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http://repositorio.febab.libertar.org/files/original/16/973/Febab_Documentacao_Juridica_Tema_IV_Vol_I_Com04.pdf
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VII CONGRESSO BRASILEIRO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAÇÃO
Balem, 29 de julho a 4 de agosto de 1973
TEMA
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CDU
002.6.01+025:352.075.26(816.11) (084.3)
CDD
027.509816
Documentação jurídica e administrativa
PLANO DE ORGANIZAÇÃO DA SEÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO E BIBLIOTECA
DA CÃf-ÍARA MUNICIPAL DE SÃO PAULO
por
Cecília Andreotti Atíenza - CRB-8-186
Chefe da Seção de Docinaentação e Biblioteca da Camara
Municipal de Sao Paulo
Membro do 39 Conselho Federal de Biblioteconomia
DOC JUR, ADM.
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�SINOPSE
Apresentação de um estudo específico ãs autoridades da Instituição,
referente à reorganização da Seçao de Documentação e Biblioteca da Gamara
Munici-
pal de são Paulo que resultou num plano definido abrangendo todos os aspectos que,
ã primeira vista, tinham necessidade de seres estruturados para que as mesmas auto^
ridades possam compreender os verdadeiros objetivos da Biblioteca dinãmicâ e atuan
te, dentro dos padrões modernos da técnica biblioteconomica.
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�I
INTRODUÇÃO
Comumente, a ideia que se faz da Biblioteca é a de ser um repositorio
publicações bem selecionadas, atualizadas e necessárias à área que se propõe
brir para um público determinado. No entanto, no conceito de Biblioteca
de
co -
moderna ,
afora reunir documentos, existe a preocupação de divulgá-los, tomando-se um organismo dinâmico no sentido de antecipar a busca da informação, indo ao encontro
do
leitor para levar-lhe a informação antes que ele peça.
0 complexo de teorias e técnicas que se circunscreve sob o nome generico
de documentação á o elemento-chave de ligação entre aqueles que criam um conheci mento e os outros que desejam adquiri-lo ■.
.
Baseados nesses princípios, a Seção de Documentação e Biblioteca
deverá
se constituir num Centro de Documentação com duas partes distintas. Na primeira
constando da coleta dos dados, seu registro, sua classificação e catalogação.
,
Na
segunda, constando da seleção, publicação, duplicação e/ou reprodução e divulgação
do material reunido.
0 objetivo principal deste planejamento e a centralizaçao de todo o material documentário e informativo sobre a política municipal, em particular e, desde
que as condições necessárias se apresentem, da política, em geral.
Preliminarmente, uma pequena equipe constituída de bibliotecários precisa
ria ser reunida para desenvolver a coleta de informações que abranja as finalida des da Gamara Municipal de São Paulo e reorganizar o acervo já existente. Apos
a
reunião dos primeiros dados obtidos, haveria condições para, então, se instalar
o
Centro de Documentação conforme atribuições delineadas a cada Setor.
A curto prazo, os objetivos visados são os que se deverão realisar imedia^
tamente. Eles se confundem com o estabelecimento das condições de existência do o£
gão e devem ser executados de acordo com roteiros previamente estabelecidos,
pois
alicerçarao a organização básica dos serviços. Nesta etapa, a Seção estará apta
dar assistência inicial ã câmara Municipal, apos seleção c distribuição de
a
dados
das primeiras coletas realizadas e instalação dos setores conçetentes e arquiva
-
-los. Isto, inçlicaria em já dispor, não s5 de bibliotecários, datilõgrafos e auxi^
liares mas, também, dos equipamentos disponíveis na Camara para o desenvolvimento
dos primeiros trabalhos,
A prazo médio, a Seçao deverá estar bem equipada e os Setores em
pleno
funcionamento, visando sempre os objetivos que se buscam realizar em futuro próximo, ou seja, referindo-se ao padrão de atendimento que o õrgao poderá
apresentar
num determinado tempo. 0 pessoal da Seção, já constituído, nesta etapa de vários ^
lementos, estaria apto a desenvolver os estudos para aquisição e preparo
técnico
�II
dos documentos, ainda nao coletados e iniciar os trabalhes dos setores ainda
nao
instalados, bem como, aprimorar os daqueles jã em funcionamento.
A longo prazo, todos os setores jã, então, completamente instalados,
com
seu quadro de pessoal definitivo (conforme quadro anexo), permitirão a Seção dinamizar sua atuaçao, desenvolvendo estxxdos e esquemas de automação e computação
dos
vãrios serviços elaborados.
Os objetivos a longo prazo representam alvos que não podem ser
atingidos
em futuro muito prSximo. Todavia, sua previsão poderá servir como base ao desenvo^
vimento. dos serviços em direção ãs metas pretendidas, existindo uma relação inte gral entre os objetivos a curto e a longo prazo, tal como existe.,, entre metas der^
vadas e metas principais. 0 reconhecimento destas últimas-e obtido após criteriosa
avaliaçao e seleção dos fins previstos para realização a longo prazo e, aos
quais
se atribui valor prioritário.
0 crescimento da Seção de Docinaentação e Biblioteca deverá ser paulatino,
prevendo-se, logicamente, a execução dos trabalhos, partindo-se da consideração d_a
queles que se apresentam como básicos ao seu desenvolvimento.
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OBJETIVOS
GERAIS
1. Constituir a Seção numa Central de Informática (Informática: designa a técnica
de coleta, ordenação, conservação, transmissão e interpretação da informação ),
consistindo em um conjunto de operações documentariás e dos proprios documentos
que informam ou instruem os agentes da administração pública, permitindo-lhes em
qualquer circunstancia, tomar decisões com o conhecimento de causa servindo,ain
da, de veículo através do qual a administração não sS preste contas de seus sejr
viços ã coletividade mas, também, divulgue as mais recentes conquistas do conha
cimento políticoj verificadas em qualquer setor;
2. Estudar e promover medidas que tenham por objetivo assegurar xima conveniente
e
constante disciplina ã organização e divulgação do acervo documentário sobre a£^
suntos pertinentes.ã Gamara Municipal;
3. Reunir, selecionar, organizar, arquivar e difundir toda a documentação necessária aos estudos e pesquisas realizadas na Seção, em particular,ã documentação p£
lítica e administrativa produzida por outras Gamaras Municipais;
4. Golocar ante o usuário, a documentação existente, no campo de sua investigação,
tom.3ndo disponível a informação original registrada em diplomas legais, recortes de jornais, fotografias, dispositivos, gravações, filmes, microfilmes, rel£
tórios, folhetos, impressos, artigos de periódicos e outros registros semelhantes;
5. Manter o órgão permanentemente informado sobre o andamento dos programas pollti^
cos e assuntos afins, identificando projetos de alcance plurinacional que con tribuam para o desenvolvimento rápido, eficiente e harmonioso da política
no
pais, como também, projetos em curso na política em geral;
6. Manter intercânbio de informações sobre toda e qualquer documentação de intere^
se entre órgãos congêneres e políticos em geral;
7. Incentivar a cooperação entre órgãos congêneres dos municípios em geral, e su pervxsionar a realização de projetos conjuntos;
£j. Golaborar na preservação de doctsaentos que correm o risco de se perder, localizando arquivos públicos e/ou privados, com a finalidade de repertoriar seu conteúdo e, que possam oferecer, apesar de sua desigual importância histórica, su^
sídios para a pesquisa;
9. Servir de repositório para ação futura da administração, reunindo documentos
,
tais como: legislação em geral, exposições de motivos, relatórios, materiais áu
dio—'^isuais e iconográficos, recortes de jornais, livros, periódicos, enfim tudo o que se refira ao planejamento, elaboração e histprico dos atos governamentais, teorias e técnicas de seu interesse para colecionamento e arquivamento com
intuitos de informações e divulgações.
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�.1.
CHEFIA
1. Dirigir técnica e administrativamente a Seçao, em concordância com os objetivos
da câmara;
2. Orientar e desenvolver todos os serviços que visem, no menor tempo possível,for^
necer a documentação e informações, necessárias a execução das atividades da Câ
mara prestando, assim, rápido e pleno assessoramento a todas as unidades
que
compõem a estrutura organizacional;
3. Participar de reuniões, quando possível, em õrgãos colegiados da Câmara, visando entrosar as atividades da Seção ãs da Camara;
4. Aprovar a compra e o intercâmbio de publicações, bem como, os serviços 60licit£
dos por outras unidades da câmara;
5. Promover a Seção junto ãs instituições congêneres, a comunidade e ao publico,em
geral;
6. Orientar, coordenar e controlar a implantaçao de um sistema de comunicações entre as instituições congêneres;
7. Selecionar e propor a Diretoria os nomes de assessores e auxiliares indicados aoj
desenvolvimento dos diversos trabalhos da Seção;
8. Selecionar e propor ã Diretoria os nomes de especialistas encarregados da orien
taçao dos estudos a serem realizados pelo Setor Técnico;
9. Incentivar o aperfeiçoamento dos conhecimentos técnicos dos bibliotecários,
a-
través de participaçao em congressos, seminários, reuniões de grupos especializados, etc.;
10. Apresentar relatórios anuais das atividades da Seção e relatórios especiais,qus
do solicitados;
11. Presidir reuniões mensais e extraordinárias de todos os funcionários da Seção;
12. Auxiliar especialistas (analistas e programadores) na eiiSiíoraçao de sistemas p£ |
ra automaçao dos serviços da Seçao, visando a mais rápiée e eficiente recuperação das informações coletadas.
ATENDIMENTO
PÜBLICO
1. Receber, prestar informações e encaminhar aos setores devidos as pessoas que dei
mandarem informações específicas;
2. Manter-se atualizado sobre todas as ocorrências das diversas unidades da Câmaraj
tais como: realização de sessões plenárias ordinárias e especiais, respectivas
pautas da ordem do dia, projetos de lei em andamento, pesquisas em curso, movi-]
mentaçao de grupos especiais, palestras, conferências, cursos, modificações
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^k2ysíem
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. 2.
ventuais dos organogrsmas de estrutura, etc. para estar apto a fornecer respos-
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tas precisas, quando solicitadas;
. Organizar e desenvolver cadastros diversos para prestaçao de informações roti neiras, tais como:
a) cadastros de estrutura da Gamara, abrangendo dispositivos legais de
criação
e reestruturação, titulares das respectivas unidades e organogramas;
b) cadastros de vereadores, deputados, senadores, etc. com respectivos
cargos
políticos e endereços;
c) cadastros de Gamaras Municipais, Prefeituras Municipais, etc. com respecti vos titulares e endereços;
d) cadastros das comissões ligadas ã Gamara Municipal, respectivas atividades e
componentes;
c) cadastros de projetos de lei em estudos nas comissões, respectivos andamen tos desses estudos, pareceres, etc.;
f) cadastros de sessões plenárias ordinárias, sessões especiais, pautas da or dem do dia, processos em andamento, etc.
EXPEDIENTE E SEGRETARIA
1. Receber, examinar, informar e/ou encaminhar todas as solicitações dirigidas
a
Seção ou por ela requeridas;
2. Organizar a agenda e promover a correspondência da Chefia;
3. Distribuir a correspondência recebida e expedir as elaboradas na Seçao;
4. Organizar e manter atualizado o cadastro dos endereços de pessoas, instituições
e entidades para remessa e intercâmbio de correspondência;
5. Controlar o estoque d', material de cousumo necessário ao desenvolvimento normal
dos trabalhos;
6. Organizar e manter atualizado cadastro do material permanente da Seçao,a fim de
que o mesmo fique perfeitainente caracterizado e indexado;
7. Organizar e executar serviços de .administração, tais como: controle de pessoal,
prestaçao de contas, etc.;
8. Reunir a documentação e informações necessárias, solicitadas pela Chefia, visan
do a elaboração, discussão e/ou apresentação de trabalhos e estudos;
9. Receber, controlar e distribuir os diversos jornais (oficiais ou nao) requisita
dos pela Gamara;
10. Reunir os relatórios, parciais e especiais, dos vários setores, a fim de compilar e sintetizar os dados necessários a elaboração dos relatórios gerais da Seçao.
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�.3.
REFERÊNCIA LEGISLATIVA '
1. Reunir, classificar, indexar e tomar faciliaente acessíveis Determinações e Normas referentes a legisiaçao municipal e, quando necessários, a federal e ou esm
dual, tais como:
a) leis, decretos, decretos-leis, portarias, etc.;
b) codigos especializados como: Cõdigo de posturas municipais, códigos de transi^
to, códigos tributários, etc.;
c) normas e deliberações de âmbito federal, estadual e ou municipal, de interesse da câmara;
d) pareceres, acórdaos, recursos, processos concernentes-e provenientes
de
ór-
gãos congeneres que apresentarem interesse â Câmara;
2. Reunir, analisar, classificar e tomar facilmente acessíveis, não só, a doctunen.
taçao legislativa específica da Gamara, como também, análise e interpretação
da
legisiaçao vigente sobre assuntos pertinentes, tais como:
a) projetos de leis, atos, resoluções, regulamentos, portarias, circulares,
or-
dens internas, etc.;
b) pareceres, acórdãos, recursos, processos, etc.;
c) regulamentos das Comissões;
d) legislações específicas sobre comendas, títulos honoríficos, medalhas, prêmios
etc.;
3. Reunir, analisar, classificar e tomar facilmente acessíveis a legislação e a do^
cumentação normativa específica de instituições congeneres;
4. Estudar programas e elaborar projetos para a mecanização e automação dos servi ços do Setor.
DOCUMENTAÇÃO HISTÓRICA
1. Selecionar, restaurar, organizar e manter atualizada tima coleção de obras
raras
relativas ã história de São Paulo, mantendo-a em ambiente próprio e condi:;ente ã
preservação de quaisquer documentos antigos;
2. Selecionar, organizar e manter atualizada uma coleção de obras relativas ã funda
çao, evolução e administração da cidade de São Paulo, genealogia das
famílias
paulistas, biografias de próceres político-administrativos, etc.;
3. Selecionar, organizar e manter atualizada uma coleção de todos os documentos re^
lativoa ã reconstituição histórica da câmara e/ou necessários a essas pesquisas;
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�.4.
4. Selecionar, organizar e racnter atualizad? utra coleção iconografica relativa
a
pinturas, quadros figurados, retratos, placas ccire^aorativas, imagens,estatuas,
medalhas, moedas, brasões, bandeiras, comendas, etc. promovendo a completa de^
criçao e inteligente exposição dos documentos reunidos, identificando os orig^
nais e suas respectivas reproduções.
H E M E P 0 T E C A
1. Promover a pesquisa nos arquivos de iornais ds maior circulação em
São Paulo,
sobre- assuntos de interesse da política e ou das Cãmnras Municipais, em geral;
2. Organizar, analisar e manter atualizado o arquivo de informações
artigos de jornais sobre a política, administração publica
contidas
e demais
em
assuntos
afins, de interesse da Gamara;
3. Organizar e manter atualizado um índice de artigos de jornais e revistas especializadas em política e matérias afins;
4. Organizar o material de recortes em arquivos especiais visando, não so, uma p£
dronizaçao técnica, coroo também, facilidades físicas nos processos de automat^
zaçao desse material (microfilmagem, computação, etc.);
5. Disciplinar e normalizar, não apenas a reunião do material de
recortes em ar-
quivos centrais de informação mar, também, sua dí.vulgação e reprodução;
ACERVO ÃUDIO-VISUAI.
1. Providenciar a aquisição de microfilmes,filmes, fitas, discos,
diepositivos ,
microfichas e transparÕncias, existentes em cutras instituições, tais como:
a) filmes sobre acontecimentos diversos da Câmera e/ou política, em geral;
b) fitas, gravações, "tapes" de programas de televisão e rádio
elaboradas
em
épocas diversas sobre campanhas eleitorais, promoções políticas, entrevis tas, prestações de contas ao publico, msnragens comemorativas, etc.;
2. Providenciar a elaboração do material áudio-visual, pelo Setor de Reprografia,
conforme as necessidades prioritárias do érgao, obedecendo determinados objet^
vos assim, por exemplo, microfilmar.do os Diários Oficiais em primeiro lugar vi
sando espaço, etc.;
3. Manter convênios com unidades afins nara a elaboração de material áudio-visual,
a fim de evitar duplicação de serviços em assuntos similares;
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4. Organizar e manter atualizado o armazenamento do material ãudio-visual, bem como, sua respectiva codificação específica para pronta recuperação
das informa-
ções;
5. Disciplinar e normalizar, não apenas a reunião do acervo ãudio-visual em arquivos centrais de informação, instalados em ambiente propício a esse tipo de mat£
rial mas, também, sua divulgação e reprodução;
6. Promover e disciplinar a circulação do material visual e auditivo;
7. Organizar e resguardar, cuidadosamente, o arquivo de segurança do
material Eu-
dio-visual elaborado na Seção, mante-lo em local diverso daquele onde se encontra o acervo circulante;
8. Estixdar programas e elaborar projetos para a mecanizaçao e automaçao dos serviços do setor.
AQUISIÇÃO
1. Pesquisar, selecionar e adquirir todas as publicações de interesse;
2. Pesquisar, elaborar e manter atualizado cadastro de endereços de editores e li^
vreiros;
3. Selecionar, organizar, atualizar e divulgar pelo pessoal
de catálogos e bibliografias correntes das
da Cãmara, a coleção
editoras, livrarias e>instituições
especializadas em assuntos de interesse da Biblioteca;
4. Recolher sugestões de Vereadores e funcionários;
5. Elaborar listas de publicações selecionadas e enviá-las ãs livrarias
para con
corrência de preços;
6. Adquirir acervo básico para os diversos setores da Seção, tais como; legisla ção, periódicos, acervo áudio-visual e demais publicações que divulguem informações de interesse específico;
7. Organizar e manter atualizado o arquivo de correspondência;
8. Organizar e manter atualizado cadastro de endereços de entidades e
institui -
ções;
9. Organizar e manter atualizado os catálogos de sugestões e encomendas;
10. Atualizar as assinaturas de periódicos;
11. Promover o processo de compra e controlar seu andamento;
12. Receber, acusar e agradecer as publicações recebidas por doação e permuta;
13. Selecionar as obras doadas;
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14. Distribuir as obras não selecionadas entre pessoas interessadas em recebe -Ias
e/ou enviã-las a outras bibliotecas;
15. Fazer anotações nas obras adquiridas por compra, permuta ou doaçao;
16. Encomendar microfilmes, filmes, fitas, discos, diapositivos, transparências
,
etc., a instituições especializadas;
17. Encaminhar ao Setor de Registro as publicações adquiridas.
REGISTRO
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1.
Registrar e carimbar o material recebido, com as seguintes finalidades;
a) Auxiliar na verificação da identidade de cada volume;
b) Informar quanto ao número de entrada, data de aquisição, origem, preço,custo
de encadernaçao, baixas, etc.;
c) Informar o custo da obra" para efeito de cobrança de indenização, em caso de
prejuízos causados por leitores;
d) Fornecer informações necessárias para o pagamento do seguro. A própria açao
de seguro prevê a avaliação tendo por base o Catálogo de Registro;
e) Informar sobre o número de baixas sofridas pela Biblioteca e indicar as suas
causas;
f) Informar, a qualquer momento, sobre o número de volumes existentes na
Bi-
blioteca e prestar outras informações necessárias ã elaboraçao dos relato rios, etc.
2. Organizar e atualizar cs registros particulares dos diversos tipos de
mate -
riais adquiridos pela Eiblioteca; livros, periódicos, folhetos, mapas, micro filmes, diapositivos e outros;
3. Organizar e manter atucnlisedo o catálogo de aquisição;
4. Dirigir os levantamentos periódicos do acervo;
5. Preparar e encaminhar publicações para a encadernação.
CLASSIFICAÇÃO
1. Determinar os assuntos das obras de todo acervo da Biblioteca, classificando -as de acordo com o sistema adotado;
2. Determinar os assuntos do material adquirido e, classificá-los detalhadamente,
segundo o sistema adotado;
3. Determinar os assuntos de artigos de periódicos para a indexaçao correspondente, classificando-os segundo o sistema adotado;
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4. Organizar c loantc’’ atualizado o catalogo de cabeçalhos de assunto.
CATALOGAÇÃO
1. Catalogar de acordo com cz ultimas normas intemacionalmente aceitas, todo o ma
terial recebido;
2. Determinar, cuidadosamente, a notaçto de autor e número de chamada de cada pu bliccçao para individualizS-la no acexrvo;
3. Organizar e manter atualizados os catálogos topográficos (de matrizes),de nomes
certos (para padronização da entrada de autor), casar- publicadoras e de cabeçalhos de assunto;
4. Organizar e manter atualizados os catálogos de nomes (autores e títulos)
e
de
assuntos;
5. Promover o desdobramento da ficha matriz para os diferentes catálogos;
6. Preparar as x-'ublicaçces para empréstimo;
7. Colaborar com o Setor ás Divulgação na preparação dos Boletins Bibliográficos
mensais e anuais;
^
8. Dirigir os levantamentos pericdicos dos catálogos;
9. Colaborar com o Catálogo Coletivo (região de Sao Paulo) e o Catálogo Coletivo
^
Nacional (IBED), enviando-lhe copia dos catálogos para intercâmbio e empréstimo
entre-bibliotecas das obras de assuntos afins;
10. Organizar c manter atualizado um catálogo coletivo dos documentos existentes nas
diversas Câmaras Municipais do País, que sejam do interesse dos usuários da Biblioteca;
11. Estudar programas e elaborar projetos para a mecanização e automação dos servi ços do Setor.
referEncia
1. Atender a quaisquer solicitações e informações pessoalmente, por telefone ou co£
respondencia sobre assuntos da especialidade;
2. Conhecer e estucar ninuciosnmente o acervo geral da Seçao, para colocá-lo a serviço do público em geral;
3. Orientar os leitores no use da Biblioteca e de seus catálogos;
4. Organizar e manter atualizado o catálogo de inscrição dos leitores;
5. Atender e zelar pelo cumprimento das normas relativas ao empréstimo individual e
ao empréstimo entre-Bibliotecas;
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6. Reclemar as publicações em atraso;
7. Providenciar e controlar as reservas de livres;
8. Expedir avisos aos usuários, relacionando os livros, periódicos e
outro
mate-
rial bibliográfico que se encontre em seu poder;
9. Orientar os usuários na consulta de bibliografias para cursos, seminários, trabalhos e pesquisas;
10. Fiscalizar o acesso dos consulentes ás estantes de livros e periódicos;
11. Promovfer a desinfecção periódica do acervo;
12. Manter absolutamente ordenado o acervo de livros e periódicos;
13. Organizar e manter atualizada a coleção de obras de referencia;
14. Elaborar resenhas de livros e artigos de periódicos;
15. Elaborar sinopse, sumários e índices que deverão acompanhar as
publicações
em
geral;
16. Fazer pesquisas de identificação (apenas conçletar dados já conhecidos) e/ou de
informação (partindo da identificação do assunto ate a solução final através de
fontes diversas);
17. Proceder a pesquisas bibliográficas, compilando bibliografias seletivas, exaustivas e correntes;
18. Preservar o acervo enviando ao Setor de Registro, para encadernaçao ou restaura^
ção, as obras que de tal careçam;
19. Colaborar com o Setor de Divulgação na preparação do Boletim da Biblioteca;
20. Estudar programas e elaborar projetos de mecanização e automaçao dos trabalhos
deste Setor.
PERIÓDICOS
1. Registrar em fichários especiais os fasciculos dos periódicos recebidos;
2. Preparar listas para divulgação dos novos fasciculos;
3. Catalogar as coleções e indexar os artigos-de periódicos;
4. Organizar e manter atualizados os catálogos de títulos de periódicos, entidades
publicadoras e o geográfico;
5. Colaborar com o Setor de Divulgação na preparação dos Boletins Bibliográficos
mensais e anuais;
6. Colaborar com o Catálogo Coletivo de Periódicos (região de são Paulo) e o Catálogo Coletivo Nacional (IBBD), enviando-lhes cópia dos catálogos para intercâmbio e empréstimo entre bibliotecas de assuntos afins;
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7. Dirigir os levantamentos periódicos do acervo e dos catálogos;
8. Encaminhar ao Setor de Registro os periódicos que devem ser encadernados.
COLETA
DE
DADOS
1. Reunir todos os dados de interesse, mediante a utilização de uma rede de informações previamente estabelecida. Poderão, assim, constituir-se em diversos
le-
vantamentos como, por exemplo:
a) documentação legislativa, em geral, incluindo, também, jurisprudência,
pro-
cessos, recursos, etc.;
b) acervo básico relativo ã história da Cámara, do Município de Sao Paulo,
in-
cluindo manuscritos, subsídios históricos e interpretativos, literatura histórica, obras de referência básica sobre heráldica e genealogia, obras raras
pertinentes ao assunto, etc.;
c) publicações oficiais de caráter administrativo dos poderes legislativo, executivo e judiciário;
d) acervo iconográfico, tais como_^ retratos, símbolos, placas comemorativas, me^
dalhas, bandeiras, pinturas, quadros figurados, comendas, títulos honorífi COS, mapas, plantas, etc.;
e) arquivos de recortes de jornais e áudio-visuais (filmes, "tapes", fotografias
gravações, etc.) de agências noticiosas;
f) produção bibliográfica em geral, pesquisas em curso, arquivos particulares ,
conferências, cursos, palestras, etc.;
2. Arrolar informações sobre instituições congeneres ou nao, que possam contribuir
para a formação do acervo documentário;
3. Estabelecer contactos com os orgaos legislativos, executivos e ou privados, visando informes e trabalhos publicados ou nao, sobre assuntos que permitam a for
maçao-da coleção especial de documentos;
4. Criar e desenvolver unidades básicas interinstitucionais para levantamento
de
dados nas diversas Camaras Municipais, organizando um sistema de comunicações a
dequadas, a fim de fornecer—lhe todos os subsídios as suas próprias investiga —
ções;
5. Separar e distribuir pelos diversos setores da Seçao todo o material recolhido,
a fim de que lhe seja proporcionado tratamento técnico próprio ao seu gênero,pa
ra que se torne possível a pronta recuperação das informações;
6. Elaborar e desenvolver métodos, sistemas e técnicas de trabalho para maximizar
e otimizar a disponibilidade e utilização do conjunto de informações já existen
tes, assegurando sua continuidade;
7. Assistir todas as unidades da Camara, em geral e, as assessorias técnicas,
P^^ticular, permitindo localizar através dos arquivos referenciais da
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Seção ,
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quando possível, a informação em suas virías formas e, também, identificando ou
indicando as fontes onde poderão ser encontrados documentos e informações que a
Seçao nao possua;
8. Desenvolver e manter atualizado ura manual descritivo enumerando, em itens prioritários, os principais levantamentos a serem realizados por "Grupos especiais"
identificando seus principais problemas;
9. Elaborar novas rotinas de trabalhos quanto aos levantamentos
específicos a se-
rem desenvolvidos, conforme identificação dos problemas apresentados no
manual
descritivo,
ASSESSORIA TgCNICA
1. Criar, manter e coordenar "grupos de trabalhos" ou "comissoes temporárias" com
tarefas específicas e prazo limitado, para apresentação de estudos, análises e/
ou conclusões, constituídos por elementos de reconhecida idoneidade, capacidade
e experiência comprovadas nos assuntos a serem desenvolvidos e, que poderão referir-se, por exemplo:
a) interpretação de textos de leis, jurisprudência administrativa, pareceres em
processo, etc.;
b) realizaçao de estudos técnicos emitindo pareceres ou opinando sobre
matéria
de ordem técnica que lhe forem submetidos, nc sentido de ativar ou ampliar as
realizações do governo;
c) coordenação no preparo de mensagens e exposiçces de motivos relativas ã
le-
gislação;
d) orientação técnica na elaboração e execução dos programas de trabalhos, projetos e planos regionais de assistência técnica ao interior e demais Cámaras
Municipais do País;
e) elaboraçao de trabalhos expositivos ou analíticos sobre as estatísticas apre_
sentadas, tais como, ãs que se referem ã política em Sao Paulo e no País, re^
correndo tanto a fatores objetivos (dados coletados, especificação de quantj^
dades proporcionais, valores apurados, etc.;, como julgamentos subjetivos(in
terpretaçoes de políticos qualificados, observ^ações realizadas no loca,etc.);
2. Realizar estudos técnico-adroinistrativos sobre assunto de interesse, apresentan
do ao executivo sugestões de anteprojetos acompanhados das respectivas exposi çoes de motivos;
3. Traçar normas e adotar medidas para que a câmara Municipal possa realizar estudos têcnico-administrativos quanto á redaçao de anteprojetos, visando normali zar a publicação de leis dentro de uma sistemática uniforme e convencional, solicitando ao executivo apresentaçao adequada, tais como:
a) estrutura de orgaos municipais - separar em capítulos diferenciados a estru-
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tu r a, c os.p ■ í t in c,
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no
texto confundindo, miítas veaec, sua in'-3'prutaçc > c irá-u-açao;
b) denominação de t.lidadas munlax]'ci':- - citar cs dispositivos Icpais de criação
das resr.activac unidades e respectivas alterações, evando t. viver;
c) ementas - obsdea.ir sempre r mesua i-.iifnrn.icaçMo, r.ó cvu.ic’ade cc,
palavras -
-chaves, en assuntes similares, iacilitradu a r calise e respi^ctlva recuperação da informação;
d) modificações - cisr.r ?, s alterr ;;oe':' e i^vccnçvcc dc lei u .3 Corra clara
■ uniforme Eo’:re u a'__r.to ■.■ofover.ci cd ^ uão . ermif’
e
'o r-c sc crlirue no tex-
to apenas seus rerpectives númr. res;
4. Organizar e ceerdenar cursos especializados para o ptcscal, nno so da Caiçara,co^
mo tambsffi, de cvtrar Câurrcs íúunicipa’s e iemaie ■'iteresssdos sobra assuntos em
evidência, c •. de interesse, tci.
cemo;
a) atualizaçao da Icgislcçjo sobra fu: 'ionalir o, desapropriações, cisterna tributário, cedigos eleitorais e mudanças ocorrieis nos processos di eleição,or
ganizoçao dos partidos pollcicos ^liderança e organização ca maioria), constitucicnaiidade dee leis, comeosiçeo da.s Cam-.cac llunicipai a e seas respectivas mesas, etc.;
b) elaboraçao da orçcmeatos-prrogrcras, política erçameritaria, etc.;
c) elaboração e Eistc::a':ica na apreaentaçao da lais, £-.teproie'.cs óa leis,etc.;
5. Organizar e coordenar cursos especializados pare o pcsscnl, nao ro da Cêmara,co
mo também, de cutrae cênaras Ilunicip.-is c demai.. ii.,:.c':esr,r;dcc sobre normaliza çao de documentar, i,Í3amdo eacilitar as rotj.nas de trabalhos de niaa Camara Muni^
cipal como, por exemple*
a) elaboraçao e p':blicaçao da atos, reeolvçãee, pcrearír.s, ordens iuteruas, cir_
culares, atas Ias s""pr.es plenariac, relotcrion, etc.;
b) elaboração e apresentação de bibiiogrsfiac, trabalhos
,ccn'.coa, sinopses, r^
sumos, numeraçao progressiva das seçoes da un doci cento, ete., da acordo com
as normas técnicas da ÁBKT (Associação Braeileira de ITormas Técnicas);
6. Prestar seni^iços especializados, quando solicitados, a Vereadores, funcionários
e demais Camara! Hunicipais do interior cm qmiscu^r trabalhoj e/o’i pesquisas a e
ordem técnica, fornecendo informações e prestando assistência contínua;
7. Elaborar um manual descritivo enunciando, em itens prioritárins, os principais
temas a serem desenvolvidos pelos grupos de estudos, identifi'’.zndo seus principais problemas;
8. Manter a Camara parmanentemante iiiforuiada sobre o desar.volviiacnto c execução de
programas de caráter oficial cue se refiram as diversas Camaras Municipais
País.
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�.12.
ESTATÍSTICA
1. Proceder a uma análise dos levantamentos realizados, com a finalidade de cole tar estatísticas referentes ãs atividades políticas, bem como, promover, em publicações próprias a divulgação dessas estatísticas. Como exemplo, podemos
ci-
tar, estatística dos levantamentos realizados nas seguintes áreas:
a) caracterizaçao da composição dos Srgãos legislativos, assim como, o movimento administrativo dos mesmos (reuniões efetuadas, resoluções tomadas, etc.);
b) movimento dos serviços efetuados em decorrência das atribuições regulamentadas por lei, quer sejam de aspectos administrativos (registros efetuados,pr£
cessos entrados, etc.) ou
técnicos (pareceres emitidos, projetos de lei
em
andamento, recusados e/ou transformados em lei, etc.);
2. Proceder a uma análise dos trabalhos estatísticos, realizados por outras instituições políticas ou não como, por exemplo: levantamentos estatísticos elaborados por partidos políticos, imprensa, rádio, televisão, etc.;
3. Estudar e executar trabalhos de estatística de determinados itens específicos
para atender consultas que exijam apurações especiais a partir dos elementos de
que se dispõe, obrigando ao Setor a um desenvolvimento maior na pesquisa dos re^
feridos itens;
4. Organizar e esboçar gráficos estatísticos para exposições e campanhas;
5. Organizar e manter atualizado
um arquivo, devidamente codificado, das estatís-
ticas elaboradas;
6. Apresentar as estatísticas de uma forma contínua (quando houver interesse em atualizar sempre) e ocasional (quando não se considera o fator tempo e, sim,o es^
tudo de determinado evento ou fenômeno);
7. Tabular e analisar elementos de estatística necessários ãs atividades do
Setor
Técnico.
PUBLICAÇÃO
1. Redigir, preparar, compor e imprimir as obras elaboradas na cãmara;
2. Estabelecer normas para o recebimento de originais a serem publicados, incluindo sinopses, sumários, índices, tabelas e a ficha catalográfica;
3. Rever os originais e provas tipográficas do material a ser publicado, duplicado
e/ou reproduzido, eliminando incorreções gráficas, tipográficas e gramaticais;
4. Adotar técnicas uniformes, oficialmente reconhecidas pela ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) não s5 para elaboração e apresentação de
publica -
ções (manuais, boletins, relatórios, bibliografias, anuários, diretérios, catálogos, índices, sumários, trabalhos especializados, etc.) como também,
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para o-
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rientar as unidadas da Cdeavra na e laboraçao de docriuentos (atvas, re£oluçoes,cÍ£
culares, ordena internas, parecere s adí-niristrativos, foroulSrios c demais
im-
pressos) referentes as rotiuac de trabalho da Crsara;
5. Confeccionar cartatas, tabelas, quadros, gráficos estatísticos, desenhos, etc.,
com a finalidade de acos.panhar trabalhos proprics para e;i.pooiçoes, demonstra ções, palestras, seminários, labateo, conferências, etc.;
6. Preparar o material ilustrativo que deverá í cc: pachar G3 originais, tais como_;
gráficos, organogramas, flunogramas, capae, frjutispí ios, "croquis", etc.;
DI\'ULGAÇÃO E INTFRCAISIO
1. Difundir, distribuir e perautar o material publicauo, estabelecendo intercâmbio
com pessoas, entidades e associações políticas, a fim de manter atualizado o
terial de pesquisa;
2. Organizar e manter atualizado, cadastros de crgacs e pessoas que estabelecem in
tercâmbio com a Seção;
3. Manter correspondência assídua com pessoas, entidades e orgaos políticos colab£
rando com organismos congêneres quer nacionais r./ou internacionais, quer institucionais de carater privado, para ccntrole do intercâmbio de publxcaçoes e recebimento regular das informações necessárias;
* 4. Divulgar cursos, conferêr.cias, congressos, exposições e concursos patrocinados
por instituições políticai;
5. Promover exposiçces do acervo documentá.rio, em colaboraçao com os diversos seto^
res da Seçao como, por rxcmplo: exposiçoas fotográficas, publicações
recebidas
recentemente, etc.;
6. Organizar para publicação e consequente divulgação, as bibliografias, trabalhos
especiais, boletins relativos ao acervo e atividades desenvolvidas pela Seçao ,
etc.;
7. Elaborar, editar, distribuir e difundir através de catálogos impressos, publica
çoes e materiais disponíveis para distrib-^içaj, empréstimo cconsulta, tais co_
mo: catálogos de informações áudio-visuais (filmes, discos, diapcsitivos, micr£
filmes, etc.), catálogos de material iconográfico (medalhas, símbolos, prêmios,
títulos honoríficos, etc.), catálogos de trabalhos especializados, catálogos de
traduções, catálogos de documentos valiosos colocados sob a guarda da Seçao
ou
aos quais seus usuários possam ter acesso, etc.;
8. Organizar e manter atualizado cadastro do material em estoque e do já distribu£
do;
9. Preparar dados e elementos de divulgação para a imprensa sobre assuntos da polí_
tica municipal, anos autorização expressa da Mesa da Gamara;
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10. Estudar programas e elaborar projetos de mecanizaçao e automaçao dos
trabalftos
deste Setor.
TRADUÇÃO
1. Elaborar traduções e versões de textos escritos em línguas estrangeiras
que tcje
reçam ser divulgadas era português, como também, textos escritos em português
,
que raereçam divulgação no estrangeiro, tais como: artigos de revistas,textos j^
ridícos, trechos de obras de interesse, projetos de lei, etc.;
2. Assessorar o Setor Técnico, no que se refere ãs traduções dos textos necessários
ao desenvolvimento de seus trabalhos;
3. Registrar e conservar as copias das traduções realizadas;
4. Colaborar com os usuários da Seção, aceitando encomendas de traduções ou
ver -
soes dos textos ou documentos;
5. Organizar e manter atualizado um cadastro de tradutores oficiais que possam ser
solicitados quando se fizer necessário.
REPROGRAFIA
1. Reunir equipamentos vários que deverão ser adquiridos apos meticuloso estudo dos
documentos com que a Seção lidará normalraente e, das máquinas existentes no me£
cado, que se apresentam como mais indicadas nos serviços que o Setor se
propoe
a desenvolver;
2. Duplicar e/ou reproduzir documentos para as diversas unidades da Camara, instituições legislativas, em geral, como Gamaras Municipais do interior, etc. e, p£
ra a Seçao, em particular, utilizando-se do meio adequado, quer se considerando
a espécie de documento e o estado do original a ser duplicado ou reproduzido
,
quer se considerando o numero de copias requisitadas;
3. Analisar e estabelecer as rotinas de serviços ligados aos equipamentos de repr£
duçao, ou seja, especificando as diversas etapas que deverão ser observadas
no
preparo do material a ser duplicado ou reproduzido dentro dos diversos sistemas,
tais como:
I - Sistemas de Reprodução ou Duplicação;
a) Extrair copias de documentos diversos fornecendo-as em papel (através de sis^
temas eletrostático-xerox, heliográfico, térmicos-termofax, de impressao-mimeõgrafo e off-set, leitor-copiador) ou, em fitas magnéticas ou, ainda,
filmes e/ou microfilmes ou outro equipamento que venha a ser adquirido
em
pela
Seçao estudada suas necessidades e objetivos;
b) Fornecer matrizes que poderão ser obtidas mecanicamente (estencil em máquina
de escrever) e automaticamente, ou seja, diretamente do original a ser dupli^
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cado, quer por processo eletrônico (gravador de estencil) eletrostãtico(plas^
te~plate em xerox) ou, ainda, fotográfico (camera ITEK que propicia
vanta-
gens de redução e ampliaçao do original). Esses processos automatizados suprimem a necessidade de extraçao de cópias datilogrãficas
de
documentos
que necessitem ser duplicados ou reproduzidos com rapidez, alem de eliminar
a possibilidade de erros e imperfeições;
II - Sistema Ãudio-Visual;
a) Fotografar, filmar e gravar fatos, acontecimentos, solenidades ou objetos ,
cuja realização deva permanecer devidamente documentada como, por exemplo :
inaugurações, conferências, discursos, entrevistas, solenidades, sessões pl£
nãrias, etc.;
b) Revelar, ampliar, reduzir e proceder a montagem do material fotográfico, atravês de laboratório fotográfico, aparelhos automáticos (secadora de fotografias, reveladora de microfilmes),
aparelhos de ampliação e redução,etc;
c) Projetar fatos e acontecimentos cuja realizaçao deva ser devidamente divulgada por meio de projeção de imagens fixas ou não e, quando possível, sonoras, através de projetores cinematográficos, de "slides", retrcprojetores ,
episcópios, gravadores de som, etc.;
III- Sistema de Microfilmagem;
a) Microfilmar documentos segundo determinados objetivos, atendendo as necessi^
dades do meio como, por exemplo, nos seguintes casos:
1
- para reduzir o espaço ocupado pelos arquivos de documentos de excepcional
tamanho ou quantidade (coleções de Diários Oficiais, processos, livros de
atas, livros de contabilidade, boletins, etc.);
- para preservar fisicamente documentos que devido às suas características
físicas de rápida deterioração (jornais) ou de raro valor (documentos raros e esgotados) ou os que pela importância de que se revestem (contratos,
comprovantes de pagamentos, prestações de contas, cadastro do pessoal, dj^
plomas e títulos honoríficos, etc.) não devam por medida de segurança ser
livremente manuseados na forma original;
- para obtenção de textos de difícil localizaçao e aquisiçao "em espécie" ,
isto é, quando a Seção deseja ter em seu acervo um documento raro, impossível de adquirir, do qual so exista o original ou cópia em local distante e pouco acessível;
- para troca de informações e fornecimento de cópias entre ãs várias instituições congêneres que se caracterizam pela especialização legislativa,me
diante uma aparelhagem adequada de microfilmagem que permitiria cópia microfilmada do documento solicitado, podendo o consulente apenas utilizã -lo na simples leitura ou, ainda, solicitar reprodução ampliada do micro-
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filme;
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- para estudos aprofundados de textos Euito antigos, cuja escrita esteja já
muito apagada e o papel em condiçoes precárias de conservação o qual
me-
diante tratamento especial, aliado a uma microfiImagem cuidadosa, tornará
possível
nao so o manuseio do documento em condiçoes de segurança, no ca
so, a cópia microfilmada, como, ainda, alimentara a clareza e a legibilid£
de do texto ou do desenho já ampliadc, em grau maior do que o próprio or^
ginal;
b) Selecionar e preparar os documentos segundo princípios e bases de avaliaçao
que definam o destino que se pretende dar á documentação depois de microfi^
mada, decidindo quais os que devem ser conservados por tempo ilimitado(guar^
da permanente) por tempo limitado (eliminação periódica depois de um
certo
numero de anos), a intervalos fixos e, os que devem ser eliminados imediata^
mente;
c) Manter uma "unidade volante" de microfiImagem com equipamento adequado para
a micrcfilmagem "in loco" (microfiImacora portátil) de documentos pertencen
tes a outras instituições legislativas ou particulares e/ou pessoas individuais. Assim, por exemplo, microfilmar nas demais instituições ou residen cias de políticos, documentos de sua propriedade, para armazenamento
pela
Seçao;
d) Duplicar e reproduzir microfilmes obtendo-se una ou mais cópias de um tex to, rapidamente, através de leitor-copiador (50 segundes) ou duplicadora de
filmes. Obs.;
Em caso de necessidade essas cópias poderão ser autenticadas
em termo próprio, pela autoridade detentora dos originais;
e) Manter um sistema de leitores-copiadores de microfilmes nas unidades da Gamara que utilizarem os serviços da Microfilmagem como, por exemplo, no caso
de se microfilmar documentos pertinentes ao arquivo de processos, de contabilidade, etc. para leitura e/ou extraçac de certidões no local, etc.;
II “ Sistema de Impressão e Montagem de Publicações:
a) Preparar, compor e imprimir, através de máquinas off-set, de forma rápida e
sem necessidade de mao-de-obra altamente especializada, publicações considje
radas de pequeno porte, tais como; boletins, relatórios, manuais, bibliogr^
fias, anuários, diretórios, catálogos, índices, convites, folhetos, traba Ihos técnicos e especializados, etc.;
b) Preparar o material compilado e/ou elaborado na Seçao e na Câmara
para ser
impresso em gráficas impressoras (após realização de concorrência de preços)
que nao puderam ser elaborados pelas máquinas existentes, por ser
material
de grande porte ou de características especiais;
c) separar cadernos, dobrar, grampear e encapar as publicações e apostilas im-
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pressas ou míoeografadas, através de equipamento automático de montagem
de
de publicações;
4. Zelar pela conservação e manutenção dos equipamentos reprogrãficos e áudio —vi“
suais.
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Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
CBBD - Edição: 07 - Ano: 1973 (Belém/PA)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia
Documentação
Ciência da Informação
Publisher
An entity responsible for making the resource available
FEBAB
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
1973
Language
A language of the resource
Português
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Belém/PA
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
Plano de organização da Seção de Documentação e Biblioteca da Câmara Municipal de São Paulo
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
Atienza, Cecília Andreotti
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Belém/PA
Publisher
An entity responsible for making the resource available
Febab
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
1973
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Subject
The topic of the resource
Biblioteca Municipal
Biblioteca Governamental
Documentação Jurídica
Description
An account of the resource
Apresentação de um estudo específico às autoridades da Instituição, referente à reorganização da Seção de Documentação e Biblioteca da Câmara Municipal de São Paulo que resultou num plano definido abrangendo todos os aspectos que, à primeira vista, tinham necessidade de serem estruturados para que as mesmas autoridades possam compreender os verdadeiros objetivos da Biblioteca dinâmica e atuante, dentro dos padrões modernos da técnica biblioteconômica.
Language
A language of the resource
pt