http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/60/6344/SNBU1998_038.pdf 4e4e8dd7042507b0ce91db2670dad510 PDF Text Text COMPARTILHAMENTO DE RECURSOS NA UFBA : INCORPORAÇÃO DA BIBLIOTECA DO INSTITUTO DE LETRAS À BIBLIOTECA CENTRAL (RELATO DE UMA EXPERIÊNCIA) Síntese do documento "Incorporação da Biblioteca do Instituto de Letras à Biblioteca Central: dossiê parcial", elaborado em junho de 1998, pela equipe técnica da Biblioteca Central, sob a coordenação da Diretora do Órgão. Vera Lélia Abramo Diretora da Biblioteca Central. RESUMO Unificação de acervos bibliográficos, com vistas ao compartilhamento de recursos e racionalização de custos. Relato de uma experiência pioneira na UFBA. 1 INTRODUÇÃO A necessidade de racionalização de recursos no setor Bibliotecas, tem sido objeto de discussão na Universidade Federal da Bahia no decorrer dos últimos anos, em função, principalmente, das transformações impostas pela globalização da economia, estimulando as parcerias e o compartilhamento, ou seja, os processos sistêmicos e os procedimentos integrados e integradores. Quando, em agosto de 1995, o Conselho Universitário da UFBA aprovou o Projeto da Biblioteca Unificada de Saúdel, essa necessidade passou a ser enfatizada nas discussões relativas à melhoria do Sistema, ressaltando-se a viabilidade da fusão de outras bibliotecas por afinidade temática ou proximidade geográfica - de modo a racionalizar a aplicação dos recursos financeiros, integrar recursos humanos, 116 �possibilitar maIOr adequação dos espaços e o compartilhamento de bens patrimoniais. A questão da racionalização do Sistema de Bibliotecas voltou à pauta em várias reuniões do Conselho Universitário, e, mais enfaticamente, nas discussões que permearam o "Encontro de Dirigentes da UFBA" realizado em abril/1997 e no Seminário "Novos Cenários para as Bibliotecas: um sistema de informação para a mudança qualitativa da UFBA", organizado pela Biblioteca Central em outubro do mesmo ano, quando foi apresentada como um dos subtemas para análise. Paralelamente, a UFBA vive hoje a unificação virtual das suas bibliotecas, por meio da rede de fibra ótica implantada pelo Plano Institucional de Informatização que, no caso das bibliotecas, possibilitou a adoção dos controles administrativos necessários e a implementação de serviços automatizados. Esse avanço, porém, não é suficiente para superar os problemas crônicos vivenciados pelo setor, quais sejam: • coleções incompletas, desatualizadas e esparsas; • espaços impróprios e mal aparelhados; • equipamentos insuficientes e/ou obsoletos e sem manutenção; • recursos humanos insuficientes e/ou mal distribuídos e com capacitação deficiente. 2 INCORPORAÇÃO DA BffiLIOTECA DO INSTITUTO DE LETRAS 2.1 ANTECEDENTES o Instituto de Letras funcionou provisoriamente nas dependências da Biblioteca Central entre 1986-1990, em virtude da interdição do seu antigo prédio, devido a graves problemas verificados na estrutura arquitetônica. Em 1990, quando o Instituto mudou-se para o edificio projetado para abrigá-lo, este não dispunha de área para a sua biblioteca, a qual permaneceu no local, no primeiro pavimento da 117 J_.J I t-C.~ "h~OF.a ETELVfl !A UMA" Escola de Ciência da Informação da UFMG �Biblioteca Central, ocupando o espaço onde originalmente se encontrava a Coleção de Reserva e um Salão de Leitura. A partir daí, vários alertas foram feitos pela Direção do Órgão aos Dirigentes do Instituto e à Reitoria sobre a impropriedade da existência de uma biblioteca dentro de outra, ressaltando-se também que o problema era agravado pelas precárias condições em que se encontrava a biblioteca de Letras, com recursos humanos escassos e sem a devida capacitação, acervo necessitando de tratamento técnico, espaço fisico inadequado tanto para os usuários como para o crescimento das coleções, condições essas muito aquém das necessidades e da importância de uma unidade de ensino. As conversações com vistas à unificação das duas bibliotecas haviam sido iniciadas há alguns anos entre os Dirigentes anteriores da Biblioteca Central e do Instituto de Letras, mas somente em reunião da Congregação do Instituto no dia 11 de dezembro de 1997 foi aprovada em caráter de emergência, devido à imediata necessidade de um melhor desempenho da Biblioteca de Letras, em conseqüência das exigências da CAPES para o funcionamento dos cursos de pós-graduação. 2.2 DECISÕES GERAIS Na mesma data foi realizada a primeira reunião conjunta ampliada, na qual, ratificando conversações anteriores, foram estabelecidas as demais medidas necessárias para a unificação: a relotação na Biblioteca Central do pessoal a serviço da biblioteca de Letras, além da transferência patrimonial dos equipamentos e material permanente ali existentes. 2.2.1 Recursos Financeiros A Biblioteca Central não possui recursos financeiros que lhe permitam assumir encargos maiores que aqueles relativos à sua estrita manutenção. Esta situação exigiu que o Instituto de Letras, conforme ficou acordado em reuniões 118 �conjuntas, assumisse todas as despesas extras decorrentes da referida incorporação, ou seja: • contratação temporária de dois bibliotecários para o processamento técnico, por um período mínimo de dois meses, renovável por mais dois meses; • contratação temporária, por dois meses de quatro profissionais de limpeza, para higienização do acervo a ser transferido; • aquisição de material para a higienização do acervo; • alteração do layout da Seção de Empréstimo da Biblioteca Central, com remanejamento de divisórias e ampliação do balcão de atendimento. 2.2.2 Recursos Humanos Desde o inicio das conversações, a Biblioteca Central - que tem enfrentado dificuldades nos últimos anos para prestar atendimento aos seus usuários, em virtude da escassez de pessoal técnico e auxiliar - deixou claro que não poderia abdicar dos funcionários lotados na biblioteca de Letras, uma vez que a incorporação de acervos acarreta uma utilização bem maior dos serviços. O quadro de pessoal daquela biblioteca era constituído por 2 bibliotecários, 6 auxiliares e 1 bolsista de Biblioteconomia. 2.2.3 Equipamentos Juntamente com o acervo e o pessoal, também foram transferidos os equipamentos utilizados até então pela biblioteca de origem, uma vez que a Biblioteca Central não possuía material permanente suficiente para o atendimento de novas demandas. 119 I �2.3 OPERACIONALIZAÇÃO DO PROCESSO O fato de que as partes envolvidas encontram-se em instalações muito próximas no Campus de Ondina, facilitou as discussões com vistas aos problemas operacionais, entretanto, a unificação das duas bibliotecas, há muito aguardada pelos técnicos da Biblioteca Central, não teve a devida acolhida pela comunidade do Instituto. Estranhamente, as dificuldades enfrentadas, que num pnmerro momento poderiam estar relacionadas a questões técnicas, tiveram na verdade outra origem: a resistência à mudança por parte da comunidade de Letras, principalmente dos servidores que ali atuam como auxiliares de biblioteca. Uma das justificativas para essa resistência apoiava-se na concepção de que a unificação de acervos significaria uma perda de patrimônio para a Unidade, o que revela uma visão fragmentada da Universidade e a falta de percepção da importância de tal medida para a melhoria dos serviços bibliotecários e para o melhor aproveitamento dos parcos recursos existentes; além disso, os auxiliares da biblioteca do Instituto, alegando uma profunda ligação com aquela Unidade, recusaram-se à indispensável relotação na Biblioteca Central. Para tentar adaptar esses servidores às novas regras de trabalho, as Direções do Instituto de Letras e da Biblioteca Central recorrem à Superintendente de Pessoal da UFBA, que determinou que duas técnicas em Recursos Humanos, planejassem atividades com vistas ao processo de integração. Apesar de tudo, os trabalhos técnicos, muito mais relevantes, trabalhosos e complexos, continuaram a ser planejados e executados com grande esforço pela equipe da Biblioteca Central, como poderemos constatar nas partes seguintes deste relato. 120 �3 ACERVO DE LIVROS o acervo de livros da Biblioteca do Instituto de Letras, estimado em tomo de 45 mil volumes, é formado por obras consideradas importantes e, em alguns casos, até mesmo raras. Apesar da importância desse acervo, considerou-se fundamental que uma Comissão de especialistas em Literatura e obras raras fizesse uma avaliação/seleção do material para identificar os livros pertinentes e também aqueles a serem restaurados, uma vez que o manuseio constante das obras, a ação do tempo e a falta de ventilação e/ou climatização do ambiente onde funcionava a biblioteca, causaram grandes danos ao material bibliográfico, em muitos casos irrecuperáveis. Observou-se, também, a existência de três coleções separadas dentro do acervo principal, o que contraria as normas de organização de bibliotecas e dificulta o acesso à informação. Estas coleções foram doadas por particulares, com algumas restrições relativas à sua utilização, entretanto, para que sejam incorporadas e, facilitado o seu uso, serão submetidas ao mesmo tratamento dos outros materiais da Biblioteca. 3.1 PROCESSO DE INCORPORAÇÃO DA BIBLIOGRAFIA BÁSICA Através de decisões conjuntas entre as Direções e os técnicos da Biblioteca Central e do Instituto de Letras, foram estabelecidas rotinas (Anexo) para a realização desta incorporação, sem prejuízo para a comunidade acadêmica. A Biblioteca Central sugeriu que se trabalhasse inicialmente com a bibliografia básica, ficando sob a responsabilidade da bibliotecária do Instituto de Letras a identificação dos títulos que compõem esta bibliografia. Após a seleção desses títulos, ainda na Biblioteca de Letras, os livros deveriam passar por processo de higienização, porém, o Instituto não adquiriu todos 121 �- - - --- os materiais necessários para a higienização desse material, realizando apenas uma simples limpeza, que não pennitiu detectar o estado real de deterioração dos livros, infestados de cupim, broca, traça etc. Em virtude destes problemas, cerca de 300 exemplares foram separados e devolvidos a Letras para as providências cabíveis, pois a sua incorporação comprometeria o acervo da Biblioteca Central. Uma vez limpos, os livros foram encaminhados à Divisão de Processos Técnicos da Biblioteca Central, para catalogação e re-classificaçã02, inserção e registro na base de dados da UFBA. O processamento técnico dos exemplares incorporados poderia ter sido mais ágil, se os livros selecionados já estivessem processados. A maioria, entretanto, não tinha ficha catalográfica ou, nos casos positivos, estas estavam fora das normas de catalogação, incompletas e/ou com infonnações desatualizadas. Coube à Divisão de Processamento Técnico dar um novo tratamento a cada título incorporado, tendo sido necessário desconsiderar as fichas matrizes existentes. O processamento técnico/automação da bibliografia básica, correspondendo à 2.800 títulos (5.000 exemplares) foi concluído em quatro meses, e os exemplares encaminhados à Seção de Empréstimo da Biblioteca Central, prontos para serem disponibilizados para os usuários. 3.2 INCORPORAÇÃO DAS DEMAIS COLEÇÕES DO ACERVO DE LIVROS Após o processamento da bibliografia básica, passou-se a trabalhar com o restante do acervo geral de Letras e simultaneamente, com a coleção da pósgraduação. O planejamento realizado estabeleceu que, findos os trabalhados com o material bibliográfico da pós-graduação, deverão ser processadas tecnicamente as coleções de referência, memória e obras raras. Para facilitar, entretanto, a utilização imediata das coleções de referência e memória, as mesmas foram transferidas para as respectivas Seções da Biblioteca 122 -==----- �Central e arrumadas em estantes separadas, aguardando o processamento técnico para a defmitiva incorporação. 4 ACERVO DE PERIÓDICOS A Biblioteca de Letras enviou à Seção de Periódicos da Biblioteca Central as fichas Kardex correspondentes às coleções, para sua inserção no fichário existente na Seção. Posteriormente, os fascículos foram enviados por lotes em ordem alfabética, ficando a Seção de Periódicos encarregada de reorganizar as coleções ali existentes, com vistas à intercalação dos títulos recebidos. Para a armazenagem dessas coleções, foram acrescentadas 80 estantes às 260 da Seção. Os seguintes problemas técnicos foram detectados: • títulos registrados no Kardex e inexistentes no acervo; • considerável número de títulos não registrados, isto é, sem ficha Kardex; • títulos com alguns fascículos sem registro. Assim, o planejamento prévio dos espaços reservados nas prateleiras para abrigo das coleções transferidas, realizado com base nas fichas Kardex recebidas, teve que ser desconsiderado. Por outro lado, a falta de registros confiáveis exigiu que a Biblioteca Central realize um inventário das coleções de periódicos a serem incorporadas. Segundo informação da biblioteca de Letras, o acervo estaria estimado em 196 títulos correntes, entretanto, há dúvidas quanto ao total real ante a inexatidão dos registros. l23 �5AÇÕESS~ULTÂNEAS Simultaneamente à incorporação do acervo de Letras, outras decisões foram tomadas com o objetivo de atender melhor à nova clientela. Entre elas, o aproveitamento do espaço até então ocupado pela biblioteca do Instituto, conforme se segue. 5.1 ESPAÇO CULTURAL Considerou-se ser este o momento propício para a retomada da proposta de criação de um Espaço Cultural na área ondeestava instalada a biblioteca de Letras e, para tanto, implementar o seu projeto elaborado há alguns anos. Entretanto, uma vez que a desocupação total do espaço está prevista para, dois anos, decidiu-se utilizar aquela área, em caráter provisório, como um salão de leitura. 5.2 SALÃO DE LEITURA A área já desocupada, compreendendo a sala de leitura, o balcão de empréstimo, fichários e os serviços administrativos, foi transformada em mais um Salão de Leitura da Biblioteca Central, tendo sido ali colocadas 22 mesas, com 85 assentos. Esse Salão de Leitura é um espaço de convivência onde o usuário poderá entrar com seus pertences, e realizar suas leituras, preparar trabalhos em grupo, descansar no intervalo das aulas, enfim, ter à sua disposição um local amplo e para diversas atividades. Como não há acervo nesse local e dada a escassez dos recursos humanos na Biblioteca Central, o vigilante do andar térreo, responsável pela ronda, deverá coibir eventuais excessos e abusos que porventura vierem a ocorrer. 124 �6 CONCLUSÃO Apesar das dificuldades enfrentadas para a incorporação da Biblioteca do Instituto de Letras à Biblioteca Central, os técnicos desta última continuam a acreditar que essa unificação irá proporcionar uma sensível melhoria no atendimento aos usuários daquela Unidade, além de contribuir para uma significativa ampliação do acervo bibliográfico hoje existente na Biblioteca Central, cujo edifício começa assim a cumprir uma das fmalidades para a qual foi projetado, isto é, a de reunir acervos de diversas áreas do conhecimento, de modo a tomar-se uma verdadeira Biblioteca Universitária. Convém lembrar que esta é uma ação pioneira na UFBA, da qual não havia qualquer registro de experiência que pudesse servir de modelo ou parâmetro. Vale ressaltar, também, a importância de empreendimentos dessa natureza no momento em que as bibliotecas das universidades públicas brasileiras enfrentam grandes dificuldades de sobrevivência, e portanto necessitam, mais do que nunca, compartilhar recursos e racionalizar a sua aplicação. NOTAS 1. A Biblioteca Unificada de Saúde agregaria as bibliotecas das Unidades de Ensino de Ciências da Saúde, Enfermagem, Medicina, Nutrição, Odontologia, Saúde Coletiva, e do Centro de Terapia e Abuso de Drogas, porém, não foi implantada até o momento, em virtude das dificuldades encontradas para a instalação/construção de um espaço físico adequado. 2. O sistema de classificação utilizado pela biblioteca do Instituto de Letras é a CDD, e a catalogação em primeiro nível, diferentemente da Biblioteca Central, cujo sistema de classificação é a CDU e a catalogação, em segundo nível. 125 �ANEXO PROCESSAMENTO TÉCNICO / AUTOMAÇÃO: ROTINAS Para orientar e direcionar as diversas rotinas e tarefas do Projeto de Unificação / Automação do acervo da Biblioteca do Instituto de Letras foram estabelecidas as seguintes etapas do processamento técnico : • identificação da bibliografia básica, a cargo da bibliotecária do Instituto de Letras, para envio à Divisão de Processamento Técnico da Biblioteca Central; • pesquisas nas bases: BaBiUFBA ; BffiLIODATN FGV (Fundação Getúlio Vargas) ; BN (Biblioteca Nacional) • catalogação; • mudança do sistema de classificação CDD para CDU; • cooperação, se o livro for encontrado em uma das bases pesquisadas; • implantação, quando o livro não for encontrado em nenhuma das bases (esta tarefa requer um tempo maior de trabalho); • controle de qualidade - todos os livros cooperados ou implantados estão automaticamente disponibilizados na BaBiUFBA onde são revistos para possíveis correções técnicas e ortográficas; • registro (tombamento) dos livros na BaBiUFBA; • impressão de etiquetas (geradas no CPD); • colagem de etiquetas (cada livro possui duas etiquetas, uma de lombada e outra de código de barras que depois são revestidas com contact transparente); • envio dos livros para a Seção de Empréstimo da Biblioteca Central. 126 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 10 - Ano: 1998 (UFC - Fortaleza/CE) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: O Capital Humano e o seu Desenvolvimento Contínuo Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFC Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Fortaleza (Ceará) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Compartilhamento de recursos na UFBA: incorporação da Biblioteca do Instituto de Letras à Biblioteca Central (relato de uma experiência). Creator An entity primarily responsible for making the resource Abramo, Vera Lélia Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Fortaleza (Ceará) Publisher An entity responsible for making the resource available UFC Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1998 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Descreve sobre a unificação de acervos bibliográficos, com vistas ao compartilhamento de recursos e racionalização de custos. Relato de uma experiência pioneira na UFBA.