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http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/49/6085/SNBU2012_224.pdf
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Gestão de pessoas
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Trabalho completo
o PAPEL DA COMUNICAÇÃO INTERNA INSTITUCIONAL NA
RELAÇÃO COMAUT - SBUFRGS
Zita Prates de Oliveira ' , Denise Ramires Machado ' , Beatriz Helena Pires de
SouzaCestari' , Janise Silva Borges da Costa ' , Caterina Groposo pavão ' ,
Zuleika de Sousa Branco'
1Bibliotecária, Comissão de Automação, UFRGS, Porto Alegre, RS
Resumo
A comunicação interna institucional é o objeto deste estudo, especificamente
no que tange aos canais de comunicação utilizados entre a Comissão de Automação
e as bibliotecas da Universidade Federal do Rio Grande do Sul. O trabalho analisa o
início e o desenvolvimento dessa comunicação ao longo dos anos, considerando as
mudanças tecnológicas ocorridas nos sistemas de informação, o significado
atribuído a esta comunicação e a importância que a mesma adquiriu como elementochave para a qualidade do trabalho realizado por ambas as partes.
Palavras-Chave:
Comunicação interna institucional; Comissão de Automação do SABi/UFRGS;
Comunicação COMAUT-Bibliotecas SBUFRGS ; Estratégias de comunicação interna
institucional; Site Document@ .
Abstract
The paper states the relevance of organized house communication strategies
adopted by Library Automation Commission (COMAUT) of UFRGS in communication
process with libraries of the University. An analysis of these strategies development
as a key element to qualify COMAUT and libraries work is examined in this paper.
Keywords:
Organized house communication; UFRGS Library Automation Commission
(COMAUT); Communication COMAUT-SBUFRGS libraries; Organized house
communication strategies; Document@ Site.
1 INTRODUÇÃO
O processo de comunicação é elemento essencial na vida das instituições de
qualquer tipo e tamanho , sejam elas públicas ou privadas, com ou sem fins
lucrativos. A comunicação flui nas instituições através de duas redes: formal e
informal. A rede formal compreende os canais de comunicação estabelecidos pela
administração para informar seus membros sobre procedimentos institucionais. Já a
rede informal surge das relações sociais estabelecidas aleatoriamente entre os seus
membros e tem, muitas vezes, a função de apoiar os canais formais, já que são de
natureza mais ágil para fazer fluir informações e orientações entre os membros da
instituição. (KUNSCH , 2002).
O presente trabalho se insere na rede formal de comunicação, estudando o
fluxo de mensagens verbais e escritas que permeia um ambiente institucional,
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configurando a chamada comunicação interna, na qual há transmissão de
informações que possibilitam a permanência, o processo de planejamento, o
funcionamento , o estabelecimento de relações colaborativas e a realização da
missão institucional.
2 COMUNICAÇÃO INTERNA INSTITUCIONAL
Em artigo de revisão sobre a comunicação interna em instituições de ensino
superior (IES), Silva (2008) elenca uma série de autores que, em seus estudos
identificaram que as mudanças ocorridas na sociedade no século XX, produziram
também modificações nas relações de trabalho entre instituições e seus
funcionários . Nessa nova relação, o funcionário deixou de ser um executor de
tarefas sem capacidade decisória sobre o que é e como realiza seu trabalho. A
natureza do trabalho passou por um processo de especialização e sofisticação que
torna o funcionário mais e mais dependente da informação e do conhecimento para
consecução de suas atividades. Neste ambiente organizacional permeado pelo fluxo
de informações, a comunicação interna assume um papel preponderante.
Também chamada de Endocomunicação, a comunicação interna institucional
pode ser vista como relacionamentos, processos de troca dentro de uma instituição,
trocas essas responsáveis pela circulação das informações e do conhecimento ,
tanto no fluxo vertical da direção para os subordinados, quanto no horizontal, entre
funcionários com nível equivalente de subordinação (LEITE, 2006).
Frequentemente, a comunicação interna é adotada pelos administradores
como elemento de valorização, reconhecimento e parceria entre empregador e
empregados (CURVELLO, 2001). No entanto, motivar e agregar são só parte da
função de comunicação interna. Ela também tem o propósito de tornar comum, entre
os funcionários de uma instituição seus objetivos, metas e resultados (BRUM, 1995).
A comunicação interna institucional pode ser vista como quaisquer
"fenômenos de comunicação que facilitam ou complicam as relações horizontais e
verticais nas organizações", mas seu objetivo é "facilitar as relações e as
colaborações dentro da instituição" (VIGNERON, 2001, p. 97-98).
As estratégias de comunicação interna têm por objetivo integrar os
funcionários de uma instituição por meio da troca de informações, do encorajamento
a parcerias, do estímulo ao relacionamento e à participação no processo decisório
institucional, atitudes capazes de gerar um maior comprometimento de todos
alcançando, desta maneira, maiores índices de qualidade e de produtividade. Para
Bohn e Marzari (2009, pA), um dos grandes desafios da comunicação interna
institucional "é trabalhar valores, entre eles o comprometimento, proporcionando
sinergia entre aquilo que é expectativa pessoal e o que é institucional".
Uma pesquisa elaborada pela Associação Brasileira de Comunicação
Empresarial constatou que o meio digital está consolidado como ferramenta para a
comunicação interna nas grandes organizações.
levantamento foi realizado em
164 companhias classificadas entre as 1000 Maiores Empresas do Brasil, de acordo
com a revista Exame, a mesma entidade aponta que os veículos e-mai!, boletim,
reuniões, news/etter e infranef são os cinco mais utilizados para comunicação
interna nas empresas (ABERJE, 2007).
Nos conceitos de comunicação interna institucional acima elencados,
identificam-se dois elementos-chave: integração e relacionamento. A comunicação
interna não apenas transmite informações que subsidiam e orientam os membros de
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uma instituição em suas atividades. Ela também media os relacionamentos e a
colaboração entre os funcionários, promove o compartilhamento de valores e
objetivos comuns entre a instituição e seus membros, com vistas à consecução de
sua missão, e estimula o comprometimento dos funcionários a partir da
convergência das suas expectativas com aquelas institucionais.
3 COMISSÃO DE AUTOMAÇÃO
A Comissão de Automação (COMAUT) foi constituída em 1998, por portaria
da Reitoria, vinculada à Pró-Reitoria de Pesquisa . Formada por bibliotecários e
analistas e sediada no Centro de Processamento de Dados tinha como atribuições
planejar, coordenar e executar a implantação do software Aleph nas bibliotecas da
Universidade. (UNIVERSIDADE ... , 1998). Entre 1998 e 2010 a COMAUT foi
responsável pela migração da base de dados, pela customização e implantação dos
diversos módulos do Sistema de Automação de Bibliotecas (SABi) versão Aleph nas
bibliotecas e pelo desenvolvimento do Lume, Repositório digital da Universidade.
A partir de 2011, passou a ter as atribuições de manutenção e atualização do
SABi e de sua documentação, da implementação de novas ferramentas/sistemas de
informação digital e do assessoramento à direção da Biblioteca Central em questões
de tecnologia da informação. (UNIVERSIDADE ... , 2011)
A equipe da COMAUT é formada por analistas, bibliotecárias, programadores
e bolsistas responsáveis pela gerência do SABi, pelo treinamento das equipes do
Sistema de Bibliotecas da UFRGS (SBUFRGS) e pela função de help desk,
solucionando dúvidas dos operadores do Sistema via telefone e e-mail.
As atividades da COMAUT caracterizam-se como de suporte ao trabalho dos
técnicos de nível superior, assistentes em administração e bolsistas que atuam nas
bibliotecas do SBUFRGS, com um forte componente de comunicação entre a
Comissão e as bibliotecas. Uma comunicação de caráter informacional, porque
caracterizada pela transferência de informações. Embora tal modelo de
comunicação seja considerado "linear, simplificado e incompleto, porque cabe ao
emissor definir o significado das mensagens repassando-os aos demais"
(SCROFERNEKER, 2003, p.[?]), isso ocorre devido à natureza, ao caráter normativo
do trabalho desenvolvido pela Comissão. A comunicação interna COMAUTSBUFRGS é informacional, mas a ela está associado o componente de feedback, o
qual possibilita que o emissor da mensagem saiba se ela foi compreendida. Indícios
da aprovação ou da compreensão da mensagem emitida são fornecidos nas
comunicações via correio eletrônico e telefone, pelos operadores do SABi nas
bibliotecas, receptores das informações técnicas enviadas. A Comissão analisa os
comentários e críticas desses operadores como forma de corrigir eventuais
problemas e de aprimorar o desempenho do Sistema.
3.1 Estratégias de comunicação interna
Desde sua criação, em 1998, a COMAUT considerou fundamental ao seu
trabalho estabelecer estratégias de comunicação interna que possibilitassem a
divulgação regular e atualizada de informações, da documentação e dos
procedimentos automatizados a serem observados pelas 32 bibliotecas da
Universidade, dispersas em cinco campi, bem como receber delas, informações
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sobre a operação do SABi.
Segundo Bohn e Marzari (2009 , p. 3), a comunicação não deve ser uma mera
agregação de métodos e técnicas voltadas para o público interno da instituição. As
autoras veem a comunicação como "uma estratégia de gerenciamento, buscando
alcançar resultados positivos. Para isso, as instituições devem se comunicar de
forma eficaz, com seus funcionários , fornecendo-lhes um nível de informação
satisfatório". Nessa linha, os canais de comunicação interna adotados pela
Comissão não foram propostos como meros transmissores de informação para os
operadores do SABi e sim como estratégias, pensadas para serem eficazes,
fornecendo às equipes das bibliotecas informações adequadas e confiáveis para a
execução de seus trabalhos, visando também comprometê-Ias com a missão do
SBUFRGS de oferecer serviços bibliotecários qualificados à comunidade
universitária.
A literatura na área de comunicação institucional oferece muitos exemplos de
canais de comunicação interna, classificados por periodicidade, suporte, meios
(orais, escritos, audiovisuais, simbólicos, telemáticos), fluxo (ascendente,
descendente, horizontal) tais como murais setoriais e de recados, revistas, urnas,
ouvidoria, eventos, boletins periódicos, correio eletrônico, cartazes, newsletters,
blogs, mala direta e portais de relacionamento entre outros (BOHN ; MARZARI , 2009;
MORAIS, 2009; SCROFERNEKER, 2003) .
Ao longo do seu trabalho a COMAUT tem adotado canais e estratégias que
viabilizem a integração entre os pares (Comissão-Bibliotecas), conforme elencados a
seguir.
3.1 .1 Boletim informativo via correio eletrônico
Avaliando os recursos de TI disponíveis em 1998, a Comissão optou pelo
correio eletrônico para divulgação regular de suas atividades. Foi criado um boletim
informativo semanal, endereçado a todas as bibliotecas, relatando as ações do
período. Esta periodicidade foi mantida de maio de 1998 a dezembro de 1999. A
partir de janeiro de 2000 passou a ser divulgado mensalmente, sem interrupção até
a presente data. Em 2011 passou a denominar-se Informe mensal e foi transformado
em seção do site Document@ 1 .
No início do trabalho da Comissão, o Boletim foi seu primeiro veículo de
comunicação interna , com dupla finalidade : informar as equipes das bibliotecas
sobre os procedimentos que estavam sendo realizados visando à migração para o
SABi versão Aleph e integrar os bibliotecários, participantes ou não dos Grupos
Assessores Técnicos do SBUFRGS (GATs) , em atividades de consistência de dados
para a migração e de customização do novo sistema.
O Boletim foi um canal eficiente de comunicação interna considerando a
participação e o envolvimento da equipe do SBUFRGS nas várias fases do processo
de transição de sistema de automação, o êxito da migração da base de dados,
preservando o trabalho realizado até então, e a receptividade demonstrada com
relação ao novo sistema .
1
Site Document@ <http://paginas.ufrgs.br/documenta>.
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3.1.2 Seminários, apresentações & treinamentos presenciais e via web
No período de estudos para migração do sistema SABi para o software Aleph
a COMAUT promoveu Seminários Introdutórios sobre o USMARC e o Aleph . Tais
eventos tinham por objetivo divulgar e nivelar o conhecimento das equipes das
bibliotecas sobre o formato a ser adotado para o registro bibliográfico e as
características do novo software de automação dos serviços bibliotecários da
Universidade.
Quando da implantação dos módulos do SABi, versão Aleph, foram realizados
treinamentos específicos para cada módulo (processamento técnico, recuperação da
informação, periódicos, circulação de coleções e aquisição) destinados a todos os
integrantes das equipes das bibliotecas, fossem eles bibliotecários, assistentes ou
bolsistas.
Considerando que determinadas informações do sistema teriam mais
interesse para algumas categorias de operadores, foram desenvolvidos treinamentos
específicos para as mesmas, tais como, recuperação da informação para
bibliotecários e para assistentes/bolsistas, módulo de circulação de coleções para
gerentes e para operadores. Bohn e Marzari (2009) alertam sobre essa necessidade
da comunicação ocorrer de forma clara e adaptada às necessidades dos
funcionários . Segundo as autoras, quando a forma de comunicar não é a ideal para
o momento, a comunicação não será eficaz em estabelecer parceria entre
funcionários e instituição, visando à consecução dos objetivos institucionais.
Além destes treinamentos referentes à implantação, a atividade de
treinamento no uso do SABi é realizada sempre que há ingresso de grupos de novos
bibliotecários no SBUFRGS, a fim de habilitá-los na operação do sistema e
informá-los das políticas específicas, de processamento técnico e de circulação de
documentos, adotadas pela Instituição.
Quando há troca de versão do software a Comissão realiza apresentações,
em dias e horários alternados e abertas a toda equipe do SBUFRGS, com o
propósito de informar sobre as modificações e melhorias implementadas nos
módulos do SABi. O material das apresentações é encaminhado previamente, por
e-mail, para as bibliotecas e, a partir de 2011 , passou a ser disponibilizado no site
Document@.
Em 2010, ao implantar a versão 20 do Aleph, além das apresentações para os
operadores do sistema e da atualização dos manuais de operação dos módulos,
foram criados filmetes demonstrando o passo a passo das diversas rotinas
realizadas no SABi (p. ex., catalogação de sugestão para aquisição, habilitação de
usuários, troca de data na função Devolução, entre outras) . Esse material didático,
disponibilizado no site Document@ , dá suporte ao treinamento de pessoal
temporário, como bolsistas, e serve para dirimir dúvidas do operador sobre uma
determinada rotina nas bibliotecas.
Além do seu caráter informativo e prático, os treinamentos realizados de
forma sistemática pela Comissão, têm a finalidade de apresentar aos operadores do
SABi e, em especial, aos bibliotecários, a cultura de organização, gerência e
prestação de serviços de informações especializadas que permeia o trabalho das
bibliotecas da UFRGS, buscando integrá-los a esse ambiente. Criando o que Bohn e
Marzari (2009) definem como "comprometimento e identificação" dos profissionais
com a missão do SBUFRGS e, por extensão, da Universidade.
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3.1.3 Telefone e e-mail
Esses são canais de comunicação direta que têm como características a
acessibilidade e a informalidade, facilitando o processo de comunicação entre as
partes interessadas.
A Comissão exerce sua função de help desk por meio desses canais,
orientando e esclarecendo dúvidas dos operadores do SABi.
A documentação escrita do sistema (manuais de operação dos módulos)
responde a maioria dessas dúvidas, mas desde a implantação do SABi versão
Aleph, em 2000, a COMAUT mantém o canal de help desk visando sanar dúvidas e
minimizar a insegurança dos operadores do sistema, com vistas a preservar a
qualidade do serviços bibliotecários oferecidos à comunidade universitária.
3.1.4 Documentação do sistema SABi
o SBUFRGS tem como característica a dispersão física de suas bibliotecas
em quatro campi localizados em Porto Alegre e um no interior do Estado.
Considerando essa dispersão geográfica, que distancia a COMAUT das equipes
usuárias do sistema SABi, foi criada uma documentação detalhada, como suporte à
sua operação nas bibliotecas. Para a Comissão era fundamental criar um
instrumento capaz de registrar a prática comum, a ser implantada em todas as
bibliotecas, no momento em que eram eliminados os procedimentos particulares
adotados em muitas delas.
Entre 1998 e 2010 foram utilizados os recursos do programa editor de texto
Word para registro e gerência dessa documentação. Inicialmente foram elaborados
cinco manuais: registro bibliográfico, registro de autoridades, recuperação da
informação, itens & impressão de etiquetas e tabelas auxiliares (países, estados,
idiomas, relacionamentos, etc.). Posteriormente, com a implantação de novos
módulos no SABi, outros cinco foram criados: políticas & procedimentos, aquisição,
importação de registros, circulação de coleções & caixa e controle de coleções de
periódicos.
Foi definido um formato padrão de apresentação para todos os manuais,
incluindo página de rosto, sumário, cabeçalho, rodapé e informações de data de
criação e de atualização das suas páginas. Inicialmente os arquivos foram enviados
às bibliotecas para que elas providenciassem sua impressão. A seguir, estes
manuais foram disponibilizados para o SBUFRGS em formato eletrônico, através de
homepage específica , contendo a versão original de cada manual e suas
atualizações. As bibliotecas eram informadas das atualizações via e-mai!, para que
as que optassem por imprimi-los fizessem a impressão das páginas e a respectiva
substituição no manual.
Este procedimento aperfeiçoou o processo de atualização, edição e
divulgação, reduzindo os custos de editoração e impressão associados a
documentos editados em papel.
No entanto, a gerência de manutenção e atualização desse grande número
de manuais tornou-se bastante onerosa para a Comissão e pouco eficiente para as
bibliotecas, criando falhas no processo de comunicação interna entre elas. O
formato de apresentação dos manuais tornava trabalhosa a edição e o controle das
atualizações e, com frequência , as bibliotecas deixavam de substituir as páginas
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atualizadas em suas versões impressas, fosse por desatenção ou por problemas no
recebimento do e-mail de alerta de atualização.
Informações desatualizadas na documentação do SABi utilizada por uma
biblioteca, ocasionavam inconsistências na aplicação de políticas de processamento
técnico e na inclusão de registros nas bases do SABi , além de dificultar o
entendimento das questões relatadas por seus operadores, na comunicação via
telefone e e-mail encaminhada à Comissão.
Com o intuito de minimizar essa quebra de confiabilidade na informação
técnica repassada às bibliotecas, bem como otimizar o processo de gerência e
atualização da documentação do SABi foi criado o site Document@.
3.1 .5 Site Document@
o site foi desenvolvido com a finalidade de reunir e disponibilizar para o
SBUFRGS as informações e a documentação relativas ao SABi e ao Lume,
Repositório digital da Universidade, visando facilitar sua localização e consulta pelas
equipes das bibliotecas.
Pensado inicialmente para hospedar os manuais de uso dos módulos do
SABi, sua proposta foi ampliada para servir como canal oficial de comunicação e de
conteúdo da COMAUT. Ele disponibiliza, além da documentação do sistema , os
informes mensais sobre o trabalho da Comissão, relatórios, material de treinamento
e os trabalhos de eventos, artigos de periódicos e outros documentos por ela
produzidos. Em área de acesso restrito, registra documentos de interesse particular
da Comissão.
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Figura 1 - Tela inicial do site
Fonte: Site Document@. 2011 .
Após a constatação de que o método para atualização dos manuais estava se
tornando pouco eficiente, a Comissão realizou estudos buscando maneiras de
aprimorar esse processo.
Inicialmente foi proposto o uso de um wiki para apresentar/atualizar manuais
na web de maneira colaborativa , pois ele permite fácil atualização e não requer
conhecimentos de programação para essa atividade. Entretanto, as leituras sobre os
wikis demonstraram que funções parecidas poderiam ser desempenhadas por um
CMS (Content Management System), ou seja, um gerenciador de conteúdo. Em
virtude de a Universidade ter adotado o Plone como CMS, esta foi uma escolha
lógica para ser a base da nova interface dos manuais do SABi.
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Diversos fatores contribuíram para a escolha do Plone como plataforma de
desenvolvimento do site, a saber:
a) fácil atualização do conteúdo, principalmente sem a necessidade de uso
de linguagem de programação (mas podendo oferecer essa possibilidade);
b) fácil criação de hiperlinks;
c) permitir a colaboração na criação e edição do conteúdo;
d) possibilitar diferentes níveis de acesso, ou seja , os operadores podem ter
permissões distintas, de acordo com as atividades que executam;
e) ter controle de versão, isto é, guardar informações sobre quem realizou
alterações, quando e quais foram essas alterações;
f) contar com suporte institucional (CAMPOS; ARENA; MAZZOCATO, [201-]).
Uma bibliotecária foi responsável pelo desenvolvimento do site e sua
gerência. Antes da criação do site, foram feitos testes instalando o Plone em um
computador local, a fim de verificar se suas funcionalidades seriam adequadas ao
processo de atualização dos manuais e estabelecer estimativas de tempo e pessoal
necessanos para incluir toda a documentação do SABi na interface.
Concomitantemente, a COMAUT definiu as demais seções do site e seus conteúdos.
Durante o período inicial de desenvolvimento do site, três bolsistas e duas
bibliotecárias foram responsáveis pela inclusão dos conteúdos dos manuais no
mesmo. Depois dessa etapa, foram incluídos os hiperlinks entre as páginas internas
dos manuais. Para hospedar os filmetes (arquivos em Flash .swf) da seção
Treinamentos foi solicitado espaço no servidor específico de hospedagem multimídia
da UFRGS.
O site possui conteúdos de domínio público e de acesso restrito, de interesse
específico da Comissão, este último funcionando como uma intranet. Com relação
aos conteúdos, os rascunhos de novas versões são de acesso restrito, porém
disponíveis para todos os integrantes da Comissão, a fim de que possam avaliar e
fazer as adequações necessárias colaborativamente, até a sua finalização e
publicação.
Várias funcionalidades foram adicionadas com o uso dessa nova ferramenta,
facilitando a gerência e a consulta à documentação do SABi:
a) busca dos conteúdos, através de uma função de busca disponibilizada
pelo próprio Plone;
b) uso de hiperlinks entre as páginas do site (p. ex., nos campos de pontos
de acesso controlado para nomes de entidade do Manual de Registro
Bibliográfico (110, 610 e 710) há links que levam para o campo específico
relacionado no Manual de Autoridades (110);
c) "Você está aqui" (breadcrumb) , função criada automaticamente pelo site
que informa a sequência de pastas e páginas superiores àquela na qual o
usuário está ;
d) geração automática de lista das páginas dos manuais atualizadas no
último mês, utilizando o recurso "Coleção" do Plone e
e) envio automático de alerta, por e-mail, para as bibliotecas e os
bibliotecários da UFRGS quando um novo Informe Mensal ou outro
conteúdo relevante é disponibilizado, usando as Regras de Conteúdo
(Content Rules) do Plone.
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Atualmente, duas bibliotecárias da COMAUT têm permissões para administrar
o site. Os demais membros da Comissão têm autorização de incluir, revisar e excluir
conteúdos.
As funcionalidades da ferramenta Plone , utilizadas pelo site Document@ , são
muito adequadas à forma de trabalho da Comissão, pelas suas características de
fácil operação e atualização e também porque a equipe tem por hábito o trabalho
colaborativo , elaborando e discutindo coletiva e exaustivamente até sua forma final ,
os conteúdos a serem divulgados para o SBUFRGS.
Com o objetivo de obter mais informações estatísticas sobre o uso do site, o
Document@ foi cadastrado no Google Analytics, no final de outubro de 2011 . As
Tabelas 1, 2 e 3 apresentam um panorama do uso do site nos últimos cinco meses.
Tabela 1 - Visitas e visitantes do site Document@, novo 2011 a mar. 2012
2011
Ano
Visitas
Nov.
694
I
I
Dez.
633
Jan.
550
I
I
2012
Fev.
429
I
I
Mar.
974
Total
3.280
Fonte: Google Analytics. c2012.
Apesar de uma pequena redução no número de visitas e visitantes no período
das férias, é possível verificar que o site vem recebendo uma quantidade
significativa de acessos, o que potencializa seu uso como canal de comunicação da
Comissão de Automação com o SBUFRGS. Além disso, analisando a procedência
dos acessos, percebe-se que a maioria das visitas procede de Porto Alegre, onde
estão localizados quatro campi da UFRGS. Entretanto, existem acessos de muitas
outras cidades, inclusive do exterior, o que traz novas questões a serem analisadas,
demonstrando a existência de um público que não é o alvo inicial do site, mas que
pode ser um alvo secundário, quanto ao compartilhamento das experiências de
automação de bibliotecas e publicações da Comissão.
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Tabela 2 - Cidades de maior procedência das visitas ao site Document@, novo 201 1 a mar. 2012
Cidade
Visitas
Percentual (%)
Porto Alegre
2738
89,92
São Paulo
1,81
55
Belo Horizonte
24
0,79
Brasília
21
0,69
Santo André
18
0,59
Rio de Janeiro
17
0,56
Belém
9
0,30
Recife
7
0,23
Lisboa
7
0,23
Vitória
6
0,20
Porto
6
0,20
Campina Grande
5
0,16
Curitiba
5
0,16
Fonte: Google Analytics. c2012 .
Na Tabela 3, que resume as páginas mais visualizadas do Document@ ,
observa-se que o site cumpre seu principal objetivo sendo acessado,
majoritariamente, para consulta aos manuais do SABi, especialmente ao de Registro
Bibliográfico, que fornece as orientações e exemplos para o preenchimento dos
campos de um registro catalográfico e ao de Políticas e Procedimentos, que contém
orientações sobre o registro de documentos de produção intelectual elaborados pelo
corpo docente/técnico da Universidade. As demais seções do site: Informe mensal,
Treinamentos e Publicações, embora sejam de caráter informativo e de atualização
menos frequente também registram um volume significativo de visualizações.
Tabela 3 - Páginas mais visualizadas do site Document@, novo 2011 a mar. 2012
Página
/manuais-sabi/registro-bibliografico*
/manuais-sabi
/documenta
/manuais-sabilpoliticas-e-procedimentos**
/informe-mensal-1
/manuais-sabiltabelas-auxiliares
/manuais-sabi/aquisicao
/treinamentos
/ma nuais-sabi/reg istro-de-autoridades
/manuais-sabi/circulacao-caixa
/manuais-sabilitens-impressao-de-etiquetas
/manuais-sabilatualizacoes-dos-manuais
/manuais-sabilcontrole-de-colecoes-de-periodicos
/publicacoes
N° de visualizações
3.064
2.363
1.651
1.313
399
280
275
229
183
182
175
152
149
138
*campos mais consultados (5XX , 2XX , 7XX, 3XX, Líder e 008 e Anexos)
**capítulos mais consultados (Registro de produção intelectual e Guia de processamento técnico)
Fonte: Google Analytics. c2012.
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o site Document@ é um produto em aprimoramento contínuo . Novas funções
estão sendo constantemente estudadas a fim de melhorar o uso e a qualidade das
informações e dos serviços prestados por seu intermédio.
4 Considerações Finais
Ao longo de seu trabalho de gerência da automação dos serviços
bibliotecários na Universidade, a COMAUT tem se utilizado de diferentes estratégias
e canais de comunicação interna na relação com os operadores do SABi. Cada
canal com um propósito específico de compartilhamento de informações e de
conhecimento, claros e confiáveis, tendo em vista a correta operação do sistema e o
comprometimento dos operadores com a cultura do SBUFRGS.
Tabela 4 - Estratégias de comunicação interna institucional da COMAUT, 1998-2011
(continua)
Meio
Canal
Boletim
informativo
&
Informe
mensal
Textual
E-mail
Documentação
do SABi
(manuais)
Audiovisual
Filmete
Propósito
- informar e integrar equipes do
SBUFRGS nas mudanças de
sistema de automação de serviços
bibliotecários
- informar equipes das bibliotecas
sobre a mudança de políticas e
procedimentos locais para
políticas e procedimentos comuns
ao SBUFRGS
- divulgar atividades da COMAUT
semanal/mensalmente
- divulgar informações de
interesse das equipes das
bibliotecas
- esclarecer dúvidas dos
operadores do sistema
- detalhar a operação dos módulos
do sistema
- esclarecer dúvidas dos
operadores do sistema
- unificar a execução dos
procedimentos
- informar aos operadores sobre o
uso do sistema
- detalhar a operação de rotinas
específicas dos módulos
- esclarecer dúvidas dos
operadores do sistema
- fornecer material para
treinamento do pessoal nas
bibliotecas
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Informação
veiculada
Data
inicial
Divulgação
1998
Divulgação
Técnica
1998
Técnica
2000
Técnica
2010
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Trabalho completo
Tabela 4 - Estratégias de comunicação interna institucional da COMAUT, 1998-2011
Meio
Canal
Telefone
(help desk)
Oral
Seminários,
Apresentações
&
Treinamentos
Hipertextual
Site
Document@
Propósito
- esclarecer dúvidas dos
operadores do sistema
- esclarecer dúvidas da COMAUT
sobre a execução de rotinas pelas
bibliotecas
- habilitar operadores no uso do
sistema
- transmitir informações de
interesse geral ou dirigidas a
operadores específicos das
equipes do SBUFRGS
- informar as equipes sobre
políticas e mudanças no SABi
- integrar operadores do sistema
na cultura de prestação de
serviços de informação do
SBUFRGS
- canal oficial de comunicação e
de conteúdo da COMAUT
- informar equipes das bibliotecas
sobre políticas e procedimentos
adotados no SABi
- informar sobre as atividades da
COMAUT em um dado período
(conclusão)
Informação
Data
veiculada
inicial
Técnica
2000
Técnica
Divulgação
2000
Técnica
Divulgação
2011
Para a Comissão, alguns elementos são fundamentais na escolha de uma
estratégia/canal de comunicação interna:
a) adequação do mesmo ao tipo de informação a ser veiculada : técnica ou
de divulgação;
b) confiabilidade da informação por ele veiculada : revisão do conteúdo para
eliminar incorreções e/ou torná-lo mais claro;
c) atualização regular: informações técnicas revistas a cada troca de versão
do sistema ou para eliminar incorreções; informações de divulgação
enviadas a intervalos regulares de tempo e
d) permanência do canal ao longo do tempo: canais adotados no início do
trabalho são ainda utilizados e atualizados, embora novos tenham sido
incorporados às estratégias de comunicação interna da Comissão (Tabela 4).
A escolha do site Document@ como canal formal de conteúdo e informação
da COMAUT e a sua utilização intensiva pelos operadores do SABi e por usuários
externos é corroborada pela seguinte afirmação da Abracom : "As publicações
eletrônicas são eficientes, pois podem ser acessadas facilmente, de qualquer lugar,
a qualquer hora e atualizadas com freqüência ." (ABRACOM, 2008, p. 36) .
Embora grande parte da comunicação interna COMAUT - operadores do SABi
seja realizada via site, e-mail e telefone considera-se importante realizar,
periodicamente, treinamentos específicos. Deste modo é possível ter um feedback
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do trabalho que vem sendo realizado, já que o relacionamento construído ao longo
dos anos foi baseado no diálogo e aberto a conversação e sugestões. A
comunicação nesse processo realimenta-se e pode-se perceber e corrigir falhas que
tenham surgido na interpretação e compreensão das informações. Este feedback
pode provocar mudanças de atitudes e pensamentos até então equivocados. Além
disso, os operadores do SASi nas bibliotecas podem constatar o que seu trabalho
representa no contexto do SSUFRGS e passam a ter a noção do quanto
"pertencem" à Universidade e sobretudo do quanto podem contribuir para seu
aprimoramento, concretizado na prestação de serviços com qualidade.
5 REFERÊNCIAS
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Empresarial, set. 2007. Disponível em:
<http://www.aberje.com .br/pesguisa/pesguisa Com Interna 2007.pdf>. Acesso em : 03 abr.
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GOOGLE Analytics. Site: [seção de acesso restrito]. c2012 . Disponível em:
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KUNSCH, Margarida Maria Khroling . Planejamento de relações públicas na
comunicação integrada. Ed. rev. atual. e ampl. São Paulo: Summus, 2002.
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organizações. In: PORTAL Universia, Brasil, Notícias. 05/05/2006. Disponível em:
< http://noticias .universia .com .br/destag ue/noticia/2006/05/05/442402/importncia-dacomunicao-interna-nas-organizaes .html>. Acesso em: 14 mar. 2012.
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IiWitt.UJ
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Trabalho completo
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SILVA, Paula Bortolini; VILAÇA, Wilma Pereira Tinoco. Comunicação interna em instituições
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COMUNICAÇÃO, 26., Belo Horizonte, 2003. Disponível em :
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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL. Gabinete do Reitor. Portaria n°
1272, de 14 de maio de 1998.
UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL. Gabinete do Reitor. Portaria n°
1103, de 16 de março de 2011. Designa membros para compor Comissão de AutomaçãoSABi/UFRGS.
VIGNERON , Jacques. Comunicação interna: além das mídias. Líbero, São Paulo, v. 4,
n. 7-8, p. 96-101 , 2001 . Disponível em:
<http://www.revistas .univerciencia.org/index. php/libero/article/view/3892/3651 >. Acesso em
03 abr. 2012.
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�
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
SNBU - Edição: 17 - Ano: 2012 (UFRGS - Gramado/RS)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia
Documentação
Ciência da Informação
Bibliotecas Universitárias
Description
An account of the resource
Tema: A biblioteca universitária como laboratório na sociedade da informação.
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias
Publisher
An entity responsible for making the resource available
UFRGS
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2012
Language
A language of the resource
Português
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Gramado (Rio Grande do Sul)
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
O papel da comunicação interna institucional na relação COMAUT- SBUFRGS.
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
Oliveira, Zita Prates de et al.
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Gramado (Rio Grande do Sul)
Publisher
An entity responsible for making the resource available
UFRGS
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2012
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Description
An account of the resource
A comunicação interna institucional é o objeto deste estudo, especificamente no que tange aos canais de comunicação utilizados entre a Comissão de Automação e as bibliotecas da Universidade Federal do Rio Grande do Sul. O trabalho analisa o início e o desenvolvimento dessa comunicação ao longo dos anos, considerando as mudanças tecnológicas ocorridas nos sistemas de informação, o significado atribuído a esta comunicação e a importância que a mesma adquiriu como elemento- chave para a qualidade do trabalho realizado por ambas as partes.
Language
A language of the resource
pt