http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/46/5344/SNBU2004_237.pdf 7811d98488be068c0939cc86934732af PDF Text Text PROJETO AQUILIV: PROPOSTA DE UMA BASE DE DADOS PARA O GERENCIAMENTO DO PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE LIVROS NO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO Rita de Cássia Santos Ferreira∗ Adriana Bueno Moretti Célia Maria Vassello Isabel Cristina Moraes Barros Chaddad Maria Tereza Magalhaes Santos Nelci Ramos Águila Sonia Garcia Gomes Eleutério Suely Cafazzi Prati RESUMO O trabalho, apresenta uma proposta de implantação de base de dados para o gerenciamento do processo de aquisição de livros, para uso nas unidades do Sistema de Bibliotecas da Universidade de São Paulo (SIBi/USP). Descreve todos os campos desta base que foi construída em WinISIS (linguagem MicroISIS para Windows) e desenvolvida a partir de padrões utilizados pelos bibliotecários de aquisição de livros, contemplando todas as etapas das rotinas necessárias para a execução deste serviço. Este programa possibilitará otimizar, recuperar e disponibilizar a informação aos clientes, oferecendo ainda subprodutos, o que resultará no compartilhamento e racionalização da informação entre os profissionais das Bibliotecas do SIBi/USP. PALAVRAS-CHAVE: Aquisição de livros. Automação Gerenciamento de processo. Base de dados. WinISIS. em bibliotecas. 1 INTRODUÇÃO No mundo atual, os diversos tipos de bibliotecas, têm sofrido transformações nas últimas décadas com a incorporação das novas tecnologias de informação, que permitem a análise, o armazenamento e a disponibilização dos novos conhecimentos no meio virtual. Com a utilização crescente da Web para divulgação de serviços prestados e produtos oferecidos pelas bibliotecas brasileiras, torna-se prioridade atender a �nova necessidade dos clientes que é a consulta através da rede, de acordo com Resmer e Costa (1997). Assim como afirma Cunha (1999), apesar das dificuldades financeiras que as bibliotecas enfrentam, a rapidez do avanço tecnológico provoca novas mudanças em suas atividades tais como a automação dos serviços de aquisição. De acordo com a política vigente de acesso à fontes informacionais e automação o Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo (SIBi/USP) - que é constituído por 01 Conselho Supervisor, 01 Departamento Técnico e um conjunto de 39 Bibliotecas distribuídas nos diversos “Campi”, em locais e cidades diferentes - tem como missão promover o acesso a informação através de programas cooperativos e de racionalização de acervos, compartilhamento de recursos, assim como a normalização de procedimentos com abrangência sistêmica, oferecendo desta maneira suporte ao desenvolvimento do ensino e pesquisa junto à comunidade da Universidade de São Paulo (USP), segundo SIBinet, 2004. Para as atividades de aquisição de livros nas Bibliotecas do SIBi/USP, a tecnologia tem sido aplicada isoladamente para soluções locais e até o momento tem atendido de forma paliativa as necessidades de cada Unidade, não explorando todas as tecnologias disponíveis. Em uma experiência anterior realizada no SIBi/USP conforme Eleutério (1994), foi desenvolvida uma base para auxílio nas atividades de aquisição de livros, em linguagem de programação CLIPPER, denominada USIBI e distribuída para as bibliotecas; essa base foi utilizada durante algum tempo como facilitador das tarefas, e foi ponto de partida para outras iniciativas de cunho isolado. O grande mérito da base USIBI foi a introdução dos profissionais de aquisição no mundo de possibilidades que a tecnologia da informação oferece para a área da Ciência da Informação. Ora exposto, pretende-se neste trabalho desenvolver e propor um programa para o gerenciamento do processo de aquisição de livros para uso nas Bibliotecas do SIBi/USP. Essa ferramenta possibilitará a otimização das rotinas de trabalho desde a sugestão da compra até a patrimoniação do bem. O acesso e a recuperação de dados, precisa e rápida, beneficiará tanto aos profissionais da �informação quanto aos clientes. Outra possibilidade dessa base será a emissão de vários tipos de relatórios, minimizando os esforços das tarefas pertinentes ao serviço. 2 HISTÓRICO A necessidade de uma ferramenta para o gerenciamento das atividades de aquisição de livros de forma automatizada, transformou o trabalho “Proposta de padronização eletrônica para o controle dos processos de aquisição de livros” (Vasselo et al., 2002), apresentado no curso Programa de Administração da Inovação Científica e Tecnológica dos Serviços de Informação (PROTAP,2002), oferecido pelo Departamento Técnico do SIBi/USP, em um tópico do Planejamento Estratégico do SIBi/USP-2003. Foi constatado neste estudo o interesse de todas as bibliotecas consultadas em utilizarem uma ferramenta eletrônica padronizada para a aquisição de livros, conforme mostra a figura 1 em Anexo. A utilização deste levantamento de dados coletado junto as Bibliotecas do SIBi/USP alavancou o início deste projeto, que foi delegado a uma equipe de bibliotecários com experiência na área de aquisição, e que teria como escopo propor e desenvolver um modelo de base de dados para o serviço de aquisição de livros. Esse grupo se auto denominou “Projeto AQUILIV”. De acordo com a Gestão de Projetos adotada pelo SIBi/USP e após a revisão de literatura, foram seguidas as seguintes etapas: • Contatou-se as 9 bibliotecas que haviam informado anteriormente já possuir sistema automatizado e solicitou-se o envio das estruturas de suas bases. • Analisou-se os dados em comum e necessários para padronização das estruturas recebidas. • Elaborou-se dois modelos básicos de planilhas, para desenvolvimento nos suportes: Access e MicroISIS. • Optou-se pela adoção da ferramenta MicroISIS, após a demonstração das bases de dados utilizadas em 2 Bibliotecas do SIBi/USP: Escola Superior �de Agricultura “Luiz de Queiroz” (ESALQ) e Faculdade de Saúde Pública (FSP), cujo uso contínuo de aproximadamente 5 anos estava consolidado e também por ser uma plataforma recomendada pela United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO) e adotada pelo Centro Latino-Americano e do Caribe de Informação em Ciências da Saúde (BIREME). • Em seguida a equipe convidou um analista do SIBi/USP, especialista em MicroISIS, para desenvolver o programa AQUILIV (nome originado do grupo de trabalho). No momento a base de dados AQUILIV está sendo testada por esta equipe para o seu aprimoramento antes da distribuição para uso sistêmico. As etapas seguintes consistem de elaboração de manual para uso da base e capacitação desta equipe para o treinamento dos profissionais de todas as Bibliotecas do SIBi/USP. 3 METODOLOGIA 3.1 BASE DE DADOS AQUILIV A base de dados AQUILIV foi construída na linguagem de programação WinISIS, da UNESCO, que é um software de gerenciamento de bases de dados textuais. Optou-se pelo MicroISIS em ambiente Web por permitir o acesso e a inserção de dados simultaneamente. Este software é distribuído no Brasil pela BIREME (<http://www.bireme.br>). Um critério relevante empregado para escolha do suporte de criação da base foi a possibilidade de imigração dos dados de sistemas antigos para os atuais, planilhas de cálculos, assim como, para sistemas futuros para que seja feita uma manutenção permanente, conforme afirma Kryzanowski (1996). Na padronização desta base foram utilizadas em alguns campos, diversas tabelas auxiliares já utilizadas pelo SIBi/USP e tabelas pré-definidas e �normalizadas pelo grupo, visando maior consistência dos dados e evitando assim ruídos na recuperação da informação. Os campos que foram considerados comuns e necessários nas estruturas analisadas e que compõem a base AQUILIV são os seguintes: • Controle - Número do item solicitado; • Autor - Autores individuais, editores, coordenadores, organizadores ou Instituição como responsável pela autoria. • Título - Título da obra, título traduzido ou original quando existir • Edição - Número de edição da obra; • Editora - Comercial ou institucional, responsável pela publicação; • Cidade - Local da editora ou da Instituição publicadora, no idioma original • País - Localidade original da obra (tabela pré-definida e normalizada internacionalmente para o formato MARC); • Ano - Ano de publicação, conhecido ou aproximado; • Paginação - Número total de páginas da obra; • Série - Título da série; • Volume - Número do volume quando a obra for publicada em vários volumes; • ISBN/ISSN - Número Internacional Padronizado de identificação da obra (International Standard Book Number / International Standard Serial Number); • Idioma - Língua original da obra (tabela pré-definida e normalizada internacionalmente para o formato MARC); • Procedência - Nacional ou Internacional (tabela pré-definida e normalizada pela equipe); • Tipo de publicação - Tipo de documento (tabela pré-definida e normalizada pela equipe); • Preço estimado - Valor em moeda nacional, quando conhecido; • Exs. Pedidos - Quantidade de exemplares solicitados para aquisição; • Exs. Existentes - Quantidade de exemplares já existentes na biblioteca; • Solicitante - Nome do usuário da biblioteca (tabela de usuários do SIBi/USP); • Prioridade - Ordem de prioridade (tabela pré-definida e normalizada pela equipe); �• Data do pedido - Data da solicitação da obra; • Situação/Status – Situação da obra no processo de aquisição (tabela pré-definida e normalizada pela equipe); • Data/Status - Data da situação atual da obra no processo de aquisição; • Tipo de Aquisição - Forma de aquisição da obra (tabela pré-definida e normalizada pela equipe); • Exs. Adquiridos - Quantidade de exemplares já existentes na biblioteca; • Financiador - Órgão financiador da verba (tabela pré-definida e normalizada pela equipe); • Projeto - Título do projeto do órgão financiador da verba (tabela pré-definida e normalizada pela equipe); • Fornecedor - Nome da livraria, editora, instituição ou pessoa física (tabela pré-definida dos fornecedores da biblioteca); • Orçamento/Nota Fiscal - Nome e número do documento que contém o preço estimado e/ou Número do documento fiscal comprovante da aquisição; • Preço final - Valor real/final pago pela obra; • Req. Mercúrio - Número da requisição de entrada do pedido no Sistema Mercúrio (sistema de solicitação de qualquer material ou serviço para a seção de compras de cada unidade da Universidade de São Paulo); • Convite - Número do convite aberto para aquisição da obra; • Nº Proc. - Número do processo administrativo aberto na unidade para iniciar a aquisição; • Data/Proc. - Data de abertura do processo na unidade; • Nº Empenho - Número de empenho para cada fornecedor; • Data/Empenho - Data da abertura do empenho; • Nº de tombo - Número de patrimônio que a obra recebe na unidade (número de tombo); • Data Tombamento - Data de patrimoniação a obra; • Localização - Localização da obra na coleção (número de classificação); • Unidade/Biblioteca - Siglas das Bibliotecas do SIBi/USP (tabela pré-definida); • Período de exposição - Intervalo em que a obra fica exposta para divulgação; �• Disponibilidade - Em qual coleção a obra está inserida (referência, reserva, documentação, coleção especial, etc.); • Documentalista – Nome do operador da base de cada biblioteca (tabela pré-definida); • Data do Cadastro - Data em que o registro/informação foi inserido na base; • Notas adicionais - Informações necessárias, de qualquer tipo, que complementem o registro. 3.2 EXEMPLO DE UM REGISTRO DA BASE COM TODOS OS CAMPOS PREENCHIDOS: [01] Controle: 001 [02] Autor: Lancaster, F.W. [03] Título: Avaliação de serviços de bibliotecas [04] Edição: 1 [05] Editora: Briquet de Lemos Livros [06] Cidade: Brasília [07] Pais: Brasil [08] Ano: 1996 [09] Paginação: 356 [10] Série: Não Tem [11] Volume: Não tem [12] ISBN/ISSN: 85-85637-07-2 [13] Idioma: Português [14] Procedência: Nacional [15] Tipo de publicação: Monografia [16] Preço estimado: 60,00 [17] Exs. pedidos: 3 [18] Exs. existentes: 1 [19] Solicitante: Nelci Ramos Águila [20] Prioridade: Um [21] Data do pedido: 06.05.2004 [22] Situação/Status: Recebido �[23] Data/Status: 07.05.2004 [24] Tipo de Aquisição: Compra [25] Exs. adquiridos: 1 [26] Financiador: USP [27] Projeto: Projeto de Aquisição de Livros Didáticos para a Graduação-2004 [28] Fornecedor: Livraria EDUSP [29] Orçamento/Nota Fiscal: Nota Fiscal 34567 [30] Preço final: 54,00 [31] Req. Mercúrio: 098765 [32] Convite: 123 [33] Nº Proc.: 04.21.987.097.98.63 [34] Data/Proc.: 29.05.2004 [35] Nº Empenho: 56790 [36] Data/Empenho: 30.05.2004 [37] Nº de tombo: 95098 [38] Data Tombamento: 28.06.04 [39] Localização: 025.1^L244a [40] Unidade/Biblioteca: IO [41] Período de exposição: 10.07.04 a 17.07.04 [42] Disponibilidade: Consulta e Empréstimo [43] Documentalista: Ricardo [44] Data do Cadastro: 12.05.04 [45] Notas adicionais: Tradução da 2.ed., publicada em 1993 por The Graduate School of Library and Inforamtion Science, University of Illinois. 4 CONCLUSÃO A aplicação da tecnologia nos vários seguimentos do mundo atual é fato e tem sido absorvida diariamente sem muitas restrições pelos bibliotecários, pois essa plataforma incorporada às atividades das bibliotecas, tem provocado mudanças no atendimento aos clientes, uma vez que permite disponibilizar os serviços e produtos num espaço de tempo cada vez menor. Contudo, é �importante ressaltar que a informação é a essência das bibliotecas e ao ser tratada, requer o máximo de exatidão possível para ser fornecida ao usuário final. Dentro deste contexto a compra de material bibliográfico para o seu acervo é uma das atividades tradicionais desenvolvidas em uma Biblioteca Universitária, e como tal requer precisão nas informações e rapidez nos processos para não desvalorizar os recursos financeiros liberados; havendo assim maior comprometimento por parte dos profissionais responsáveis por este serviço com o orçamento anual destinado a este fim. A aquisição de livros é um processo constituído de etapas envolvendo vários setores tais como: biblioteca, seção de compras, fornecedores e clientes. A união dos esforços dos profissionais responsáveis por este serviço resultou na criação da proposta de um modelo de base de dados para o gerenciamento de aquisição de livros, que contribuirá para a modernização desta tarefa nas Bibliotecas do SIBi/USP. Embora a base proposta seja para uso local das Bibliotecas do SIBi/USP, recomenda-se a posteriori a disponibilização desta, via WEB, possibilitando a visibilidade dos processos de aquisição de livros aos usuários em geral. AGRADECIMENTOS Agradecemos ao Analista do SIBi/USP Ricardo Amaral de Faria pela contribuição no desenvolvimento do Base de Dados AQUILIV. AQUILIV: A PROPOSAL OF A DATABASE FOR THE MANAGEMENT OF THE PROCESS OF ACQUISITION OF BOOKS IN THE LIBRARY SYSTEM OF THE UNIVERSITY OF SÃO PAULO ABSTRACT This work presents a proposal of a data base implantation for the management of the process of acquisition of books, to be used in the units of the Library System of the University of São Paulo (SIBi/USP). It describes all the fields of this data base �that has been created in WinISIS and developed of standardized form containing all the stages of the routines of this service. This program will make it possible to optimize, to recover and to put in disposal the information to the users, offering even by-products, that will result in sharing and rationalization of the information between the professionals of the SIBi/USP libraries. KEYWORDS: Acquisition of books. Automation of Library. Process management. Data base. WinISIS. REFERÊNCIAS CUNHA, M. B. Desafios na construção de uma biblioteca digital. Ci. Inf., Brasília, v. 28, n. 3. p. 257-268, set./dez. 1999. ELEUTÉRIO, S. G. G.; CARVALHO, A. O. Livros - controle e aquisição automatizada: uma experiência com MicroISIS. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 8., 1994, Campinas. Anais... Campinas: Biblioteca Central/UNICAMP, 1994. p. 285. (Resumo) KRZYZANOWSKI, R. F. Subsídios para análise, seleção e aquisição de software para gerenciamento de biblioteca: experiência do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP (SIBi/USP). São Paulo: SIBi/USP, 1996. 56p. RESMER, M. J ; COSTA, O M. S. da. Conversão de bases de dados MicroISIS para Internet. Ci. Inf. , Brasília, v. 26, n. 2, p. 159-164, maio/ago. 1997. SIBinet. Disponível em : <http://www.usp.br/sibi/>. Acesso em: 14 jul. 2004. UNESCO. Disponível em: <http://www.unesco.org/>. Acesso em: 07 jul. 2004. VASSELO, C. M., et al. Proposta de padronização eletrônica para o controle dos processos de aquisição de livros. São Paulo: SIBi, 2002. (Trabalho apresentado ao PROTAP II). �ANEXO Bibliotecas do SIBi/USP 40 35 30 25 20 15 10 5 0 SIM NÃO SIM NÃO Figura 1 - Bibliotecas do SIBi/USP interessadas na automação do Serviço de Aquisição de Livros ∗ Instituto de Biociências da Universidade de São Paulo - Rua do Matão, 303 Caixa Postal 11.461 CEP 05422-970 - São Paulo, SP - Brasil - E-mail: kassias@usp.br Escola Superior de Agricultura "Luiz de Queiroz" da Universidade de São Paulo Av. Pádua Dias, 11 - Caixa Postal 9 - CEP 13418-900 - Piracicaba, SP - Brasil E-mail: abmorett@esalq.usp.br Instituto de Física da Universidade de São Paulo - Rua do Matão, trav. R, 187 CEP 05508-000 São Paulo - SP Brasil - E-mail: cvasselo@sbi.if.usp.br Escola Superior de Agricultura "Luiz de Queiroz" da Universidade de São Paulo Av. Pádua Dias, 11 - Caixa Postal 9 - CEP 13418-900 - Piracicaba, SP - Brasil E-mail isabel@esalq.usp.br Instituto de Química da Universidade de São Paulo - Av. Prof. Lineu Prestes, 950 CEP 05508-000 São Paulo - SP - Brasil - E-mail: tile@bcq.usp.br Instituto Oceanográfico da Universidade de São Paulo - Praça do Oceanográfico, 191 - CEP 05508-000 São Paulo, SP - Brasil - E-mail: nraguila@usp.br Faculdade de Saúde Pública da Universidade de São Paulo - Av. Dr. Arnaldo, 715 CEP 01246-904 - São Paulo, SP - Brasil - E-mail: sogarcia@usp.br Faculdade de Odontologia da Universidade de São Paulo - Av. Prof. Lineu Prestes, 2227 - CEP 05508-000 São Paulo - SP Brasil - E-mail: prati@usp.br � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 13 - Ano: 2004 (UFRN - Natal/RN) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: (Re) Dimensão de bibliotecas universitárias: da gestão estratégica à inclusão social. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Projeto AQUILIV: proposta de uma base de dados para o gerenciamento do processo de aquisição de livros no Sistema de Bibliotecas da Universidade de São Paulo. (Pôster) Creator An entity primarily responsible for making the resource Ferreira, Rita de Cássia Santos et al. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O trabalho, apresenta uma proposta de implantação de base de dados para o gerenciamento do processo de aquisição de livros, para uso nas unidades do Sistema de Bibliotecas da Universidade de São Paulo (SIBi/USP). Descreve todos os campos desta base que foi construída em WinISIS (linguagem MicroISIS para Windows) e desenvolvida a partir de padrões utilizados pelos bibliotecários de aquisição de livros, contemplando todas as etapas das rotinas necessárias para a execução deste serviço. Este programa possibilitará otimizar, recuperar e disponibilizar a informação aos clientes, oferecendo ainda subprodutos, o que resultará no compartilhamento e racionalização da informação entre os profissionais das Bibliotecas do SIBi/USP. Language A language of the resource pt