http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/49/5908/SNBU2012_047.pdf 8638046a93566e0a11551770f1a5a3cb PDF Text Text Formação e desenvolvimento de coleções em bibliotecas e repositórios digitais i! """"'" MaooNlck ~ = :, IiWitt.UJ 1I....111~ Trabalho completo UTILIZAÇÃO DOS ORÇAMENTOS HIERÁRQUICOS DO SISTEMA ALEPH NO PROCESSO DE AQUISiÇÃO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO PELA BIBLIOTECA DA UNESP CÂMPUS DE RIO CLARO Ana Paula Santulo Custódio de Medeiros 1, Adriana Aparecida puerta 1, Márcia Correa Bueno Degasperi1 1Bibliotecária, Instituto de Biociências - UNESP, Rio Claro, SP Resumo o processo de aqulslçao de material bibliográfico do Serviço Técnico de Biblioteca e Documentação da UNESP - Câmpus de Rio Claro ocorre, anualmente, desde 2000 com verba da Reitoria para aquisição de livros didáticos para os cursos de graduação. Essa verba representa uma aquisição de mais de mil exemplares e um valor médio de R$ 100.000,00 e, no mímino, 3 pregões. A rotina exigida para trabalhar com centenas de pedidos dos docentes do Campus, controle rigoroso da chegada dos pedidos e acompanhamento da finalização do saldo final é extensa. O emprego do Módulo de Aquisição e Periódicos do sistema Aleph com todos os recursos disponíveis, inclusive os orçamentos hierárquicos, auxilia todo o fluxo de acompanhamento e controle e garante um atendimento de maior qualidade ao usuário. Palavras-Chave: Desenvolvimento de coleções; Aquisição ; Bibliografia básica; Sistema Aleph. Abstract The acquisition of bibliographic material from the Technical Service of the Library and Documentation UNESP - Rio Claro occurs annually since 2000 with funding from the Rectory for the purchase of textbooks for undergraduate courses. This amount represents a purchase of over a thousand copies and an average value of R$ 100.000 ,00 and , in mímino, three trading sessions. The routine required to work with hundreds of requests from teachers Campus, strict control of the arrival of requests and tracking the completion of the final balance is extensive. Employment Module for Acquisition and the journals system Aleph with ali available resources, including budget outline, helps the entire flow monitoring and control and ensures a higher quality service to the user. Keywords: Collection development; Acquisition ; Basic bibliography; Aleph System. 369 �Formação e desenvolvimento de coleções em bibliotecas e repositórios digitais i! """"'" MaooNlck ~ = :, IiWitt.UJ 1I....111~ Trabalho completo 1 Introdução o Câmpus da Universidade Estadual Paulista "Júlio de Mesquita Filho" (UNESP) em Rio Claro possui as áreas de interesse: Ciência da Computação, Ecologia, Educação, Educação Física, Engenharia Ambiental, Física, Geografia, Geologia e Matemática, oferecendo 10 cursos de graduação e 15 de pós-graduação, possuindo um acervo multidisciplinar e com assuntos correlatos, sendo forte a área de Ciências Ambientais. O Serviço Técnico de Biblioteca e Documentação (STBD) do Câmpus de Rio Claro, vinculado administrativamente, ao Instituto de Biociências e atendendo também ao Instituto de Geociências e Ciências Exatas e ao Centro de Estudos Ambientais utiliza tecnologias de ponta em seus serviços, como sistema de autoempréstimo e autodevolução empregando tecnologia RFID (Radio-Frequency Identification), implantados recentemente e o sistema Aleph, desde 2000 . O crescimento do acervo para a graduação é realizado através de verba própria da Reitoria obedecendo a Portaria UNESP nO 486/2000 1 , que "Estabelece as Diretrizes para o Desenvolvimento de Acervos da Rede de Bibliotecas da Universidade Estadual Paulista "Júlio de Mesquita Filho" e, para pós-graduação, através de projetos de pesquisa dos docentes e pós-graduandos ou pela Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP), através do Projeto FAPLlVROS. O controle da verba anual recebida para a aquisição de material bibliográfico para contemplar a bibliografia básica dos cursos de graduação tem exigido muito esforço do STBD, pois a cada ano adquiri-se mais de 1000 exemplares com uma verba superior a cem mil reais, envolvendo também fluxo com as Seções Técnicas de Materiais e Seção Técnica de Finanças do Instituto de Biociências. Tornar essa tarefa mais eficiente através do uso aprimorado da tecnologia disponível no sistema Aleph passou a ser um desafio para o STBD. Assim, procura-se demonstrar a forma mais eficiente de se trabalhar com o Módulo de Aquisição e Periódicos do Aleph, que tem proporcionado uma qualidade maior na tarefa de aquisição de material bibliográfico para o Câmpus de Rio Claro. 2 Revisão de Literatura O trabalho de desenvolvimento de coleções na Biblioteca é um dos mais importantes, pois, a partir dele, oferece-se o recurso informacional que atende adequadamente o usuário. Há tempos que não se pode mais acreditar em adquirir todos os recursos e obras que ficarão à espera do usuário. Atualmente, o espaço físico é um problema na maioria das bibliotecas mesmo com o emprego de alternativas como as estantes deslizantes. Acredita-se que o espaço adequado para o usuário utilizar a biblioteca é uma questão primordial , pois deve ser também um local agradável de leitura e lazer. De acordo com Dias (2003, p. 8) : [... ) a função do profissional da informação passa a ser considerada elemento de ligação entre o universo de fontes de informação documentária e as necessidades dos usuários. Os acervos passam a Portaria UNESP nO 486/2000 . Disponível em : <http://www.biblioteca .unesp.br/portal/intranet/arquivos/pdflPortaria%20Unesp%20486-2000%20%201.pdf> . Acesso em : 10 abro 2012 . 1 370 �Formação e desenvolvimento de coleções em bibliotecas e repositórios digitais i! """"'" MaooNlck ~ = :, IiWitt.UJ 1I....111~ Trabalho completo ser seletivos, dinâmicos e integrados à comunidade , o que tem exigido mudança radical na forma de gerenciar a coleção/acervo: a gestão científica e a adoção de sistemas de avaliação para subsidiar a tomada de decisão e o planejamento desses cuidados , Estudos apontam que a utilização das tecnologias de informação e comunicação auxilia as tarefas relacionadas ao desenvolvimento de coleções, procurando facilitar as etapas e melhorar os resultados a serem alcançados, Os autores Puerta, Amaral e Gracioso (2010, p. 7), analisam a influência das tecnologias da informação e comunicação no desenvolvimento de coleções em bibliotecas e apontam uma ampliação da participação do usuário no processo. As TICs poderão impactar positivamente também na aquisição, por exemplo, na conferência de informações, poderão ser utilizadas ferramentas para o tratamento das referências , como por exemplo, o gestor de referências Zotero [ .. .l, que poderá facilitar o trabalho de bibliotecários e usuários quanto aos dados bibliográficos. Também poderá eliminar alguns retrabalhos na inserção de dados nos formulários de coleta por usuários e bibliotecários, além de iniciar uma pré-catalogação do material. Outro beneficio é a interoperabiblidade promovida por ele, entre o sistema de gestão do fornecedor e da biblioteca, por exemplo, a Amazon possui seu catálogo disponível no formato RDF utilizado pelo Zotero, Dentro do desenvolvimento de coleções, a aquisição por compra é uma tarefa rotineira nas bibliotecas da Rede UNESP desde 2000, através da implantação da portaria UNESP N° 486 , de 18 de outubro de 2000 , que disponibiliza , anualmente, verba específica para cada biblioteca da Rede para aquisição de livros didáticos. Esta tarefa deve ser elaborada com muita responsabilidade, pois trabalha-se com verba pública e, como aponta Vergueiro (1989, p. 63) : A aquisição é, mais exatamente, um meio para concretização das decisões da seleção, meio este que deve buscar a maximização, para isso estabelecendo um fluxo administrativo suficientemente linear e controlado, de modo a evitar estrangulamentos ou duplicações. Para Vergueiro (1989, p. 64) , "a atividade de aquisição é, [... l, a candidata ideal pela qual iniciar a informatização da biblioteca; é, também a que maiores benefícios oferece quando efetuada de maneira centralizada". A aquisição deve atender às necessidades dos usuários da biblioteca, no caso, docentes e discentes, de forma justa e pertinente, e não apenas finalizá-Ia, criando acervos sem utilização nas estantes. A Rede de Bibliotecas da UNESP utiliza o Sistema Aleph 2 no fluxo de suas tarefas, sendo que desde 2004 a Seção Técnica de Aquisição e Tratamento da Informação (STATI) do STBD trabalha com o Módulo de Aquisição e Periódicos, 2 O ALEPH é um sistema completo e integrado que gerencia todos os aspectos de uma biblioteca , sendo formado pelos módulos: Web OPAC (Catálogo Público do Usuário), ADAM (Módulo de Biblioteca Digital) , Catalogação, Aquisição / Periódicos , Circulação, Empréstimo Entre Bibliotecas (EEB) , Central de Relatórios (ARC) . Fonte : http://www.exl.com .br/aleph .htm 371 �Formação e desenvolvimento de coleções em bibliotecas e repositórios digitais i! """"'" MaooNlck ~ = :, IiWitt.UJ 1I....111~ Trabalho completo porém apenas com os orçamentos e pedidos, onde o foco da aqulslçao é principalmente nas seguintes etapas: manter e controlar os arquivos necessários pré-catalogação; e administrar os recursos disponíveis (PUERTA, AMARAL, GRACIOSO, 2010). Assim, a partir de 2011 , decidiu-se utilizar os recursos dos orçamentos hierárquicos e as faturas para um controle mais completo da verba para aquisição de livros, devido à grande responsabilidade em se trabalhar com toda a verba recebida , adquirindo-se títulos de interesse para a comunidade acadêmica . Esta nova forma de se trabalhar possibilitou melhor controle da aquisição, oferecendo retorno mais rápido às demais seções, aos envolvidos no processo e ao usuário da Biblioteca. Além de subsidiar mais rapidamente o próprio processo, pois sabe-se prontamente os dados de fracassos, saldos, adicionais de verba, entre outros. 3 Materiais e Métodos O método empregado na elaboração deste trabalho foi o estudo de caso da utilização dos orçamentos hierárquicos do Módulo de Aquisição e Periódicos do Aleph na biblioteca da UNESP - Câmpus de Rio Claro. Com a verba anual recebida da Reitoria e específica para cada biblioteca da Rede UNESP para aquisição de livros didáticos, a STATI tem as funções de organizar os pedidos das obras, conferir o recebimento de cada pedido e, consequentemente, controlar o saldo da verba, ficando para a Seção Técnica de Materiais do Instituto de Biociências a responsabilidade na realização dos pregões e para a Seção Técnica de Finanças, o pagamento aos fornecedores das obras recebidas. O valor da verba recebida em média, corresponde a 110 mil reais por ano. Em 2011, para a STATI conseguir finalizar esta verba, foram realizados 2 pregões de livros importados com a participação de 5 livrarias, 3 pregões nacionais com a participação de 8 livrarias e 2 aditamentos com 2 livrarias. Anteriormente, a STATI controlava todas as aquisições, os pregões e pedidos através de listas geradas no Microsoft Excel para cada pregão. Porém, além dessas listas serem extensas, não eram interligadas e era necessário dar chegada tanto nas listas como no Módulo de Aquisição, originando retrabalho, possibilidades de erros e exigindo maior tempo empregado para a execução das tarefas. Como trabalha-se com uma diversidade de pedidos, pregões e fornecedores, a STATI iniciou em 2011, em fase experimental, o trabalho com a opção dos orçamentos hierárquicos do Módulo de Aquisição e Periódicos do Aleph para controlar o saldo total da verba e os saldos de cada fornecedor (livraria) nos pregões realizados. As planilhas do Microsoft Excel utilizadas nos anos anteriores foram mantidas ainda em 2011 , pois não conhecia-se o resultado do trabalho com o Aleph para todo o processo de aquisição. O Módulo de Aquisição e Periódicos (Figura 1) é composto por: • • • • • Pedidos: empenhos, faturas , chegadas, itens/assinaturas; Faturas: geral, específicas; Administração: orçamentos, fornecedores , moedas; Periódicos: controle, lista de assinaturas, lista de itens; Buscas: pesquisa em registros bibliográficos; 372 �Formação e desenvolvimento de coleções em bibliotecas e repositórios digitais i! """"'" MaooNlck ~ = :, • IiWitt.UJ 1I....111~ Trabalho completo Serviços: relatórios. o [1] Funções r' [ L] O [2] Visão Geral Lista de Pedidos $. [~] Pedido . i· ··· [ E] Emp enh o,s i [ F] FaturaG i· [A] Chejgadas u .. [I] I1Iens/ Assinaturas .. [ C] Cobranças .. [H] Histó riw do P.ed ido , . [ B] In110. BitJrlOg ráf"1Ca L. [o] Lista de Observações Figura 1 - Módulo de Aquisição e Periódicos Fonte: Sistema Aleph Para realizar um pedido e controlar a verba (saldo) é necessário definir as moedas; os orçamentos; cadastrar os fornecedores e ter o registro bibliográfico da obra . Caso não haja registro bibliográfico no catálogo, faz-se um registro provisório, no qual é adicionado o pedido . Ao receber a obra, é elaborado o registro bibliográfico completo , transferem-se os respectivos pedidos e os itens, e elimina-se o registro provisório. No pedido é possível registrar as informações da aquisição, como: • • • • • • • Tipo de aquisição : compra , doação ou permuta; Fornecedor: livrarias, editoras, doadores; Quantidade de exemplares; Valor da obra: preço unitário e total ; Solicitante: geralmente o docente que fez o pedido para aquisição do livro; Itens: o sistema cria automaticamente os itens (exemplares da obra) a partir do pedido; Orçamento filho . Em seguida, faz-se a fatura , que fica em aberto até o recebimento e pagamento da obra. Nos orçamentos - Administração (Figura 2) cria-se o orçamento e verifica-se o saldo e as transações. 373 �Formação e desenvolvimento de coleções em bibliotecas e repositórios digitais i! """"'" MaooNlck ~ = :, IiWitt.UJ 1I....111~ Trabalho completo t , I nl o , do O rçamento 1 Data ~cr~ 12,I .nfo, do O rçamento 2 I 3, Saldo I 04!07/ 11 4, T ransações Oepartamento Compra ~ Liv ros D:idaticos N.a cÍDnais e lmpor'ta N'o me externo Cód, do orçamento BROlOl- 2(111 10 r I O rç , hlerá rquico Tipo do o rçamento Vár.do ~ I 5, 5u b- bi~ooteca I REG lItl L1sar o rç,hlerárquioos em relat, fatu ra. Compra ~ Li v ros D:idaticos N.acionais e I mJX Nome [[EII '-0- 1/ - 0-5/-20-' l-t - - -1Itl Gr upo do o rçamento lItl lItl [[EI - - -[[EI .------ ~' . I - Vár.ao ató 3Of06f 2012 Status do o rçamento A.C Nota 1 Compra ~ Liv ros D:idaticos N.a c [[EI Nota 2 ~ No ta 3 1@1 ~ Nota 4 ~ ;-------- ~ Figura 2 - Módulo de aquisição: Orçamento Fonte: Sistema Aleph o saldo do orçamento (Figura 3) é atualizado sempre que se faz alocação ou transferência de verba, uma nova fatura ou a sua exclusão e quando é realizado o seu pagamento. J. l"f... cio Orçat>w>to l 1 :z.. Jnfo. cio Orçamento ~ I 4. T~ I s•.SlJb- r r l nfo. do~ ICoÕogoti d. ob~ I ~o fnid;ll l09500. 00 Valor ab:ad09.49 Transferido elllt:J'le orçame:ntos o.OO V:a lor transferido 0.00 Valor de empenho 0.00 valor da faturai (2296.17) valor pagO( 105S33 .33) Valor de VAT da fabJralo.oo Valor de VATdo pagamento 0.00 saldo de total ak>cado 1095 09.49 Saldo atual 1377.99 saldo disponiVeh377. 9 9 Ga.sto69B% Gast'OS+ Empenhoo9B % Valor sobre gasms O.OO Valor sobre empenhos 0.00 Figura 3 - Módulo de aquisição: Saldo do orçamento Fonte: Sistema Aleph Na área de transações, é possível verificar as alocações e/ou transferências da verba (Figura 4), os pedidos e as faturas (Figura 5). 374 �Formação e desenvolvimento de coleções em bibliotecas e repositórios digitais i! """"'" MaooNlck ~ = :, IiWitt.UJ 1I....111~ Trabalho completo 1. Info. do Orçamento 1 I 1. Info. do Orçamento 1 I l . Sa'do 4. Transações 15.Sub·bibliotoca I ~ Todos OAbcação inicial D Abcação oTransferênda entre orçamentos oTransferência M , ILC TRN TRN TRN TRN Data Valor local 04{07{11 07{07{11 07{07{11 109500.00 21346.15 9834.59 17356.43 8259.39 07{07/11 07{07{11 Pedido Fatura C D D D D Figura 4 - Módulo de aquisição: Alocação e/ou transferência de verba do orçamento Fonte: Sistema Aleph 1. Info. doOrç. lII"..nto l I 2. lnfo. do OrÇi.....nt0 2 1 l. SaIdo 4. Transacões ! S.5ui> bibliotoc' l ~Todos OA\xaçio inicial OA\xaçio oTransferência entreorçame,ntos oTransferência Data Valor local TRN 07{07/11 21346.15 C Pedido ENC 07/07/11 0.00 D INV ENC 07/07/11 07/07/11 153.50 0.00 D INV 07/07/11 195.10 D Fatura BRC11393 Y BRC11393 BRC11395 BRC12/208 Y BRC11395 BRCl2/209 D Figura 5 - Módulo de aquisição: Pedidos e faturas do orçamento Fonte: Sistema Aleph Com a utilização dos orçamentos hierárquicos (Figura 6) , é possível criar orçamentos filhos para todos os fornecedores de cada pregão e transferir os valores do orçamento pai para os orçamentos filhos. Os pedidos, faturas e itens, então, são vinculados aos orçamentos filhos. Quando a obra é recebida pela biblioteca e realiza-se o pagamento da fatura no Módulo de Aquisição e Periódicos, o sistema debita tanto do orçamento filho quanto do orçamento pai , possibilitando o controle do saldo total e do saldo de cada fornecedor de cada pregão. 375 �Formação e desenvolvimento de coleções em bibliotecas e repositórios digitais i! """"'" MaooNl ck ~ = :, IiWitt.UJ 1I....11 1~ Trabalho completo ALEPH Visualizar Utiritario; Pedidos · Serviljos Ajuda ? I i <lJ ~ Ii DI Iô I ~ 100 I [g ~1 r---~~-------------------------------------------------- """'0",_... I SI"Admilistração . f-· [Ol Orçamentos f-· [F] Fornecedores f-· [M] Moedas ~_. [E] Hi::mric.o de cargas de EDI f·· [M] Mensagens do Hist6r1co de l. [L] Lista de Observaçàes ~-, [T] Transferênda entre orçam_ à ·Gerenciador de Tarefas f-- [J] Lista de Arquivos f" [Al Logde Execução ~_. Sub-~ea r Primeiro Prega0 Importados - canuto BRC00201-Z011 AC l eRe BRC0020Z-2011 AC Pnmelro Prega0 Importados · SBS r - - - -i BRC0020J-2011 AC BRCOOZ04-Z011 AC Primeiro Prega0 Nadonais - Botino PrimeIro Prega0 Naclonals- Das Manas BRC00205-2011 AC Primeiro Prega0 Nadonais - SBS BRC00206-2011 AC Segundo Prega0 Nadonais - Acaiaca AC Segundo Prega0 Nationais- Êxito AC seg u~ do ~er aulcrUlm L---==º"==I=""'"' ==-I----, ::~~~~~~~~~~ ~ Prega0 Ni'ldonais - Meu [Q] Fila de ExeaJção L·[D] Fila de Impressão Figura 6 - Módulo de Aquisição: Orçamentos hierárquicos Fonte: Sistema Aleph o processo de aquisição na STATI possui as seguintes etapas: a) receber a verba através de compromisso pela Reitoria : • • • • solicitar pedidos de livros aos professores através do formulário online; conferir os pedidos e completar os dados, tais como: autor, título, ISBN, valor; elaborar as listas dos pedidos no Microsoft Excel dos livros nacionais e importados ordenados por editora ; enviar as listas para a Seção Técnica de Materiais, que agenda a realização dos pregões. Após a realização dos pregões, a STATI recebe as atas e os empenhos com os lotes vencedores e fracassados. Com esses documentos, inicia-se o trabalho no Módulo de Aquisição. b) criar os pedidos a partir dos lotes ganhos: • • • • • criar os orçamentos (pai e filhos) ; alocar e transferir a verba ; criar um registro provisório (caso não exista o registro correspondente ao pedido na base de dados); criar os pedidos com fornecedor, valor, solicitante; criar as faturas . c) receber as obras: • • • • conferir o título, o fornecedor e o valor pela nota fiscal; lançar o pagamento da fatura ; lançar a chegada (parcial ou completa) da obra; relatar à Seção Técnica de Materiais a conformidade ou a ocorrência de qualquer irregularidade da nota fiscal com os pedidos (obras faltantes na 376 �Formação e desenvolvimento de coleções em bibliotecas e repositórios digitais i! """"'" MaooNlck ~ = :, • IiWitt.UJ 1I....111~ Trabalho completo nota, valores errados, obras enviadas por engano, etc.); encaminhar as obras recebidas e que não tenham nenhuma pendência ao processamento técnico. Todas as informações da aquisição ficam registradas nos pedidos e itens das obras, e o solicitante do pedido (geralmente professor do Câmpus de Rio Claro) recebe um e-mail automático do sistema Aleph (Figura 7) , assim que a STATI registra a chegada da obra. Este procedimento foi amplamente elogiado pela comunidade. 23/09/20 11 M~teri~] Sr~ . Adqui rido Ma rci~ Co rca Buono Oog s p c ri 13501 -- 050 m c ~u c n o @r ~ _ u n cs p _b r lD d o usuá ri o : Pre zado (a) 0 1 01001 7 4 3 usuár i o (a), Informamos que a adqu i r i da . sua sugestão de compra ( listada aba ix o) foi Materia l: Gle i ser ~ Marcelo , 1 9 59- Car as a um j ovem cienLisLa : o universo , a vida e ouLras paixões / Marcelo Gleiser . R i o de Jane iro : E lsevier , 160 p . Rece b ido em : 23/09/2011 Campus , Na Claro blbt i oLeca : Campus de Rl o No . iLens recebido 200 7 1 A enci osa mente , Depar amento de Aquisição . Figura 7 - Mensagem eletrônica de aviso de chegada da obra Fonte: Sistema Aleph Uma das vantagens da utilização do Módulo de Aquisição do Aleph é que todos os usuários podem acompanhar o andamento do processo através do status da obra , que, se foi solicitada , mas ainda não foi recebida, possui status "Em aquisição", sabendo-se também quantos exemplares foram solicitados (Figura 8). 377 �Formação e desenvolvimento de coleções em bibliotecas e repositórios digitais Trabalho completo Catálogo Athena - Coleção Oruz, Reni!lto,l!J47A morte branca do feiticeiro negro :umbanda e sociedade brasileira I Renato Ortiz. São Paulo : Brasiliense, 1991 229 p.: il. ::ique na data 'Oevol'ler em " para detal1es do usuário com quem está etIlJ"estado o Item Selecione Ano Volume Todo s ... Status item IEmaquisição l Todos ... Sub-biblioteca Devolver em Descrição I lEI Esconder itens emprestados ~ Coleção localização Exemplar Pág. Sub- bib Situação Em aquisiçíio Campu s de Rio Claro ... No. reservas 2a. loca lizaçã o Campus de Rio Claro Código barras 569227- 30 Figura 8 - Módulo de Aquisição: Status da obra Fonte: Catálogo Athena 4 Resultados Parciais/Finais o uso dos orçamentos hierárquicos facilitou o controle da aquisição de livros didáticos que antes era feito "semiautomatizado" em planilhas do Microsoft Excel. Desta forma , pode-se ter um controle dos títulos solicitados, ou seja , não repetir títulos nos diferentes orçamentos ou processos, saber a data em foi adquirido o último exemplar no caso de decisão para a aquisição de um novo item, e saber quantos empréstimos e reservas o item adquirido possui. O Aleph possui diversos tipos de relatórios (Figuras 9 e 10) que facilitam o controle dos saldos, das pendências e das obras já recebidas pela biblioteca, possibilitando até mesmo, a conferência de uma nota fiscal (Figura 11). 24 / 0 4 / 201:2 li!'cq- rn - o r .;ler- info- OO I nfo rm a çã o do P e dido U N ESP - Co mpu'!; da R io C l l"Iro - Bib lioteeo UN ES ~ - Ce lTlpl.l !!f. <.1~ RiO C I ", .. o • 61bllotee.eo Theodorovlcz. An t oniO. AU IÕIS geolunbicnt61 . su b sldios ~'o p I 8neJ~m&n t o ter r i t orial e 8 gest 80 61'nbiental ntI b 6cia h ldrogrôfica do rio t guape / An t on iO TneQdorovlc.z . Angela Maria ae GOdoy T I"leOaOr ovlcz. _ 2 . ed r ev Sêo Pau l o : FAPES P . 2 007 91 P . ; 11 . +- BRC 1069 1 D a t a d * r * gl * t ro : 01103/ 20 1 1 d o 1:.~ d i d O : D.ot" d o . t.oI = . d o:> p e d i d o: S - b - blbllote - a : M éto d o d e oq ::'I . l ç do: S t.ot :=S da t nt :='-n : Stl) t ~ dOJO "'hOJOgo d a : Tipo de tnatarla l : T lpc;> d e '" rt3 : Tipo d e e n l r-ega d o N o vO T i p O du lJ"un . ú çü o t;.mpenho NOn'l8 d o forn& - e d o r : B RC552 01 /03/2 0 1 1 C I CIO d O O .. Ç ll ..... O ", t O (a n o ) : Campus ere Rio C laro N ':-u n ô l' o d o:. N Oo 1€tt .... rodo N o '" Arrived L l v r-os _ n idodol9 : Preço = n l t ó ,-Io: M oeda : P r . çQ n o =",t'l1ld o g o: Praço f l ... a l : 30.00 R col 30 . 00 30 . 00 00 P reço I c;> 30 . 00 DoaçAo I: l.e,tP.l ,:.""dicl o : Ti po d e o n l r e g.o : I de 2 CO-ROM$ N .:..u o r o d o pod id o : S I O l -· R ibeir~ E nlr eget 11 N ún , u n ;J d o or ç u ,no nl o ISI-< C001-2011 11 D u l O du n il yi .. ... o 110 1 / 03120 11 II M o uu ú Figura 9 - Relatório do pedido Fonte: Sistema Aleph 378 11 I~ V u l o .. o r ig l nu l II 0 .00 1 V u l O r l o _~.1 I 0 . 00 1 �Formação e desenvolvimento de coleções em bibliotecas e repositórios digitais Trabalho completo 10/0&1201 . budge'-9IatUSes-hiet'arcrry-oo Soma de Orçamentos Re lac ionados Trallslofoncl:u;: .00 .. .. ,00 Al oC 3 ÇtlO In ' c:!nl; 109SOQ .QO A locação: 0.00 TranSferé nc 'as entr. F::u unu: EJB .. Pngnmonlo~ Fatura. V AT e nlos- Sa'd o 726!UtO 'J72&~,90 (21346.15) 0.00 0.00 .00 0 .00 (9934.69) 0 .00 0.00 .00 0.00 000 ( 1$2SEl.!M) (20Si19.481 0 .00 .01 D"" (8<f69.3~) O." 0 .00 .. 0.0' . O ." t~782.G7) ( I Hl40.Ba) 0 .00 .00 0.00 .00 .... 0.00 1SAro.55 0.00 f1374Q,3\i1 0.00 on;nmo nl o!i: nnu:llil:! 0.00 • .00 Tnmsflnê ncl8a! Em penho :l: Fa tu ra.: Pagamentos: (58489.74) ( 13740.36) Fa luraa-V AT : 0.00 P 39 Q m~n tos-VA T: O." Saldo :llual : 37269.91'1 Saldo d ISPOn;"el ; 37269:90 Saldo dl ~pon lvQ VAT ..00 D,l)g 0.00 l· mponho·1 Figura 10 - Relatório dos orçamentos hierárquicos Fonte: Sistema Aleph . . \lisua lizaçâo da impressão 27104120 12 order-info-re port-OO Relatório de Informações do Pedido r p l- r-----i p -- Z131ít ul() DESIGN AND ANALYSIS OF EXPERIMENTS: MED ICINA MATERNO FETAL PSICOLOG IA DO DESENVOLVIMENTO : Figura 11 - Relatório de conferência das notas fiscais Fonte: Elaborado pelos autores 379 �Formação e desenvolvimento de coleções em bibliotecas e repositórios digitais i! """"'" MaooNlck ~ = :, IiWitt.UJ 1I....111~ Trabalho completo A partir desses relatórios a STATI fornece à Seção Técnica de Materiais uma resposta mais rápida e eficiente da conferência de todas as obras recebidas pela biblioteca, ou seja , a interação entre a STATI e os usuários e com as demais seções envolvidas nesse processo foi ampliada com novos produtos. A partir deste primeiro ano de experiência já se concluiu que a atualização das listas de pedidos no Microsoft Excel após a realização dos pregões podem ser totalmente eliminadas e a utilização dos orçamentos hierárquicos será estendida para a aquisição com outros projetos e verbas, como FAPLlVROS . 5 Considerações Finais Desde 2004 a STATI trabalha com o Módulo de Aquisição e Periódicos do Aleph, porém apenas com os orçamentos e pedidos sem a utilização de todos os recursos do módulo. A partir de 2011 , foi decidido utilizar os orçamentos hierárquicos e as faturas para um controle mais completo da verba para aquisição de livros. O uso dos orçamentos hierárquicos facilitou o acompanhamento dos pregões, agilizou as consultas necessárias para usuários e para a Seção Técnica de Materiais do Instituto de Biociências do Câmpus de Rio Claro sobre uma determinada obra ou processo, além do uso de relatórios para controle dos saldos, chegadas das obras, pagamentos, conferências de notas fiscais, entre outras vantagens. Acredita-se que esta forma de controle da aquisição está contribuindo para a melhoria da qualidade do atendimento ao usuário da biblioteca e com o desenvolvimento do seu acervo. 6 Referências Dias, M. M. K, Pires, D. Formação e desenvolvimento de coleções de serviços de informação. São Carlos: EdUFSCar, 2003. PUERTA, A. A. , AMARAL, R. M., GRACIOSO, L. S. Uso de tecnologias da informação e comunicação para participação de usuário na formação e no desenvolvimento de coleções. In.: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 16., Rio de Janeiro. Anais ... Rio de Janeiro: UFRJ, 2010 . p. 114. Disponível em : <http://www.siglinux.nce.ufrLbr/-gtbib/site/wpcontentluploads/201 0/1 O/desenvolvimento-colecoes.pdf> . Acesso em : 10 abro2012. Vergueiro, W. Desenvolvimento de coleções. São Paulo: Polis, APB, 1989. 380 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 17 - Ano: 2012 (UFRGS - Gramado/RS) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: A biblioteca universitária como laboratório na sociedade da informação. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRGS Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2012 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Gramado (Rio Grande do Sul) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Utilização dos orçamentos hierárquicos do sistema Aleph no processo de aquisição de material bibliográfico pela biblioteca da UNESP Câmpus de Rio Claro. Creator An entity primarily responsible for making the resource Medeiros, Ana Paula Santulo C. de; Puerta, Adriana Aparecida; Degasperi, Márcia Correa B. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Gramado (Rio Grande do Sul) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRGS Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2012 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O processo de aquisição de material bibliográfico do Serviço Técnico de Biblioteca e Documentação da UNESP – Câmpus de Rio Claro ocorre, anualmente, desde 2000 com verba da Reitoria para aquisição de livros didáticos para os cursos de graduação. Essa verba representa uma aquisição de mais de mil exemplares e um valor médio de R$ 100.000,00 e, no mímino, 3 pregões. A rotina exigida para trabalhar com centenas de pedidos dos docentes do Campus, controle rigoroso da chegada dos pedidos e acompanhamento da finalização do saldo final é extensa. O emprego do Módulo de Aquisição e Periódicos do sistema Aleph com todos os recursos disponíveis, inclusive os orçamentos hierárquicos, auxilia todo o fluxo de acompanhamento e controle e garante um atendimento de maior qualidade ao usuário. Language A language of the resource pt