http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/62/6699/SNBU2014_185.pdf 124f66e03a7097f6b0dffa29574b72a4 PDF Text Text XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias SNBU 2014 CONTROLE DE QUALIDADE EM CATALOGAÇÃO COOPERATIVA Zuleika de Souza Branco Denise Ramires Machado Beatriz Helena Pires de Souza Cestari Zita Prates Oliveira RESUMO O artigo discute os procedimentos de controle de qualidade em catalogação adotados pelo Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (SBUFRGS). Define que o processo de catalogação consiste em descrever documentos de forma a representá-los e diferenciá-los dentro de um catálogo, visando a recuperação da informação. Analisa como o processo de controle de qualidade pode ser aplicado na catalogação para melhorar a qualidade dos registros bibliográficos. Destaca os itens a considerar no controle de qualidade: produtos ou serviços, processos e pessoas. Relaciona esses itens aos elementos de controle de qualidade na catalogação destacados na literatura. Sintetiza que a adoção de padrões, políticas, precisão, consistência e completeza dos registros bibliográficos, e o aperfeiçoamento do catalogador são os elementos básicos do controle de qualidade na catalogação. Considerando o contexto de catalogação cooperativa, analisa os objetivos, os elementos e as atividades de controle de qualidade na catalogação do SBUFRGS e conclui que o controle de qualidade adotado é centrado no produto e não nos processos e nas pessoas. Palavras-Chave: Controle de qualidade em catalogação; Bibliotecas universitárias; Catalogação cooperativa; Sistema de bibliotecas ABSTRACT The text discusses the procedures of cataloging quality control adopted by the Libraries System of the Universidade Federal do Rio Grande do Sul (SBUFRGS). Defines that the cataloging process describes documents to represent and differentiate them within a catalog, in order to improve the information retrieval process. Examines how the quality control process can be applied to cataloging to improve the quality of bibliographic records. Highlights what to consider in quality control: products or services, processes and people. Relates these items to the elements identified in the cataloging quality control literature. Summarizes as the basic elements of the cataloging quality control the adoption of standards and policies, accuracy, consistency and completeness of bibliographic records, and the improvement of catalogers’ skills. Considering the context of cooperative cataloging policy, analyzes the goals, elements and activities of the SBUFRGS practices in cataloging quality control and concludes that these practices are centered on product but not on processes and people. Keywords: Cataloging quality control; University libraries; Cooperative cataloging; Libraries system 2434 �1 INTRODUÇÃO A razão de ser da biblioteca universitária é a prestação de serviços de informação especializada aos integrantes da instituição Universidade. Para tal, a biblioteca reúne e organiza grande volume de documentos armazenados localmente ou acessíveis on-line. Além de disponibilizar informações especializadas, o catálogo da biblioteca tem diferentes funções e usos. Registrando e organizando os metadados que descrevem os documentos do acervo e o acesso ao catálogo, possibilita ao usuário identificar a existência de um documento no mesmo e saber sua localização física local ou acessá-lo através de link remoto. À equipe da biblioteca, os registros do catálogo fornecem dados básicos para a seleção/aquisição de novos recursos bibliográficos e o desenvolvimento de coleções. A eficácia dos procedimentos de recuperação de informações e de gerência de coleções está diretamente associada à qualidade dos registros bibliográficos, contendo metadados que retratam de forma precisa e abrangente as características de cada documento do acervo. Considerado o contexto do Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (SBUFRGS), em que a catalogação é realizada de forma cooperativa e descentralizada, a questão da qualidade dos registros bibliográficos torna-se ainda mais relevante. Além disto, a possibilidade de aquisição de sistema de descoberta, que modifica a interface e os recursos de pesquisa disponibilizados para os usuários das bibliotecas, acentua a necessidade da busca sistemática pela qualidade do catálogo. 2 OBJETIVO O presente trabalho tem por objetivo contribuir para a área da Biblioteconomia com um estudo sobre gerenciamento de dados bibliográficos, refletindo acerca da importância do controle de qualidade na catalogação. Expõe conceitos referentes ao tema, analisa as ações adotadas pelo SBUFRGS com esta finalidade e sua convergência com os tópicos identificados na literatura especializada. 3 CATALOGAÇÃO, CATÁLOGOS E NGC (NEXT GENERATION CATALOGUES) A catalogação é uma das atividades biblioteconômicas fundamentais, cabendo a ela descrever documentos de forma a representá-los e diferenciá-los em um acervo. Também lhe cabe definir dados de localização e pontos de acesso por meio dos quais tais documentos possam ser recuperados. Conforme Mey (1987, p. 144), a catalogação tem por objetivo “[...] 2435 �vincular as mensagens contidas nos itens a mensagens internas dos usuários, de forma a tornar esses itens acessíveis ao universo de usuários”. Além das normas em que o bibliotecário se baseia para catalogar, como o Código de Catalogação Anglo Americano (CCAA2) e os manuais de políticas e procedimentos do serviço de catalogação, ele deve levar em consideração, ao criar os registros bibliográficos que integram o catálogo, para quem está sendo descrito o acervo da biblioteca. A catalogação deve visar tanto o controle e organização da biblioteca a qual o acervo descrito está vinculado, quanto responder às necessidades de seus usuários. Para que possa cumprir suas funções, a catalogação deve possuir algumas características: integridade, clareza, precisão, lógica e consistência (MEY; SILVEIRA, 2009). Observadas as características indispensáveis à catalogação, isso se reflete em seu principal produto: o catálogo. Na definição clássica de Cutter (1876), relacionada basicamente ao uso de documentos impressos, o catálogo de biblioteca tem por função mostrar quais obras a biblioteca possui sobre um determinado autor, título ou assunto específico, permitindo ao usuário encontrá-las, auxiliando-o também na escolha de um livro de acordo com sua edição (bibliograficamente) ou de acordo com seu caráter (literário ou tópico). Já incorporando o conceito de documentos e catálogos digitais, os Princípios Internacionais de Catalogação de 2009 (IFLA, 2009) estabelecem que o catálogo de biblioteca deve possibilitar ao usuário: a) encontrar recursos bibliográficos numa coleção como resultado de uma pesquisa; b) identificar um recurso bibliográfico ou agente; c) selecionar um recurso bibliográfico que seja apropriado às suas necessidades; d) adquirir ou obter acesso a um item descrito; e) navegar num catálogo ou para além dele. Atendendo a estas demandas de um catálogo mais abrangente em seu conteúdo (fontes impressas e digitais) e que facilite o acesso ao texto dessas fontes além dos limites físicos da biblioteca, surge o catálogo de nova geração (NGC na sigla em inglês). Utilizando sistema de descoberta, ele disponibiliza recursos que o catálogo tradicional não pode oferecer, tais como navegação facetada, interface intuitiva e avaliação de resultados pelo usuário. Os dois tipos de catálogos, o tradicional e o de nova geração, utilizam os mesmos registros bibliográficos, porém, fornecem aos usuários serviços de informação muito diferentes. (HAN, 2012). A utilização dos registros bibliográficos em novas formas de recuperação e apresentação dessas informações traz desafios para as equipes das bibliotecas, principalmente no que se refere à qualidade dos registros incluídos na base de dados. A falta de cuidado com 2436 �a qualidade dos dados inseridos e a não utilização de padrões prejudica a recuperação e acesso às informações, o gerenciamento do acervo e o usuário, tanto nos catálogos tradicionais quanto nos de nova geração. 4 CONTROLE DE QUALIDADE E CONTROLE DE QUALIDADE EM CATALOGAÇÃO Para melhorar a qualidade dos registros bibliográficos é necessário refletir sobre o que é controle de qualidade e como ele pode ser implantado na catalogação. 4.1 Controle de qualidade Conforme Torres (2011), o controle de qualidade é um processo utilizado para garantir um certo nível de qualidade em um produto ou serviço. Pode incluir qualquer ação que a empresa considere necessária para estabelecer o monitoramento e verificação de determinadas características de um produto ou serviço. Um Sistema de Controle de Qualidade, também chamado de QMS - Quality Management System, é importante porque, a partir do momento que determinadas medidas são adotadas, permite definir políticas, procedimentos e ações de maneira uniforme que proporcionarão a melhoria e controle das diversas “atividades-chave” e processos desenvolvidos por uma organização. Deve-se considerar neste processo o grau de satisfação, bem como as expectativas e necessidades dos sujeitos envolvidos, tais como clientes, comunidades e sociedade em geral. Para implementar um Sistema de Controle de Qualidade, deve-se destacar alguns conceitos de Qualidade Total em Serviços: a) todos na organização têm algo a contribuir para a qualidade final percebida pelo cliente; b) todos os custos relacionados com qualidade devem ser envolvidos nas análises; c) todo esforço bem direcionado de melhoria em qualidade repercute na competitividade; d) há sempre uma forma melhor de fazer as coisas; e) a qualidade deve ser construída ao longo do processo e não apenas verificada ao final (GIANESI; CORREA ,1996). Frequentemente o controle de qualidade é confundido com a garantia de qualidade, embora existam diferenças básicas entre eles. O controle de qualidade tem a ver com o produto, enquanto garantia da qualidade é orientada para o processo (TORRES, 2011). 2437 �Mesmo sendo clara esta diferença, às vezes pode não ser fácil identificar as características peculiares que diferenciam controle e garantia de qualidade. O que deve ficar claro é que o controle de qualidade é a avaliação de um produto, processo, atividade ou serviço. Já a garantia de qualidade é projetada para tornar os processos suficientes para alcançar os objetivos. Para Torres (2011), o controle de qualidade não pode abranger apenas os produtos, serviços e processos, mas também as pessoas. Os funcionários são uma parte importante de qualquer negócio. Se uma empresa tem funcionários que não têm qualquer habilidade ou formação adequada, têm dificuldade em compreender ou estão mal informados, a qualidade pode ser seriamente prejudicada. É interessante ressaltar que o termo “controle da qualidade total” foi usado pela primeira vez por Armand Feigenbaum em 1956, quando propôs a idéia de que a qualidade só poderá resultar de um trabalho conjunto de todos os envolvidos no desempenho da organização, não apenas de um grupo de pessoas. A abordagem proposta por Feigenbaum dá ênfase à comunicação entre os departamentos da empresa, principalmente os responsáveis por produção, materiais e design. (FARIA, [201-?]). O objetivo básico do controle de qualidade é assegurar que os produtos, serviços ou processos preencham requisitos específicos e que sejam confiáveis e satisfatórios para os clientes. Essencialmente, o controle de qualidade envolve a análise de um produto, serviço ou processo para determinados níveis mínimos de qualidade. O objetivo de uma equipe de controle de qualidade é identificar produtos ou serviços que não cumprem as normas específicas de uma empresa de qualidade. (TORRES, 2011). A partir do momento que se tem os objetivos definidos, baseados no resultado que se deseja alcançar, pode-se seguir alguns passos recomendáveis que permitirão uma garantia de qualidade. Exemplos: a) definir requisitos e critérios que permitam avaliar posteriormente se o trabalho desenvolvido está gerando resultados positivos; b) conduzir as diretrizes necessárias para sua aplicabilidade; c) monitorar a manutenção e o desenvolvimento do trabalho realizado; d) qualificar os sujeitos envolvidos no processo; e) indicar especialistas nacionais e estrangeiros nas áreas de interesse para definição conjunta dos métodos e critérios a serem aplicados; f) participar de eventos que proporcionem atualização e qualificação dos procedimentos que envolvem o trabalho realizado; 2438 �g) apresentar, através da capacitação e experiência dos profissionais, laudos, pareceres e opiniões sobre o trabalho realizado. É fundamental melhorar os processos em um sistema de controle de qualidade. A partir do momento que são estabelecidos objetivos claros e reais, bem como são desenvolvidas estratégias adequadas, é possível atingir resultados satisfatórios. 4.2 Controle de qualidade em catalogação Em seu artigo de revisão, Schultz-Jones (2012) situa o início das discussões sobre o assunto na década de 1970-1980, analisando temas como a qualidade da catalogação cooperativa de consórcios como Online Computer Library Center (OCLC), a adoção de padrão mínimo de catalogação pela Library of Congress (LC) e as diferentes percepções de qualidade de catalogação entre bibliotecário e usuário. Dias (1999, p. 1) destaca ser “[...] de grande importância a conscientização do bibliotecário de que é através dele que tais informações bibliográficas são inseridas ou captadas em grandes Bases Bibliográficas” para assegurar a qualidade de dados de catalogação. Dez anos depois Fujita, Rubi e Boccato (2009) também destacam a necessidade de uma mudança de postura do bibliotecário em conscientizar-se da adoção de critérios de qualidade na catalogação, considerando a maior visibilidade dos catálogos disponibilizados via internet. As autoras indicam a política de tratamento da informação documentária como um elemento de qualidade na catalogação, a qual poderá impactar positivamente na recuperação da informação. Para Graham (1990), a qualidade da catalogação é um somatório de dois elementos: completeza e precisão do registro. Completeza diz respeito a quanto os metadados representam o documento; precisão, à correção das informações fornecidas no registro bibliográfico. Na mesma linha de raciocínio, Morris e Wool (1999) definem como elementos básicos da qualidade da catalogação a adoção de padrões reconhecidos de descrição, indexação e formato de registro, além da completeza das informações acerca dos documentos catalogados e a precisão e confiabilidade das informações contidas nos registros. Registros bibliográficos incompletos, mal grafados ou com pontos de acesso equivocados tornam impossível a localização de um dado documento. Bereijo (1998) reforça essas afirmações, ao destacar os problemas criados pelos erros de catalogação em ambientes informatizados: 2439 �A criação de registros bibliográficos em ambientes on-line requer uma maior precisão quanto à tipografia, ortografia, pontuação, espaços, codificação de campos e subcampos. Os erros cometidos nessas áreas podem resultar na impossibilidade de recuperação do registro, o que não ocorre nos ambientes manuais, onde ao classificar as fichas ou ao executar buscas, a mente humana pode interpretá-los como se estivessem corretamente elaborados. Os ambientes automatizados apresentam, portanto, um nível de tolerância mais baixo aos erros tipográficos e de catalogação. (BEREIJO, 1998, p. 323, tradução nossa). A impossibilidade de recuperação do registro é o principal problema relacionado a erros na catalogação: há todo o custo de catalogação e o usuário permanece sem acesso ao documento. E ainda mais, caso o erro seja identificado, há o custo do retrabalho para a sua correção. Segundo Souza e Mostafa (1999, p. 128), “a qualidade de um catálogo reside na coerência e consistência de seus dados, daí o grande empenho em estabelecer regras de aceitação mundial, de forma a permitir uma rápida e eficiente troca de informações bibliográficas”. O uso de regras e padrões é um dos fatores que ajuda na consistência e coerência dos registros bibliográficos. Analisando os catálogos de nova geração, Han (2012) reporta que os usuários consideram muito útil a navegação por facetas neles disponíveis, pelas possibilidades de refinamento de resultados que oferecem (data, assunto, formato, etc.). Alerta, entretanto, que a utilidade desse recurso no desempenho do catálogo decorre da qualidade da catalogação dos registros bibliográficos. Pesquisa de Denton e Coysh (2011) constata que registros imprecisos, inconsistentes e incompletos não contribuem para ampliar os resultados de pesquisa por navegação facetada. Harmon (1996) alerta para a perda da qualidade da catalogação em decorrência dos cortes de pessoal e da criação de registros bibliográficos mais enxutos visando à redução dos custos bibliotecários. Segundo ele: [...] nenhuma máquina, por mais avançada que seja, pode recuperar dados que não estejam lá [no catálogo]. Nem vemos, em futuro próximo, sistemas capazes de localizar dados incorretamente registrados, grafados e codificados. Tais registros constituem uma redução significativa na qualidade do produto tradicionalmente criado e utilizado por bibliotecas acadêmicas e centros de pesquisa” (HARMON, 1996, p. 306, tradução nossa). Da sua visão pode-se inferir a necessária qualificação do catalogador para a criação de registros bibliográficos corretos, capazes de serem recuperados e pertinentes às questões de informação propostas pelos usuários do catálogo. 2440 �Baptista (2006) destaca, a respeito da formação do catalogador: A constatação que se torna praticamente inevitável é que, a par da formação acadêmica, a catalogação demanda atualização constante e treinamento contínuo. E esse treinamento se dá, via de regra, nos ambientes de trabalho, e não necessariamente na universidade, na medida em que é neles que se colocam em prática as formas de organizar a informação que efetivamente atendem os objetivos institucionais de cada tipo de organização.” (BAPTISTA, 2006, p. [7]). O Quadro 1 compila os elementos para controle de qualidade em catalogação identificados na literatura. Analisando esses elementos, observa-se que alguns se repetem e que cada um deles está relacionado a um item específico dos citados por Torres (2011) a serem observados no controle de qualidade - produtos ou serviços, processos e pessoas. Quadro 1 - Elementos do controle de qualidade na catalogação Autores Elementos de qualidade na catalogação Graham (1990) Completeza do registro Precisão do registro Bereijo (1998) Precisão da tipografia, ortografia, pontuação, espaços, codificação de campos e subcampos Dias(1999) Conscientização do bibliotecário Morris e Wool Adoção de padrões reconhecidos (1999) Completeza das informações dos documentos catalogados Precisão das informações dos registros Confiabilidade das informações dos registros Souza e Mostafa Uso de regras e padrões (1999) Coerência dos dados Consistência dos dados Baptista (2006) Atualização e treinamento constantes para o catalogador Fujita, Rubi e Conscientização do bibliotecário Boccato (2009) Política de tratamento da informação documentária Mey e Silveira Integridade (2009) Clareza Precisão Lógica Consistência Fonte: Dados do referencial teórico deste trabalho. Torres (2011) Produtos Produtos Produtos Pessoas Processos Produtos Produtos Produtos Processos Produtos Produtos Pessoas Pessoas Processos Produtos Produtos Produtos Produtos Produtos É possível inferir que a qualidade na catalogação está diretamente relacionada à adoção de padrões, políticas, precisão, consistência e completeza dos registros bibliográficos. É importante também que o aperfeiçoamento do catalogador seja contínuo visando à qualificação e à evolução do profissional e, consequentemente, do catálogo. 2441 �5 CONTROLE DE QUALIDADE EM CATALOGAÇÃO NO SBUFRGS O SBUFRGS, a partir da adoção do software Aleph, estabeleceu políticas e práticas de catalogação com o intuito de aprimorar a qualidade da mesma. A seguir são apresentados o contexto, os objetivos e os elementos do controle de qualidade na catalogação adotados pelas bibliotecas da UFRGS. 5.1 Contexto da catalogação nas bibliotecas da UFRGS O SBUFRGS é formado por 33 bibliotecas dispersas em quatro campi em Porto Alegre e uma no município de Imbé. Utiliza o software Aleph v. 20 para gerência integrada das atividades, serviços das bibliotecas e catálogo on-line da Universidade. Adota padrões internacionais para entradas e descrição bibliográfica (CCAA2), registro de dados bibliográficos (MARC 21) e intercâmbio de informações (ISO 2709 e ANSI Z39.2). O módulo de catalogação do Sistema de Automação de Bibliotecas da UFRGS (SABi) abrange três bases de dados: bibliográfica - URS01, de autoridades - URS10 e administrativa - URS50 (registros de itens, transações de circulação de coleções e controle de aquisição). Desde o ano 2000 o SBUFRGS adota a política de catalogação cooperativa e descentralizada. Cooperativa porque somente um registro bibliográfico é criado para uma obra. As demais bibliotecas que a possuem devem cooperar com o registro existente na base, incluindo seus campos específicos (notas, assunto, produção intelectual) e as informações de aquisição e de itens. Descentralizada porque é executada pelos catalogadores em cada biblioteca do Sistema utilizando software em versão multiusuário para gerência da catalogação. Anterior a essa data, o processo de catalogação adotava, simultaneamente, as versões mono e multiusuários do sistema SABi, versão Isis, conforme a estrutura de rede de dados disponível em cada biblioteca. Esta situação inviabilizava a adoção da política de catalogação cooperativa no SBUFRGS. Sobre a necessidade do uso de padrões para controle de qualidade em um ambiente de catalogação cooperativa, Souza e Mostafa (1999, p. 128) afirmam: “Por se tratar de um sistema cooperativo, normas e padrões são fundamentais para garantir a qualidade dos registros catalográficos e estabelecer padrões mínimos, com a finalidade de alcançar a consistência de dados e facilitar o intercâmbio dos mesmos.” A documentação dos procedimentos adotados também é relevante tendo em vista que a consistência somente pode ser mantida caso sejam conhecidos os padrões e políticas utilizados na criação dos registros. A documentação utilizada pelas bibliotecas participantes do consórcio OCLC (2014a, 2014b, 2014c) exemplifica a complexidade do controle de 2442 �qualidade em catalogação cooperativa. No SBUFRGS, as políticas, os manuais de procedimentos e demais documentação de interesse para a catalogação são disponibilizados no site Document@, juntamente com o histórico da catalogação no SABi registrado em apresentações e trabalhos. 5.2 Objetivos do controle de qualidade em catalogação no SBUFRGS A partir das considerações de Torres (2011) sobre a necessidade de estabelecer objetivos para um controle de qualidade, o SBUFRGS definiu os seguintes objetivos: a) trabalhar em conjunto para otimizar o acesso à informação disponibilizada pelas bibliotecas; b) identificar os procedimentos de controle de qualidade de registros bibliográficos adotados pelo SBUFRGS; c) identificar elementos relevantes para qualificar a catalogação de documentos nas bibliotecas no momento em que o SBUFRGS se propõe a adquirir um sistema de descoberta, o qual deverá modificar o processo de recuperação de informações no catálogo. Tais objetivos permitiram estabelecer os elementos do controle de qualidade no SBUFRGS. 5.3 Elementos do controle de qualidade em catalogação no SBUFRGS As estratégias escolhidas para o controle de qualidade no SBUFRGS envolvem os seguintes elementos: a) adoção de padrões internacionais de descrição bibliográfica e de entradas: CCAA2, MARC 21, Dublin Core (para o Lume, repositório digital da Universidade); b) políticas de catalogação estabelecidas e documentadas (quem faz o quê, uso de formulários de solicitação, orientações sobre o que é permitido ou não incluir/alterar em registro bibliográfico cooperativo, nível mínimo de catalogação adotado, etc.); c) habilitação dos catalogadores para leitura técnica, domínio das normas/padrões de catalogação, de estratégias de pesquisa, do idioma português e de outros idiomas; d) consistência sistemática dos registros das bases de dados via: - detecção, fusão e exclusão de registros duplos; 2443 �- utilização do recurso do Aleph Mudanças globais para correção de grandes volumes de registros bibliográficos; - inclusão de remissivas no catálogo de autoridades, exclusão/alteração de registros de autoridades e em seus registros bibliográficos associados; - emissão de listagens de inconsistências em campos/subcampos dos registros bibliográficos para correção das mesmas. Tais ações buscam contemplar padrões de qualidade na catalogação, bem como o aperfeiçoamento dos catalogadores ao utilizar ferramentas de comunicação interna, como e-mail e telefone (helpdesk), apresentações, seminários e treinamentos para esclarecer dúvidas (OLIVEIRA et al., 2012). Na catalogação cooperativa uma biblioteca não cataloga simplesmente para si, assim como no caso do uso de sistema de descoberta, em que o catálogo será visto em um contexto maior do que ele mesmo. Não há um catálogo a prova de erros e inconsistências, porém sua qualidade pode ser aprimorada, buscando consistência. 6 ATIVIDADES DE CONSISTÊNCIA DAS BASES URS01 E URS10 DO SABi, COM VISTAS À QUALIFICAÇÃO DA CATALOGAÇÃO NO SBUFRGS O SABi possui duas bases relacionadas à catalogação: a base URS01, de registros bibliográficos, e a base URS10, de registros de autoridade. A base URS01 contém registros recentes e criados nas versões anteriores do SABi, antes da política de catalogação cooperativa; a base URS10 contém registros de autoridade novos e inseridos a partir dos cabeçalhos existentes na URS01, antes do trabalho de controle de autoridades. Devido ao histórico de criação dessas bases, ainda são identificadas inconsistências, duplicidades e registros incompletos. Estes problemas estão sendo resolvidos via atividades de controle de qualidade de catalogação no SBUFRGS, descritas no Quadro 1. 2444 �Quadro 2 - Atividades de consistência das bases SABi Atividade Consistência nas bases de dados URS01 e URS10 Consistência nas bases de dados URS01 e URS10 (procedimento regular) Emissão e envio às bibliotecas de listagens com inconsistências de campos e subcampos em registros, para correção (procedimento regular) Exclusão de registros duplos (monografias) incluídos até jun./2011 Descrição Registros alterados Registros eliminados Registros avaliados Registros excluídos Registros não duplos Itens transferidos Consistência de entradas e Registros avaliados transferência de informações dos Registros corrigidos campos de Autoridades: Registros transferidos 150 -> 100, 110, 111, 130, 151 Registros excluídos Bibliográfico Registros incluídos 650 -> 600, 610, 611, 630, 651 Exclusão de registros duplos Registros avaliados (analíticas) Registros transferidos incluídos até jun./2011 Registros excluídos Alerta de inclusão de registros E-mails enviados bibliográficos duplos Inclusão de remissivas Solicitações atendidas Solicitações rejeitadas ** Inclui analíticas de eventos UFRGS (Salão de Iniciação Quantidade 9.331 2.097 Período maio a dez. 2000 jan. 2001dez. 2000 a dez. 2008 6.656 5.238 1.418 6.429 17.767 9.152 7.158 1.457 3.559 nov. 2008 a mar. 2014 jan. 2010 mar. 2014 a 20.063** 2.106 691 321 jan. 2011 dez. 2013 a jul. 2011 a mar. 2014 1.388 dez. 2012 a mar. 2014 8 Cientifica, Salão de Extensão, Mostra Perspectivas da Ciência, e outros) Fonte: Dados de controle da Comissão de Automação. A seguir estão detalhadas as atividades de controle de qualidade da catalogação no SBUFRGS, realizadas após a adoção do software Aleph. 6.1 Consistência nas bases de dados URS01 e URS10 A consistência das bases URS01 e URS10 foi realizada durante oito meses por um grupo de catalogadores do SBUFRGS, logo após a migração da base SABi, software proprietário, para o software Aleph 500. O trabalho eliminou inconsistências de entradas em registros na base de Autoridades (criada a partir das entradas 1XX e 6XX dos registros bibliográficos) e ajustou as mesmas nos registros da base Bibliográfica. Em 2001 passou a ser um procedimento regular realizado pela Comissão de Automação (COMAUT). 2445 �6.2 Emissão e envio às bibliotecas de listagens com inconsistências de campos e subcampos em registros, para correção A base bibliográfica URS01, criada após a migração do SABi, apresentou uma série de problemas: a) discrepâncias de entradas entre os registros produzidos individualmente pelas bibliotecas, antes da implantação da política de catalogação cooperativa; b) inconsistências nos campos de informações codificadas (Líder, 008, 0XX); c) seleção inadequada de campos de informações variáveis; d) outras questões decorrentes da troca de formato de registro para o MARC 21. Para minimizar tais problemas foram criadas críticas de preenchimento de alguns campos e subcampos, visando dar consistência às informações dos registros bibliográficos, com a emissão mensal de listas de registros para correção pelas bibliotecas. Este foi um procedimento padrão durante oito anos. A partir de 2009, o envio de e-mails solicitando correções passou a ser realizado quando identificada uma inconsistência recorrente nos registros incluídos. 6.3 Exclusão de registros duplos (monografias) incluídos até jun./2011 A exclusão de registros duplos foi realizada com o objetivo qualificar o processo de recuperação da informação e dar maior confiabilidade aos dados utilizados na aquisição e circulação de documentos e no desenvolvimento de coleções. Iniciada em 2008 e ainda em execução, visa excluir registros duplos oriundos da conversão da base bibliográfica SABi versão Isis para a versão Aleph. Estes registros, denominados de conversão, foram criados quando o processo da catalogação utilizava simultaneamente as versões mono e multiusuário do SABi - Isis (dependendo da estrutura de rede de dados existente em cada biblioteca), as quais inviabilizavam a adoção da política de catalogação cooperativa. Tabela 1 - Registros duplos excluídos (monografias) 2008 - 2014 % Tipos de registro duplo N° 3.803 73 Criados entre 1990 - 1999 1.435 27 Incluídos entre 2000 - 2011 5.238 100 Total Fonte: Dados de controle da Comissão de Automação. 2446 �Entre 2008 e 2014 foram excluídos 5.338 registros, dos quais 73% correspondem àqueles de conversão (objetivo inicial do trabalho) e 27%, ou seja, H do total excluído, aos registros duplos. Estes últimos incluídos em desacordo com a política de catalogação cooperativa adotada no SBUFRGS a partir do ano 2000. Tabela 2 - Registros duplos excluídos, por ano de inclusão no SABi, 1990 - 2011 N° Ano 1990/99 3.803 * 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 34 90 165 216 264 193 264 181 277 169 21 18 reg. * Registros duplos de conversão Fonte: Dados de controle da Comissão de Automação. Entre os motivos para tão grande número de registros duplos incluídos após a implantação da política de catalogação cooperativa, podem ser listados: a alteração frequente nas equipes das bibliotecas com o ingresso de novos bibliotecários (entre 2003 e 2009 ingressaram mais de 50 profissionais concursados); a desatenção dos catalogadores ao pesquisar a base antes da inclusão de novo registro; a divulgação ineficiente das políticas de catalogação no SBUFRGS ou ainda falhas no programa de treinamento para catalogação no SABi. 6.4 Consistência de entradas e transferência de informações dos campos de Autoridades e do Bibliográfico Uma avaliação dos campos de autoridades foi realizada com a finalidade de aumentar a consistência de entradas de nomes nas bases bibliográfica/autoridades e de ajuste do formato SABi para o MARC 21. O estudo definiu a exclusão dos campos 195, 196, 197 e 198 e a transferência de seu conteúdo para os respectivos campos 100, 110, 111 e 130 de autoridades. Além disso, constatou-se a necessidade da transferência de informações de assuntos não tópicos existentes nos campos 150 e 650 para os campos 100, 110, 111, 130 e 151 (autoridades) e 600, 610, 611, 630 e 651 (bibliográfico). Com esse procedimento, as entradas de nome tornaram-se mais consistentes e únicas e os campos 150 e 650 passaram a ser usados somente para assunto tópico. A atividade de consistência é realizada regularmente com a avaliação, correção, transferência, exclusão e inclusão de registros nas bases de Autoridades e Bibliográfica. 2447 �6.5 Exclusão de registros duplos (analíticas) incluídos até jun./2011 A exclusão de registros duplos é realizada com o objetivo de qualificar o processo de recuperação da informação excluindo da base bibliográfica registros duplos de analíticas oriundos da conversão do SABi versão Isis para a versão Aleph. O procedimento permitiu concentrar, em um número menor de registros bibliográficos, o grande volume de analíticas de produção intelectual registradas nos anais de eventos promovidos pela UFRGS: Salão de Iniciação Científica (25 edições até 2013), Salão de Extensão (13 edições até 2012), Salão de Ensino (9 edições até 2013), Feira de Iniciação Científica (19 edições até 2010) e outros. 6.6 Alerta de inclusão de registros bibliográficos duplos O problema recorrente de inclusão de registros bibliográficos duplos após 2000, ano da implantação da política de catalogação cooperativa, exigiu a adoção de procedimento formal e permanente de identificação de possível duplicidade. Um programa monitora os registros incluídos diariamente na base bibliográfica e emite e-mail de alerta enviado à biblioteca, para exclusão ou justificativa da duplicidade. Em 33 meses de vigência da rotina foram enviados 321 alertas, numa média de 10 alertas/mês. Assim, pode-se afirmar que o preço da unicidade dos registros no SABi é o permanente monitoramento da inclusão dos mesmos na base. 6.7 Inclusão de remissivas Com a consistência de nomes e transferência das informações para os campos 1XX e 6XX do formato SABi foi possível implantar os campos de remissivas na base de Autoridades. Como piloto foi selecionada a inclusão de remissiva de nome pessoal. Em 16 meses foram incluídas 1.388 remissivas na base. Após estudo e avaliação, apenas 8 solicitações foram rejeitadas. A Comissão de Automação responde pela inclusão de % do volume total de remissivas (73%), reforçando o papel das mesmas como importante instrumento de consistência das bases de Autoridades e Bibliográfica do SABi. Tabela 3 - Inclusão de remissivas no SABi, por solicitante, dez. 2012 - mar. 2014 % Solicitante N° 1.013 73 Comissão 375 27 Bibliotecas 1.388 100 Total Fonte: Dados de controle da Comissão de Automação. 2448 �7 CAPACITAÇÃO EM CATALOGAÇÃO NO SBUFRGS Entre 2000 e 2013 foram realizadas sete atividades específicas com o objetivo de capacitar os catalogadores do SBUFRGS e uma capacitação integrada à visão geral dos módulos (Aquisição/Periódicos, Catalogação e Circulação) que compõem o SABi. Este treinamento é oferecido a cada mudança de versão do software Aleph ou quando do ingresso de novos bibliotecários na Universidade. O Quadro 2 lista as capacitações oferecidas e registra o longo intervalo de tempo (2 a 3 anos) entre a realização de cada uma delas, tornando mais lento o processo de atualização dos catalogadores. Quadro 3 - Capacitação em catalogação no SBUFRGS, 1998 - 2013 Ano 1998 2000 2001 2004 2006 2010 2000 a 2012 Atividade N° horas Curso técnico-prático de catalogação AACR2: pontos de acesso 30 Treinamento específico de processamento técnico no SABi 20 versão Aleph (catalogação, autoridades, itens e OPAC) 7 Treinamento no uso das ferramentas do SABi em catalogação 12 Treinamento no uso do SABi versão 11.5 para catalogadores Seminário sobre armazenamento e recuperação da informação 6 no SABi 40 Curso de Atualização em Catalogação: AACR2 em MARC 21 Capacitação no uso do SABi: Módulo de Catalogação* 10 (políticas, funcionalidades, planilhas, registros de: autoridade, bibliográfico, produção intelectual da UFRGS e itens) N° participantes 39 79 30 20 65 46 198 2013 51 Reunião técnica sobre controle de autoridades e remissivas no 4 SABi *Treinamento oferecido nas mudanças de versão do SABi para Alep h v. 11.5 (2000) e v.14.2 (2004) e a cada ingresso de novos bibliotecários no SBUFRGS (2008 a 2012). Fonte: Relatórios anuais da Comissão de Automação 1998-2013. 8 CONSIDERAÇÕES FINAIS O SBUFRGS adota, com maior ou menor ênfase, quatro dos elementos do controle de qualidade na catalogação identificados na literatura: padrões internacionais para definir entradas, descrição e registro de dados bibliográficos dos documentos (processos), política definida e documentação consolidada dos procedimentos adotados na catalogação (processos), treinamento para catalogadores (pessoas), e consistência e controle regular do conteúdo dos registros incluídos nas bases SABi (produtos). Entretanto, transpondo alguns elementos da qualidade total em serviços para o universo da catalogação no SBUFRGS, observa-se que, embora haja contribuição de todos 2449 �(catalogadores, indexadores, Comissão de Automação) para a qualificação do catálogo, a qualidade da catalogação está sendo verificada, prioritariamente, no final do processo, com o trabalho intensivo de controle e consistência dos registros (produtos finais da catalogação). Esta qualificação deveria ser construída ao longo do processo de criação dos registros com um programa regular de capacitação dos catalogadores. A importância da capacitação dos profissionais para a qualificação do produto de seu trabalho é reforçada por dois autores: Torres (2011) enfatiza que o controle de qualidade abrange não só produtos, serviços e processos, mas também pessoas, que são parte importante de qualquer instituição; e Baptista (2006) alerta que os catalogadores devem receber treinamento contínuo e atualização constante. No SBUFRGS este é um elo frágil no controle de qualidade da catalogação. A capacitação dos catalogadores ocorre de forma pontual e não como parte de um programa formal de treinamento contínuo para a atividade. Os estudos em catalogação devem ser permanentes, não apenas para suprir as deficiências decorrentes de pouco aprofundamento em questões relativas à descrição de documentos durante a formação dos bibliotecários, mas também pelo fato dela ser objeto de discussão contínua na área de tratamento da informação. Na atualidade, estes estudos são fundamentais considerando a perspectiva das bibliotecas adotarem sistemas de descoberta/catálogos de nova geração. Mesmo com a possibilidade da busca "inteligente" oferecida pelos sistemas de descoberta, os registros devem ser catalogados consistentemente para assegurar que os índices de recuperação do sistema forneçam resultados relevantes nas pesquisas efetuadas. REFERÊNCIAS BAPTISTA, Dulce Maria. A catalogação como atividade profissional especializada e objeto de ensino universitário. Informação & Informação, Londrina, v. 11, n. 1, jan./jun. 2006. Disponível em: <http://www.brapci.ufpr.br/download.php?dd0=10782>. Acesso em: 21 mar. 2014. BEREIJO, Antonio. Caracterización del concepto de "calidad" en la catalogación descriptiva: factores que atanen al diseno de objetivos. Boletín Millares Carlo, Las Palmas de Gran Canaria, n. 17, p. 319-355, 1998. Disponível em: <http://mdc.ulpgc.es/cdm/ref/collection/bolmc/id/262>. Acesso em: 15 abr. 2014. CUTTER, Charles A. Rules for a printed dictionary catalog. Washington: Government Printing Office, 1876. 89 p. (Public Libraries in the United States o f America. Special Report, 2450 �2). Disponível em: <http://hdl.handle.net/2027/miun.aey6826.0001.001>. Acesso em: 31 mar. 2014. DENTON, William; COYSH, Sarah J. Usability testing of VuFind at an academic library. Library Hi Tech, v. 29, n. 2, p. 301-319, 2011. 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Title A name given to the resource SNBU - Edição: 18 - Ano: 2014 (UFMG - Belo Horizonte/MG) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas Universitárias e o Acesso Público à Informação: articulando leis, tecnologias, práticas e gestão Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Controle de qualidade em catalogação cooperativa Creator An entity primarily responsible for making the resource Branco, Zuleika de Souza, Machado, Denise Ramires, Cestari, Beatriz Helena Pires de S., Oliveira, Zita Prates Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2014 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O artigo discute os procedimentos de controle de qualidade em catalogação adotados pelo Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (SBUFRGS). Define que o processo de catalogação consiste em descrever documentos de forma a representá-los e diferenciá-los dentro de um catálogo, visando a recuperação da informação. Analisa como oprocesso de controle de qualidade pode ser aplicado na catalogação para melhorar a qualidade dos registros bibliográficos. Destaca os itens a considerar no controle de qualidade: produtos ou serviços, processos e pessoas. Relaciona esses itens aos elementos de controle de qualidade na catalogação destacados na literatura. Sintetiza que a adoção de padrões, políticas, precisão, consistência e completeza dos registros bibliográficos, e o aperfeiçoamento do catalogador são os elementos básicos do controle de qualidade na catalogação. Considerando o contexto de catalogação cooperativa, analisa os objetivos, os elementos e as atividades de controle de qualidade na catalogação do SBUFRGS e conclui que o controle de qualidade adotado é centrado no produto e não nos processos e nas pessoas.