http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/60/6380/SNBU1998_074.pdf 2c75945a801e527356f129f0758cdef4 PDF Text Text SISTEMA DE CONTROLE DE CIRCULAÇÃO DO ACERVO DA BIBLIOTECA DO INSTITUTO DE BIOLOGIA DA UNICAMP Ana Maria Rabetti* & Ladaslav Sodek** *Diretora da Biblioteca do Instituto de Biologia - UNICAMP rabetti@turing.unicamp.br ** Prof. Dr. Depto de Fisiologia Vegetal- Instituto de Biologia - UNICAMP lsodek@turing.unicamp.br RESUMO: Apresentação de um sistema automatizado de empréstimo de livros e periódicos, desenvolvido pela Biblioteca do Instituto de Biologia da UNICAMP em 1990, podendo ser utilizado em microcomputadores 486, com 8Mb RAM. PALAVRAS-CHAVE: Controle de empréstimo- Automação - Sistema de administração de empréstimo 1. INTRODUÇÃO A Biblioteca do Instituto de Biologia da UNICAMP implantou para esta Biblioteca, em 1990, um sistema automatizado de circulação de livros e periódicos. A partir daí a mudança, do sistema manual para o automatizado, permitiu maior agilidade na circulação do acervo de livros e periódicos, otimizando a prestação de serviços, com maior eficiência e rapidez de atendimento. Para desenvolver este sistema, foram considerados os incovenientes que surgiam nos serviços de rotina de empréstimos e de consultas de publicações, decorrentes da morosidade característica do processamento manual, que não dispensava a preparação de um número razoável de fichas, listas classificadas, trabalhos datilográficos, operações outras de controle e movimentação de documentos, sujeitos a imperfeições. É importante lembrar que os homens, em suas ações ou estímulos, além de estarem sujeitos a erros decorrentes do cansaço ou da distração, agem, cada qual, de maneiras diferentes. Em um mecanismo de controle automático, desaparecem tais efeitos, pois sob os mesmos 356 �estímulos, eles reagem de manerra semelhante durante todo tempo de funcionamento, o que significa contribuição para o aumento de rendimento e uniformidade, além de acerto assegurado. Apresentaremos, neste trabalho, um Sistema dinâmico, no qual se pode fazer inclusões, alterações e exclusões de dados e informações, através de tarefas simples, rápidas e nítidamente definidas. 2. OBJETIVOS Objetivos principais do sistema: • melhorar a interação Biblioteca x Usuário, • reduzir o tempo de atendimento aos usuários, • desburocratizar e facilitar o registro e controle de todas as atividades do empréstimo, • racionalizar os métodos de trabalho, • controlar melhora as saídas e entradas das publicações, • propiciar um melhor controle das coleções, • eliminar serVIços decorrentes do controle manual, bem como requisições,formulários, papeletas, etc. 3. ETAPAS DO SISTEMA O Sistema de Empréstimo compreende oito etapas, caracterizadas, cada qual, por uma série de tarefas de rotina, que viabilizam a geração imediata de produtos importantes para o desempenho dos serviços de : 1- Cadastro de livros e periódicos. 2- Controle de empréstimos de livros e periódicos. 3- Devolução e renovação de livros e periódicos. 4- Controle de reservas de livros e periódicos emprestados. 5- Cadastro de usuários. 6- Consultas de livros/ periódicos emprestados e consultas de identificação de usuários. 357 �7- Listagens de empréstimos, não devolvidos e com prazo vencido; emissão de avisos para os usuários. 8- Estatísticas mensais e anuais. 9- Registro de periódicos consultados. lVIENU J 1 ] REVISTAS ]2]LIVROS 13 ] usuÁRIos I 4 ] FECHAR EXPEDIENTE !19 ] REGISTRO DE PERIÓDICOS CONSULTADOS 10 ;1 ~~ P:~sist:m: o~:r~:~_ _______ J I --_J ....................................................................................................... ............................................................................................... ,. I CONTROLE DE E:MPRÉSTIM:OS I I ~i ~r:~~s ' ; 1 11 I Empréstimo 15 I Listagens de Empréstimos ,! I[ 2 ] Devolução [ 6] Estatística mensa1Janual Il3 ] Fichas de Usuários l 7) Catálogo de Revistas 11 4 I Consultar Fichas t eservas) [ 8) Catálogo de Livros '1 I :. 1"";, ,1 :1 :: [ O ] Menu anterior L __._.c:::........_ _.._ ........................c:::::;;..::::c......_···:...:::...:............:=_............:::.:::::::::...:c.•c::..::::.:::::.:...c..::._·_.. .._ ••_ I •••.::J 358 �4. CADASTRO DE LIVROS E PERIÓDICOS 4.1. Periódicos Primeiramente, padronizaram-se as entradas (registros) dos títulos de periódicos a serem emprestados. Instituíram-se, para isso, as três primeiras letras de cada título, com exceção dos Journal, Revistas, Review, Revue, onde se considerou apenas a primeira letra. Entretanto, quando o periódico apresentar apenas uma palavra, este título será digitado por completo. ARQUIVO DE REVISTAS II ] Incluir revista nova ] 2] Corrigir dados da revista Il3 ] Listar arquivo de revistas !l4 ] Imprimir arquivo de revistas IlO ] Menu anterior 4.2. Livros Cada livro foi registrado no Sistema de Empréstimo, através do no de tombo, contendo seus respectivos dados: autor/título/edição/ano/no de chamada. Estes dados foram aproveitados (recuperados) também em outro Sistema desenvolvido pela Biblioteca m, mas de uso exclusivo dos usuários. : CI~=~~~~ ARQuTVoDE liVRos ~ li[;1 2 ] Conigir dados do livro i l3 ]Listar arquivo de livros iJ 4 ] hnpriInir arquivo de livros li[ O ] Menu anterior ti 359 �Exemplificando: F ..." M _ _ • • • !J 1 J Incluir livro novo :ITombo lli: 11111 .. . ..... n n ........ . .. . .· .•" ... .. ! Tombo BC: 293984 (SIN)'i Consult.: N ;~~~ ;:::::::PM.C:~;~::e~~~!liotecas)__ Cutter: __ -_ .._:::.......,......._............-.::...;.:.:.:..;.........-.:~:.:....._....::;,... ~..:._ - ... ........... .. ~ .............................:.:....-_ -_... __.. .... .....:. ...:...;..:.:. :•.:.:.:.:.:.:... __..... _.:..::..:.,. Sa44m _-:;.. ..~.:::.:...............-.....:.:.;.:.:.::.. . il :.:.:.:...-_--':...: 5. CONTROLE DE EMPRÉSTIMOS Os empréstimos de Periódicos e Livros são feitos separadamente, mas aplicando -se o mesmo menu, sendo utilizado os comandos <P> para Periódicos e <L> para Livros. Visando agilizar o empréstimo de Periódicos, aciona-se <F 1> para repetir o título de periódico emprestado, com diferentes fascículos, o que evita ter de digitá-lo outras vezes. No ato do empréstimo, se um título é digitado erradamente, aparece uma opção dos títulos padronizados, onde se pode fazer a escolha do título correto. PERIÓDICOS FICHA DE EMPRÉSTIMO Matricula: Nome do usuário: Validade do Cartão do Usuário: Título do periódico: Va ó vol: fasc: ano: Data saída: Os dados estão corretos? (SIN) Os empréstimos de Livros são feitos através do no de tombo. Automaticamente, após a digitação desse no , aparece o autor e título da obra a ser emprestada. 360 �LIVROS FICHA DE EMPRÉSTIMO Matricula: Nome do usuário: Validade do Cartão do Usuário: Tombo: Autor/Título da obra emprestada Data saída: < Emprestimo registrado> Mais empréstimos para o mesmo usuário? (SIN) 6. DEVOLUÇÃO e RENOVAÇÃO Normalmente, para efetivar a devolução de uma obra, digita-se a matricula do usuário, seguida da tecla <S>. Na eventual devolução da obra, sem o Cartão da Biblioteca, digita-se <C> . Na apresentação futura do Cartão, digita-se <S> para efetivar a devolução. Há algumas opções a considerar: - quando o número de matricula é desconhecido, tecla-se <F6>. Pode-se recuperar os dados do usuário pelo sobrenome ou prenome (até 3 letras); - para recuperar devolução registrada indevidamente, tecla-se <FI>; - para desistir, em caso de engano, tecla-se <ESC>; - J?ara anular registros incorretos, usa-se <N> REVISTAS - DEVOLUÇÕES MATRICULA: RESERVA: (no Matricula) NOME: TÍTULO: VOL: FASC: ANO: DATA SAÍDA: DATA DEVOL: 361 �Confirmar devolução <S> Devolução SEM cartão <C> Anular <N> Ainda no Campo Devolução, pode-se renovar uma obra emprestada, não havendo necessidade de se fazer um novo empréstimo. Digita-se <R> e automaticamente aparece a data da renovação. REVISTAS - RENOVAÇÕES MATRICULA: RESERVA: (no Matrícula) NOME: TÍTULO: VOL: FASC: ANO: DATA SAÍDA: DATA DEVOL: RENOVADO EM: Confirmar data renovação? (SIN) 7. CONTROLE DE RESERVAS Conforme Regulamento da Biblioteca do IB, somente efetuam-se reservas de obras que estão emprestadas. Os sistemas de reservas para livros é através do número de tombo e o de periódicos, através do título. Localizando-se o registro da obra emprestada, constatase um campo destinado a reservas . Digita-se o no de matrícula do usuário r . interessado naquela obra e a data provável para retirada dessa obra. <LIVROS> FICHA DE EMPRESTIMO MATRICULA: NOME DO USUÁRIO: RESERVADO em: Validade do Cartão do Usuário: BUSCAREM: No TOMBO: (Título e Autor do livro) DATA SAÍDA: 362 �Não é possível fazer empréstimo para usuário que não tenha reservado a obra, pois o sistema acusa, através de um sinal sonoro de atenção : <livro reservado> ou <revista reservada>. As reservas de livros podem ser relacionadas na tela do computador ou via impressora, nas seguintes formas: - por autor e título do livro; - pelo no de Cutter (agrupa reservas de vários exemplares de um mesmo livro); - por usuário que reservou; - por livros reservados e devolvidos. 8. CADASTRO DE USUÁRIOS O registro de usuário é etapa obrigatória àquele que se dirige pela primeira vez à Biblioteca do IB. Este registro abrange todas as categorias de usuários: - internos: composto pelos corpos docente e discente, pelos funcionários e estagiários do Instituto de Biologia; - externos: composto pelos usuários provenientes dos demais Institutos e Faculdades da UNICAMP. Três tipos de registros são utilizados: - <N> ficha nova, para inclusão de usuários; - <C> corrigir ficha, para alteração nos dados dos usuários; - <E> eliminar ficha, para exclusão de usuários. Para facilitar a identificação do usuário, há também opções específicas: - pelo nome do usuário em ordem alfabética, -por ordem de matrícula, -pelo número sequencial fornecido pelo Sistema. Pode-se obter uma listagem completa ou parcial dos usuários em tela ou via impressora, optando-se por qualquer uma dessas especificações. 363 �Para inscrição dos usuários são necessários o no de registro na UNICAMP, nome completo, e Departamento ou Instituto onde trabalha ou estuda. Também fazse constar a validade do Cartão da Biblioteca. Para a eventualidade de suspensão do usuário, há um campo nesta ficha, no qual se pode registrar o período de bloqueio dos empréstimos. usuÁRIos [ 1 ] ABRIR/ALTERAR FICHAS DE USUÁRIOS [ 2 ] LISTAR usuÁRIos NA TELA [ 3 ] LISTAR USUÁRIOS VIA IMPRESSORA [ O ] MENU ANTERIOR] Exemplificando USUÁRIOS [ 1 ] ABRIRlAL TERAR FICHAS DE usuÁRIos [A] ALUNO [ P ] PROFESSOR [ F ] FUNCIONÁRIO [E] ESTAGIÁRIO/OUTROS [ M ] MENU ANTERIOR Ficha nova <N> Corrigir ficha <C> Eliminar ficha <E> Modelo de ficha de Professor: FICHA DE PROFESSOR MATRICULA: SOBRENOME: PRENOME: UNIDADEIDEPTo : < FI > listagem de siglas FICHA VALIDA ATÉ: SUSPENSÃO: 364 �9. CONSULTAR FICHAS Esta etapa consiste em obter informações sobre · livros ou periódicos emprestados, bem como sobre usuários. 9.1. Periódicos Existem duas maneiras para localizar um periódico emprestado. A primeira seria no campo <CONSULTAR FICHAS>, na opção <Revistas emprestadas> podese digitar corretamente o título desejado e logo aparecerá a ficha de empréstimo contendo as seguintes informações: - identificação do usuário que emprestou esse periódico; - data em que deve ser devolvido; - campo para reserva (teclar <R» CONSULTAR FICHAS REVISTAS EMPRESTADAS [ 1 ] TODAS AS FICHAS [ 2 ] PELO TÍTULO DA REVISTA [3] PELA MATRÍCULA DO USUÁRIO A segunda maneira é através do campo de <LISTAGENS DE EMPRESTIMOS> (ver Item 10) . Na opção [ 1 ] Revistas Emprestadas digita-se a PRIMEIRA LETRA do título do periódico desejado para pesquisa e em seguida aparecera uma listagem alfabética dos títulos referentes àquela letra com as seguintes informações: - Título do periódico emprestado - volume, fascículo e ano - Data do empréstimo - Número da matrícula do usuário que emprestou esse periódico 365 �RELAÇÃO DE PERIÓDICOS EMPRESTADOS OBS: se for digitada a primeira letra da revista.a relação não continuará com a letra seguinte para lista completa: <ENTER> para lista parcial: <10 letra> da revista ....... . Apresentar a relação na Tela <T> ou na Impressora <I>? Exem plificando: RELAÇÃO DE PERIÓDICOS EMPRESTADOS TITULO VOL FASC ANO SAÍDA usuÁRIo J ANA 191 29728/11/97040258 J ANI ECO 66 5 97 14/11/97 915761 J BAC 15328309/12/97963106 J CEL SCI 718710/12/97074802 J CEL ECO 20 8 9715/12/97 935501 9.2. Livros Quanto à localização de um livro emprestado, digita-se o no de tombo correspondente ao livro, ou quando desconhecido do usuário, faz-se uma busca com algumas palavras do título ou autor, para identificação do no de tombo desejado. Através do no de tombo, aparece a ficha de empréstimo contendo as seguintes informações: - identificação do usuário que emprestou esse livro; - data em que deve ser devolvido; -campo para reserva (teclar <R» - Vide Item 7. 366 �CONSULTAR FICHAS LIVROS EMPRESTADOS [1] TODAS AS FICHAS (+ reserva) [2] PELO TOMBO/TITULO DO LIVRO (+ reserva) [3] PELA MATRICULA DO USUÁRIO (+ reserva) [ 4 ] LIVROS RESERVADOS 9.3. Identificação dos Usuários Utiliza-se também, neste campo, identificação dos usuários por categoria: alunos, professores, funcionários, estagiários/outros. Os registros podem ser consultados pelo prenome ou sobrenome (3 letras no mínimo), pelo no de matrícula , ou pelo registro geral, onde, todos os usuários estão relacionados em ordem alfabética ou em ordem de ficha registrada. (Vide também Cadastro de Usuários). 10. LISTAGENS DE EMPRÉSTIMOS As listagens de empréstimos são divididas em atuais e anteriores. As listagens atuais apresentam-se da seguinte forma: - periódicos emprestados em ordem alfabética; -livros em ordem do no de tombo; - usuários com respectivos empréstimos, em ordem do no de matrícula ou em ordem alfabética do nome dos usuários; - empréstimos com prazo vencido, de acordo com o período pré-determinado; - aviso aos usuários dos empréstimos vencidos (Impresso), conforme período pré-determinado. Estas listagens podem ser consultadas na tela do computador ou VIa unpressora. Quanto as listagens anteriores, são apresentadas da seguinte forma: - empréstimos e devoluções registradas por dia; - histórico de empréstimos, por título de cada periódico e livro; 367 �- histórico de usuário, das obras retiradas e devolvidas, durante determinado ano. Essas listagens pode ser consultadas apenas na tela do computador. 11. ESTATÍSTICAS OS dados quantitativos de empréstimos de livros e periódicos podem ser feitos mensalmente ou anualmente ou, então, apresentados em forma de resumos, totais ou mensais, demonstrados na tela ou via impressora. A estatística de periódicos é apresentada por título emprestado e de livros apresentam-se na sequência pelo Cutter, assim exemplares diferentes do mesmo livro são listados juntos, facilitando o cálculo da soma de empréstimos por obra. A estatística de usuários, para fms de Relatórios, é separado por categoria de usuário internos e externos à Universidade. 12. REGISTRO DE PERIÓDICOS CONSULTADOS Para análise de coleção, os títulos de periódicos consultados na Biblioteca também são coletados. Para esta etapa, aproveitam-se os registros dos títulos de periódicos já existentes no sistema de empréstimo e, diáriamente, os dados de consultas são inseridos. 13. BACK-UP Diariamente, no fmal do expediente da Biblioteca, é feito "back-up" de todo movimento de empréstimos e consultas. Os registros de devoluções com mais de três meses são transferidos para disquete, evitando-se, assim, saturação do arquivo do disco rígido. 368 �REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS COSTA, Marília M.D., HEREMANN, Vivian. Automação em bibliotecas: o uso de novas tecnologias. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 8.,realizado em Campinas no periodo de 7-11 de novembro de 1994. Anais. Campinas: Pontes, 1994. p.325-337. MILANESI, Luiz. O que é biblioteca. 3.ed. São Paulo:Brasiliense, s.d. (Coleções primeiros passos, 94) MORETTI, Adriana Bueno. Planejamento da automação do sistema de circulação e empréstimo da Divisão de Biblioteca e Documentação (DmD). Piracicaba,SP: USP/Coordenadoria do Campus em Piracicaba/Divisão de Biblioteca e Documentação, 1986. 60p. ROWLEY, Jennifer. Informática para bibliotecas. Brasília,DF: Briquet de Lemos/Livros, 1994. 306p. UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS. Sistema de Bibliotecas. A informação como infra-estrutura para a pesquisa na Universidade: modernização do plano de automação do Sistema de Bibliotecas da UNICAMP. Campinas,SP:, 1995. 369 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 10 - Ano: 1998 (UFC - Fortaleza/CE) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: O Capital Humano e o seu Desenvolvimento Contínuo Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFC Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Fortaleza (Ceará) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Sistemas de controle de circulação do acervo da Biblioteca do Instituto de Biologia da UNICAMP/ Creator An entity primarily responsible for making the resource Rabetti, Ana Maria, Sodek, Ladaslav Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Fortaleza (Ceará) Publisher An entity responsible for making the resource available UFC Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1998 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Apresentação de um sistema automatizado de empréstimo de livros e periódicos desenvolvido pela Biblioteca do Instituto de Biologia da UNICAMP em 1990, podendo ser utilizado em microcomputadores 486, com 8Mb RAM.