http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/14/714/Febab_Sao_Paulo_Cdu_002_639_2_812_813_681_117.pdf 88089bd38e9e7e8d9d283713cf5b1441 PDF Text Text Digitalizado gentilmente por: >ca n �#r- •■« .f í \£ ^ í V” ■; V^-. ■y" A >->«í^ ‘,.W .A ' y *y^> 1^‘M' T >-/'"y'y'': i J(''" h’ KrfJ A 7y‘-'’Tr» y4 y f \ / ;vi '\/ y’4' '’■- .-^■’*''''f"-‘«i^'' |,, 1,. ’; aJJ ^ ■'^-AV/ I ^“'%4 f: .... J,,ííK.-.-rti yf tt- ^ "A 7‘'^ ;,i Jí \s if r'. í f ' ' V , iy f > T / ■ ; ■ '■..^- .. .X, . *X;' -i r 1 X f'x •->• . .r U> 1“ fí'.' ^'^t; ^ K'?^ '<'>-V<:'V'^:;ir f % ç?--. '■jv, ^ «... ,,,.^ \ -i ^•'V y y >Ai'yyyff7^ 7"'’’ ■■‘v yA;, j '7 T': ' A i ; ', i %J \ í fj V.4 ,-w „,í’ ' i^ >'-'’k,_ ,y ■, ', /, ;■ '? / I; ,g^7 7 ! '•.■i 'v*!';., y' • ,,-'x !>í-^y'A,yyv y-'' 7*77 / J-'A"-.«'7 .-' .; ‘J < '',. ,i*<. N -Í.^-S M^ 'x-..: •. ••■ •< . •• /-. í. J '/ •' »A * 1. rl-'* w ^f %.-. V,' s.L^4i4íi2-üC.- .-/<t i '!>■' "S |yy, í /‘'"f '^' a 'v‘/""‘y 1 i»ífe. V'iííí A. >4' r / A S.1 i. >4 7i' y yw"'”T''fA L'/ y i.y-' -i I ■'--'y'-AyA/A >'“y_,.*y j/yy i*<i^ •-' 7 „ Á Vr<í-/ /'>"Í"X. ■í V ^ i -' ?■ s‘ 7 1 XT f r ^ '' A V Ivy •' % '^./ \ i ?”'yV -ÍA > - -' T*.^.., >^ V.y-' ,'í"'A. ' •*-, ■ „>•- úf. 7* A/ ' AAí ;? jíAÁ X !.■ i^f W 'v '■'?' ' í*i ‘ a,áa/7h^a ^ sATTty r y A y "f -7'4 ^ í^‘- A*i ,.y V. A 1y fT ■*'V~4< /v^T j*,,í>^ »■ I \ J. I jS'\ / K. / Ç « » í ? í Xi* -1 í .J, \ ' J A'^\ >'*-f« k,,/ \/%y j -“1.^7 A I i K. >,j / t V < Af"y%ilAí"í /Lr\ )a -Y ; ,v.-2'••“'• K •> ¥ y y t»l>->.-^C ^ A'- {.-A \ K y'*y--*- •„, r‘í ... * ’j: ■X X, I A \ / , *: • 4 ;■ *•'♦ .^4 I 7 W f Í f 1 í V ^ V' N i 1 Aa rYA;yA?vyy4': l ; ^-r. «r :a >ví, ‘Wtrá-iJ y>ví ‘ r\ hJ / í" v'í ^ 2’ ■ A‘V*--.-,. i- .y/' > f >HAc./vr’íst.f 7 >y/\;r "a;áA"VW r>AN 'íy/S^iiAAyytiA y K*yvfr ni ^ 4-"5 - n Ia a a / ' Ia, í^aJ /'“'y.ryy C>Axy VA^A r'.A<,/ \ 7l-\- ! t. 'Y^TA ?f ■ V^VA/lA. Aí/7t \A7'a L/ f'■ w4 7,y'4 ,xV,>,,,,,í í \ A* A AfSC.1;;/A\ v /A.; í j-K.H. Ar"A<y|>x-, �\ Éiiiiiil cm iáÜiiÉiiÉ 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: 14 15 16 17 18 19 �V CONGRESSO BRASILEIRO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAÇÃO SÃO PAULO - 8 A 15 DE JANEIRO DE 1967 PATROCINADO PELO INSTITUTO NACIONAL DO LIVRO TEMA'II - PROCESSOS TÉCNICOS TERMQS COORDENADOS POR SILVIA AUGUSTA MARQUES IT^ed CDD CDU Digitalizado gentilmente por: 029.7016 002 *639 •2(812/813)» 681^7 �1 TERMOS COORDENADOS SILVIA AUGUSTA MARQUES 1 Introdução 2 Conceituaçao 3 3.1 Estrutura \ índice 3.2 Fichas 4 Metodologia 5 Equipamentos 6 Documentação administrativa 7 Aplicações 8 Conclusões 1 - INTRODUÇÃO As técnicas documentais, ~a cujo impulso modificações radicais se vêm operando no campo do controle da informação, sao tema de interêsse fundamental para o conhecimento teórico e prático da documentação. Quando nos dispusemos a encarar os casos concretos da documentação entre nós, fomos forçados a concluir que as técnicas constituiam iim problem.a que desafiava os documentalistas, exigindo soluções lógicas e exequíveis que cor rigissem e superassem reconhecidas deficiências. 0 sistema Têrmos Coordenados (tc) representa o esforço de uma ex periência de 2 anos, desenvolvida sistemàticamente, visando ao aperfeiçoamento dos métodos e instrumentos de trabalho da documentação, com o objetivo de propor cionar-lhe rendimento satisfatório. Se dentre os processos técnicos em voga aparece com características originais, devemo-las, não tanto a seus elementos integrantes, mas à maneira pela qual são êles utilizados, alterando posições conside radas definitivas. Evidentemente, não era possível permanecer a documentação enclausurada na rotina de técnicas tradicionais, inadaptâveis às situações atuais de demanda e produção ininterrupta de referências sobre os mais variados conheci^ mentos. Havia que promover o seu desenvolvimento, colocando-a à altura de competir com as novas tecnologias implantadas pelo avanço das ciências. Atualizá-la, numa palavra. A elaboração de TC resultou de uma imposição de ordem prática e sua motivação foram as necessidades com que se defrontou a Documentação Pesqueira do Grupo Coordenador do Desenvolvimento da Pesca do Desenvolvimento do Nordeste 2 3 4 5 6 (GCDP) da Superintendência (SUDENE), reclamando soluções racionais e técni- Digitalizado gentilmente por: 14 15 16 17 18 19 �2 cas para seus problemas de controle da informação. Cumpre ressaltar, porém, que a experiência relatada nao revela um interêsse estritamente pessoal, nem,tao pou CO, limitado ao assunto Pesca e âs necessidades do GCDP. Ao contrário, ê um mod£ lo de uma solução para aquêles que nao ignoram a realidade da docum.entaçao, is- to é, a alienaçao resultante da impropriedade de sistemas e métodos que, se ram utilizados com certa felicidade em outros meios, se têm mostrado em relaçao ao meio brasileiro e se vao tornando também fo- ineficazes avelhantados, mesmo nas terras onde floresceram. Destina-se a sistematizar indiscriminadamente, e efica_z mente, qualquer tipo de informação, seja ela técnica, científica ou administrat^ va. TC pela sua estrutura e metodologia se apresenta como uma técnica que, em face da realidade dinâmica da documentação, possibilita a obtenção, ordenaçao e acessibilidade dos documentos, com o fim de manter atuante e até ace lerar o processo da informação, de modo que o seu ciclo - reunião, controle e d^ fusão - nao se converta num círculo vicioso, cujo gargalo ou ponto de estrangula mento seria precisamente a ordenaçao dos dociimentos. Nao se faz documentação com uma visão acadêmica e literária da realidade, esquecendo o seu campo movente, is_ to é, seu dinamismo. TC nao rompe estêrilmente com técnicas clássicas, supera-as, for necendo instrumentos que provocam uma transformaçao de estruturas que atinge a documentação no seu todo, como ciência e técnica, dando especial relêvo a sua o_r ganizaçao administrativa, ou seja, à montagem e processamento do sistema de controle da informação. 0 aspecto dinâmico da documentação presidiu â elaboração para que sua técnica nao se envolvesse em um complexo de problemas e de TC distorções que se acumulariam ao correr dos anos, prejudicando-lhe a prática ou comprometen do-lhe a utilização. Eis, em linhas muito gerais, quais os problemas da entre nés, bem como as indicações básicas para suas soluções. documentação Não sendo estas apreciadas ou adotadas, de qualquer forma persistirão os mesmos problemas a desa fiar o interêsse dos documentalistas. Resolvê-los, afinal, é a tarefa que se impõe à sua compreensão e capacidade profissional. Debalde, porém, seria a presunção de reforma sem adequaçao dos instrumentos de atendimento e de apoio. A solução despontará da conjugação de esforços, da continuidade de interêsse, cepção lúcida e poder criador dos que trazem sobre os ombros a da per- responsabilidade de administrar. > 2 - CONCEITUAÇÃO Pela simplicidade do seu aparato material, não seria apropriado qualificar o sistema TC de mecânico, sendo preferível situá-lo entre os sistemas manuais de registro e armazenagem da informação, que êle localiza para posterior mente selecioná-la e recuperá-la por meio de superposição de fichas, o chamado método visual de seleção. 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: 14 15 16 17 18 19 �3 Ê co-autor do sistema J.M. Brandão que, na qualidade de chefe da Secção de Documentação do GCDP, achou oportuno implantá-lo a partir de abril de 1966. 0 sistema se caracteriza: teòricamente pelo conceito dinâaico da indexação; prâticamente, pela flexibilidade que o torna passível de adaptar-se às peculiaridades da organizaçao a que vai servir. Para tanto,faz-se necessário, tão-sômente, um estudo acurado para averiguar em que sentido conviria utiliza-lo e qual a melhor maneira de explorar sua capacidade de ajustar-se a qualquer es- trutura funcional. Essa flexibilidade se manifesta em 3 planos: a) - administrastivo - com referência â organizaçao das rotinas de serviço; b) - técnico - embora nas circunstâncias atuais opere manualmente, com um mínimo de equipamento e'pressupondo um mínimo de conhecimentos técnicos ção e inserção de fichas nos catálogos e arquivamento das (perfura- publicações não oferecem dificuldade alguma), suas fichas perfuradas podem ser substituidas pelas memórias dos computadores eletrônicos, sem qualquer modificação substancial do sistema; c) - científico - na organização do índice, a sistemática têcnico-científica pode ser ou nao observada, segundo a conveniência do indexador, sem perda do valor científico ou técnico da informação. 0 sistema foi divulgado por meio de 2 publicações: "Têrmos Coordenados: Nôvo Sistema de Documentação" (l) e "Novo Sistema de Documentação para a Pesca" publicado no Boletim de Estudos de Pesca da SUDENE (2). Este áltimo estudo foi também editado pelo GCDP em português, inglês e francês (separata). Esses trabalhos têm sido largamente divulgados, com ampla repercussão no Brasil e no exterior. A tradução de TC consagrou as expressões "Tabulated Terms" para o seu uso em inglês e "Termes Coordonnés" em francês. 3 - ESTRUTURA TC tem por elementos básicos índices e fichas perfuradas, expe- dientes conhecidos e já utilizados em outros processos mecânicos de documenta- ção (Selecto, Peack-a-boo, etc.), aos quais deu tratamento inét^^to. 3.1 - Indexação por desdobramento. Na teoria, é uma conceituaçao dinâmica da indexação, em oposição â conceituação estática, tal como vem sendo estudada e praticada tradicionalmente pela documentação. índices móveis, como as próprias idéias que as palavras expressam, agrupando-se, ou partindo-se, ao sa- bor das injunções, para formar novos núcleos de idéias, novos índices, com autonomia própria, e impulsionados, também êles, pela dinâmica do sistema. Esses ín(1) - MARQUES, S.A ■& BRANDÃO, J.M, - Têrmos Coordenados: N^vo Sistema de Documentação (redaçao preliminar). Recife, SUDENE, 1965. (Documentos de Pe_s ca, ns 2) . (2) - MARQUES, S.A & BRANDÃO, J.M. - NoVo Sistema de Documentação para a Pesca. B. Est. Pesca 5(2) : 43-50, mar./abr. 1965. 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: 14 15 16 17 18 19 �d.lces podem ser comparados a compartimentos ea|tanques, elngidos por uma íarto as. trutura externa, dentro da qual podem fragmentar-se em novos compantimentos, man cida, entretanto, a unidade do conjunto. Essa estrutura, na indexação, é a or-dem alfabética, ioj) Na prática, indexaçao por desdopramento & o levantamento índice que nao se restringe a relacionar em ord(^ alfabética palavras e de um expres- soes que jdentificam os assuntos dos documento^. Relaciona-os, desdobrando-se: o i Índice multiplica-se em tantos outros índices mp^orcs quantos os aspectos subordinados ao assunto a documentar. E um índice glptal’ fragmentado em iniimeras sec...ces denominadas Índices Secundários (iS) , mas, !;iem individualidade própria, ou ;cja, possuindo sua própria ordem alfabética, 0 ponto de partida é a detetmina^ao do assunto a documentar, de acôrdo com os objetivos e necessidades da omganizàçao em que o sistema será im- plantado. Frxado o assunto, processa-se o lev^ntanjc^nto das idéias gerais ligadas a esse núcleo, as quais constituirão os IS, e! dentro de cada IS as idéias especí_ ficas que lhes correspondem. Idéias gerais e ildéia^^/ específicas reduzidas a pal^ ras ou expressões - os termos - que descreveiti e caracterizam o conteúdo dos documentos. Nesse trabalho, nao prescinde o documentalista, ainda que versado nos tratados e na liteiatura-corrente sobre a mataria,do assessoramento de um espec^ t alista, para seleção de têrmos que se enquadrem na terminologia técnico-cientifica e satisfaçam as exigências documentais.) A maneira mais fácil de fazer,um índice é considerar a estrutura ~ ■ lí . ~ da instituição na qual o sistema ,será empregajdo, pois qualquer orgamzaçao que envolve a aplicação de ciências e técnicas djjversas, tem seus departamentos, dj.visões e secções dispostos em organograma de 'conformidade com os objetivos des- sas ciências ou técnicas. A documentação movi^enta-se em função desses objetivos . sóbre êles levanta a série de idéias gerais)- IS - e têrmos específicos vistas a atingir os fins e a atender a necessidades ocorrentes. com Assim, o índice Geral (1G) para a docvimentação do GCDP focalitou a pesca Sob um tríplice aspecto, 0 que corresponde ao organograma geral do GCDIf: Divisão de Indústria, com as sec ções de Economia, Engenharia Pesqueira, Coope'j:^tivismo, Administração Pesqueira; Divisão de Recursos Pesqueiros, com as secções de Biologia, Tecnologia da Pesca I . iecnologia do Pescado; e a secçao de Documeritaçao, chamada interdivisional. 0 termo fixa noções gerais, qúe se definem eni fú.nçao da idéia es ! i ■ ” pecifica do IS a que êle está vinculado. Por conseguinte, um mesmo têrmo pode !, aparecer em 2, 3 e mais IS; em cada um dêles, porém, assume poncei.to particular, dependente dessa idéia geral. EX: Lagosta cofto termo, figura nos-LS.^Crustáceos, Métodos e Aparelhos de Pesca, Tecnologia do Pescado, Administração Pesqueira~,Ejco^ .mia Pesqueira, etc. Em cada um dêles, todaviia, seu significado ê diverso. Este levantamento preliminar dos IS e seus respectivos têrmos constitui o IG da documentação a ser inventariada. Nêle os assuntoa estão individualizados por que fornecém tôdas as informações que com os''mesmos se relacionam. têrmos E o veículo de comunicação entre o indexador e o usuário da informaçao. Os têrmos específicos são dp 2 espécies: absolutos - aqueles que / Digitalizado gentilmente por: I Sc a n st e m 14 15 16 17 18 19 �5 por si sô expressam uma idéia geral, ex: lagosta do IS Crustáceos; e têrmos apoio ou auxiliares, aqueles que se tornam significativos quando de juxtapostos a outros na formulação de idéias complexas, Sao temos auxiliares: migrações, ma tu ridade (também do IS Crustáceos) e todos aquêles designativos de lugar, tempo foma de documentos, como bibliografias, relatórios, estatísticas, etc. que em virtude da flexibilidade do sistema, essa classificaçao dos e Claro têmos está sujeita às idéias específicas dos IS, de tal modo que um têmo auxiliar num de- teminado IS, poderá ser têmo absoluto noutro IS e vice-versa. A eleboração de um índice poderá ser visualizada pela seguinte representação gráfica: Graças à sua natureza de índice desdobrável, a saber, um índice com características dinâmicas, que não se reduz, apenas, a ser vários índices a£ rolados dentro de um índice geral, mas, em qualquer momentp, susceptível de um de seus têrmos desdobrado ser em novos índices, se assim o exigirem a conveniên- cia do documentalista, o volume crescente de documentos individualizados por um têmo ou a própria matéria, os índices recém-desmembrados intercalam-se na ordem alfabética geral e êles mesmos estabelecem a sua alfabetaçao, A localizaçao dos têmos nos IS é indicada por meio de rcmissivas. A qualificaçao de "Coordenados" advém da possibilidade de se com binarem os têmos de um mesmo IS na articulação de idéias complexas. Essa combinação liga-se estreitamente à natureza dos têmos, segundo o esquema já menciona do: têmos absolutos ou auxiliares. Cada IS é distinguido por 3 letras maiúsculas tiradas de sua pró pria designação. Essas maiúsculas antecedem a numeraçao progressiva dos documentos que a êle pertencem, localizando-os no IG e nas estantes. Assim, o IG por si mesmo, reune, ordena, seleciona e recupera os documentos, além de agiaipá-los nos arquivos por assunto específico. Tomemos para exemplificaçao do exposto o índice levantado para a documentação do GCDP (3),cujo assunto foi PESCA, como foi referido, e do qual se desmembraram até o presente 25 IS, ou seja, 25 idéias gerais selecionadas de modo relativamente arbitrário, porquanto, de acordo com os objetivos daquele Gru- po, também já citados, a PESCA é analisada sob 3 pontos de vista: científico,té£ (3) - BRANDÃO, J.M. - índice para a Documentação de Pesca da SUDENE; levantaimento preliminar dos têmos. Recife, SUDENE, 1965. (Documentos de Pesca, 3). Digitalizado gentilmente por: 14 15 16 17 18 19 �7 frigoríficos bioquímica higiene e sanidade conteildo estomacal inseticidas circulação leis digestão normalizaçao ■fecundidade orçamento s fertilização portarias locomoção pragas luminescência projetos maturidade publicidade nutrição recursos pesqueiros respiração regulamentos sistema nervoso rios Genética seguros Embriologia SUDENE Evolução alometria SUDEPE Adubos desova ver em Produtos Pesqueiros Sec, dinâmica de populaçeo história adulto Aeraçao história larval natalidade C Patologia doenças mortalidade Créditos parasitos ver em Administração Pesqueira ver em Barcos pragas Ecologia ver em Cooperativismo Pesqueiro abundância ver em Métodos e Apa. de Pesca aclimatação CRUSTÁCEOS captura Bibliografias distribuição geográfica Taxonomia hábitos família marcaçao nome científico migrações nome comum mutações ver também ADMINISTPJIÇÃC PESO. Morfologia amostragem CULINÁRIA citologia ECONOMIA PESQUEIRA esqueleto MET.E AP .DE PESCA histologla PISCICULTURA pigmentação PROD. PESQ. SEC , Fisiologia TEC. DO PESCADO e-servações: a) - ADMINISTRAÇÃO PESQUEIRA e CRUSTÁCEOS são IS. cm 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: 14 15 16 17 18 19 �6 nico e econômico. Vejamos quais sao esses IS, como se sucedem na ordem alfabética e que letras maiusculas os precedem: * ADP - Administração Pesqueira MAM - Mamíferos ANF - Anfíbios MAP - Métodos e Aparelhos de Pesca BAR - Barcos MOL - Moluscos CRU - Crustáceos NAV - Navegaçao Pesqueira COP - Cooperativismo Pesqueiro OCE - Oceanografia CUL - Culinária PAD - Peixes de Agua Doce DOP - Documentação Pesqueira PEM - Peixes Marinhos ECP - Economia Pesqueira PLM - Plantas Marinhas EDP - Educação Pesqueira PIS - Piscicultura EGP - Engenharia Pesqueira PPS - Produtos EQI - Equinodermos Pesqueiros Secundá- rios HID - Hidrografia REP - Répteis INP - Investigação Pesqueira TEP - Tecnologia do Pescado E para melhor compreensão do IG, vejamos 2 partes dêsse mesmo ín dice, as quais evidenciam o papel dos IS ^ : das remissivas e a disposição dos tê_r mos. No IG, tal como se apresenta, nao foram incluidos termos auxiliares de gar e tempo. Eles surgirão â medida que os doc\nnentos os consignem e se lu- tornem material de interesse para a informação. A Abastecimento ver em Répteis ver em Economia Pesqueira Abundância ver em Economia Pesqueira ver em Anfíbios var em Engenharia Pesqueira ver em Crustáceos ver em Piscicultura ver em Mamíferos Administração ver em Moluscos ver em Cooperativismo Pesqueiro ver em Peixes de Agua Doce ver em Documentação Pesqueira ver em Peixes Marinhos ver em Investigações Pesqueiras ver em Répteis ver em Piscicultura Ácidos ver também ADMINISTRAÇÃO PESQ. ver em Produtos Pesqueiros Sec. ver em Tecnologia do Pescado Aclimatação ADMINISTRAÇÃO PESQUEIRA bibliografias créditos ver em Anfíbios decretos ver em Crustáceos direitos ver em Mamíferos direito internacional ver em Moluscos empresas ver em Peixes de Agua Doce 2 Açudes PENESA ver em Peixes Marinhos exploração ver em Piscicultura explosivos 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: 14 15 16 17 18 19 �8 b) - Nos IS que versam sobre estudos biológicos (Crustáceos, Peixes, etc.) a ordem dos têrmos obedece mais ou menos à classifiCaçao científica, afim de fa cilitar o trabalho do indexador, que deve registrar hieràrquicamente os assuntos. Ex: todo documento que trata de aclimataçao deve ser registrado tam bém em ecologia. No catálogo das fichas perfuradas, entretanto, a ordem dos têrmos ê sempre alfabética. 3.2 - Fichas. No sistema TC a ficha perfurada funciona como a me_ mória do sistema; ela guarda a informação que o índice registra,possibilitando a pronta e rápida seleção e acessibilidade dos documentos. Dois tipos de fichas foram levantados, ambas idênticas na sua estrutura, mas diversas quanto à capac^ dade de armazenagem: a ficha para a documentação técnico-científica, com capacidade para 18.000 dociimentos, e a ficha para a capacidade para 2.800. documentação administrativa, com Evidentèmente, a ficha para a documentação técnico-cien- tífica poderia funcionar perfeitamente para a documentação administrativa; mas, dada a natureza dêsses documentos, todos êles destinados aos arqviivos mortos (in tervalos regulamentares de 3 a 5 anos no máximo) não haveria necessidade de se lidar com fichas de tao grande capacidade. A ficha para a documentação técnico-científica é impressa em papel ficha de 48 gr, em formato retangular, de 38 X 27 cm e com 18.000 quadrícu2 Ias de 2 mm , dispostas em grupos de 100, formando blocos de 10 X 10, ao todo 17 blocos na extensão do comprimento; com a separaçao de meio centímetro da fila imediatamente superior, alinha-se outra série de 17 blocos, e assim sucessivamen te, até perfazer o total de 10 fileiras de 17 blocos. Acompanham os blocos das margens laterais da ficha, no sentido da altura, números-guias - algarismos de 0 a 9 - que indicam as dezenas; as unidades são também indicadas por números-guias de 0 a 9, dispostos horizontalmente sobre os blocos que compõem as fileiras 4° e 82; centenas e milhares sao indicados por guias que encimam cada um de 100 quadrícuias (ver anexo l). dos blocos 0 número da quadrícula é indicado pela inter- secçao de uma linha que parte da guia horizontal para a vertical ou Essa determinação é feita com a ajuda de esquadros ou réguas em T vice-versa. que auxiliam ainda a leitura das quadrículas já perfuradas. Nos 4 cantos exteriores vêem-se 4 círculos, que assinalam os pontos a serem vazados, para fixação da ficha num pequeno aparelho, que facilitaria a perfuração e a leitura das quadrículas, quando se fizesse necessária a superposição de mais de uma ficha. A ficha para a documentação administrativa mede 23 X I6cm e suas quadrículas sao de 3 mm (ver anexo 2). Para a documentação técnico-científica, a capacidade de armazena gem das fichas pode ser ampliada indefinidamente, bastando para tanto que se lan ce mao do artifício do índice desdobrável, que faculta a conversão de um têrmo qualquer de um IS em outro IS, e assim repetidamente, se a tanto o obrigarem circunstâncias. Ex: Lagosta, atualmente, foi incluida no IS Crustáceos, mas grande volume de publicações sobre o assunto sugere a transformação dêsse específico em um novo IS. as o têrmo Se tal ocorrer, conquanto desvinculado de sua classe, lagosta, como novo IS que é, fornecerá informações tao completas quanto antes. 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: 14 15 16 17 18 19 �IvJ c; ' Indoxagao da publicação, ou seja, escolha dos termos que a identifica» di Uso doa termos selecionados para redação do RjiPI - Resumo Analítico por Indexação - outra particularidade do sistema, 0 RAPI deve ser transcrito no ver- so da fielia tcipogrãfica, O; - iLar.eraçao da publicação, atribuindo-se-lhe o número de acesso, cuja notação jã foi explicada quando do processamento das fichas perfuradas. Acontece, porém, que uma publàcação pode conter vários documentos, isto e, vários assun too autonomos' portanuo informações diversas, que dentro do conceito de documentaçã;: sao considerados como documentos à parte» Para estas publicações, o numero do acesso e tomado ao primeiro termo encunciado. Os demais documentos tem o número que lhes for indicado pelo seu respectivo IS, mas, para eles, em vez de serem red-lgidas fichas topográficas, fazem-se fichas remissivas para a tupografica do número de acesso, remissivas inseridas no catalogo topografeiclo de ucerdo com a ordem numérica do seu respectivo índice, f) - Localização d.a ajuadricula nas fichas perfuradas cujos termos classificam o do .ujaente e sua imediata perfucacâo» g) - Pintura do número de acesso na publicação e arquivamento desta» >5,} - Inserção, em seus respectivos-catálogos, da ficha topográfica e das fichas - perfuradas retiradas para registro do documento» analisado, Como obseiní^açoes finais, cumpre salientar: a) - Pox ser o autor referência sumamente impox-tante em qualquer documentação, TC organizaou um catálogo de autor "sui-generis”s uma ficha única para cada au ~ tor individual ou coletivo; no corpo dessa fichas são transcritos os números do aeess.^ dua documentos de sua autoria» b,i Visando-se a orna maior elasticidade para o número de documentos, e recomendável ana3..isar os periódicos separadamente, criando-se para eles catálogos espe .'tais (fichas perfuradas e topográfico), o) - 1 disposição do público ficam o catálogo topográfico e o IG convertido em fichas, deste constando, apenas, aqueles têrmOvS selecionados em publicações ja indexadas. A metodologia de TC pode ser esquematizada pelo seguinte gráfi-.:oe cm 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: 14 15 16 17 18 19 �9 A düCumentaç?.o do GCDP com o IG atual, subdividido em 25 IS, po_s sui capacidade para armazenar 25 X 18.000 documentos, ou seja 450.000. No processamento das fichas as denominações dos IS - Administração Pesqueira, Anfíbios, etc,, são transcritos em fichas perfuradas, que funcionam como guias para o indexador que nelas assinala as quadrículas já ocupadas por documentos', assegurando a continuidade da numeração e evitando erros na nct^ çao dos documentos, Uma consulta a uma dessas fichas-guias dirá, de relance,quan tos documentos existem sobre um assunto qualquer definido por um IS. A cada termo corresponde uma ficha quadriculada que, repetindo o que foi dito anteriormente, registra, seleciona e recupera a informação. 0 termo é transcrito no superior da ficha, â esquerda, sempre precedido das 3 maiásculas que canto caracteri- zam o IS a que se filia. Essas fichas quadriculadas encabeçadas pelos temos for mam um catálogo, cuja ordem é alfabética. A cada quadrícula corresponde um documento que recebe uma numeraçao progressiva, a partir de 0, ficando reservadas pa ra êle todas as quadrículas que se apresentem em posição análoga nas fichas perfuradas que compõem êsse IS. 0 documento é registrado em tantas fichas sao as que apontem temos que lhe dizem respeito, mediante a quantas perfuração manual da quadrícula que lhe foi consignada e cujo número integra o seu número de acesso, A notaçao do documento, ôbviamente, compoe-se desse número da quadrícula, an tecedddo das 3 letras do IS. 0 uso das letras ê insubstituível, pois a numeração dos documentos' repetir-se-á tantas vêzes quantos forem os IS fomados*. mentação do GCDP Na docu- haverá 25 documentos para cada um dos números de suas 18.000 quadrículas. Sòmente as letras distinguirao entre si êsses 25 documentos. Selecionam-se e reobtêm-se as infomações concernentes a idéias complexas, referentes a 2 ou mais têmos dc um mesmo IS, superpondo-se as fichas correspondentes; as quadrículas perfuradas em todas as fichas dando passagem á luz, reportam-se aos documentos que tratam das referências desejadas. 4 - METODOLOGIA A implantaçao do sistema TC deve obedecer ao seguinte método, cu jas diretrizes sao ditadas pelas'normas administrativas da .'a'i documentação a qu.e «ervir. Vejamos o .seu funcionamento: a) - 0~trabalho intelectual de levantamento do IG é condição essencial,e dêle de penderá a maioi ou menor eficiência do sistema. 0 índice deve configurar, tao objetivamente quanto possível, a sistematizaçao técnico-científica a do_ cumentar, dando particular realce aos fins e necessidades da documentação. b) - Pronto o índice, inicia-se a catalogaçao das publicações para redação da cha topográfica, assim chamada por sua função de localizar o IS que lhe é específico, bem como nos arquivos ou estantes. as reune documento no 0 catálogo que (ordem alfabética dos IS e dentro dêstes a numeração progressiva dos documentos) assume também as funções do catálogo sistemático. A ficha topográfica mede 23 X 16 cm, de modo que no seu corpo figurem todos os têrmos que definiram o seu conteúdo (ver anexo 3). 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: 14 15 16 17 18 19 �5 - EQUIPAMENTOS TC funciona com um mínimo de exigências em relaçao a tos. Material de consumo especial: sistema. equipamen- as fichas quadriculadas, padronizadas pelo Material permanente: fichârios para seus catálogos, vazador manual fichas, réguas em de T ou esquadros e o dispositivo para fixaçao da ficha, o qual, apesar de programado, não foi ainda fabricado, por nao ser imprescindível ao bom funcionamento do sistema, conquanto lhe complete a eficiência. 6 - DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA É inegável nos, últimas décadas a aumento, em número e volume,das atividades governamentais, disso resultando maior complexidade na organizaçao ad ministrativa. Impõe-se a adoção de sistemas documentais que solucionem os proble mas criados pelas novas circunstâncias. A organização da documentação administrativa, sua classificação, tramitaçao e reunião constituem matéria pendente de regulamentos. Enquanto a documentação técnico-científica tem por objetivo reunir, classificar e divulgar d£ cumentos, a documentação administrativa cogita, apenas, da classificação,vale d£ zer, da organizaçao racional e do uso adequado dos arquivos, segundo um critério prêviamente escolhido, de maneira que, permanecendo guardado o êle ser localizado ràpidamente, quando necessária sua documento, possa consulta. No processo de arquivamento, de caráter rotineiro e contínuo, é fundamental o papel do sistema adotado, que torna compatíveis acessibilidade e manuseio de documentos. A finali_ dade de TC na dociunentaçao administrativa é assegurar o máximo de eficiência no processo burocrático e, mediante a aplicaçao de seus métodos científicos de orga nizaçao, conseguir economia de tempo e material nos serviços e melhor utilização das capacidades individuais dos servidores. Sua implantaçao na Secção de Documentação do GCDP teve por objetivo melhorar e racionalizar a estrutura e funcionamento dos arquivos administra tivos. TC permanece fiel a seus elementos básicos - índices e fichas perfuradas - mas em virtude da flexibilidade de sua técnica, que atende necessâriamente às finalidades da documentação visada, funcionará dentro de novo esquema: os IS sao representados, não pelas idéias gerais, tal como acontece na documentação científica, mas pelos têrmos que definem as "formas" do documento, a sa ber: ofícios, memos, cartas, circulares, ordens de serviço, etc. Levantam-se tan tos IS quantos os tipos de dociimentos a registrar, no caso, agrupados em duas or dens: ofícios, memos, cartas etc. expedidos, e ofícios, memos, cartas etc. recebidos. Nesses índices observa-se a ordenaçao alfabética dos têrmos que determi- nam o assunto particular de cada um dêles. Essa relaçao é levantada à medida que os ofícios, memos, cartas etc. sao expedidos ou recebidos. A ficha para a documentação administrativa foi descrita no 3.2. Sua manipulaçao obedece às técnicas referidas. 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: item A metodologia, contudo, so- 14 15 16 17 18 19 �12 fre alteraçí'^' r’e nota, ciesde que suprime os catálogos de autor o topográfi CO, o que atesta as múltiplas facetas das aplicações de TC, 0 práprio documento « ofício, memo, carta etc. - ú arquivado pelo número de acesso. A reobtençao da informação faz-se diretamente da ficha perfurada para o documento. 7 - APLICAÇÕES TC vem sendo aplicado com êxito na documentação têcnico-cientlM ca do GCDP, desde abril de 1966, no Instituto de Oceanografia da Universidade Fe_ deral de Pernambuco, a partir dc agosto de 1966 e na documentação administrativa da Secçao de Documentação do GCDP, desde julho de 1966. Sua implantaçao no Insti^ •■i-ito de Oceanografia deveu-se â, ajuda> que lhe prestou o GCDP, mediante convênios firmados, cabendo a J.M. Drandãç o encargo de levantar o índice, treinar o pe'^- soal, orientar e assistir a montagem do sistema. Essas experiências de TC se afiguram plenamente satisfatórias .De_ ve-se ter em mente que uma compreensão mais exata do assunto demanda esclareci- mentos teóricos e práticos que virão, sem dúvida alguma, com a introdução do si^ tema em outros centros de documentação,organismos administrativos e bibliotecas, 8 - CONCLUSÕES As vantagens, desvantagens e dificuldades de TC, de caráter nit^ damente documental, constam das publicações já citadas (4). As conclusões que de sejamos, apiesentar neste nosso trabalho dizem respeito, tao-sômente, às prespectivas do realizações que TC deixa entrever. Como todo sistema de organização, embora seja uma tócnica estruturada em pi-incípios e métodos, também êste é, na prática, antes de tudo uma aplicação do bom senso. Baseando-se na experiência e no estudo, adapta-se 1'.. .. cessidades peculiares â documentação a que vai servir, e sua eficiência dependerá da menoi' ou maior propriedade com que fôr manejado. Sua construção é bastante • Iruples. Pode ser utilizado para documentações pequenas e de caráter geral, e pa ra documencaçoes complexas que buscam informações super-especializadas, além de ser extremamente útil nos serviços burocráticos. Forçoso é convir que suas técn;^ cas modificam totalmente a organizaçao das bibliotecas especializadas,centros de documentação e arquivos de qualquer espécie. No campo das bibliotecas públicas e da teoria da administraçao de emprêsas, oferece oportunidade para investigações e aplicações ainda inexploradas. Num estágio como o em que vivemos, de uso gene■^•ali.zado dos sistemas de processamento de dados com o auxílio de equipamento ele trônico ;cabe-lhe de direito uma posição intermediária entre métodos tradicions-i = que se tornam obsoletos, e as modernas técnicas da cibernética. 0 sistema TC é uma solução atual, para os problemas atuais da d£ cumentaçao. no espaço e no tempo. (4) - Op, cit. 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: 14 15 16 17 18 19 �13 BIBLIOGRAFIA AMERICAN DOCUMENTATION. - Trimestral'. Washington. American Documentation Institu te. BRADFORD, S.C - Documentação. ]río de Janeiro] Fundo de Cultura ]l96l| BRANDÃO, J.M. ~ Glossário de nomes dos peixes: B. Est. Pesca 4 (4), jul./ago. 1964. - Glossário de nomes dos peixes: B. Est. Pesca 4 (S), set./out. 1964. __________ - Glossário de nomes dos peixes: B. Est. Pesca 4 (6), nov./dez. 1964. português, sistemático, inglês, sistemático, inglês. português. sistemático, português, inglês. - índice para a Documentação de Pesca da SUDENE; levantamento preliminar dos têrmos. Recife,' SUDENE, 1965. (Documentos de Pesca, 3). CALDER, Ritchie - Les travaux de la conférence Internationale sur le traitement numérique de 1'Information. (UNESCO, Paris 15120, jun. 1959) B. UNESCO Bibl. 13 Uo) : 230-231, out. 1959. CASEY, Robert S. - Punched cards: their applications to Science and industry.New York, Reinhold Publishing Co., 1958. CLEVERDON, Cyril - Enquête sur l'efficacité relative des systèmes de recherche des informations. B. UNESCO Dibl. 12 (ll-12) : 267-270, nov./dez. 1958. FID - Linhas gerais de uma política a longo prazo, Haia, 1960.(fID publ.ns 325). MARQUES, S.A. 8c BRA1®Ã0,J.M. - Têrmos coordenados: nôvo sistema de documentação. (Redação preliminar). Recife, SUDENE, 1965. (Documentos de Pesca, n22). Pesca 5 (2) - Nâvo Sistema de Documentação para a Pesca, B.Est. : 43-50, mar./abr, 1965. PAULO, Zeferino Ferreira - Organização da informação científica e técnica. Recife, js. ed.j 1965. (Súmulas de aula). REICHARDT, Gúnther - Caráter internacional de la indizacién por matérias, sobretudo en la esfera de la energia nuclear. B. UNESCO Bibl. 15 (l) : 12-18,jan./ fev. 1961. RIGBY, Macolm - Mechanization of the UDC. Washington, American Meteorological So ciety, 1964. SAILA, S.P. et alli - An International Service for retrieving aquatic Science li terature. Roma, FAO, 1962, (fAO Fisheries Biology Paper, ns 28). SCIENTIFIC INFORMATION NOTES - \7ashington, National Science Foundation.Bimestral. SHEELE , Martin - Punch-card methods in research and documentation, with special reference to biology. New York, Interscience Publishers Inc., 1961. (Library Science and Documentation, 2), WANDERLEY, Manoel Adolpho - Classificações especializadas. Rio de Janeiro js.ed.j 1964. (súmulas de aula). Digitalizado gentilmente por: 14 15 16 17 18 19 �jjiwy^S f í Digitalizado gentilmente por: Scan si em Gereacbiniml9 14 15 16 17 18 19 ��� Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource CBBD - Edição: 05 - Ano: 1967 (São Paulo/SP) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1967 Language A language of the resource Português Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant São Paulo/SP Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Termos coordenados Creator An entity primarily responsible for making the resource Marques, Silvia Augusta Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant São Paulo Publisher An entity responsible for making the resource available Febab Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1967 Type The nature or genre of the resource Artigo Subject The topic of the resource Indexação (biblioteconomia) Tratamento da Informação Description An account of the resource As técnicas documentais, cujo impulso modificações radicais se vêm operando no campo do controle da informação, são tema de interesse fundamental para o conhecimento teórico e prático da documentação. Quando nos dispusemos a encarar os casos concretos da documentação entre nós, fomos forçados a concluir que as técnicas constituíam um problema que desafiava os documentalistas, exigindo soluções lógicas e exequíveis que corrigissem e superassem reconhecidas deficiências. Language A language of the resource pt