http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/62/6735/SNBU2014_221.pdf f81f679da86159ee4a8130b088d953a0 PDF Text Text XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias SNBU 2014 IMPLANTAÇÃO DO CATÁLOGO DE AQUISIÇÃO DE LIVROS, CATALIVROS, NA BIBLIOTECA DA UNESP DO CÂMPUS DE BAURU Maria Marlene Zaniboni Célia Silva Cruz Morales Leonardo de Conti Dias Aguiar Minrevina Teixeira Lopes RESUMO Considerando a quantidade de cursos de graduação atendidos pela Divisão Técnica de Biblioteca e Documentação da UNESP - Câmpus de Bauru, profissionais pertencentes à mesma desenvolveram um sistema para inserção dos livros a serem adquiridos para os cursos de graduação do Câmpus, denominado de Catalivros (Catálogo de Aquisição de Livros). O sistema possibilitou melhorias nos procedimentos de aquisição de livros através da modalidade compra, pois os procedimentos tornaram-se mais ágeis e mais transparentes, já que os usuários podem acompanhar o processo desde a solicitação até a chegada dos livros. Palavras chave: Sistema de informação; Aquisição de livros; Catalivros; Biblioteca; UNESP. ABSTRACT Considering the amount of undergraduate courses attended by the Library and Documentation Technical Division of UNESP - campus of Bauru, its professionals developed a system for inserting books to be purchased for the undergraduate courses on campus, the Catalivros (Book Acquisition Catalog). The system enabled improvements in the acquisition of books through the purchase modality as procedures become more agile and more transparent, since users can follow the process from the request to the arrival of the books. Key-words: Information system; Acquisition of books; Catalivros; Library; UNESP 1 INTRODUÇÃO A Divisão Técnica de Biblioteca e Documentação da Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho” (UNESP), Câmpus de Bauru, atende cerca de 6.000 usuários pertencentes às três faculdades do Câmpus: Faculdade de Arquitetura, Artes e Comunicação (FAAC), Faculdade de Ciências (FC) e Faculdade de Engenharia (FE), totalizando 21 cursos 2834 �de graduação, 17 de pós-graduação stricto sensu além dos cursos de pós-graduação lato sensu. A Biblioteca da UNESP do Câmpus de Bauru é uma das 32 Bibliotecas da Rede UNESP, presentes em 23 cidades do Estado de São Paulo, sendo a única a atender três Faculdades simultaneamente. Responde administrativamente ao Grupo Administrativo do Câmpus (GAC) e, tecnicamente, à Coordenadora Geral de Bibliotecas (CGB). A Biblioteca tem como missão “Disponibilizar a informação em diversas mídias, oferecendo suporte às atividades de ensino, pesquisa e extensão da comunidade acadêmica, colaborando com a geração de conhecimento para o desenvolvimento da universidade e da qualidade de vida do cidadão” e a visão de “Tornar-se uma biblioteca de excelência no que tange à promoção, acesso e divulgação de produtos e serviços informacionais, sendo reconhecida pela comunidade acadêmica do Câmpus de Bauru e pela Rede de Bibliotecas da UNESP, como referência no segmento”. (UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JULIO DE MESQUITA FILHO”, 2014). O desenvolvimento da coleção do acervo da Biblioteca tem como principal fonte a aquisição de livros através da modalidade compra, sendo que as indicações para aquisição são realizadas pelos docentes norteados pelas bibliografias básicas e complementares e das necessidades estabelecidas nas grades curriculares. As sugestões de discentes, pesquisadores e demais membros da comunidade usuária, são direcionadas aos docentes, que verificam se a obra indicada é pertinente à sua disciplina para que possa ser incluída no sistema. Segundo Strehl et al. (2010, p. 105): O desenvolvimento de coleções em bibliotecas de grandes universidades enfrenta uma parte significativa dos maiores desafios do processo, considerando o tamanho dos acervos, a heterogeneidade da comunidade atendida e o dinamismo do campo científico. Neste contexto, a Biblioteca preocupada em manter o seu acervo compatível com a bibliografia das disciplinas dos cursos de graduação das faculdades e com o número de exemplares que atenda a demanda de uso e as especificações estabelecidas pelo Sistema Nacional de Avaliação da Educação Superior (SINAES), do Ministério da Educação (MEC), para o reconhecimento e avaliação dos cursos e também pelo Grupo de Avaliação Local (GRAL), propôs a implantação de um sistema de informação para facilitar o gerenciamento das solicitações feitas pelos docentes. Sanches (1997) citando Polloni e outros (1992, p.32), diz que: 2835 �Sistema de informação é "todo e qualquer sistema [conjunto de partes coordenadas com vistas à realização de um propósito] que processe dados em informações e que produza resultados para um fim específico". Logo, que propicie informações úteis. Porém, para que a informação seja útil, ela deve propiciar uma realista descrição da realidade para o que deverá preencher uma série de atributos: estar disponível quando for demandada, possuir custo limitado e ser formatada segundo as preferências e necessidades dos usuários do sistema. Ainda, neste sentido, Laudon e Laudon (2007, p. 9) definem sistema de informação “como um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam (ou recuperam), processam, armazenam e distribuem informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização”. Portanto, além de dar apoio à tomada de decisões, a organização das informações e ao controle, o sistema proporcionará agilidade no desenvolvimento do trabalho e visibilidade da real situação do material solicitado. Anualmente, a Coordenadoria Geral de Bibliotecas (CGB) estabelece, por meio do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI), a verba para aquisição de livros didáticos para os cursos de graduação. Essa verba é encaminhada às Faculdades, que realizam a compra dos livros com base nas solicitações feitas pelos docentes à Biblioteca. A aquisição [de materiais bibliográficos] é, mais exatamente, um meio para a concretização das decisões da seleção, meio este que deve buscar a maximização dos resultados, para isso estabelecendo um fluxo administrativo suficientemente linear e controlado, de modo a evitar estrangulamentos ou duplicações; isto vai exigir não somente um trabalho de registro e controle, tanto dos pedidos como dos materiais adquiridos, mas, também, a utilização de formulários que permitam identificar claramente os materiais selecionados [...]. A atividade de aquisição é, por falar nisso, a candidata ideal pela qual iniciar a informatização da biblioteca [...]. (VERGUEIRO, 1989, p. 63-64). Antes da implantação do sistema Catalivros (Catálogo de Aquisição de Livros) os docentes preenchiam as informações sobre os livros a serem adquiridos numa planilha eletrônica de formato Microsoft Excel fornecida pela Biblioteca e encaminhavam aos Coordenadores de curso que adequavam as solicitações ao valor disponível para o curso e a devolviam à Biblioteca para conferência e complemento das informações. As planilhas enviadas pelos Coordenadores eram compiladas e encaminhadas à Seção Técnica de Materiais (STM) das faculdades para a realização do processo de compra. Após o recebimento dos livros, a Seção Técnica de Materiais os encaminhava para a Biblioteca para conferência e controle de chegada feito manualmente. A planilha era disponibilizada no site da Biblioteca para que os docentes e outros interessados pudessem 2836 �verificar quais livros haviam sido adquiridos e, a cada remessa de livros recebida pela Biblioteca, a planilha precisava ser atualizada. Com o objetivo de contribuir para melhoria nos procedimentos de aquisição de livros, colaborando com a Seção Técnica de Materiais das faculdades e, também, apoiando os docentes nas solicitações de livros para aquisição, alguns profissionais bibliotecários pertencentes à Seção Técnica de Aquisição e Tratamento da Informação (STATI), em parceria com o técnico de informática, elaboraram um sistema de informação, identificado como Catalivros, onde os livros a serem adquiridos por compra passaram a ser inseridos no sistema pelos usuários (docentes e pessoas habilitadas) e podendo ser visualizados em tempo real pelos coordenadores de curso, docentes, equipe da biblioteca e demais interessados. Atualmente, todo o processo de indicação de títulos de livros para aquisição, o fechamento do Catálogo, a elaboração da lista final enviada para a Seção Técnica de Materiais e o recebimento do material são realizados diretamente no Catalivros. Dessa maneira, todos os interessados podem acompanhar as solicitações feitas para cada disciplina, bem como a chegada dos materiais ao mesmo tempo em que ela acontece. 2 OBJETIVOS 2.1 Objetivo Geral 1. Desenvolver e implantar um sistema de informação com a finalidade de armazenar, organizar e disponibilizar as solicitações de livros feitas pelos usuários, para aquisição. 2.2.1 Objetivos Específicos 2. Manter o acervo bibliográfico atualizado e com número de exemplares suficientes para atender a demanda; 3. Organizar, em um único ambiente, todas as solicitações feitas pelos docentes; 4. Proporcionar aos usuários a visibilidade de todas as solicitações feitas no sistema; 5. Facilitar a elaboração de listas para aquisição; 6. Controlar a conferência e o recebimento dos livros adquirido; 7. Emitir relatórios de valores gastos e materiais adquiridos, por faculdade e por curso. 2837 �3 IMPLANTAÇÃO DO CATALIVROS A implantação do sistema Catalivros para aquisição de livros na Biblioteca da UNESP do Câmpus de Bauru foi necessária já que a Biblioteca possui uma grande demanda de solicitações para aquisição de livros didáticos oriundas dos 21 cursos de graduação, dificultando, desta forma, o processo de elaboração e gerenciamento das listas para aquisição dos livros. Além disso, o fluxo crescente de publicações lançadas pelo mercado editorial dificulta a aquisição de toda a literatura editada em uma área e/ou especialidade, ainda que os recursos financeiros destinados às faculdades sejam suficientes. Diante dessa dificuldade, é necessário estabelecer critérios para manter um acervo atualizado, sem duplicação de títulos e ao mesmo tempo com números de exemplares suficientes para atender a demanda. A duplicação de títulos era outro problema recorrente, pois um mesmo livro era solicitado por mais de um docente, já que não era possível saber o que os outros docentes haviam solicitado. Com a implantação do Catalivros, uma vez inserido o título no sistema o docente visualiza todas as solicitações já feitas para aquele livro, à quantidade de exemplares solicitada, bem como a quantidade disponível no acervo, podendo, assim, avaliar se há necessidade de solicitar mais exemplares ou se o número é suficiente. Caso ele queira solicitar mais exemplares basta clicar em “Adicionar ao catálogo de aquisição” do ano vigente e indicar a quantidade desejada. É responsabilidade da Biblioteca a realização do serviço de aquisição de livros, que corresponde à coleta e organização das solicitações feitas pelos docentes de cada disciplina, o encaminhamento da lista final para a Seção Técnica de Materiais das faculdades, o recebimento e controle de todo o material adquirido e a disponibilização das informações aos interessados. A aquisição de livros didáticos na Rede UNESP é iniciada no primeiro semestre de cada ano e há prazos para que as etapas do processo sejam cumpridas e a verba utilizada. Para que este serviço seja realizado de forma efetiva é imprescindível que se tenha um controle de tudo que é solicitado, quais as prioridades, quais títulos a Biblioteca já possui e o número de exemplares. Com a criação do sistema Catalivros, todas as solicitações para aquisição de livros ficam armazenadas em um único ambiente, proporcionando aos usuários informações completas e de fácil acesso. O Catalivros permite, ainda, a possibilidade de inserção do material a qualquer momento, independente do período de aquisição e permitindo a 2838 �visibilidade da real situação do material solicitado. O sistema facilita a organização das listas para aquisição, o controle e conferência do material adquirido e possibilita a emissão de vários tipos de relatórios, como por exemplo, de valores gastos e materiais adquiridos por faculdade, por curso e por solicitante e proporciona à Biblioteca agilidade e eficiência na realização desse serviço. O sistema permite que as informações sejam visualizadas por qualquer usuário, entretanto, apenas os docentes e pessoas habilitadas podem inserir as solicitações. Essa decisão foi tomada para melhor controle do sistema. No ato de elaboração das listas para aquisição dos livros, os bibliotecários responsáveis pelo Catalivros, fazem a verificação, a correção e o complemento das informações de cada um dos itens inseridos no sistema de acordo com os padrões estabelecidos e também uma prévia verificação da disponibilidade do material no mercado editorial. Além disso, solicita ao Coordenador de Curso que faça as adequações necessárias, considerando o valor disponível para cada curso e as prioridades de aquisição e finalize a lista para que a Biblioteca gere a relação final que é encaminhada à Seção Técnica de Materiais para o processo de compra. 3.1 Catalivros O Catalivros foi desenvolvido entre 2010 e 2011 pelo técnico de informática da Biblioteca com a colaboração de algumas bibliotecárias da Seção Técnica de Aquisição e Tratamento da Informação. A ideia do desenvolvimento do Catalivros surgiu da então Diretora da Biblioteca que, em conversas com um dos docentes da Faculdade de Engenharia do Câmpus de Bauru, ficou ciente que o mesmo havia criado um sistema local na linguagem ASP com banco de dados Microsoft Access a fim de centralizar o preenchimento das listas de solicitações dos cursos de sua Faculdade. Com base nesse sistema e na pesquisa realizada com os docentes das demais faculdades, verificou-se a importância de padronização dos procedimentos de solicitação para aquisição de livros e da necessidade da Biblioteca ter um sistema que organizasse e disponibilizasse as informações de maneira mais eficiente, tendo em vista que a demanda de solicitações da Biblioteca é muito grande, o que motivou o desenvolvimento do sistema Catalivros. Em 2011 iniciou-se o uso do sistema, ainda em fase de teste, e várias melhorias foram implementadas devido a sugestões dos usuários. Desde o princípio pensou-se numa interface amigável e que atendesse as necessidades dos usuários e da equipe da Biblioteca. O sistema é constantemente aperfeiçoado e cada sugestão de melhoria é analisada pela equipe. 2839 �Para realizar consultas no sistema o usuário não precisa se autenticar, a visualização é aberta a todos interessados, no entanto é necessário realizar o login (identificação através de usuário e senha) para cadastrar as solicitações. Após realizar o login, o usuário tem acesso a outras funcionalidades como o cadastro de livros e de solicitações. Usuários com permissões especiais, como Coordenadores de curso e os bibliotecários responsáveis pelo gerenciamento do sistema podem, também, editar as solicitações cadastradas para o curso (Figura 1). Figura 1: Visualização da tela inicial do Catalivro O cadastro do livro é feito uma única vez, podendo ser adicionado aos Catálogos dos Cursos, independente do usuário que o cadastrou e da data em que foi cadastrado. Caso o usuário faça a busca e não localize o livro que precisa, há a opção de fazer o cadastro conforme Figura 2. Figura 2: Visualização da tela de cadastramento de ivros no Catalivros 2840 �As solicitações feitas no sistema são agrupadas por ano e por curso. A cada ano há um prazo para inserção de materiais no Catalivros e o Coordenador de Curso é responsável pela revisão e conclusão do Catálogo do seu Curso para que a Biblioteca saiba quais são as prioridades de aquisição do curso para o ano vigente (Figura 3). No caso de outras solicitações serem inseridas após o fechamento do Catálogo, o sistema disponibiliza a opção de inserção no Catálogo do Curso para o próximo período aquisitivo (próximo ano). Figura 3: Lista de catálogos que estão sendo alimenados Após a chegada dos livros na Biblioteca, o controle de recebimento é realizado diretamente no Catalivros e a solicitação passa a constar como recebida. Caso algum material esteja indisponível na editora, a solicitação é marcada como cancelada e os detalhes do cancelamento ficam disponíveis no ícone “Detalhes da solicitação” representada pela lupa (Figura 4). Figura 4: Catálogo de Aquisição do Curso de Sistemade Informação com os dados dos valores, prioridades, usuários que solicitaram e datas de recebimento 2841 �Outra funcionalidade do Catalivros são os relatórios que podem ser gerados pelos bibliotecários responsáveis pelo gerenciamento do sistema, seja de livros solicitados e/ou recebidos. Os relatórios podem ser filtrados por faculdade, curso, período de aquisição e data da solicitação ou recebimento (Figura 5). Desta maneira o Catalivros permite que a Biblioteca e os demais usuários acompanhem as solicitações em todas as etapas do processo. Figura 5: Visualização da tela para solicitação de Relatórios para os usuários do processamento técnico da Biblioteca unesp ' W UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA "JÚLIO DE MESQUITA FILHO" Minervina Teixeira Lopes (Sair] | Faleconosc Câmpus de Bauru Catalivros - Catálogo de Aquisição de Livros Página Inicial Relatórios R e l a t ó r i o d e s o lic it a ç õ e s | Palavra Chave Período(s) de Aquisição Curso 4 CONSIDERAÇÕES FINAIS O Catalivros foi implantao há três anos e vem sendo melhorado constantemente com as sugestões dos docentes e demais usuários do sistema. A elaboração e implementação do sistema Catalivros permitiu a otimização dos procedimentos referentes à aquisição de livros didáticos para os cursos de graduação pertencentes às faculdades do Câmpus da Unesp de Bauru. Percebe-se que as atividades estão sendo desenvolvidas de uma forma mais ágil, que os usuários adaptaram-se aos novos procedimentos e tem demonstrado satisfação com os resultados alcançados com Catalivros. A ferramenta permitiu não só melhoria nos procedimentos para aquisição de livros, mas uma melhor gestão, pois o sistema fica disponível durante o ano todo, permitindo que os 2842 �usuários insiram as solicitações dos livros que gostariam que fossem adquiridos, independente de ser ou não período de aquisição. Desta forma, quando a verba é disponibilizada, os livros já estão no sistema, diminuindo o prazo para elaboração da lista final e seu rápido encaminhamento para a Seção Técnica de Materiais das faculdades para o início do processo de compra, já que uma das reclamações dos profissionais das seções era o curto prazo para os procedimentos licitatórios e aquisição dos materiais. O Catalivros ainda está sendo aperfeiçoado, mas, em decorrência de seus inúmeros pontos positivos, já demonstrou ser uma ferramenta de grande utilidade para a Biblioteca e seus usuários. REFERÊNCIAS LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane P. Sistemas de informação gerenciais. 7. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007. 452 p. SANCHES, Osvaldo Maldomado. Estratégias para a implantação e gerência de sistemas de informação de apoio à tomada de decisões. Rev. Administração Pública, Rio de Janeiro, v. 31, n. 4, 1997. Disponível em: <http://bibliotecadigital.fgv.br/ojs/index.php/rap/article/viewArticle/7881>. Acesso em: 23 abr. 2014. STREHL, Letícia et al. O método Bibliograd para avaliação de acervos de livros de graduação: instrumento para gestão de recursos para aquisição em um sistema de bibliotecas universitárias. Ciência da Informação, Brasília, v. 39, n. 3, 2010. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci arttext&pid=S010019652010000300009&lng=pt&nrm=isso>. Acesso em 24 abr. 2014. UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JULIO DE MESQUITA FILHO” (Câmpus de Bauru). Divisão Técnica de Biblioteca e Documentação: estrutura física, histórico, missão, valores e visão. Disponível em: <http://www.biblioteca.bauru.unesp.br/#!/sobre/estruturafisica-historico-missao-valores-e-visao/>. Acesso em: 21 abr. 2014. VERGUEIRO, Waldomiro. Desenvolvimento de coleções. São Paulo: Polis, 1989. 95 p. 2843 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 18 - Ano: 2014 (UFMG - Belo Horizonte/MG) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas Universitárias e o Acesso Público à Informação: articulando leis, tecnologias, práticas e gestão Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Implantação do catálogo de aquisição de livros, Catalivros, na Biblioteca da UNESP do Câmpus de Bauru Creator An entity primarily responsible for making the resource Zaniboni, Maria Marlene, Morales, Célia Silva C., Aguiar, Leonardo de Conti D., Lopes, Minrevina Teixeira Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2014 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Considerando a quantidade de cursos de graduação atendidos pela Divisão Técnica de Biblioteca e Documentação da UNESP – Câmpus de Bauru, profissionais pertencentes à mesma desenvolveram um sistema para inserção dos livros a serem adquiridos para os cursos de graduação do Câmpus, denominado de Catalivros (Catálogo de Aquisição de Livros). O sistema possibilitou melhorias nos procedimentos de aquisição de livros através da modalidade compra, pois os procedimentos tornaram-se mais ágeis e mais transparentes, já que os usuários podem acompanhar o processo desde a solicitação até a chegada dos livros.