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Eixo II - Pesquisa e Extensão
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS:
RELATO DE EXPERIÊNCIA
STRATEGIC PLANNING IN UNIVERSITY LIBRARIES: EXPERIENCE REPORT
Resumo: O estudo apresenta o processo de implantação do planejamento estratégico no
Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal do Amazonas. O modelo de Planejamento
adotado foi produto da dissertação de mestrado da autora defendida em 2012, a qual
apresentou uma proposta de modelo de planejamento estratégico para sistema de bibliotecas
universitárias, a implantação ocorreu a partir do segundo semestre de 2013 até o segundo
semestre de 2015, período em que a autora foi gestora da Divisão de Bibliotecas Setoriais. O
estudo caracteriza-se como exploratório e descritivo, com abordagem qualitativa do tipo
bibliográfico. A implantação do planejamento permitiu um diagnóstico do Sistema de
Bibliotecas, contribuindo para a conscientização da importância de trabalhar com objetivos e
metas, além de possibilitar avanço em relação à gestão participativa.
Palavras-chave: Planejamento Estratégico. Biblioteca Universitária. Gestão em Bibliotecas
Universitárias.
Abstract: The study presents the strategic planning implementation process in the Libraries
System of the Universidade Federal do Amazonas. The planning model adopted was the
product the master's dissertation of the author defended in 2012, which presented a proposal
of strategic planning model for university library system, the implementation occurred from
the second half of 2013 until the second half of 2015, during which time the author was
manager of the Sectoral Libraries Division. The study is characterized as exploratory and
descriptive, with a qualitative approach of the bibliographic type. The implementation of the
planning allowed for a diagnosis of the Library System, contributing to the awareness of the
importance of working with objectives, as well as making possible progress in relation to
participatory management.
Keywords: Strategic planning. University Library. Management in University Libraries.
1 INTRODUÇÃO
É indiscutível o crescimento e a importância da informação na sociedade
contemporânea, ela está presente em todos os aspectos de nossas vidas. Entende-se que a
informação foi uma inovação no campo da produção e comunicação do conhecimento
�científico, pois permitiu a possibilidade da criação de novas tecnologias as quais se
desenvolveram e continuam a evoluir, se em um primeiro momento a ênfase era no
armazenamento da informação e na sua disseminação para grupos específicos, atualmente, o
desafio para as bibliotecas universitárias passa a ser a disponibilização de informação para a
sociedade em geral. A informação sempre foi relevante para o desenvolvimento da sociedade,
mas vem ganhando destaque como necessidade presente em todos os aspectos da atividade
humana. (FREIRE, 2006)
A aplicação de grandes recursos para a resolução do acesso a informação teve e
continua a ter importância estratégica, inicialmente para alavancar a ciência, em seguida para
tudo aquilo que envolve a sociedade moderna. Com a evolução da sociedade da informação os
papéis sociais e econômicos das atividades de informação estão tornando-se cada vez mais
evidentes, sua importância estratégica está crescendo. Isto traz novos participantes para o
campo de trabalho da informação (SARACEVIC, 1995).
As universidades brasileiras e, consequentemente, suas bibliotecas, são atingidas pelas
mudanças ambientais impostas pela sociedade da informação e buscam utilizar ferramentas
para lidar com as constantes mutações que enfrentam diariamente, e o planejamento
estratégico é uma ferramenta que pode ser usado para a resolução de inúmeros problemas com
os quais se defrontam. Em tal perspectiva, o estudo apresenta um relato da adoção do
planejamento estratégico no Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal do Amazonas.
O estudo caracteriza-se como exploratório e descritivo, com abordagem qualitativa do
tipo bibliográfico, tem por objetivo apresentar o processo de implantação do planejamento
estratégico no sistema de bibliotecas da Federal do Amazonas. O modelo de Planejamento
estratégico utilizado foi produto da dissertação de mestrado da autora defendida em 2012
(Planejamento Estratégico para o Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal do
Amazonas: proposta de modelo), a qual apresentou uma proposta de modelo de planejamento
estratégico para sistema de bibliotecas universitárias, a aplicação ocorreu no Sistema de
Bibliotecas da Universidade Federal do Amazonas (SISTEBIB/UFAM) no segundo semestre
de 2013 ao segundo semestre de 2015, período em que a autora assumiu a direção da Divisão
de Bibliotecas Setoriais (DBS), é a essa divisão que estão subordinadas as treze bibliotecas
setoriais do SISTEBIB/UFAM. O estudo relata as principais atividades desenvolvidas para
implantação da metodologia do planejamento no SISTEBIB.
�2 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EM BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA
As Bibliotecas Universitárias (BUs) tem como missão dá suporte ao ensino, a pesquisa
e a extensão nas universidades, a obtenção da qualidade na prestação dos serviços deve ser
um processo contínuo e a comunidade acadêmica é ator fundamental para o reconhecimento
da atuação da biblioteca. Por isso, a satisfação ou não das necessidades dos usuários pode
determinar o prestígio da BUs.
As universidades e suas bibliotecas devem integrar-se às mudanças impostas em seus
ambientes, sejam elas: sociais, políticas e econômicas, pois, inserem-se em um sistema de
informação, o qual propicia conhecimento e integração de pessoas aos novos paradigmas da
sociedade.
Os gestores das BUs necessitam se adaptar a essas mudanças, muitas delas advindas
da tecnologia da informação e comunicação. É primordial para essas unidades de informação
acompanhar a inovação e a criatividade que são impostas pela sociedade da informação na
comunidade em que agem.
Na literatura existe extenso material a respeito de planejamento estratégico
empresarial. Porém, nota-se uma carência de publicações voltadas às organizações sem fins
lucrativos, portanto é necessário levar em consideração as peculiaridades dessas organizações
que exigem adaptações das técnicas de modo a contemplar aspectos essenciais para seu
desenvolvimento. A adoção do planejamento estratégico em instituições universitárias é uma
tarefa delicada devido às características da organização: alto nível profissional,
descentralização das decisões, multiplicidade de concepções, dispersão e ambiguidade do
poder, diversidade de tecnologias entre outras questões.
As bibliotecas universitárias necessitam de autonomia para planejar suas ações, ainda
que sigam as diretrizes básicas traçadas pelas Instituições de Ensino Superior. As que tendem
a adquirir maior êxito na concretização de seus objetivos são, sem dúvida, aquelas que
possuem em seus quadros, profissionais engajados na estruturação de sua política
administrativa e pedagógica. O empenho coletivo proporciona orientação homogênea e
coerente em busca da concretização de suas metas. (OLIVEIRA, 2004)
Oliveira (2004) salienta que quanto maior o grau de consciência dos profissionais,
maiores são as chances de buscar o equilíbrio entre a adaptação ao novo e a implementação
dos serviços essenciais. Pode-se dizer que essa é a forma adequada de assegurar a atualização
ante as transformações do meio externo.
�A gestão da BU deve concentrar seus esforços para encarar os desafios de um mundo
em transformação, tornando-se necessária a adoção de modelos da administração que priorize
a ação e a prática no sentido de incentivar os indivíduos envolvidos nesse processo a atuarem
de forma crítica em seu contexto social e com autonomia para direcionar suas habilidades
profissionais.
As BUs começaram a utilizar o planejamento estratégico como ferramenta na solução
de questões que enfrentam diariamente, entre elas a escassez de recursos humanos e
financeiros, além de uma política instável, o que dificulta a realização dos seus objetivos,
ameaça a manutenção e atualização de seus acervos, além de não conseguir suprir as
necessidades de seus usuários.
Nesse contexto, o planejamento estratégico apresenta-se como um instrumento para
que os gestores da biblioteca possam estabelecer suas diretrizes e definir as políticas e metas a
serem alcançadas.
embora não vise lucro econômico, administram recursos financeiros da instituição e verbas
recebidas por meio de agências que financiam projetos para a aquisição de bibliografias,
mobiliários, entre outros.
As BUs devem estar atentas às mudanças, já que elas podem oferecer tanto ameaças
quanto oportunidades, portanto cabe acompanhar cuidadosamente o ambiente interno e
externo, para tirar proveito das oportunidades e minimizar as ameaças, analisando se a
mudança contempla a estratégia atual ou se implica em modificações que trarão melhorias.
Assim, o planejamento estratégico é uma ferramenta que permite aos gestores definir
missão, políticas e diretrizes que nortearão as atividades da organização a médio e longo
prazo.
3 CONTEXTUALIZAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UNIVERSIDADE
FEDERAL DO AMAZONAS (SISTEBIB/UFAM)
96
http://biblioteca.ufam.edu.br
�Figura 1 - Estrutura organizacional do SISTEBIB
Fonte: Adaptado do Regimento Interno do SISTEBIB, 1996.
�Das sete bibliotecas setoriais da capital, quatro funcionam doze horas e três dez horas
diárias, ininterruptamente, de segunda a sexta-feira, enquanto as setoriais dos Campi fora da
sede funcionam doze horas diárias com exceção da BSIEAA que atende apenas por oito horas
diárias. O horário de funcionamento das bibliotecas setoriais é organizado de acordo com a
demanda de usuários e quantitativo de recursos humanos. As bibliotecas setoriais estão
localizadas próximas às unidades acadêmicas, agrupando seus acervos por áreas de
conhecimento referentes às temáticas, as quais estão destinadas a prestar seus serviços.
�4 DISCUSSÃO DOS RESULTADOS
O emprego da gestão estratégica em bibliotecas universitárias é importante para gerir
os serviços disponibilizados por essas unidades de informação. Em agosto de 2013 a autora
foi convidada a assumir a direção da Divisão de Bibliotecas Setoriais (DBS) do
SISTEBIB/UFAM com o objetivo de implantar o modelo de planejamento estratégico em
bibliotecas universitárias proposto em sua dissertação de mestrado em Engenharia de
Produção defendida em 2012.
Ao assumir a DBS, a autora juntamente com a diretora do SISTEBIB e os demais
gestores do sistema decidiram pela realização de uma pesquisa de opinião junto à comunidade
universitária com intuito de avaliar os serviços oferecidos pelo SISTEBIB. O resultado da
consulta permitiu conhecer a opinião do usuário em relação aos serviços disponibilizados pelo
SISTEBIB, conhecimento importante como suporte para diagnosticar os pontos fracos e fortes
do Sistema.
Como o modelo proposto tratava do planejamento estratégico participativo, foi
necessária a conscientização dos colaboradores do Sistema, para isso foi realizado em outubro
de 2013 o I Encontro do SISTEBIB, com a participação de todos os Bibliotecários do Sistema
(Capital e Interior). Nesse Encontro foi apresentado o modelo de planejamento estratégico
prospectado para o SISTEBIB, bem como palestras com professores doutores da área da
administração a respeito de planejamento e gestão estratégica, além da explanação da Próreitora de Planejamento do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) da Universidade,
todas essas ações tiveram como intuito não só conscientizá-los da importância da adoção do
planejamento estratégico para o SISTEBIB, mas principalmente tornar os colaboradores parte
desse processo.
Paralelo a isso foi solicitado de cada Biblioteca Setorial uma análise SWOT (strengths,
weaknesses, opportunities, threats) da sua unidade de informação, a orientação foi que tal
análise fosse realizada por todos os colaboradores do setor, e não apenas pelo diretor da
Setorial. Após o recebimento da análise de SWOT das treze bibliotecas setoriais a época, foi
realizada a compilação desses dados para elaborar uma única matriz SWOT do Sistema, o
passo seguinte foi reunir com os diretores das bibliotecas setoriais para analisar a matriz final
e delinear o planejamento estratégico para as Bibliotecas Setoriais do SISTEBIB.
Um dos pontos negativos que as setoriais relataram como impactante na qualidade de
seus serviços foi em relação à distribuição de recursos humanos, a qual era realizada sem
levar em consideração as reais necessidades de cada biblioteca setorial, ou seja, o SISTEBIB
�não adotava nenhum critério ou padrão para distribuir seus colaboradores. Para minimizar
essa demanda foi realizado um estudo sobre padrões mínimos de recursos humanos
recomendados pela literatura especializada para Bibliotecas Universitárias para ser adequado
ao Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal do Amazonas.
O estudo sobre padrões mínimos de recursos humanos contemplou um diagnóstico
com o intuito de saber o quantitativo de usuários de cada setorial, os serviços oferecidos, o
quantitativo de recursos humanos (Bibliotecário, Assistente, Bolsista e Estagiário) e o horário
de funcionamento. De posse desses dados e com base nas recomendações encontradas na
literatura, elaborou-se um padrão mínimo de recursos humanos por setorial, bem como
padrões mínimos de serviços. Os resultados parciais desse estudo foram apresentados no
Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias em 2014 realizado em Belo Horizonte pela
Universidade Federal de Minas Gerais.
Para Lira, Vale e Barbalho (2014) os recursos humanos que atuam nas bibliotecas
universitárias são fatores preponderantes para proporcionar boa qualidade na oferta de
serviços, portanto, a experiência de implantação da política de planejamento no Sistema de
Bibliotecas da Universidade Federal do Amazonas proporcionou melhoria nos serviços
prestados, além de mostrar a importância de trabalhar com metas, relatórios e seguir padrões
para aperfeiçoar os serviços disponibilizados nas bibliotecas setoriais.
Atualmente o SISTEBIB promove anualmente pesquisa de opinião junto a
comunidade acadêmica para aperfeiçoar os serviços disponibilizados, além disso, o resultado
dessa consulta serve como feedback e fonte de informação para realização do plano anual de
atividades desde de 2013, quando foi realizada a primeira pesquisa.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
A sociedade contemporânea exige postura proativa por parte dos gestores e o
planejamento estratégico é uma ferramenta que pode auxiliá-los nessa árdua tarefa. A
implantação da ferramenta no Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal do Amazonas
permitiu conhecer seus pontos fortes e fracos e suas capacidades quando realizou o
diagnóstico interno do Sistema, bem como conhecer a visão externa ao Sistema por meio dos
usuários, quando realizou a pesquisa de opinião junto à comunidade acadêmica. De posse
destas informações o SISTEBIB pode avançar em relação à gestão participativa e a
conscientização da importância de trabalhar com objetivos e metas e mostrou que o
imprevisto é muito mais trabalhoso e dispendioso.
�A crise econômica que atingiu o país, e consequentemente as universidades, acarretou
na redução de repasse de verbas para a Universidade, além da greve geral dos técnicos
administrativos em educação em 2015, tais fatos, inviabilizou a realização dos próximos
Encontros dos Servidores do SESTEBIB, além da não realização de ações que haviam sido
prospectadas e que dependiam de recursos para sua efetivação. Porém considerou-se válida e
exitosa a aplicação prática da Proposta de Modelo de Planejamento estratégico em Bibliotecas
Universitárias, pois permitiu diversos ajustes e o SISTEBIB continua a adotar a cultura de
planejamento em suas ações e vem ganhando destaque na Universidade por meio da oferta e
aperfeiçoamento de serviços à comunidade universitária.
REFERÊNCIAS
DI FOGGI, Rafael Antonio; COLETTA, Teresinha das Graças; CRISTIANINI, Glaucia
Maria Saia. Planejamento estratégico em bibliotecas universitárias estaduais públicas do
estado de São Paulo: análise, avaliação e proposta de um roteiro. In: SEMINÁRIO
NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 16. e SEMINÁRIO
INTERNACIONAL DE BIBLIOTECAS DIGITAIS BRASIL, 2., 2010, Rio de Janeiro.
Anais... Rio de Janeiro: [UFRJ], 2010.
FREIRE, G. H. Ciência da Informação: temática, histórias e fundamentos. Perspectivas em
Ciência da Informação, v. 11, n. 1, p. 6 19, 2006.
LIRA, Raquel Alexandre de; Barbalho, Célia Regina Simonetti ; Vale, Milene Miguel do.
Padrões de Recursos Humanos para o Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal do
Amazonas. In: XVIII SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS,
18.,2014, Belo Horizonte. Anais do XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias,
2014.
OLIVEIRA, Leila Rabello de. Biblioteca universitária: uma análise sobre os padrões de
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SARACEVIC, T. Interdisciplinarity nature of Information Science. Ciência da Informação,
Brasília, v.24, n.1, p.36-41, 1995.
SARACEVIC, Tefko. Ciência da Informação: origem, evolução e relações. Perspectivas em
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UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAZONAS. Sistema de Bibliotecas. Planejamento
estratégico do SISTEBIB. Manaus: UFAM, 2013.
�
Dublin Core
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Title
A name given to the resource
SNBU - Edição: 20 - Ano: 2018 (UFBA - Salvador/BA)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia
Documentação
Ciência da Informação
Bibliotecas Universitárias
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An account of the resource
Tema: O Futuro da Biblioteca Universitária na Perspectiva do Ensino, Inovação, Criação, Pesquisa e Extensão.
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SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias
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UFBA
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2018
Language
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Português
Type
The nature or genre of the resource
Evento
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The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Salvador (Bahia)
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Dublin Core
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Title
A name given to the resource
Planejamento estratégico em biblioteca universitária: relato de experiência.
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An entity primarily responsible for making the resource
Lira, Raquel Alexandre de
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Salvador (Bahia)
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UFBA
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2018
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Description
An account of the resource
O estudo apresenta o processo de implantação do planejamento estratégico no Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal do Amazonas. O modelo de Planejamento adotado foi produto da dissertação de mestrado da autora defendida em 2012, a qual apresentou uma proposta de modelo de planejamento estratégico para sistema de bibliotecas universitárias, a implantação ocorreu a partir do segundo semestre de 2013 até o segundo semestre de 2015, período em que a autora foi gestora da Divisão de Bibliotecas Setoriais. O estudo caracteriza-se como exploratório e descritivo, com abordagem qualitativa do tipo bibliográfico. A implantação do planejamento permitiu um diagnóstico do Sistema de Bibliotecas, contribuindo para a conscientização da importância de trabalhar com objetivos e metas, além de possibilitar avanço em relação à gestão participativa.
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