bibliotecas universitárias: da gestão estratégica à inclusão social. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Estabelecimento de uma metodologia de controle para recebimento de publicações seriadas: a experiência do Sistema de Bibliotecas da UNICAMP. (Pôster) Creator An entity primarily responsible for making the resource Villas Boas, Maria de Lourdes Fernandes; Vosgrau, Sonia Regina Casselhas; Oliveira, Cileia Freitas Marangoni de Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O Sistema de Bibliotecas da Unicamp assina atualmente cerca de 5000 títulos de periódicos internacionais impressos. Estas assinaturas são feitas através de agentes e envolvem um alto percentual do orçamento da universidade. Um controle eficaz de seu recebimento não é uma tarefa simples mas é essencial para a completeza da coleção, pois o processamento rápido das cobranças aos fascículos ou títulos faltantes asseguram seu envio, evitando prejudicar a comunidade acadêmica no suporte aos programas de ensino, pesquisa e extensão desenvolvidos pela universidade. Além disso tal controle assegura a racionalização na utilização dos elevados recursos financeiros empregados na aquisição destas publicações. Baseado na experiência adquirida com o gerenciamento e administração das assinaturas de periódicos da Área de Publicações Seriadas do Sistema de Bibliotecas da Unicamp, o presente tem como objetivo apresentar uma metodologia de trabalho e visa fornecer subsídios e elementos para um sistema de controle das falhas das assinaturas de forma a minimizar a inadimplência dos fornecedores e dar transparência nos procedimentos adotados, normalizando e formalizando os processos, fluxos e atividades envolvidas, tanto para os fornecedores quanto para os usuários e gestores do SBU e da universidade. Language A language of the resource pt