http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/47/5720/SNBU2006_320.pdf 0819bbde1b5ab9bade10e3a693d468c0 PDF Text Text SUPLEMENTO LITERÁRIO DE MINAS GERAIS: indexação, restauração, digitalização e microfilmagem do acervo de 1966 a 2006. O desafio de colocar 40 anos on-line. Júnia Lessa França 1 Rosângela Costa Bernardino 2 RESUMO O Suplemento Literário de Minas Gerais, criado em 1966 pela Imprensa Oficial, foi publicado até 1992, semanalmente, como encarte do jornal oficial do Estado, o “Minas Gerais”. Em 1993 teve sua publicação interrompida, retornando em 1994, já independente do “Minas Gerais”, com periodicidade mensal e sob a responsabilidade da Secretaria de Estado da Cultura. Os primeiros redatores da publicação foram os escritores mineiros Murilo Rubião, Laís Corrêa de Araújo e Ayres da Mata Machado Filho. Com 1300 fascículos editados em quatro décadas, o Suplemento publicou uma série de artigos inéditos dos mais renomados escritores brasileiros e estrangeiros e é considerado hoje o Suplemento literário de vida mais longa que se tem conhecimento. A versão on-line é resultante de um Projeto desenvolvido pela Biblioteca da Faculdade de Letras da UFMG, desde 1997, que indexou cerca de 30.000 matérias, com o objetivo de maximizar a utilização da publicação, facilitar a pesquisa e, sobretudo, garantir a preservação do acervo. Foi criado um software específico que permite a pesquisa por autoria, título, número do volume ou fascículo, ano, assunto, gênero literário, série, edições especiais, tradutores, organizadores e ilustradores; bem como a leitura e impressão da matéria na íntegra, via Internet, acessando o site: www.letras.ufmg.br/websuplit . Palavras-chave: Suplemento Literário de Minas Gerais – 40 anos; Digitalização de acervo; Preservação de acervo. 1 Bibliotecária da Faculdade de Letras da UFMG, Caixa Postal, 905 – 31270 -901-Belo Horizonte – MG, Brasil. E-mail: juniabib@letras.ufmg.br 2 Bibliotecária da Faculdade de Letras da UFMG, Caixa Postal, 905 – 31270 -901-Belo Horizonte – MG, Brasil. E-mail: rcosta@ufmg.br �1 INTRODUÇÃO O Suplemento Literário de Minas Gerais foi criado em 1966 sob a responsabilidade da Imprensa Oficial e publicado, semanalmente, acompanhando o jornal oficial do Estado, o Minas Gerais, até 1992. Em 1993 teve sua publicação interrompida, retornando em 1994, já independente do Minas Gerais, com periodicidade mensal, sob a responsabilidade da Secretaria de Estado da Cultura, intitulado “Suplemento”, iniciando nova numeração. A necessidade de restaurar esse acervo e torná-lo conhecido, foi detectada pela Biblioteca da Faculdade de Letras da UFMG desde 1997, quando o Suplemento completava 30 anos de publicação. Foi então que se apresentou o desafio de desenvolver um Projeto com o objetivo de preservar o jornal, já bastante danificado pelo excesso de manuseio, sem contudo, privar o usuário da utilização da coleção que reúne material de grande importância para a literatura. Com o "Projeto Suplemento Literário - 30 anos", a Biblioteca da FALE/UFMG assumiu o desafio e o compromisso de indexar, digitalizar, microfilmar, manter atualizado e disponível on-line todo o acervo do "Suplemento". Em setembro de 2006, o Suplemento comemora 40 anos de publicação e o projeto encontra-se na sua terceira etapa, atualizando a base de dados, a microfilmagem e a digitalização. 2 METODOLOGIA O Projeto Suplemento Literário foi desenvolvido em três etapas, definidas em função da disponibilidade de recursos. Para a primeira etapa, com recursos obtidos por intermédio da Lei Municipal de Incentivo à Cultura e com o apoio da PRODEMGE – Companhia de Processamento de Dados de Minas Gerais, foi possível indexar o acervo de 1966 a 1998 e publicar uma base de dados referencial em CD-ROM. Posteriormente, numa segunda etapa, fez-se necessário adaptar o projeto original para, além de atualizar a base de dados incluindo o período de 1999 a setembro de �2004, incluir a restauração, microfilmagem e digitalização do acervo, compatibilizando-o com a base de dados, para que fosse disponibilizado via Internet. Essa etapa foi realizada com o apoio da Faculdade de Letras da UFMG e da FAPEMIG, dentro do Programa “Uso da Tecnologia Digital no Resgate da Identidade Histórico-Cultural de Minas Gerais”. Atualmente, na 3ª etapa do trabalho, está sendo feita a primeira atualização integral, ou seja, inclusão da indexação, microfilmagem e digitalização dos dois últimos anos (2005-2006). 3 PRIMEIRA ETAPA : indexação do acervo de 1966 a 1998 A indexação das matérias publicadas entre 1966 e 1998, que deu origem à primeira base de dados, foi iniciada após um estudo feito na Biblioteca da FALE/UFMG para se ter conhecimento prévio da estrutura do periódico, do tipo de material e coletar dados para a criação de uma planilha, com os campos adequados para formar essa base. Foram separados, aleatoriamente, vários fascículos da coleção, das quatro décadas, para que fossem observados: Autoria: forma de entrada de nomes. Nessa pesquisa foram encontradas formas abreviadas, formas por extenso, autoria múltipla, pseudônimos, artigos não assinados, entradas ilegíveis, impressões incorretas e outros. Foram identificados também a menção de tradutores, organizadores, ilustradores e adaptadores. Título das matérias: forma da grafia. Com relação à titulação a maior parte dos artigos não apresentou grandes problemas que pudessem dificultar a indexação. No entanto, havia algumas matérias sem título, títulos com caracteres desconhecidos ou de alfabetos pouco acessíveis e títulos iniciados por numerais; Numeração de fascículos, volumes e datas: esses dados mereceram uma atenção especial por parte dos indexadores, pois havia muitos erros de impressão. Muitas vezes, a numeração da capa diferia da numeração das páginas internas dos fascículos; alguns fascículos foram publicados acumuladamente e houve alguns casos de fascículos publicados sem numeração. Naquele momento, tomou-se conhecimento também da �existência dos “fascículos especiais”, que eram dedicados a um tema único, normalmente comemorativo. Séries: Desde o início de sua publicação, o Suplemento trazia matérias em série. Diante dessa observação, passou-se a acompanhar essas matérias para se ter idéia de sua periodicidade e saber se se tratava, realmente, de uma série ou se seria uma coluna, o que é mais comum nos jornais. Estudamos os vários casos encontrados e concluímos que havia os dois, as séries e as colunas. Tipo de matéria publicada: nesse item, consideramos importante identificar a natureza das matérias publicadas pelo periódico. Pretendíamos saber se havia um tipo predominante, se a publicação tinha uma padronização quanto à posição em que os diversos tipos de matérias eram apresentadas, se havia uma consistência, nos diversos fascículos, na estrutura de organização. Enfim, precisávamos conhecer o conteúdo do Suplemento. Assunto: visando a pesquisa futura, fez-se necessário saber os assuntos cobertos pelo periódico. Após esse período de estudo, foi possível criar uma planilha para a indexação manual, inicialmente. Também foram definidas as normas que norteariam o trabalho. Ficou acertado que a orientação básica para a indexação seria a NBR-6023 da ABNT para o registro de autoria, título da matéria, título do periódico, local, número do volume e do fascículo, mês e ano de publicação. Essa decisão foi tomada já prevendo a “forma de saída” dos dados nas pesquisas futuras, antevendo que o usuário utilizaria o resultado da pesquisa para compor bibliografias. Assim, já indexaríamos os dados essenciais normalizados, na seqüência correta, de acordo com a norma de referências bibliográficas da ABNT. No entanto, já conhecendo melhor a estrutura e conteúdo do Suplemento, decidiu-se enriquecer a indexação com outros dados que possibilitariam mais pontos de acesso à busca, como: tradutores, organizadores, ilustradores, gênero literário, série, notas explicativas e assuntos das matérias. �3.1 Criação do Software Depois de um longo período, indexando manualmente as matérias, e já com as rotinas de indexação e pesquisa de autoridade/assunto totalmente assimiladas pelos indexadores, foi possível repassar, com clareza, ao Analista de Sistemas 3 as informações e as peculiaridades do periódico, para que fosse possível programar o software e a planilha eletrônica (FIG.1). Esse software deveria apresentar recursos que possibilitassem a recuperação das informações contidas em todos os campos da planilha. 3.1.1 ProSupLit e WebSupLit O software ProSupLit foi desenvolvido para gerenciar a base de dados criada a partir da indexação do Suplemento. Esse software permite a manutenção do conteúdo das informações e sua consulta através de diversos pontos de acesso, como: autor, título, assunto, gênero literário e outros. Foi desenvolvido em Delphi no ambiente Windows e funcionava nos computadores da Biblioteca da Faculdade de Letras da UFMG. Para garantir a preservação do acervo físico e disseminação da consulta dos exemplares do Suplemento, foi criado, posteriormente, na segunda etapa do projeto, o WebSupLit. Trata-se de uma versão do ProSupLit, mas desenvolvido em Asp, Html, JavaScript e VbScript para ambiente WEB. Às funcionalidades já existentes no ProSupLit, foi acrescentada a possibilidade de visualização dos exemplares do Suplemento digitalizados, diretamente na estação de trabalho do usuário. 3 Antônio Carlos Cortez. E-mail: ccortez2003@hotmail.com �FIGURA 1 – Planilha eletrônica para indexação 3.2 Indexando os dados essenciais Para se ter uma padronização nas entradas de autores, foi necessário construir um catálogo de autoridade. Foram definidos, previamente, as fontes de pesquisa, na seguinte ordem: Catálogo de autoridade da FGV, da Biblioteca Nacional e, posteriormente, da Rede Pergamum. Esse catálogo incluiu todas as entradas remissivas necessárias e a fonte de pesquisa. Algumas decisões com relação à autoria foram tomadas: a) O(s) autor(es) seriam registrados conforme NBR-6023: sobrenome em caixa alta, seguido do prenome, obedecendo a pontuação definida na norma; b) Matérias não assinadas teriam sua entrada pelo título, sendo a primeira palavra digitada em letras maiúsculas; c) Organizadores, tradutores e ilustradores deveriam ser registrados em campos separados do autor principal; d) Matérias publicadas sob pseudônimo tiveram a entrada por esse nome fictício, seguida do nome verdadeiro do autor, entre colchetes, quando conhecido. �Os títulos das matérias foram registrados conforme constavam no original. Os artigos definidos e indefinidos, em qualquer idioma, foram deslocados para o final da frase, para facilitar a alfabetação automática. Os erros gráficos ou de outra natureza encontrados nos títulos foram indicados com a expressão latina (sic) que significa “estava assim mesmo”, no original. Os títulos iniciados por número, inclusive data, foram escritos por extenso, seguidos do número ou data. As matérias sem título tiveram o campo preenchido com essa informação, “sem título”. O título do periódico foi normalizado pelo Catálogo Coletivo Nacional - CCN como: Minas Gerais. Suplemento Literário. Esse dado, acrescido do local de publicação, ficou em default no resultado da pesquisa. A numeração dos fascículos e volumes foi registrada sem maiores problemas. Nos casos em que os números foram impressos incorretamente, mas detectados e confirmados pelos indexadores, foram corrigidos na indexação e o erro informado no campo de notas. Os fascículos acumulados foram indexados conforme a NBR-6023 e os não numerados ficaram com o campo em branco, e a informação de que se tratava de fascículo não numerado foi registrada no campo de notas. Datas, mês/ano, foram registradas: mês abreviado e ano com quatro dígitos (FIG.2). FIGURA 2 – Planilha preenchida com os dados essenciais �3.3 indexando os dados complementares A riqueza de informações contidas no Suplemento possibilitou a indexação de uma série de informações complementares, além daquelas que a norma permite sejam colocadas nas referências bibliográficas (FIG.3). A variedade de tipos de matérias publicadas possibilitou identificar o gênero literário que gerou a criação do campo “gênero”, onde encontramos: contos, ensaios, poesias, entrevistas e outros. As séries foram registradas nos moldes da catalogação, sendo o título registrado por extenso, seguido do número da matéria na série. O campo fascículo foi criado exclusivamente para o registro dos fascículos especiais que são publicados eventualmente, normalmente sobre um tema único, relativo a datas comemorativas ou sobre a vida e obra de um determinado autor ou assunto. O registro se deu da seguinte forma: “Dedicado a Carlos Drummond de Andrade” ou “Dedicado ao Cinema brasileiro”, por exemplo. O campo de notas foi destinado ao registro de dados enriquecedores, informações complementares, registro de incorreções relativas a qualquer outro campo da planilha, de forma livre e esclarecedora. No campo assunto, foram registrados os cabeçalhos de assunto do artigo, bem como as entradas de autoridades secundárias, usando-se as mesmas listas de autoridade utilizadas para a entrada do autor principal. FIGURA 3 – Planilha preenchida com informações complementares �3.4 A base de dados referencial A partir do momento em que a indexação passou a ser feita nas planilhas eletrônicas, ficou mais fácil manter a padronização das entradas, detectar e corrigir erros, enfim, manter a consistência que esse tipo de trabalho exige. Finalizada a indexação do acervo de 1966 a 1998, a base de dados já continha cerca de 20.000 matérias. Esse material foi publicado em CD-ROM, em fevereiro de 2000. FIGURA 4 – Base de dados referencial, publicada em CD-ROM 4 SEGUNDA ETAPA: indexação do acervo de 1999/2004, microfilmagem e digitalização O desenvolvimento do Projeto em sua segunda etapa iniciou-se em outubro de 2003, tendo sido realizado integralmente em 11 meses, conforme as etapas a seguir: 4.1 Indexação das matérias publicadas no período de 1999/2004; a) Preenchimento de planilha; b) Pesquisa de autoridade e de cabeçalhos de assunto; c) Conferência visual; d) Correções. �4.2 Adaptação do Software ProSupLit, criado na 1ª etapa, para permitir a compatiblilização dos dados com as imagens a serem digitalizadas a) Fornecimento de informações necessárias ao trabalho de digitalização; b) Testes com as imagens digitalizadas; c) Verificação do conteúdo final da digitalização; d) Implantação do Software alterado nos computadores da Biblioteca/FALE. 4.3 Preparação do acervo para restauração a) Diagnóstico: avaliação da situação dos fascículos e determinação dos cuidados a serem tomados com relação ao acervo no todo (ficha técnica); b) Desmonte dos fascículos: os volumes que estavam encadernados foram desencadernados,separando-se os fascículos, descosturando e desmontando página a página. Nesse momento foram feitas as fichas de desmonte; c) Conferência página a página para uma primeira avaliação de legibilidade, erros de impressão e necessidade de substituição da página ou fascículo; d) Higienização; e) Numeração seqüencial por grupo de documentos; f) Inserção de sinaléticas de identificação documentos: documentos em perfeito estado, documentos necessitando de restauração, documentos a serem substituídos. e separação por grupos de �g) Divisão dos documentos a serem restaurados em dois grupos, definindo o volume de atividades de cada bibliotecária (FIG.5). FIGURA 5 – Estado do acervo antigo 4.4 Restauração do acervo A restauração do acervo foi realizada na Oficina de Preservação de Acervo da Biblioteca da Faculdade de Letras da UFMG, conforme as etapas descritas a seguir: a) Aquisição dos equipamentos destinados a recuperação do acervo: mesa de sucção, borracha elétrica e espátula térmica; b) Extração de clipes, grampos, fitas adesivas e outros; c) Eliminação de marcações a lápis; d) Recuperação das páginas danificadas através de enxerto, velatura e remendo; e) Substituição das páginas muito danificadas que, mesmo após o restauro, comprometeriam a qualidade da microfilmagem e digitalização; 4.5 Microfilmagem e Digitalização do acervo A microfilmagem e digitalização foi executada por uma empresa especializada de Belo Horizonte, - Gerinfor – Gerência de Informação Ltda – contratada para executar �o trabalho assim especificado. O acervo foi dividido em 10 lotes, separados por ordem cronológica, de forma a controlar a remessa para a empresa. a) Etapas da microfilmagem: • Microfilmagem planetária 35mm x 100 pés; • Indexação em até 3 níveis por Suplemento, para os documentos a serem trabalhados; • Processamento dos filmes originais; • Revisão e duplicação dos filmes; • Controle de qualidade; • Duplicação do filme original em uma cópia diazo. b) Etapas da digitalização dos microfilmes: • Digitalização das imagens a partir de microfilmes 35mm x 100 pés; • Controle de qualidade, incluindo fornecimento de relatório identificando as imagens com legibilidade comprometida; • Indexação das imagens em até 3 níveis por Suplemento; • Gravação das imagens na mídia (CD’s); • Controle de qualidade final. 4.6 Compatibilização da Base de Dados com as imagens digitalizadas Apesar de ter sido um processo automático, foi necessário verificar uma série de indexações que fugiam à regra geral, pelas especificidades de alguns fascículos. O Suplemento publicou uma série de fascículos especiais, com informações impressas nas capas, contra-capas, etc. Nesse momento, foi necessário também desenvolver alguns recursos para sanar alguns erros do próprio jornal, como: paginações incorretas, numeração de fascículos e volumes repetida ou incorreta, fascículos não numerados, fascículos acumulados etc. 4.7 Avaliação da consistência dos dados indexados/imagens; a) Geração de relatórios para conferência visual: foi necessário a geração de vários relatórios por campo de indexação, de forma a identificar possíveis erros; b) Correções das inconsistências. �4.8 Testes e aperfeiçoamentos dos recursos do Software Vários testes foram realizados inicialmente pela equipe e, posteriormente, com alguns usuários da Biblioteca. 4.9 Viabilização do acesso via Internet Conversão da Base de Dados do programa local para um Banco de Dados para WEB (FIG.6). FIGURA 6 – Início da pesquisa, por autor �FIGURA 7 – Resultado de pesquisa, por autor FIGURA 8 – Imagem do primeiro item do resultado da pesquisa �4.10 Encadernação manual do acervo, que envolveu: a) Montagem dos cadernos conferindo, novamente, página a página; b) Costura tipo “espinha de peixe”; c) Preparação das folhas de guarda; d) Reforço do dorso; e) Preparo da capa dura e gravação da lombada. 4.11 Divulgação O Projeto foi amplamente divulgado em jornais de grande circulação no Estado de Minas Gerais e em jornais de Cultura da TV Minas e TV UFMG. 4.12 Lançamento público O lançamento foi realizado em cerimônia na Secretaria de Estado da Cultura, em 16/12/2004, com apresentação do trabalho e demonstração de pesquisas on-line aos presentes. Na oportunidade, foi apresentado um painel ilustrando todas as etapas do Projeto e feita a doação dos microfilmes originais ao Secretário de Cultura, e uma coleção de CD’s à Superintendência do Suplemento. 4.13 Transferência do acervo encadernado para a Coleção de Obras Raras da Biblioteca da Faculdade de Letras da UFMG. 5 TERCEIRA ETAPA: indexação do acervo de setembro/2004 a dezembro/2006 Depois de um ano do lançamento do acervo on-line e de uma infinidade de pesquisas realizadas, a Biblioteca da FALE/UFMG já acumulava subsídios suficientes para fazer a avaliação do trabalho e, aproveitando a data prevista para atualização bienal dos dados, efetuar também as correções necessárias. O feedback dos usuários foi fundamental para o planejamento das ações dessa 3ª. etapa que, coincidentemente, será finalizada próximo à data em que o Suplemento comemora 40 anos. Essa etapa envolverá: a) atualização da base de dados, com a indexação, digitalização e microfilmagem do acervo de setembro/2004 a dezembro de 2006; b) correções relativas a digitação e indexação de imagens; c) enriquecimento e adaptações dos cabeçalhos de assunto, detectados com a prática da pesquisa, que possibilitou observar e confirmar as diferentes formas como a informação é buscada na Base de Dados. �� Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 14 - Ano: 2006 (UFBA - Salvador/BA) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Acesso livre à informação científica e bibliotecas universitárias. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Suplemento Literário de Minas Gerais: indexação, restauração, digitalização e microfilmagem do acervo de 1966 a 2006.O desafio de colocar 40 anos on-line. Creator An entity primarily responsible for making the resource França, Júnia Lessa; Bernardino, Rosângela Costa Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O Suplemento Literário de Minas Gerais, criado em 1966 pela Imprensa Oficial, foi publicado até 1992, semanalmente, como encarte do jornal oficial do Estado, o “Minas Gerais”. Em 1993 teve sua publicação interrompida, retornando em 1994, já independente do “Minas Gerais”, com periodicidade mensal e sob a responsabilidade da Secretaria de Estado da Cultura. Os primeiros redatores da publicação foram os escritores mineiros Murilo Rubião, Laís Corrêa de Araújo e Ayres da Mata Machado Filho. Com 1300 fascículos editados em quatro décadas, o Suplemento publicou uma série de artigos inéditos dos mais renomados escritores brasileiros e estrangeiros e é considerado hoje o Suplemento literário de vida mais longa que se tem conhecimento. A versão on-line é resultante de um Projeto desenvolvido pela Biblioteca da Faculdade de Letras da UFMG, desde 1997, que indexou cerca de 30.000 matérias, com o objetivo de maximizar a utilização da publicação, facilitar a pesquisa e, sobretudo, garantir a preservação do acervo. Foi criado um software específico que permite a pesquisa por autoria, título, número do volume ou fascículo, ano, assunto, gênero literário, série, edições especiais, tradutores, organizadores e ilustradores; bem como a leitura e impressão da matéria na íntegra, via Internet, acessando o site: www.letras.ufmg.br/websuplit. 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