http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/49/5963/SNBU2012_102.pdf 69357f9a16abed69acd8c1d26baad0a5 PDF Text Text Recursos de recuperação da informação i! """"'" MaooNlck ~ = :, IiWitt.UJ 1I....111~ Trabalho completo AUTOMAÇÃO DO NÚCLEO DE DOCUMENTAÇÃO DA FGV ATRAVÉS DE SOFTWARE LIVRE - O ABCD Edwin HÜbner1, Maria Leonilda Reis da silvél 1Consultor em Automação de Bibliotecas e Sistemas de Informação, Analista de Sistemas , Mestrado em Psicologia Aplicada, Pós-Graduação em Indexação e Recuperação da informação, Data Coop, Rio de Janeiro, RJ 2Arquivista - Supervisora de Documentação da FGV, Mestre em Bens Culturais e Projetos Sociais, Fundação Getulio Vargas, Rio de Janeiro, RJ Resumo Mostra as influências das novas tecnologias nas atividades da Arquivologia. Destaca os benefícios trazidos pela informática, proporcionando maior rapidez na localização dos documentos. Ressalta que novos desafios surgem em decorrência do avanço tecnológico. Relata a solução encontrada pelo NDoc/FGV com a adoção de um software livre, baseado na Web, e a norma NOBRADE. Relaciona as principais funcionalidades e vantagens do novo sistema, em termos de administração, controle e recuperação da informação, tanto para o pessoal técnico, como para o usuário final. Palavras-chave: Software livre; NOBRADE; NDoc-FGV; novas tecnologias; recuperação da informação. Abstract: It shows the influence of the new technologies in the Archival activities. Highlights the benefits brought by IT, providing faster location of documents. It points out that new challenges arise as a result of technological advancement. Reports the solution found by NDoc/FGV with the adoption of a web based Open Source Software and the NOBRADE standards. It lists the key features and advantages of the new system, in terms of administration, control and retrieval of information, for 1187 �Recursos de recuperação da informação i! """"'" MaooNlck ~ = :, IiWitt.UJ 1I....111~ Trabalho completo technical staff and also for the end users. Keywords: Open Source Software; NOBRADE; NDoc-FGV; new technologies; information retrieval. 1. Introdução A revolução tecnológica trouxe para o mundo contemporâneo uma série de novas descobertas e a Arquivologia não ficou imune a essas influências. Os computadores e os softwares agilizaram a localização dos documentos nos acervos, no entanto, esses benefícios foram acompanhados de novos desafios, como a obsolescência dos softwares e hardwares, exigindo a adoção de novas tecnologias, que associadas às técnicas arquivísticas, facilitassem o acesso e a preservação das informações. Inserido nesse contexto, o presente trabalho toma parte nos questionamentos recentemente lançados, no meio acadêmico, sobre o papel dos arquivos e dos arquivistas. Ou seja, os arquivos precisam atender às necessidades de seus usuários que são cada vez mais exigentes, em relação ao tempo de pesquisa, assim como quanto à utilização das novas tecnologias. A solução encontrada pelo Núcleo de Documentação da FGV foi a migração das informações para uma nova base de dados, denominada FGVdoc, usando para isto um novo software: o ABCD - Automação de Bibliotecas e Centros de Documentação, contemplando, entre outras, as seguintes funcionalidades : armazenamento e recuperação de documentos digitalizados, disponibilização dos dados na intranet para consulta pelos arquivistas, tanto do NDoc como das unidades setoriais, emissão de relatórios e estatísticas, e controle de empréstimos dos documentos. Neste processo de modernização optou-se pela adoção da estrutura e nomenclatura dos campos da nova base de dados, baseando-se na Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE, que é uma adaptação das normas internacionais de arquivo - ISAD (G) à realidade brasileira , elaborada pelo Conselho 1188 �Recursos de recuperação da informação i! """"'" MaooNlck ~ = :, IiWitt.UJ 1I....111~ Trabalho completo Nacional de Arquivos - Conarq . 2. Aspectos históricos Na FGV, o Sistema de Arquivos foi criado em 1973, por Marilena Leite Paes e teve posição pioneira no cenário arquivístico brasileiro. Desde 2009, passou a denominar-se Núcleo de Documentação, mantendo a coordenação técnica dos arquivos setoriais e a responsabilidade pela administração do acervo de documentos da FGV, através da utilização de tecnologia e procedimentos adequados para garantir a segurança, a integridade e o acesso aos documentos. A principal finalidade do Núcleo de Documentação é servir à administração, tornando disponível para a instituição as informações contidas em seu acervo documental, que é constituído de documentos textuais (contratos, projetos, etc.), especiais (fotografias, plantas, CDs, disquetes, folhetos, certificados, cartazes etc.) e documentos biográficos. Para desenvolver as suas atividades utiliza os seguintes instrumentos de trabalho: Temporalidade de Documentos: critérios e tabela e o Código de Classificação de Assuntos. Em princípio, os empréstimos e consultas aos documentos só é permitido ao público interno (funcionários e estagiários). O público externo poderá ter acesso, mediante autorização expressa do Gerente Jurídico ou da Direção Superior da FGV. 3. Informatização do NDoc/FGV O Núcleo de Documentação da FGV (antes chamado de Arquivo Central), desde o início de sua informatização, em 1991 , vem utilizando software CDS/ISIS . Inicialmente MicrolSIS (DOS), passando depois para IsisMarc e WinISIS, isto é, interfaces gráficas em ambiente Windows para entrada de dados e pesquisa , com estrutura da base da dados baseada no formato MARC. Com o lançamento do ASCD - software livre e inteiramente baseado na Web, decidiu-se migrar para este novo sistema integrado, visando acompanhar e se 1189 �Recursos de recuperação da informação i! """"'" MaooNlck ~ = :, IiWitt.UJ 1I....111~ Trabalho completo manter atualizado em relação às tendências tecnológicas atuais de software, sendo a primeira instituição no Rio de Janeiro a utilizar este novo sistema. Atualmente, além do NDoc central, estão integradas no mesmo sistema as bases de dados de outros três NDocs setoriais, permitindo uma metapesquisa simultânea em todas as bases de dados. 4. Estrutura da base de dados FGVDoc Ao migrar para o novo sistema , aproveitou-se a oportunidade para mudar a metodologia de descrição dos documentos, adotando os padrões da NOSRADE, conforme já informado acima, para a estruturação da base de dados, visto que o ASCD não "impõe" qualquer formato de estrutura de base de dados. Assim a estrutura da base de dados FGVDoc tem seus campos baseados em conceitos MARC 21, visto que a NOSRADE não preceitua formatos de entrada e saída , organizados de acordo com as áreas previstas na NOSRADE, ou seja : a) Área de identificação b) Área de contextualização c) Área de conteúdo e estrutura d) Área de condições de acesso e uso e) Área de fontes relacionadas f) Área de notas g) Área de controle da descrição h) Área de pontos de acesso e indexação de assuntos Internamente os registros são identificados por fundo , série e sub-série, podendo ser agrupados por estes critérios através de recursos indexação e recuperação. 5. Documentos digitais e acesso aos mesmos Tendo em vista que hoje a maioria dos documentos é produzida em meio digital, foi utilizada uma funcionalidade do ASCD que permite incorporar os arquivos 1190 �Recursos de recuperação da informação i! """"'" MaooNlck ~ = :, IiWitt.UJ 1I....111~ Trabalho completo digitais que podem, assim , ser recuperados diretamente pelos usuários interessados na Intranet, sem a necessidade de busca e localização dos documentos em papel, pois geralmente estão sob a guarda de terceiros. Oesta forma , além de agilizar o processo de recuperação , diminui as tarefas do pessoal técnico do NOoc e confere maior satisfação aos usuários. o caso de documentos de acesso restrito foi solucionado, usando recursos oferecidos pelo ASCO, isto é, através de definição de perfis de login e linguagem de formatação, permitindo, assim, o acesso aos documentos digitais apenas aos usuários cadastrados e com restrições de acesso aos documentos digitais. 6. Visão geral do sistema ABCO o ASCO pode ser visto como dois subsistemas integrados: ASCO Central (administração, entrada de dados, pesquisa, relatórios, estatística, empréstimo e aquisição) e ASCO Site (portal da unidade de informação e pesquisa para o usuário final) tendo ainda dois módulos opcionais: EmpWeb - empréstimo avançado e SeCS-Web - controle de periódicos. A seguir as principais telas de interface e respectivas funcionalidades. . .. """"" Entrar e Figura 1 - Tela de login A figura 1 apresente a tela de login do usuário, onde o nome/código e senha estão relacionados a um perfil que determina a quais módulos e funções cada usuário específico tem acesso e quais as permissões de acesso, isto é, permissão de administração do sistema e ou de entrada de dados, somente pesquisa, etc. 1191 �Recursos de recuperação da informação i! """""" ~ HaooNlck = ::::I~ Trabalho completo Base de dados ="=oar:'--_ _ _-:"'v. """'r:" ~ E;t.tm ic,;,~ ..J ~ [ntraüde dldc-, Ro?l3.tlÍ r iltS oI,tu!l imd ~l\ içõ ê5-d ê b ;.; e- Ul ilitârios de d~dos lU (onfiglIrarc-ctient e 1l9.S0 Administração criõ! Bii;ed ~ dacf~ Administraçic-del/Wirios Reiniciar último núm ero d.. reai;tro Ibi!.l' copiesl Tr!duzirm enUlt'I\; i' p!'linndeljlldl ABCD 1.1betal Figura 2 - Menu geral A figura 2 mostra a interface principal do ASCD Central. As opções disponíveis nesta tela variam de acordo com os direitos de acesso do usuário que estiver logado, sendo que o usuário com perfil de administrador tem acesso a todas as funcionalidades e serviços. Além disto, esta também é a interface do sistema que, além do módulo de catalogação, dá acesso aos demais módulos: Empréstimo e Aquisição, bem como a todas as funcionalidades de cada módulo. ASCO' ~V1t\ Hllbner f(JI· «Udeo de Oorunentação ad ~ 00'1'" ",.~- VÓ_' 1.4 ~ ~ ,4 Y~JNmgã~ lo )t I I ; IFld.I~~,,.:::;..", "l~ ~' J 11 I ItI Áredde i~tificlçào ÁreadecontE'xtualizaçào Área de conteúdo e eslfuturcl Área de condições dt'acessoe uso ~ '" '" C Co'!Cij\Õtldt.owo ""'.... a G1 -~~ ~ ..... ... ,~ rn -~ _~ Oflttlti'.!I O,l,t:ri:.;i= Ou.... OUjCJll~h"" O El4lrin,OCI r~ '----;c=:=E== "'., - - - - - - - - - - - .L 8 FecMr Ârea decondiçõe5deacessoeuso Figura 3 - Tela de entrada de dados 1192 �Recursos de recuperação da informação i! """"'" MaooNlck ~ = :, IiWitt.UJ 1I....111~ Trabalho completo A figura 3 apresenta um exemplo de planilha para entrada de dados. Mostra que os campos de cada área opcionalmente podem ficar colapsados, que serão expandidos à medida que forem acessados para entrada de dados. A planilha de entrada dados pode ser configurada, tanto em termos de aparência, como quanto ao tipo de dado e forma de entrada, isto é, se o dado será capturado a partir de uma tabela com códigos padronizados, do tipo botão de rádio ou checkbox com seleção múltipla ou simples. A entrada de uma data pode ser capturada a partir de um calendário, disponibilizado através de uma função JavaScript, gerando automaticamente, além da data no padrão configurado, a data no formato ISO. Nomes e assuntos podem ser capturados a partir de bases de autoridades, visando a padronização da terminologia, o que por sua vez irá se refletir na recuperação das informações. Permite ainda a captura de registros prontos da própria base de dados, de outra base de dados ABCO ou de fontes externas via protocolo Z39 .50 . Portanto, o ABCO oferece muitos recursos para agilizar e padronizar o processo de entrada de dados para descrição dos documentos, objetos, livros, etc. Viplllo ~ 1~ ~l!icioar por v l :1 StI'O~ IJf'I'I CIfIIPOPt~ u iW ...l t r~fotrN ljI'I'•• ou lI\JiIP.I'YI'.Ilct1.Vtdofd.d~ qLltptl:t1l6t~QJ~1I t anlPQ Palaravra Exoressão v Unidade/Área Procedênda v Data ilicial v Titulo V Assunto principal v Outros assuntos v Nomes v I~~ a [~[~3 Códigodereferlnda v v Cliq utl1'l\ J~ I J~ I U~I I J~ I J~ I I J~ I J~ I J~ Número decontrole v Figura 4 - Formulário de pesquisa A figura 4 mostra o formulário de pesquisa avançada do ABCO Central que permite recuperar os documentos pelo índice de cada campo indexado no todo, ou por uma ou mais palavras-chaves. O ABCO permite que sejam criados tantos índices para recuperação quantos forem necessários e com o detalhamento desejado para cada base de dados. 1193 �Recursos de recuperação da informação i! """"'" MaooNlck ~ = :, IiWitt.UJ 1I....111~ Trabalho completo (OI/ITÚDO ",.r:tnr.ItI I3765 Al~,~ ~ 1íllb Eólicio Ltiz SimOeslopes RiodeJaneiro,(entJe199Se2000J. ~r':$ """', 510l P~ , 18x2' an e 12>18an.: 2610l "1. (3 OOp.I.13121an. 22>15an e 20l29oo: 18neg. (15 1~ 1532r. e Scfcr:t lconogrãlco A-o, C(I!f Escolade Pós·Gladuaçào em Economia. localizada no 10' p~melllo. ,i"'tJ~ Permanef1te j:i:w Por\iguês NlCu9f!lj1 Ind ui IoIOdONJd~Ório EugênjoGtiOincomaJunos. JanuanoGardaeMarcoRodJigues Fcto:.l~OtKf~Y Es cola de Pós-Graduaçâo em Economia·EPGE ~dilório e3nco 803'oista !did ~6rio e anooBozanoSlmonsen hldrtõrio EugênioCudin hldrtórios Edlfldo-sede(RJ) Hall ti Figura 5 - Tela de apresentação de resultados A forma de apresentação dos resultados, conforme mostra a figura 5, é igualmente configurável, tanto na forma de apresentação como quanto ao detalhamento dos resultados. No caso do NOoc-FGV, o título do documento foi negritado e para assunto principal foi criado um hiperlink, de forma que, a partir de um resultado de pesquisa, clicando no link, recupera todos os registros daquele assunto. O mesmo tipo de hiperlink pode ser criado para qualquer campo indexado na base de dados. 7. ABCO Site O sistema ASCO dispõe ainda de uma interface especial para o usuário final, acessada diretamente através do Srowser, não necessitando de login . O ASCO site é um tipo de Portal que, alem do acesso às bases de dados locais, pode disponibilizar outras fontes de informação, notícias, etc. Além de uma interface de pesquisa simultânea em mais de uma base de dados (meta busca), oferece duas opções de formulário para pesquisa : o formulário simples e o formulário avançado 1194 �Recursos de recuperação da informação Trabalho completo ,. Links úteis Entre com uma ou mais pa lavras "'~ SciELO Arq uivo Público do RJ I [ PeSQuisar Arq uivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro ,. Fontes de Informações Associação dos Arq uivistas do Estado do Rio de Janeiro - AAERJ Base de dados FGVDOC Associação dos Base de dados FGVDOCJ I Filtra r Bases de dados da Institui ção • Bras il é eleito Ba r Bresidir a Associe Latino-americ ana Arqu ivos • Próximos Cursos • Arqu ivo Público di • I nst~ u ições Fedel Ens ino S u ~ rior • Sinarguivo • CNJ cria regras ~ destuir Brocessos 1 - Feliz Dia dos Arqu ivi stas • 2 - f eliz Dia dos Ara uivistas Base de dados IDE_Doe Base de dados NOOCSP Arq uivistas de São P" ulo _ARQ.SP ,. Notícias ,. Pesquisa nas bases de dados do ABCO Base de dados da Editora FGV Figura 6 - Portal com metapesquisa A figura 6 apresenta um exemplo simples de portal. Observa-se uma caixa de pesquisa por uma ou mais palavras que será realizada simultaneamente em todas as bases de dados configuradas (metapesquisa) . Existe uma opção de Filtro que permite selecionar as bases de dados às quais a pesquisa será aplicada, caso queira restringir a pesquisa a algumas bases de dados. Além da metapesquisa nas bases de dados, o portal permite organizar e disponibilizar uma rede de instituições ou bases de dados de interesse da unidade, bem como a divulgação de notícias e destaques. Pesquisa em bases de dados (] aJuda ~FDfffiuJánD Base d. dados fGVDOC : formulirioli,,, EntreumaDU malspalalliS oTodasaspall\l3s(AlIO) OQualquer palua (ORI Figura 7 - Formulário de pesquisa simples O formulário de pesquisa simples, conforme mostra a figura 7, é um dos formulários para pesquisa em uma base de dados específica de cada vez e que permite uma pesquisa tipo Google, bastando digitar palavras significativas do 1195 �Recursos de recuperação da informação i! """"'" MaooNlck ~ = :, IiWitt.UJ 1I....111~ Trabalho completo documento/livro a ser encontrado, separadas por espaço, e a pesquisa será realizada em todos os campos indexados. É, portanto, um método de pesquisa muito simples e fácil, que atende, na maioria dos casos, as necessidades do usuário final. IJ ~ Pesquisa em bases de dados de dados fGVOOC: f orrnulãrio avarn;ado no campo: Pesquisar. :Plllvru v] Il'Idie. ::31 Indlc. vi Indl c. Figura 8 - Formulário de pesquisa avançada No caso de a pesquisa pelo formulário simples não alcançar o resultado desejado, ou recuperar um número de documentos muito grande e havendo necessidade de restringir a pesquisa , o usuário dispõe de um Formulário avançado, conforme mostra a figura 8. Este formulário permite fazer pesquisas, tanto por palavra , como pelos índices previstos, podendo combinar dois ou mais campos através dos operadores lógicos "and"/"or". 8. Considerações finais A automação da documentação do Núcleo de Documentação da Fundação Getulio Vargas ocorreu, de início, em decorrência das limitações da recuperação manual das informações e, atualmente, da própria evolução tecnológica que exigiu a migração dos dados, devido à obsolescência dos softwares anteriores, assim como das novas exigências impostas pelos documentos eletrônicos e pelas demandas dos usuários. O sistema ASCD veio atender as nossas necessidades por suportar um volume de dados que aumenta muito rapidamente e que precisa ser disponibilizado na web, em nosso caso, na intranet da FGV, com restrições de acesso aos 1196 �Recursos de recuperação da informação i! """"'" MaooNlck ~ = :, IiWitt.UJ 1I....111~ Trabalho completo documentos digitais. Além disto, por ser um software livre e flexível, podendo ser adaptado às necessidades do FGV/NDoc, podemos considerar que atende satisfatoriamente as necessidades do Núcleo de Documentação central, bem como os diversos serviços de documentação setoriais já incorporados ao sistema. 8. Referências ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. Disponível em : http://www.portalan .arquivonacional .gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf Acesso em : 15/03/2012. FONSECA, Maria Odila. Arquivologia e ciência da informação. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005. 124 p. PAES, Marilena Leite . Arquivo: teoria e prática. 2 ed . revista e ampliada . Rio de Janeiro: Editora da FGV, 1997. 162 p. SANTOS, Vanderlei Batista dos. Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística. Brasília: ABARQ, 2005. 223 p. SANTOS, Vanderlei Batista dos; INNARELLI , Humberto Celeste; SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. 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Title A name given to the resource SNBU - Edição: 17 - Ano: 2012 (UFRGS - Gramado/RS) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: A biblioteca universitária como laboratório na sociedade da informação. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRGS Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2012 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Gramado (Rio Grande do Sul) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Automação do Núcleo de Documentação da FGV através de software livre- o ABCD. Creator An entity primarily responsible for making the resource Hubner, Edwin; Silva, Maria Leonilda Reis da Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Gramado (Rio Grande do Sul) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRGS Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2012 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Evidencia as influências das novas tecnologias nas atividades da arquivologia. Destaca os benefícios trazidos pela informática, proporcionando maior rapidez na localização de documentos. Relata a solução encontrada pelo NDoc/FGV com a adoção de um software livre, baseado na web, e a norma NOBRADE. Relaciona as principais funcionalidades e vantagens do novo sistema, em termos de administração, controle e recuperação da informação, tanto para o pessoal técnico, como para o usuário final. Language A language of the resource pt