http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/46/5340/SNBU2004_236.pdf e8baaa33afedab79ea8d8767421119c7 PDF Text Text BASE AQUILI : GERENCIAMENTO DOS PROCESSOS DE AQUISIÇÃO DE LIVROS PERMITINDO A EXPORTAÇÃO PARA A BASE DO ACERVO Natalina O. R. Ziemath∗ Maria Helena Di Francisco Célia M.D. Martins Luciana A. B. Martinez Marilza A. R. Tognetti RESUMO A base de dados AQUILI, desenvolvida em CDS/ISIS, é utilizada na biblioteca do IFSC-USP para o gerenciamento dos processos de aquisição de livros e outros materiais. As planilhas são compatíveis com as utilizadas para a automação das informações do acervo. Contém dados bibliográficos (autor, título, edição, ISBN, data etc), as informações referentes ao solicitante (nome, categoria, grupo de pesquisa, departamento, etc), dados de pré-aquisição (procedência, preço estimado, interesse, situação/status, etc), e os dados de aquisição (data, tombo, verba, fornecedor, NF/invoice, preço, etc). Permite a emissão de vários tipos de relatórios e diversos cruzamentos: solicitante X status; grupo de pesquisa X status X interesse; verba X status entre outros. A base é alimentada de acordo com a demanda e está em rede local, sendo possível para o bibliotecário de aquisição e outros funcionários acompanhar a situação/andamento da compra e informar o usuário interessado. Desta forma temos o gerenciamento do processo de aquisição e uma pré-catalogação. Assim que o material é recebido, é efetuada uma estratégia de busca visando a exportação para a base de dados do acervo. São acrescidas as informações de número de chamada e assunto, finalizando a tarefa e possibilitando o acesso rápido às novas aquisições. PALAVRAS-CHAVE: Base de dados. Aquisição de materiais bibliográficos. 1 INTRODUÇÃO A Universidade desenvolve ações pedagógicas voltadas à pesquisa, ensino e uma dinâmica de descoberta e de criação. Nesse sentido, a biblioteca é concebida como parte integrante do processo educativo. É o suporte de informações que o ensino e a pesquisa necessitam para alcançar resultados satisfatórios. Representa também o respaldo teórico às pesquisas científicas e à extensão universitária, constituindo-se numa coluna de apoio da Universidade como um todo. �Assim, a formação e atualização do acervo são constantes e se faz mediante identificação de novas publicações, sugestões dos usuários e consultas periódicas a professores do Instituto. Para o gerenciamento eficaz destas aquisições, foi necessária a definição de uma base de dados que automatizasse todas as rotinas do processo de aquisição, desde a sugestão até a disponibilização do material. A base AQUILI, desenvolvida em CDS/ISIS pela FSP – Faculdade de Saúde Pública da USP, atendia em grande parte as nossas necessidades, e após algumas compatibilizações com o BBI - Banco Bibliográfico do IFSC, foi adotada para a automação do processo de aquisição do Serviço de Biblioteca e Informação do IFSC – Instituto de Física de São Carlos da USP. 2 LEVANTAMENTO/OBTENÇÃO DE SUGESTÕES O IFSC é uma unidade da USP bastante dinâmica e progressiva tanto no ensino de graduação e pós-graduação, como na geração de pesquisas de ponta com alto índice de publicações em periódicos de impacto internacional. Para atender as demandas bibliográficas de alunos, docentes e pesquisadores, o acervo da Biblioteca precisa estar completo e atualizado. Diante desta necessidade, elaborar pedidos de auxílios junto às agências de fomento como FINEP, FAPESP, CNPq e outras, em busca de recursos para acompanhar o crescimento da oferta do mercado editorial de interesse das áreas de física e correlata, tem sido rotina da equipe da Biblioteca que conta com o apoio e colaboração dos docentes que fazem parte da Comissão de Biblioteca. O apoio da USP, através do SIBi - Sistema Integrado de Bibliotecas da USP, também tem sido valioso na liberação de verbas anuais, principalmente destinadas a aquisição de obras para o apoio aos cursos de graduação. As sugestões para novas aquisições chegam diariamente e são feitas por: �- professores/pesquisadores, funcionários, alunos de graduação e de pós-graduação, através de caixa de sugestões, correio eletrônico e formulário online de solicitações; - conversas informais no balcão de empréstimo; - sugestões formais diretamente na Seção de Aquisição; - estatística de títulos com demanda em listas de espera; - sugestões de funcionários do setor de referência; - levantamentos de novos lançamentos das áreas de interesse do IFSC, realizadas pela equipe da Seção de Aquisição em sites de Editoras e Sociedades Científicas. Essa demanda gerada pelas sugestões dos usuários são continuamente cadastradas na Base AQUILI, objetivando mantê-la sempre atualizada para que a Biblioteca possa sempre agir com rapidez e eficácia no uso dos recursos obtidos e/ou na obtenção de novas verbas. 3 BASE AQUILI 3.1 ESTRUTURA A base AQUILI possui um formulário de entrada de dados onde são registradas as informações para os diferentes metadados: - Informações bibliográficas: autor, título, edição, ISBN, data, editora e local de publicação; - Informações referentes ao solicitante da obra: nome, categoria, grupo de pesquisa e departamento; - Informações do processo de pré-aquisição: procedência, preço estimado, interesse e situação/status; - Informações sobre a aquisição: data, tombo, verba, fornecedor, NF/invoice e preço. �Estas informações são atualizadas a cada mudança de status conforme vão ocorrendo, o que permite um controle efetivo durante todo o processo de aquisição. Através da linguagem de busca do CDS/ISIS e dos recursos da álgebra booleana, é possível a recuperação das informações e o controle efetivo de todas as etapas do processo através de estratégias contendo cruzamentos dos seguintes tipos: - solicitante x status; - grupo de pesquisa x status x interesse; - verba x status; - autor x verba; - solicitante x verba; A partir dos resultados destas buscas é possível a emissão dos diferentes tipos de relatórios: - Ordem Alfabética Única de Autor; - Ordem Alfabética de Título; - Ordem Alfabética de Nome de Grupo de Pesquisa e Ordem Alfabética de Autor; - Ordem Prioridade Geral; - Ordem Alfabética de Nome do Solicitante e Alfabética de Autor; - Ordem Alfabética de Nome do Grupo de Pesquisa – Ordem de Prioridade e Alfabética de Autor; - Revisão – Ordem de MFN; - Ordem Alfabética de Nome do Solicitante e Prioridade de Grupo. Os relatórios acima são pré-definidos, permitindo a utilização de diversos formatos de exibição e impressão, a exemplo dos relacionados abaixo, e visando facilitar a operacionalização na obtenção de resultados. �- Formato AQUILI, contendo os campos: MFN, Autor, Título, Evento, Nº da edição, Imprenta, Volume(s) e Série MFN: 000018 Autor: Williams, Robert A; Sherwood, Elizabeth A Título: Mudpies to magnets: a preschool science curriculum Gryphon House, c1987 - Formato REVISA, contendo todos os campos, sendo que cada ocorrência é precedida pelo número do campo MFN= 000018 07 ^a81080102 16 ^aWilliams, Robert A 16 ^Rockwell, Robert E 16 ^aSherwood, Elizabeth A 18 ^aMudpies to magnets: a preschool science curriculum 20 157p 40 Eng 62 Gryphon House 64 c1987 66 Beltsville 67 US 69 0876591128 830 13 831 I 832 US$11.96 833 P 834 40 835 R 839 C 844 19940509 844 19980316 845 20030812 845 20030812 94 CMDM 94 BBI 892 FAPESP 99/08593-1 893 Crofthouse (Polytecnica) 894 Inv. BR124 895 US$20.88 896 Profa. Yvonne 897 C 898 D 899 FFI 91 11.92 �- Formato MERCUR, contendo os campos: Referência, ISBN, Preço estimado e Número de exemplares. Williams, Robert A; Sherwood, Elizabeth A. Mudpies to magnets: a preschool science curriculum. Beltsville-US, Gryphon House, c1987. 157p. ISBN: 0876591128 Preco estimado: US$11.96 - Formato FAPESP, contendo os campos: Autor, Título, Paginação e/ou Volumes e Números de Tombos Williams, Robert A; Sherwood, Elizabeth A. Mudpies to magnets: a preschool science curriculum. - 157p. 81080102 - Formato REFER, contendo os campos: MFN, ISBN e Solicitante MFN: 000018 Williams, Robert A; Sherwood, Elizabeth A. Mudpies to magnets: a preschool science curriculum. Beltsville-US, Gryphon House, c1987. 157p. ISBN: 0876591128 Solicitante: Profa. Yvonne 3.2 PROCESSAMENTO DA AQUISIÇÃO De posse dessas ferramentas, torna-se muito fácil processar a aquisição de material bibliográfico quando existe a disponibilização de recursos, sendo que os Recursos USP são direcionados à aquisição de obras para a graduação.e os Recursos FAPESP, CNPq e outros são específicos para a compra de material para a pesquisa e pós-graduação. Sempre quando há recursos, são emitidos relatórios e enviados aos chefes de grupo de pesquisa e Comissão de Graduação, para selecionarem e priorizarem o material a ser adquirido. Estabelecida a prioridade, a Comissão de Biblioteca faz o indicativo final do que deverá ser comprado. A compra com recursos USP é efetuada pelo setor de compras do IFSC através de rotinas e critérios estabelecidos pela Reitoria. A Biblioteca envia àquele setor o arquivo com a relação dos materiais a serem adquiridos oriundos �da base AQUILI no formato MERCUR. Estes dados são copiados para o MERCURIO, sistema utilizado pela USP para efetuar todas as compras com recursos orçamentários. As compras com recursos FAPESP, CNPq e outros são efetuadas através de importação direta pelo setor de Importação da Unidade. Cabe à Biblioteca fornecer os arquivos com os materiais a serem adquiridos, obtidos da base AQUILI, em formatos específicos, o que facilita as atividades daquele setor. Quando finalizada a aquisição propriamente dita e recebido o material com as respectivas invoices ou notas fiscais, o AQUILI é atualizado com as informações da aquisição (data, tombo, verba, fornecedor, NF/invoice e preço) e o status é alterado de pago para recebido. Com esses procedimentos, finaliza-se o processo de aquisição, e o registro pode ser exportado para o BBI para que o tratamento da informação seja processado. 4 EXPORTAÇÃO AQUILI/BBI A Tabela de Definição de Campos – FDT (ANEXO A), foi totalmente compatibilizada com o Banco Bibliográfico do IFSC - BBI, que registra todo o acervo da Biblioteca e está disponibilizado através da home page do SBI/IFSC (http://sbi_web.ifsc.sc.usp.br/). Essa compatibilização foi feita justamente para que se pudesse evitar o recadastramento no BBI de todas as informações bibliográficas dos materiais adquiridos e já cadastrados na base AQUILI, tornando-se necessário apenas a inclusão do número de chamada e descritores. Para que fosse possível o aproveitamento das informações cadastradas no AQUILI, foi desenvolvida uma rotina de exportação utilizando arquivos em formato ISO 2709 dos registros desejados. �A rotina consta das seguintes etapas: - elaborar uma estratégia de busca pela última data de alteração na base de dados AQUILI para selecionar os dados referentes ao lote de registros que serão exportados para o BBI. - o resultado da busca é salvo e posteriormente é gerado um arquivo ISO 2709 dos registros a serem exportados para o BBI, utilizando uma Tabela de Seleção de Campos – FST (ANEXO B) que possibilita a compatibilização da base AQUILI com o referido banco de dados; - os registros do arquivo ISO são então incorporados ao BBI mediante procedimentos pré-estabelecidos de importação de dados; - No BBI são acrescidas as informações do número de chamada e os descritores da obra. 5 CONCLUSÃO O SBI/IFSC desempenha um papel essencial na Universidade e na sociedade, por isso sua equipe preocupa-se em buscar e implementar ações e utilizar as novas tecnologias da informação que contribuem para a rapidez e eficiência no controle e disseminação das informações bibliográficas de seu acervo. A base AQUILI é uma ferramenta robusta, pois suporta as diversas tarefas e a grande quantidade de informações manuseadas no processo de seleção e aquisição de material bibliográfico. Ela permite obter rapidamente informações sobre o status do material que se encontra em processo de aquisição, e possibilita ainda, através da exportação dos seus dados para o BBI, que as obras recém adquiridas sejam rapidamente disponibilizadas para circulação, evitando assim o re-trabalho. REFERÊNCIAS �GUIMARÃES, R C M; BECALLI, A M; CARVALHO, I C L. Seleção e aquisição: uma proposta de automação e a experiência do SIB/UFES. IN: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 9, 1997, Curitiba. Anais... Curitiba: UFPR, PUCPR, 1997. (Arquivo 5.9) (Disquete). FIGUEREDO, Nice Menezes. Metodologia para promoção do uso da informação. São Paulo, Nobel, 1990. 144 p. DI FRANCISCO, M H; TOGNETTI, M A R; ZIEMATH, N R; DZIABAS, M C C. BBI – Banco Bibliográfico do Instituto de Física de São Carlos. IN: SEMINÁRIO SOBRE AUTOMAÇÃO EM BIBLIOTECAS E CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO, 5, 1994, São José dos Campos. Anais... São José dos Campos, UNIVAP, 1994. p.114-123. Base de dados em Microisis para gerenciamento dos processos de aquisição de livros. Disponível em: <http://www.sibi.usp.br/sibi/Crescer/ competencias/fsp9_base_dados_microisis.htm>. Acesso em: 28 abr. 2004. �ANEXO A - Tabela de Definição de Campos – FDT Tombo [ 7] Quant. de exempl.[ 8] Autor [16] Autor Inst. [17] [18] T¡tulo [20] P ginas [21] Volume [22] S‚rie Idioma do Texto [40] [52] Institui‡„o [53] Nome Evento [54] Data [56] Cidade [57] Pa¡s Tipo Publica‡„o [570] [61] Notas [62] Editora Edi‡„o [63] [64] Data Cidade [66] [67] Pa¡s [69] ISBN [90] Disponibilidade Document. Cadast. [92] Document. Alt. [94] [830] Prioridade Geral [831] Procedência Pre‡o Estimado [832] [833] Interesse Prioridade Grupo [834] Situa‡„o/Status [835] [836] Data/Status [837] No. Of¡cio [838] Observa‡„o Tipo de Aquisi‡„o [839] Verba Dispon¡vel [840] Org„o financiador [841] [842] Fornecedor Or‡amento/Proform[843] Data de Cadastro [844] Data de Altera‡„o [845] Data de Aquisi‡„o [891] [892] Verba [893] Livraria NotaFiscal/Invoice[894] [895] Pre‡o [896] Solicitante Grupo Solicitante[897] [898] Categoria Depart. Solicit. [899] Solicit. FAPLIV [900] Data de sugest„o [91] ag aefctuiv ae ab 7801 8901 16 240 0 1 17 200 0 1 18 250 0 1 20 20 0 1 21 20 0 1 22 150 0 1 40 20 0 1 52 200 0 1 53 250 0 1 54 50 0 1 56 30 0 1 57 20 0 1 570 20 0 1 61 300 0 1 62 200 0 1 63 25 0 1 64 50 0 1 66 60 0 1 67 20 0 1 69 13 0 1 90 10 0 0 92 50 0 1 94 50 0 1 830 80 0 1 831 80 0 1 832 80 0 1 833 80 0 1 834 80 2 1 835 80 0 1 836 8 0 1 837 80 0 1 838 300 0 1 839 80 0 1 840 80 0 1 841 80 0 1 842 80 0 1 843 80 0 1 844 8 0 1 845 100 0 1 891 8 0 1 892 10 0 1 893 50 0 1 894 15 0 1 895 20 0 1 96 100 0 1 897 50 0 1 898 30 0 1 899 30 0 1 900 100 0 1 91 50 0 1 �ANEXO B - Tabela de Seleção de Campos – FST 7 0 (v7^a/),(v7^g/) 16 4 (v16^a/),(v16^e/) 17 4 (v17^a/),(v17^e/) 18 4 (v18^a/) 22 4 (v22/) 20 0 (v20/) 40 0 (v40/) 50 0 (v50/),(v51/) 53 4 (v53/),(v52/) 54 0 (v54/),(v55/) 56 0 (v56/),(v57/) 570 4 (v570/) 62 0 (v62/) 62 4 (v62/) 64 0 (v64/),(v65/) 831 0 (v831/) 833 0 (v833/) 834 0 (v834/) 835 0 (v835/) 839 0 (v839/) 841 0 (v841/) 842 0 (v842/) 843 0 (v843/) 844 0 (|cad=|v844/) 844 0 (v844/) 845 0 (v845/) 891 0 (v893/) 892 0 (v892/) 893 0 (v893/) 894 0 (v894/) 896 4 (v896/) 897 0 (v897/) 898 0 (v898/) 899 0 (v899/) 91 0 (|cad=|v91/) 92 0 (v92/) 94 0 (v94/) ∗ nziemath@if.sc.usp.br mhelena@if.sc.usp.br cmartins@if.sc.usp.br labm@if.sc.usp.br marilza@if.sc.usp.br Serviço de Biblioteca e Informação - Instituto de Física de São Carlos- USP Av. Trabalhador SãoCarlense, 400 (16) 3373-9779 13560-970 São Carlos – SP - Brasil � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 13 - Ano: 2004 (UFRN - Natal/RN) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: (Re) Dimensão de bibliotecas universitárias: da gestão estratégica à inclusão social. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Base AQUILI : gerenciamento dos processos de aquisição de livros permitindo a exportação para a base do acervo. (Pôster) Creator An entity primarily responsible for making the resource Ziemath, Natalina O. R.; DI Francisco, Maria Helena; Martins, Célia M. D.; Martinez, Luciana A. B.; Tognetti, Marilza A. R. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource A base de dados AQUILI, desenvolvida em CDS/ISIS, é utilizada na biblioteca do IFSC-USP para o gerenciamento dos processos de aquisição de livros e outros materiais. As planilhas são compatíveis com as utilizadas para a automação das informações do acervo. Contém dados bibliográficos (autor, título, edição, ISBN, data etc), as informações referentes ao solicitante (nome, categoria, grupo de pesquisa, departamento, etc), dados de pré-aquisição (procedência, preço estimado, interesse, situação/status, etc), e os dados de aquisição (data, tombo, verba, fornecedor, NF/invoice, preço, etc). Permite a emissão de vários tipos de relatórios e diversos cruzamentos: solicitante X status; grupo de pesquisa X status X interesse; verba X status entre outros. A base é alimentada de acordo com a demanda e está em rede local, sendo possível para o bibliotecário de aquisição e outros funcionários acompanhar a situação/andamento da compra e informar o usuário interessado. Desta forma temos o gerenciamento do processo de aquisição e uma pré-catalogação. Assim que o material é recebido, é efetuada uma estratégia de busca visando a exportação para a base de dados do acervo. São acrescidas as informações de número de chamada e assunto, finalizando a tarefa e possibilitando o acesso rápido às novas aquisições. Language A language of the resource pt