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POLÍTICA DE INDEXAÇÃO EM SISTEMAS DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS:
LEVANTAMENTO DE SUBSÍDIOS PARA O TRATAMENTO TEMÁTICO DO
ACERVO BIBLIOGRÁFICO DA UNESP
Mariângela Spotti Lopes Fujita
Professora Adjunta do Departamento de
Ciência da Informação – UNESP – Marília, SP,
Brasil - fujita@marilia.unesp.br
Maria Carolina Gonçalves
Mestranda do Curso de Pós -Graduação em
Ciência da Informação – UNESP – Marília, SP,
Brasil - mariacarolunesp@yahoo.com.br
Milena Polsinelli Rubi
Doutoranda do Curso de Pós -Graduação em
Ciência da Informação – UNESP – Marília, SP,
Brasil.
Bolsista CAPES - mprubi@ig.com.br
Eixo temático: As Bibliotecas Universitárias e a Produção do Conhecimento
- A preservação do conhecimento e os arquivos digitais
- As redes e virtualidades da pesquisa acadêmica
�RESUMO
A elaboração de uma política de indexação em sistemas de bibliotecas universitárias estabelecerá a
tomada de decisões para otimizar os procedimentos de descrição dos assuntos. A política na Rede de
Bibliotecas da Universidade Estadual Paulista (UNESP) é necessária porque há falta de normalização
dos assuntos descritos no catálogo coletivo ATHENA, pelo fato da UNESP fazer parte da rede de
catalogação BIBLIODATA. Os cabeçalhos de assuntos do catálogo ATHENA deveriam ser alterados
durante a importação dos registros do BIBLIODATA, porém não ocorre esta modificação, pois o
bibliotecário que faz a catalogação não tem a compreensão que faz também a indexação. A pesquisa
tem como objetivo obter coerência e qualidade no momento da recuperação da informação com a
proposição de levantamento de subsídios para a elaboração de uma política de indexação na UNESP.
A metodologia foi composta de duas etapas de coletas: junto à Rede de Bibliotecas da UNESP e o
Sistema de Bibliotecas das Universidades Estaduais Paulistas (CRUESP/BIBLIOTECAS). As
considerações finais são baseadas nas duas coletas de dados para conseguir maior consolidez e
respaldo teórico quanto à importância de se elaborar uma política de indexação em sistemas de
bibliotecas, vista a escassez e desatualização da literatura sobre o assunto.
Palavras-chave: política de indexação; indexação; catálogo ATHENA; sistemas de
bibliotecas universitárias.
1 INTRODUÇÃO
A pesquisa tem como tema a política de indexação, cujo foco é o
levantamento de subsídios para estabelecimento de uma política de indexação do
acervo bibliográfico da Rede de Bibliotecas da Universidade Estadual Paulista
(UNESP).
A elaboração de uma política de indexação faz-se cada vez mais essencial em
sistemas de bibliotecas universitárias, levando em conta que atualmente o
crescimento informacional tem-se desenvolvido de forma geométrica juntamente com
o avanço tecnológico e o surgim ento de usuários mais exigentes nas pesquisas.
Desta forma, a política de indexação possibilitará um diferencial na qualidade da
recuperação das informações, não colocando em risco a consistência do sistema de
informação, fazendo com que não haja incoerências, erros ou omissões na
interpretação do conteúdo e permitindo que o indexador represente de forma eficaz o
documento para um vocabulário controlado, abordando assuntos pertinentes que vão
ao encontro dos interesses dos usuários.
�A Rede de Bibliotecas da Universidade Estadual Paulista (UNESP) atualmente
conta com 30 bibliotecas distribuídas em 23 cidades do estado de São Paulo,
interligadas e cooperantes através do banco de dados bibliográficos ATHENA, o que
permite a consulta aos catálogos de todas as unidades informacionais do sistema.
Uma das características da UNESP é ser multicampus exigindo uma central que
coordene tais bibliotecas. A Coordenadoria Geral de Bibliotecas (CGB) é o órgão que
viabiliza o funcionamento sistêmico e o aprimoramento da Rede de Bibliotecas,
estabelecendo a interface entre a informação e a clientela interna e externa, por meio
de serviços voltados para a administração, organização e disseminação da
informação.
O sistema de bibliotecas universitárias CRUESP/BIBLIOTECAS do es tado de
São Paulo, no qual faz parte a Universidade de São Paulo (USP), Universidade
Estadual de Campinas (UNICAMP) e a Universidade Estadual Paulista (UNESP),
nosso objeto de estudo, conduzem o trabalho de suas bibliotecas a partir de três
dimensões: Rede de Bibliotecas, Sistema Coordenador e as Bibliotecas Locais do
sistema.
As três dimensões existentes no ambiente das bibliotecas são os alicerces
fundamentais para que a formulação da política de indexação seja realizada, pois
antes de sua elaboração precisamos compreender a hierarquia existente na
administração das bibliotecas que envolvem aspectos políticos, econômicos e
sociais. A partir do momento que a administração das bibliotecas de uma
universidade estiver bem esclarecida, os profissionais responsáveis pela elaboração
da política estarão aptos em desenvolvê-la sem encontrar dificuldades e
beneficiando a universidade, as bibliotecas, os bibliotecários, os funcionários e,
sobretudo, os usuários.
Esta pesquisa buscará contribuir e auxiliar de forma literária com a Rede de
Bibliotecas da UNESP para a elaboração de uma política de indexação para o
sistema no todo, ou seja, uma política geral, que estabelecerá parâmetros comuns a
�serem adotados por todas as bibliotecas formadoras do catálogo ATHENA, tornando
o mesmo uniforme e consistente, amparando os indexadores no momento da
representação temática dos documentos. Ou seja, uma política de indexação que
torne o sistema ainda mais eficiente, deixando de lado suas possíveis incoerências
pela falta de padronização nas indexações, justificada pelo grande número de
bibliotecas e pelo variado contingente de bibliotecários distribuídos entre o sistema,
não havendo assim consenso sobre a melhor maneira, ou até mesmo, reflexões
sobre os conceitos e princípios de indexação. Entretanto, cada biblioteca da UNESP
tendo conhecimento das diretrizes a serem seguidas no momento da elaboração de
sua própria política de indexação, a mesma será desenvolvida mediante das
particularidades de cada biblioteca. A política de indexação local deverá contemplar
a área do conhecimento em que e biblioteca está inserida, as linhas de pesquisas
desenvolvidas
nas
Unidades,
a
demanda
dos
usuários
e
as
atividades
administrativas: missão, objetivos, planejamento estratégico e a filosofia da
instituição.
Contribuindo com a literatura, permitir-se-á que tanto instituições vinculadas
quanto aquelas que não tem vínculo com uma Rede de Bibliotecas, percebam e
compreendam como uma política de indexação reflete na representação das
informações, no que tange à eficiência e satisfação, desta forma também colaborará
com futuras pesquisas sobre política de indexação, tendo em vista a escassez e a
desatualização da literatura sobre o assunto.
Pelo fato da UNESP fazer parte da rede cooperante BIBLIODATA da
Fundação Getúlio Vargas (FGV) para a construção de seu catálogo coletivo, a
hipótese desta pesquisa é que a falta de política de indexação para normalização
dos assuntos (adequação dos assuntos à demanda usuária) durante a catalogação
pode acarretar problemas no momento da recuperação da informação pelo usuário.
O problema de nosso estudo é advindo da pesquisa de Passoni (2001), em
que se relatou que os registros captados do BIBLIODATA apresentam falhas no
�cabeçalho de assunto, porque os registros são oriundos de várias instituições
participantes e cada uma tem a sua filosofia de atribuir assuntos aos registros.
Porém, os registros incorporados nas bases locais da Rede deveriam ser
modificados, para não prejudicar a consistência do sistema, não haver ruído ou
silêncio durante a recuperação da informação e para que o catálogo de assunto da
biblioteca corresponda ao perfil da demanda.
É importante salientar que a expressão “indexação” será subtendida como
“catalogação de assuntos”, pois estamos tratando de uma política de indexação no
contexto de tratamento temático em catálogo de biblioteca em que o processo de
indexação é efetuado através dos campos 6XX no formato Marchine Readable
Cataloging 21 (MARC21).
A catalogação de assuntos, ou seja, a indexação, na Rede de Bibliotecas não
é, muitas vezes, realizada por um bibliotecário/indexador, sendo atribuído ao
catalogador à função de representar o conteúdo informacional do documento.
No momento em que é feita a catalogação (descrição bibliográfica), inserida
em uma rede cooperativa, esse processo é simplificado, reduzido a uma simples
operação de “cópia” dos cabeçalhos de assuntos, contemplando dessa forma
somente a questão da “forma” na catalogação, deixando de lado o “conteúdo”. Na
maioria das vezes, durante o processo de catalogação cooperativa, a ausência do
documento e tendo somente as fichas catalográficas originais, cópias destas ou
cópias de páginas de rosto, o bibliotecário copia o registro de outra biblioteca e
incorpora ao seu catálogo sem fazer as modificações necessárias no campo de
assunto do formato MARC21, ou seja, trabalhando a forma do documento, sem ter a
preocupação com o conteúdo.
As conseqüências diretas durante este procedimento refletirão na comunidade
dos usuários, pois o catálogo de assunto não será condizente ao perfil informacional,
comprometendo a recuperação da informação.
�A proposição é o levantamento de subsídios para a elaboração de uma
política de indexação do acervo bibliográfico da UNESP.
Esta pesquisa sobre política de indexação terá como finalidade desenvolver a
ação de “Elaboração de política de indexação de assuntos da Rede de Bibliotecas da
UNESP” da Meta “ A otimização do sistema de recuperação de informações no
Banco Athena ” constante do “Plano Diretor de Gestão dos recursos de informação e
de pessoas em perspectiva sistêmica e acadêmica na Rede de Bibliotecas”.
Por isso, tem como objetivo geral a obtenção de qualidade e coerência na
recuperação da informação pelo banco de dados ATHENA. Os objetivos específicos
deste trabalho são: realizar o diagnóstico da infra-estrutura e recursos humanos da
Rede
de
Bibliotecas,
diagnóstico
do
funcionamento
do
Banco
de
Dados
Bibliográficos da UNESP, descrever os procedimentos de catalogação e indexação
realizados nas bibliotecas da UNESP e identificar os elementos necessários para a
elaboração de uma política de indexação.
2 POLÍTICA DE INDEXAÇÃO
As diretrizes para a realização de uma indexação satisfatória começam com a
implementação de uma política de indexação que contemple todas as etapas e
processos de indexação. Sendo assim, somente depois do estabelecimento de uma
política de indexação efetiva, será possível produzir uma indexação que extraia os
melhores termos condizentes com o conteúdo de um determinado documento,
refletindo na recuperação.
De acordo com Carneiro (1985, p. 220) a política de indexação deve
“estabelecer princípios e critérios que servirão de guia na tomada de decisões para
otimização do serviço, racionalização dos processos e consistência das operações”,
�favorecendo para que o trabalho do indexador seja mais rápido, com qualidade e
coerência.
Rubi (2004) afirma que a política de indexação deve ser considerada uma
decisão administrativa primordial a um sistema de recuperação de informação,
porque a indexação deve estar inserida no contexto administrativo da biblioteca,
sendo valorizada, e abandonando a concepção técnica desse procedimento, pois ela
ocorre na entrada e na saída de informações do sistema, e “somente depois de seu
estabelecim ento é que o sistema em questão poderá definir suas características
principais” (RUBI, 2004, p. 15).
Segundo Guimarães (2000), o estabelecimento de uma política de indexação
contribuirá para que o usuário e o documento deixem de ser sujeito e objeto para se
tornarem dois sujeitos que interagem, uma vez que o usuário estará sempre
recriando o documento e alimentando novamente o sistema.
Fujita (2003, p. 102) considera que a política de indexação deve estar inserida
em dois contextos complementares:
?? Contexto sociocognitivo do indexador: a política de indexação,
as regras e procedimentos do manual de indexação, a linguagem
documentária para representação e mediação da linguagem do
usuário e os interesses de busca dos usuários;
?? Contexto físico de trabalho do indexador: sistema de
informação.
Carneiro (1985, p.222) destaca alguns fatores que são indispensáveis no
planejamento de um sistema de recuperação de informação para constituir uma
política de indexação:
??
a identificação da organização a qual estará vinculado o sistema de
indexação;
??
a identificação da clientela a que se destina o sistema;
??
os recursos humanos, materiais e financeiros.
�Carneiro (1985) define os elementos que devem ser considerados na
elaboração de uma política de indexação:
??
Cobertura de assuntos;
??
Seleção e aquisição dos documentos -fonte;
Processo de indexação:
??
Nível de exaustividade;
??
Nível de especificidade;
??Escolha da linguagem:
??
Capacidade de revocação e precisão do sistema;
??
Estratégia de busca;
??
Tempo de resposta do sistema;
??
Forma de saída;
??
Avaliação do sistema.
Guimarães (2000, p. 55) lembra outros elementos apresentados pelo Fosket
(1973) que complementará aos estudos sobre política de indexação.
a) Capacidade de consulta a esmo (browsing): torna-se
necessário pensar a respeito da interface dos sistemas de busca,
revelando, de maneira fácil e direta, a estrutura temática que os
organiza;
b) Garantia literária (literary warrant): diz respeito a linguagem de
indexação, suas representações de conceitos realmente
utilizados pela comunidade usuária em questão;
c) Formação do indexador: em termos de conhecimento das
áreas de assunto dos documentos, da metodologia de
indexação, das características da linguagem documentárias e de
suas habilidades lingüísticas.
Diante da realidade atual dos sistemas de informação, Guimarães (2000, p.
54-55) reuniu mais dois aspectos constituintes existentes na política de indexação
realizada por Carneiro (1985).
�?? Cobertura de assuntos: aspectos como a conversão retrospectiva de dados e a
compatibilidade de linguagem de indexação entre integrantes de um mesmo
sistema cooperativo;
?? Seleção e aquisição de documentos-fonte: aliar a procedência (especialmente
no que diz respeito a sites), ao custo, à língua etc.
Rubi (2004, p. 115), em sua dissertação de mestrado, sugere “um novo
aspecto a ser incorporado aos elementos descritos por Carneiro (1985) e Fosket
(1973)”, que é consulta ao indexador.
Em seu artigo, Guimarães (2000 p. 58) finaliza sobre a questão da política de
indexação por ser um “elemento-chave para que o SRI possa cumprir sua função
básica – a disponibilização de conteúdos informacionais – em que organizações
gestoras do conhecimento, atuando em consonância com uma política mais ampla”.
Com a indexação sendo norteada por meio de uma política, os documentos
poderão ser disponibilizados com coerência e qualidade nas bibliotecas e sistemas
de recuperação. É importante ressaltar que a política de indexação não beneficiará
somente o serviço de indexação, mas a instituição como um todo. Pois a política a
ser implantada terá que contemplar não só as etapas envolvidas durante a
indexação, mas a missão, os objetivos e a filosofia da instituição para que a
indexação, fase final do tratamento da informação, seja efetuada de forma
padronizada e uniforme a representação temática do documento.
3 METODOLOGIA
A metodologia foi desenvolvida em duas etapas: a revisão de literatura e
análise do diagnóstico que está dividida em dois estudos de caso, representativos de
sistemas de bibliotecas universitárias: Rede de Bibliotecas da UNESP e Sistema de
Bibliotecas das Universidades Estaduais Paulistas (CRUESP/BIBLIOTECAS) -
�Universidade de São Paulo (USP), Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP)
e Universidade Estadual Paulista (UNESP).
Para realização das análises dos diagnósticos, primeiramente, fez -se um
estudo na UNESP para conhecer todo o funcionamento do Banco de Dados
Bibliográficos ATHENA, desde o órgão que gerencia o funcionamento sistêmico de
todas as bibliotecas da UNESP, a base de dados que fornece através de um
convênio registros bibliográficos para formação do banco ATHENA, denominada
Rede BIBLIODATA e a conversão retrospectiva que almejou a formação do banco de
dados de forma mais rápida. Por meio deste diagnóstico de funcionamento,
conseguimos conhecer todo o processo de catalogação e indexação complementado
por duas entrevistas com bibliotecárias do Sistema Coordenador e uma bibliotecária
de atua em uma Biblioteca Local.
Após o estudo do diagnóstico da UNESP, verificamos que as realidades de
trabalho
dos
bibliotecários
CRUESP/BIBLIOTECAS
são
tanto
muito
da
UNESP
semelhantes,
quanto
pois
todos
do
Sistema
trabalham
em
bibliotecas universitárias, a administração das bibliotecas possui três dimensões
(Rede de Bibliotecas, Sistema Coordenador e Bibliotecas Locais), possuem usuários
com perfis semelhantes e utilizam ferramentas similares para o tratamento da
informação nos processos técnicos de catalogação, classificação e indexação.
Portanto,
realizamos
um
diagnóstico
retratando
a
infra-estrutura
e o
funcionamento da CRUESP e através dos relatos de experiências extraídos de um
curso on-line, “Fundamentos Teóricos e Metodológicos de Indexação: aspectos
sociocognitivos e lingüísticos”, realizado na USP no ano de 2005 e ministrado pela
Profª. Dra. Mariângela Spotti Lopes Fujita aos bibliotecários do Sistema de
Bibliotecas das Universidades Estaduais Paulistas (CRUESP/BIBLIOTECAS) e
entrevista com as bibliotecárias da CGB pode-se levantar os subsídios para
elaboração de uma política para sistemas de bibliotecas universitárias.
�4 CONSIDERAÇÕES FINAIS
A pesquisa teve como propósito levantar subsídios para o estabelecimento de
uma política de indexação no tratamento do acervo bibliográfico da Rede de
Bibliotecas da Universidade Estadual Paulista (UNESP), com o objetivo de obter
qualidade e coerência na recuperação das informações.
A política de indexação torna-se fundamental em contexto de bibliotecas para
orientar o bibliotecário em cada uma das etapas a serem seguidas no processo de
indexação, permitindo uniformidade e rapidez em suas tarefas e direcionando um
tratamento temático do acervo com padronização e consistência.
Muitos dos dezessetes elementos de política de indexação que existem na
literatura foram contemplados nos dois diagnósticos. Percebe-se que as atividades
relacionadas com a indexação na UNESP utilizam um número razoável de
elementos, mesmo que a maioria das bibliotecárias não tem o conhecimento da
importância sobre política de indexação. A partir dos relatos de experiências
verificou-se que a maioria dos elementos foram destacados nas atividades do curso
on-line.
O resultado de todo o diagnóstico nos evidencia que há
falta de estudos
sobre política de indexação em bibliotecas universitárias. Apresentada a realidade
das bibliotecas nesta pesquisa, que participam de um sistema cooperativo de
catalogação (BIBLIODATA), utilizando normas de catalogação (AACR2), um formato
de intercâmbio bibliográfico (MARC 21), vocabulário controlado, entre outras normas
que existem na Biblioteconomia, observamos que nem a UNESP e nem o sistema
CRUESP/BIBLIOTECAS se preocuparam em elaborar uma política de indexação
para dar ênfase na descrição do assunto.
Entendemos que um dos motivos pelo qual a elaboração da política de
indexação não é uma atividade presente nas bibliotecas é conseqüência do modo
�como a indexação é vista, muitas vezes, somente como um processo técnico que
não necessita de procedimentos sistematizados para identificação de assuntos,
somente de uma leitura rápida para identificar e extrai r os termos para representar o
conteúdo.
Mas, a partir do momento em que as bibliotecas perceberem a importância da
indexação em todo o ciclo documentário, considerando -a como parte da
administração, mudarão de concepção entendendo que a indexação necessita de
parâmetros que guiem os indexadores no momento de tomadas de decisões
minimizando subjetividade e incertezas durante o processo de indexação,
reconhecendo, portanto, a importância em se implantar uma política de indexação.
Os estudos mostram a importância do aperfeiçoamento do processo da
catalogação, no que diz respeito à descrição do assunto, além da descrição da
forma. Quando pensamos em elaborar catálogos on-line para disponibilizar a
informação de maneira mais rápida e com qualidade para os usuários, que envolve
toda a descrição da forma física do documento, esquecemos da importância em se
tratar adequadamente o conteúdo do documento que fará a ponte entre o sistema e
o usuário.
A partir dos relatos de experiências (CRUESP/BIBLIOTECAS) e das
entrevistas (UNESP), observamos que os subsídios para elaborar uma política de
indexação são baseados não somente nos dezessetes elementos que existem na
literatura, mas também em três novos subsídios identificados a partir da prática dos
bibliotecários e que serão importantes para definir melhor uma política. São eles:
?? Consulta ao bibliotecário de referência para saber quais são os termos que
geralmente os usuários utilizam para realizar a buscar;
�?? Formar uma comissão que tenha a participação de bibliotecários do
processamento técnico e de referência, funcionários da biblioteca, docentes
da Unidade e usuários para a realização de uma política de indexação;
?? Desenvolver uma política geral, para a Rede de Bibliotecas em que serão
estabelecidos critérios comuns a serem seguidas por todas as bibliotecas, e uma
política local onde cada biblioteca deverá levar em consideração suas próprias
particularidades, porém seguindo a filosofia do Sistema Coordenador.
POLITICS OF INDEXATION IN SYSTEMS OF LIBRARIES: SURVEY OF
SUBSIDIES FOR THE THEMATIC TREATMENT OF THE BIBLIOGRAPHICAL
QUANTITY OF THE UNESP.
ABSTRACT
The elaboration of one politics of indexing in systems of university libraries will establish the
taking of decisions to optimize the procedures of description of the subjects. The politics in
the Net of Libraries of Universidade Estadual Paulista (UNESP) is necessary because it has
lack of normalization of the described subjects in collective catalogue ATHENA, for the fact of
the UNESP to be part of the net of cataloging BIBLIODATA. Heading of subjects of catalogue
ATHENA would have to be modified during the importation of the registers of the
BIBLIODATA, however this modification does not occur, therefore the librarian who makes
the catalogation does not have the understanding that he also makes the indexation. The
research has as objective to get coherence and quality at the moment of the recovery of the
information with the proposal of survey of subsidies for the elaboration of one politics of
indexation in the UNESP. The methodology was composed of two stages of collections:
together to the Net of Libraries of the UNESP and the System of Libraries of Universidades
Estaduais Paulistas (CRUESP/BIBLIOTECAS). The final consideracion are based on the two
collections of data to obtain greater and theoretical endorsement how much to the importance
of if elaborating one politics of indexation in systems of libraries, sight the scarcity and
denaturalization of literature on the subject.
Keywords: indexing politic, indexing, catalogue ATHENA, university libraries systems.
�REFERÊNCIAS
CARNEIRO, M. V. Diretrizes para uma política de indexação. Revista da Escola de
Biblioteconomia da UFMG, Belo Horizonte, v. 14, n. 2, p. 221-241, set. 1985.
FUJITA, M. S. L. A leitura documentária do indexador: aspectos cognitivos e
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GUIMARÃES, J. A. C. Políticas de análisis y representación de contenido para la
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RUBI, M. P. A política de indexação na perspectiva do conhecimento
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Faculdade de Filosofia e Ciências, Universidade Estadual Paulista, Marília, 2004.
�
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
SNBU - Edição: 14 - Ano: 2006 (UFBA - Salvador/BA)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia
Documentação
Ciência da Informação
Bibliotecas Universitárias
Description
An account of the resource
Tema: Acesso livre à informação científica e bibliotecas universitárias.
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias
Publisher
An entity responsible for making the resource available
UFBA
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2006
Language
A language of the resource
Português
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Salvador (Bahia)
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
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Política de indexação em Sistemas de Bibliotecas Universitárias: levantamento de subsídios para o tratamento do acervo bibliográfico da UNESP.
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Date
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2006
Type
The nature or genre of the resource
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pt