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INOVAÇOES ADVINDAS DA CONVERSÃO DO SISTEMA ORTODOCS PARA O
SISTEMA PERGAMUM NO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UNIVERSIDADE
ESTADUAL DE FEIRA DE SANTANA (SISBI-UEFS)
Maria do Céu Lopes Andrade de Souza1
Cristiane Barbosa da Silva2
Isabel Cristina da Silva Reis3
Universidade Estadual de Feira de Santana
Km 03, BR 116, Campus Universitário,
Feira de Santana, Bahia, CEP. 44031-460
www.uefs.br
E-mail: aquisi@uefs.br
Resumo:
Este trabalho tem a intenção de enfatizar a importância de automatizar os serviços
inerentes às bibliotecas universitárias, particularmente, no que diz respeito à rotina
de trabalho da Seção de Seleção e Aquisição do Sistema de Bibliotecas da
Universidade Estadual de Feira de Santana – SISBI-UEFS. Estão descritas as
mudanças e inovações advindas da conversão do Sistema OrtoDocs para o Sistema
Pergamum, fato que facilitou e agilizou o trabalho da referida seção, especificamente
1
Bibliotecária da Universidade Estadual de Feira de Santana, Especialista em Administração Pública e Recursos
Humanos
2
Assistente - Técnico Universitário da Universidade Estadual de Feira de Santana, Especialista em Educação,
Ciência e Contemporaneidade
3
Assistente - Técnico Universitário da Universidade Estadual de Feira de Santana, Especialista em Ensino da
Língua Inglesa
�com a implantação do módulo de aquisição e implementação do módulo de
catalogação, otimizando, assim, o atendimento das demandas dos usuários.
PALAVRAS-CHAVE: Biblioteca Universitária, automação, OrtoDocs, Pergamum,
otimização de serviços.
INTRODUÇÃO
O Sistema de Bibliotecas da Universidade Estadual de Feira de Santana –
SISBI-UEFS – congrega 08 bibliotecas, sendo uma central e sete setoriais, e os
processos de aquisição e catalogação do acervo são centralizados e coordenados
pelo Sistema, através da Divisão de Formação e Desenvolvimento do Acervo.
Tendo em vista um melhor gerenciamento do acervo e buscando atender as
novas exigências da demanda informacional, o SISBI-UEFS teve sua automação
implantada em 1997, com a criação da sua base de dados, a partir da aquisição do
software OrtoDocs que, na época, apresentava-se como o software capaz de atender
as necessidades das nossas bibliotecas.
Até então, o acervo de livros era organizado e registrado manualmente,
através da elaboração de fichas catalográficas e folhas de registro, respectivamente,
e o de periódicos através do preenchimento de fichas Kardex, métodos que se
apresentavam obsoletos para os novos hábitos dos usuários.
Assim, devido as novas exigências do SISBI-UEFS, tais como: necessidade
de um módulo de aquisição, incrementação do módulo de catalogação de livros e
periódicos, inclusão de fascículos e emissão de relatórios referentes a evolução do
acervo, fez-se necessário a adoção de um software que atendesse a estas
necessidades. Entre as várias opções, nossa instituição decidiu pelo Pergamum,
baseando-se em critérios econômicos e tecnológicos.
�Neste sentido, este trabalho tem como objetivo descrever as mudanças
verificadas no SISBI-UEFS, em seus processos de aquisição e catalogação, a partir
da implantação do Sistema Pergamum.
CONTEXTUALIZANDO O SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UNIVERSIDADE
ESTADUAL DE FEIRA DE SANTANA
Formado por 08 bibliotecas, sendo uma central e sete setoriais, o SISBI-UEFS
mantém uma administração centralizada no que diz respeito a infra-estrutura
informacional e quanto às normas de funcionamento de cada biblioteca.
Compete ao SISBI-UEFS, através da Biblioteca Central, promover e incentivar
a integração entre os profissionais, capacitar o seu quadro funcional e gerenciar as
atividades de aquisição do material informacional.
Seu acervo é constituído de, aproximadamente, 166.166 exemplares de livros,
teses, dissertações e 3.172 títulos de periódicos, entre nacionais e estrangeiros.
Possui, ainda, 2.708 exemplares de materiais especiais, que incluem vídeos, fitas
cassetes, CDs, slides e partituras.
Entre os usuários do sistema estão inclusos alunos de graduação, pósgraduação, professores e funcionários. Atende, ainda, um número considerável de
usuários provenientes da comunidade local e regional.
No que diz respeito aos serviços oferecidos à comunidade universitária,
podemos destacar a consulta ao acervo, as atividades de pesquisas, DSI
(Disseminação Seletiva de Informação), comutação bibliográfica, treinamento dos
usuários, orientação ao Portal Brasileiro de Informação Científica e normalização
bibliográfica.
�Além destes serviços, o SISBI-UEFS possui um programa de difusão cultural
que se desenvolve através da projeção de filmes e apoio a artistas locais,
viabilizando a exposição de trabalhos e lançamentos de publicações, em suas
dependências.
Vale ressaltar a integração deste sistema - SISBI-UEFS – às redes e sistemas
nacionais e internacionais de pesquisa: CAPES, IBICT, COMUT, CCN, BIREME,
PROSSIGA, etc.
A
AUTOMAÇÃO
NO
CONTEXTO
DO
SISTEMA
DE
BIBLIOTECAS
DA
UNIVERSIDADE ESTADUAL DE FEIRA DE SANTANA E A CONVERSÃO DO
SISTEMA ORTODOCS PARA O SISTEMA PERGAMUM
As mudanças advindas da sociedade moderna impulsionam as organizações
para a busca de um processo de modernização de suas estruturas e maior agilidade
na prestação dos serviços oferecidos à comunidade usuária.
Neste contexto, bibliotecas e centros de documentação, como unidades
organizacionais que são, recebem interferência direta em seus processos de trabalho
e, em função disso, ocorre a necessidade de se adequarem a estas mudanças, a fim
de prestarem um serviço de qualidade aos que deles se utilizam. Côrte e outros
(2002, citado por SILVA; FAVARETTO, 2005) diz que:
O cenário indica que se as bibliotecas e arquivos quiserem oferecer melhor
serviço aos usuários e cumprir a sua missão, necessário se torna
acompanhar passo a passo o desenvolvimento da sociedade, entender com
melhor precisão os hábitos e os costumes dos usuários, adaptar as
tecnologias às necessidades e quantidades de informação de que dispõem,
e utilizar um sistema informatizado que privilegie todas as etapas do ciclo
documental, em que a escolha recaia sobre uma ferramenta que contemple
os recursos hoje disponíveis, sem se tornar obsoleta a médio e longo
prazos.
�Com a finalidade de atender a demanda informacional da comunidade
acadêmica, em 1997, o Sistema de Bibliotecas da UEFS, SISBI-UEFS, teve sua
automação implantada com a aquisição do software OrtoDocs, para gerenciamento
do acervo. Vale destacar que, na época, esta escolha representou a aquisição de
um sistema que oferecia serviços que antes da automação eram realizados
manualmente, tais como: catalogação e circulação do acervo.
Com a implantação do OrtoDocs, tornou-se possível compatibilizar as
solicitações de aquisição, feitas pelos departamentos e colegiados, com o acervo
existente no SISBI-UEFS, procedimento que se tornou um facilitador do processo de
aquisição de livros e outros materiais.
A catalogação de livros e outros materiais, por exemplo, obedecia a seguinte
rotina: Após o processo de aquisição (compra, doação ou permuta) e o recebimento
do material, o mesmo era lançado em folhas de registro, que eram datilografadas,
contendo a data do registro, o título do material, autor(es) ou organizador(es), edição,
forma de aquisição e preço, em caso de compra. Estas folhas eram arquivadas em
ordem crescente, conforme os números de registro (tombo), constituindo-se no Livro
de Registro, cujo acesso era restrito à funcionários.
No que se refere a catalogação de periódicos, mais precisamente inclusão de
fascículos, realizava-se com o preenchimento de fichas Kardex, procedimento que
não mudou com a implantação do OrtoDocs, já que o referido software não nos
disponibilizou este recurso.
Diante das novas exigências que se apresentavam para o gerenciamento do
acervo, sentiu-se a necessidade da adoção de um novo software que dispusesse de
um suporte ágil. Assim, no ano de 2004, foi adquirido o software Pergamum, com o
objetivo de melhorar a prestação dos serviços oferecidos pelo SISBI-UEFS e
utilização eficaz das informações.
�Neste sentido, este trabalho tem como objetivo descrever metodologicamente
a mudança do OrtoDocs para o Pergamum, particularmente, no que diz respeito ao
controle e formação de acervo, catalogação, reclamação de obras em atraso,
emissão de relatórios estatísticos para controle institucional e do MEC, apresentando
como maior benefício da automação a rapidez, agilidade e eficiência no atendimento
e prestação de serviços, isto é, otimização das atividades.
Qualquer processo de mudança entre Sistemas e a biblioteca deve acontecer
da maneira mais sutil possível para todos os envolvidos, ou seja, equipe
responsável, staff da biblioteca e usuários. Portanto, deve haver planejamento com
toda a equipe.
Entretanto, vale ressaltar que as migrações de sucesso mantém o fluxo de
trabalho, isto é, a biblioteca não pode deixar de disponibilizar seus serviços durante a
mudança de sistema.
Côrte e outros (2002, citado por SILVA; FAVARETTO, 2005), afirma que:
Para a aquisição ou troca de sistemas de automação de bibliotecas,
torna-se necessária a organização em etapas a serem cumpridas, a
qual demanda algum tempo e muita dedicação dos profissionais
envolvidos, sendo, porém, altamente compensadora em termos de
resultados obtidos.
Particularmente, no caso do SISBI-UEFS, esta mudança ocorreu de forma
gradativa e constante.
Somente a partir do Sistema Pergamum, automatizou-se a inclusão de
exemplares e fascículos no SISBI-UEFS, abolindo, assim, o uso das folhas de
registro e fichas Kardex. Hoje, todo acervo de livros e outros materiais está incluso
em nossa base de dados, dinamizando a circulação e gerenciamento do mesmo.
�Quanto ao acervo de periódicos, ainda estamos em processo de inclusão das
coleções, mas já se percebe mudanças significativas na rotina de trabalho com este
material, dinamizando o controle e gerenciamento deste, assim como a consulta, que
tornou-se ágil e eficaz.
Os procedimentos para controle do processo de seleção e aquisição de
materiais bibliográficos (livros, periódicos) e especiais (filmes, fitas de vídeo, slides,
mapas, etc) variam de biblioteca a biblioteca, porém, de modo geral, constituem-se
como resultados de estudos que revelam os interesses e as necessidades dos
usuários, sendo a base de toda e qualquer biblioteca ou serviço informativo.
O Sistema possui telas de opções dispostas hierarquicamente, e cada tela é
subordinada a anterior.
A implantação do Módulo de Aquisição no SISBI-UEFS, tem-se constituído
uma
ferramenta
eficiente
para
a
realização
dessa
importante
atividade
biblioteconômica, tendo como itens imprescindíveis:
-controle de todo processo de aquisição;
-sugestão de compras (pré-catalogação), MARC 100, 245 e 260;
-controle de assinaturas de periódicos: início, vencimento, renovação, controle
do recebimento de fascículos periódicos e seriados;
-identificação de dados do processo de aquisição: nº da licitação, nº do
pedido, preços, nº da nota fiscal, fornecedores;
-identificação da modalidade de aquisição: assinatura, compra, doação,
permuta;
-controle das datas de recebimento do material, com a criação dos acervos e
exemplares;
-controle
da
situação
parcialmente atendido, atendido;
do
material:
aguardando
proposta,
esgotado,
�-identificação do usuário que sugeriu a aquisição do material, o qual pode
acompanhar todo o processo acessando a base de dados da biblioteca com o seu
código de usuário e senha.
Antes da implantação do Sistema Pergamum, o controle de assinaturas do
SISBI-UEFS era realizado, manualmente, a partir de listas criadas no programa
Excel, contendo informações tais como: título, editora, início e vencimento da
assinatura. Este procedimento se mostrava ineficaz para uma biblioteca do porte da
nossa, mas perdurou até o ano de 2004.
Atualmente, dispomos de um recurso que nos permite maior controle e
agilidade no trato com as assinaturas. Trata-se da emissão de um relatório com os
títulos dos periódicos que estão com a assinatura por expirar, agilizando, assim, o
processo de renovação. O período (mês, semestre, etc.) de referência deste relatório
fica a critério do funcionário que o solicita.
CONCLUSÃO
Há dois cenários no SISBI-UEFS: um antes, outro depois da automação. Vale
salientar que sempre houve uma preocupação do Sistema em prestar um serviço de
qualidade a nossos usuários e acreditamos que o fazemos. Contudo, procurando
otimizar este serviço e acompanhar a evolução da sociedade moderna, recorremos à
novas tecnologias, adquirindo e implantando o software OrtoDocs, cuja utilização
representou avanços importantes nas rotinas de serviço do SISBI-UEFS, no que se
refere a catalogação de livros e periódicos, na consulta e circulação de materiais.
Porém, tendo em vista atender a outras necessidades no contexto do SISBIUEFS, fez-se imprescindível a conversão do OrtoDocs para o Pergamum. Embora
trabalhoso, pois envolvia importação de dados, treinamento de funcionário e usuário,
readaptação da comunidade universitária ao novo sistema, foi um processo tranquilo
e que não comprometeu o funcionamento das bibliotecas.
�Hoje, entre outros serviços, temos a catalogação de livros, outros materiais e
periódicos que foi implementada com a inclusão de exemplares e fascículos e o
módulo de aquisição que tornou a compra de livros e a assinatura de periódicos
melhor gerenciada.
A conversão do Sistema OrtoDocs para o Pergamum representou um avanço
significativo nas rotinas do SISBI-UEFS, pois, atualmente, com a implantação do
módulo de aquisição e a implementação de periódicos, facilitou-se e tornou-se mais
ágil o processo de identificação e localização de documentos pela comunidade
universitária.
Neste contexto, pode-se concluir que o dinamismo das rotinas na Seção de
Aquisição do SISBI-UEFS é extensivo às rotinas de outras seções a ela diretamente
relacionadas.
REFERÊNCIAS:
CÔRTE, Adelaide Ramos e et al. Automação de bibliotecas e centros de
documentação: o processo de avaliação e seleção de softwares. Ciência da
Informação. Brasília, DF, v. 28, n. 3, p. 241-256, set./dez. 1999.
GONÇALVES, Eliane Maria Severo et al. Informatização da informação: a
experiência do Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal do Rio Grande
do Sul. Ciência da Informação. Brasília, DF, v. 27, n. 1, p. 99-102, jan./abr.
1998.
SAATKAMP, Carla Metzler et al. Modernização do sistema de automação de
bibliotecas da Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Disponível em:
www.snbu.bvs.br/snbu2000/docs/pt/doc/t073.doc. Acesso em: 24 maio 2006.
�SILVA, Fabiano Couto Corrêa da; FAVARETTO, Betanea. Uso de softwares
para o gerenciamento de bibliotecas: um estudo de caso da migração do
sistema Aleph para o sistema Pergamum na Universidade de Santa Cruz do
Sul. Ciência da Informação. Brasília. DF, v. 34, n. 2, 2005. Disponível em
http://www.ibict.br. Acesso em: 26 maio 2006.
�
Dublin Core
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Title
A name given to the resource
SNBU - Edição: 14 - Ano: 2006 (UFBA - Salvador/BA)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia
Documentação
Ciência da Informação
Bibliotecas Universitárias
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An account of the resource
Tema: Acesso livre à informação científica e bibliotecas universitárias.
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias
Publisher
An entity responsible for making the resource available
UFBA
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2006
Language
A language of the resource
Português
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Salvador (Bahia)
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
Dublin Core
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Title
A name given to the resource
Inovações advindas da conversão do Sistema Ortodocs para o Sistema Pergamum no Sistema de Bibliotecas da Universidade Estadual de Feira de Santana (SISBI-UEFS).
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
Souza, Maria do Céu Lopes Andrade de
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Salvador (Bahia)
Publisher
An entity responsible for making the resource available
UFBA
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2006
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Description
An account of the resource
Este trabalho tem a intenção de enfatizar a importância de automatizar os serviços inerentes às bibliotecas universitárias, particularmente, no que diz respeito à rotina de trabalho da Seção de Seleção e Aquisição do Sistema de Bibliotecas da Universidade Estadual de Feira de Santana – SISBI-UEFS. Estão descritas as mudanças e inovações advindas da conversão do Sistema OrtoDocs para o Sistema Pergamum, fato que facilitou e agilizou o trabalho da referida seção, especificamente com a implantação do módulo de aquisição e implementação do módulo de catalogação, otimizando, assim, o atendimento das demandas dos usuários.
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